In diesem Menü können Abfragen erstellt und ausgeführt werden. Weiters besteht die Möglichkeit statistische Daten abzufragen.

Transkript

1 1 Abfragen In diesem Menü können Abfragen erstellt und ausgeführt werden. Weiters besteht die Möglichkeit statistische Daten abzufragen. 1.1 Einfache Abfragen Bei den einfachen Abfragen können Abfragen basierend auf Textfeldern und Auswahlfeldern verwaltet werden. Die Abfrage wird durch Auswahl der gewünschten Tabellen und Parameter zusammengestellt. Das Ergebnis einer Abfrage kann in weiterer Flge exprtiert werden, als versendet werden der die Etiketten der Mitglieder geprüft werden. Um das Menü sehen zu können und um smit Einfache Abfragen ausführen zu können, benötigen Sie das Menürecht Abfragen: Einfache Abfragen (ABF_SMPL) Einfache Abfragen können mit dieser Rechte-Einstellung Abfragen auf die eigene Org, Abbildung Organisatin: Durch Auswahl der Organisatin können Sie sich die Abfragen dieser Organisatin anzeigen lassen. Die Organisatinsauswahl kann mit dem Menürecht Abfragen: Einfache Abfragen (ABF_SMPL) auf die eigene Organisatin eingeschränkt werden bzw. auf alle anderen Organisatinen erweitert werden. Abfrage: Name der Abfrage. In diesem Textfeld kann ein beliebiger Name eingegeben werden. Treffer: Auswahl der Treffer (Datensätze) pr Seite Organisatin Die Abfrage kann auf eine Organisatinseinheit eingeschränkt bzw. auf die ganze Organisatin erweitert werden. Rechte: Seite

2 Hier können Sie definieren b einfache Abfragen in den Subrganisatinen der zugewiesenen Organisatinen sicht- und ausführbar sind. Recht aktiviert: Ist das Recht aktiviert (grünes Häckchen) kann die Abfrage auch in den Subrganisatinen durchgeführt und angezeigt werden. Recht nicht aktiviert: Ist das Recht nicht aktiviert (rtes Kreuz) kann die Abfrage nur in der zugewiesenen Organisatin ausgeführt und angezeigt werden. Funktinen - Abfrage durchführen: Durch Anklicken des Symbls wird die Abfrage ausgeführt. Um Abfragen durchführen zu können, benötigen Sie das Funktinsrecht Abfragen: Einfache Abfragen ausführen (ABF_SMPL_EXEC). Das Durchführen kann auf die eigene Organisatin eingeschränkt werden bzw. auf alle anderen erweitert werden. Funktinen - Abfrage ändern: Durch Anklicken des Symbls Abfrage ändern. können Sie die Einstellungen bzw. den Namen der Um Abfragen ändern zu können, benötigen Sie das Funktinsrecht Einfache Abfragen ändern (ABF_SMPL_CHG) Funktinen - Abfrage kpieren: Durch Anklicken des Symbls können Sie die gewählte Abfrage kpieren. Bevr Sie die neue Abfrage speichern, müssen Sie nch einen neuen Namen vergeben. Um Abfragen kpieren zu können, benötigen Sie das Funktinsrecht Einfache Abfragen kpieren (ABF_SMPL_COPY) Funktinen - Abfrage löschen: Durch Anklicken des Symbls können Sie die gewählte Abfrage löschen. Um Abfragen löschen zu können, benötigen Sie das Funktinsrecht Einfache Abfragen löschen (ABF_SMPL_DEL) Funktinen -Terme: Durch Anklicken des Symbls gelangen Sie in den Abfrage-Bearbeitungsmdus. Um Terme bearbeiten zu können, benötigen Sie das Menü- und Funktinsrecht Einfache Abfragen Terme bearbeiten (ABF_TCHG) Hinzufügen: Hinzufügen einer neuen Abfrage Seite

3 Um Abfragen hinzufügen zu können, benötigen Sie das Funktinsrecht Einfache Abfragen neu anlegen (ABF_SMPL_NEU) Abfragen Term Im Bearbeitungsmdus kann eine neue Abfrage erstellt bzw. eine bestehende Abfrage geändert werden. Um die Gestaltung der Abfragen einfacher zu gestalten, werden Autjins verwendet. Autjins ermöglichen Ihnen Abfrageterme einfach zu gestalten. Dazu werden Tabellen miteinander autmatisch verknüpft. Die Tabelle Mitglieder ist mit den Tabellen Organisatinen, Sparten, Krps autmatisch verbunden. Die Tabellen Funktinen, Hbbies, Auszeichnungen, Publikatinen, Sprachen, Rllen, Pstleitzahlen und Adressen sind mit der Tabelle Mitglieder verbunden. Die Tabelle Adressen sind mit den Tabellen Mitglieder, Organisatinen, Adressarten, Pstleitzahlen und Staaten verbunden. Die Tabellen Organisatinen sind mit den Tabellen Organisatinstypen und Adressen verbunden. Es ist smit möglich Abfragen zu gestalten die im Auswahlergebnis Infrmatinen aus beiden der mehreren verknüpften Tabellen anzeigen hne selbst die Tabellen mit den jeweiligen ID's zu verbinden. Im unten angeführten Beispiel sehen Sie wie Mitglieder und Organisatinen verknüpft werden, hne die Tabellen über ID's miteinander zu verbinden. Sie können smit beispielsweise den Mitgliedernamen inklusive des Organisatinsnamen in dem das Mitglied sich befindet anzeigen. Abbildung Abbildung Seite

4 Organisatin: Auswahl der Organisatin in der sich eine mögliche Abfrage befindet Abfrage: Auswahl der gewünschten Abfrage Verknüpfung: Lgische Verknüpfung der Abfragezeilen. Flgende Verknüpfungen werden angebten: AND OR AND NOT OR NOT KL Klammer auf: Öffnen der Klammer Tabelle: Auswahl der gewünschten Tabelle. Spalte: Auswahl der gewünschten Spalte einer Tabelle. Operatr: Flgende Operatren werden angebten: Vergleichswert: Angabe des Vergleichswertes KL Klammer zu: Schließen der Klammer Ändern: Ändern eines bestehenden Terms Löschen: Löschen eines bestehenden Terms Hinzufügen: Hinzufügen eines neuen Terms Felder einer Tabelle fixieren: Seite

5 Abbildung Eine Abfrage kann erst dann ausgeführt werden, wenn die Felder für die Ergebnis-Anzeige fixiert wrden sind. Srtierreihenflge: Das Abfrage-Ergebnis kann srtiert werden. Hier können Sie einstellen nach welchem Kriterium das Ergebnis srtiert werden sll. Abbildung Ausführen: Um eine Abfrage zu starten, muss der Ausführen -Buttn angeklickt werden. Ergebnis Exprtieren: Das Ergebnis kann exprtiert werden. Um die Abfrage exprtieren zu können, benötigen Sie das Menürecht Abfragen exprtieren (alle Datensätze) (ABF_EXP_A) der Abfragen exprtieren (angezeigte Datensätze) (ABF_EXP_G) 1.2 SQL-Abfragen Im Gegensatz zu den einfachen Abfragen kann bei den SQL-Abfragen direkt ein Query eingegeben werden. Die Eingabe ist auf SELECT-Statements reduziert. Um das Menü sehen zu können und um smit SQL Abfragen ausführen zu können, benötigen Sie das Menürecht SQL Abfragen Allgemein (ABF_SQL) SQL-Abfragen anlegen: Um eine Abfrage zu erstellen müssen Sie zuerst den Namen der Abfrage und dann den Abfrageterm in SQL Statements festlegen. Seite

6 Abbildung Abfrage: Name der Abfrage. Name der Abfrage. In diesem Textfeld kann ein beliebiger Name eingegeben werden. Funktinen - Abfrage durchführen: Durch Anklicken des Symbls wird die Abfrage ausgeführt. Um Abfragen durchführen zu können, benötigen Sie das Funktinsrecht SQL Abfragen ausführen (ABF_SQL_EXEC). Das Durchführen kann auf die eigene Organisatin eingeschränkt werden bzw. auf alle anderen erweitert werden. Funktinen - Abfrage ändern: Durch Anklicken des Symbls Abfrage ändern. können Sie die Einstellungen bzw. den Namen der Um Abfragen ändern zu können, benötigen Sie das Funktinsrecht SQL Abfragen ändern (ABF_SQL_CHG) Funktinen - Abfrage löschen: Durch Anklicken des Symbls können Sie die gewählte Abfrage löschen. Um Abfragen löschen zu können, benötigen Sie das Funktinsrecht SQL Abfragen löschen (ABF_SQL_DEL) Hinzufügen: Hinzufügen einer neuen Abfrage Um Abfragen hinzufügen zu können, benötigen Sie das Funktinsrecht SQL Abfragen neu anlegen (ABF_SQL_NEU) Statement: Durch Anklicken des Symbls Statement bearbeiten gelangen Sie in den Bearbeitungsmdus der SQL-Abfrage. Um ein Statement bearbeiten zu können, benötigen Sie das Menü- und Funktinsrecht SQL Abfragen Statement bearbeiten (ABF_SQL_SCHG) SQL-Statement Eingabemaske für das SQL-Statement. Es sind nur SELECT-Statements zulässig Seite

7 Abbildung Tabelle/Spalte: Mit Hilfe der Auswahl-Listen können Sie die wichtigsten Tabellen und Spalten einsehen und Ihr SQL-Statement einfach definieren. Durch das Selektieren einer Spalte können Sie diese Spalte am Textende zu ihrem SQL Statement hinzufügen. Textfeld SQL-Statement: Hier wird das SQL-Statement eingegeben. Speichern: Speichern des Statements Ausführen: Ausführen des Statements 1.3 Abfrage-Ergebnis für Einfache- und SQL-Abfragen Das Abfrage-Ergebnis vn der Einfachen- und vn der SQL-Abfrage wird in Listenfrm dargestellt. Die Anzeige der Datensätze hängt vn den allgemeinen Einstellungen der Abfrage ab. Das Ergebnis kann in eine CSV-Datei exprtiert werden. Die Anzeige ist abhängig vn den eingestellten Ressurcen- und Funktinsrechten. Seite

8 Abbildung Sie können das Suchergebnis in den versand der in die Etikettenprüfung übernehmen. 1.4 Einfache- und SQL-Abfragen exprtieren Das Ergebnis einer Abfrage kann exprtiert werden. Das Exprtfile (CSV-Datei) kann dann lkal gespeichert und weiterverarbeitet werden Um die Abfrage exprtieren zu können, benötigen Sie das Menürecht Abfragen exprtieren (alle Datensätze) (ABF_EXP_A) der Abfragen exprtieren (angezeigte Datensätze) (ABF_EXP_G) 1.5 Datenschutzabfrage Siehe Mitglieder/Datenschutzabfrage Punkt Geburtstage Hier können Sie Mitglieder-Geburtstage abfragen. Definieren Sie die Parameter für die Organisatin und den Zeitraum für die Geburtstage, um die Abfrage zu starten. Sie haben die Möglichkeit das Ergebnis zu exprtieren der auch gleich in ein Mail Template umzuleiten. Seite

9 Abbildung Organisatin: Durch die Auswahl der Organisatin können Sie die Abfrage auf eine gewünschte Organisatin einschränken. Um eine Geburtstagsabfrage durchführen zu können, benötigen Sie das Menürecht Mitglieder Geburtstage (ABF_VDF_GEB). Sie können die Abfrage auf die eigene Organisatin einschränken bzw. auf alle anderen erweitern. Checkbx inkl. Subrganisatin: Durch das Aktivieren der Checkbx wird die Subrganisatin bei der Abfrage berücksichtigt. Checkbx Exprtfile generieren: Durch das Aktivieren der Checkbx wird beim Ausführen der Abfrage ein Exprtfile generiert. Dieses File kann dann geöffnet der gespeichert werden. Zeitraum vn: Eingabe eines Datums Zeitraum bis: Eingabe eines Datums Ausführen: Ausführen der Abfrage 1.7 Jubilarabfrage Hier können Sie Jubilare abfragen. Definieren Sie die Parameter für die Organisatin, das gewünschte Jubiläum und den Zeitraum, um die Abfrage zu starten. Sie haben die Möglichkeit das Ergebnis zu exprtieren der auch gleich in ein Mail Template umzuleiten. Seite

10 Abbildung Organisatin: Durch die Auswahl der Organisatin können Sie die Jubilar-Abfrage auf eine gewünschte Organisatin einschränken. Um eine Geburtstagsabfrage durchführen zu können, benötigen Sie das Menürecht Jubilare abfragen (ABF_VDF_JUB). Sie können die Abfrage auf die eigene Organisatin einschränken bzw. auf alle anderen erweitern. Checkbx inkl. Subrganisatin: Durch das Aktivieren der Checkbx wird die Subrganisatin bei der Abfrage berücksichtigt. Checkbx Exprtfile generieren: Durch das Aktivieren der Checkbx wird beim Ausführen der Abfrage ein Exprtfile generiert. Dieses File kann dann geöffnet der gespeichert werden. Jubiläum: Angabe der Jahre. Zeitraum vn: Eingabe eines Datums Zeitraum bis: Eingabe eines Datums Ausführen: Ausführen der Abfrage 1.8 Geburtstags- und Jubilar-Abfrage Ergebnis Das Ergebnis wird in Listenfrm dargestellt. Das Abfrageergebnis kann in den versand der in die Etikettenprüfung übernmmen werden. Abbildung Seite

11 1.9 Geburtstags- und Jubilar-Abfragen Exprtieren Das Ergebnis einer Abfrage kann exprtiert werden. Das Exprtfile eine CSV-Datei - kann dann lkal gespeichert und weiterverarbeitet werden Treasurer Die IPA Österreich stellt diesen Zugang zu den Vereinsdaten der Sektin Österreich für den Internatinal Treasurer zur Verfügung. Die Verwendung der Daten zu anderen als in den Statuten der Sektin Österreich der in den internatinalen Statuten genannten Zwecken ist verbten. Mit dieser Seite sll dem Internatinal Treasurer der jeweils aktuelle Mitgliederstand der Sektin Österreich transparent gemacht werden. Um eine Abfrage durchführen zu können, benötigen Sie das Menürecht Internatinal Treasurer ausführen (ABF_VDF_IT) Abbildung Tipp: Die Mitgliedstypen, die angezeigt werden sllen, werden in den Stammdaten (siehe Punkt 4.8) eingestellt. Sektinen: Auswahl der Sektin Zeitpunkt: Checkbx Exprtfile generieren: Durch das Aktivieren der Checkbx wird beim Ausführen der Abfrage ein Exprtfile generiert. Dieses File kann dann geöffnet der gespeichert werden. GO-Buttn: Starten der Abfrage Seite

12 1.11 Allgemeine Statistik Hier haben Sie die Möglichkeit eine allgemeine Statistik über die Mitgliederverteilung, bezgen auf die Organisatinen abzufragen. Um eine Allgemeine Statistik ausführen zu können, benötigen Sie das Menürecht Allgemein (STAT_ALLG) Abbildung Organisatin: Hier wählen Sie die gewünschte Organisatinseinheit aus vn der Sie die Mitgliederverteilung sehen wllen. Sie können die Auswahl der Organisatin auf die eigene Organisatin einschränken bzw. auf alle anderen erweitern. Die Einstellung erflgt über das Recht Allgemein (STAT_ALLG) Checkbx inkl. Subrganisatin: Durch das Aktivieren der Checkbx wird die Subrganisatin bei der Statistik berücksichtigt. Checkbx Exprtfile generieren: Durch das Aktivieren der Checkbx wird beim Ausführen der Statistik ein Exprtfile generiert. Dieses File kann dann geöffnet der gespeichert werden. GO-Buttn: Anzeige der Statistik Anzeige Ergebnis Das Ergebnis gibt Auskunft über die Mitgliederverteilung pr Organisatin. Das Ergebnis wird grafisch in Frm eines Balkendiagramms angezeigt. Als Werte werden die Abslutund Przentzahlen angezeigt. Die flgende Grafik zeigt die Verteilung der Mitglieder in der Landesgruppe Niederösterreich: Seite

13 Abbildung Detail Statistik Die Detail-Statistik bietet eine breitere Auswahl an Statistiken an. Genau wie bei der allgemeine Statistik können die Ergebnisse exprtiert werden. Um eine Detail Statistik ausführen zu können, benötigen Sie das Menürecht Detail (STAT_DETAIL) Abbildung Organisatin: Hier wählen Sie die gewünschte Organisatinseinheit aus vn der Sie die Verteilung sehen wllen. Sie können die Auswahl der Organisatin auf die eigene Organisatin einschränken bzw. auf alle anderen erweitern. Die Einstellung erflgt über das Recht Detail (STAT_DETAIL) Checkbx inkl. Subrganisatin: Durch das Aktivieren der Checkbx wird die Subrganisatin bei der Statistik berücksichtigt. Seite

14 Checkbx Exprtfile generieren: Durch das Aktivieren der Checkbx wird beim Ausführen der Statistik ein Exprtfile generiert. Dieses File kann dann geöffnet der gespeichert werden. Auswahl: Bei der Auswahl werden flgende Felder für eine Statistik angebten: Adressarten Beitragsminderungsgründe Funktinen (nur aktive) Hbbies Krps Mitgliedstypen Publikatinen Sparten Sprachen GO-Buttn: Anzeige der Statistik Anzeige Ergebnis Das Ergebnis gibt Auskunft über die Verteilung pr eingestellte Auswahl (siehe Auswahl). Das Ergebnis wird grafisch in Frm eines Balkendiagramms angezeigt. Als Werte werden die Abslut- und Przentzahlen angezeigt. Die flgende Grafik zeigt die Verteilung der Krps in der Landesgruppe Niederösterreich: Abbildung Mitgliedsentwicklung Hier können Sie alle relevanten Statistiken für Mitgliedentwicklung mnats-, quartalsder Jahresweise abfragen. Um die Statistik für die Mitgliedsentwicklung ausführen zu können, benötigen Sie das Menürecht Entwicklung (STAT_ENTW) Seite

15 Abbildung Organisatin: Hier wählen Sie die gewünschte Organisatinseinheit aus vn der Sie die Mitgliederentwicklung sehen wllen. Sie können die Auswahl der Organisatin auf die eigene Organisatin einschränken bzw. auf alle anderen erweitern. Die Einstellung erflgt über das Recht Entwicklung (STAT_ENTW) Checkbx inkl. Subrganisatin: Durch das Aktivieren der Checkbx wird die Subrganisatin bei der Statistik berücksichtigt. Checkbx Exprtfile generieren: Durch das Aktivieren der Checkbx wird beim Ausführen der Statistik ein Exprtfile generiert. Dieses File kann dann geöffnet der gespeichert werden. Zeitraum: Bitte beachten Sie, dass flgende Angaben in den Frmaten Jahr (YYYY), Quartal (Qx- YYYY) der Mnat (MM-YYYY) möglich sind. Sie haben damit die Möglichkeit beispielsweise eine Abfrage vn 2000 bis 2004, Q bis Q der bis durchzuführen, und die Ergebnisse jahres-, quartals- der mnatsweise darzustellen. Tipp: Der Zeitraum bezieht sich auf das Eintrittsdatum der Mitglieder Anzeige Ergebnis Das Ergebnis gibt Auskunft über die Mitgliederentwicklung für den gewählten Zeitraum. Das Ergebnis wird grafisch in Frm eines Balkendiagramms angezeigt. Als Werte werden die Abslutzahlen angezeigt. Die flgende Grafik zeigt die Mitgliedsentwicklung der Landesgruppe Niederösterreich vn 1990 bis 2005: Seite

16 Abbildung Statistiken Exprtieren und Drucken Die Statistiken können exprtiert und gedruckt werden. Das Exprtfile eine CSV-Datei - kann dann lkal gespeichert und weiterverarbeitet werden. Abbildung Seite