Kitaplätze effizient planen, vergeben und verwalten

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1 Fachbeitrag Kitaplätze effizient planen, vergeben und verwalten Projektbericht über die Einführung einer E-Government-Lösung für Kinderbetreuungsplätzen in der Daimlerstadt Schorndorf Vor den Toren Stuttgarts liegt Schorndorf erblickte hier der berühmteste Sohn der Großen Kreisstadt, Gottlieb Daimler, das Licht der Welt. So nennt sich Schorndorf heute Daimlerstadt und wirbt mit dem Motto Heimat guter Ideen. Eine solche hatte vor zwei Jahren auch die Stadtverwaltung: Sie wollte eine innovative und effiziente Lösung für die Betreuung von Kindern, die einerseits Zeit und Kosten bei der Verwaltung von Kinderbetreuungsplätzen spart, andererseits ein transparentes Vergabeverfahren ermöglicht. Die Lösung sollte den Eltern freie Plätze anzeigen und den Trägern verlässlich und schnell einen Überblick verschaffen, wann und wo sich Eltern anmelden nicht zuletzt mit Blick auf den Rechtsanspruch auf einen Krippenplatz ab Bei den Recherchen stießen die Verantwortlichen schnell auf einen kleinen Vogel: In der sächsischen Stadt Heidenau läuft seit 2010 erfolgreich Little Bird eine E-Government-Lösung, die den gesamten Prozess vom Finden über die Vergabe und Vertragsverwaltung bis hin zum Erstellen der Beitragsbescheide abdeckt. Nach einem ausgiebigen Wettbewerbsvergleich und umfangreichen Recherchen unter der Federführung von Schorndorfs Oberbürgermeister Matthias Klopfer und dem Leiter des Amts für Familie, Schule und Sport, Horst Messerschmidt, fiel die Wahl auf Little Bird. Aus der Not geboren Entwickelt haben die Lösung Sylvia Röder, Leiterin des Amts für Schule und Familie im sächsischen Heidenau, und Anke Odrig, 1/5

2 ehemalige Projektmanagerin eines großen Softwarehauses. Sie ist selbst Mutter und hatte in Berlin größte Probleme, einen freien Betreuungsplatz für ihren Sohn zu finden. Die beiden Damen hatten die Idee, eine eigenständige und umfassende Software-Lösung für Kinderbetreuungsplätzen zu entwickeln. Alle städtischen und die in freier Trägerschaft befindlichen Einrichtungen aus Heidenau wirkten bei der Erstellung des Anforderungsprofils mit. Unter Einbindung des Sächsischen Datenschutzbeauftragten entstand Little Bird. Der kleine Vogel berücksichtigt alle Anforderungen der Beteiligten, also suchende Eltern, Einrichtungen, freie Träger und die Kommune als örtlicher Träger der öffentlichen Jugendhilfe. Im Juni 2011 setzte die Little Bird GmbH das Projekt für Schorndorf auf; bereits im September des gleichen Jahres richteten die Berliner einen Testzugang für die Daimlerstadt ein. Nach vielen Gesprächen und einem Workshop mit Kommunal- und Unternehmensvertretern wurde schließlich im Oktober 2011 der Vertrag unterzeichnet. Unsere Stadt erhöht mit der Einführung nicht nur die Bürgerfreundlichkeit, den Service und die Transparenz bei Suche, Vergabe und Verwaltung der Betreuungsplätze, sondern wird auch erhebliche Zeit und Kosten in der Verwaltung einsparen, betonte Oberbürgermeister Matthias Klopfer seinerzeit. Vertragsgegenstand war die Einrichtung des Onlineportals, Implementierung des Software-gestützten Anmelde- und Vergabeverfahrens sowie des Verwaltungsmoduls mit integrierter Dokumentenverwaltung. Online auswählen, persönlich vorstellen Über das Online-Portal von Little Bird können sich Eltern einen Überblick über die geeigneten Betreuungsangebote ihrer Kommune trägerübergreifend verschaffen, Einrichtungen auswählen und ihr Kind dort in der Vormerkliste anmelden. Die Einrichtungen sehen die eingegangenen Anmeldungen in ihrem System und können jeweils 2/5

3 genau ihre Kapazitäten und die Belegung prüfen sowie weit im Voraus planen. Da das persönliche Gespräch zwischen Eltern und Betreuern nach wie vor wichtig und vor allem gewünscht ist, werden die Eltern zum persönlichen Kennenlernen eingeladen. Bei freien Kapazitäten und nach diesem ersten Gespräch entscheiden die Einrichtungen, welche Eltern ein Platzangebot erhalten. Somit werden Zusagen schon sehr frühzeitig von einer der Wunsch-Kitas ausgesprochen. Die Eltern brauchen diesen Platz dann nur noch online oder persönlich zu bestätigen, um ihr Kind verbindlich anzumelden. Mit dieser verbindlichen Annahme wird das Kind automatisch von der Vormerkliste in allen anderen Wunschkitas gestrichen und blockiert somit nicht weitere Plätze. Little Bird traf damit genau die Wünsche und Vorstellungen der Schorndorfer Kommunalverwaltung. Ende Februar 2012 gab der Amtsleiter daher das Konzept für die Implementierung frei. Im März setzten die Mitarbeiter von Little Bird die Systemanforderungen um und installierten die nötigen Zugänge zur Software. Eine große Sorge von Oberbürgermeister Klopfer und Amtsleiter Messerschmidt war, dass ihre Mitarbeiter in der Verwaltung und vor allem auch die Leitungen und Erzieherinnen in den Einrichtungen durch das neue System überrannt werden. Doch diese Sorge war unbegründet: Wie sich auch in Schorndorf zeigt, arbeiten sich alle Beteiligten gerne in unser System ein, sagt Little-Bird-Projektleiterin Kristina Sander, weil es sich an den täglichen Prozessen orientiert und sich die Benutzer dank der intuitiven Bedienung leicht zurechtfinden. So ist Little Bird ein Hilfsmittel, das die tägliche Arbeit wesentlich erleichtert. Intensive Schulungen vor dem Start Rund 45 Personen erhielten intensive Schulungen, die sich in drei Phasen aufteilten. In der ersten Phase lernten die Leiterinnen der Kinderbetreuungseinrichtungen und die Kommunal-Mitarbeiter das System kennen und erhielten eine Anleitung für ihre jeweilige Aufgabe. 3/5

4 Danach folgte eine vierwöchige Zeit des Ausprobierens und Datenerfassens. Hierfür stellt Little Bird ein Testsystem bereit, so dass jeder Teilnehmer zu beliebigen Zeiten die für ihn relevanten Arbeiten unproblematisch erlernen konnte. Durch das zwar aufwendige manuelle Erfassen der bisherigen Verträge konnte das tägliche Arbeiten mit Little Bird jedoch schnell und routiniert eingeübt werden. In der dritten Phase erhielten die Teilnehmer dann noch Tipps zur leichteren Handhabung und Antworten auf die in der Probier- und Eingabephase aufgetauchten Fragen. Ende Juni waren alle Beteiligten fit für den Start, erzählt Kristina Sander. Aber auch danach standen wir für Fragen zur Verfügung, um den Teilnehmern die nötige Sicherheit im Umgang mit Little Bird zu geben. Ab Juli 2012 wurde den Online-Auftritten der 30 Einrichtungen von 13 verschiedenen Trägern noch der letzte Schliff gegeben. Ende August war alles für den Start vorbereitet am 25. September 2012 ging Little Bird in Schorndorf online. Als erste Mutter meldete Bettina Dobler an jenem Dienstag um 12 Uhr Ihren Sohn Filip-Imanuel über das Online- Portal von Little Bird an und wählte ihre drei Wunsch-Kitas aus. Ich kann bei Little Bird auf einen Blick von zu Hause aus sehen, wo ein Platz frei ist und erhalte zeitnah eine Rückmeldung, lobte Dobler die Schnelligkeit und die Transparenz des neuen Systems. Auch der Oberbürgermeister war begeistert: "Durch das neue Anmeldeverfahren mit Little Bird sparen sich die Eltern künftig viel Zeit. Wir sind in Schorndorf sehr stolz, dass wir dieses System einführen können. Es erleichtert das Anmeldeverfahren für alle Beteiligten." Rund Stunden gespart Durch die Einführung und Nutzung von Little Bird werden in allen Abstimmungs-, Datenaufbereitungs- und Bedarfsermittlungsprozessen Mitarbeiter der Stadt und in den Einrichtungen unterstützt und die bisherigen Verwaltungskosten deutlich reduziert, betont Little-Bird- Geschäftsführerin Anke Odrig. Eine Stadt mit 30 4/5

5 Betreuungseinrichtungen, rund 500 Neuverträgen jährlich und etwa Bestandsverträgen spart allein in etwa Personalstunden pro Jahr ein. Viel Zeit, die die Mitarbeiter für wichtigere Arbeiten nutzen können! Weitere Informationen: business.little-bird.de 5/5