Direktorium Hauptabteilung II Abteilung Verwaltung D-HA II/V 1

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1 Telefon Telefax Direktorium Hauptabteilung II Abteilung Verwaltung D-HA II/V 1 Verwaltungskostenpauschale für die Bezirksausschüsse 19 BA-GeschO Anlagen Beschluss des Verwaltungs- und Personalausschusses vom (VB) - öffentlich - 1. Vortrag der Referentin 1. Gem. 19 BA-GeschO erhalten die Bezirksausschüsse eine jährliche Pauschale, aus der u. a. Verwaltungskosten, Fahrtkosten, Repräsentationsaufwendungen, Ausgaben im Rahmen herkömmlicher Anstandspflichten etc. finanziert werden können. Nach Amtsantritt der neu gewählten Bezirksausschüsse sind in diesem Zusammenhang einige Probleme evident geworden. So hat sich herausgestellt, dass bei einigen Bezirksausschüssen Überschüsse aufgelaufen sind. In einem Fall waren die Gelder auf einem Sparbuch angelegt, wodurch sich die Notwendigkeit eines Freistellungsauftrages ergab. Die Verwaltungskostenpauschale ist im Haushaltsplan der Landeshauptstadt München als Betriebsausgabe an die Bezirksausschüsse im Verwaltungshaushalt ausgewiesen. Demgemäß kann die Pauschale in entsprechender Anwendung des 19 Abs. 2 Satz 3 KommHV bis zum Ende des folgenden Jahres übertragen werden. Mittel, die nach der erstmaligen Übertragung nicht ausgegeben wurden, müssen an die Stadt zurückgezahlt werden. Hier unterliegen die Bezirksausschüsse als Organe der Stadt den gleichen haushaltsrechtlichen Bestimmungen wie die städtischen Referate. Es sind daher folgende Grundsätze zu beachten, denen die Bezirksausschuss- Satzungskommission am zugestimmt hat: a) Die Vorsitzenden (bzw. Kassenverwalter) müssen ihrem Bezirksausschuss einmal jährlich Rechenschaft über die Verwendung der Pauschale ablegen und dem Direktorium den Saldo des Girokontos (zum jeden Jahres) bekannt geben.

2 Seite 2 b) Pauschalen, die im Jahr der Ausreichung nicht vollständig aufgebraucht werden können, bleiben bis zum Ende des folgenden Jahres verfügbar. Bestehen diese nicht verbrauchten Mittel auch noch im übernächsten Jahr, werden sie mit der aktuell anstehenden Pauschale verrechnet. c) Die Pauschale ist auf einem Girokonto des jeweiligen Bezirksausschusses mit der einheitlichen Kontenbezeichnung: Landeshauptstadt München, Bezirksausschuss xy, zu führen. Eröffnung und Kündigung eines Kontos bei Geldinstituten bedürfen der Zustimmung der Stadtkämmerei - Kassen- und Steueramt. Eine zinsbringende Anlage ist nicht zulässig. Die Bezirksausschüsse 1, 2, 4, 6, 7, 10, 12, 19, 20, 21, 22 und 24 haben dem grundsätzlich zugestimmt. Von den Bezirksausschüssen 3, 5, 11, 12, 17 und 18 ist darauf aufmerksam gemacht worden, dass neben der Verwaltungskostenpauschale auch noch andere Gelder, z. B. Spenden, verwaltet werden müssen, so dass ein einziges Konto nicht ausreichend sei. Ähnlich äußerte sich der Bezirkausschuss 13 und spricht sich für die Einrichtung von Girokonten aus, die unterkontenfähig sind. Das Direktorium greift diesen Vorschlag gerne auf, empfiehlt aber, die Zahl der Unterkonten aus Gründen der Transparenz auf maximal drei zu begrenzen, an der Einrichtung nur eines Girokontos aber grundsätzlich festzuhalten. Das Kassen- und Steueramt ist auch mit der Führung von max. zwei weiteren Girokonten einverstanden, zweckmäßigerweise bei der Stadtsparkasse München. Bezirksausschüsse, die noch kein Girokonto mit der o. g. Bezeichnung haben, müssen einen entsprechenden Kontoeröffnungsantrag bei der Stadtkämmerei Kassen- und Steueramt stellen. Rechenschaft über die Verwendung der Pauschale soll künftig einmal jährlich die/der Vorsitzende bzw. die/der Kassiererin bzw. Kassier gegenüber dem Bezirksausschuss ablegen. Bisher kam diese Verpflichtung nur auf gesondertes Verlangen des Bezirksausschusses zum Tragen. Da der Bezirksausschuss als Gesamtgremium Kontrollorgan zu sein hat, kann dem Vorschlag der Bezirksausschüsse 16, 17 und 18, alternativ dem erweiterten Vorstand (unter Hinzuziehung der Fraktionsvorsitzenden) dieses Recht zuzubilligen, nicht gefolgt werden; dies auch deshalb, da es diese Einrichtung offiziell weder nach der BA-Satzung noch GeschO gibt. Deren sowie des BA 5 und 21 Vorschlag, die Rechnungslegung in nicht öffentlicher Sitzung des Gesamtgremiums abhalten zu dürfen und dies in 19 BA-GeschO entsprechend zu regeln, ist vor dem Hintergrund (der höherrangigen Bestimmung) des 13 Abs. 5 BA-Satzung zu sehen, der Art. 52 Abs. 2 GO (Grundsatz der Öffentlichkeit von Gemeinderatssitzungen) entspricht.

3 Seite 3 Danach dürfen Sitzungen nur dann unter Ausschluss der Öffentlichkeit abgehalten werden, wenn dies wegen des Allgemeinwohls oder berechtigter Ansprüche einzelner erforderlich ist. Im Falle der Rechnungslegung über die Verwaltungskostenpauschale wird man dies generell kaum bejahen können, so dass es insoweit bei dem Grundsatz der Öffentlichkeit bleiben muss. Aufgrund des Verwendungszwecks der Verwaltungskostenpauschale ist kaum ein Fall denkbar, dass die Rechnungslegung Belange berührt, die die Behandlung in nicht öffentlicher Sitzung angezeigt erscheinen lassen. Diese Beurteilung ist eine Rechtsfrage, politischen Wertungen kann demgegenüber kein Vorrang zukommen. Der Bezirksausschuss 23 meint, dass der Begriff Pauschale die Abgabe eines Rechenschaftsberichtes eigentlich ausschließe und stellt die Rückkehr zur früheren Praxis der Abrechnung gegenüber dem Direktorium anheim. Da es sich dabei um öffentliche Mittel handelt, besteht nach Auffassung des Direktoriums und der Kommission selbstverständlich eine Nachweispflicht. Die Kontrolle ist zweckmäßigerweise durch den Bezirksausschuss selbst vorzunehmen, eine Kontrolle durch das Direktorium ist schon aus Gründen des Verwaltungsaufwandes nicht beabsichtigt. Pauschal bedeutet im Übrigen lediglich, dass die Gelder im Rahmen des Gesamtzweckes ohne betragsmäßige Bindung an Einzelzwecke (s. o.) verausgabt werden können. Nicht nachvollziehbar ist es für die Bezirksausschüsse 17 und 18, weshalb die Eröffnung und Kündigung von Konten der Zustimmung der Stadtkämmerei bedürfe. Hierzu wird auf VV Nr. 3 zu 57 KommHV und die Kassendienstanweisung (KDA) der Stadt verwiesen, wonach die Zuständigkeit für die Einrichtung von Konten städtischer Einrichtungen ausnahmslos bei der Stadtkämmerei liegt. Der Bezirksausschuss 15 nimmt Anstoß daran, dass die Pauschale nicht mehr ansparfähig und Restmittel nur noch bis zum Ende des folgenden Jahres verfügbar sein sollen; er wünscht deshalb die Einräumung eines fünfjährigen Ansparzeitraumes. Diesem durchaus verständlichen Anliegen kann nicht entsprochen werden, da es nicht mit den einschlägigen Bestimmungen des kommunalen Haushaltsrechtes in Einklang steht; auf die obigen Ausführungen wird ergänzend verwiesen. Der in 19 Abs. 3 Satz 1 BA-GeschO genannte Betrag von 256 sollte aus Gründen der Vereinfachung und der zwischenzeitlich eingetretenen Geldentwertung auf 300 erhöht werden.

4 Seite 4 2. Die Diskussion in der Bezirksausschuss-Satzungskommission hat gezeigt, dass die Kontenführung der Bezirksausschüsse generell geregelt werden muss und nicht nur im Zusammenhang mit der Verwaltungskostenpauschale gesehen werden darf. Weiteren Abstimmungen mit der Stadtkämmerei, dem Revisionsamt und der Rechtsabteilung muss es deshalb u. a. vorbehalten bleiben, über welche Eigenmittel (z. B. Spenden) die Bezirksausschüsse verfügen dürfen und ob diese ggf. zinsbringend angelegt werden können. Gewährleistet sein muss jedenfalls, dass zum Stichtag eines jeden Jahres eine Saldenmitteilung über sämtliche Konten an das Direktorium erfolgt. Es wird vorgeschlagen, die (formale) Frage der Kontenführung in einem neuen 20 BA-GeschO zu regeln. 3. Die Regelungen nach obiger Nr. 1 und 2 sollten mit sofortiger Wirkung in Kraft treten, so dass die Rechnungslegung über die Verwendung der Verwaltungskostenpauschale und die Mitteilung der Salden noch heuer verbindlich wird. Bestehende Restmittel der Pauschale sollten uneingeschränkt bis zum Ende des Jahres 2003 verfügbar bleiben. Der Verwaltungsbeirat des Direktoriums, Bezirksausschussangelegenheiten, Herr Stadtrat Kaplan, hat Abdruck der Vorlage erhalten. II. Antrag der Referentin Abs. 3 BA-GeschO wird folgendermaßen neu gefasst: Über die Verwendung von Einzelausgaben aus der Pauschale in Höhe von unter 300 entscheidet die/der BA-Vorsitzende, über diesem Betrag im Einvernehmen mit dem Vorstand. Die/Der Vorsitzende bzw. die/der Kassiererin bzw. Kassier legt einmal jährlich gegenüber dem Bezirksausschuss Rechenschaft über die Verwendung der Pauschale ab und gibt dem Direktorium den Saldo des Girokontos (zum jeden Jahres) bekannt. Es werden folgende Absätze 4 und 5 neu eingefügt: (4) Pauschalen, die im Jahr der Ausreichung nicht vollständig aufgebraucht werden können, bleiben bis zum Ende des folgenden Jahres verfügbar. Bestehen davon nicht verbrauchte Mittel auch noch im übernächsten Jahr, werden sie mit der aktuell anstehenden Pauschale verrechnet. (5) Die Pauschale wird auf das Girokonto des Bezirksausschusses überwiesen.

5 Seite 5 2. Es wird folgender 20 in die BA-GeschO neu aufgenommen: Kontoführung Für jeden Bezirksausschuss dürfen maximal drei Girokonten bei Geldinstituten geführt werden. Die Eröffnung und Kündigung eines Girokontos bedürfen der Zustimmung der Stadtkämmerei Kassen- und Steueramt. Die/Der Vorsitzende gibt den Saldo der Girokonten dem Direktorium (zum jeden Jahres) bekannt. 3. Der bisherige 20 BA-GeschO (Inkrafttreten) wird 21 BA-GeschO. III. Beschluss nach Antrag Der Stadtrat der Landeshauptstadt München Der Vorsitzende Die Referentin Christian Ude Oberbürgermeister Dr. Gertraud Burkert 2. Bürgermeisterin

6 Seite 6 2. Abdruck von I. III. über den Stenographischen Sitzungsdienst an das Direktorium Dokumentationsstelle an das Revisionsamt an die Stadtkämmerei (2 x) an die Bezirksausschüsse 1 mit 25 an das Direktorium HA II/V 1 an das Direktorium HA II/V 2 M, N, O, S an die BA-Geschäftsstellen I, II, III, IV, V, VI, VII an HA II/R z. K. V. Wv. bei HA II/V 1, Herrn Stoiber