Auftragsbedingungen. zur Datenverarbeitung und -nutzung zum Zweck der Abrechnung im Rahmen des IV-Vertrages Hallo Baby durch die spectrumk GmbH

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1 Auftragsbedingungen zur Datenverarbeitung und -nutzung zum Zweck der Abrechnung im Rahmen des IV- durch die spectrumk GmbH bei Beauftragung der spectrumk GmbH nachfolgend spectrumk genannt durch teilnehmende Frauenärzte nachfolgend Frauenarzt genannt gemeinsam Einzelvertragspartner genannt

2 Grundlagen Gemäß 295 Abs. 1b SGB V haben Ärzte, welche ohne Beteiligung der Kassenärztlichen Vereinigungen Verträge zur integrierten Versorgung abgeschlossen haben bzw. an derartigen Verträgen teilnehmen, die erforderlichen Abrechnungs-, Leistungs- und Diagnosedaten in elektronischer Form an die Krankenkassen zu übermitteln. Hierzu können die Ärzte die spectrumk GmbH, Spittelmarkt 12, Berlin nachfolgend spectrumk gemäß 295a SGB V als Abrechnungsstelle beauftragen. Die spectrumk ist ein Dienstleistungsunternehmen, welches die zur Umsetzung von Selektivverträgen erforderlichen Dienstleistungen anbietet. Zweck der Beauftragung ist die Sicherstellung der datenschutzkonformen Umsetzung der Abrechnung von Leistungen, die im Rahmen des IV- von den teilnehmenden Frauenärzten erbracht werden, unter Beachtung der Vorgaben aus 80 SGB X. Mit der schriftlichen Beauftragung der spectrumk GmbH stimmen die Frauenärzte den nachfolgenden Auftragsbedingungen für die Datenverarbeitung und nutzung zum Zweck der Abrechnung im Rahmen des IV- zu. 1 Gegenstand der Beauftragung durch die Frauenärzte 1) spectrumk bietet die Abrechnung von Leistungen der teilnehmenden Frauenärzte auf der Grundlage des IV- an. Die Abrechnung erfolgt wie folgt: 1. Umwandlung der eingereichten Papierabrechnungen des Frauenarztes in elektronische Datensätze gemäß den Vorgaben des 295 Abs. 1b SGB V. Für die Umsetzung des elektronischen Datenträgeraustausches gemäß 295 Abs. 1b SGB V gelten die Richtlinien des GKV-Spitzenverbandes sowie die entsprechenden Technischen Anlagen in der jeweils aktuellen Fassung. 2. Erstellung und Versand der Abrechnungsdatei. a. die Erstellung der Quartalsabrechnung (Abrechnungsdatei). b. die Prüfung der Abrechnungsdaten erfolgt gemäß 4 (Kernleistungen) des Dienstleistungsvertrages zwischen der jeweiligen Vertragsarbeitsgemeinschaft, welche als regional zuständiger Vertragspartner des IV- fungiert und spectrumk und ist nicht Gegenstand dieser Auftragsleistung durch den Berufsverband. c. die Übermittlung der Abrechnungsdaten gemäß 295 Abs. 1b SGB V erfolgt an die entsprechende von den Betriebskrankenkassen benannte Datenannahmestelle. 3. Erstellung und Versand der arztbezogenen Abrechnungsnachweise an die teilnehmenden Frauenärzte auf Basis der erstellten Quartalsabrechnung Seite 2 von 11

3 Eine ausführliche Beschreibung der Leistungen der spectrumk enthält Anhang A, der Gegenstand dieser Auftragsbedingungen und auch des Auftragsverhältnisses zwischen dem Frauenarzt und spectrumk ist. 2) Die Beauftragung von spectrumk durch den Frauenarzt umfasst ausschließlich die Erhebung, Nutzung und Verarbeitung der Abrechnungsdaten nach dem IV- Vertrag Hallo Baby. Sie erlischt mit Ablauf der in 6 dieser Auftragsbedingungenvorgesehenen Speicher- und Sperrfristen für die Abrechnungsdaten nach Kündigung des IV-. 2 Beauftragung von spectrumk durch die Frauenärzte 1) Auftraggeber von spectrumk sind die an dem IV-Vertrag Hallo Baby teilnehmenden Frauenärzte. Die Beauftragung von spectrumk erfolgt schriftlich durch den jeweiligen Frauenarzt unter Einbeziehung sämtlicher Vorgaben dieses Auftragsbedingungen. Mit der Beauftragung erkennen die betreffenden Frauenärzte die in diesen Auftragsbedingungen festgelegten Vorgaben und Regelung an. 2) Die Beauftragung erfolgt durch postalische Versendung des durch den jeweiligen Frauenarzt unterzeichneten Auftragsformulars an spectrumk und wird mit dem Tag des Posteingangs wirksam. Das Auftragsformular ist an folgende Postanschrift zu senden: spectrumk GmbH Spittelmarkt 12, Berlin 3 Art, Zweck und Umfang einzelner Erhebungs-, Verarbeitungs- und Nutzungsvorgänge 1) Zweck der Auftragsdatenverarbeitung durch die spectrumk ist die Erstellung einer Abrechnungsdatei auf Grundlage der eingereichten Papierabrechnungen der Frauenärzte für die Erstellung einer Quartalsabrechnung im Rahmen des IV- für die teilnehmenden Frauenärzte; weitere Einzelheiten regelt Anhang A. 2) Zur Durchführung dieses Auftrags erfolgt, wie im Folgenden näher erläutert, eine Datenerhebung. spectrumk erhält durch den Frauenarzt Papierabrechnungen im Original per Post übermittelt. 3) spectrumk ist berechtigt, im Rahmen der Prüfung der Abrechnungsdaten auf inhaltliche und formale Korrektheit gemäß dem IV-Vertrag Hallo Baby, die an dem IV-Vertrag Hallo Baby teilnehmenden Frauenärzte im Falle inhaltlich oder formal fehlerhafter Abrechnungsdaten entsprechend zu informieren. 4) spectrumk erstellt auf der Grundlage des IV- die vertragsspezifische Quartalsabrechnung für die beauftragenden Frauenärzte. Als Ergebnis der Abrechnung erhalten die Betriebskrankenkassen auf einem verschlüsselten Übertragungsweg eine Abrechnungsdatei. Die Datenübermittlung von spectrumk Seite 3 von 11

4 an die Betriebskrankenkassen erfolgt nach den in den Richtlinien des GKV- Spitzenverbandes (Spitzenverband Bund der Krankenkassen) K.d.Ö.R. Berlin, zur Umsetzung des Datenaustauschs nach 295 Abs. 1b SGB V und in deren Anlagen festgelegten Verfahren. Der Übertragungsweg entspricht den Regelungen der Technischen Anlage für die Integrierte Versorgung/Hausarztzentrierte Versorgung / Besondere ambulante ärztliche Versorgung ( 73 b, 73 c und 140a ff. SGB V). 4 Technische und organisatorische Maßnahmen Zur Erfüllung der Pflichten aus 78 a SGB X i.v.m. der Anlage zu 9 BDSG (Pflicht zu technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit) seitens spectrumk gelten die im Anhang B aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung von Datenschutz und zur Datensicherheit. 5 Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten 1) spectrumk hat die Abrechnungsdaten (Papierrechnungen, physische Datenträger, elektronische Dateien und Datenbanken in ihren Datenverarbeitungssystemen), die sich im Zusammenhang mit der vertraglichen Erfüllung des Auftrags in ihrem Besitz befinden, nach Abschluss der vollständigen Abrechnung zu sperren. Sofern binnen 3 Jahren keine sachlich rechnerische Berichtigung der Leistungen gemäß 3 i. V. mit Anlage 6 des IV- geltend gemacht wird, sind die unter 2 dieses Vertrages genannten Abrechnungsdaten nach Ablauf von 36 Monaten nach Zugang der BKK-Abrechnung gemäß 3 der Anlage 3 des IV- zu löschen bzw. physisch zu vernichten oder die spectrumk überlassenen Datenträger an den Frauenarzt zurückzugeben. Sofern seitens des Frauenarztes ein Berichtigungsverfahren geltend gemacht wird, sind die betreffenden Daten bzw. Datenbestände nach dessen Abschluss zu löschen bzw. physisch zu vernichten oder die spectrumk überlassenen Datenträger an den Frauenarzt zurückzugeben. 2) Die Löschung bzw. Vernichtung hat spectrumk in geeigneter Weise zu protokollieren; das Verfahren ist schriftlich festzulegen und auf Verlangen des Frauenarztes vorzuzeigen. Seite 4 von 11

5 6 Pflichten von spectrumk und Kontrollen 1) spectrumk verarbeitet und nutzt die für die Erfüllung dieses Auftrags erforderlichen Daten nach Maßgabe des IV- und in Übereinstimmung mit der ärztlichen Schweigepflicht nach den strafrechtlichen Bestimmungen und der Berufsordnung der Ärzte, den Vorgaben des Zehnten Kapitels des Sozialgesetzbuches Fünftes Buch (SGB V), insbesondere des 295 Abs. 1b SGB V, sowie 80 Sozialgesetzbuch Zehntes Buch (SGB X) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). 2) spectrumk verpflichtet sich, die ihr im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung bekannt gewordenen personenbezogenen Daten der beauftragenden Frauenärzte geheim zu halten und alle in 5 und 7 dieses Auftrags vereinbarten Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Hinsichtlich der Pflichten von spectrumk aus 78 a SGB X i.v.m. der Anlage zu 9 BDSG (Pflicht zu technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit) gelten die im Anhang B aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung von Datenschutz und zur Datensicherheit. 3) spectrumk setzt für die auftragsgemäße Verarbeitung personenbezogener Daten nur Personal ein, das 1. auf das Datengeheimnis nach 5 BDSG verpflichtet wurde, 2. über die Regelungen der Datenschutzgesetze sowie sonstigen datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere 67 ff. SGB X, angemessen und der Aufgabensituation entsprechend belehrt und geschult wurde und 3. über genügend Sachkunde für die ordnungsgemäße Abwicklung der Aufgaben verfügt. Der Datenschutzbeauftragte von spectrumk überwacht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften. spectrumk und die dortigen Beschäftigten haben auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit bei spectrumk das Sozialgeheimnis zu wahren. 4) spectrumk verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach den Weisungen des Frauenarztes. spectrumk verwendet die zur Datenverarbeitung überlassenen Daten nicht für andere Zwecke und bewahrt die Daten innerhalb dieser Frist unter Verschluss bzw. unter Einsatz entsprechender technischer Mittel vor unbefugtem Zugriff gesichert auf. 5) Anfallendes Test- und Ausschussmaterial wird von spectrumk unter Verschluss gehalten, bis es entweder von spectrumk datenschutzgerecht vernichtet oder dem Frauenarzt übergeben wird. Nicht mehr benötigte Unterlagen mit personenbezogenen Daten dürfen erst nach Weisung durch den Frauenarzt datenschutzgerecht vernichtet werden. Entsprechende Löschprotokolle sind dem Frauenarzt auf Verlangen auszuhändigen. 6) Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Privatwohnungen sowie eine Verarbeitung auf privater Hard- und Software ist generell unzulässig. Seite 5 von 11

6 7) spectrumk unterrichtet den Frauenarzt unverzüglich darüber, wenn eine von diesem erteilte Weisung ihrer Meinung nach gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. spectrumk ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis der Frauenarzt eine Entscheidung darüber getroffen hat. 8) Verlangt ein Dritter die Herausgabe bzw. Bekanntgabe von Daten, die im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, leitet spectrumk das diesbezügliche Begehren an den Frauenarzt weiter. 9) spectrumk verpflichtet sich, keine Kopien der Datenbestände bzw. Datenbanken zu erstellen. Mit Zustimmung des Frauenarztes können im Einzelfall für Testzwecke Kopien erstellt werden. 10) Datenschutzbeauftragter von spectrumk ist: Datenschutzbeauftragter Gunnar Stark Spittelmarkt Berlin Tel Fax ) Bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung eines Datenschutzbeauftragten ist dem Frauenarzt unverzüglich schriftlich der Nachfolger bzw. der Vertreter mitzuteilen. 7 Unterauftragsverhältnisse Der Einsatz von Unterauftragnehmern im Rahmen des Auftragsverhältnisses ist nicht zulässig. Seite 6 von 11

7 8 Pflichten des Frauenarztes 1) Der Frauenarzt ist die verantwortliche Stelle im Sinne von 3 Abs. 7 BDSG für jede von spectrumk im Rahmen der Beauftragung vorgenommene Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung. Für die Beurteilung der Zulässigkeit der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten sowie für die Wahrung der Rechte der Betroffenen (am IV-Vertrag Hallo Baby teilnehmende Versicherte) ist allein der Frauenarzt verantwortlich. Für die Führung eines Verfahrensverzeichnisses ist ebenfalls allein der Frauenarzt zuständig. Auch für die Beurteilung der Einhaltung sonstiger gesetzlicher Datenschutzvorschriften ist allein der Frauenarzt verantwortlich. Er wird bei diesen Aufgaben auf Verlangen von spectrumk unterstützt. 2) Der Frauenarzt erteilt alle Aufträge oder Teilaufträge schriftlich. 9 Kontrollrechte des Frauenarztes und entsprechende Duldungsund Mitwirkungspflichten von spectrumk 1) Der Frauenarzt ist gemäß 80 Abs. 2 Satz 4 SGB X zur Durchführung von Kontrollen (vor Beginn der Verarbeitung und sodann regelmäßig) berechtigt; Näheres regeln die 5 und 7 dieses Auftrages sowie die im Anhang B aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung von Datenschutz und zur Datensicherheit. 2) Der Frauenarzt informiert spectrumk unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse feststellt. 3) Der Frauenarzt ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen von spectrumk vertraulich zu behandeln. 4) Soweit es im Rahmen des Auftrags für die Überwachung des Datenschutzes erforderlich ist, dürfen der Frauenarzt und die zuständige Aufsichtsbehörde nach 295 Abs. 1b S. 4 SGB V und 38 Abs. 6 BDSG jederzeit gemäß 80 Abs. 2 S. 4 und 38 Abs. 3 und Abs. 5 BDSG 1. Auskünfte bei spectrumk einholen, 2. während der Betriebs- und Geschäftszeiten die Grundstücke oder Geschäftsräume von spectrumk betreten und dort Besichtigungen und Prüfungen vornehmen, 3. geschäftliche Unterlagen sowie die gespeicherten Daten und Datenverarbeitungsprogramme einsehen. Seite 7 von 11

8 10 Mitzuteilende Verstöße spectrumk unterrichtet den Frauenarzt umgehend bei Prüfungen durch die Datenschutzaufsichtsbehörde, schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufes, bei Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder anderen Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der Daten des Berufsverbandes sowie im Falle einer unrechtmäßigen Kenntniserlangung von Sozialdaten nach 83a SGB X. 11 Umfang der Weisungsbefugnisse Der Frauenarzt ist gemäß 80 Abs. 2 Satz 3 SGB X verpflichtet und berechtigt, Weisungen - insbesondere zur Ergänzung der bei spectrumk vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach 3 dieses Auftrags - zu erteilen, wenn ihm dies im Einzelfall erforderlich erscheint. Die Weisungen sind schriftlich zu erteilen; spectrumk ist zur Umsetzung der Weisungen verpflichtet. Sofortmaßnahmen können mündlich erteilt werden und bedürfen im Nachgang der schriftlichen Bestätigung. 12 Rückgabe und Löschung gespeicherter Daten bei Beendigung des Gesamtauftragsverhältnisses 1) spectrumk hat alle Daten bzw. Datenbestände (physische Datenträger, elektronische Dateien und Datenbanken in ihren Datenverarbeitungssystemen), die sich im Zusammenhang mit der vertraglichen Erfüllung des Auftrags in ihrem Besitz befinden, nach Auftragsende zu löschen bzw. physisch zu vernichten oder die überlassenen Datenträger an den Frauenarzt zurückzugeben. Die Löschung bzw. Vernichtung hat spectrumk in geeigneter Weise zu protokollieren das Verfahren ist schriftlich festzulegen und auf Verlangen des Frauenarztes vorzuzeigen. spectrumk hat alle Daten nach Auftragsende und Ablauf der in 4 vorgesehenen Speicher- und Sperrfristen zu löschen. 2) spectrumk hat jederzeit und unabhängig von der Auftragsbeendigung auf Anforderung des Frauenarztes Abrechnungsdaten im Sinne 2 Absatz 2 dieses Vertrages an diesen herauszugeben. 13 Haftung 1) Die Ansprüche auf Schadensersatz oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen richten sich nach dieser Regelung. 2) Für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen Pflichtverletzung der Einzelvertragspartner oder einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen der Einzelvertragspartner beruhen, haften diese unbeschränkt. Seite 8 von 11

9 3) Bei den übrigen Haftungsansprüchen haften die Einzelvertragspartner nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit auch ihrer gesetzlichen Vertreter und leitenden Angestellten. Die Einzelvertragspartner haften für das Verschulden sonstiger Erfüllungsgehilfen nur im Umfang der Haftung für leichte Fahrlässigkeit nach Absatz 4. 4) Für leichte Fahrlässigkeit haften die Einzelvertragspartner nur, sofern eine Pflicht verletzt wird, deren Einhaltung für die Erreichung des Vertragszwecks von besonderer Bedeutung ist (Kardinalspflicht). In Fällen einer leicht fahrlässigen Verletzung einer wesentlichen Pflicht ist die Haftung der Höhe nach beschränkt auf den bei vergleichbaren Aufträgen dieser Art typischen Schaden, der bei Beauftragung oder spätestens bei der Begehung der Pflichtverletzung vorhersehbar war. In diesem Fall haften die Einzelvertragspartner nicht für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Mangelfolgeschäden und Ansprüche Dritter. 5) Hat der Frauenarzt gegenüber einem Dritten für einen Schaden gemäß 82 SGB X zu haften, der durch eine unzulässige oder unrichtige Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten durch spectrumk entstanden ist, so steht ihm gegen spectrumk ein Anspruch auf Freistellung von diesem Anspruch zu. 14 Vergütung 1) spectrumk zieht 1,- brutto pro verarbeiteter Papierrechnung gemäß dem zum Abrechnungszeitpunkt geltenden Formular zur Abrechnung des IV-Vertrages Hallo Baby der einzelnen vom Frauenarzt eingereichten Papierrechnungen gemäß den Regelungen der regional jeweils geltenden Vereinbarung des IV- Vertrages Hallo Baby von der an den abrechnenden Frauenarzt zu zahlenden Vergütung ab. 2) Die Vergütung wird für alle Abrechnungen des jeweils beauftragenden Frauenarztes ab dem 3. Quartal 2012 von spectrumk einbehalten. 15 Anpassung der Auftragsbedingungen spectrumk ist zu Änderungen der Leistungsbeschreibung, der Vergütungsregelung und sonstiger Bedingungen berechtigt. spectrumk wird diese Änderungen nur aus triftigen Gründen durchführen, insbesondere aufgrund neuer technischer Entwicklungen, Änderungen der Rechtsprechung oder sonstigen gleichwertigen Gründen. Wird durch die Änderung das vertragliche Gleichgewicht zwischen den Einzelvertragspartnern erheblich gestört, so unterbleibt die Änderung. spectrumk informiert die beauftragenden Frauenärzte schriftlich spätestens 4 Wochen vor in Kraft treten der Änderungen und gibt diese öffentlich bekannt. 16 Rechtliche Hinweise Seite 9 von 11

10 Für die Erfüllung der Leistungen nach diesem Angebot gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen der spectrumk GmbH, die auf der Homepage von spectrumk eingesehen werden können. AGB und sonstige Vertragsbedingungen der Frauenarztes oder Dritter sind generell ausgeschlossen und kommen auch nachrangig nicht zur Anwendung. 17 Inkrafttreten und Kündigung 1) Die zwischen spectrumk und den Frauenärzten bestehenden Beauftragungen treten gemäß 3 Absatz 3 dieser Auftragsbedingungen in Kraft und werden auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate zum Quartalsende. 2) Dem Frauenarzt steht im Falle einer Anpassung der Auftragsbedingungen durch spectrumk gemäß 15 ein Sonderkündigungsrecht zu, welches innerhalb von 4 Wochen nach Bekanntgabe der Änderungen auszuüben ist. 3) Das Recht zur Kündigung der Beauftragungen aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Als wichtiger Grund gilt insbesondere 1. eine Verletzung vertraglicher oder gesetzlicher Datenschutzbestimmungen, die nicht innerhalb von 6 Wochen nach schriftlicher Aufforderung durch den jeweils anderen Einzelvertragspartner beseitigt wird; 2. eine Gesetzesänderung oder eine Änderung der Rechtsprechung, die dazu führt, dass die Beauftragung nicht mehr in der zum Zeitpunkt der Änderung geltenden Fassung umgesetzt werden kann und dieses Hindernis nicht durch eine Anpassung nach 13 Abs. 1 dieser Auftragsbedingungenbeseitigt werden kann. 3. die Beendigung der Teilnahme des Frauenarztes an dem IV-Vertrag Hallo Baby. 4) Die Kündigung der Beauftragung bedarf der Schriftform. 5) Die Beendigung der Beauftragungen lässt die entstandenen Zahlungsansprüche von spectrumk unberührt. Seite 10 von 11

11 16 Salvatorische Klausel und Anhänge 1) Sollten einzelne Bestimmungen der Beauftragung und dieser Auftragsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Gültigkeit dieses Vertrages im Übrigen unberührt. In diesem Fall ist die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die dem Inhalt und den Besonderheiten der Abrechnung des IV-Vertrages Hallo Baby Rechnung trägt. 2) Abs. 1 gilt auch in dem Fall, in dem dieser Vertrag oder Teile dieses Vertrages durch eine Gesetzesänderung oder eine Änderung der Rechtsprechung nicht mehr durchführbar sind. 3) Gerichtsstand ist Berlin. 4) Die folgenden Anhänge sind Bestandteil dieser Vereinbarung: Anhang A: Zweck und Umfang der Datenverarbeitung Anhang B: Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz und zu Datensicherheit Seite 11 von 11