Merkmale. Version Software für die Versicherungsund Finanzverwaltung

Transkript

1 Merkmale Version 2015 Software für die Versicherungsund Finanzverwaltung

2 Version 2015 Copyright by winvs software AG, alle Rechte vorbehalten Gewähr Urheberrechte Haftung Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr und können jederzeit ohne vorherige Benachrichtigung geändert werden. Für Handbuch und Software werden alle Rechte vorbehalten, auch die der photomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien, sowie der Übersetzung in fremde Sprachen. Beim Erwerber wird das Programm-Paket unter einem Lizenzvertrag abgegeben und darf nur danach benutzt und kopiert werden. Die Software und das Handbuch sind mit grosser Sorgfalt hergestellt worden, doch können Fehler und Ungenauigkeiten nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die winvs software AG kann für Fehler und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendwelche Haftung übernehmen. Support winvs software AG Telefon 041 / Alte Steinhauserstrasse 19 Fax 041 / Cham Modem 041 / Internet customerservice@winvs.ch winvs office 2015 Seite 2

3 1. Überblick 1.1. Inhalt 1. Überblick Inhalt Handbuch Wichtiger Hinweis 4 2. Übersicht 5 3. Einrichtung/Definition der Merkmale Aufruf des Merkmalmanagers Merkmal-Manager Merkmalgruppen So erfassen Sie eine neue Merkmalgruppe So ändern Sie eine neue Merkmalgruppe So löschen Sie eine neue Merkmalgruppe Merkmale So erfassen Sie neue Merkmale Merkmal-Name Merkmal-Beschriftung Merkmal-Typ Merkmal-Reihenfolge Merkmal-Beschreibung Merkmale löschen Merkmale verschieben Schliessen des Merkmal-Managers Verwendung der Merkmale Merkmale verwenden Merkmale pro Adressgruppe Selektion anhand der Merkmale Merkmal-Auswertungen Organisation von Merkmalen 12 winvs office 2015 Seite 3

4 1.2. Handbuch Dieses Handbuch ist ein Teil der gesamten Dokumentation und behandelt im speziellen die Adress-Merkmale in winvs office. Wir sind an Ihrer Meinung über die Verwendbarkeit dieses Handbuchs sehr interessiert; denn letztendlich sind Sie der Personenkreis, der zählt und für den wir diese Arbeit leisten. Bitte senden Sie jegliche Mitteilungen zu diesem Thema an : winvs software AG Kundenberatung Alte Steinhauserstr Cham / Schweiz Tel customerservice@winvs.ch Ihre Anregung, - ja auch ihre Kritik - werden uns unterstützen, ein noch benutzerfreundlicheres Handbuch bei der nächsten Ausgabe erstellen zu können Wichtiger Hinweis Wenn Sie Merkmale ändern, werden in Ihrer Datenbank dynamisch Tabellen erzeugt oder geändert. Daher darf kein anderer Benutzer im winvs office arbeiten, während Sie Merkmale ändern. Wenn ein Benutzer durch den Aufruf der Merkmale die Erstellung neuer Tabellen blockiert, können die Merkmale nicht korrekt erzeugt werden. Sie ersehen dies daran, dass Häkchen z.b. grau hinterlegt sind oder Merkmale den Text #Name? ausweisen. In diesem Fall wollen Sie bitte die Kundenberatung kontaktieren. Arbeitsschritte sollten zusammengefasst werden (z.b. Neu definieren, löschen, verschieben, umbenennen, etc.). Dadurch werden Probleme vermieden, da zum Aktualisieren der Merkmale der Merkmal-Manager geschlossen werden muss. Neu erzeugte Merkmale werden bei anderen Benutzern erst durch einen Neustart von winvs office aktiv. Nach der erfolgten Bearbeitung der Merkmale müssen Sie selber winvs office auch beenden und neu starten. Es kann sein, dass durch die Veränderung der Tabellenstruktur kein anderer Benutzer winvs office starten kann, solange Sie winvs office nicht neu gestartet haben. winvs office 2015 Seite 4

5 2. Übersicht Merkmale sind frei definierbare Adressfelder. Sie können also die Felder im Register Merkmal selber ändern, definieren und anpassen. Merkmale sind somit ein sehr effektives Mittel für den Aufbau einer Marketingdatenbank (z.b. Häkchen Weihnachtskarte, Datum Erstkontakt, etc.) wie auch für CRM (Kundenbindung), z.b. für die Erfassung erweiterter Informationen Ihrer Kunden. Merkmale sind voll selektierbar und daher ein sehr mächtiges Instrument zur Analyse Ihrer Daten. Sie können aufgrund Merkmalen Serienbriefe, Marketingaktionen, und vieles mehr erstellen. Obwohl Sie mit der Auslieferung bereits gewisse Merkmale vordefiniert erhalten haben, entfalten sie ihre Funktionalität erst dann voll, wenn Sie die Merkmale auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Merkmale sind in Merkmalgruppen angeordnet. Auf diese Art ist die Erzeugung einer Baumstruktur und der strukturierten Führung Ihrer Merkmale möglich. 3. Einrichtung/Definition der Merkmale 3.1. Aufruf des Merkmalmanagers Der Merkmal-Manager wird über das Menü Einrichten Merkmal-Manager in winvs office aufgerufen Merkmal-Manager Der Merkmalmanager hat zwei Bereiche: Der Bereich für die Definition der Gruppen (links) und der Bereich für die Definition der Merkmale (rechts). winvs office 2015 Seite 5

6 3.3. Merkmalgruppen So erfassen Sie eine neue Merkmalgruppe Klicken Sie im Merkmal-Manager unten links auf die Schaltfläche NEU. Dadurch öffnet sich das folgende Dialogfeld: Name Als Name geben Sie den gewünschten Namen der neuen Gruppe ein Ort Der Ort definiert, auf welcher Stufe die neue Gruppe erstellt wird. Der Backslash (\) definiert, dass die Gruppe auf höchster Ebene erzeugt wird. Ansonsten können Sie eine bestehende Gruppe auswählen. Dadurch wird die neu erstellte Gruppe eine Untergruppe. Klicken Sie auf OK, damit wird die Gruppe erzeugt So ändern Sie eine neue Merkmalgruppe Klicken Sie im Merkmal-Manager unten links auf die Schaltfläche Ändern. Damit gelangen Sie in dasselbe Dialogfeld wie unter abgebildet. Sie können nun den Namen der Gruppe und auch die Ebene ändern, d.h. Sie können aus einer Hauptgruppe eine Untergruppe erstellen oder umgekehrt So löschen Sie eine neue Merkmalgruppe Klicken Sie im Merkmal-Manager unten links auf die Schaltfläche Löschen. Dadurch erhalten Sie eine Rückfrage, ob Sie wirklich die Gruppe löschen möchten. ACHTUNG! Mit der Löschung einer Merkmalgruppe werden sämtliche Merkmale in dieser Gruppe gelöscht mit allen darin erfassten Daten! Bitte löschen Sie eine Merkmalgruppe wirklich nur, wenn Sie absolut sicher sind. Eine Wiederherstellung ist nur und ausschliesslich nur aufgrund einer vorhandenen Datensicherung und nur mit grossem Aufwand möglich. winvs office 2015 Seite 6

7 3.4. Merkmale So erfassen Sie neue Merkmale Merkmale sind den einzelnen Merkmalgruppen zugeordnet. Bevor Sie Merkmale erfassen, wählen Sie bitte die gewünschte Gruppe, in der die Merkmale erstellt werden. Anschliessend können Sie beim Sternchen einfach in die Liste Ihre Eingaben machen Merkmal-Name Der Name ist der interne Code des Merkmals und darf keinerlei Sonderzeichen erhalten. Wenn Sie Sonderzeichen eingeben, werden diese in einen Unterstrich (_) konvertiert. Wenn Sie bei Name mit dem Tabulator weitergehen, wird die Beschriftung automatisch abgefüllt, sofern diese noch nicht beschrieben war. Bitte ändern Sie einen einmal vergebenen Namen NIE! Die Beschriftung können Sie jederzeit ändern Merkmal-Beschriftung Die hier eingegebene Beschriftung erscheint im Dialogfeld als Beschriftung des Merkmals. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein Merkmal-Typ Es stehen Ihnen die folgenden Merkmal-Typen zur Verfügung: Normaler Einzeiliger Text Der normale einzeilige Text dient für die Erfassung von Kurz-Informationen, welche auf einer Zeile Platz finden. winvs office 2015 Seite 7

8 Mehrzeiliges Memofeld In ein mehrzeiliges Memo-Feld lassen sich mehrere Zeilen eintragen. Dieses Feld können Sie verwenden, wenn Sie etwas mehr Text erfassen möchten. Datumsfeld Durch ein Datums-Feld ist es möglich, nach diesen Datumsangaben und dabei auch in einem Bereich Von - Bis zu selektieren. Ein Datums-Feld wird dann verwendet, wenn dieses Merkmal nicht nur als Information (Text), sondern als Selektionskriterium verwendet werden soll. Häkchen Das Häkchen ist sicher das häufigste verwendete Merkmal. Es zeigt, ob eine bestimmte Information zutrifft oder nicht. Das Häkchen dient in den meisten Fällen zur Selektion. Zahl Mit dem Typ Zahl können Sie einen Zahlenwert eintragen und auch danach selektieren. Dies ist interessant für Merkmale, bei denen ausschliesslich eine Zahl eingetragen wird und werden soll. Wertliste Mit einer Wertliste geben Sie Vorschläge, was ausgewählt werden kann und darf. Ein Benutzer kann nur das auswählen, was in der Wertliste enthalten ist. Die Wertliste kommt immer dann zum Einsatz, wenn aus einer bestimmten Auswahl nur ein einziger Wert ausgewählt werden darf. Wenn hingegen mehrere Werte ausgewählt werden dürfen, sollte eine separate Merkmal-Gruppe mit Häkchen erstellt werden. Für die Definition der Wertlisten-Einträge steht Ihnen im unteren Teil des Merkmal-Managers die Schaltfläche "Wertliste" zur Verfügung. Dadurch öffnet sich ein Dialogfeld in welchem Sie die Listeneinträge erstellen oder bearbeiten können. winvs office 2015 Seite 8

9 Merkmal-Reihenfolge Mit der Reihenfolge geben Sie an, in welcher Reihenfolge die Merkmale auf dem Dialogfeld aufgeführt werden sollen Merkmal-Beschreibung Mit der Beschreibung (im unteren Teil des Merkmal-Managers) können Sie für jedes Merkmal eine Beschreibung angeben. Diese wird dann als gelber Info-Text eingeblendet, wenn Sie mit der Maus über das entsprechende Merkmal fahren Merkmale löschen Wenn Sie ein Merkmal löschen möchten, klicken Sie bitte NICHT!!!! auf die Schaltfläche Löschen SONDERN markieren den Zeilenkopf und drücken die Delete-Taste! Wenn Sie die Löschen-Schaltfläche verwenden, wird die gesamte Merkmal- Gruppe mit sämtlichen Merkmalen dieser Gruppe gelöscht! Zum Löschen: 1. Zeilenkopf des Merkmals markieren 2. Delete-Taste drücken Verwenden Sie zum Löschen eines einzelnen Merkmals NIE die Löschen-Schaltfläche, da dadurch die ganze Merkmal-Gruppe gelöscht wird! Merkmale verschieben Sie können mit der Schaltfläche "Verschieben" ein Merkmal auf eine andere Merkmalgruppe verschieben, jedoch nur, wenn nicht ein Merkmal mit dem gleichen Namen bereits in der anderen Gruppe besteht. winvs office 2015 Seite 9

10 3.5. Schliessen des Merkmal-Managers Durch das Schliessen des Merkmal-Managers werden die Änderungen wirksam und die Merkmal-Dialogfelder neu erzeugt. Dieser Vorgang kann eine bestimmte Zeit dauern. 4. Verwendung der Merkmale 4.6. Merkmale verwenden Merkmale sind im Register Merkmal pro Adresse gespeichert. Sie können im Register Merkmal nun Ihre Merkmale bedienen und mit Informationen abfüllen Merkmale pro Adressgruppe Wichtig zu wissen ist die Tatsache, dass die Merkmale, welche Sie einrichten, auf sämtlichen Adressen und in allen Instituten verfügbar sind. Es ist nicht möglich, die Anzeige von Merkmalen auf bestimmte Adressen oder Institute einzuschränken. Wenn Sie eine Merkmalgruppe für eine bestimmte Adressgruppe vorsehen möchten, können Sie dies nur über Merkmalgruppen machen und müssen dann diese Merkmale auf allen anderen Adressen einfach nicht bedienen. winvs office 2015 Seite 10

11 5. Selektion anhand der Merkmale Wenn Sie anhand der aufgebauten Merkmale selektieren möchten, können Sie in der Selektion auf Merkmal umschalten. Die genaue Beschreibung, wie Sie eine Selektion einrichten können, finden Sie im entsprechenden Benutzerhandbuch. 6. Merkmal-Auswertungen Es stehen Ihnen zwei verschiedene Merkmal-Auswertungen zur Verfügung, welche über die Vorlagenverwaltung eingebunden werden müssen. Die Merkmalvorlagen werden mit winvs office automatisch installiert und können in die Vorlagenverwaltung importiert werden (siehe entsprechendes Kapitel des Handbuchs bezüglich der Dokumentverwaltung). Sie finden die Merkmalvorlagen im Installationspfad (z.b. C:\Programme\winVS\Office\Vorlagen) Die Merkmalvorlagen müssen vor der Auswertung zuerst in der Dokumentverwaltung von winvs office geöffnet werden. Mit Klick auf die Schaltfläche werden Ihre Merkmale eingelesen und aufgebaut. Die Auswertung funktioniert genau gleich, wie wenn Sie ein Dokument erzeugen, d.h. Sie befinden sich auf einer Adresse, klicken auf die Schaltfläche "Dokumente", Klicken auf Neu und wählen die gewünschte Merkmalvorlage. Dadurch werden die Inhalte der Merkmale in die Vorlage (Excel-Arbeitsblatt) übertragen, von wo sie ausgedruckt werden können. Es bestehen die folgenden Vorlagen: - Merkmale pro Kunde (Kundenblatt mit Merkmalen) - Merkmale nach Selektion (Liste gemäss den exportierten Adressen) Wenn Sie nur einzelne Merkmalgruppen auswerten möchten, können Sie die unerwünschten Spalten, resp. Zeilen einfach löschen. winvs office 2015 Seite 11

12 7. Organisation von Merkmalen Je länger Sie mit winvs office arbeiten, je mehr Merkmale werden für bestimmte Bedürfnisse eingerichtet. Es ist daher natürlich, dass Merkmale mit der Zeit unstrukturiert anwachsen. Daher empfehlen wir folgende Organisations-Tipps: So organisieren Sie Ihre Merkmale: Erstellen Sie sinnvolle Merkmalgruppen und Untergruppen Beschränken Sie die Merkmale pro Gruppe auf den lesbaren Bereich (Scrollen sollte vermieden werden) Fassen Sie zusammengehörende Merkmale in Gruppen zusammen Nur je ein Merkmal pro Gruppe sollte vermieden werden. Merkmale sollen wo möglich zusammengefasst werden. Vermeiden Sie, dieselben Merkmale in verschiedenen Gruppen einzurichten, wenn Sie danach selektieren möchten. Besser ist es, die unterschiedlichen Merkmale in Untergruppen zu gliedern und diejenigen Merkmale, welche für alle Untergruppen gelten, in der Hauptgruppe unterzubringen Merkmale sollen einen aussagekräftigen Namen haben, damit für alle Mitarbeiter/Benutzer klar ist, was gemeint ist Verwenden Sie die Beschreibung um die genaue Verwendung eines Merkmals zu erklären. Die Beschreibung erscheint in der Statuszeile und als Quick-Info (gelbe Beschriftung des Mauszeigers) Vermeiden Sie undefinierte Eingaben mit dem konsequenten Einsatz von Wertlisten. Dadurch zwingen Sie die Mitarbeiter, sich für etwas zu entscheiden. Merkmale sollten nur durch einen bestimmten Mitarbeiter geändert werden dürfen (eventuell durch den Einsatz des Security-Moduls schützen) um Wildwuchs zu verhindern Überprüfen Sie periodisch die Struktur der Merkmale und verschieben Sie Merkmale allenfalls in eine besser geeignete Gruppe. Für Fragen steht Ihnen unsere Kundenberatung gerne zur Verfügung. winvs software AG Kundenberatung Haldenstrasse Baar Telefon Telefax customerservice@winvs.ch winvs office 2015 Seite 12