Budget und EDV. An die Direktionen der Bundesschulen in Wien. Verrechnung von Kostenbeiträgen für mehrtägige Schulveranstaltungen ER I: 211 ER II: 250

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1 Budget und EDV An die Direktionen der Bundesschulen in Wien Ihr Zeichen, Unser Zeichen/GZ BearbeiterIn TEL Datum Ihre Nachricht /47-budget/2012 Robert Mitterbauer DW FAX Verrechnung von Kostenbeiträgen für mehrtägige Schulveranstaltungen Sehr geehrte Frau Direktorin! Sehr geehrter Herr Direktor! ER I: 211 ER II: 250 Nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften ( 41 Bundeshaushaltsverordnung 2009 BHV 2009 in Verbindung mit 71 Abs. 2 Bundeshaushaltsgesetz - BHG) sind Kostenbeiträge für die Durchführung von mehrtägigen Schulveranstaltungen ausschließlich mittels PSK-Nebenkonten/NEU einzuheben. Die Verwendung anderer als der genannten bundeseinheitlichen Konten ist unzulässig. Gemäß 41 BHV 2009 bedarf die Eröffnung eines anderen Kontos bei der ÖPSK, ÖNB oder eines sonstigen Kontos bei einer Kreditunternehmung (Bank) der Zustimmung des Bundesministers für Finanzen. AUSGENOMMEN von dieser Regelung sind alle Schulveranstaltungen die, ohne Tätigwerden der Schulleitung, von den Eltern/Erziehungsberechtigten direkt über einen schulfremden privaten Veranstalter abgewickelt werden. A-1010 Wien, Wipplingerstraße 28; Tel: DVR ;

2 Die Schule verwendet zu ihrem schuleigenen PSK-Konto (5230.***) ein oder mehrere PSK- Nebenkonten/NEU, lautend auf die verschiedenen Schulveranstaltungen und wickelt darüber die jeweiligen Einnahmen- u. Ausgabenzahlungen der betreffenden Schulveranstaltungen ab. Die PSK-Nebenkonten/NEU sind nach Beendigung und Abrechnung der Schulveranstaltung auf Null zu stellen und können danach für die nächste Schulveranstaltung, allenfalls mit oder ohne Änderung der Zeichnungsberechtigung, weiterverwendet werden. Einzelzeichnungsberechtigungen sind möglich. Das bedeutet, dass jeder auf diesem Konto Zeichnungsberechtigte voll verfügungsberechtigt und verantwortlich ist. Mehrere Einzelzeichnungsberechtigte ermöglichen, dass die Handlungsunfähigkeit auch bei Verhinderung eines Zeichnungsberechtigten (Vorschlag: Schulleitung als Ersatz- Einzelzeichnungsberechtigte) erhalten bleibt. Das Vieraugenprinzip muss aber jedenfalls bei der Abrechnung der Schulveranstaltung gewahrt sein. Die Schulveranstaltungsleitung hat die Veranstaltung abzurechnen. Die eingelangten Kontoauszüge werden zusammen mit den dazugehörigen Belegen der Schulveranstaltungsleitung zur weiteren Bearbeitung übermittelt (Kontrolle der Höhe und Vollständigkeit der Beiträge, Einmahnung offener Beiträge usw.). Durch die Rechnungsführung erfolgt eine summarische Verbuchung der Einnahmen und Ausgaben im jeweiligen Durchlauferkonto. Die Verbuchung erfolgt für jedes der geführten PSK-Nebenkonten/NEU, einnahmen- wie auch ausgabenseitig summarisch (je eine Einnahmen- und eine Ausgabenbuchung pro PSK- Nebenkonto/NEU, auf einem separaten Durchlauferkonto/Schulveranstaltungen (3690/Schulveranstaltung 1, 2, 3, 4, usw.). Der Antrag auf Genehmigung für die Eröffnung von PSK-Nebenkonten/NEU ist über die Buchhaltungsagentur des Bundes an das Bundesministerium für Finanzen zu stellen. Bei der Abrechnung einer Schulveranstaltung sind folgende Punkte zu beachten: 1. Für die gesamte Gebarung also sämtliche Ein- und Auszahlungen zur Durchführung von mehrtägigen Schulveranstaltungen sind in der Schulbuchhaltung, in der durchlaufenden Verrechnung, Konten mit der Bezeichnung 3690/... anzulegen; Jede Schulveranstaltung ist mit einer laufenden Nummer zu kennzeichnen, die als Untergliederung des Kontos 3690 dient und somit die eindeutige Zuordnung der Einund Auszahlungen für die betreffende Veranstaltung ermöglicht. 2. Die Belegtauglichkeit für Zahlungen und Abrechnung muss von der Schulveranstaltungsleitung überprüft werden. 3. Bei allen Zahlungen an Beherbergungsbetriebe, Liftgesellschaften und Transportunternehmen (ausgenommen Bundesbahn) etc. IM INLAND, die im Einzelfall 7.000,00 übersteigen, ist zur Sicherung von Abgabenforderungen des Bundes nach den dazu vom Bundesminister für Finanzen erlassenen Richtlinien

3 vorzugehen (Eilnachrichtenverfahren). Teilzahlungen zur Umgehung dieser Richtlinien sind unzulässig. 4. Bei ähnlich gelagerten Zahlungen IM AUSLAND entfällt das Eilnachrichtenverfahren. Zahlungen für Leistungen, die im Ausland erbracht und nicht nach Österreich importiert werden, sind inkl. der MwSt. zu bezahlen. 5. Die Schulveranstaltung ist längstens drei Wochen nach deren Ende vom Veranstaltungsleiter abzurechnen. Nach erfolgter Abrechnung der Veranstaltung, das heißt, wenn kein Restsaldo mehr vorhanden und das Konto auf null gestellt ist, kann die frei gewordene Kontoblatt- Nummer für eine weitere Veranstaltung verwendet werden. Um den Saldo einer Schulveranstaltung auf null zu stellen, ist es möglich und zulässig, (wenn dies zweckmäßig erscheint bzw. die Bereinigung von Rundungs- und Aufteilungsdifferenzen erleichtert) Kreditmittel der Schule (aus der reellen Gebarung ) zu verwenden. Dabei kann es sich jedoch nur um geringfügige Beträge handeln. 6. Wenn für bestimmte Schulveranstaltungen eingezahlte Kostenbeiträge nicht zur Gänze verbraucht wurden, so sind diese Restbeträge nach durchgeführter Schulveranstaltung den Einzahlern, gegen Empfangsbestätigung, umgehend zurückzuerstatten. Es kann jedoch vereinbart werden, dass geringfügige Restbeträge (SGA Beschluss) entweder im Zuge der Veranstaltung (z.b. für die Freizeitgestaltung) oder am Ende der Veranstaltung anderwärtig (z.b. Übergabe an den Elternverein, Neuanschaffungen etc.) aufgebraucht werden. 7. Zur Abrechnung der Schulveranstaltung ist von der Leitung der Schulveranstaltung eine Gegenüberstellung der Einzahlungen und der Ausgaben in übersichtlicher Form (Excel-Tabelle/Muster Beilage 1) anzufertigen, aus der auch die Verwendung bzw. Rückzahlung der Restbeträge ersichtlich sein muss. Die zu der jeweiligen Schulveranstaltung gehörigen Originalausgabenbelege sind dieser Gegenüberstellung anzuschließen, sodass die Gebarungsvorgänge im Zuge der Kassarevisionen von der Buchhaltungsagentur des Bundes geprüft werden können. 8. Die Kontoabrechnungen sind von der Schulveranstaltungsleitung sachlich richtig zu bestätigen. 9. Auf Wunsch ist den Schulpartnern Einsicht in die Abrechnung der Veranstaltungen zu geben. 10. Die Nachkontrolle im Sinne der Bundeshaushaltsverordnung 2009 erfolgt durch die Buchhaltungsagentur des Bundes im Zuge der Kassenrevisionen. Eine Einhebung von Kostenbeiträgen für Bankspesen und Trinkgelder bei Erziehungsberechtigten im Zusammenhang mit Schulveranstaltungen ist aufgrund der Schulgeldfreiheit gemäß 5 Schulorganisationsgesetz und 3 Schulveranstaltungsverordnung 1995 nicht zulässig.

4 Die Erlässe GZ /0075-fm/2006 und GZ /76/2006 vom betreffend Verrechnung von Kostenbeiträge für mehrtägige Schulveranstaltungen werden mit diesem Erlass aktualisiert und sind daher aus der Erlassregistratur zu entfernen. Mit freundlichen Grüßen. Für die Amtsführende Präsidentin: Dr. Eva Schantl-Wurz, MSc eh. Stadtschulratsdirektorin Beilage: Ergänzung zur Verrechnung von mehrtägigen Schulveranstaltungen mit der Zl /46-budget/2012

5 Budget und EDV An die Direktionen der Bundesschulen in Wien Ihr Zeichen, Unser Zeichen/GZ BearbeiterIn TEL Datum Ihre Nachricht /46-budget/2012 Adelheid Ruprechter DW FAX Ergänzung zur Verrechnung von mehrtägigen Schulveranstaltungen Sehr geehrte Frau Direktorin! Sehr geehrter Herr Direktor! Der Stadtschulrat für Wien - Abteilung Budget und EDV - übermittelt die aktualisierten, ab sofort gültigen Arbeitsbehelfe für die Abrechnung von mehrtägigen Schulveranstaltungen als Ergänzung zu den gültigen Erlässen ER I: 211 und ER II: 250. Die Arbeitsbehelfe sind im Schulenintranet unter: Abteilung Budget und EDV / Budget / Budgetbewirtschaftung / Schulveranstaltungen jederzeit abrufbar. Es wird ersucht, allen mit der Abrechnung von mehrtägigen Schulveranstaltungen beauftragten Personen diese Arbeitsbehelfe nachweislich zur Kenntnis zu bringen. Mit freundlichen Grüßen Für die Amtsführende Präsidentin: Robert Mitterbauer eh. Budget und EDV Abteilungsleitung Beilagen: Arbeitsbehelf für SVA Leitung, Arbeitsbehelf für Rechnungsführung A-1010 Wien, Wipplingerstraße 28; Tel: DVR ;

6 LEITUNG der SVA Arbeitsbehelf für die Abrechnung von Schulveranstaltungen lt. Muster - Es dürfen keine Trinkgelder eingesammelt und verrechnet werden. - F Z I -- ist zur Sicherung von Abgabenforderungen des Bundes nach den vom BMF erlassenen Richtlinien vorzugehen (Eilnachrichtenverfahren) Bezeichnung der Schule, Art der Schulveranstaltung, Angabe der Klassen, Termin und Ort, Namen der SVA-Leitung, Namen aller Begleitlehrer und schulfremden Personen, Datum. - Anschluss des Elternbriefes; dadurch wird dokumentiert bis zu welchem Restbetrag eine Rückzahlung an die Schüler vereinbart wurde und was mit einem allfälligen Restbetrag geschehen soll. (Die Höhe von allfälligen Restbeträgen, die nicht an die Schüler zurückbezahlt sondern in der zweckgebunden Gebarung verbucht werden und für Klassenaktivitäten bzw. Neuanschaffungen verwendet werden, muss jedes Schuljahr vom SGA beschlossen werden). - Darstellung der Einnahmen, Ausgaben, BelegNr. und der Nummer des Kontoauszuges in Form einer Excel-Tabelle. - Auflistung der Einnahmen, getrennt nach Einzahlungen von Schülern, Lehrern, EV- Kostenübernahme für Schüler und schulfremde Personen (Studenten), Rückerstattungen, bar und unbar sowie sonstige Einnahmen mit laufender Belegnummer. Alle Einnahmen müssen belegt werden bzw. bei den Einzahlungen ist die entsprechende KontoauszugsNr. anzuführen. - Auflistung aller Ausgaben mit fortlaufender Belegnummer und Beleg. - Für jede Ausgabe ist ein Originalbeleg inkl. Zahlungsbestätigung und Begründung erforderlich T P T - Klare Deklaration der Freiplatzinanspruchnahme für Unterkunft und Reisekosten (Teilansprüche oder zur Gänze müssen in der Aufstellung aller teilnehmenden Personen ersichtlich sein). - R R E I V -U nicht anerkannt werden. - Ein Ausdruck des SAP-Kontoblattes (erstellt die Rechnungsführung) ist der Abrechnung anzuschließen. Der Abschluss mit 0 ist dadurch dokumentiert. - Die Abrechnungen sind von der Schulveranstaltungsleitung sachlich richtig zu bestätigen. - Die Abrechnung der SVA ist bis spätestens 3 Wochen nach Stattfinden vorzulegen und ist gleichzeitig die Voraussetzung für die Legung der Reiserechnung.

7 WSW Kleinarl, Schulstempel: LEITUNG: Prof. Mag. MUSTER KLASSEN: 2A,2B BelegNr./ KtoAuszg. Einnahmen Ausgaben Anzlg. 2A - S -- lt. Aufstellung 1/ ,00 Anzlg. 2B - S -- lt. Aufstellung 2/ ,00 A L -- lt. Aufstellung 3/ ,00 EV B -- 4/ 9 120,00 EV, Unterstützg. Schüler lt. Beilage 5/ 9 300,00 Anzahlung Quartier lt. Vorabrechnung 6/ ,00 Restzlg. 2A,B - S -- lt. Aufstellung 7/ ,00 R L -- lt. Aufstellung 8/ ,00 Busfahrt lt. Rechnung 9/ ,00 Liftkosten lt. Rechnung 10/ ,00 Kosten f. Taxi lt. Beleg 11/ 20 14,00 Dienstl. Telefonate lt. Rechnung 12/ 20 19,55 Preise f. Wettbewerbe lt. Rechnung 13/ 19 38,45 Restzlg. Quartier lt. Rechnung 14/ ,00 Rückzlg. Schüler Meier (Verletzung) 15/ ,00 Rückzlg. Lehrer lt. Empfangsbestätigung 16/ 21 10,00 Rückzlg. Schüler lt. Auszahlungsliste 17/ , , ,00 Abgeschlossen am: Sachlich und rechnerisch geprüft am: Unterschift SVA-Leitung: Unterschrift Dienststellenleitung:

8 RECHNUNGSFÜHRUNG Arbeitsbehelf für die Abrechnung von Schulveranstaltungen - Es dürfen keine Trinkgelder eingesammelt und verrechnet werden. - Vorlage durch die SVA-Leitung bis längstens 3 Wochen nach Beendigung der SVA. - P D K - Eine Kopie des ausgestellten Formblattes SSR 202 c/98/e (Ein- und Mehrtägige Schulveranstaltung) ist der Abrechnung beizulegen. - Kontospesen sind ab sofort mittels Umbuchung von der reellen Gebarung 1/30.08/ zu bedecken (siehe Muster). Bitte zur Sicherheit vom Veranstaltungsleiter den Kontoauszug per 1. des jeweiligen Quartals aushändigen lassen um die Höhe des Betrages der Kontospesen sicherzustellen. Es könnten zufällig auch Rückzahlungen an Schüler im Buchungsbetrag der BHAG enthalten sein, die wären wie üblich zu verbuchen. Referenz: (Bezug Ktoauszug) Text: Ausgleich Spesen Kontierung Soll Haben , , , ,70 1/30.08/ , , , ,70 Gesamtbetrag 0 88,20 - Die PSK-B B Gebarung zu bedecken. Beispiel: Barabhebung der SVA-L -- Referenz: (Bezug Ktoauszug) Text: Ausgleich Spesen Kontierung Soll Haben , ,58 1/30.08/6572 0, , , ,16 - Ausdruck des SAP-Kontoblattes mit Wert 0. - Meldung per Mail an die BHAG zum Ausgleich des SVA-Kontos.