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1 GEFA Exprtservice GmbH Kntakt: Catharina Friedrichs Telephne: Fax: Hmepage: Absender: GEFA Exprtservice GmbH Gertraudenstraße Berlin Deutschland Prjekt: Bereitstellung vn Handelsmarktdaten Verteiler/Bieterkreis: spezialisierte Anbieter zu weltweiten Daten führender Handelsrganisatinen Marktdatenanbieter / Marktfrschungsinstitute mit nachweisbarer Kmpetenz im internatinalen Fd-Retail-Sektr Sehr geehrte Damen und Herren, mit freundlichen Grüßen aus Deutschland veröffentlichen wir die Ausschreibungsunterlagen zur Bereitstellung vn Handelsmarktdaten. Für die Teilnahme an der Ausschreibung sind mit der Einreichung des Angebts flgende Dkumente zu erbringen: Unterlagen, welche die grundsätzliche Eignung des Dienstleisters für die Bereitstellung vn qualifizierten Handelsmarktdaten nachweisen Umsetzung eines Webinars zur Darstellung der Datenbankinhalte und - funktinalitäten Bereitstellung eines mindestens 14-tägigen Test-Accunts für einen internetbasierten Online-Zugriff Darstellung des qualitativen Angebts und der Ksten im Detail Beschreibung der Services des Dienstleisters Darstellung vn Referenzen des Dienstleisters Die Angebte müssen bei der GEFA bis 26. März 2018 eingegangen sein. Fragen an den Ansprechpartner der GEFA Exprtservice GmbH können bis 26. Februar 2018 schriftlich gestellt werden. Die Antwrten werden allen Bewerbern neutralisiert zur Verfügung gestellt. Mit freundlichen Grüßen, Catharina Friedrichs GEFA Exprtservice GmbH Seite 1 vn 10

2 GEFA Exprtservice GmbH Kntakt: Catharina Friedrichs Telephne: Fax: Hmepage: Inhalt 1. Auftraggeber Auftragsgegenstand Ausgangssituatin Ausgangssituatin bezgen auf die Exprtförderung in Deutschland Zielbeschreibung Bieterkreis Rechteverwertung Leistungen und Pflichten der GEFA Leistungen und Pflichten des Dienstleisters Rechtsgebiet Vrgaben zur Angebtsstruktur Bewertungsmatrix für die eingehenden Angebte Vergabeverfahren und Fristen GEFA Exprtservice GmbH Seite 2 vn 10

3 GEFA Exprtservice GmbH Kntakt: Catharina Friedrichs Telephne: Fax: Hmepage: Ausschreibung zur Bereitstellung vn weltweiten Handelsmarktdaten im Zeitraum vn 10/2018 bis 09/2020, ptinal: Verlängerung bis 09/ Auftraggeber GEFA Exprtservice GmbH Gertraudenstraße Berlin Telefn: Telefax: Internet: vertreten durch flgende Ansprechpartner: Gesamtverantwrtlicher: Hlger Hübner Psitin: Geschäftsführer Telefn: Telefax: Mbil: Vertreterin: Catharina Friedrichs Psitin: Prjektreferentin Telefn: Telefax: Kurzvrstellung der GEFA Exprtservice GmbH: Die GEFA Exprtservice GmbH (kurz: GEFA GmbH) ist eine Dienstleistungsgesellschaft für den German Exprt Assciatin fr Fd and Agriprducts GEFA e.v. (kurz: GEFA e.v.). Gegenstand der Geschäftstätigkeit der GEFA GmbH ist die Umsetzung der Förderung des Absatzes vn Agrarprdukten und Lebensmitteln aus Deutschland im Exprt. Dazu werden verschiedene Exprtprjekte im In- und Ausland realisiert. Gleichzeitig werden durch die Umsetzung dieser Prjekte weitere Netzwerke zur Exprtunterstützung aufgebaut. GEFA Exprtservice GmbH Seite 3 vn 10

4 GEFA Exprtservice GmbH Kntakt: Catharina Friedrichs Telephne: Fax: Hmepage: Tätigkeitschwerpunkte der GEFA GmbH: Durchführung vn deutschen Gemeinschaftsbeteiligungen auf Messen, weltweit Durchführung vn Unternehmerreisen, Infrmatinsveranstaltungen und Kntaktbörsen Erstellung vn Marktstudien (vr allem im Auftrag des BMEL im Kntext vn Unternehmerreisen) Präsentatin deutscher Exprteure auf internatinalen Fachknferenzen Durchführung vn Einkäufergesprächen in Deutschland und Prmtin-Aktinen im Ausland (Deutsche Wchen) zentraler Einkauf vn Exprtservices, z.b. Knsumentenmarktdaten und Handelsmarktdaten Der GEFA e.v. ist ein Dachverband, der die exprtrientierte deutsche Agrar- und Ernährungswirtschaft repräsentiert. Er versteht sich als zentraler Ansprechpartner für alle Fragen des Exprts vn Prdukten der Agrar- und Ernährungswirtschaft. Dabei arbeitet er mit Industrie- und Handelspartnern im In- und Ausland genaus eng zusammen wie mit plitischen Organisatinen der deutschen Exprtförderung. Hauptzielgruppen im Ausland sind Facheinkäufer und Imprteure deutscher Prdukte. Über seine Exprtrganisatinen vertritt der GEFA e.v. allein im Fd-Sektr über 950 exprtrientierte Unternehmen in Deutschland. Details zum GEFA e.v. und seinen Mitgliedern sind zu finden unter: 2. Auftragsgegenstand 2.1 Ausgangssituatin Handelsmarktdaten zum Fd-Retail-Sektr sind für die GEFA GmbH swie für die dem GEFA e.v. angeschlssenen Mitgliedsrganisatinen und vr allem für die drt angeschlssenen Exprteure mit Blick auf die Vrbereitung ihrer Exprtprjekte im In- und Ausland vn sehr grßer Bedeutung. 2.2 Exprtförderung in Deutschland Das Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) hat in den vergangenen Jahren als Zuwendungsgeber Exprtfördermittel zur K-Finanzierung vn Exprtaktivitäten für überwiegend mittelständische deutsche Exprteure zur Verfügung gestellt. Der Einsatz dieser Exprtfördermittel sllte dazu dienen, die Exprtrientierung der deutschen Unternehmen zu stärken und damit die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen zu steigern. Details dazu unter: GEFA Exprtservice GmbH Seite 4 vn 10

5 GEFA Exprtservice GmbH Kntakt: Catharina Friedrichs Telephne: Fax: Hmepage: Finanzierungsvrbehalt Ein Bundeshaushalt ab 07/2018 liegt vr dem Hintergrund der nch nicht abgeschlssenen Regierungsbildung in Deutschland bisher nicht vr. Diese Ausschreibung erflgt deshalb unter dem Vrbehalt der nch zu erflgenden Bereitstellung vn anteiligen Exprtfördermitteln durch das BMEL in den angegebenen Wirtschaftszeiträumen. Die vrliegende Ausschreibung wird unter dem Vrbehalt veröffentlicht, dass eine 50%ige Zuwendung durch den Bund beantragt werden kann und vm BMEL genehmigt wird. Sllte dies nicht der Fall sein, behält sich die GEFA GmbH das Recht vr, vn der Ausschreibung / Auftragsvergabe zurückzutreten. Eine alleinige Finanzierung aus Wirtschaftsmitteln ist nicht möglich. Sllte die Exprtförderung des Bundes frtbestehen, wäre der Prjektablauf wie flgt: Nach erflgter Veröffentlichung der Ausschreibung erflgt durch die GEFA Exprtservice GmbH die Kmmunikatin der Angebte an ptenzielle Lizenznehmer (Mitglieder). Die ptenziellen Lizenznehmer entscheiden eigenständig über den Kauf vn Lizenzen. Nach Vrliegen der Entscheidungen ptenzieller Lizenznehmer beantragt die GEFA Exprtservice GmbH die Zuwendung aus dem Exprtförderhaushalt des BMEL bei der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE). Diese ist im Auftrag des Zuwendungsgebers Ansprechpartner für den Zuwendungsnehmer in allen Antragsfragen. Details dazu unter: Nach Erhaltung des Zuwendungsbescheids vn der BLE an die GEFA Exprtservice GmbH kann die Beauftragung des Siegers der Ausschreibung durch die GEFA Exprtservice GmbH erflgen. Die GEFA GmbH verfügt als Tchtergesellschaft des GEFA e.v. in Persnalunin bereits über langjährige Erfahrungen als Antragsteller im Kntext vn Exprtförderprjekten an BMEL und BLE und ist in diesem Prjekt der Zuwendungsnehmer. Unter Einhaltung der Rahmenbedingungen kann das BMEL bis zu 50% der förderfähigen Ksten übernehmen. 2.3 Zielbeschreibung Die flgenden zentralen Ziele stehen im Mittelpunkt: Zugang zu umfassenden und qualitativ hchwertigen weltweiten Handelsmarktdaten zur Erstellung vn Marktstudien Absatzsteigerung deutscher agrar- und ernährungswirtschaftlicher Prdukte GEFA Exprtservice GmbH Seite 5 vn 10

6 GEFA Exprtservice GmbH Kntakt: Catharina Friedrichs Telephne: Fax: Hmepage: ausgezeichnete Marktinfrmatin der GEFA GmbH und der Mitgliedsrganisatinen des GEFA e.v. swie ihrer angeschlssenen Mitgliedsunternehmen Zielgruppen Die primäre Zielgruppe sind neben der GEFA GmbH die Exprtrganisatinen des GEFA e.v. Bisherige Lizenznehmer sind bzw. waren die flgenden Mitgliedsrganisatinen des GEFA e.v.: GEFA-Geschäftsstelle in Berlin Fd Made in Germany e.v. (2 Lizenzen) German Meat GmbH German Sweets e.v. Exprtunin für Milchprdukte e.v. Sekundäre Zielgruppen sind die den.g. Exprtrganisatinen angeschlssenen Exprteure. Maßnahmen An Maßnahmen sind vrgesehen: Online basierte Bereitstellung der Handelsmarktdaten Individualisierbarer Online-Datenbankzugang pr Lizenznehmer 2.4 Bieterkreis Die GEFA GmbH schreibt einen Dienstleister als Spezialisten für die Bereitstellung vn weltweiten Handelsmarktdaten Fd aus. Als ptenzielle Bieter kmmen in Frage: spezialisierte Anbieter zu weltweiten Daten führender Handelsrganisatinen Fd Marktdatenanbieter/Marktfrschungsinstitute mit nachweisbarer Kmpetenz im internatinalen Fd Retail-Sektr Vrgaben zur Eignung der ptenziellen Bieter: Die Bieter müssen anhand vn geeigneten Referenzen nachweisen, dass sie hchwertige Handelsmarktdaten zum Fd-Sektr zur Verfügung stellen (Verweis auf zufriedene Kunden mit Ansprechpartner für Rückfragen). Die Bieter müssen nachweisen, aus wie vielen Ländern sie identisch strukturierte und knslidierte Handelsmarktdaten Fd bereitstellen können. Ausgezeichnete Datenqualität (Aktualität der Zahlen, Hchrechnungsmdelle/Prgnsen, Analyse/ Interpretatin der Daten etc.) speziell im Ernährungsindustrie-Sektr Der Bieter muss mindestens ein übersetztes Angebt swie die Geschäftsbedingungen in deutscher Sprache abgeben. Die zur Antragstellung für die Exprtförderung benötigten Unterlagen (Angebt, Geschäftsbedingungen) müssen der zuständigen Förderstelle auf Deutsch vrgelegt werden. Diese bilden die Vertragsgrundlage. GEFA Exprtservice GmbH Seite 6 vn 10

7 GEFA Exprtservice GmbH Kntakt: Catharina Friedrichs Telephne: Fax: Hmepage: Der Bieter hat in geeigneter Frm nachzuweisen, dass sein Unternehmen in einem sliden wirtschaftlichen Zustand ist und über dieses kein Inslvenzverfahren anhängig ist. Der Bieter hat einen Hauptansprechpartner und einen Vertreter zu benennen. 2.5 Rechteverwertung Die GEFA Exprtservice GmbH (Lizenznehmer) erwirbt mit Vertragsabschluss das Recht, die Daten, welche vm Dienstleister zur Verfügung gestellt werden, auszugsweise zur Erstellung vn öffentlich zugänglichen Marktstudien zu verschiedenen Prduktbereichen der Agrar- und Ernährungswirtschaft zu nutzen. Diese werden vr allem im Auftrag des BMEL im Kntext vn Unternehmerreisen erstellt. Die GEFA Exprtservice GmbH (Lizenznehmer) erwirbt das Recht, die Daten auszugsweise für verschiedenartige Exprtprjekte zu nutzen. Die GEFA Exprtservice GmbH (Lizenznehmer) erwirbt das Recht, die Daten auszugsweise an Mitgliedsverbände des GEFA e.v. und / der direkt angeschlssene Exprteure weiterzugeben. Dies kann als Serviceleistung auf Anfrage geschehen, der aber zur knkreten Vrbereitung vn bestimmten Reisen bzw. Veranstaltungen. Die Mitgliedsrganisatinen des GEFA e.v. (Lizenznehmer) werden berechtigt, aufbereitete Handelsmarktdaten auszugsweise an ihre angeschlssenen Exprteure weiter zu geben. Alle Lizenznehmer verpflichten sich, die Handelsmarktdaten nicht eins zu eins öffentlich zur Verfügung zu stellen (z.b. als Dwnlad im Internet) und nicht per Serienrundschreiben, Newsletter etc. zu versenden, die nicht aktinsbezgen sind. 2.6 Leistungen und Pflichten der GEFA Die GEFA GmbH übernimmt flgende Leistungen und erfüllt flgende Pflichten: Die GEFA GmbH ist Zuwendungsnehmer gegenüber BMEL und BLE. Die GEFA GmbH ist der direkte Ansprechpartner für den Dienstleister und schließt mit ihm einen Dienstleistungsvertrag ab. Die GEFA GmbH stellt die Einhlung der De-minimis-Erklärungen der beteiligten Exprtrganisatinen (Lizenznehmer) sicher. Die GEFA GmbH stellt sicher, dass in die gesamte Business-Kmmunikatin mit den Exprtrganisatinen, in Veröffentlichungen auf ihrer Website, Pressemitteilungen etc. das Förderlg des BMEL in deutscher Versin eingesetzt wird. 2.7 Leistungen und Pflichten des Dienstleisters Der Dienstleister übernimmt flgende Leistungen und erfüllt flgende Pflichten: Internetbasierte Aufbereitung und Bereitstellung der Handelsmarktdaten Fd. Dabei sind die heute gängigen Funktinen sicherzustellen: GEFA Exprtservice GmbH Seite 7 vn 10

8 GEFA Exprtservice GmbH Kntakt: Catharina Friedrichs Telephne: Fax: Hmepage: Benutzerdefinierter Zugriff Strukturierte Navigatin Recherche- und Suchfunktinen Datenaufbereitung und -dwnlad in den gängigen MS Office-Frmaten, wie Wrd, Excel und PwerPint swie als Grafikfrmate (JPG) und als PDF. Administratin der Internetzugänge für alle Lizenznehmer Bereitstellung einer Service-Htline für Fachanfragen swie für Störungsfälle Bereitstellung eines verantwrtlichen Prjektmanagers 2.8 Rechtsgebiet Es gilt deutsches Recht. Als Gerichtsstand gilt Berlin. 3. Vrgaben zur Angebtsstruktur Das Angebt ist wie flgt zu strukturieren: Nachweis der grundsätzlichen Eignung, siehe Punkt 2.4 Erstellung eines Angebts für die Bereitstellung vn Handelsmarktdaten Fd, wie angegeben: Gliederung nach den aufgeführten qualitativen Bewertungskriterien, siehe dazu die beigefügte Bewertungsmatrix, in dieser unter Punkt 2. Gliederung nach den aufgeführten mnetären Bewertungskriterien, siehe dazu die beigefügte Bewertungsmatrix, in dieser unter Punkt 3. Qualitative Darstellung der Handelsmarktdaten mit flgenden Mindestangaben: Anzahl TOP-Retailer pr Land Bereitstellung für welche Anzahl Länder Beschreibung der knslidierten Datenbasis (gleichartige Kennziffern und Kriterien für alle Länder und Umrechnungsfunktin in die gängigsten internatinalen Währungseinheiten), Rhythmen der Datenaktualisierung Angaben zu Qualität und Aktualität der Kntakte (Chef- und Facheinkäufer) Art und Struktur vn Reprts, mindestens zu Ländern, Retailern, Trends etc. Art und Struktur der Bereitstellung vn News Art und Struktur der Retailerdaten (Gruppen- und Länderzugehörigkeiten, Länderverantwrtliche, Vertriebsschienen, Datenbasis) Bereitstellung vn Analysetls zur anwendergerechten Zusammenstellung aktuell benötigter Handelsmarktdaten Darstellung der Optinen zu gespeicherten Recherchen und Newsfunktinen Beschreibung der Bereitstellung einer Mediendatenbank (Bilder, Grafiken) zu Retailern, deren Vertriebsschienen, Märkten und Prdukten Darstellung der Individualisierbarkeit der Anwender spezifischen Internetplattfrm GEFA Exprtservice GmbH Seite 8 vn 10

9 GEFA Exprtservice GmbH Kntakt: Catharina Friedrichs Telephne: Fax: Hmepage: Bewertungsmatrix für die eingehenden Angebte Die kmplette Bewertungs-Matrix wird als Anlage beigefügt. Aus dieser sind die Bewertungs-Kriterien und deren Gewichtung erkennbar. Für die Bewertung der eingehenden Angebte werden drei zentrale Kriterien-Kmplexe vrgegeben: 1. Bewertung der grundsätzlichen Eignung des Dienstleisters: Diese wird mit ja der nein beurteilt. Eine Bewertung mit nein führt zum sfrtigen Ausschluss vn der weiteren Bewertung. 2. Bewertung der Qualität der angebtenen Daten: Dabei können maximal 80 Punkte erzielt werden. Smit geht dieser Kmplex mit ca. 60% in die Beurteilung des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses ein. 3. Bewertung der Ksten der vrgeschlagenen Lizenzeinkäufe. Dabei können maximal 50 Punkte erzielt werden. Smit geht dieser Kmplex mit ca. 40% in die Beurteilung des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses ein. Anmerkungen: zu 1.: Zum Nachweis der grundsätzlichen Eignung des Dienstleisters sind einzureichen: Angaben zur Rechtsfrm des Unternehmens, Kurzbeschreibung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens und Dauer der bisherigen Geschäftstätigkeit Geeigneter Nachweis aus dem hervrgeht, dass das Unternehmen grundsätzlich fachlich (Fachkunde) und rganisatrisch in der Lage ist, derartige Datenbereitstellung erflgreich anzubieten geeignete Referenzen zu 2: Hierbei geht es vr allem darum aufzuzeigen, in welcher Angebtsqualität, wie Vielfalt und Aktualität, die Daten zu wie vielen Handelspartnern weltweit knslidiert angebten werden. zu 3.: Vr dem Hintergrund der möglichen Lizenznehmer und Vertragszeiträume sind die Ksten anzugeben. Den Zuschlag sll der Dienstleister mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten. Ksten Das Angebt sll zwei alternative Szenarien unterstellen: Bereitstellung vn fünf Lizenzen für zwei Jahre (10/ /2020) und die Ksten für eine mögliche Vertragsverlängerung für weitere zwei Jahre (10/2020 bis 09/2022) Bereitstellung vn sechs Lizenzen für zwei Jahre (10/ /2020) und die Ksten für eine mögliche Vertragsverlängerung für weitere zwei Jahre (10/2020 bis 09/2022) GEFA Exprtservice GmbH Seite 9 vn 10

10 GEFA Exprtservice GmbH Kntakt: Catharina Friedrichs Telephne: Fax: Hmepage: Vergabeverfahren und Fristen Als Vertragszeitraum ist zunächst der Zeitraum vm bis zum vrzusehen. Danach ist bei grundsätzlicher Zufriedenheit der Lizenznehmer und bei nch erfrderlicher, einzuhlender Zustimmung des BMEL, eine Verlängerung um weitere zwei Jahre vm bis möglich. Die Frist für den Eingang der Angebte ist der 26. März Anlagen Knzept und Organisatinsstruktur der GEFA Bewertungs-Matrix zur Bewertung der eingegangenen Angebte mit grundsätzlicher Eignung GEFA Exprtservice GmbH Seite 10 vn 10