Faxen über das Internet
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- Gundi Junge
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1 Faxen über das Internet Wer nur gelegentlich ein Fax zu verschicken hat, für den ist Faxen über das Internet eine interessante Alternative zu einem eigenen Faxgerät. Das spart nicht nur Platz und die Anschaffungs- und Verbrauchskosten, das Senden und Empfangen von Faxen ist außerdem recht einfach. Internet Fax-Dienste nutzen Auch wenn die Technik sich inzwischen weiterentwickelt hat, ist es manchmal notwendig ein Dokument per Fax zu senden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn zur Rechtsgültigkeit eine Unterschrift verlangt wird oder es auf die Beweisbarkeit der Zustellung ankommt. Zum Einfügen der Unterschrift ist allerdings ein Drucker und ein Scanner notwendig (siehe Beispiel weiter unten). Die Möglichkeit, wichtige Dokumente per Fax über das Internet zu senden und zu empfangen ist auch sehr praktisch, wenn Sie an mehreren Standorten arbeiten oder unterwegs sind. Anstatt irgendwo das nächste Faxgerät zu suchen, benutzen Sie Ihren Internet-Zugang um über einen Fax-Dienst die Dokumente zu versenden. Dokumente werden heute meist auf dem Computer erstellt. Theoretisch ist es möglich, das Dokument per Faxsoftware an den Empfänger zu senden. Aber nicht jeder PC oder jedes Notebook ist an eine Telefonleitung angeschlossen sondern in der Regel per DSL mit dem Internet verbunden. An dieser Stelle kommen die Internet Fax-Dienste ins Spiel, ein Service der von jedem genutzt werden kann. Wer nur ab und zu einmal ein Fax versendet, benötigt dafür kein Faxgerät. Faxen über das Internet ist kinderleicht und wird für Privatpersonen sogar häufig kostenlos angeboten. Wer zum Beispiel seinen Mobilfunkvertrag kündigen will, kann das sicher und ohne Einschreiben per Fax erledigen. Das Fax-Sendeprotokoll gilt als Beleg für die Einlieferung. Benötigt wird dazu lediglich ein Computer mit einer Textverarbeitung wie Open Office, Microsoft Word oder einfach nur TextEdit. Muss das Dokument unterschrieben werden, ist noch ein Drucker und Scanner notwendig. Grundsätzlich unterscheiden sich die beschriebenen Fax-Dienste in der Berechnung der Kosten. Es gibt Dienste, die den Service oder zumindest eine bestimmte Anzahl Faxe kostenlos anbieten, andere finanzieren sich über Werbung, wieder andere stellen den Benutzern das Senden und Empfangen von Faxen in Rechnung. Welcher Dienst für Sie der richtige ist, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. In der Tabelle finden Sie die wesentlichen Anbieter für Privatpersonen. Fax-Dienst Dienstleistungen Kosten efax Faxe senden und empfangen monatlich 11 Euro 30 Tage kostenlos E-Post Faxe senden und empfangen Kostenlos, E-POST-Konto ist Voraussetzung Fax-Senden.de Faxe versenden 65 Cent für die erste Seite, die folgenden sind günstiger, keine Grundgebühr Fax.de Faxe senden und empfangen Ab 5 Euro pro Monat Freepopfax Faxe versenden Kostenlos, Finanzierung durch Werbung myfax Faxe senden und empfangen Monatlich 7 Euro, 30 Tage kostenlos PamFax Faxe senden und empfangen Keine Grundgebühr, ab 11 Cent pro Seite, keine Werbung Simple Fax Faxe, SMS, Briefe etc. senden Prepaid, je nach Nutzung, keine Grundgebühr und empfangen Tabelle 1 - Internet basierte Fax-Anbieter
2 Das Fax-Dokument erstellen Im folgenden Beispiel geht es um die Kündigung eines Zeitschriften-Abonnements, da sich dieser Vorgang sehr gut per Internet-Fax erledigen lässt. Eine Kündigung muss immer schriftlich erfolgen. Das geht auch per Einschreiben mit Rückschein, ein Fax ist jedoch viel einfacher und oft sogar kostenlos. Sie müssen nur darauf achten, die Kündigungsfrist einzuhalten. Nehmen Sie Ihre letzte Rechnung und starten Sie Ihren Computer und die Textverarbeitung und folgen Sie diesen Schritten. Schritt 1: Die Kündigung erstellen Für das Kündigungsschreiben benötigen Sie die Kundennummer Ihres zu kündigenden Abonnements. Diese sollte auf allen Ihren Rechnungen enthalten sein. Schreiben Sie nun die Kündigung, wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist. Danach speichern Sie die Datei. Abbildung 1 - Beispiel-Kündigungsschreiben Überprüfen Sie noch einmal, ob alle Daten richtig eingegeben sind. Bei fehlerhaften Angaben wird eine Kündigung gerne abgelehnt. Sicher haben Sie bemerkt, dass die Unterschrift noch fehlt. Diese fügen wir im zweiten Schritt hinzu. Schritt 2: Kündigung drucken und unterschreiben Ohne Unterschrift ist eine Kündigung nicht gültig. Da Sie jedoch auf dem Monitor nichts unterschreiben können, müssen wir einen kleinen Umweg wählen, um die Unterschrift einzufügen. Starten Sie Ihren Drucker und drucken Sie das Dokument aus. Danach können Sie die Kündigung ganz normal unterschreiben.
3 Schritt 3: Das Dokument scannen Für den nächsten Schritt benötigen Sie einen Scanner. Oft ist der Drucker gleichzeitig ein sogenanntes Multifunktionsgerät (Drucker, Scanner, Kopierer) und kann auch Dokumente scannen. Sie können aber auch einen separaten Scanner verwenden. a) Legen Sie das Dokument mit der Schriftseite nach unten auf den Scanner und starten Sie die Scanner-Software. Diese ist meist Bestandteil Ihres Drucker- Verwaltungsprogramms, also der Software mit der Sie auch den Tintenpatronen- Füllstand und die Drucker-Warteschlange steuern. b) Klicken Sie auf "Dokument scannen" oder einen ähnlichen Befehl. c) Wählen Sie im Scan-Menü die Option "Texte" und wählen Sie eine Auflösung von mindestens 300 dpi. Als Ausgabeformat können Sie PDF, DOC, PNG oder JPG bestimmen. Die meisten Internet-Fax-Anbieter unterstützen diese Formate. Das gebräuchlichste Format, dass von allen verstanden wird ist PDF. d) Klicken Sie auf "Scannen", um den Vorgang zu starten. Danach wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Ist alles in Ordnung speichern Sie die Kündigung in einem beliebigen Ordner. Das Fax über das Internet verschicken Natürlich könnten Sie die unterschrieben Kündigung auch per an den Empfänger senden. Doch das ist nicht ganz unproblematisch, falls Sie beweisen müssen, dass der Empfänger die Kündigung auch erhalten hat. Nicht selten berufen sich die Firmen darauf, keine Kündigung erhalten zu haben. Deshalb ist selbst im Internet-Zeitalter das Faxgerät eine gute Ergänzung zur . Die Sendebestätigung gilt als Beweis, dass das Fax beim Empfänger eingegangen ist deshalb sollten Sie diesen Beleg gut aufbewahren. Das Versenden des fertigen Dokumentes haben wir beispielhaft für 2 verschiedene Anbieter beschrieben ( 1. E-Post, 2. Freepopfax) Beispiel 1: Ein Fax mit epost versenden Um per E-Post ein Fax zu versenden, müssen Sie dort als Nutzer registriert sein. Danach bekommen Sie Ihre eigene Online-Faxnummer und können vom PC aus Faxe versenden und empfangen. E-Post ist ein Service der Deutschen Post, über die weiteren Vorteile können Sie sich auf den Online-Seiten informieren. a) Registrieren Sie sich bei E-Post und eröffnen Sie ein Benutzerkonto. b) Melden Sie sich in Ihrem E-Post-Nutzerkonto an. c) Klicken Sie in der Menüleiste auf "Mein Konto" und wählen Sie die Option " & Fax". d) Klicken Sie dort auf "Neue Faxnummer beantragen". Sie bekommen automatisch und kostenlos eine Faxnummer zugewiesen. Über diese Nummer können Sie Faxe versenden und empfangen. e) Um ein Fax zu versenden, wählen Sie im Menü "Briefkasten" die Option " & Fax". Klicken Sie anschließend auf "Fax verfassen". Es öffnet sich ein neues Fenster. f) Tragen Sie nun im Feld "An:" die Faxnummer des Empfängers und im Feld "Empfänger" den Namen ein. Geben Sie dann den Text für die Betreffzeile ein. g) Im Textfeld unter der Kopfzeile können Sie eine Faxnachricht erstellen. Da Sie die Kündigung aber schon geschrieben und unterschrieben haben, klicken Sie auf "Datei auswählen" und wählen Sie die PDF-Datei aus, welche die oben erstellte Kündigung enthält und als Fax verschickt werden soll. Bei E-Post können Sie dazu nur PDF- Dateien verwenden. h) Über die Schaltfläche "Fax senden" schließen Sie den Vorgang ab.
4 Abbildung 2 - kostenloser Faxversand per E-Post Beispiel 2: Ein Fax kostenlos mit Freepopfax versenden Um den Dienst zu finanzieren, fügt Freepopfax auf jeder Faxseite Werbung ein. Wenn Sie das nicht möchten, sollten Sie entweder einen kostenpflichtigen oder werbefreien Anbieter suchen. Ansonsten lässt sich dieser Service ohne großen Aufwand nutzen. a) Tragen Sie die Absenderangaben in den dafür vorgesehenen Feldern ein. Ihre - Adresse ist wichtig, weil Ihnen per eine Versandbestätigung zugeschickt wird. b) Da sich der Kündigungstext in der PDF-Datei befindet, klicken Sie im zweiten Schritt auf "Dokument hochladen" und wählen unter "Datei auswählen" die gewünschte Datei aus. Dieser Anbieter unterstützt mehrere Formate, dabei ist auch PDF. c) Zur Überprüfung Ihrer Identität schickt Ihnen der Anbieter eine SMS auf das Handy die einen speziellen Code enthält. Das dauert nur wenige Augenblicke. Den SMS- Code tragen Sie in das entsprechende Eingabefeld ein. d) Überprüfen Sie noch einmal alle Eingaben und akzeptieren Sie die allgemeinen Geschäftsbedingungen. Klicken Sie zum Abschluss auf "Bestätigen". Die Kündigung wird jetzt an das Faxgerät Ihres Mobilfunkanbieters geschickt. Nach erfolgreicher Zustellung bekommen Sie per eine Versandbestätigung zugesandt. Auch der Inhalt der angehängten PDF-Datei wird darin angezeigt. Diesen Beleg sollten Sie gut aufbewahren.
5 Abbildung 3 - Faxversand mit Freepopfax
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