Sicherheitskonzept Gemeindeverwaltung Hinwil

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1 Sicherheitskonzept Gemeindeverwaltung Hinwil vom Gemeinderat genehmigt am 11. Juli 2012

2 Inhaltsverzeichnis 1. Sicherheitsleitbild, Sicherheitsziele 1.1 Grundsätze 1.2 Ziele und Inhalte 1.3 Massnahmen 2. Sicherheitsorganisation 2.1 Sicherheitsbeauftragte/r (SIBE) 2.2 Bereichssicherheitsbeauftragte (BESIBE) 2.3 Sicherheitsrelevante Aufgaben SIBE und BESIBE 2.4 Organigramm (siehe Anhang 1) 3. Verhalten im Notfall 3.1 Checkliste, Telefonverzeichnis (siehe Anhang 2) 3.2 Fluchtwege, Sammelplatz bei Evakuation 3.3 Erste-Hilfe-Koffer (siehe Anhang 3) 3.4 Defibrillator 3.5 Verhalten im Brandfall 3.6 Allgemeine Massnahmen 4. Drohungen, Gewalt gegenüber Mitarbeitenden 4.1 Merkblätter (siehe Anhänge 4.1 bis 4.4) 4.2 Alarmknopf für Mitarbeitende 5. Gebäudesicherheit 5.1 Schliesssystem Gemeindeverwaltung 5.2 Liftbetrieb 6. Informatiksicherheit 7. Mitwirkung 7.1 Information und Anleitung 7.2 Mitsprache 7.3 Pflichten der Mitarbeitenden 8. Ausbildung, Instruktion, Information 8.1 Betriebliche Ausbildungsziele Sicherheitskonzept Gemeinde Hinwil Seite 2

3 1. Sicherheitsleitbild, Sicherheitsziele Die Arbeitgebenden sind gemäss Art. 82 des Unfallversicherungsgesetzes (UVG), Art. 3 der Verordnung über die Unfallverhütung (VUV) und Art. 6 des Arbeitsgesetzes (ArG) für die Arbeitssicherheit der Arbeitnehmenden verantwortlich. Sie haben insbesondere die Abläufe, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen in ihren Betrieben so zu regeln, dass es zu keinen Unfällen kommt. Die Arbeitnehmenden sind gemäss (UVG) verpflichtet, die Arbeitgebenden bei ihren Bemühungen zu unterstützen. Die Umsetzung ist eine Führungsaufgabe. Im Sicherheitsleitbild dokumentiert der Betrieb seine Absicht, der Arbeitssicherheit die gebührende Bedeutung einzuräumen. Aufgrund des Sicherheitsleitbildes werden strategische und operative Ziele formuliert. 1.1 Grundsätze Die Grundsätze des betrieblichen Sicherheitsleitbildes der Gemeinde Hinwil beinhalten: Der Schutz von Leben der Mitarbeitenden betrachten wir als eine vorrangige und selbstverständliche Pflicht. Die Gemeinde trifft daher alle Sicherheitsmassnahmen, die nach der Erfahrung notwendig und den gegebenen Verhältnissen angemessen sind. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter trägt für seinen Arbeitsplatz die Mitverantwortung für die Sicherheit. Die Gemeinde stellt die erforderlichen personellen und finanziellen Ressourcen zur Verfügung. 1.2 Ziele und Inhalte Die Gemeinde erstellt, basierend auf dem Sicherheitsleitbild, quantitative und qualitative Ziele zur Beachtung und Förderung von Arbeitssicherheit. Die Gemeinde überprüft die Ziele regelmässig. 1.3 Massnahmen Der Gemeindeschreiber ernennt eine für Arbeitssicherheit zuständige Person als Sicherheitsbeauftragte oder Sicherheitsbeauftragten (SIBE). ernennt zusätzlich eine Stellvertretung SIBE und für die Bereiche Aussendienste eine zuständige Person als Bereichssicherheitsbeauftragte oder Bereichssicherheitsbeauftragten (BESIBE) und regelt die Koordination. Sicherheitskonzept Gemeinde Hinwil Seite 3

4 2. Sicherheitsorganisation Die Sicherheitsorganisation regelt im Betrieb Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen in Bezug auf Arbeitssicherheit. Die Hauptverantwortung für die Sicherheit im Gemeindebetrieb liegt beim Gemeindeschreiber, als Vertreter der Arbeitgeberin. 2.1 Sicherheitsbeauftragte/-r (SIBE) und Stellvertretung Die Person in der Funktion des SIBE unterstützt und berät den Gemeindeschreiber und die Abteilungsleiter in Fragen der Sicherheit. Der SIBE ist dabei für die fachliche Richtigkeit seiner Empfehlungen verantwortlich. Die Verantwortung für die Arbeitssicherheit bleibt aber beim Gemeindeschreiber und den Linienvorgesetzten. Der Gemeindeschreiber bestimmt den Sicherheitsbeauftragten (SIBE) sowie einen Stellvertreter. Die Funktionsbeschreibung regelt die Einzelheiten. 2.2 Bereichssicherheitsbeauftragte/-r (BESIBE) Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin in der Funktion des BESIBE unterstützt und berät den Gemeindeschreiber, den Linienvorgesetzten und den SIBE in Fragen der Sicherheit. Die Funktionsbeschreibung regelt die Einzelheiten. In folgenden Bereichen (Aussenstellen) ist ein BESIBE einzusetzen: - Betreibungsamt: Hauswart Gemeindehaus - Feuerwehr: Stabsoffizier - Kita Meljuk: Hauswart Gemeindehaus - Kläranlage (ARA): Klärmeister - Mediothek: Hauswart Gemeindehaus - Unterhaltsdienste: Leiter Unterhaltsdienste - Schwimmbad, Sportplatz und Hausdienst: Hauswart Gemeindehaus Sicherheitskonzept Gemeinde Hinwil Seite 4

5 2.4 Sicherheitsrelevante Aufgaben SIBE und BESIBE Zu den Aufgaben des SIBE und der BESIBE gehören primär, dass im Betrieb keine sicherheitsrelevanten Gefahren lauern. Für dieses Ziel sind die Gefahren systematisch zu ermitteln und geeignete Schutzmassnahmen zu evaluieren und umzusetzen. Die Betroffenen sind mit einzubeziehen. Die Mitarbeitenden sind anzuhalten, Arbeitsmittel fachgerecht in Stand zu halten. Bei Instandhaltungs- und Reinigungsarbeiten ist auf alle erforderlichen Schutzmassnahmen hinzuweisen. Desgleichen für die Beschaffung sicherheitsgerechter Arbeitsmittel. 2.5 Organigramm SIBE und BESIBE Personenbesetzungen siehe Organigramm (Anhang 1). Sicherheitskonzept Gemeinde Hinwil Seite 5

6 3. Verhalten in Notfällen 3.1 Checkliste, Telefonverzeichnis Das Verhalten im Notfall ist in der separaten Checkliste gemäss Anhang 2 geregelt. Die Checklisten werden in den Gebäuden an geeigneten Stellen angeschlagen. Diese Telefonnummern sind allen Mitarbeitenden bekannt. Die Checklisten werden allen neu eintretenden Mitarbeitenden durch die Vorgesetzten bekannt gemacht und abgegeben. 3.2 Fluchtwege, Sammelplatz bei Evakuation Die Fluchtwege in den Gebäuden sind gekennzeichnet. Der Sammelplatz bei einer Evakuation ist der Kiesplatz Schulhaus Meiliwiese. 3.3 Erste-Hilfe-Koffer In der Gemeindeverwaltung sind 17 Erste-Hilfe-Koffer platziert, welche laufend durch den Samariterverein kontrolliert und nachgefüllt werden. Die Liste mit den Standorten siehe Anhang 3. Die Mitarbeitenden werden bei Eintritt über den Standort dieser Koffer durch die Vorgesetzten informiert. 3.4 Defibrillator Ein Defibrillator für die Gemeindeverwaltung befindet sich im Eingangsbereich. 3.5 Verhalten im Brandfall Die Räumlichkeiten sind mit Feuermelder und Feuerlöscher ausgerüstet. Die Mitarbeitenden werden über das Verhalten im Brandfall durch die Feuerwehr periodisch geschult. 3.6 Allgemeine Massnahmen Der Notfall- und Alarmplan ist allen Mitarbeitenden bekannt und wird durch den SIBE laufend nachgeführt. Eine Schulung und Instruktion der Mitarbeitenden über das Verhalten im Notfall ist periodisch durchzuführen. Die Erste-Hilfe-Koffer werden laufend durch den Samariterverein aktualisiert. Die Standorte sind den Mitarbeitenden bekannt. Die Fluchtwege sind angeschlagen. Sicherheitskonzept Gemeinde Hinwil Seite 6

7 4. Drohungen, Gewalt gegenüber Mitarbeitenden Das oberste Gebot der Gemeindeverwaltung Hinwil lautet: Unsere Verwaltung toleriert keine Gewalt, Drohungen oder Beleidigungen gegenüber Mitarbeitenden. Die Sicherheit aller Mitarbeitenden hat oberste Priorität. 4.1 Merkblätter Die folgenden Merkblätter sind den Mitarbeitenden bekannt und werden in der Gemeindeverwaltung Hinwil eingesetzt: 1. Merkblatt zum Verhalten bei Drohungen und Gewalt (Anhang 4) 2. Meldeformular bei Drohung und Gewalt (Anhang 5) 3. Brief der Geschäftsleitung bei Drohungen (Anhang 6) 4.2 Alarmknopf für Mitarbeitende Um das Sicherheitsempfinden der Mitarbeitenden zu erhöhen, wird pro Abteilung ein mobiler Alarmknopf angeschafft. Per Knopfdruck wird bei einer vordefinierten (internen) Gruppe per Telefon Alarm ausgelöst. Sicherheitskonzept Gemeinde Hinwil Seite 7

8 5. Gebäudesicherheit 5.1 Schliesssystem Gemeindeverwaltung Das Schliesssystem der Verwaltung sieht vor, dass die Haupteingänge Gemeindehaus, Villa Meiligut und Altes Dorfschulhaus während den Schalteröffnungszeiten offen sind. Ausserhalb der Öffnungszeiten sind die Haupteingänge geschlossen. Der Personaleingang (links Gemeindehaus) sowie der hintere Eingang (vom Werkhofplatz) kann nur mit dem Hausschlüssel von aussen und mit Schaltknopf von innen geöffnet werden. Folgende Personengruppen haben Zutritt zum Gemeindehaus: - Mitglieder des Gemeinderates - Mitarbeitende (inkl. Aussenstellen) Der Schlüssel passt für alle Büros (ausgenommen sind Archiv, Serverraum, Personaldienst, Gemeindepräsidium und Gemeindeschreiber). Für das Alte Dorfschulhaus und die Villa Meiligut bestehen aufgrund der Sitzungsräumlichkeiten weitere Zutrittsberechtigungen für diverse Kommissionsmitglieder. Die Abteilung Liegenschaften führt die Berechtigungsliste. 5.2 Liftbetrieb Der Lift beim Gemeindehaus ist während der Öffnungszeiten von aussen zugänglich. Der Zutritt zum UG Gemeindehaus (Archiv und Serverraum) ist nur mit Schlüssel möglich. 6. Informatiksicherheit Die Informatiksicherheitsziele sind im Operativen ICT-Konzept geregelt. Sicherheitskonzept Gemeinde Hinwil Seite 8

9 7. Mitwirkung Bei der Mitwirkung geht es vor allem darum, das Wissen der Mitarbeitenden optimal zu nutzen und die Betroffenen zu Beteiligten zu machen. Gemeinsam getroffene Entscheidungen werden besser akzeptiert. Zudem fördert die Mitwirkung den betrieblichen Dialog und hat auch einen Effekt auf die Motivation. Die Mitarbeitenden haben bei allen Arbeitsbedingungen, soweit sie die Arbeitssicherheit betreffen, ein Mitwirkungsrecht. Bestimmungen darüber enthalten das Bundesgesetz über die Information und Mitsprache der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in den Betrieben (Mitwirkungsgesetz), das Bundesgesetz über die Arbeit in Industrie, Gewerbe und Handel (Arbeitsgesetz) mit den Verordnungen 1, 3 und 4, das Bundesgesetz über die Unfallversicherung (UVG) sowie die Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV). Die Mitwirkungsrechte bestehen aus: 7.1 Information und Anleitung Die Mitarbeitenden müssen über alle wesentlichen Begebenheiten, Neuerungen und Änderungen, welche die Arbeitssicherheit betreffen, informiert werden. Insbesondere müssen sie während der Arbeitszeit ausreichend über alle Gefahren informiert und über die nötigen Massnahmen zu deren Verhütung angeleitet werden. Information und Anleitung haben bei Stellenantritt und bei Änderungen der Arbeitsbedingungen zu erfolgen. Muss der Betrieb gemäss Unfallverhütungsverordnung Spezialisten beiziehen, hat er die Mitarbeitenden oder ihre Vertretung über die Aufgaben dieser Spezialisten zu informieren. 7.2 Mitsprache Die Mitarbeitenden haben ein Anrecht darauf, dass die Vorgesetzten ihre Meinung zu allen Aspekten der Arbeitssicherheit und der Organisation der Arbeitszeit anhört und sich im Gespräch mit ihnen damit auseinandersetzt, bevor sie einen Entscheid trifft. Die Mitarbeitenden haben das Recht, Vorschläge zu unterbreiten. Ausserdem haben sie Anspruch auf Begründung des Entscheids, wenn ihre Einwände nicht oder nur teilweise berücksichtigt wurden. 7.3 Pflichten der Mitarbeitenden Anordnungen und Weisungen in Bezug auf Arbeitssicherheit müssen befolgt werden. Mängel, in Bezug auf Arbeitssicherheit, müssen dem Vorgesetzten oder dem Sicherheitsbeauftragten gemeldet werden. Die Mitarbeitenden dürfen sich nicht in einen Zustand bringen, in dem sie sich oder Dritte gefährden. Sicherheitskonzept Gemeinde Hinwil Seite 9

10 8. Ausbildung, Instruktion, Information Sicheres Handeln setzt Wissen und Können voraus. Die Instruktion und Ausbildung aller Mitarbeitenden im Betrieb ist deshalb eine wichtige Voraussetzung, um Unfälle zu vermeiden und sind daher ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Sicherheitssystems. Mitarbeitende werden aber auch durch Ausbildung und Instruktion zu Mitverantwortlichen in Arbeitssicherheit. Gesetzliche Grundlagen sind das Bundesgesetz über die Unfallversicherung (UVG) und die Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV). 8.1 Betriebliche Ausbildungsziele Der SIBE besucht die für die Funktion bedingten Kurse und Tagungen. Die BESIBE kennen die Grundsätze der Branchenlösung und die konkreten Bestimmungen über Arbeitssicherheit in ihren Bereichen. Sie besuchen die fachspezifischen Kurse von Arbeitssicherheit Schweiz und Suva. Der SIBE und die BESIBE führen regelmässig Teamsitzungen durch. Die Mitarbeitenden kennen die Vorschriften bezüglich Persönlicher Schutzausrüstung (PSA) und die besonderen Gefährdungen und Massnahmen für ihren Bereich sowie ihr Mitwirkungsrecht und ihre Mitwirkungspflicht. Sie besuchen die fachspezifischen Kurse. Das Kader lässt sich über die Grundsätze der Arbeitssicherheit informieren. Im Besonderen wird das Kader über die betrieblichen Vorkehrungen in Arbeitssicherheit instruiert und auf ihre Verantwortlichkeit hingewiesen. Alle Neueintretenden werden in ihr Aufgabengebiet sorgfältig und geplant eingeführt. Der Betrieb erstellt einen Ausbildungsplan. Die Ausbildungsmassnahmen und die Durchführung von Ausbildungskursen werden dokumentiert. NAMENS DES GEMEINDERATES Germano Tezzele Gemeindepräsident Daniel Nehmer Gemeindeschreiber Hinwil, 11. Juli 2012 Sicherheitskonzept Gemeinde Hinwil Seite 10

11 Beilagen: - Anhang 1: Organigramm - Anhang 2: Notfall- und Alarmplan - Anhang 3: Erste Hilfe Koffer - Anhang 4: Merkblatt zum Verhalten bei Drohungen u Gewalt - Anhang 5: Meldeformular bei Drohung und Gewalt - Anhang 6: Brief über Vorfall Sicherheitskonzept Gemeinde Hinwil Seite 11

12 Titel (Times b 9) Herausgeberin Gemeinde Hinwil Druck (Times k 9)) werauchimmer Sicherheitskonzept Herausgeberin Gemeinde Hinwil Genehmigt durch GRB 142 vom Sicherheitskonzept Gemeinde Hinwil Seite 12