Microsoft Office Outlook Das Handbuch

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1 Microsoft Office Outlook Das Handbuch von Beate Majetschak Beate Majetschak lebt seit vielen Jahren von und mit Computerbüchern. Als freiberufliche Autorin, Lektorin, Übersetzerin und Mutter von zwei kleinen Kindern sind Zeit- und Informationsmanagement ihr tägliches Brot. Dank Microsoft Outlook behält sie den Üb 1. Auflage Microsoft Office Outlook Das Handbuch Majetschak schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Microsoft 2003 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Inhaltsverzeichnis: Microsoft Office Outlook Das Handbuch Majetschak

2 174.book Page 361 Wednesday, October 8, :27 AM 11 Aufgaben planen und nutzen 361 Einfache Aufgaben erfassen 367 Mit Aufgaben arbeiten 375 Wiederkehrende Aufgaben erfassen 379 Aufgaben delegieren 383 Die Ansicht wechseln 385 Die Aufgabenliste drucken D Dinge, die Sie erledigen müssen, können Sie als Aufgaben in Outlook eintragen. Outlook erleichtert Ihnen die Verwaltung von Aufgaben mit zahlreichen Funktionen. Sie können sich nicht nur an die Fälligkeit von Aufgaben erinnern lassen, sondern auch den Fortschritt bei der Bearbeitung eintragen, benötigtes Text- und Bildmaterial mit den Aufgaben verknüpfen, Aufgaben delegieren und vieles mehr. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie: b einfache Aufgaben erstellen b regelmäßig wiederkehrende Aufgaben erstellen b Aufgaben bearbeiten und löschen b den Erfolg der Aufgabenbearbeitung überprüfen b die Darstellung von Aufgaben anpassen b Aufgaben an andere Personen delegieren b Aufgaben organisieren b Aufgaben suchen b Aufgaben drucken Planen über alles Einfache Aufgaben erfassen Erfahren Sie nun, wie Sie eine einfache, nicht wiederkehrende Aufgabe erfassen, die Sie selbst bearbeiten werden. Kennen Sie bereits den Fälligkeitstermin oder wollen Sie eine Erinnerungsfunktion einrichten, benutzen Sie am besten das Aufgabenformular. Wollen Sie Aufgaben hingegen einfach nur eintragen, um sie nicht zu vergessen, können Sie sie auch direkt in die Aufgabenliste eingeben, wie im : Abschnitt»Aufgaben direkt in die Aufgabenliste eintragen«in diesem Kapitel beschrieben. 361

3 174.book Page 362 Wednesday, October 8, :27 AM Aufgaben erfassen 1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben, indem Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Aufgaben klicken. 2. Dann klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Aufgabe oder wählen im Menü Datei den Befehl Neu/Aufgabe. 3. Im Aufgabenformular, das sich nun öffnet (siehe Abbildung 11.1), geben Sie im Feld Betreff eine aussagekräftige Aufgabenbezeichnung ein und drücken die Eingabetaste. Der Betreff der Aufgabe wird nun als Name übernommen und in der Titelleiste des Aufgabenformulars angezeigt. Außerdem wird das Feld Fällig am aktiviert. Abbildung 11.1: Das Aufgabenformular 4. Muss die Aufgabe bis zu einem bestimmten Datum erledigt werden, geben Sie das Fälligkeitsdatum in das Feld Fällig am ein. Kennen Sie nur den Zeitraum, nicht aber das genaue Datum, können Sie auch diesen eingeben, wie z.b.»heute in vierzehn Tagen«. Outlook wandelt diese Angabe dann automatisch in ein gültiges Datum um. Der Zeitraum bis zum Fälligkeitsdatum wird in einer Infoleiste eingeblendet. Sie können das Datum auch über den Datumsnavigator auswählen, den Sie über die nach unten weisende Pfeilschaltfläche des Felds Fällig am öffnen. 5. Soll die Bearbeitung der Aufgabe erst ab einem bestimmten Datum beginnen, geben Sie das Datum in das Feld Beginnt am ein oder wählen das Datum über den Datumsnavigator. Wie im Feld Fällig am können Sie auch im Feld Beginnt an einen Zeitraum eingeben, wie z.b.»morgen«oder»dienstag nächster Woche«, der dann von Outlook in das entsprechende Datum übersetzt wird. HINWEIS 362 Kapitel 11

4 174.book Page 363 Wednesday, October 8, :27 AM Abbildung 11.2: Hier verändern Sie die Einstellungen des Erinnerungssounds 6. Wollen Sie sich an die Fälligkeit der Aufgabe erinnern lassen, vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Erinnerung aktiviert ist. Wählen Sie dann im Feld Erinnerung das Datum und die Uhrzeit, zu der die Erinnerung ausgegeben werden soll. 7. Sobald die Erinnerung fällig ist, öffnet sich das Erinnerungsfenster. Zusätzlich erklingt der Sound Reminder.wav. Wollen Sie die Wiedergabe des Sounds deaktivieren oder einen anderen Sound wählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erinnerungssound. Es öffnet sich das gleichnamige Dialogfeld (siehe Abbildung 11.2). Um die Soundwiedergabe abzuschalten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Sound wiedergeben. Wollen Sie den Sound hingegen durch einen anderen Sound ersetzen, lassen Sie das Kontrollkästchen aktiviert, klicken auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen nach Festlegung eines entsprechenden Ordners einen anderen Sound per Doppelklick aus. Im Pfad C:\Windows\Media finden Sie beispielsweise die Sounddateien für die verschiedenen Windows-Sounds. Übernehmen Sie die Änderungen mit OK. 8. Outlook vergibt für neue Aufgaben die Priorität Normal. Ist die Aufgabe sehr wichtig, wählen Sie im Feld Priorität den Wert Hoch. Ist die Aufgabe nicht sonderlich wichtig, wählen Sie die Priorität Niedrig. 9. Geben Sie bei Bedarf in das Notizfeld Zusatzinformationen oder Einzelheiten zur Aufgabe ein, die Sie sich merken müssen. 10. Wollen Sie die Aufgabe mit einem oder mehreren Kontakten verknüpfen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakte. Im Dialogfeld Kontakte wählen, das sich nun öffnet, ist der Ordner Kontakte aktiviert. Wollen Sie die Aufgabe mit einem Kontakt aus einem anderen Kontaktordner verknüpfen, aktivieren Sie ihn im Feld Suchen in. Markieren Sie dann den oder die Kontakte im Feld Elemente und klicken Sie auf OK. In das Feld Kontakte werden nun Links zu allen markierten Kontakten eingetragen. 11. Wollen Sie die Aufgabe einer Kategorie zuweisen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien, aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Kategorie und klicken Sie auf OK. 12. Handelt es sich um eine private Aufgabe, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Privat. 13. Haben Sie für die Aufgabe einen Gesamtaufwand in Stunden abgeschätzt, den Sie mit dem tatsächlichen Aufwand vergleichen möchten, nachdem Sie die Aufgabe erledigt haben, aktivieren Sie die Registerkarte Details und geben Sie den Aufwand in das Feld Gesamtaufwand ein. D Planen über alles Aufgaben planen und nutzen 363

5 174.book Page 364 Wednesday, October 8, :27 AM 14. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen, um Ihre Eingaben zu speichern. Die neue Aufgabe wird nun in der Aufgabenliste angezeigt (siehe Abbildung 11.3). Abbildung 11.3: Die Aufgabenliste Im einfachsten Fall bearbeiten Sie die Aufgabe und kennzeichnen sie anschließend als erledigt. Möglicherweise wollen Sie jedoch den Status der Aufgabenbearbeitung nachvollziehen oder nach der Bearbeitung den genauen Aufwand in Stunden eintragen. Handelt es sich um eine Reisetätigkeit, möchten Sie möglicherweise Abrechnungsinformationen wie Reisekilometer und Hotelkosten zur Aufgabe vermerken, um sich hinterher die Abrechnung zu erleichtern. Mehr hierzu erfahren Sie im : Abschnitt»Mit Aufgaben arbeiten«in diesem Kapitel. Aufgaben direkt in die Aufgabenliste eintragen Sie können Aufgaben auch direkt in die Aufgabenliste eintragen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie Aufgaben nur eintragen wollen, um sie nicht zu vergessen. Sie können die Aufgaben dann zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten und ein Fälligkeitsdatum, die Erinnerungsfunktion und anderes aktivieren. 1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich, falls der Ordner noch nicht aktiviert ist. 2. Um eine Aufgabe direkt in die Aufgabenliste einzutragen, klicken Sie im Ordner Aufgaben auf das Feld Hier klicken, um Aufgabe zu erstellen in der Spalte Betreff, und geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für die Aufgabe ein (siehe Abbildung 11.4). 3. Ist die Aufgabe zu einem bestimmten Termin fällig, klicken Sie auf das Feld in der Spalte Fällig am und geben Sie den Termin oder eine Bezeichnung wie»in 14 Tagen«oder»übermorgen«ein. Oder klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie den Termin über den Datumsnavigator aus. 4. Drücken Sie die Eingabetaste. Die Aufgabe wird nun in die Aufgabenliste übernommen. In der ersten Spalte sehen Sie das Symbol für einfache Aufgaben. Sie können die Aufgabe bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten, um sie beispielsweise einem Kontakt oder einer Kategorie zuzuweisen, die Erinnerungsfunktion korrekt einzurichten, den Aufwand einzuschätzen oder um den Beginn einzutragen. Mehr hierzu erfahren Sie im : Abschnitt»Mit Aufgaben arbeiten«in diesem Kapitel. Abbildung 11.4: Geben Sie hier den Betreff und anschließend die Fälligkeit ein 364 Kapitel 11

6 174.book Page 365 Wednesday, October 8, :27 AM Geben Sie Aufgaben direkt in die Aufgabenliste ein, können Sie diese auch zu einem späteren Zeitpunkt mit weiteren Details versehen, wie z.b. einer Priorität oder der Angabe des Gesamtzeitbedarfs. Sie können die Aufgabe auch zu einem späteren Zeitpunkt mit Dokumenten oder Kontakten verknüpfen, sie einer Kategorie zuweisen und Ähnliches. Kennzeichnen Sie eine Aufgabe als erledigt, wird sie zwar durchgestrichen dargestellt, sie verschwindet aber erst, wenn Sie sie aus der Aufgabenliste löschen. HINWEIS Elemente in Aufgaben einfügen Neben den Kontakten und Kategorien können Sie Aufgaben auch mit anderen Outlook-Elementen verknüpfen, wie z.b. mit -Nachrichten oder mit Notizen. Und Sie können Aufgaben auch mit Dokumenten oder mit Bildern verknüpfen. Sie brauchen dann nicht mehr lange zu suchen, um Dokumente, Nachrichten oder Ähnliches zu finden, die mit einer bestimmten Aufgabe zu tun haben, sondern können das entsprechende Element direkt per Doppelklick öffnen. Outlook-Elemente in Aufgaben einfügen Erfahren Sie nun, wie Sie eine Aufgabe mit einem anderen Outlook-Element verknüpfen, wie z.b. einer -Nachricht aus Ihrem Posteingang. Arbeiten Sie mit Exchange Server, können Sie Aufgaben auch mit Elementen aus Öffentlichen Ordnern verknüpfen. 1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich. 2. Erstellen Sie eine Aufgabe wie im : Abschnitt»Aufgaben erfassen«beschrieben oder öffnen Sie eine bereits vorhandene Aufgabe, indem Sie in der Aufgabenliste doppelt darauf klicken. 3. Wählen Sie im Menü Einfügen des Aufgabenformulars den Befehl Element, um das Dialogfeld Element einfügen zu öffnen (siehe Abbildung 11.5). D Planen über alles Abbildung 11.5: Eine Aufgabe mit einem Outlook- Element verknüpfen Aufgaben planen und nutzen 365

7 174.book Page 366 Wednesday, October 8, :27 AM 4. Aktivieren Sie im Listenfeld Suchen in den Ordner, der das gewünschte Element enthält. Um eine Aufgabe mit einer -Nachricht zu verknüpfen, aktivieren Sie beispielsweise den Ordner Posteingang. 5. Wählen Sie dann im Bereich Elemente das spezielle Element, das Sie mit der Aufgabe verknüpfen wollen. 6. Bestimmen Sie schließlich im Bereich Einfügen als, wie das Element mit der Aufgabe verknüpft werden soll. Wählen Sie die Option Anlage, wenn eine Verknüpfung zu dem Element in die Aufgabe eingefügt werden soll, über die Sie das Element per Doppelklick öffnen können. Sollen hingegen die Textinformationen des Elements in den Aufgabentextbereich der Aufgabe übernommen werden, aktivieren Sie die Option Nur Text. 7. Übernehmen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Das Outlook-Element wird nun in den Aufgabentextbereich der Aufgabe übernommen. Haben Sie die Option Anlage gewählt, finden Sie im Aufgabentextbereich das Ordnersymbol des Outlook-Elements und den Betreff. Sie können das Element öffnen, indem Sie doppelt auf das Ordnersymbol klicken. Haben Sie hingegen unter Einfügen als die Option Nur Text gewählt, wird der Inhalt des Outlook-Elements im Memoformat in den Aufgabentextbereich eingetragen. Abbildung 11.6: Die Nachricht wurde als Anlage in die Aufgabe eingefügt 8. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen, um die Aufgabe zu speichern. Öffnen Sie die Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt, können Sie das verknüpfte Element durch einen Doppelklick ebenfalls öffnen. Um das verknüpfte Outlook- Element zu entfernen, markieren Sie dieses und drücken die Entf-Taste. Dass eine Aufgabe mit einem anderen Outlook-Element verknüpft ist, können Sie in der Ansicht Einfache Liste nicht erkennen. Alle anderen Ansichten bis auf die Ansicht Aufgaben in Zeitskala enthalten jedoch die Spalte Anlage, in der ein Büroklammersymbol angezeigt wird. HINWEIS Dateien in Aufgaben einfügen Aufgaben können Sie nicht nur mit Outlook-Elementen, sondern mit beliebigen Dokumenten oder anderen Objekten wie z.b. Bildern oder Sounds verknüpfen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich. 366 Kapitel 11

8 174.book Page 367 Wednesday, October 8, :27 AM HINWEIS 2. Erstellen Sie eine Aufgabe wie im : Abschnitt»Aufgaben erfassen«beschrieben oder öffnen Sie eine bereits vorhandene Aufgabe. 3. Aktivieren Sie den Aufgabentextbereich und wählen Sie dann im Menü Einfügen des Aufgabenformulars den Befehl Datei. Oder klicken Sie in der Symbolleiste des Formulars auf die Schaltfläche Datei einfügen, um das Dialogfeld Datei einfügen zu öffnen. 4. Wählen Sie im Feld Suchen in den Pfad, der zum gewünschten Dokument führt, und markieren Sie anschließend das Dokument. 5. Um eine Verknüpfung zu der Datei einzufügen, über die Sie die Datei per Doppelklick öffnen können, klicken Sie nun auf die Schaltfläche Einfügen. Bei Bedarf können Sie die Datei auch als Text einfügen, sofern es sich um ein Nur- Text-Dokument handelt oder Sie können einen Hyperlink zur Datei einfügen, d.h., eine Pfadangabe in blauer, unterstrichener Schrift. Klicken Sie dazu auf den Abwärtspfeil der Schaltfläche Einfügen und wählen Sie den gewünschten Befehl im Dropdown-Menü. 6. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen. Öffnen Sie die Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt, können Sie das verknüpfte Element durch einen Doppelklick ebenfalls öffnen. Um das verknüpfte Outlook- Element zu entfernen, markieren Sie dieses und drücken die Entf-Taste. Dass eine Aufgabe mit einem anderen Outlook-Element verknüpft ist, können Sie in der Ansicht Einfache Liste nicht erkennen. Alle anderen Ansichten bis auf die Ansicht Aufgaben in Zeitskala enthalten jedoch die Spalte Anlage, in der ein Büroklammersymbol angezeigt wird. Mit Aufgaben arbeiten Bei einfachen Aufgaben reicht es aus, wenn Sie sie als erledigt kennzeichnen, nachdem Sie sie bearbeitet haben. Bei komplexeren Aufgaben müssen Sie während der Bearbeitung häufig den Status verändern und angeben, zu wie viel Prozent die jeweilige Aufgabe bereits erledigt ist. Um Aufgaben auswerten zu können, nachdem sie erledigt sind, müssen Sie häufig außerdem angeben, wie lange Sie tatsächlich gebraucht haben, um die Aufgabe zu erledigen. Handelt es sich um eine Reisetätigkeit, können Sie außerdem die Reisekilometer und andere Abrechnungsinformationen, die im Zusammenhang mit der Aufgabe relevant sind, im Aufgabenformular festhalten. Sie können Ihre Aufgabe aber auch ganz einfach als erledigt kennzeichnen, umbenennen oder löschen. Mehr zur Arbeit mit und zur Bearbeitung von Aufgaben erfahren Sie in diesem Abschnitt. D Planen über alles Aufgaben bearbeiten Um Aufgaben zu bearbeiten, klicken Sie in der Aufgabenliste doppelt darauf. Nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen, um die Änderungen zu übernehmen. Wollen Sie die Änderungen verwerfen, klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche in der rechten oberen Ecke des Aufgabenformulars, und wählen Sie in der Abfrage, ob Sie die Änderungen speichern wollen, die Schaltfläche Nein. Aufgaben planen und nutzen 367

9 174.book Page 368 Wednesday, October 8, :27 AM Aufgaben umbenennen Stellen Sie fest, dass sich der von Ihnen eingegebene Betreff nicht besonders gut für eine Aufgabe eignet, können Sie diesen ganz leicht umbenennen. Sie brauchen die Aufgabe dazu nicht einmal zu öffnen. 1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich. 2. Klicken Sie dann in der Aufgabenliste auf das Feld Betreff der Aufgabe, die Sie umbenennen wollen, und markieren Sie den Feldinhalt durch Ziehen mit der Maus (siehe Abbildung 11.7). 3. Überschreiben Sie den Betreff dann mit dem neuen Betreff und drücken Sie die Eingabetaste. Sie können auf die beschriebene Weise auch Aufgabenserien umbenennen. Der neue Betreff wird dann in alle Elemente der Serie übernommen. Abbildung 11.7: Markieren Sie den Betreff und überschreiben Sie ihn anschließend HINWEIS Das Fälligkeitsdatum ändern Hat sich das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe geändert, brauchen Sie es in der Aufgabenliste nur anzupassen. Wollen Sie zusätzlich Änderungen an der Erinnerungsfunktion oder am Startdatum der Aufgabe vornehmen, müssen Sie die Aufgabe allerdings öffnen. 1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich. 2. Um die Fälligkeit einer Aufgabe in der Aufgabenliste zu verändern, klicken Sie auf das Feld Fällig am und geben das neue Fälligkeitsdatum ein. Oder klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie das Fälligkeitsdatum über den Datumsnavigator aus (siehe Abbildung 11.8). Abbildung 11.8: Die Fälligkeit können Sie direkt in der Aufgabenliste festlegen oder verändern Wollen Sie neben der Fälligkeit auch die Erinnerungsfunktion oder den Starttermin anpassen, klicken Sie in der Aufgabenliste doppelt auf die Aufgabe, um sie zu öffnen. Ändern Sie dann die Angaben in den Feldern Fällig am, Beginnt am und Erinnerung. Wählen Sie dann die Schaltfläche Speichern und schließen. 368 Kapitel 11

10 174.book Page 369 Wednesday, October 8, :27 AM Nachrichten in Aufgaben umwandeln Haben Sie eine Nachricht erhalten, in der Sie aufgefordert werden, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, brauchen Sie nicht extra eine neue Aufgabe für diesen Zweck zu erstellen. Wandeln Sie die Nachricht einfach in eine Aufgabe um. 1. Ziehen Sie die Nachricht zu diesem Zweck mit der Maus aus dem Posteingang auf die Schaltfläche Aufgaben im Navigationsbereich. 2. Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, öffnet sich das Aufgabenformular mit dem Nachrichtenbetreff als Betreff. Im Aufgabentextbereich sehen Sie außerdem die -Nachricht im Memoformat (siehe Abbildung 11.9). Abbildung 11.9: Diese Aufgabe wurde aus einer -Nachricht übernommen D Planen über alles 3. Legen Sie die Fälligkeit und den Beginn fest und aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion. Nehmen Sie bei Bedarf weitere Änderungen vor und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern und schließen. Den Fertigstellungsgrad eintragen Bei der Bearbeitung von Projekten ist es in der Regel wichtig, zu wissen, bis zu welchem Grad eine Aufgabe bereits erledigt wurde. In Outlook können Sie zu jeder Aufgabe den Fertigstellungsgrad eintragen und anpassen. Müssen Sie andere Personen über den Fertigstellungsgrad einer Aufgabe informieren, brauchen Sie nur einen Statusbericht zu versenden. Dieser enthält alle wichtigen Statusangaben zur Aufgabe. 1. Wechseln Sie über die Schaltfläche Aufgaben im Navigationsbereich in den gleichnamigen Ordner. Aufgaben planen und nutzen 369

11 174.book Page 370 Wednesday, October 8, :27 AM 2. Klicken Sie in der Aufgabenliste doppelt auf die Aufgabe, deren Fertigstellungsgrad Sie ändern möchten. 3. Wählen Sie über die Pfeilschaltflächen im Feld % erledigt den prozentualen Fertigstellungsgrad. Sobald dieser im Feld % erledigt größer als 0 % ist, wird der Wert im Feld Status auf In Bearbeitung gesetzt. 4. Passen Sie bei Bedarf den Status der Aufgabe an. Im Listenfeld stehen neben der Ausgangsoption Nicht begonnen die Optionen In Bearbeitung, Erledigt, Wartet auf jemand anderen und Zurückgestellt zur Verfügung. 5. Müssen Sie andere Personen über den Fertigstellungsgrad der Aufgabe informieren, versenden Sie nun einen Statusbericht. Wählen Sie dazu im Menü Aktionen den Befehl Statusbericht senden. Es wird nun eine neue Nachricht mit dem Betreff Statusbericht für Aufgabe: <Aufgabenbetreff> erstellt. Im Nachrichtenfeld werden die Inhalte der Felder Betreff, Status, & erledigt, Gesamtaufwand, Ist-Aufwand und Angefordert von aufgelistet (siehe Abbildung 11.10). Tragen Sie den Nachrichtenempfänger ein, fügen Sie bei Bedarf einen eigenen Nachrichtentext hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Abbildung 11.10: So versenden Sie den Fertigstellungsgrad als Statusbericht 6. Klicken Sie im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Speichern und schließen, um die Änderung an der Aufgabe zu übernehmen und zur Aufgabenliste zurückzukehren. Bei zugeordneten Aufgaben wird automatisch ein Statusbericht versendet, sobald sie erledigt sind. HINWEIS Abrechnungsinformationen eintragen Müssen Sie reisen, um eine Aufgabe zu erledigen, können Sie Informationen für die Reisekostenabrechnung wie die Reisekilometer, Hotelkosten und Ähnliches direkt in das Aufgabenformular eintragen. Wenn Sie hinterher die Abrechnung vornehmen, stehen Ihnen die Informationen direkt zur Verfügung. 370 Kapitel 11

12 174.book Page 371 Wednesday, October 8, :27 AM 1. Wechseln Sie über die Schaltfläche Aufgaben im Navigationsbereich in den gleichnamigen Ordner. 2. Klicken Sie in der Aufgabenliste doppelt auf die Aufgabe, deren Fertigstellungsgrad Sie ändern möchten. 3. Im Aufgabenformular, das sich nun öffnet, aktivieren Sie die Registerkarte Details. 4. Geben Sie dann in das Feld Reisekilometer die gefahrenen Kilometer ein. Haben Sie im Hotel übernachtet oder gibt es weitere Informationen, die für die Abrechnung wichtig wären, tragen Sie diese in das Feld Abrechnungsinfo ein. Bei Bedarf können Sie außerdem im Feld Firmen die Firmen eintragen, die Sie besucht haben (siehe Abbildung 11.11). Abbildung 11.11: Hier tragen Sie Informationen für die Reisekostenabrechnung ein D 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen, um die Änderungen zu übernehmen und zur Aufgabenliste zurückzukehren. Aufgaben suchen Ist Ihre Aufgabenliste sehr umfangreich, sehen Sie eine gesuchte Aufgabe möglicherweise nicht auf den ersten Blick. Dies ist jedoch kein Problem, da Outlook Ihnen eine Suchfunktion für Aufgaben bereitstellt: 1. Um eine Aufgabe zu suchen, wechseln Sie zunächst über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich zum Ordner Aufgaben. Öffnen Sie dann die Suchleiste über die Schaltfläche Suchen in der Symbolleiste. 2. Geben Sie in der Suchleiste (siehe Abbildung 11.12), die nun unterhalb der Symbolleiste eingeblendet wird, den Betreff oder einen Teil des Betreffs in das Feld Suchen nach ein, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Suche starten. Planen über alles Abbildung 11.12: Über die Suchleiste lassen sich gesuchte Aufgaben leicht finden 3. Die Aufgabenliste enthält daraufhin nur noch Aufgaben, die den angegebenen Suchbegriff enthalten. Klicken Sie doppelt auf die gesuchte Aufgabe, um sie zu öffnen. 4. Klicken Sie in der Suchleiste auf die Schaltfläche Löschen, um wieder alle Aufgaben in der Aufgabenliste anzuzeigen. Aufgaben planen und nutzen 371

13 174.book Page 372 Wednesday, October 8, :27 AM 5. Benötigen Sie die Suchleiste nicht mehr, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen, um sie auszublenden. Werden Sie bei der Suche nicht fündig, sollten Sie es einmal mit der erweiterten Suche probieren, die Sie über den Befehl Extras/Suchen/Erweiterte Suche starten. Eine ausführliche Beschreibung der erweiterten Suche nach -Nachrichten finden Sie in : Kapitel 5 und die erweiterte Suche nach Kontakten ist in : Kapitel 8 zu finden. HINWEIS Aufgaben weiterleiten Bei Bedarf können Sie Aufgaben an andere Personen beispielsweise zu Dokumentationszwecken weiterleiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich und markieren Sie die Aufgabe oder mehrere Aufgaben in der Aufgabenliste, die Sie weiterleiten möchten. 2. Wählen Sie dann im Menü Aktionen den Befehl Weiterleiten. 3. Es öffnet sich eine neue, noch unbenannte Nachricht, in die Sie den oder die Empfänger, den Betreff und bei Bedarf einen zusätzlichen Nachrichtentext eintragen. Das Feld Anfügen enthält die Aufgaben, die Sie weiterleiten möchten (siehe Abbildung 11.13). Abbildung 11.13: Die Aufgaben werden automatisch an die Nachricht angehängt 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Nachricht zu verschicken. Aufgaben Kategorien zuordnen Haben Sie es beim Erstellen einer Aufgabe versäumt, sie einer Kategorie zuzuordnen, können Sie dies jederzeit leicht nachholen. Mit den folgenden Schritten weisen Sie eine Aufgabe aus der Aufgabenliste beispielsweise einem Termin zu: 1. Klicken Sie im Navigationsbereich die Schaltfläche Aufgaben an, um den gleichnamigen Ordner zu öffnen. 2. Als Nächstes klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe, die Sie einer Kategorie zuordnen möchten und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Kategorien. 3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Kategorien die Kontrollkästchen aller Kategorien, denen Sie die Aufgabe zuordnen wollen, und klicken Sie dann auf OK. 372 Kapitel 11

14 174.book Page 373 Wednesday, October 8, :27 AM Abbildung 11.14: Ein Terminformular für eine Aufgabe Aufgaben mit Terminen verknüpfen Um Zeit für die Erledigung von Aufgaben einzuplanen, können Sie Ihre Aufgaben Terminen zuordnen. Weisen Sie eine Aufgabe einem Termin wie folgt zu: 1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich. 2. Ziehen Sie die Aufgabe, die Sie einem Termin zuweisen wollen, mit der Maus aus der Aufgabenliste auf die Schaltfläche Kalender im Navigationsbereich. 3. Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, öffnet sich ein Terminformular. Der Betreff der Aufgabe wurde in den Termin übernommen. Außerdem enthält das Termintextfeld Angaben zur Aufgabe wie den Betreff, das Fälligkeitsdatum und den Status (siehe Abbildung 11.14). D Planen über alles 4. Wählen Sie im Feld Beginnt um die Uhrzeit, zu der der Termin beginnen soll, und im Feld Endet um die Uhrzeit, zu der Sie die Bearbeitung der Aufgabe voraussichtlich beenden werden. 5. Geben Sie bei Bedarf im Feld Ort einen Ort an und weisen Sie dem Termin über das Listenfeld Beschriftung eine Farbe zu. 6. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen. Die Aufgabe wird nun als Termin in den Kalender eingetragen. Die entsprechende Zeit wird als gebucht gekennzeichnet. Aufgaben planen und nutzen 373

15 174.book Page 374 Wednesday, October 8, :27 AM Aufgaben als erledigt kennzeichnen Haben Sie eine Aufgabe fertig gestellt, sollen Sie sie als erledigt kennzeichnen. Sie können die Aufgabe auch direkt löschen, wenn Sie sie erledigt haben. Dann können Sie jedoch keine wöchentlichen Statistiken über Ihren Arbeitserfolg anfertigen. 1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich. 2. Um eine Aufgabe in der Aufgabenliste als erledigt zu kennzeichnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Erledigt. 3. Die Aufgabe wird in der Aufgabenliste durchgestrichen und in grauer Schrift dargestellt, was sie auf einen Blick als erledigt kennzeichnet. In das Feld Erledigt auf der Registerkarte Details des Aufgabenformulars wird außerdem das aktuelle Datum eingetragen (siehe Abbildung 11.15). Abbildung 11.15: Beispiel für eine erledigte Aufgabe Wollen Sie einen Statusbericht an eine andere Person versenden oder müssen Sie ermitteln, inwiefern der geschätzte Gesamtaufwand für die Aufgabe vom tatsächlichen Aufwand abweicht, sollten Sie den tatsächlichen Aufwand nun vermerken: 1. Klicken Sie doppelt auf die Aufgabe und wechseln Sie zur Registerkarte Details. 2. Geben Sie den Aufwand in Stunden in das Feld IST-Aufwand ein. Ergänzen Sie bei Bedarf Reisekilometer- und Abrechnungsinformationen. 3. Versenden Sie bei Bedarf einen Statusbericht über den Befehl Aktionen/Statusbericht senden. 4. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern und schließen, um die Änderungen zu übernehmen und das Aufgabenformular zu schließen. Aufgaben entfernen Haben Sie eine Aufgabe oder eine Aufgabenserie abgearbeitet und wollen Sie deren Anzeige auch aus der Aufgabenliste entfernen, müssen Sie die Aufgabe entfernen. 1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben und markieren Sie die Aufgabe, die Sie entfernen wollen. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Löschen. Die Aufgabe wird nun aus der Aufgabenliste entfernt und in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. 374 Kapitel 11

16 174.book Page 375 Wednesday, October 8, :27 AM WICHTIG Wenn Sie eine Aufgabe löschen, die als Aufgabenserie eingerichtet wurde, öffnet sich ein Meldungsfeld, in dem Sie gefragt werden, ob Sie nur dieses eine Element oder alle Aufgaben der Aufgabenserie löschen möchten. Wählen Sie die Option Alle löschen, um die Aufgabenserien zu entfernen oder Diese Aufgabe löschen, um nur diese eine Aufgabe aus der Serie zu entfernen. Klicken Sie dann auf OK. Wiederkehrende Aufgaben erfassen Fällt eine Aufgabe regelmäßig an, können Sie diese als Serie in Outlook eintragen. Outlook unterscheidet dabei jedoch in Aufgaben, die in regelmäßigen Intervallen anfallen und Aufgaben, die sich in Abhängigkeit vom Erledigungsdatum wiederholen. Fällt die Aufgabe an einem Termin einmal nicht an, können Sie das Element überspringen. Sich regelmäßig wiederholende Aufgaben erfassen In Outlook können Sie kinderleicht Aufgabenserien für sich regelmäßig wiederholende Aufgaben anlegen. Prinzipiell könnten Sie derartige Aufgaben auch als Serientermine in Ihren Kalender eintragen. Das Terminformular bietet Ihnen jedoch nicht die Möglichkeit, Statusinformationen zum Grad der Erledigung einzutragen. Außerdem sind Termine an eine Uhrzeit gebunden, Aufgaben hingegen nur an ein bestimmtes Datum. Tragen Sie eine Aufgabenserie für eine Aufgabe ein, die Sie einmal im Monat erledigen müssen, wie z.b. einen Projektbericht schreiben. Die Aufgabe fällt immer am letzten Wochentag jedes Monats an. Das Projekt ist außerdem auf acht Monate beschränkt. Insgesamt müssen Sie also acht Projektberichte erstellen: 1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich, und klicken Sie dann in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Aufgabe. Es öffnet sich ein neues, noch unbenanntes Aufgabenformular. 2. Geben Sie im Feld Betreff die Aufgabenbezeichnung ein und drücken Sie die Eingabetaste. 3. Klicken Sie in der Symbolleiste des Formulars auf die Schaltfläche Serientyp. Es öffnet sich das Dialogfeld Aufgabenserie (siehe Abbildung 11.16). D Planen über alles Abbildung 11.16: Hier legen Sie das Intervall fest, in dem sich die Aufgabe wiederholt Aufgaben planen und nutzen 375

17 174.book Page 376 Wednesday, October 8, :27 AM 4. Im Bereich Serienmuster aktivieren Sie nun die Option Monatlich. Die rechte Spalte des Bereichs Serienmuster passt sich an die gewählte Option an. Eine ausführliche Beschreibung der verschiedenen Serienmuster finden Sie in : Kapitel Legen Sie nun in der rechten Spalte des Bereichs Serienmuster fest, wann die Aufgabe jeweils fällig ist. Im Beispiel aktivieren Sie die mittlere der drei Optionen. Klicken Sie dann auf den Abwärtspfeil des linken Felds und wählen Sie den Eintrag letzten und anschließend klicken Sie auf den Abwärtspfeil des rechten Felds und wählen den Eintrag Arbeitstag. Belassen Sie die Angabe jedes 1. Monats, da die Aufgabe ja ein Mal monatlich ausgeführt werden muss. Hätte es sich um eine Aufgabe gehandelt, die alle drei Monate anfällt, hätten Sie die Angabe 1. durch die Angabe 3. ersetzen müssen. 6. Nun legen Sie im Bereich Seriendauer fest, wann die Aufgabenserie beginnen und wann sie enden soll. Tragen Sie zunächst im Feld Beginn ein Datum ein oder klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um das Datum über den Datumsnavigator auszuwählen. 7. Bestimmen Sie dann über die Optionen auf der rechten Seite das Enddatum. Im Beispiel läuft das Projekt über acht Monate. Die Aufgabe fällt also acht Mal an. Aktivieren Sie die Option Endet nach x Aufgaben und geben Sie den Wert 8 in das Textfeld ein und drücken Sie die Tab-Taste. Ist noch kein Enddatum absehbar, d.h. fällt diese Aufgabe an, so lange Sie eine bestimmte Position haben, belassen Sie die Option Kein Enddatum aktiviert. Gibt es für die Aufgabenserie eine Begrenzung, d.h. endet sie nach einer bestimmten Anzahl von Aufgaben, aktivieren Sie die Option Endet nach x Aufgaben und passen die Zahl der Wiederholungen an. Kennen Sie das genaue Enddatum der Aufgabenserien, aktivieren Sie die Option Endet am und geben das gewünschte Datum ein. Sie können auch Datumseingaben in natürlicher Sprache vornehmen, wie z.b.»heute in sechs Monaten«. Outlook rechnet diesen Wert automatisch in das korrekte Datum um. 8. Die Serie ist nun fertig (siehe Abbildung 11.17). Prüfen Sie noch einmal, ob alle Angaben korrekt sind, und klicken Sie dann auf OK. HINWEIS HINWEIS Abbildung 11.17: Ein Beispiel für eine Aufgabenserie 376 Kapitel 11

18 174.book Page 377 Wednesday, October 8, :27 AM 9. Im Aufgabenformular wird nun am oberen Rand der Registerkarte Aufgabe eine Infoleiste eingeblendet, der Sie die Art der Serie entnehmen können (siehe Abbildung 11.18). Abbildung 11.18: Die Infoleiste informiert Sie über die Art und die Dauer der Aufgabenserie HINWEIS 10. Nehmen Sie bei Bedarf im Aufgabenformular weitere Einstellungen vor. Ändern Sie beispielsweise im Feld Priorität die Wichtigkeit der Aufgabe, verändern Sie das Datum oder die Uhrzeit oder den Erinnerungssound für die Erinnerungsfunktion oder geben Sie auf der Registerkarte Details einen geschätzten Gesamtaufwand in Stunden an. 11. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern und schließen. Der Termin wird nun in die Aufgabenliste eingetragen. In der Spalte Symbol sehen Sie neben dem Aufgabensymbol das Symbol für Aufgabenserien mit den zwei Pfeilen, die sich zum Kreis schließen. Stellen Sie zu einem späteren Zeitpunkt fest, dass Sie einzelne Aufgaben der Aufgabenserie ändern oder entfernen müssen, bearbeiten Sie die Aufgabenserie wie im : Abschnitt»Überspringen eines Elements«sowie im : Abschnitt»Aufgabenserie«in diesem Kapitel beschrieben. Die einzelnen Aufgaben der Aufgabenserie werden in der Aufgabenliste einzeln angezeigt. Wenn Sie eine Aufgabe als erledigt kennzeichnen, wird die nächste Aufgabe der Aufgabenserie in die Aufgabenliste übernommen. Sich bedingt wiederholende Aufgaben erfassen Neben den Aufgaben, die in regelmäßigen Intervallen anfallen, gibt es auch Aufgaben, die erst anfallen, nachdem eine vorangegangene Aufgabe erledigt wurde. Ein Beispiel für eine solche Aufgabe wäre der Versand von Mahnungen. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie eine solche sich bedingt wiederholende Aufgabe erfassen: 1. Aktivieren Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich, falls der Ordner noch nicht bereits geöffnet ist. 2. Klicken Sie dann in der Symbolleiste von Outlook auf die Schaltfläche Neue Aufgabe. 3. Im neuen, noch unbenannten Aufgabenformular geben Sie als erstes die Aufgabenbezeichnung in das Feld Betreff ein und drücken Sie die Tab-Taste, um die Bezeichnung zu übernehmen. 4. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Serientyp, um das Dialogfeld Aufgabenserie zu öffnen. 5. Legen Sie zunächst das Serienmuster fest, d.h., geben Sie an, ob die Aufgabe täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich anfällt. 6. Aktivieren Sie dann in der rechten Spalte des Bereichs Serienmuster die Option Neue Aufgaben erstellen, jeweils x nach Abschluss der vorangegan- D Planen über alles Aufgaben planen und nutzen 377

19 174.book Page 378 Wednesday, October 8, :27 AM genen Aufgabe und geben Sie den Zeitraum in das Feld ein, der nach Abschluss der vorhergehenden Aufgabe verstreichen muss. 7. Geben Sie dann im Bereich Seriendauer den Beginn an und legen Sie ein Enddatum fest oder geben Sie die Anzahl der Aufgaben an, nach denen die Serie endet (siehe Abbildung 11.19). Abbildung 11.19: Ein Beispiel für eine bedingt wiederkehrende Aufgabe 8. Übernehmen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Das Serienmuster wird nun in einer Infoleiste am oberen Rand der Registerkarte Aufgabe angezeigt. 9. Nehmen Sie bei Bedarf im Aufgabenformular weitere Einstellungen vor. Ändern Sie beispielsweise über das Feld Priorität die Wichtigkeit der Aufgabe, verändern Sie das Datum oder die Uhrzeit oder den Erinnerungssound für die Erinnerungsfunktion oder geben Sie auf der Registerkarte Details einen geschätzten Gesamtaufwand in Stunden an, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern und schließen. Die einzelnen Aufgaben der Aufgabenserie werden in der Aufgabenliste einzeln angezeigt. Wenn Sie eine Aufgabe als erledigt kennzeichnen, wird die nächste Aufgabe der Aufgabenserie in die Aufgabenliste übernommen. HINWEIS Aufgabenserien anpassen und entfernen Die Aufgaben einer Aufgabenserie können Sie jederzeit ändern. Sie können der Aufgabenserie beispielsweise einen anderen Serientyp zuweisen oder das Startoder das Enddatum anpassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Öffnen Sie bei Bedarf die Aufgabenliste über die Schaltfläche Aufgaben im Navigationsbereich. 2. Klicken Sie doppelt auf die Aufgabenserie und wählen Sie im Aufgabenformular, das sich nun öffnet, die Schaltfläche Serientyp. 3. Passen Sie dann im Dialogfeld Aufgabenserie das Serienmuster oder die Seriendauer an und übernehmen Sie die Änderungen mit OK oder klicken Sie auf die Schaltfläche Serie entfernen, um aus der Aufgabenserie eine einfache Aufgabe zu machen. 4. Wählen Sie im Aufgabenformular die Schaltfläche Speichern und schließen. 378 Kapitel 11

20 174.book Page 379 Wednesday, October 8, :27 AM Überspringen eines Elements einer Aufgabenserie Haben Sie eine Aufgabenserie eingerichtet, kann es vorkommen, dass die Aufgabe ein Mal nicht ausgeführt werden muss, weil sie beispielsweise in die Urlaubszeit fällt. In diesem Fall können Sie das Element der Aufgabenserie einfach überspringen. 1. Öffnen Sie die Aufgabenliste über die Schaltfläche Aufgabe im Navigationsbereich und klicken Sie doppelt auf die Aufgabenserie, in der Sie ein Element überspringen möchten. 2. Geben Sie im Feld Fällig am das Datum für das Element ein, das Sie überspringen möchten, oder klicken Sie auf den Abwärtspfeil des Felds und wählen Sie das Datum über den Datumsnavigator aus. 3. Wählen Sie dann im Menü Aktionen den Befehl Aufgabe dieser Serie überspringen. Das Element wird nun aus der Serie entfernt bzw. als erledigt gekennzeichnet. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen, um die Änderungen zu übernehmen. D Aufgaben delegieren Können oder wollen Sie eine Aufgabe nicht selbst erledigen, lässt sich diese in Outlook ganz bequem anderen Personen zuordnen. Nachdem die zugeordnete Aufgabe erledigt wurde, erhalten Sie automatisch einen Statusbericht. Aufgabenanfragen erstellen Mit den folgenden Schritte delegieren Sie eine Aufgabe an eine andere Person: 1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben und wählen Sie im Menü Aktionen den Befehl Neue Aufgabenanfrage. Das Formular für Aufgabenanfragen öffnet sich (siehe Abbildung 11.20). 2. Geben Sie im Feld An die -Adresse der Person ein, an die Sie die Aufgabe übertragen wollen. Oder klicken Sie auf die Schaltfläche An, um die -Adresse aus dem Adressbuch auszuwählen. Die Person wird im Feld Liste aktualisieren auf der Registerkarte Details eingetragen. 3. Tippen Sie im Feld Betreff die Aufgabenbezeichnung ein. 4. Geben Sie im Feld Fällig am ein Fälligkeitsdatum an oder klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche und wählen Sie das Datum aus dem Datumsnavigator aus. 5. Weisen Sie der Aufgabenanfrage bei Bedarf im Feld Priorität eine andere Priorität zu. 6. Um verfolgen zu können, ob die Aufgabe erledigt wurde, sollten Sie die Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist aktiviert lassen. In Ihrem Ordner Aufgaben wird dann eine Kopie der Aufgabe gespeichert, in die Statusinformationen übernommen werden, falls der Anfrageempfänger welche versendet. Außerdem erhalten Sie einen Statusbericht, sobald die Aufgabe erledigt ist. Planen über alles Aufgaben planen und nutzen 379

21 174.book Page 380 Wednesday, October 8, :27 AM Abbildung 11.20: Das Formular für Aufgabenanfragen 7. Verknüpfen Sie die Aufgabenanfrage über die Schaltfläche Kontakte bei Bedarf mit weiteren Kontakten oder weisen Sie sie über die Schaltfläche Kategorien einer Kategorie zu. 8. Klicken Sie in der Symbolleiste des Formulars auf die Schaltfläche Senden. Die Aufgabenanfrage wird nun in den Postausgang gestellt und beim nächsten Empfang oder Versand von -Nachrichten verschickt. Außerdem wird eine Kopie der Aufgabe in der Aufgabenliste gespeichert. Zugeordnete Aufgaben erkennen Sie daran, dass in der Symbol-Spalte neben dem normalen Aufgabensymbol eine Hand angezeigt wird. Sie können auch Aufgabenanfragen für bereits vorhandene Aufgaben erstellen. Klicken Sie dazu in der Aufgabenliste mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Aufgabe zuordnen. Sind Sie gerade dabei, eine Aufgabe zu erstellen, und stellen Sie fest, dass Sie die Aufgabe einer anderen Person zuordnen müssen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Aufgabe zuordnen. Es öffnet sich das Aufgabenanfrageformular, in das der Betreff und alle weiteren Angaben aus dem Aufgabenformular bereits eingetragen sind. Sie brauchen diese nur noch anzupassen und den Empfänger zu wählen, um die Aufgabenanfrage verschicken zu können Empfänger von Aufgabenanfragen haben prinzipiell die Möglichkeit, die Anfrage anzunehmen oder sie abzulehnen. So lange der Empfänger noch nicht reagiert hat, enthält die Nachricht eine Infozeile mit dem Inhalt»Wartet auf Antwort von Empfänger«. Sie werden dann per darüber informiert, wie sich der Empfänger entschieden hat. Der Infozeile in der Nachricht können Sie entnehmen, wann die Aufgabe HINWEIS 380 Kapitel 11

22 174.book Page 381 Wednesday, October 8, :27 AM HINWEIS von wem übernommen oder abgelehnt wurde. Die Aufgabe in der Aufgabenliste wird entsprechend aktualisiert, d.h. die Infozeile der Antwort auf Ihre Aufgabenanfrage wird in die Aufgabe übernommen. Nimmt der Empfänger die Aufgabenanfrage an, erhalten Sie automatisch einen Statusbericht, sobald der Empfänger die Aufgabe erledigt hat. Hat der Empfänger die Aufgabenanfrage abgelehnt, können Sie versuchen, sie einer anderen Person zuzuordnen. Aufgabenanfragen annehmen oder ablehnen Erfahren Sie nun, wie Sie Aufgabenanfragen behandeln, die Sie selbst erhalten: 1. Öffnen Sie den Posteingang von Outlook. 2. Klicken Sie auf die eingegangene Aufgabenanfrage. Kicken Sie die Aufgabenanfrage an, sehen Sie im Lesebereich, wann die Aufgabe fällig ist, von wem diese an Sie delegiert wurde und wie hoch die Priorität ist (siehe Abbildung 11.21). D Abbildung 11.21: Die Aufgabenanfrage im Posteingang des Empfängers Planen über alles 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zusagen, um die Aufgabenanfrage zu übernehmen, oder auf Ablehnen, um auf die Aufgabenanfrage abzusagen. 4. Im Falle einer Zusage wird die Aufgabe in Ihre Aufgabenliste eingetragen und es öffnet sich das Dialogfeld Aufgabe übernehmen, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Antwort an den Absender vor dem Senden bearbeiten wollen oder nicht. Wählen Sie die Option Antwort sofort senden, wenn der Absender nur die automatisch von Outlook generierte Antwort erhalten soll. Wählen Sie die Option Antwort vor dem Senden bearbeiten, wenn Sie dem Absender zusätzlich zur automatisch von Outlook generierten Nachricht weitere Informationen zukommen lassen wollen. Klicken Sie in beiden Fällen auf OK. 5. Es wird eine Antwort auf die Aufgabenanfrage in Ihren Posteingang gestellt und beim nächsten Senden oder Empfangen von -Nachrichten an den Versender zurückgeschickt. Lehnen Sie die Aufgabenanfrage ab, wird der Absender entsprechend benachrichtigt. Er kann die Aufgabenanfrage dann an eine andere Person schicken. Aufgaben planen und nutzen 381

23 174.book Page 382 Wednesday, October 8, :27 AM 6. Haben Sie die Aufgabe übernommen, wird sie nun in Ihrer Aufgabenliste angezeigt. In der Symbol-Spalte erkennen Sie die Aufgabe am Symbol für übernommene Aufgaben. Klicken Sie doppelt auf die Aufgabe, um sie zu bearbeiten. In der Infoleiste sehen Sie, wann Sie die Aufgabe übernommen haben. 7. Senden Sie dem Absender bei Bedarf regelmäßig Statusberichte über den Menübefehl Aktionen/Statusbericht senden. Sobald Sie die Aufgabe erledigt haben, sendet Outlook automatisch einen Statusbericht. Den Status prüfen Haben Sie eine Aufgabe einer anderen Person zugeordnet, erhalten Sie zunächst eine Zustimmung oder Ablehnung. Klicken Sie doppelt auf die eingegangene -Nachricht, um sie zu öffnen. Sie werden nun darüber informiert, wie sich die andere Person entschieden hat. Schließen Sie die Nachricht, verschwindet sie aus dem Posteingang und das Ergebnis Ihrer Anfrage wird in der Infoleiste der Aufgabe der Aufgabenkopie vermerkt. Hat die Person die Aufgabe abgelehnt, können Sie sie einer anderen Person zuordnen. Hat die Person die Aufgabe angenommen, werden die Änderungen überwacht und in der Aufgabenkopie verzeichnet. Nimmt die Person eine Änderung an der Aufgabe vor oder kennzeichnet diese als erledigt, werden Sie darüber mit einem Statusbericht automatisch informiert. Bei Änderungen der Aufgabe ist im Betreff der Aufgabenbezeichnung die Angabe Aktualisierte Aufgabe: vorangestellt. Die Veränderung wird außerdem in die Infoleiste der Aufgabenkopie eingetragen. Wurde die Aufgabe erledigt, ist ihr im Betreff die Angabe Aufgabe erledigt: vorangestellt (siehe Abbildung 11.21). Abbildung 11.22: Sobald die Aufgabe erledigt ist, erhalten Sie einen entsprechenden Statusbericht 382 Kapitel 11

24 174.book Page 383 Wednesday, October 8, :27 AM In der Aufgabenliste wird die Aufgabe als erledigt gekennzeichnet, indem das vorangestellte Kontrollkästchen aktiviert und die Aufgabe in grauer Schrift und durchgestrichen dargestellt wird. Die Ansicht wechseln Die Aufgabenliste wird in Outlook standardmäßig als einfache Liste angezeigt. Diese Ansicht enthält nur die wichtigsten Informationen, nämlich die Felder Symbol, Erledigt, Betreff und Fällig am. Wollen Sie weitere Details einsehen, wie z.b. Status der Aufgaben oder den Fortschritt, den Sie im Feld % erledigt eintragen, wollen Sie wissen, welche Aufgaben in den nächsten sieben Tagen fällig sind, oder sich einen Überblick über die überfälligen oder die delegierten Aufgaben verschaffen, brauchen Sie nur zur entsprechenden Ansicht zu wechseln. NEU IN OUTLOOK 2003 Abbildung 11.23: Outlook bietet für die meisten Zwecke vordefinierte Ansichten Die Ansicht wechseln Die Ansicht können Sie in Outlook 2003 ganz leicht über den Bereich Aktuelle Ansicht im Navigationsbereich wechseln, der standardmäßig eingeblendet wird. Sie brauchen die gewünschte Ansicht nur anzuklicken, um zu ihr zu wechseln. Haben Sie Ihre Aufgaben beispielsweise Kategorien zugeordnet, können Sie sich über die Ansicht Nach Kategorie rasch einen Überblick über die einzelnen Kategorien verschaffen (siehe Abbildung 11.23). D Planen über alles TIPP Um Änderungen an einer Aufgabe vorzunehmen, wie z.b., um den Fortschrittsgrad im Feld % erledigt zu ändern, brauchen Sie die Aufgabe nicht extra zu öffnen. Wenn Sie eine Ansicht aktivieren, die das entsprechende Feld enthält, können Sie die Änderungen direkt in das Feld eintragen. Die Aufgabenreihenfolge verändern Die Aufgaben sind in absteigender Reihenfolge nach der Fälligkeit geordnet. Sie können sie jedoch auch nach jeder anderen Spalte ordnen, die in einer Ansicht angezeigt wird. Aufgaben planen und nutzen 383

25 174.book Page 384 Wednesday, October 8, :27 AM Ordnen Sie die Ansicht Liste mit Details in absteigender Reihenfolge nach dem Fortschrittsgrad der Aufgaben. Speichern Sie die Aufgabenreihenfolge anschließend. 1. Wechseln Sie zum Ordner Aufgaben, indem Sie die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich anklicken. 2. Aktivieren Sie im Navigationsbereich unter Aktuelle Ansicht die Ansicht Liste mit Details. 3. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf des Feldes % erledigt, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Absteigend sortieren (siehe Abbildung 11.24). Abbildung 11.24: Über das Kontextmenü lässt sich die Aufgabenliste bequem sortieren 4. Um die Sortierreihenfolge umzukehren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Aufsteigend sortieren. Sie können eine Ansicht auch nach einem Feld sortieren, indem Sie auf den Spaltenkopf des Feldes klicken. Um die Sortierreihenfolge umzukehren, klicken Sie noch einmal auf den Spaltenkopf. 5. Wählen Sie im Menü Aktionen von Outlook den Befehl Aufgabenreihenfolge speichern, um die Aufgabenliste mit der aktuellen Reihenfolge zu speichern. TIPP Die Ansicht nach einem bestimmten Feld gruppieren Haben Sie eine bestimmte Reihenfolge für die Aufgabenliste gewählt, können Sie einzelne Aufgaben möglicherweise leichter zuordnen. Bei Bedarf können Sie die Ansicht zusätzlich nach einem bestimmten Feld gruppieren. Die folgenden Schritte sind notwendig, wenn Sie die Aufgabenliste in der Ansicht Liste mit Details nach dem Feld % erledigt gruppieren wollen: 1. Wechseln Sie in den Ordner Aufgaben, indem Sie die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich anklicken. 2. Aktivieren Sie im Bereich Aktuelle Ansicht des Navigationsbereichs die Ansicht Liste mit Details. 384 Kapitel 11

26 174.book Page 385 Wednesday, October 8, :27 AM Abbildung 11.25: Ansichten lassen sich nach einzelnen Feldern gruppieren 3. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf der Spalte % erledigt und wählen im Kontextmenü den Befehl Nach diesem Feld gruppieren. Das Gruppierfeld wird nun oberhalb der Aufgabenliste eingefügt und die Aufgabenliste wird nun nach dem Feld gruppiert (siehe Abbildung 11.25). D 4. Wollen Sie die Gruppierung zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Gruppierfeld und wählen im Kontextmenü den Befehl Nicht nach diesem Feld gruppieren. 5. Um das Gruppierfeld auszublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Spaltenkopf der Aufgabenliste und wählen im Kontextmenü den Befehl Gruppierfeld. Planen über alles Die Aufgabenliste drucken Ein Mausklick genügt, um Ihre Aufgabenliste mit allen Feldern der aktuellen Anzeige zu Papier zu bringen. Der Ausdruck erfolgt im Tabellenformat und er entspricht der Anzeige, die Sie im Ordner Aufgaben aktiviert haben, d.h., es werden alle Felder ausgedruckt, die auch am Bildschirm sichtbar sind. Außerdem werden in der Fußzeile jeder Seite der Benutzername, die Seite und das Datum ausgedruckt. 1. Wechseln Sie bei Bedarf über die Schaltfläche Aufgaben im Navigationsbereich in den gleichnamigen Ordner. 2. Wählen Sie unter Aktuelle Ansicht des Navigationsbereichs die Ansicht, in der Sie die Aufgabenliste ausdrucken möchten. 3. Wollen Sie nicht die gesamte Aufgabenliste ausdrucken, sondern nur bestimmte Aufgaben, markieren Sie diese Aufgaben. Lassen Sie die Aufgabenliste andernfalls unverändert. Aufgaben planen und nutzen 385