Benutzerhandbuch Kontoauszug

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1 Inhaltsverzeichnis 1... Aktuelles zum Kontoauszug Aufruf des Kontoauszugs Selektionsbild Selektionsbild für Kontoauszug Landesmittel = CO-basiert Kostenstelle Projekt Profit Center Selektionsbild für Kontoauszug Drittmittel = FM-basiert Kostenstelle Projekt Ausgabe des Kontoauszugs Sortierung/Aufbereitung Sortierung Druckformular Zeilenanzahl Ausgabemöglichkeiten Bildschirmausgabe Druck - Suchhilfe - Mailversand Excel Belegsicht Sicht auf den SAP-Beleg Sicht auf digitalisierte Belege ALV-Sicht 38 7 Interpretation Übersichtsblock Spalten des Kontoauszugs Zeilen des Kontoauszugs Saldenliste 46 8 Abmelden 47 Gisela Krämer, Seite 1

2 1 1 Aktuelles zum Kontoauszug Aktuelle Informationen zum Kontoauszug werden auf der Homepage des Dez. III unter der Rubrik Kontoauszug gepflegt. Sie können diese Nachrichten auch mit Hilfe eines RSS-Feeds abonnieren. R S S Sie erhalten dann bei jedem neuen Eintrag unter der Rubrik Aktuelles zum Kontoauszug eine Mail mit dem Inhalt des Eintrags. Um überhaupt RSS-Feeds einrichten zu können, muss im Mailprogramm die Datei für RSS-Feeds aktiviert werden. Die Arbeitsschritte variieren je nach Mailprogramm. Die Arbeitsschritte für das Mailprogramm Thunderbird sind in den technischen Hinweisen zum Kontoauszug dargestellt. 2 Aufruf des Kontoauszugs - Um zum WWW-Kontoauszug zu gelangen, müssen Sie die Seite aufrufen. - Am schnellsten geht das über die Homepage der TU: Die Universität Verwaltung - Dezernat III Finanz- und Wirtschaftsangelegenheiten Kontoauszug Achtung: Es handelt sich hierbei um den verschlüsselten Bereich des Intranets, d.h. sie müssen sich mir Ihrer TU-ID anmelden! Gisela Krämer, Seite 2

3 Bitte beachten Sie die technischen Hinweise des HRZ zur Nutzung des SAP- Kontoauszugs. Wichtig ist hierbei insbesondere die jeweils installierte Browserversion. Grundsätzlich wird empfohlen, den Internet Explorer zu nutzen. Auch die Nutzung von Mozilla Firefox ist möglich. Details zu den technischen Einstellungen finden Sie unter: sowie - Beim Anklicken des Links zum Kontoauszug erhalten Sie folgendes Bild: Wenn Sie das erste Mal ins System gehen (oder Ihr Kennwort ändern möchten -> password reset ), müssen Sie Ihr Erstpasswort setzen bzw. ändern. Ihre Benutzerkennung setzt sich aus dem Prefix T_ und Ihrer TU-ID zusammen. Tragen Sie Ihren Nutzernamen ein und geben ein beliebiges Kennwort ein. Das System wird melden, dass es sich um ein falsches Kennwort handelt und Sie ein neues Passwort setzen müssen: Gisela Krämer, Seite 3

4 Gehen Sie auf Möchten Sie ein neues Kennwort beantragen. Es öffnet sich folgendes Fenster: Sie starten mit Schritt 1, dem Eintrag der SAP-Nutzerkennung. Gisela Krämer, Seite 4

5 Mit dem Klick auf Weiter gelangen Sie zu Schritt 2 Identität verifizieren : Hier sind zwei Sicherheitsfragen zu beantworten, Ihre Personalnummer und Ihr Geburtsdatum. Bitte beachten Sie die Eingabeformate. Die Personalnummer finden Sie auf Ihrem Entgeltnachweis oder melden Sie sich bei Ihrem Personalsachbearbeiter (Dez. VII). Alternativ dazu finden Sie die Personalnummer bei Ihren persönlichen Daten im TU-ID Verwaltungssystem ( Nach Eintrag dieser Informationen gelangen Sie mit Weiter zu Schritt 3 Kennwort setzen. Definieren Sie hier ein von Ihnen gewünschtes Kennwort (mind.3, max. 6 Zeichen lang) und klicken Sie auf Fertig stellen. Gisela Krämer, Seite 5

6 Nach ca. 5 Minuten erhalten Sie eine Mail mit einem generierten Kennwort. Erst durch die Kombination beider Kennwörter (1. Kennwort haben Sie hier auf der Maske generiert und das 2. Kennwort erhalten Sie per Mail), können Sie sich im SAP-System anmelden. Beispiel der Antwortmail: Zusätzlicher Hinweis: Die Nachricht wird an die TU ID Mailadresse gesendet ( darmstadt.de/konto). Wir empfehlen Ihnen, regelmäßig Ihre dienstlichen Kontaktdaten aktuell zu halten. Melden Sie sich nun am mit dem zusammengesetzten Kennwort an. Sie können danach sofort ein eigenes Kennwort definieren. Das Kennwort muss mind. 8 Zeichen lang sein und es muss sowohl ein Sonderzeichen als auch eine Ziffer enthalten. Empfehlung: Nutzen Sie die volle Länge. Ihr Kennwort sollte am besten aus Zahlen und Buchstaben (mind. einem Großbuchstaben) und einem Sonderzeichen bestehen. Es wird zwischen Großund Kleinschreibung unterschieden. Sollten Sie regelmäßig Ihr Kennwort ändern wollen, beachten Sie bitte Folgendes: Sie müssen sich 5x ein neues Kennwort aussuchen, erst bei der sechsten Änderung darf es sich wiederholen. : Gisela Krämer, Seite 6

7 Das ist zu bestätigen und der Button Ändern ist anzuklicken. Sie können danach mit Ihrem individuellen Passwort arbeiten. Nach dem Einloggen ins SAP-Portal erscheint folgendes Bild: Gisela Krämer, Seite 7

8 Der Kontoauszug ist in der Auswahlrubrik Finanzen hinterlegt und erscheint auf zwei Auswahlreitern (Landes- und Drittmittel). Die Auswahleinstellungen für den Kontoauszug sind auswertungsbezogen, d.h. je nach Wahl des Auswertungsobjekts und des Auswertungsjahres werden die Daten aus einem anderen SAP-Modul geliefert. An der TUD laufen im Hintergrund des Kontoauszugs die SAP-Module CO und FM. Die Abkürzung CO steht für das SAP-Modul Controlling, FM bedeutet Fondsmanagement. Bei der TUD gilt folgende Modulanwendung: Landesmittel, d.h. für Kostenstellen, Projekte beginnend mit 4*, Projekte 65* bis 69* Daten aus dem Modul FM, d.h. Kontoauszug Drittmittel ab 2005 Daten aus dem Modul CO, d.h. Kontoauszug Landesmittel Drittmittel, d.h. für Projekte beginnend mit 5*, 9* immer Daten aus dem Modul FM, d.h. Kontoauszug FM-basiert Landessondermittel für Projekte beginnend mit 61* bis 649* Daten aus dem Modul FM, d.h. Kontoauszug Drittmittel Landessondermittel für Projekte beginnend mit 65* bis 69* Daten aus dem Modul CO, d.h. Kontoauszug Landesmittel Eine aktuelle Übersicht über die Projektstruktur und den jeweils zu wählenden Kontoauszug finden Sie auf der Homepage des Dez. III unter der Rubrik Daten und Strukturen. Je nach Wahl des relevanten Kontoauszugsmoduls ändert sich das Selektionsbild, an dessen Kopfzeile Sie sofort erkennen, ob es sich um einen Kontoauszug für Landes- oder für Drittmittel handelt. Bei den Landesmitteln, die auf dem SAP-Modul CO basieren, gibt es die Auswahlfelder Kostenstelle, Projekt und Profit Center, bei den Drittmitteln hingegen (SAP-Modul FM) wird nur die Auswahl Kostenstelle und Projekt angeboten. Beim Aufruf des Kontoauszugs aus dem falschen Modul können folgende Fehler auftreten: Bei Aufruf eines 401* Projekts oder einer Kostenstelle mit Hilfe eines Drittmittel-Kontoauszugs Bei Aufruf eines 401* Projekts oder einer Kostenstelle mit Hilfe eines Landes-Kontoauszugs in der Auswertungsperiode Alle Saldovortrags- und Budgetbuchungen fehlen, da in FM nur Ein- und Ausgaben zu sehen sind. kein korrekter Saldoausweis möglich Alle Umbuchungen sind während dieser Zeit in FM vorgenommen worden. Alle Saldovortrags- und Budgetbuchungen sind nicht sichtbar, da CO andere Kostenarten 99* benutzt, falscher Saldenausweis. Landesprojekte 401* sind Nachfolger der bis 2004 genutzten budgetierten 400 Projekte Für diese Projekte ist eine Auswertung erst ab dem Jahr 2005 möglich Gisela Krämer, Seite 8

9 Bei Auswertung von Drittmitteln, d.h. für Projekte beginnend mit 5* sowie Landessondermitteln, d.h. für Projekte beginnend mit 61* bis 649* mit Landesmittel- Kontoauszug Drittmittelprojekte haben im Landesmittel-Kontoauszug keinen Ausweis der Saldenübernahme vom Vorjahr, da diese nur im Modul FM als positive oder negative Einnahme durch die Drittmittelverwaltung verbucht wird. Das gleiche gilt auch für Landessondermittel. falscher Saldo in CO. 3 Selektionsbild Durch Anklicken des Buttons Vollbild erhalten Sie eine größere Bildschirmansicht: Sobald Sie den Button Vollbild erneut anklicken, gelangen Sie zurück zur normalen Portalansicht. Das Selektionsbild zum Kontoauszug besteht aus zwei getrennten Blöcken: Einschränkungen Ausführungsparameter Gisela Krämer, Seite 9

10 3.1 Selektionsbild für Kontoauszug Landesmittel = CO-basiert Hinweis: Beim Wechsel zum Kontoauszug Drittmittel ist das Vollbild zunächst zu schließen um dann auf den Auswahlreiter für die Drittmittel zu wechseln Kostenstelle Durch Auswahl eines der Reiter Kostenstelle, Projekt oder Profit Center wird entschieden, über welche Objekte die Auswertung erfolgen soll. Die vorstehende Abbildung bezieht sich auf die Auswahl Kostenstelle. Über das Ankreuzfeld Einzelauszug wird gesteuert, ob pro selektiertes Objekt ein Einzelauszug erzeugt wird oder ob alle Buchungen summiert werden, unabhängig von der Objektzugehörigkeit. Es wird empfohlen, den Haken bei Einzelauszug stets gesetzt zu halten. Beim Reiter Kostenstelle sollte im Auswahlfeld inklusive der Projekte des Landeshaushalts immer ein Haken gesetzt sein, da ansonsten nicht budgetierte Projekte des Landeshaushalts (Projekte, die mit 400x xxxx beginnen) nicht unter der Kostenstelle ausgewiesen werden. Über die Schaltfläche Mehrfachselektion können die Auswahlmöglichkeiten erweitert werden, d.h. es können einzelne Projektnummern oder eine Nummernfolge (von... bis) eingetragen werden. Gisela Krämer, Seite 10

11 Der Auswertungszeitraum sollte immer mit Periode 1 (Januar) beginnen. Falls eine Aufteilung in Übertrag und Anzeigezeitraum erwünscht ist, ist in der zweiten Zeile der gewünschte Anzeigezeitraum zu wählen. Bitte beachten Sie, dass es im SAP-System neben den 12 Monaten auch noch 4 weitere sogenannte Sonderperioden gibt, von denen insbesondere die Periode 13 (in Einzelfällen auch die Perioden 14-16) bebucht sein können. Auswertungen über ein volles Jahr sollten daher immer von Periode 1-16 gestartet werden Projekt Neben der Auswahl von einzelnen Projektnummern bzw. von Mehrfachselektionen kann auch die Selektion über die verantwortliche Kostenstelle erfolgen. Bei Eingabe der verantwortlichen Kostenstelle werden alle Projekte angezeigt, die unter dieser Kostenstelle eingetragen sind. Achtung: die Daten der hier ausgewiesenen Drittmittelprojekte nicht auswerten, da nicht alle Drittmittelbuchungen enthalten sind. Für alle Nutzer wurde ab dem die Profit Center Sicht für Landesmittel freigeschaltet (Näheres hierzu siehe Punkt 3.1.3). Unter den Ausführungsparametern ist der Reiter Planwert enthalten. Hier dürfen vom Nutzer keinerlei Änderungen vorgenommen werden, d.h. es gilt immer die Planversion 1 und alle Konten sind anzuzeigen. Gisela Krämer, Seite 11

12 3.1.3 Profit Center Ab dem wurde für alle Nutzer die Profit Center Sicht im Landesmittelbereich freigeschaltet. Die Profit Center Rechnung stellt die Ergebnisermittlung für die Unternehmen im Unternehmen dar, d.h. z.b. das Ergebnis einer Kostenstelle unter Einschluss aller zur Verfügung stehenden Mittel aus dem normalen Landesmittelbudget. Bei der Profit Center Sicht für Landesmittel, die ab dem angeboten wird, werden die Ergebnisse der Kostenstelle sowie der Landesmittelprojekte - budgetiert sowie nicht budgetiert (Projektnummern beginnen immer mit 4*) - zusammengefasst. Das Profit Center Land wird im Kontoauszug unter dem Reiter für Profit Center aufgerufen, indem als Profit Center der Buchstabe L (für Land) vor die Kostenstellennummer gesetzt wird, z.b. Lxxxxxx. Es erscheinen dann die Daten für die Kostenstelle sowie für die zugehörigen Landesmittelprojekte in gewohnter Form (d.h. als Einzelposten- Summen- oder Saldenliste je nach ausgewählter Auswertungsart). Man erspart sich hierbei den Einzelaufruf der Kostenstelle sowie der Projekte und erhält eine Sicht, die auf den normalen Landesmittelbereich beschränkt ist. Auswertungsbeispiel: Gisela Krämer, Seite 12

13 3.2 Selektionsbild für Kontoauszug Drittmittel = FM-basiert Hinweis: Beim Wechsel zum Kontoauszug Landesmittel ist das Vollbild zunächst zu schließen um dann auf den Auswahlreiter für die Landesmittel zu wechseln Kostenstelle Der Drittmittel-Kontoauszug kennt nur die Einschränkungen Kostenstelle (gilt für Landesmittel von ) und Projekt - die Profit Center-Sicht fehlt. Die Auswertungen für die Kostenstelle erfolgen analog zu den Hinweisen für den CO-basierten Landesmittelkontoauszug. Im Ausführungsparameter Budget sind die voreingestellten Auswahlfelder Jahresbudget, Version 0 sowie alle Konten vom Anwender nicht zu verändern. Gisela Krämer, Seite 13

14 3.2.2 Projekt Neben der Auswahl von einzelnen Projektnummern bzw. von Mehrfachselektionen kann auch die Selektion über die verantwortliche Kostenstelle erfolgen. Bei Eingabe der verantwortlichen Kostenstelle werden alle Projekte angezeigt, die unter dieser Kostenstelle eingetragen sind. Hier ist allerdings zu beachten, dass nur die Salden für Drittmittelprojekte korrekt sind, weil die Planwertbuchungen aus dem Modul CO fehlen. Der Aufruf Projektgruppe wurde geschaffen, um Drittmittelprojekte, die unter einem gemeinsamen Finanzierungstopf versammelt sind, zusammenzufassen. Sobald eine Projektgruppe eingerichtet wird, werden die betroffenen Institute vom Drittmittelbereich informiert. Beim Ausführungsparameter Budget sind bei Drittmittelauswertungen die voreingestellten Auswahlfelder Gesamtbudget, Version 0 sowie alle Konten nicht zu verändern. Gisela Krämer, Seite 14

15 3.3 Ausgabe des Kontoauszugs Im Reiter Ausgabe wird festgelegt, ob der Auszug als Bildschimausgabe oder als Ausdruck auf Papier ( SAPscript ) gewünscht wird und in welcher Aufbereitung dies erfolgen soll (Einzelpostenliste, Summenliste je Konto oder Saldenliste). Die Auswahl erfolgt getrennt für die Bildschirmanzeige (linke Spalte) oder den Ausdruck ( SAP-script, rechte Spalte). In der Praxis reicht normalerweise das Anklicken der gewünschten Ausgabeform in der Bildschirmausgabe aus, die SAPscript- Ausgabe muss nicht angesprochen werden. Falls beide Ausgabewahlmöglichkeiten verwendet werden, sollten die jeweils gewählten Auswahlbuttons bei Bildschirmanzeige und Ausdruck identisch sein, d.h. z.b. Einzelpostenliste in beiden Rubriken. Alle Kontoauszüge aus der Bildschirmausgabe können zur weiteren Verarbeitung nach Excel heruntergeladen oder über die Schaltfläche direkt ausgedruckt werden. Soweit der Kontoauszug in Papierform benötigt wird, können die gewünschten verschiedenen Listenarten in der rechten Spalte (SAPscript-Ausgabe) ausgewählt werden, z.b.: Summenliste (Konto) oder Einzelpostenliste. Gisela Krämer, Seite 15

16 Die Saldenliste zeigt die Salden pro Kostenstelle bzw. Projekt, die Summenliste (Konto) fasst alle Buchungen pro Konto zusammen, alle Einzelbuchungen sind der Einzelpostenliste zu entnehmen. Beispiel: Saldenliste In der Saldenliste werden nur die Daten aus dem Übersichtsblock des Kontoauszugs dargestellt. Beispiel: Summenliste Die Summenliste zeigt die Buchungen summiert nach den einzelnen Buchungskonten. Gisela Krämer, Seite 16

17 Beispiel: Einzelpostenliste Die Einzelpostenliste zeigt jeden einzelnen Buchungsvorgang. 3.4 Sortierung/Aufbereitung Im Reiter Sortierung/Aufbereitung wird festgelegt, in welcher Sortierung die Einzelposten angezeigt werden sollen, welche Druckversion gewünscht wird und ob der Auszug ein- oder zweizeilig aufbereitet werden soll. Empfohlen wird die Standardeinstellung Version B zweizeilig zu nutzen, da hier die Aufbereitung und Lesbarkeit für Nutzer am besten geeignet ist. Gisela Krämer, Seite 17

18 3.4.1 Sortierung In der Auswahl Journal werden die Einzelposten unabhängig vom jeweiligen Sachkonto allein nach Buchungsdatum sortiert; der Kontoauszug kann in diesem Fall als Buchungsjournal verwendet werden. Die Sortierung nach Sachkonto ist möglich in der Auswahl Konto ; innerhalb des Sachkontos wird ebenfalls nach Buchungsdatum sortiert. Bei Nutzung der Option Konto mit Zwischensumme werden je bebuchtem Sachkonto zusätzlich noch die Summen angezeigt. Diese Anzeige ist für Nutzer voreingestellt, da sie die übersichtlichste Auswertung liefert. Falls Projekte für mehrere Kostenstellen ausgewertet werden sollen, kann durch Anklicken des Buttons Projekte nach Kostenstelle sortiert eine kostenstellengemäße Sortierung erzielt werden Druckformular Version A und Version B des Druckformulars unterscheiden sich in Schriftart und Darstellung der Salden. Version B hat eine größere Schriftart als Version A und stellt die Salden in einem Summenblock auf der ersten Seite des Auszugs dar. Als Standard ist Schriftgröße B voreingestellt Zeilenanzahl Bei Nutzung des einzeiligen Auszugs werden alle Informationen aus der zweiten Zeile unterdrückt. Einen kompletten Kontoauszug mit allen Informationen erhält man beim Aufruf der Version B zweizeilig. Diese Auswahl ist standardmäßig voreingestellt. Sobald alle Auswahlbuttons eingestellt sind, wird der Kontoauszug über den Button Ausführen gestartet. Nach der Ausführung erscheint pro Kostenstelle bzw. Projekt ein Dateiicon, nach Markierung dieses Icons und Betätigung des linken Doppelpfeils wird das Konto komplett geöffnet, d.h. alle Buchungen sind sichtbar. Ohne Markierung und Doppelpfeil-Anklicken kann das Konto schrittweise durch Anklicken der Pfeile vor dem Dateiicon geöffnet werden. Gisela Krämer, Seite 18

19 4 Ausgabemöglichkeiten 4.1 Bildschirmausgabe Folgende Schaltflächen stehen zur Verfügung: Ausgabe als SAPscript Dokument: Die Ausgabe erfolgt wie in Abschnitt 4.2 beschrieben. Ausgabe in eine Excel Datei: Die Ausgabe erfolgt wie in Abschnitt 4.3 beschrieben. Optimierung der Spaltenbreite: Es wird die optimale Spaltenbreite eingestellt (Wird automatisch beim Aufklappen erledigt), d.h. der Button ist ohne Funktionalität Teilbaum erweitern/verdichten: Durch diese Funktion wird der markierte Knoten der Hierarchie (linke Seite) aufgeklappt bzw. verdichtet, wie in Abschnitt bereits dargestellt. Suchen. Mit dieser Schaltfläche kann innerhalb der Hierarchie nach einem Begriff gesucht werden. Dieser muss sich nicht im sichtbaren Bereich befinden und wird auch in verdichteten Teilhierarchien gefunden, die dann expandiert werden. Wenn bei den Ausführungsparametern unter Ausgabe ein Haken bei interaktiver Struktur gesetzt ist, springt die Suchhilfe jeweils von Treffer zu Treffer. Wenn der Haken nicht gesetzt ist, zeigt die Suchhilfe sofort alle möglichen Treffer an. Druckansicht/Drucken: Mit diesen Schaltflächen kann jeweils die aktuelle Ansicht oder die gesamte Hierarchie gedruckt oder als Druckvorschau angezeigt werden. ACHTUNG: Diese Schaltflächen werden zurzeit von keinem Browser unterstützt. Anzeigevarianten wechseln: Es sind zwei Varianten möglich: Gisela Krämer, Seite 19

20 Die Kurzanzeige ist beim Aufruf des Kontoauszugs voreingestellt. Sie hat den Vorteil, dass alle wesentlichen Daten auf einen Blick auf dem Bildschirm sichtbar sind. Hier wurde aus Platzeinsparungsgründen auf die externe Belegnummer und das externe Belegdatum verzichtet. Durch die Betätigung des Auswahlbuttons Anzeigevariante auswählen können Sie zur Langanzeige wechseln. Die Langanzeige enthält alle Daten, hat aber den Nachteil, dass nicht alle Informationen auf einen Blick auf dem Bildschirm sichtbar sind, d.h. es muss gescrollt werden, was nicht in allen Netzversionen möglich ist (hängt vom jeweiligen Browser ab). 4.2 Druck - Suchhilfe - Mailversand Sie haben die Möglichkeit, Ihren Kontoauszug auszudrucken. Hierzu müssen Sie die technischen Voraussetzungen erfüllen. Aktuelle Informationen hierüber finden Sie unter der Service Seite der SAP-Basisbetreuung: Zusätzlich benötigen Sie den Acrobat-Reader (pdf-reader). Gehen Sie dann wie folgt vor: Laden Sie wie üblich Ihren Kontoauszug, klicken Sie auf das Symbol (Ausgabe über SAPScript) es erscheint das Fenster "Drucken", das Feld "Ausgabegerät" muss "ITS-Drucker" enthalten Gisela Krämer, Seite 20

21 Nun aktivieren Sie den Druckauftrag mit dem Button. Der folgende Vorgang kann einige Zeit dauern, weil diverse Fenster geöffnet werden (Sie brauchen hierbei nichts zu tun). Zum Schluss öffnet der Acrobat-Reader Ihren Kontoauszug. Hier müssen Sie noch einmal den Druckbefehl geben, dann sollten die gewünschten Seiten problemlos ausgedruckt werden. Sollten Sie aus dem Acrobat-Reader heraus nicht drucken können, liegt es wahrscheinlich am Drucker-Treiber. Prüfen Sie bei den Drucker- Eigenschaften den eingetragenen Treiber und wechseln Sie gegebenenfalls von "Postscript" in "PCL-Drucker". Sollte im Druck-Fenster - wie im Beispiel hier kein Ausgabegerät (oder etwas anderes als "ITS-Drucker") eingetragen sein, klicken Sie - auf "Suchhilfe" und im sich daraufhin öffnenden Fenster bei Punkt 2 - auf "Suchen" (evtl. falsche Einträge unter "Ausgabegerät" vorher löschen) Gisela Krämer, Seite 21

22 Unter Punkt 3 "Suchergebnisse" sollte daraufhin "ITS-Drucker" stehen. Klicken Sie auf "ITS-Drucker". Es wird nun erneut die "Drucken"-Seite geladen, diesmal mit korrektem Eintrag in der Zeile "Ausgabegerät". Gisela Krämer, Seite 22

23 Ansicht der pdf-druckdatei - Nutzung der Suchhilfe Mit Hilfe der pdf- Navigationsleiste können Sie speichern, drucken, vorwärts und rückwärts navigieren, die Schriftgröße verändern sowie über die Adobe Reader Werkzeugleiste die Suchhilfe nutzen. Falls die Navigationsleiste zunächst nicht sichtbar ist, können Sie diese mit Klick auf die rechte Maustaste aktivieren. Mit Klick auf das Icon der Adobe Reader Werkzeugleiste können Sie die Suchhilfe aktivieren. Sie taucht dann als Fernglas am linken Rand auf: Gisela Krämer, Seite 23

24 Durch Anklicken des Fernglases werden die möglichen Suchvarianten geöffnet. Gisela Krämer, Seite 24

25 Versand per aus der pdf-datei wird die horizontale Werkzeug- Durch Anklicken des Acrobat-Reader Werkzeug Icons leiste sichtbar. Das Icon Briefcouvert kann zum Versand von s genutzt werden. Gisela Krämer, Seite 25

26 Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Versandmöglichkeiten. Verwenden Sie die Variante: Kopie der gesamten PDF-Datei als Anlage senden und öffnen Sie danach Ihre Mail- Anwendung. Hier ist schon eine Nachricht geöffnet, die den Kontoauszug als smart-anhang enthält: Nach Eingabe der Empfänger-Mailadresse, des Betreffs und ggf. eines Begleittexts kann der Kontoauszug versendet werden. Gisela Krämer, Seite 26

27 4.3 Excel Bevor ein Download nach Excel durchgeführt werden kann, müssen die technisch notwendigen Einstellungen im Browser vorgenommen werden. Nähere Einzelheiten hierzu finden Sie unter den Technischen Anforderungen zum Kontoauszug unter: sowie Grundsätzlich sollten Sie die Seiten der TU Darmstadt als vertrauenswürdige Seiten eintragen. Um den Zugriff auf die SAP-Systeme zu ermöglichen sind die Sicherheitseinstellungen freizuschalten (z.b. ActiveX, JavaScript, Download). Der Popup-Blocker muss inaktiv sein. Folgende Add-Ons / Programme müssen installiert bzw. integriert sein: - Aktuelle ADOBE-Acrobat-Reader Version - Aktuelle SUN Java-Plug-In Version. Nur dann ist ein Download von Informationen aus dem SAP-System möglich. Die über die Bildschirmausgabe angezeigten Daten lassen sich über die Schaltfläche Excel exportieren. nach Über einen Klick auf den - Button können Sie sich die Daten in einer Textdatei (mit Tab- Zeichen als Trennzeichen) mit anschließendem automatischen Aufruf (falls gewünscht) von MS EXCEL auf Ihrem Computer abspeichern. 1. Auf den - Button klicken, es erscheint folgende Anzeige: 2. Gegebenenfalls Sicherheitshinweis beachten 3. Dateiname und Speicherplatz festlegen Gisela Krämer, Seite 27

28 Die exportierte txt.datei kann in Excel geöffnet und somit in Excel-Format umgewandelt werden. 5 Belegsicht 5.1. Sicht auf den SAP-Beleg Das Durchklicken auf den jeweiligen SAP-Buchungsbeleg ist aus der Einzelpostenliste möglich. Per Doppelklick auf die Belegzeile öffnet sich sofort der Beleg bzw. ein Auswahlfeld. Beispiel: Planwertbuchung beim Doppelklick auf die Belegzeile öffnet sich sofort der Buchungsbeleg: Gisela Krämer, Seite 28

29 Beispiel: Einnahmen bzw. Ausgabenbuchung Nach dem Doppelklick auf die Belegzeile öffnet sich folgendes Auswahlfeld: Hier ist die Belegzeile mit dem Buchhaltungsbeleg doppelt anzuklicken es erscheint der Buchungsbeleg der Finanzbuchhaltung: Gisela Krämer, Seite 29

30 Achtung: Es ist kein Durchklicken auf Personalbuchungsbelege möglich. Hier erfolgt die Einspielung mithilfe von Sammelbelegen aus der Personalabrechnung eine Sicht auf diese Belege wurde nicht frei gegeben, weil die sich die Buchungsbelege auf die ganze TUD erstrecken können. Aus der Liste des Sammelbeleges kann der Einzelbeleg nicht geöffnet werden. Gisela Krämer, Seite 30

31 Sammelbeleg: Erste Belegzeile des Sammelbeleges: Eine Öffnung des Beleges ist nicht möglich. Beispiel: Investitionsbuchung Hier ist die Belegzeile des Buchhaltungsbelegs per Doppelklick zu öffnen. Es erscheinen die Buchungsdetails. Gisela Krämer, Seite 31

32 Beispiel: Verrechnungen Nach Doppelklick auf die Belegzeile öffnet sich folgendes Auswahlfeld: Buchungsdetails ergeben sich durch Doppelklick auf den Haushaltsmanagement-Beleg: Gisela Krämer, Seite 32

33 5.2. Sicht auf digitalisierte Belege Die Belegdigitalisierung erfolgt ab dem Für davor liegende Zeiträume wurden keine Belege eingescannt. Sie wird durch einen externen Dienstleister durchgeführt, d.h. zwischen der Einbuchung des Beleges durch die Finanzbuchhaltung und der Ansicht im Kontoauszug liegt eine zeitliche Verzögerung. Es werden folgende Belegarten archiviert: - Lieferantenrechnungen FI (incl. Werkverträge, Gutschriften, Miro-Rechnungen) - Storno Kreditoren - Ausgangsrechnungen incl. Mittelanforderungen, Gutschriften - Storno Debitoren - Belege der Anlagenbuchhaltung (Rechnung und Umbuchung auf Anlagen) Hinweise: - es ist keine Belegansicht für Belege mit personenbezogenen Daten aus der Personalkosten- und Reisekostenabrechnung möglich! - Bei Bestellungen aus dem Bestellportal ist sowohl der Bestellbeleg als auch die Lieferantenrechnung sichtbar! Vorgehensweise: Aufruf des Kontoauszugs - Einzelpostenansicht Ergebnis: Hinweis: Die Belegsicht kann nur direkt aus dem Kontoauszug erfolgen nicht aus der Druckansicht. Beim Doppelklick auf die Belegzeile erscheint folgende Sicht: Gisela Krämer, Seite 33

34 Klick auf Ursprungsbeleg bzw. Doppelklick auf Buchhaltungsbeleg Ergebnis: Ganz rechts erscheint ein Icon in der Zeile Belegübersicht Anzeigen -: Beim Anklicken des Icon-Pfeils öffnet sich folgende Auswahl: Beim Anklicken der Anlagenliste erscheint folgendes Bild: Gisela Krämer, Seite 34

35 Durch Anklicken von Öffnen erscheint der eingescannte Beleg: Gisela Krämer, Seite 35

36 Gisela Krämer, Seite 36

37 Mit Hilfe der Toolbar des Dokuments kann geblättert, vergrößert usw. werden. Der eingescannte Beleg kann auch gespeichert werden. Hierfür ist der Button Speichern zu öffnen: Hinweis: Abhängig von den Einstellungen des Web-Browsers kann sich die Anzeige des Beleges unterschiedlich gestalten. Beispiele: Beim Anklicken des Ursprungsbelegs zum FI-Dokument erscheint folgendes Bild: Gisela Krämer, Seite 37

38 Windows sucht normalerweise das passende Programm falls nicht, kann ein anderes Anzeigeprogramm ausgewählt werden. Hier z.b. Windows Paint. Wenn hiermit der Beleg gut sichtbar ist, kann ein Haken gesetzt werden bei Für Dateien dieses Typs immer diese Aktion ausführen. Gisela Krämer, Seite 38

39 Hier noch ein weiteres Beispiel mit Windows Live Photo Gallery (Standard): 6 ALV-Sicht Die Abkürzung ALV steht für ein spezielles Ausgabeformat, das im SAP-System mit Hilfe eines ABAP-List-Viewers erstellt wird. ABAP ist die Programmiersprache, die SAP zugrunde liegt. Die ALV-Sicht ist in Funktionalität und Aussehen an Microsoft Excel-Tabellen orientiert und bietet viele Funktionen, die im bisherigen Standardkontoauszug in interaktiver Bildschirmsicht nicht möglich waren. Insbesondere kann ein individueller Kontoauszug nach eigenen Wünschen geschaffen werden. Alle Daten des Kontoauszugs stehen in Form einer Datenbank zur Verfügung. Die Funktionalitäten sind sehr komfortabel und die System-Reaktionszeiten schnell. Diese Art des Kontoauszugs ist das Mittel zur Wahl für effizient arbeitende Anwender!!! Für den individuellen Kontoauszug in ALV-Sicht existiert ein separates Benutzerhandbuch, das auf der Website zum Kontoauszug abgelegt ist. Gisela Krämer, Seite 39

40 Gisela Krämer, Seite 40

41 7 Interpretation 7.1 Übersichtsblock Zur Information auf einen Blick wurde ein Übersichtsblock auf der ersten Seite des Kontoauszugs eingefügt. Dieser ist in der Druckansicht bzw. auf dem ausgedruckten Kontoauszug sichtbar. Alle Berechnungen in diesem Block erfolgen rechnerisch logisch, d.h. nicht in kaufmännischen Soll- und Habenwerten. Beispiel: Kostenstelle für die Jahre Budget Mittel aus dem Landeshaushalt, die im laufenden Jahr zur Verfügung gestellt werden. Einnahmen Summe aller Ertragsbuchungen im laufenden Wirtschaftsjahr. Ausgaben/Investitionen/Verrechnungen (Ist) / (Obligo) Summe aller Ausgaben, Investitionen und internen Verrechnungen im laufenden Wirtschaftsjahr einschließlich des Saldovortrags (verfügbare Mittel) aus dem Vorjahr. Die Ist-Daten sind bereits realisiert, während es sich bei den Obligo-Daten um Vorbindungen handelt, die bereits veranlasst wurden. Verfügbare Mittel Restsaldo aus Budget zuzüglich Einnahmen abzüglich Ausgaben, Investitionen und Verrechnungen. Die unter nachrichtlich aufgeführte Angaben werden in diesem Berichtszeitraum nicht genutzt. Gisela Krämer, Seite 41

42 Beispiel: Kostenstelle ab 2005 Planwert Als Planwert werden sowohl die laufenden Mittel aus dem Landeshaushalt, die im laufenden Jahr zur Verfügung gestellt werden als auch die Saldovorträge aus dem Vorjahr ausgewiesen. Achtung: Änderung im Ausweis gegenüber , weil der Saldovortrag enthalten ist!!!! Einnahmen Summe aller Ertragsbuchungen im laufenden Wirtschaftsjahr. Ausgaben/Investitionen/Verrechnungen (Ist/Obligo) Summe aller Ausgaben, Investitionen und internen Verrechnungen im laufenden Wirtschaftsjahr. Die Istdaten sind bereits realisiert, während es sich bei den Obligo-Daten um Vorbindungen handelt, die bereits veranlasst wurden. Saldo Kostenstelle / Aufträge Gesamt Restsaldo aus Planwert (=Budget) zuzüglich Einnahmen abzüglich Ausgaben, Investitionen und Verrechnungen. Nachrichtlich werden Sonderbuchungen, wie z.b. Gewinne- oder Verluste aus Anlageabgängen ausgewiesen. Diese Zahl ist für externe Nutzer nur zur Information, hat jedoch keine weitere Auswirkung. Sie verändert den Saldo des Kontoauszugs nicht. Gisela Krämer, Seite 42

43 Beispiel: Drittmittelprojekt Liquidität: Einnahmen Summe aller Ertragsbuchungen im laufenden Wirtschaftsjahr. Wenn das Projekt bereits länger besteht, wird hier der positive Jahresübertrag hinzugerechnet bzw. der negative Übertrag abgezogen. Gisela Krämer, Seite 43

44 Ausgaben/Investitionen/Verrechnungen (Ist) / (Obligo) Summe aller Ausgaben, Investitionen und internen Verrechnungen im laufenden Jahr Saldo gegen Geldeingang Saldo Einnahmen minus Ausgaben/Investitionen/Verrechnungen. Die unter Verfügbare Mittel und nachrichtlich aufgeführten Angaben werden nicht genutzt. Beispiel: budgetiertes Landesmittelprojekt für die Jahre Bei budgetierten Landesmitteln wird der aktuell gültige Saldo unter Saldo gegen Bewilligung ausgewiesen. Bitte beachten Sie den oben ausgewiesenen Saldo gegen Geldeingang nicht, da hier keine Budgetwerte einfließen, sondern nur Einnahmen berücksichtigt werden (diese Betrachtung kommt bei den Drittmitteln wie oben dargestellt zum Tragen). Beispiel: budgetiertes Landesmittelprojekt ab 2005 Gisela Krämer, Seite 44

45 Der Aufbau sowie der Inhalt entsprechen dem der Kostenstellen ab Spalten des Kontoauszugs Konto Nummer des Kontos (Sachkonto, Kostenart bzw. Finanzposition), auf dem der Geschäftsvorfall gebucht ist. Die Festlegung des Sachkontos erfolgt bei der Bearbeitung durch die Finanzbuchhaltung. Gleiche Sachverhalte sollten stets auf dem gleichen Sachkonto gebucht werden. Die Sachkonten ergeben sich aus dem Hochschulkontenrahmen, der einheitlich für alle Hochschulen des Landes Hessen festgelegt wurde. Kostenarten werden durch die Verrechnung innerhalb der Kostenrechnung (Controlling), Finanzpositionen durch die Buchung innerhalb des Haushaltsmanagements vorgegeben. Bezeichnung Die Bezeichnung ergibt sich unmittelbar aus der Kontonummer. Kreditor/Debitor/Kasse = Zahlungspartner. Ein Kreditor ist ein Lieferant, dem Geld überwiesen wurde, ein Debitor ein Kunde, von dem wir Geld erhalten. Ab 2005 wird hier auch angegeben, von wem Budget gesendet wurde. Erfasser (Diese Spalte taucht nur in Druckversion A/einzeilig auf) Name des Sachbearbeiters, der die Buchung im SAP-System erfasst hat. Belegnummer/ Belegart Interne Belegnummer, die bei der Buchung über das SAP-System vergeben wird. Nach diesem Nummernsystem werden die Belege im Archiv aufbewahrt. Die auch angezeigte SAP-Belegart hat für Sie keinen Informationswert. Rechnungsdatum Datum des Originalbuchungsbelegs. Zahldatum Datum der Zahlung Buchungsdatum Datum der Erfassung des Belegs. Obligo Vorbindungen, die durch Sie bereits veranlasst wurden (z.b. durch größere Bestellungen, Vorschüsse, Verpflichtungen aus Arbeitsverträgen u.ä.). Gisela Krämer, Seite 45

46 Ist Tatsächlicher Buchungsbetrag. Hierbei werden Aufwendungen / Ausgaben / Kosten ohne Vorzeichen Erträge / Erlöse / Einnahmen mit einem dem Betrag nachgestellten - (Minus) ausgewiesen, d.h. es erfolgt der kaufmännische Ausweis der Buchungen mit Soll und Haben -Werten. Verfügbare Mittel Restsaldo aus Budget zuzüglich Einnahmen abzüglich Ausgaben, Investitionen und Verrechnungen. 7.3 Zeilen des Kontoauszugs Die Einzelbuchungen sind in folgende Buchungsblöcke gegliedert, wobei jeweils jeder Block mit einer Summenzeile pro Block beginnt: Budget ( ) / Planbudget (ab 2005) Einnahmen Ausgaben Investitionen Verrechnungen (TU-interne Buchungen) nachrichtlich. Bei Kostenstellen werden zunächst die Einzelbuchungen der Kostenstelle aufgeführt und nachfolgend die Einzelbuchungen für Projekte, die ohne eigenes Budget an der Kostenstelle hängen, also lediglich als Kostensammler dienen. 5.4 Saldenliste Die Saldenliste gibt einen schnellen Überblick über die aktuellen Salden der Projekte bzw. der Kostenstellen, die von dem jeweils Verantwortlichen betreut werden. Bei Kostenstellen bzw. budgetierten Landesmittelprojekten entspricht in den Jahren 2001 bis 2004 der jeweilige Saldo der Spalte Saldo gegen Bewilligung. Ab 2005 entspricht dies der Verfügbarkeit gegenüber Plan. Bei Drittmittelprojekten hingegen ist der Saldo gegen Geldeingang maßgebend. Gisela Krämer, Seite 46

47 8 Abmelden Nach Beenden der Datenrecherche mit Hilfe des Kontoauszugs sollte sich jeder Nutzer ordnungsgemäß abmelden. Dies geschieht durch Anklicken des Buttons Abmelden. Gisela Krämer, Seite 47