3.1 Erfasste Mutationen 3.2 Neue Mutationen 3.3 Dokumente nachdrucken. 4.1 Status einer erfassten Mutation 4.2 Details einer erfassten Mutation

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1 Juni 2011

2 Inhaltsverzeichnis Kapitel Kapitel 1: Generelle Übersicht Kapitel 2: Suche Kapitel 3: Verwaltung Kapitel 4: Erfasste Mutationen Kapitel 5: Neue Mutationen Kapitel 6: Dokumente nachdrucken Kapitel 7: Aussteuerungen / Restriktionen Kapitel 8: Glossar Kapitel 9: Login Unterkapitel 1.1 Bei Schwierigkeiten / Fragen 1.2 Startseite 1.3 Such- und Verwaltungsaktivitäten 1.4 Erklärungen zu Schaltflächen und knöpfen 2.1 Inhalte bei Dossier suchen 3.1 Erfasste Mutationen 3.2 Neue Mutationen 3.3 Dokumente nachdrucken 4.1 Status einer erfassten Mutation 4.2 Details einer erfassten Mutation 5.1 Eintritt 5.2 Lohnänderung 5.3 Austritt 5.4 Rechnungsart bei einer Mutation 5.5 Dokumentdruck bei einer Mutation 6.1 Nachdruck eines Dokumentes 6.2 Dokumente nachgenerieren 7.1 Aussteuerung bei Mutationen 7.2 Restriktionen bei Mutationen Seite

3 Kapitel 1: Übersicht 1.1 Bei Schwierigkeiten / Fragen Bei technischen Problemen wie: Login Schwierigkeiten Passwort vergessen Steht Ihnen der Helpdesk der Allianz Suisse zur Verfügung Servicezeiten: Montag bis Freitag, durchgehend von Telefonnummer: helpdesk@allianz-suisse.ch Bei fachlichen Fragen: BVG Wissen Status einer Mutation Freigeben einer ausgesteuerten Mutation Steht Ihnen Ihr Betreuer der Allianz Suisse zur Verfügung Servicezeiten: Montag bis Freitag, durchgehend von Telefonnummer und entnehmen Sie Ihren Kundendokumenten Die Betreuerdaten sind jeweils auf den Briefen oben rechts aufgeführt 3

4 Kapitel 1: Übersicht 1.2 Startseite Folgende Funktionen stehen Ihnen zu Verfügung: Sprache der Applikation wählen (deutsch/français/italiano) Benutzerhandbuch aufrufen (Help) Abmelden (Logout) Suchaktivitäten öffnen (Suche) Verwaltungsaktivitäten öffnen (Verwaltung) Unter "News" werden Informationen bezüglich Wartungsarbeiten und Systemneuigkeiten angezeigt Das Fortschrittsfenster zeigt den Status der Applikation Wenn eine Verarbeitung läuft, dreht das Rad Bei einem Verbindungsproblem (Timeout) erscheint ein Warnsignal. Achtung: ohne Aktivität werden Sie nach 20 Minuten automatisch abgemeldet (Timeout) 4

5 Kapitel 1: Übersicht 1.3 Such- und Verwaltungsaktivitäten Generell Der Menupunkt in dem Sie sich gerade befinden ist blau hervorgehoben Suche Über die Dossier Suche finden Sie Informationen zu Ihrem Dossier / Vertrag / Konto / Versicherten Personen Verwaltung Unter Erfasste Mutationen sehen Sie die von Ihnen eingegebenen Mutationen Unter Neue Mutationen können Sie neue Löhne, Eintritte und Austritte melden Unter Dokumente können Sie Dokumente abrufen und generieren 5

6 Kapitel 1: Übersicht 1.4 Erklärungen zu Schaltflächen und knöpfen Info-Knopf: Durch anwählen wird Information zum Datenfeld angezeigt Muster Peter Muster Peter Info-Meldung: Anzeige von Information wenn Mauszeiger auf Feld Sperre einer Person/Vertrag: Zeigt an, wenn eine Person / ein Vertrag nicht bearbeitbar ist Abschliessen: Erfasste Daten werden freigegeben zur Verarbeitung im Verwaltungssystem der Allianz Suisse Dunkelgrauer Button bedeutet alle Pflichtfelder sind ausgefüllt Graue Schrift bedeutet nicht alle Pflichtfelder sind ausgefüllt und die Mutation kann nicht abgeschlossen werden Aktualisieren: Aktualisiert den Status einer Mutationsverarbeitung oder Dokumentengenerierung über Rückfrage im Verwaltungssystem der Allianz Suisse. Oder wendet bei Listen die Filterkriterien auf die Liste an Erfassungsfelder: weisse Felder sind Eingabefelder Gesperrte Felder: graue Felder sind für die Eingabe gesperrt 6

7 Kapitel 1: Übersicht 1.4 Erklärungen zu Schaltflächen und knöpfen Blättern in einer Liste: Es gibt maximal 10 Listeneinträge auf einer Seite An Anfang / Ende der Listeneinträge springen 3 Seiten vor / zurück blättern 1 Seite vor / zurück blättern Taschen: zwischen den Taschen kann hin und her gewechselt werden. Die aktive Tasche ist grau markiert 7

8 Kapitel 2: Suche 2.1 Inhalt bei Dossier suchen Über Detail in der Dossierliste kommen Sie in die Dossierdetails Dossierdetail Übersicht über Verträge und Informationen dazu Betreuerdaten Plandetail Übersicht über Pläne pro Vertrag Reglementarisch vereinbarte Leistung Personenliste Liste der aktiven und ehemaligen Personen Personendetail Detail zur Versicherten Person Adressen der Versicherten Person Provisorischer Vorsorgeausweis pro Person Kontoauszug Aktueller Kontostand Bewegungen auf den verschiedenen Konti 8

9 Kapitel 3: Verwaltung 3.1 Erfasste Mutationen Hier sehen Sie sämtliche Mutationen auf Ihren Verträgen. Auch die, welche Ihr Betreuer bei der Allianz Suisse erfasst hat. Über die Filterkriterien können Sie die Suchergebnisse einschränken Der Filter kann pro Benutzer individuell gespeichert werden 9

10 Kapitel 3: Verwaltung 3.2 Neue Mutationen Eintritt Hier können Sie neue Personen zur Versicherung erfassen BVG Versicherung ist obligatorisch ab Alter 18 und einem AHV Lohn grösser als der gesetzlichen Eintrittsschwelle BVG Lohnänderung Hier können Sie für bestehendes Personal den Lohn und / oder Beschäftigungsgrad ändern Auch der Zivilstand einer Person kann angepasst werden Austritt Hier können Sie Personen austreten lassen Austritte an die wichtigsten Vorsorgeeinrichtungen, in eine Freizügigkeitspolice der Allianz Suisse sowie reine Risikoaustritte (Personen jünger als 25) können von Ihnen direkt durchgeführt werden. Barauszahlungen und Austritte an spezielle Vorsorgeeinrichtungen werden durch die Allianz Suisse durchgeführt. Sie müssen die entsprechenden Dokumente Ihrem Betreuer zukommen lassen Verschiedene Mutationen sind über unser BVG Portal nicht machbar. Dafür müssen Sie sich an Ihren Betreuer wenden. Die wichtigsten davon sind: Mutationen an der versicherten Person (z.b. Adresse / Name) und am Vertrag Austritte mit Barauszahlungen (inkl. Ausland) oder ohne Zahlungsangaben Austritte in eine bestehende Freizügigkeitspolice der Allianz Suisse 10

11 Kapitel 3: Verwaltung 3.3 Dokumente nachdrucken Nachdruck bestellen Sämtliche von Ihnen generierten Dokumente sind hinterlegt und können nochmals als.pdf abgefragt werden Mehr dazu in Kapitel 6.1 Restliche Menupunkte Neu-Generierung von Dokumenten zu einem speziellen Zeitpunkt Mehr dazu in Kapitel

12 Kapitel 4: Erfasste Mutationen 4.1 Status einer erfassten Mutation Die erfassten Mutationen können folgende Stati haben Abgeschlossen Druck pendent in Ausführung Ausgesteuert Verzicht Fehler Mutation verarbeitet und Dokumente über die Druckstrasse der Allianz gedruckt Mutation verarbeitet und Druck nur lokal bei Ihnen über pdf erfolgt Verarbeitung läuft Mutation wurde an die Direktion zur Prüfung übermittelt. Nehmen Sie Kontakt auf mit Ihrem Betreuer zur Klärung ob Sie Dokumente nachreichen müssen. Mutation wurde von Ihnen vorzeitig abgebrochen. Die Mutation wird nicht verarbeitet Mutation ist in einen Fehler gelaufen. Entweder Sie erfassen die Mutation nochmals oder Sie wenden sich an Ihren Betreuer. Mutation auf Verzicht setzen können Sie: Direkt in der Liste Erfasste Mutationen durch anklicken des Symbols in der Spalte verzicht Das Symbol erscheint wenn z.b. die Mutation an die Direktion der Allianz Suisse ausgesteuert wurde 12

13 Kapitel 4: Erfasste Mutationen 4.2 Details einer erfassten Mutation Über Öffnen gelangen Sie in die Details der Aktivität In den Fällen Abgeschlossen, Druck pendent und Verzicht wird angezeigt, welche Daten eingegeben wurden In den Fällen Ausgesteuert und Fehler wird angezeigt weshalb die Mutation fehlgeschlagen ist Ihr Betreuer kann Ihnen Auskunft geben über den Stand der Verarbeitung im Verwaltungssystem der Allianz Suisse. 13

14 Kapitel 5: Neue Mutationen 5.1 Eintritt Zuerst Daten der neu eintretenden Person erfassen und Speichern drücken Wirkungsdatum = Eintrittsdatum Kategorie auswählen Anstellungsbedingungen erfassen Zusätzliche Details erfassen Rechnungsart auswählen siehe Kapitel 5.4 Mutation abschicken 14

15 Kapitel 5: Neue Mutationen 5.2 Lohnänderung Diese Daten müssen nur bei der Lohnlistenmeldung per XX eingegeben werden Zivilstand kann hier angepasst werden Graphisch ersichtlich, wenn der neue vom alten Lohn abweicht Es können sämtliche Vorjahreslöhne gleichzeitig ins neue Jahr übernommen werden Rechnungsart auswählen siehe Kapitel 5.4 Mutation abschicken 15

16 Kapitel 5: Neue Mutationen 5.3 Austritt Auswahl Austrittsart Auswahl der austretenden Person Informative Daten zur austretenden Person Achtung: 1. Wenn das aufgeführte Altersguthaben kleiner als CHF1 000 ist, müssen Sie zuerst die Austrittsleistung berechnen. Das System weist Sie darauf hin. 2. Austritt in eine Freizügigkeitspolice ist nur möglich, wenn das Altersguthaben bei Austritt grösser als CHF ist! Auswahl der Austrittsart - Neue Vorsorgeeinrichtung - Neue Freizügigkeitspolice (FZP) bei der Allianz Suisse - Austritt reine Risikoversicherung diese wird vom System automatisch erkannt, Sie müssen nichts auswählen! je nach Austrittsart sieht die nachfolgende Eingabemaske verschieden aus (siehe folgende 2 Seiten) 16

17 Kapitel 5: Neue Mutationen 5.3 Austritt Austritt in neue Vorsorgeeinrichtung Auswahl der neuen Vorsorgeeinrichtung. Hier stehen Ihnen die wichtigsten Vorsorgeeinrichtungen im Aufklappmenu zur Verfügung Achtung: Ist die neue Vorsorgeeinrichtung nicht aufgeführt müssen Sie sich an Ihren Betreuer wenden. Auswahl des Kontos der neuen Vorsorgeeinrichtung Der neue Arbeitgeber kann von Ihnen nicht erfasst werden, das Häkchen ist standardmässig vorhanden Rechnungsart auswählen siehe Kapitel 5.4 Mutation abschicken 17

18 Kapitel 5: Neue Mutationen 5.3 Austritt Austritt in eine FZP / reine Risikoversicherung Austritt in eine neue Freizügigkeitspolice: Rechnungsart auswählen siehe Kapitel 5.4 Mutation abschicken Austritt reine Risikoversicherung: Das System erkennt einen solchen Austritt automatisch Sie müssen die Mutation nur noch abschliessen 18

19 Kapitel 5: Neue Mutationen 5.4 Rechnungsart bei einer Mutation Die Funktion Rechnungsart finden sie am Ende jeder Mutation Über das Klappaufmenu definieren Sie, wie Sie die Rechnung für Ihren Vertrag haben möchten 1 / Einzelabrechnung: Sie erhalten für diese Mutation eine Rechnung 2 / Offene Rechnung, kein Druck Wenn Sie mehrere Mutationen in einer Rechnung gruppieren möchten haben Sie mit dieser Auswahl die Möglichkeit eine Mutation abzuschliessen, aber noch keine Rechnung zu erstellen 3 / Rechnung abschliessen, Druck Wenn Sie offene Rechnungen haben (mittels 2 / Offene Rechnung, kein Druck) erstellte Mutationen)) und diese abschliessen möchten müssen Sie bei der letzten Mutation diese Rechnungsart wählen. Die Rechnung enthält dann gruppiert alle von Ihnen in diesem Paket getätigten Mutationen. 19

20 Kapitel 5: Neue Mutationen 5.5 Dokumentdruck bei einer Mutation Die Funktion Dokumentdruck finden sie am Ende jeder Mutation Über die Druckstrasse wird die Generierung Ihrer Dokumente und Rechnungen gesteuert. Es werden immer pdf Dokumente generiert, welche Sie über Erfasste Mutationen entweder bei sich ausdrucken oder auf die Allianz Druckstrasse schicken können (dann erhalten Sie die Dokumente per Post). Wo können Sie wählen ob pdf oder Druckstrasse? Steigen Sie über Erfasste Mutationen in die Druckvorschau ein und klicken Sie auf den Button in der Spalte Vorschau. In der Druckvorschau können Sie mittels pdf Symbol das generierte Dokument lokal speichern oder direkt drucken. Für den Druck über die Druckstrasse müssen Sie zuerst das pdf anschauen. Danach erscheint das Drucksymbol in der Spalte Druckstrasse. Sie können den Druck abschicken durch klicken auf dieses Symbol. 20

21 Kapitel 6: Dokumente nachdrucken 6.1 Nachdruck eines Dokumentes Über die Spalte Details können Sie von Ihnen bereits früher einmal generierte Dokumente ausdrucken Die Filterkriterien helfen Ihnen bei der Einschränkung der Auswahlmöglichkeit 21

22 Kapitel 6: Dokumente nachdrucken 6.2 Dokumente nachgenerieren: Sammelausweis Hier kann der Sammelausweis per einem bestimmten Datum bestellt werden. Achtung: der Sammelausweis wird immer für einen Personenkreis bestellt - und nicht für einen Vertrag. Wo finden Sie die nötigen Angaben? Dossier und Vertragsnummer aus Ihren Dokumenten Von Ihnen gewünschtes per Datum Die Plannummer finden Sie über Dossier Suche und Auswahl des korrekten Vertrages in der Lasche Dossierdetail Wechsel in die Lasche Plandetail. Danach Auswahl des gewünschten Personenkreises Die Plannummer erscheint in der Spalte Plannummer 22

23 Kapitel 6: Dokumente nachdrucken 6.2 Dokumente nachgenerieren: Versichertendokument Steigen Sie über Dossier Suche ins Detail der gewünschten Versicherte Person ein Klicken Sie auf das pdf Symbol in der Spalte Versichertendokument pdf Das Dokument wird Ihnen unter Verwaltung / Dokumente / Nachdruck bestellen abgelegt 23

24 Kapitel 6: Dokumente nachdrucken 6.2 Dokumente nachgenerieren: Faktura / Kontoauszug Faktura: Eingabe der Dossier und der Vertragsnummer Geben Sie das gewünschte Jahr ein Die Fakturanummer ist immer eine ganze Zahl. Die erste Faktura im Jahr hat die Nummer eins. Wie viele Fakturen Sie haben, hängt ab von der Anzahl der Mutationen, welche Sie pro Jahr machen. Kontoauszug: Eingabe der Dossier und der Vertragsnummer Geben Sie das gewünschte per Datum ein Gewünschtes Konto für den Auszug Gewünschte Dokumente 24

25 Kapitel 7: Aussteuerungen / Restriktionen 7.1 Aussteuerung Welche Arten gibt es? Wir unterscheiden zwischen automatischer (systemgesteuert) und manueller Aussteuerung über folgendes Feld innerhalb der Mutationen Was bedeutet Aussteuerung? Das heisst, dass die Mutation noch durch die Direktion geprüft und dann abgeschlossen wird Wann wird ausgesteuert? Eintritt: Eintritt liegt mehr als 12 Monate zurück und wurde rückwirkend erfasst Gemeldete Löhne über CHF 200' Eingabe Erwerbsunfähigkeit Beantwortung mindestens einer Gesundheitsfrage mit Ja Lohnmutation: Lohnänderung liegt mehr als 12 Monate zurück und wurde rückwirkend erfasst Lohnerhöhung von mehr als 30%, wenn Lohn grösser CHF Änderung Erwerbsunfähigkeitsgrade Stichtagsmutationen mit Änderung des Branchencodes Krankentaggeldversicherung nicht passend zu BVG Austritt: Zahlungslimite überschritten Gesundheitszustand krank Austritt vor mehr als 12 Monaten erfolgt und wird rückwirkend erfasst Vorsorgeeinrichtung steht nicht zur Auswahl Was müssen Sie tun bei ausgesteuerten Fällen? Unterlagen zu den ausgesteuerten und nicht durchführbaren Fällen, müssen an Ihren Betreuer gesendet werden. 25

26 Kapitel 7: Aussteuerungen / Restriktionen 7.2 Restriktionen bei Mutationen Was heisst das? Unter gewissen Bedingungen kann eine versicherte Person nicht mutiert werden Welches sind die Bedingungen? Vertrag oder Versicherte sind anderweitig in Mutation bzw. Bearbeitung Rückwirkende Änderungen (sobald eine Mutation mit aktuellerem Datum vorhanden ist) Verträge, die generell für Mutationen gesperrt wurden Mutationen von (teil-)invaliden Personen oder Personen die es einmal waren (reaktivierte) Mutationen ins Folgejahr, wenn dieses systemtechnisch noch nicht geöffnet ist (Öffnung Folgejahr findet jeweils Mitte Dezember statt) Mutationen an Personen ohne Stichtag. Die erste Mutation ins Folgejahr muss eine Lohnänderung (Stichtagsverarbeitung) per 1.1.XXXX sein, erst dann kann die Person im neuen Jahr verändert werden. Was können Sie tun bei solchen Fällen? Bitte wenden Sie sich an Ihren Betreuer. 26

27 Kapitel 8: Glossar Aussteuerung Druckstrasse Dossier / Vertrag Bsp: G / 02 ESR Mutation Plan Stichtag Wirkungsdatum Mutation muss durch die Direktion geprüft und freigegeben werden Druckzentrum der Allianz Vertragsstruktur innerhalb der Allianz; unter einem Dossier sind die verschiedenen Verträge zusammengefasst In diesem Beispiel handelt es sich um Dossiernummer und Vertragsnummer 02 Einzahlungsschein mit Referenznummer Möchten Sie die Rechnungen auf speziellem Papier mit perforiertem Einzahlungsschein, dann müssen Sie über unsere Druckstrasse drucken. Änderung, welche eine Person betrifft. Diese hat bei den über unser Portal durchführbaren Mutationen immer versicherungstechnischen Charakter und damit eine direkte Auswirkung auf die Prämienhöhe (z.b. Lohnhöhe, Eintritt oder Einkauf) Versicherungsplan, definiert die Sparstaffel und die versicherten Leistungen Mit der Eingabe der Löhne fürs neue Jahr werden die Personen fürs neue Jahr vorbereitet (Lohnlistenverarbeitung). Erst dann können für eine Person weitere Mutationen im neuen Jahr getätigt werden. Datum per welchem eine Mutation gültig ist 27

28 Kapitel 9: Login 28