Anleitung zum Anlegen eines digitalen Entwicklungsplans. Sehr geehrte Damen und Herren,

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1 Anleitung zum Anlegen eines digitalen Entwicklungsplans Sehr geehrte Damen und Herren, Sie haben bereits die wichtigsten Przessschritte im INQA-Audit-Einstiegsprzess bewältigt. Nun geht es darum, die Ergebnisse zu sichern und alles für die Umsetzung der geplanten Maßnahmen vrzubereiten. Dazu dient der Entwicklungsplan (s. auch Kapitel des Handbuches). Darin planen Sie nun genau die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen: Was genau Sie erreichen wllen, wie Sie es erreichen wllen, welche Ressurcen Sie dafür benötigen und in welchem Zeitraum die Maßnahme umgesetzt werden sll. Im Self-Service-Mdul können Sie die geplanten Maßnahmen eingeben und gemeinsam mit Ihrem Przessbegleiter agil und vn zwei Seiten aus bearbeiten. Jederzeit haben Sie die Möglichkeit, den Entwicklungsplan als PDF einzusehen und auch zu nutzen. Dies sll Ihnen die Abstimmung im Betrieb erleichtern. Im Entwicklungsprzess dkumentieren Sie dann den Frtschritt der einzelnen Maßnahmen. Dazu erhalten Sie später ausführlichere Infrmatinen, wenn die Begleitgespräche mit Ihrem Przessbegleiter der Ihrer Przessbegleiterin anstehen. Hiermit erhalten Sie nun eine erste Kurzanleitung zu der Nutzung des Entwicklungsplanes. Darüber hinaus finden Sie in der Online-Ansicht auch immer wieder Hinweise in Frm eines Sprungmenüs, das Ihnen genau erklärt, was Sie an der Stelle tun können. Gern stehen Ihnen auch Ihr Przessbegleiter und das INQA-Audit Team für Rückfragen zur Verfügung. Viel Erflg! Beste Grüße Ihr INQA-Audit Team

2 Kurzanleitung zur Erstellung des digitalen Entwicklungsplans 1.Schritt: LOGIN Sie erreichen den Bearbeitungsbereich über flgenden Link: Damit befinden Sie sich in dem Backend unseres Auswertungstls Drt geben Sie bitte Ihr Passwrt und das Benutzerkennwrt, das Sie vrab per Mail erhalten haben. Beispiel: Benutzername: Passwrt: a9b8c7d6 Sie befinden sich nach erflgreichem Lgin auf der Startseite des Online-Entwicklungsplans. 2

3 ANSICHT STARTSEITE ENTWICKLUNGSPLAN Die Seite ist gegliedert in flgende Bereiche: Navigatin 1: Registerkarten: Durch Klicken der Registerkarte Maßnahmen bzw. Prjektgruppe wird der jeweilige Seiteninhalt aufgerufen. Hauptinhalt 2: Bx Alle Maßnahmen : In dieser Bx werden alle Daten und Funktinen zu den Maßnahmen Ihres Betriebs abgebildet. 3: Neue Maßnahme anlegen : Durch Klicken dieses Funktinslinks können neue Maßnahmen erstellt werden. 4: Maßnahmen pr Themenfeld: Alle bereits angelegten Maßnahmen werden nach INQA-Audit-Themenfelder strukturiert in einer Übersicht dargestellt. Seitenspalte 5: Sidebx Kntaktdaten : Hier werden Name und -Adresse des Przessbegleiters und Ihre Kntaktdaten angezeigt. 6: Sidebx Prjektmitglieder : Durch Klicken des Bxtitels wird die Sidebx aufgeklappt und dadurch alle darin enthaltenen Inhalte angezeigt. 7: Sidebx Przessdateien : Innerhalb dieser Bx wird der Link zum Generieren bzw. zum Dwnlad des Entwicklungsplan-PDFs angezeigt. Bis zum Abschluss des Einstiegsprzesses wird der Entwicklungsplan als Entwurf, danach als finale Versin erstellt. Das PDF kann für die interne Abstimmung genutzt werden. 3

4 Links in dieser Bx: Entwicklungsplan (Entwurf) (PDF) : Wurde der Entwicklungsplan bereits erstellt, kann durch Klicken dieses Links der Entwicklungsplan heruntergeladen werden. erstellen : Durch Klicken des erstellen -Links kann der Entwicklungsplan jederzeit neu erstellt bzw. aktualisiert werden. Dies ist immer dann ntwendig, wenn Sie neue Maßnahmen angelegt der an den vrhandenen gearbeitet haben. Als Basis werden dann immer die aktuellsten Daten herangezgen. 2. Schritt: Maßnahmen anlegen Um Maßnahmen anzulegen klicken Sie auf neue Maßnahme anlegen. Dann wird das Eingabefrmular für Maßnahmen geöffnet. Speichern vn Eingaben: Im bersten Teil des Eingabefrmulars finden Sie immer 3 Schaltflächen: Schließen: Schließt die Eingabemaske hne zu speichern. Speichern und schließen: Speichert die Eingaben und schließt die Eingabemaske. Speichern: Speichert die Eingaben und bleibt in der Eingabemaske. Jede neue Maßnahme der geänderte Daten zu einer Maßnahme müssen gespeichert werden, um in den Entwicklungsplan übernmmen zu werden. Es erscheinen drei Reiter: (1) Themen & Eckdaten, (2) Verantwrtlichkeit & Unterstützung, (3) Ziele, Aufgaben & nächste Schritte, (4) Zurdnung, die Sie der Reihe nach ausfüllen. 4

5 ANSICHT: MAßNAHMEN ANLEGEN (1) Registerkarte Thema & Eckdaten ausfüllen Titel der Maßnahme : Benennen Sie das Thema, an dem gearbeitet werden sll. Status : Zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand. Sie haben die Auswahl zwischen den Werten nch nicht begnnen (initial ausgewählt) in Bearbeitung umgesetzt abgebrchen Geplanter Beginn der Maßnahme : Legen Sie den Zeitpunkt fest, an dem die Aufgabe begnnen sein sll. Geplantes Ende der Maßnahme : Legen Sie den Zeitpunkt fest, an dem die Aufgabe erledigt sein sll. Prirität : Legen Sie fest, welche Prirität eine Aufgabe hat. Nützliche Kriterien dafür sind der Wirkungsgrad, die Ksten und der zeitliche Aufwand. Zur Auswahl stehen die Werte niedrig mittel hch 5

6 (2) Registerkarte Verantwrtlichkeit & Unterstützung ausfüllen Verantwrtlichkeit : Legen Sie die Persn(en) fest, die für die Aufgabe verantwrtlich ist/sind. Unterstützung : Legen Sie die Persn(en) fest, die bei der Aufgabe unterstützt/unterstützen. (3) Registerkarte Ziele, Aufgaben & nächste Schritte ausfüllen Was sll erreicht werden : Erläutern Sie den Zielzustand, der beim jeweiligen Thema und mit der vereinbarten Aktivität angegangen werden sll. Aufgaben : Beschreiben Sie die knkreten Aufgaben bei einem Thema. Nächste Schritte : Legen Sie den nächsten Schritt fest und/der geben Sie nähere Hinweise zur Aufgabe. (4) Registerkarte Zurdnung ausfüllen Zugerdnetes Unterthemenfeld : Jede Maßnahme muss einem der INQA-Handlungsfelder zugerdnet werden. Bitte wählen Sie ein passendes Feld aus. Bei Unsicherheit halten Sie bitte Rücksprache mit Ihrem Przessbegleiter. Speichern und schließen Sie die Eingabemaske. 6

7 MAßNAHMENÜBERSICHT Alle eingegebenen Maßnahmen werden auf der Startseite in der Bx Alle Maßnahmen angezeigt. 1: Anzahl der Maßnahmen: Zu Beginn der Übersicht wird die Gesamtanzahl aller eingegebenen Maßnahmen angezeigt. Jede Maßnahme muss einem der strategischen INQA-Themenfeldern zugerdnet sein. 2: Nicht zugerdnet : Wurde eine Maßnahme nch keinem der INQA-Themenfelder zugerdnet, erscheint sie im Bereich der nch nicht zugerdneten Maßnahmen (ranger Rahmen). Wurden bereits alle Maßnahmen einem Themenfeld zugerdnet, erscheint diese erste Liste nicht. 3: Themenfeld: Titel des jeweiligen Themenfeldes. Es gibt insgesamt 4 Themenfelder: Persnalführung, Chancengleichheit & Diversity, Gesundheit swie Wissen & Kmpetenz. 4: Unterthemenfeldes: Titel des Unterthemenfeldes. Jedes Themenfeld ist wiederum in mehrere Unterthemenfelder gegliedert. 5: Titel der Maßnahme: Ist verlinkt mit der Detailansicht der Maßnahme. 6: Status: Zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand der jeweiligen Maßnahme. 7: Geplanter Zeitraum: Zeigt an, in welchem Zeitraum die Maßnahme erledigt werden sll. 8: Anzahl Kmmentare: Zeigt die Anzahl der zur jeweiligen Maßnahme verfassten Kmmentare an (mehr Details zu Kmmentaren siehe Abschnitt 3.3.1). 7

8 3. Schritt: Kmmentare anlegen Bei Bedarf können Sie die Kmmentarfunktin des Tls nutzen. Kmmentare können Sie dazu verwenden, um sich Ntizen zur Umsetzung der zu Besnderheiten einer Maßnahme zu ntieren der um auf einfachem Wege dem Przessbegleiter Fragen der Anmerkungen mitzuteilen. Um einen neuen Kmmentar anzulegen klicken Sie den Link Neuen Kmmentar anlegen unterhalb der Maßnahmendetails. Dadurch wird die Eingabemaske für Kmmentare geöffnet. ANSICHT: EINGABEMASKE FÜR KOMMENTARE 1: Im bersten Teil des Eingabefrmulars finden sich wieder die 3 Speichern-/Schließen- Schaltflächen (s..). 2: Frmatierungsmöglichkeiten: Der Text bzw. Teile des Textes können wahlweise fett der als Liste dargestellt werden. 3: Kmmentar: Geben Sie hier Ihren Kmmentar ein. Wird der Kmmentar gespeichert, gelangt man autmatisch wieder in die Detailansicht der Maßnahme zurück. Gleichzeitig wird der Przessbegleiter per über den neuen Kmmentar infrmiert. Sllte der Przessbegleiter einen Kmmentar verfassen, werden Sie darüber ebenfalls per infrmiert. 8

9 4. Schritt: Prjektgruppe anlegen/pflegen Alle Prjektmitglieder, die in den Wrkshps und Begleitgesprächen mitarbeiten, müssen auch im Self-Service-Mdul eingepflegt werden. Diese Persnen müssen im weiteren Verlauf mit ihrer Unterschrift die Maßnahmen des Entwicklungsplans befürwrten.dazu wird die Registerkarte Prjektgruppe zur Verfügung gestellt. In der drt erscheinenden Bx werden alle eingetragenen Prjektmitglieder gelistet. Sfern die Liste nicht vllständig ist der sich Änderungen ergeben haben, können Sie diese bearbeiten. 1: Prjektgruppe : Durch Klicken der Registerkarte Prjektgruppe gelangt man in den Verwaltungsbereich der Prjektmitglieder. 2: Bx Prjektmitglieder : In dieser Bx werden alle Namen und Funktinen zur Prjektgruppe abgebildet. Im Kpf der Bx wird angezeigt, b Prjektmitglieder angelegt und bearbeitet werden können der nicht ( ffen zur Bearbeitung bzw. Bearbeitung nicht möglich ). 3: Name : Vr- und Nachname des Prjektmitglieds. 4: Funktin im Betrieb : Zeigt die Funktin des Prjektmitglieds innerhalb des Betriebs an. 5: Bearbeitungsmöglichkeiten: Prjektmitglied bearbeiten: Öffnet das Eingabefrmular des Prjektmitglieds. Prjektmitglieder srtieren nach unten verschieben. Prjektmitglieder srtieren nach ben verschieben. Prjektmitglied löschen: Löscht den Eintrag eines Prjektmitglieds. 6: Neues Prjektmitglied anlegen : Durch Klicken dieses Funktinslinks können neue Prjektmitglieder erstellt werden. Detailliertere Infrmatinen dazu siehe Abschnitt

10 5. Schritt: Entwicklungsplan unterschreiben Auf der letzten Seite des Entwicklungsplans (pdf-dkument in der Sidebx Przessdateien ) ist für alle am INQA-Audit Verfahren beteiligten Prjektgruppenmitglieder eine Unterschriftenzeile vrgesehen. Vr Abschluss des Einstiegsprzesses müssen alle Mitglieder der Prjektgruppe an dieser Stelle ihre Unterschrift setzen, um damit ihr Einverständnis zum Entwicklungsplan abzugeben. Wichtig: Bitte warten Sie auf ein Signal des Przessbegleiters, der nach erflgreicher Vrprüfung Ihren Entwicklungsplan freigibt. 10