Nach Authentifizierung mit Ihrer Kennung im Login-Fenster (siehe nächste Folie) ist ESS/MSS direkt einsatzbereit.

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3 Bitte beachten Sie, dass ein Zugriff auf diese Seite nur intern bzw. über den VPN- Client möglich ist. Wenn Sie aufgefordert werden, ein Sicherheitszertifikat herunterzuladen, so können Sie dies bedenkenlos tun. Nach Authentifizierung mit Ihrer Kennung im Login-Fenster (siehe nächste Folie) ist ESS/MSS direkt einsatzbereit. Bei Rückfragen steht Ihnen der Service Desk der Campus IT zu den üblichen Servicezeiten unter gerne zur Verfügung. Tel. 0221/ oder 3

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5 Nachdem Sie die Seite eingegeben haben, sehen Sie das o.g. Anmeldefenster. Das System HP1 sowie der Mandant 100 sind bereits vorbelegt und dürfen nicht geändert werden. Bitte geben Sie jetzt bei Benutzer Ihren campusid-benutzernamen und bei Kennwort Ihr persönliches campusid-passwort ein. Sollte Ihnen das Passwort nicht bekannt sein oder eine Anmeldung nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte an den Service Desk der Campus IT. 5

6 Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie diese Seite, wobei die angebotenen Inhalte abhängig sind von den Berechtigungen des angemeldeten Nutzers. Im oberen Teil finden Sie den Rollenbereich zur Einstiegsnavigation (z.b. Employee Self-Service (ESS / Rolle Mitarbeiter/in) oder/und Manager Self-Service (MSS / Rolle Führungskraft). Links finden Sie den Navigationsbereich zur ausgewählten Rolle. Rechts finden Sie den Funktionsbereich, in dem entweder eine Funktion oder entsprechende Übersichtsseiten zur Auswahl einzelner Funktionen dargestellt werden. Zum Abmelden vom System finden Sie den Button Abmelden im Fenster oben rechts. 6

7 Die Anwendung Abwesenheitsantrag beinhaltet die Funktionen Abwesenheitsantrag anlegen, Abwesenheitsübersicht und Zeitkonten anzeigen. Nach der Auswahl einer spezifischen Funktion wird diese im Funktionsbereich dargestellt. Im Folgenden wird die Funktion Abwesenheitsantrag anlegen erläutert, mit der Sie Anträge auf Abwesenheit (z.b. Urlaub) oder spezielle Anwesenheit (z.b. Fortbildung) stellen können. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird im Folgenden nur noch der Funktionsbereich selbst dargestellt. 7

8 - Die Abwesenheitsart Freizeitausgleich wird beantragt, um vorhandenes Guthaben auf dem Gleitzeitkonto abzubauen. Freizeitausgleich kann nur ganztägig in Anspruch genommen werden. Darüber hinaus muss Freizeitausgleich auch beantragt werden, wenn an einem Tag weniger als die Hälfte der täglichen Sollarbeitszeit gearbeitet wurde. Diese Abwesenheitsart gilt nur für Mitarbeiter mit flexibler Arbeitszeit, die ihre Arbeitszeiten stempeln. - Die Abwesenheitsart Abbau Vorarbeit wird nur von Mitarbeitern beantragt, die nicht an der flexiblen Arbeitszeit teilnehmen oder ihre Arbeitszeiten nicht stempeln und wird ausschließlich an den Arbeitstagen zwischen Weihnachten und Neujahr in Anspruch genommen, wenn die Fachhochschule Köln geschlossen hat. Mitarbeiter, die an der flexiblen Arbeitszeit teilnehmen, beantragen für diesen Zeitraum die Abwesenheitsart Freizeitausgleich. - Die Abwesenheitsart Abbau Sonderkonten darf nur beantragt werden, wenn durch angeordnete Überstunden bzw. angeordnete Mehrarbeit ein Sonderkonto eingerichtet wurde. Die Beantragung ist sowohl ganz- als auch untertägig möglich. Diese Abwesenheitsart gilt nur für Mitarbeiter mit flexibler Arbeitszeit, die ihre Arbeitszeiten stempeln. - Die Abwesenheitsart Abbau Familienkonto kann nur beantragt werden, wenn dem Mitarbeiter durch das Referat 9 ein Familienkonto genehmigt wurde. Ein Absenden des Antrags ist nicht möglich, wenn kein Familienkonto eingerichtet wurde. Die Beantragung ist sowohl ganz- als auch untertägig möglich. Diese Abwesenheitsart gilt nur für Mitarbeiter mit flexibler Arbeitszeit, die ihre Arbeitszeiten stempeln. - Die Abwesenheitsart Krank untertägig wird beantragt, wenn der Dienst 8

9 krankheitsbedingt später aufgenommen oder frühzeitig beendet wurde. Die Buchung muss auch vorgenommen werden, wenn Ihnen für den Tag eine Arbeitsunfähigkeit attestiert wurde. Auch diese Abwesenheitsart gilt nur für Mitarbeiter, die an der flexiblen Arbeitszeit teilnehmen. Bitte beantragen Sie die fehlende Zeit bis zum Erreichen der Sollarbeitszeit. Arztbesuche werden weiterhin über Papier Zeitkorrekturbelege beantragt. - Der Antrag auf Verbuchung der Anwesenheitsart Dienstgeschäft wird für die Dauer des tatsächlichen Dienstgeschäfts gestellt. Die Beantragung ist nur unter Angabe von Uhrzeiten möglich. Diese Anwesenheitsart gilt nur für Mitarbeiter mit flexibler Arbeitszeit, die ihre Arbeitszeiten stempeln. Eine Darstellung im Teamkalender erfolgt nicht, weil die Zeiten erst im Nachhinein erfasst werden und die Anwesenheit nicht bereits im Vorfeld über ESS zu beantragen ist. Die im Vorfeld zu genehmigenden Anträge auf Dienstreise werden weiterhin in Papierform an die zuständige Stelle (Team 9.3 oder 8.1) weitergeleitet. - Der Antrag auf Verbuchung der Anwesenheitsart Fortbildung wird für die tatsächliche Dauer der Fortbildung gestellt. Die Beantragung ist nur unter Angabe von Uhrzeiten möglich. Diese Anwesenheitsart gilt nur für Mitarbeiter mit flexibler Arbeitszeit, die ihre Arbeitszeiten stempeln. Eine Darstellung im Teamkalender erfolgt nicht, weil die Zeiten erst im Nachhinein erfasst werden und die Anwesenheit nicht bereits im Vorfeld über ESS zu beantragen ist. Die im Vorfeld zu genehmigenden Anträge auf Fortbildung werden weiterhin in Papierform an die zuständige Stelle (Team 9.3 oder 8.1) weitergeleitet. - Über die Anwesenheitsart Reisezeit werden ergänzend zu den Anwesenheitszeiten Dienstgeschäft und Fortbildung die entsprechenden Reisezeiten erfasst. Die Beantragung ist nur unter Angabe von Uhrzeiten möglich und wird für jede Wegstrecke gesondert beantragt. Diese Anwesenheitsart gilt nur für Mitarbeiter mit flexibler Arbeitszeit, die ihre Arbeitszeiten stempeln. - Die Anwesenheitsart Heimarbeit kann nur beantragt werden, wenn dem Mitarbeiter durch das Referat 9 ein Heim-/Telearbeitsplatz genehmigt wurde. Ein Absenden des Antrags ist nicht möglich, wenn kein Heim-/Telearbeitsplatz eingerichtet wurde. Die Beantragung ist nur unter Angabe von Uhrzeiten, für die tatsächlich in Heimarbeit geleistete Zeit, möglich. Diese Anwesenheitsart gilt nur für Mitarbeiter mit flexibler Arbeitszeit, die ihre Arbeitszeiten stempeln. Eine Darstellung im Teamkalender erfolgt nicht, weil die Zeiten erst im Nachhinein erfasst werden und die Anwesenheit nicht bereits im Vorfeld über ESS zu beantragen ist. - Die Anwesenheitsart Rufbereitschaftseinsatz i. A. (innerhalb des Aufenthaltsortes) wird ausschließlich von Mitarbeitern beantragt, die an der Rufbereitschaft teilnehmen. Die Rufbereitschaftseinsätze werden nur gutgeschrieben, wenn der Mitarbeiter im System an dem beantragten Tag in die Rufbereitschaft eingeteilt wurde. 8

10 - Die Anwesenheitsart Rufbereitschaftseinsatz a. A. (außerhalb des Aufenthaltsortes) wird ebenfalls ausschließlich von Mitarbeitern beantragt, die an der Rufbereitschaft teilnehmen. Die Rufbereitschaftseinsätze werden nur gutgeschrieben, wenn der Mitarbeiter im System an dem beantragten Tag in die Rufbereitschaft eingeteilt wurde. 8

11 Die Funktion Abwesenheitsantrag anlegen ist in zwei Bereiche unterteilt, die über den kleinen Pfeil in der linken oberen Ecke ein- bzw. ausgeblendet werden können. Im oberen Bereich können Sie zwischen den folgenden vier Reitern wählen: Kalender Hier wird Ihr persönlicher Arbeitszeitplan inklusive beantragter und gebuchter An- und Abwesenheiten sowie Feiertage dargestellt. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen Tag positionieren, werden im sog. Tooltip (= ein kleines Pop-up-Fenster) weitere Informationen zu dem Tag angezeigt. Unter Sicht können Sie den Monat, sowie im Feld daneben, das Jahr auswählen. Anschließend klicken Sie auf Ausführen. Neben der Monatsansicht können Sie über die kleinen Pfeile links und rechts in die Monate davor und danach blättern. Teamkalender Übersicht der Abwesenheiten Ihrer Kolleginnen und Kollegen der eigenen Organisationseinheit. Der Fachvorgesetzte erscheint ebenfalls im Teamkalender. Zeitkonten Übersichtsliste Ihrer eigenen Zeitkonten (z.b. Urlaubskontingente, GLZ-Saldo). 9

12 Abwesenheitsanträge Übersichtsliste Ihrer eigenen beantragten und verbuchten An- und Abwesenheiten. Die Reiter Teamkalender, Zeitkonten und Abwesenheitsanträge werden auf den folgenden Seiten detaillierter dargestellt. Im unteren Bereich geben Sie die Detaildaten zu Ihrem Antrag ein. Unter Art der Abwesenheit stehen Ihnen verschiedene An- und Abwesenheitsgründe zur Auswahl. Diese Auswahl beeinflusst auch die weiteren notwendigen Angaben im Bereich Allgemeine Daten und Zusatzdaten. Dies ist der Zeitraum der Abwesenheit (Datumsangaben und ggf. Uhrzeit/Stunden - falls untertägig). Das Feld Name des Genehmigenden wird bereits vorbelegt. Bei planmäßigen Abwesenheiten ist die formlose Angabe Ihrer eigenen Vertretung im Bereich Zusatzdaten erforderlich. Dies betrifft folgende An-/Abwesenheiten: Urlaub, Freizeitausgleich, Abbau Sonderkonto, Abbau Familienkonto, Dienstgeschäft, Fortbildung. Der Vertreter ist im Vorfeld über die geplante Abwesenheit zu informieren und dessen Einverständnis ist einzuholen. Da es sich um ein Pflichtfeld handelt, muss es zwingend vom Antragsteller gefüllt werden. Sollte es keinen Vertreter geben, kann z.b. eingetragen werden: kein Vertreter. Optional kann im Feld Neuer Hinweis eine Bemerkung notiert werden. 9

13 Wenn Sie im oberen Bereich den Reiter Teamkalender wählen, sehen Sie die zukünftigen Abwesenheiten Ihrer Kolleginnen und Kollegen ohne Angabe der konkreten Abwesenheitsart und können diese Information ggf. für Ihre eigene Abwesenheitsplanung berücksichtigen. Wenn Sie im Teamkalender ganz nach unten scrollen, finden Sie die Legende zu den verwendeten Farben und einen Hinweis zur Aktualität der angezeigten Daten. Hier können Sie über Auffrischen auch eine Aktualisierung erzwingen. Standardmäßig wird der Teamkalender sonst einmal täglich beim ersten Aufruf aktualisiert. 10

14 Mit dem Button Prüfen im unteren Bereich können Sie Ihre Angaben durch das System auf Konsistenz prüfen lassen. Wenn das Feld Vertreter nicht gefüllt wurde, erscheint z.b. bereits jetzt die o.g. Fehlermeldung. Dabei werden die selben Prüfungen durchlaufen wie auch beim Drücken des Buttons Senden (oben links im Funktionsbereich), den Sie für das tatsächliche Absenden des Antrags verwenden. Direkt unterhalb des Buttons Senden erscheint nach dem Drücken eine Erfolgs- oder ggf. eine Fehlermeldung. Der Genehmigende erhält eine Benachrichtigungs- mit folgendem Betreff: Ihr Arbeitsvorrat enthält Anträge auf Abwesenheit. Es wird auch der Name des Antragstellers, die Beantragung (z.b. Urlaub) das Datum sowie der Link zur Anmeldemaske genannt. Nach Bearbeitung durch den Vorgesetzten erhält der Antragsteller eine Benachrichtigungs- mit folgendem Betreff: Ihr Antrag auf Abwesenheit wurde bearbeitet. In der Abwesenheitsübersicht (Kap ) kann der Antragsteller dann die Details einsehen. Sollte der Antrag 2 Wochen unbearbeitet bleiben, erhält der Vorgesetzte eine Erinnerungs- mit Betreff: Bitte Antrag bearbeiten. Sollte nach einer weiteren Woche keine Reaktion des Vorgesetzten erfolgt sein, 11

15 wird z.b. Urlaub nach 21 Tagen automatisch genehmigt. Darauf wird der Vorgesetzte auch nochmals in der Erinnerungsmail hingewiesen. Die automatische Genehmigung bezieht sich ausschließlich auf folgende Abwesenheiten: Urlaub, Abbau Vorarbeit, Abbau Sonderkonto, Abbau Familienkonto. Die anderen Abwesenheitsarten wie Zeitkorrektur werden nicht automatisch genehmigt. Nach der automatischen Genehmigung wird der Vorgesetzte hierüber nochmals in einer Mail in Kenntnis gesetzt. Betreff: Antrag wurde automatisch genehmigt. Der Antragsteller wird ebenfalls über die Genehmigung des Antrags informiert. Jedoch enthält diese Mail keine Information darüber, dass es sich um eine automatische Genehmigung handelt. 11

16 Als dritter Reiter in der Funktion Abwesenheitsantrag anlegen (siehe Seite 9), aber auch als separat aufrufbare Funktion (siehe Navigationsbereich, Seite 6), steht Ihnen die Übersicht Ihrer Zeitkonten zur Verfügung. Hier werden zum einen Ihre Abwesenheitskontingente aufgelistet, wobei die letzte Spalte Anspruch abzgl. geplant auch gestellte Anträge berücksichtigt, die noch nicht genehmigt sind. Für die Kontingente wird auch der mögliche Abtragungszeitraum dargestellt. Zum anderen werden hier zusätzlich Ihre Zeitsalden (GLZ-Saldo, Sonderkonto, Familienkonto) angezeigt. Dies ist auch in der Abbildung beispielhaft dargestellt. Beachten Sie bitte, dass für diese Zeitsalden in der Spalte Anspruch abzgl. geplant keine Berücksichtigung offener Anträge erfolgen kann, da die Bewertung erst nach Genehmigung und Verbuchung im Rahmen der Zeitauswertung erfolgt. 12

17 Als vierter Reiter in der Funktion Abwesenheitsantrag anlegen, aber auch als separat aufrufbare Funktion (siehe Navigationsbereich, Seite 6), steht Ihnen die Übersicht Ihrer bisherigen Anträge auf An-/Abwesenheit zur Verfügung. Hier ist die separate Funktion Abwesenheitsübersicht dargestellt. Nur in dieser steht Ihnen auch die Möglichkeit zur Verfügung, Ihre Anträge über die entsprechenden Schaltflächen zu Bearbeiten oder zu Stornieren (Spalten 1 und 2). Wichtig: Das Bearbeiten oder Stornieren eines Antrags ist nur möglich, so lange der Antrag noch nicht genehmigt wurde. Im obigen Beispiel könnte nur der unterste Antrag bearbeitet oder storniert werden. 13

18 Ist der Antrag genehmigt, ist ein neuer Antrag auf Löschen der An-/Abwesenheit zu erstellen. Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Klick auf das Löschen Symbol des zu löschenden, aber bereits genehmigten Antrags Bestätigung der Stornierung Der Löschantrag befindet sich in Ihrer Abwesenheitsübersicht. 14

19 Wenn der Zeitraum eines bereits genehmigten Antrags z.b. verkürzt wird, ist das Symbol Bearbeiten zu nutzen. Der Gültigkeitsbereich ist anzupassen. Es sind die Urlaubstage einzutragen, die in Anspruch genommen werden. Über den Button Senden und zurück gelangen Sie nach Absenden des Antrags wieder in die Abwesenheitsübersicht. Über den Button Senden und neu können Sie nach dem Senden des Antrags einen neuen Antrag anlegen. Über den Button Abbrechen gelangen Sie in die Abwesenheitsübersicht zurück. 15

20 Oben sehen Sie den Text, den der Vorgesetzte per Mail erhält. 16

21 Wählen Sie dafür den Zeitnachweis im Navigations- oder Funktionsbereich durch Anklicken aus. 17

22 Die Anwendung Zeitnachweis ist nur für Beschäftigte relevant, die ihre Arbeitszeiten über das Zeiterfassungsterminal stempeln. Er ist in zwei Bereiche unterteilt: Im oberen Bereich können Sie den Zeitraum auswählen, für den Sie den Zeitnachweis abrufen möchten. Im unteren Bereich wird der Zeitnachweis als PDF-Dokument angezeigt (sofern Sie Zeiten erfasst haben). 18

23 Die Anwendung Zeitbuchungskorrektur ist nur für Beschäftigte relevant, die ihre Arbeitszeiten über das Zeiterfassungsterminal stempeln. Wählen Sie dafür die Zeitbuchungskorrektur im Navigations- oder Funktionsbereich durch Anklicken aus. 19

24 Die Funktion Zeitbuchungskorrekturen ist ebenfalls in zwei Bereiche unterteilt: Im oberen Bereich wird Ihnen unter dem Reiter Mitteilungen ggf. eine Fehlermeldung aus der letzten Zeitauswertung angezeigt, die eine Korrektur durch Sie erforderlich macht. Hierzu haben Sie auch bereits eine Benachrichtigungs- mit folgendem Betreff erhalten: Fehlerhafte Buchungen am Zeiterfassungsterminal. Unter dem Reiter Salden finden Sie Ihre Zeitsalden, die auch am Zeiterfassungsterminal angezeigt werden. Im unteren Bereich ist ein Kalender dargestellt, in dem Ihre Zeitereignisse dargestellt werden. Hier selektieren Sie auch das Zeitereignis bzw. den Zeitbereich, für den Sie einen Korrekturantrag stellen möchten. Über die Buttons Bearbeiten, Neu und Löschen öffnet sich ein Pop-Up, in dem Sie die weiteren Angaben zu Ihrem Antrag auf Korrektur von fehlerhaften Zeitereignissen bzw. Nacherfassung von Zeitereignissen machen. Im Notizfeld sollte grundsätzlich der Grund der Korrektur angegeben werden. Bitte beachten Sie, dass der Antrag nach Bestätigung mit OK noch nicht gestellt ist! Hierfür müssen Sie noch den Button Sichern oben links in der Anwendung drücken. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, auch mehrere Korrekturen zu erfassen und diese dann gesammelt zu sichern und damit abzusenden. Der Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigungs- über Ihren Antrag sowie nach 14 Tagen ggf. eine Erinnerungsmail. 20

25 Wenn Sie eine Buchung vergessen haben, beantragen Sie diese über den Button neu und tragen Sie die genaue Uhrzeit ein. Nachdem Sie die korrekte Buchungsart ausgewählt haben, können Sie optional eine Notiz hinzufügen. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. Bitte beachten Sie, dass der Antrag nach Bestätigung mit OK noch nicht gestellt ist! Hierfür müssen Sie noch den Button Sichern oben links in der Anwendung drücken. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, auch mehrere Korrekturen zu erfassen und diese dann gesammelt zu sichern und damit abzusenden. Damit Ihre Zeiten ordnungsgemäß abgerechnet werden können, benötigt das System immer eine Paarbildung. Dies bedeutet, dass auf eine Kommen-Buchung immer eine Gehen-Buchung, sowie auf eine Dienstgang-Beginn-Buchung immer eine Dienstgang-Ende-Buchung folgen muss. Wichtig ist hierbei, dass sich die Buchungen um mindestens eine Sekunde unterscheiden müssen. Beispiel: Kommen 07:30 Uhr; Dienstgang-Beginn 08:00 Uhr; Dienstgang-Ende 16:29:59 Uhr; Gehen 16:30 Uhr. 21

26 Über den Button bearbeiten ist es Ihnen möglich, am Terminal gestempelte Buchungsarten zu korrigieren. Wenn Sie eine falsche Buchungsart über das Terminal gebucht haben, können Sie diese korrigieren, indem Sie die Zeitbuchung auf die richtige Buchungsart ändern. Die Korrektur von Uhrzeiten ist nicht möglich. Bitte beachten Sie, dass der Antrag nach Bestätigung mit OK noch nicht gestellt ist! Hierfür müssen Sie noch den Button Sichern oben links in der Anwendung drücken. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, auch mehrere Buchungen zu bearbeiten und diese dann gesammelt zu sichern und damit abzusenden. 22

27 Über den Button löschen ist es Ihnen möglich, über ESS erfasste Buchungen zu löschen. Buchungen, die über das Terminal gestempelt wurden, können nicht über ESS gelöscht werden. In diesen Fällen ist der Personalsachbearbeiter über das Ticketsystem der Campus IT (E Mail: it.fh koeln.de) zu informieren. Bitte beachten Sie, dass der Antrag nach Bestätigung mit OK noch nicht gestellt ist! Hierfür müssen Sie noch den Button Sichern oben links in der Anwendung drücken. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, auch mehrere Buchungen zu löschen und diese dann gesammelt zu sichern und damit abzusenden. 23

28 Im Bereich Manager Self-Services stehen Ihnen als Vorgesetzter die Anwendungen Teamkalender sowie Abwesenheiten und Zeitbuchungskorrekturen zur Verfügung, die im folgenden beschrieben sind. Eigene Anträge stellen Sie bitte bei Ihrem Vorgesetzten über die Employee Self- Service Szenarien. Die Funktion CATS Arbeitszeiten wird bei der Fachhochschule Köln nicht verwendet. 24

29 Der Teamkalender im Bereich MSS bietet die gleichen Informationen wie in der ESS-Funktion Abwesenheitsmitteilung anlegen. Unterschiedlich ist nur die Auswahl der Personen. Als Führungskraft können Sie dabei im oberen Bereich der Anwendung, neben Zeitraumauswahl und Sortierung auch zwischen den Anzeigevarianten Direkt unterstellte Mitarbeiter und Alle Mitarbeiter wählen. Die Personenauswahl ist identisch, wenn Ihnen keine Führungskräfte mit jeweils eigenen Teams unterstellt sind. Die Änderung der Anzeigeoptionen müssen Sie mit Ausführen bestätigen. Wenn Sie im Teamkalender ganz nach unten scrollen, finden Sie die Legende zu den verwendeten Farben und einen Hinweis zur Aktualität der angezeigten Daten. Hier können Sie über Auffrischen auch eine Aktualisierung erzwingen. Standardmäßig wird der Teamkalender sonst einmal täglich beim ersten Aufruf aktualisiert. Wenn man den Cursor über ein als abwesend gekennzeichnetes Feld hält, erscheint lediglich die Information, dass der Mitarbeiter abwesend ist. Der Grund der Abwesenheit wird nicht angezeigt. In der Vergangenheit liegende Abwesenheiten werden ebenfalls nicht angezeigt. 25

30 Unter Abwesenheiten und Zeitbuchungskorrekturen finden Sie Ihre Arbeitsvorräte für offene Anträge auf An/-Abwesenheiten und Zeitbuchungskorrekturen. 26

31 Zu den in Ihrem Arbeitsvorrat aufgeführten Anträgen haben Sie bereits Benachrichtigungs-Mails erhalten, z.b. im Falle von Abwesenheiten mit folgendem Betreff: Ihr Arbeitsvorrat enthält Anträge auf Abwesenheit. Hier ist zunächst der Arbeitsvorrat für die Genehmigung von Abwesenheiten dargestellt. Je Zeile ist dabei ein Antrag mit den entsprechenden Angaben zu Abwesenheitsart und Zeitraum dargestellt. In dieser Ansicht können Sie durch Klick in die erste Spalte einen oder mehrere Anträge auswählen (Zeile/n markieren) und diese direkt über die Buttons Genehmigen bzw. Ablehnen. Über den Button Export kann die Liste als Excel-Datei gesichert werden (Näheres siehe nächste Folie). 27

32 Es erscheint eine Frage, ob die Datei geöffnet oder gespeichert werden soll: - Wenn Sie Öffnen wollen, wird Excel gestartet und die Datei im Lesemodus geöffnet. - Wenn Sie Speichern wollen, haben Sie die Auswahl Speichern (im Ordner 'downloads') oder Speichern unter (mit eigener Auswahl des Zielordners) oder Speichern und Öffnen (speichern in Downloads-Ordner und Öffnen in Excel). Bei Öffnen und Speichern wird der Dateiname export.xlsx benutzt. Bei jedem weiteren Export wird die nächste fortlaufende Zahl benutzt, z. B. export (2).xlsx. Eine Export-Datei sehen Sie im Beispiel: In dieser Form erfolgt der Aufbau der Datei. 28

33 Wenn Sie weitere Details zu einem Antrag sehen möchten, klicken Sie auf den Text in der Spalte Ab-/Anwesenheitsart. Damit öffnet sich ein Pop-Up wie hier dargestellt. Die in diesem Pop-Up angezeigte Anwendung ist im Wesentlichen identisch zur Funktion Abwesenheit anlegen (siehe Abschnitt 2.1.1). Als Genehmiger haben Sie allerdings hier natürlich die entsprechenden Buttons zum Genehmigen und Ablehnen zur Verfügung. Über den Button Weiter gelangen Sie zum nächsten Antrag aus Ihrem Arbeitsvorrat. Im unteren Bereich Details Abwesenheit können Sie optional auch eine Bemerkung (z.b. zum Grund der Ablehnung) eintragen. Wichtig: Es wird zur Detailsicht geraten, um sich die Eingabe unter dem Vertreterfeld sowie den Teamkalender anzeigen zu lassen. Es ist Aufgabe der Vorgesetzten, dafür Sorge zu tragen, dass ausreichend Mitarbeiter anwesend sind und die Vertretungsregelung eingehalten wird. Dies betrifft folgende An-/ Abwesenheiten: Urlaub, Freizeitausgleich, Abbau Sonderkonto, Abbau Familienkonto, Dienstgeschäft, Fortbildung. Der Vertreter ist durch den Antragsteller im Vorfeld über die geplante Abwesenheit zu informieren und dessen Einverständnis ist einzuholen. Da es sich um ein Pflichtfeld handelt, muss es zwingend vom Antragsteller gefüllt werden. Sollte es keinen Vertreter geben, kann z.b. eingetragen werden: kein Vertreter. Da das Vertretungsfeld keine Plausibilitätsprüfung enthält, ist hier jede Art der Eingabe möglich. 29

34 Sollte ein Antrag 2 Wochen unbearbeitet bleiben, erhalten Sie eine Erinnerungsmail mit dem Betreff: Bitte Antrag bearbeiten. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass nach einer weiteren Woche ohne Reaktion auf den Antrag des Antragstellers automatisch genehmigt wird. Darauf wird auch in der Erinnerungsmail hingewiesen. Die automatische Genehmigung bezieht sich ausschließlich auf folgende Abwesenheiten: Urlaub, Abbau Vorarbeit, Abbau Sonderkonto, Abbau Familienkonto. Die anderen Anträge wie Zeitkorrektur werden nicht automatisch genehmigt! Nachdem die automatische Genehmigung erfolgt ist, werden Sie hierüber nochmals in einer Mail in Kenntnis gesetzt. Betreff: Antrag wurde automatisch genehmigt. 30

35 Hier ist der Arbeitsvorrat für die Genehmigung von Zeitbuchungskorrekturen dargestellt. Je Zeile ist dabei ein Antrag mit den entsprechenden Angaben zum Zeitereignis und Art der Korrektur dargestellt. Auch hier können Sie durch Klick in die erste Spalte einen oder mehrere Anträge auswählen (Zeile/n markieren) und diese direkt über die Buttons Genehmigen bzw. Ablehnen. Beim Klick auf den Text in Spalte Art der Korrektur öffnet sich ein Pop-Up mit den Detailangaben zum Antrag. Dieses ist auf der nächsten Seite dargestellt. 31

36 In der Detailsicht werden Ihnen die Korrekturdetails angezeigt, wobei im linken Teil im Falle eines Änderungsantrags die Angaben zum ursprünglichen Zeitereignis angezeigt werden und rechts die Angaben zum neuen bzw. geänderten Zeitereignis. Hier können Sie auch optional eine Notiz (z.b. Grund der Ablehnung) eintragen. Über die Buttonleiste oben in der Anwendung können Sie äquivalent zur Genehmigungssicht beim Abwesenheitsantrag Genehmigen, Ablehnen und zu den weiteren Anträgen aus Ihrem Arbeitsvorrat navigieren (Vorherige und Nächste). Nach Ihrer Bearbeitung erhält der Antragsteller eine Benachrichtigungs- . Sollte der Antrag 2 Wochen unbearbeitet bleiben, erhalten Sie eine Erinnerungsmail mit Betreff: Bitte Antrag bearbeiten. Wichtig: Zeitbuchungskorrekturen werden nicht automatisch genehmigt! 32

37 Hier ist der Arbeitsvorrat für die Workitems dargestellt. Im Arbeitsvorrat Workitems (übersetzt: Arbeitsaufgabe) befinden sich im Kontext der Zeitwirtschaftsanwendungen zwar keine Aufgaben für Sie, jedoch ist es Ihnen hierüber möglich, über den Button Vertretung entsprechende Vertretungsregelungen für Ihre Genehmigungsaufgaben während Ihrer Abwesenheit zu pflegen. Dabei öffnet sich das dargestellte Pop-Up, in dem Sie bestehende Vertretungsregeln aktivieren und deaktivieren oder neue Regeln anlegen können. Des Weiteren besteht hier auch die Möglichkeit Vertretungen von anderen Benutzern zu übernehmen, wenn diese unerwartet abwesend sind und Ihnen die Möglichkeit zu Vertretungsübernahme im Vorfeld eingeräumt haben (Details dazu siehe übernächste Seite). 33

38 Nach Klick auf Regel anlegen erscheint das dargestellte Pop-Up zum Anlegen einer Vertretungsregel. Hier wird unter Empfänger der entsprechende Vertreter eingetragen. Es besteht zudem die Möglichkeit durch klicken des Auswahlfensters, einen Vertreter (Empfänger) zu suchen. Nach dem Ausfüllen der gewünschten Suchkriterien wird der gewünschte Vertreter (Empfänger) nach Betätigung des Start Search Buttons angezeigt und kann ausgewählt werden durch Markieren der Zeile und Klick auf OK. Im letzten Schritt bestätigen Sie die Auswahl des Vertreters mit OK (Schritt 4). 34

39 Wählen Sie nun Alles unter Diese Aufgaben zuordnen. Nun können Sie zwischen den beiden Vertretungsarten entscheiden: meine Aufgaben empfangen = Aktive Vertretungsregel Hierbei kann die Vertretung für eine geplante Abwesenheit nur durch Sie aktiviert werden. für mich einspringen = Passive Vertretungsregel Hierbei wird die Vertretung nicht aktiviert. Stattdessen obliegt es dem Vertreter diese Vertretungsregel zu aktivieren (im Falle einer ungeplanten Abwesenheit von Ihnen). (siehe Seite 30: unter Regelaktivierung klickt der Vertreter auf Aktivieren.) Alternativ kann Ihre Inbox auch durch den zuständigen Personalsachbearbeiter auf Ihren Vertreter umgeleitet werden. Wenn Sie sich für die aktive Vertretungsregel entschieden haben, geben Sie unter Aktivierung der Regel bitte an, ob die Regel sofort, ab welchem Datum oder jetzt nicht aktiviert werden soll. Weiterhin entscheiden Sie bitte, ob und an welchem Datum die Regel deaktiviert werden soll, z.b. an Ihrem ersten Arbeitstag nach Ihrem Urlaub. Wenn Sie für Ihren Vertreter die passive Vertretungsregel einstellen wollen (für den Fall von ungeplanten Abwesenheiten Ihrerseits), dann sollten Sie bei Regel deaktivieren Nie anklicken. 35

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