Records Management mit enaio. Berlin November Themen und Trends

Transkript

1 Records Management mit enaio Berlin November 2014 Themen und Trends

2 Collaboration Big Data Mobile Compliance Sicherheit Cloud Enterprise Themen/Trends Vertrieb Buchhaltung Informationslandkarte zu viele Daten an zu vielen Orten Fertigung Kundendienst

3 Eine Ist-Aufnahme: Wie arbeiten Unternehmen? Kunde Produkt Vertrieb Verwaltung Fertigung Zulieferer Werk 1 Aufträge Logistik Werk 2 Aber was wollen die Kunden 1. DMS 2. Revisionssichere Archivierung 3. Rechnungseingang/ Workflow 4. Elektronische Akte

4 RM Records Management Was ist ein Record? Ein Record ist abgegrenzt und definiert durch seinen gesetzlichen und geschäftlichen Wert. Er ist ein beständiges, dauerhaftes, verbindliches und konsistentes Informationsobjekt, unabhängig von seinem physischen Format. Abhängig von den Inhalten, angereichert mit Zusammenhangs- und deskriptiven Informationen, ist ein Record durch eine eindeutige Kennzeichnung und seine Klassifikation bestimmt.

5 1. Schritt 2. Schritt 3. Schritt Herausforderung Records Management 1. Records Management kann nicht als fertiges Produkt gekauft werden 2. Für Records Management können von Softwareherstellern Funktionen und Werkzeuge angeboten werden. 3. Records Management ist ein Beratungsprojekt, da es um die Umsetzung verschiedenster Vorgaben (z. B. Compliance) mit Hilfe von EDV geht. Unternehmensleitung und Compliance definieren Feststellung aller Records Einrichtung des Recordsmanagement Wer ist dafür verantwortlich? Das Bestimmen der Records, ist die Aufgabe der Unternehmensführung, Compliance Officer, und Rechtsanwälte des Unternehmens. Durch die sorgfältige Kategorisierung sämtlicher Unternehmensinhalte können diese Personen sicherstellen, dass die Informationen für einen geeigneten Zeitraum beibehalten werden. Mit einem gut entworfenen RM-System kann ein Unternehmen rechtlich geschützt und die Einhaltung von behördlichen Regularien (Compliance) nachgewiesen werden. Darüber erfährt das Unternehmen eine Optimierung, indem veraltete Informationen automatisiert aus der aktiven Nutzung entfernt (archiviert) werden bzw. nicht relevante Informationen herausgefiltert werden.

6 Records-Management - Werkzeuge Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen Konfiguration von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules) Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z. T. bis auf einzelne Inhaltskomponenten in Dokumenten (z. B. durch Berechtigungen) Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Metadaten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen Quelle: Kampffmeyer Ein Geschäftspartner (Ordner) realisiert mehrere Aufträge (Register), die ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (Unterregister) enthalten können, die wiederum verschiedene Verträge einschließen. Aktenstrukturen mit enaio enaio verwaltet wichtige Indexdaten und Dokumente gleichermaßen Records Management mit enaio Dr. Olaf Holst

7 Dynamische Vererbung mit echter Struktur Warum mobiles RM?

8 Gesamtschaden durch Leerlauf in Deutschland: 170 Mrd. * 32,5 verschwendete Arbeitstage p. A.* Ein Beispiel: Verkäufer widmen lediglich 20 % ihrer Arbeitszeit dem aktiven Verkauf* Vertriebsaktive Zeit km 50 % km 37 % km 25 % km 12 % Reisezeit Quelle: Dennso Management Consulting GmbH Mobil arbeiten was bringt das? Das gesamte Unternehmenswissen immer griffbereit Aktualität bis zur letzten Minute (z. B. vor einem Termin) Noch flexibler auf neue Situationen reagieren Daten/Sachverhalte vor Ort erfassen und sofort im Firmennetzwerk ablegen Protokollierung von Gesprächen, Abnahmen, Verhandlungen Zeit gewinnen durch sofortiges Anstoßen von dringenden Prozessen

9 Mobil arbeiten was bringt das? Nutzung vormals unproduktiver Zeit Bis zu 30 Minuten pro Mitarbeiter und Tag lassen sich einsparen Kürzere Reaktionszeiten bringen z. B. Wettbewerbsvorteile oder größere Kundenzufriedenheit Bessere Vernetzung von Vertriebsund Servicemitarbeitern Mobilität verspricht rasche Rentabilität Smartphones sind sicher (Bislang ist kein massiver Virenbefall bekannt) Mobil arbeiten was bringt das? Mögliche mobile Einsatzszenarien: Im Außendienst für Gutachter, Versicherer, Vertrieb, Logistik u. v. a. m. Kontrolle von Projektfortschritten Vor-Ort-Objektbewertung Hausverwaltung und Bewirtschaftung Mängeldokumentation auf Baustellen

10 Produktportfolio für mobiles RM Unsere Lösung für unterwegs Mit OS mobiledms wird ECM mobiler OS mobiledms verschafft schnell und unkompliziert Zugang zum ECM-Netzwerk/-wissen Apps für ios und Android Smartphones und Tablet PCs OS mobiledms ein weiterer Baustein mobiler B2B-Kommunikationsmöglichkeiten

11 OS mobiledms - mobil auf vielen Plattformen ios Android enaio und OS mobiledms Im Haus Hybrid Unterwegs Anwendungen auf vielen Geräten Wo immer Sie es brauchen! Dokumentenmanagement Revisionssichere Archivierung Content Management Digitale Workflows Reporting & Analytics

12 Was sind die technischen Voraussetzungen? Folgende Produktoptionen bzw. Kerndienste sind bereitzustellen: enaio server enaio client enaio app-connector enaio document-viewer enaio fulltext Installation der jeweils aktuellen Version von OS mobiledms auf den mobilen Endgeräten (kostenlos zu beziehen über Apple-AppStore bzw. Android-PlayStore unter dem Stichwort "mobiledms") Hinweis: Nach dem Download können Sie die OS mobiledms-app sofort verwenden. Für die Apps ist standardmäßig eine Verbindung zu einem Testsystem eingerichtet, so dass Sie alle Funktionen sofort ausprobieren können. Architektur von OS mobiledms Beispielhafte Systemarchitektur zum Betrieb von OS mobiledms enaio app-connector HTTPS Webserver mit SSL + Reverse Proxy HTTPS enaio documentviewer enaio Servergruppe Internet Firewall DMZ Firewall Corporate

13 LIVE-Demo Mobiles Record Management Dr. Olaf Holst Geschäftsbereichsleiter Vertrieb & Partnermanagement OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale Cicerostraße Berlin Telefon: