Unser Zeichen/GZ BearbeiterIn Tel Datum /18-budget/2014 AL Robert Mitterbauer DW

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1 An die Direktionen der öffentlichen Bundesschulen Unser Zeichen/GZ BearbeiterIn Tel /18-budget/2014 AL Robert Mitterbauer DW Fax Verrechnung von Kostenbeiträgen für mehrtägige Schulveranstaltungen Sehr geehrte Frau Direktorin! Sehr geehrter Herr Direktor! ER I: 211 ER II: 250 Gemäß 2 Abs. 3 Schulveranstaltungenverordnung 1995 (SchVV) hat der Schulleiter einen fachlich geeigneten Lehrer der Schule mit der Leitung einer Schulveranstaltung zu beauftragen. Der Leitung einer Schulveranstaltung obliegen die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung der Veranstaltung, ihre Koordination im Rahmen der Schule und die Kontakte mit außerschulischen Stellen. Nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften 102 Bundeshaushaltsverordnung 2013 (BHV) in Verbindung mit 111 Bundeshaushaltsgesetz 2013 (BHG) sind Kostenbeiträge für die Durchführung von mehrtägigen Schulveranstaltungen mittels PSK-Nebenkonten/NEU einzuheben. Die Verwendung anderer als der genannten bundeseinheitlichen Konten ist unzulässig. Gemäß 41 BHV 2013 bedarf die Eröffnung eines anderen Kontos bei der ÖPSK, ÖNB oder eines sonstigen Kontos bei einer Kreditunternehmung (Bank) der Zustimmung des Bundesministers für Finanzen. Die Schule verwendet zu ihrem schuleigenen PSK-Konto (5230.***) ein oder mehrere PSK- Nebenkonten/NEU, lautend auf die verschiedenen Schulveranstaltungen und wickelt darüber die jeweiligen Einnahmen- und Ausgabenzahlungen der betreffenden Schulveranstaltungen ab. Die PSK-Nebenkonten/NEU sind nach Beendigung und Abrechnung der Schulveranstaltung auf Null zu stellen und können danach für die nächste

2 Seite 2 zu GZ /18-budget/2014 Schulveranstaltung, allenfalls mit oder ohne Änderung der Zeichnungsberechtigung, weiterverwendet werden. Einzelzeichnungsberechtigungen sind möglich. Das bedeutet, dass jeder auf diesem Konto Zeichnungsberechtigte voll verfügungsberechtigt und verantwortlich ist. Mehrere Einzelzeichnungsberechtigte ermöglichen, dass die Handlungsfähigkeit auch bei Verhinderung eines Zeichnungsberechtigten (Vorschlag: Schulleitung als Ersatz- Einzelzeichnungsberechtigte) erhalten bleibt. Das Vieraugenprinzip muss aber jedenfalls bei der Abrechnung der Schulveranstaltung gewahrt sein. Die Schulveranstaltungsleitung hat die Veranstaltung abzurechnen. Die eingelangten Kontoauszüge werden zusammen mit den dazugehörigen Belegen der Schulveranstaltungsleitung zur weiteren Bearbeitung übermittelt (Kontrolle der Höhe und Vollständigkeit der Beiträge, Einmahnung offener Beiträge usw.). Durch die Rechnungsführung erfolgt eine summarische Verbuchung der Einnahmen und Ausgaben im jeweiligen Durchlauferkonto. Die Verbuchung erfolgt für jedes der geführten PSK-Nebenkonten/NEU, einnahmen- wie auch ausgabenseitig summarisch (je eine Einnahmen- und eine Ausgabenbuchung pro PSK-Nebenkonto/NEU, auf einem separaten Durchlauferkonto/Schulveranstaltungen (3690/Schulveranstaltung 1, 2, 3, 4 usw.). Der Antrag auf Genehmigung für die Eröffnung von PSK-Nebenkonten/NEU ist an den Stadtschulrat für Wien/Abteilung Budget und EDV zu stellen. Bei der Abrechnung einer Schulveranstaltung sind folgende Punkte zu beachten: 1. Für die gesamte Gebarung also sämtliche Ein- und Auszahlungen zur Durchführung von mehrtägigen Schulveranstaltungen sind in der Buchhaltung der Schule in der durchlaufenden Verrechnung in Form von Konten mit der Bezeichnung 3690/... anzulegen; Jede Schulveranstaltung ist mit einer laufenden Nummer zu kennzeichnen, die als Untergliederung des Kontos 3690 dient und somit die eindeutige Zuordnung der Ein- und Auszahlungen für die betreffende Veranstaltung ermöglicht. 2. Die Belegtauglichkeit für Zahlungen und die Abrechnung muss von der Schulveranstaltungsleitung überprüft werden. 3. Bei allen Zahlungen an Beherbergungsbetriebe, Liftgesellschaften und Transportunternehmen etc. (ausgenommen Bundesbahn) im INLAND, die im Einzelfall 7.000,00 übersteigen, ist zur Sicherung von Abgabenforderungen des Bundes beim zuständigen Finanzamt eine Steuerunbedenklichkeitsbescheinigung einzuholen (Eilnachrichtenverfahren). Teilzahlungen zur Umgehung dieser Richtlinien sind unzulässig. 4. Bei ähnlich gelagerten Zahlungen im AUSLAND entfällt das Eilnachrichtenverfahren. Zahlungen für Leistungen, die im Ausland erbracht und nicht nach Österreich importiert werden, sind inkl. der MwSt. zu bezahlen. 5. Jeder Beleg ist von der Veranstaltungsleitung mit Unterschrift und auf die sachliche/rechnerische Richtigkeit (SARI) zu bestätigen und vor Zahlungsanweisung (Abbuchung) vom Dienststellenleiter (Anordnungsbefugter) mit und Unterschrift freizugeben.

3 Seite 3 zu GZ /18-budget/ Die Schulveranstaltung ist unmittelbar nach Einlangen aller Belege abzurechnen. Nach Ende der Schulveranstaltung sind ausstehende Belege nachweislich einzufordern. Nach erfolgter Abrechnung der Veranstaltung, wenn kein Restsaldo mehr vorhanden und das Konto auf null gestellt ist, kann die frei gewordene Kontoblatt-Nummer für eine weitere Veranstaltung verwendet werden. Um den Saldo einer Schulveranstaltung auf null zu stellen, ist es möglich und zulässig, (wenn dies zweckmäßig erscheint bzw. die Bereinigung von Rundungs- und Aufteilungsdifferenzen erleichtert) Kreditmittel der Schule (aus der reellen Gebarung ) zu verwenden. Dabei kann es sich jedoch nur um geringfügige Beträge handeln. 7. Wenn für Schulveranstaltungen eingezahlte Kostenbeiträge nicht zur Gänze verbraucht wurden, so sind diese Restbeträge nach durchgeführter Schulveranstaltung den Einzahlern nachweislich zur Kenntnis zu bringen (siehe Muster Beilage). Die Restbeträge sind den Einzahlern zurückzuerstatten. Die Leitung der Schulveranstaltung hat dafür folgende Verfahrensmöglichkeiten: a) Unbar Rückzahlung mittels Überweisung auf das Konto des Einzahlers b) Bar Persönliche Auszahlung an den Einzahler gegen Empfangsbestätigung Auszahlung an den Teilnehmer (Schüler) der Veranstaltung gegen Vorlage einer Ermächtigungserklärung des Einzahlers (siehe Muster Beilage) Restbeträge, die nach Durchführung der angeführten Verfahrensweisen trotz mehrmaliger Aufforderungen dennoch nicht rückerstattet werden können, weil eine Kontoüberweisung nicht möglich ist, der Einzahler den Restbetrag nicht persönlich entgegennimmt, eine Ermächtigung zur Auszahlung an den Teilnehmer/Schüler nicht erteilt wird, sind nach Abrechnung der Schulveranstaltung mit Begründung auf das Durchlauferkonto zu buchen und für die Dauer von drei Jahren zu verwahren. Nach Ablauf der Verjährungsfrist ist der nicht behobene Restbetrag in die Zweckgebundene Gebarung (ZWG) zu vereinnahmen. Als Begründung dient ein von der Veranstaltungsleitung unterzeichneter Beleg in Form einer Liste der ausgebliebenen Rückmeldungen plus der jeweiligen Restbeträge und dem Vermerk Keine Rückmeldung/Entgegenahme trotz Benachrichtigung (siehe Muster Beilage). Ausnahme Verzichtserklärung Bei einem Betrag bis max. 2,00 pro Teilnehmer können Einzahler mittels Verzichtserklärung zugunsten schulischer Zwecke eine Umbuchung des Restbetrages in die Zweckgebundene Gebarung erwirken (siehe Muster Beilage).

4 Seite 4 zu GZ /18-budget/ Zur Abrechnung der Schulveranstaltung ist von der Leitung der Schulveranstaltung eine Gegenüberstellung der Einzahlungen und der Ausgaben in übersichtlicher Form (Excel-Tabelle/Muster Beilage 1) anzufertigen, aus der auch die Verwendung bzw. Rückzahlung der Restbeträge ersichtlich sein muss. Die zu der jeweiligen Schulveranstaltung gehörigen Originalausgabenbelege sind dieser Gegenüberstellung anzuschließen, sodass die Gebarungsvorgänge im Zuge der Kassarevisionen von der Buchhaltungsagentur des Bundes geprüft werden können. 9. Die Kontoabrechnung (Einnahmen und Ausgaben) ist von der Schulveranstaltungsleitung mit und Unterschrift sachlich/rechnerisch richtig zu bestätigen. 10. Auf Wunsch ist den Schulpartnern Einsicht in die Abrechnung der Veranstaltungen zu geben. 11. Die Nachkontrolle im Sinne der BHV 2013 erfolgt durch die Buchhaltungsagentur des Bundes im Zuge der Kassenrevisionen. Eine Einhebung von Kostenbeiträgen für Bankspesen und Trinkgelder bei Erziehungsberechtigten im Zusammenhang mit Schulveranstaltungen ist aufgrund der Schulgeldfreiheit gemäß 5 Schulorganisationsgesetz (SchOG) und 3 SchVV 1995 nicht zulässig. Der Erlass GZ /0047-budget/2012 wird samt Beilage mit diesem Erlass aktualisiert und ist aus der Erlassregistratur zu entfernen. Mit freundlichen Grüßen. Für die Amtsführende Präsidentin: Dr. Eva Schantl-Wurz, MSc Stadtschulratsdirektorin (elektronisch gefertigt) Beilage: Arbeitsbehelfe für Veranstaltungsleitung und Rechnungsführung

5 Abrechnung mehrtägiger Schulveranstaltungen Beilage Arbeitsbehelf Unser Zeichen/GZ BearbeiterIn Tel /18-budget/2014 Robert Mitterbauer DW Fax VERANSTALTUNGSLEITUNG Arbeitsbehelf für die Abrechnung von mehrtägigen Schulveranstaltungen - Es dürfen keine Trinkgelder eingesammelt und verrechnet werden. - Für Zahlungen im Inland über 7.000,-- ist zur Sicherung von Abgabenforderungen des Bundes eine Steuerunbedenklichkeitsbescheinigung einzuholen (Eilnachrichtenverfahren). - Bezeichnung der Schule, Art der Schulveranstaltung, Angabe der Klassen, Termin und Ort, Namen der SVA-Leitung, Namen aller Begleitlehrer und schulfremden Personen,. - Es wird empfohlen, Überschüsse zu vermeiden, da die Erziehungsberechtigten ein Recht auf Rückzahlung allfälliger Restbeträge haben. - Für die Verrechnung der Kontospesen ist der Rechnungsführung zum 1. des jeweiligen Quartals eine Kopie des Kontosauszuges auszuhändigen - Darstellung der Einnahmen, Ausgaben, Beleg Nr. und der Nummer des Kontoauszuges in Form einer Excel-Tabelle. - Auflistung der Einnahmen, getrennt nach Einzahlungen von Schülern, Lehrern, EV- Kostenübernahme für Schüler und schulfremde Personen (Studenten), Rückerstattungen, bar und unbar sowie sonstige Einnahmen mit laufender Belegnummer. Alle Einnahmen müssen belegt werden bzw. bei den Einzahlungen ist die entsprechende Kontoauszug Nr. anzuführen. - Auflistung aller Ausgaben mit fortlaufender Belegnummer und Beleg. - Für jede Ausgabe ist ein Originalbeleg inkl. Zahlungsbestätigung und Begründung erforderlich (gilt auch für Telefon, Post, Taxikosten ) - Klare Deklaration der Freiplatzinanspruchnahme für Unterkunft und Reisekosten (Teilansprüche oder zur Gänze müssen in der Aufstellung aller teilnehmenden Personen ersichtlich sein). - Rückzahlungen von Restbeträgen laut Erlass Punkt 7.

6 Seite 2 zu GZ /18-budget/ Ein Ausdruck des SAP-Kontoblattes (erstellt die Rechnungsführung) ist der Abrechnung anzuschließen. Der Abschluss mit 0 ist dadurch dokumentiert. - Die Abrechnungen sind von der Schulveranstaltungsleitung sachlich/rechnerisch richtig zu bestätigen. - In der Abrechnung ist das des SGA Beschlusses betreffend der SVA anzuführen. Die Protokolle des SGA sind im Zuge der Kassenrevision der BHAG vorzulegen. - Die Abrechnung der SVA hat unmittelbar nach Einlagen aller Belege zu erfolgen. WSW Kleinarl, Schulstempel: LEITUNG: Prof. Mag. MUSTER KLASSEN: 2A,2B SGA Beschluss vom BelegNr./ KtoAuszg. Einnahmen Anzlg. 2A - 30 Schüler à 60,-- lt. Aufstellung 1/ ,00 Anzlg. 2B - 25 Schüler à 60,-- lt. Aufstellung 2/ ,00 Anzlg. 5 Lehrer à 60,-- lt. Aufstellung 3/ ,00 EV antlg. f. 2 Begleitlehrer à 60,-- 4/ 9 120,00 EV, Unterstützg. Schüler lt. Beilage 5/ 9 300,00 Ausgaben Anzahlung Quartier lt. Vorabrechnung 6/ ,00 Restzlg. 2A,B - 55 Schüler à 120,-- lt. Aufstellung 7/ ,00 Restzlg. 5 Lehrer à 120,-- lt. Aufstellung 8/ ,00 Busfahrt lt. Rechnung 9/ ,00 Liftkosten lt. Rechnung 10/ ,00 Kosten f. Taxi lt. Beleg 11/ 20 14,00 Dienstl. Telefonate lt. Rechnung 12/ 20 19,55 Preise f. Wettbewerbe lt. Rechnung 13/ 19 38,45 Restzlg. Quartier lt. Rechnung 14/ ,00 Rückzlg. Nicht od. tw teilgenommen (Bspw. Schüler Meier Verletzung) 15/ ,00 Rückzlg. Lehrer lt. Empfangsbestätigung 16/ 21 10,00 Rückzlg. Restbeträge Einzahler 17/ , , ,00 Abgeschlossen am: Sachlich und rechnerisch geprüft am: Unterschrift SVA-Leitung: Unterschrift Dienststellenleitung:

7 Seite 3 zu GZ /18-budget/2014 MUSTER Benachrichtigung über das Ergebnis der Abrechnung einer Schulveranstaltung Schulveranstaltung Bezeichnung/Titel/Zeitraum Restbetrag insgesamt Restbetrag anteilig Name Schüler/in Benachrichtigung vom Zutreffendes ankreuzen. A Mein anteiliger Restbetrag von wird bei der Veranstaltungsleitung persönlich entgegengenommen. Ermächtigungserklärung B Ich ermächtige die Veranstaltungsleitung den anteiligen Restbetrag von dem/der oben angeführten Schüler/in auszuhändigen. MUSTER Verzichtserklärung (max. 2 Euro/Teilnehmer) Unterschrift Einzahler Benachrichtigung über das Ergebnis der Abrechnung einer Schulveranstaltung Schulveranstaltung Bezeichnung/Titel/Zeitraum Restbetrag insgesamt Restbetrag anteilig Name Schüler/in Benachrichtigung vom Ich ermächtige die Veranstaltungsleitung eine Umbuchung meines anteiligen Restbetrages von zugunsten schulischer Zwecke auf die Zweckgebundene Gebarung der Schule zu veranlassen. Unterschrift Einzahler MUSTER Beleg für Umbuchung auf Durchlauferkonto Schulveranstaltung Bezeichnung/Titel/Zeitraum Restbetrag insgesamt Benachrichtigungen vom Keine Rückmeldung/keine Restbetrag Entgegennahme von Summe Ablauf Verjährungsfrist Beleg plus 3 Jahre Unterschrift Veranstaltungsleitung

8 Seite 4 zu GZ /18-budget/2014 RECHNUNGSFÜHRUNG Arbeitsbehelf für die Abrechnung von mehrtägigen Schulveranstaltungen - Es dürfen keine Trinkgelder eingesammelt und verrechnet werden. - Vorlage durch die SVA-Leitung nach Beendigung der SVA sobald alle Belege vorliegen. - Für etwaige Umbuchung auf Durchlauferkonto ( ) hat SVA Leitung Beleg laut Muster als Buchungsgrundlage beilzulegen. Nach drei Jahren nicht ausbezahlte Beträge sind in die ZWG zu vereinnahmen. - Prüfvermerk der Dienststellenleitung ( zur Kenntnis genommen ist unzureichend). - Eine Kopie des ausgestellten Formblattes SSR 202 c/98/e (Ein- und Mehrtägige Schulveranstaltung) ist der Abrechnung beizulegen. - Kontospesen sind mittels Umbuchung von der reellen Gebarung / zu bedecken (siehe Muster). Bitte zur Sicherheit vom Veranstaltungsleiter den Kontoauszug per 1. des jeweiligen Quartals aushändigen lassen um die Höhe des Betrages der Kontospesen sicherzustellen. Es könnten zufällig auch Rückzahlungen an Schüler im Buchungsbetrag der BHAG enthalten sein, die wären wie üblich zu verbuchen. Referenz: (Bezug Ktoauszug) Text: Ausgleich Spesen Kontierung Soll Haben , ,10 Gesamtbetrag 44,1 44,10 - Die PSK-Bearbeitungsspesen bei Barabhebungen sind ebenfalls aus der reellen Gebarung zu bedecken. Referenz: (Bezug Ktoauszug) Text: Ausgleich Spesen Kontierung Soll Haben , ,58 0,58 0,58 - Ausdruck des SAP-Kontoblattes mit Wert 0. - Jeder Beleg muss vom Anordnungsbefugten unterzeichnet sein. - Meldung per Mail an die BHAG zum Ausgleich des SVA-Kontos.