Organisation Frauenklinik. FertiMed

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1 FertiMed Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Information Starten des Programms Benutzen von Eingabefelder Verändern einer Tabelle Verändern einer Tabelle mit einer veränderbaren Fivnatliste Verändern einer Tabelle mit einer fest definierten Fivnatliste Menuleisten Menuleiste Bearbeiten Ärzteliste Datensatz löschen Menuleiste Extras Rechtschreibung Office-Verknüpfungen Kennwort ändern Symbolleisten Patientenpaarverwaltung Patient hinzufügen Suchen von Patienten Informationen zum Patienten Patientenpaar hinzufügen/bearbeiten Behandlungspaar/Behandlung hinzufügen/bearbeiten Behandlungen Druckzentrum Fivnat Dateneingabe Qualitätskontrolle der Daten Allgemeine Information FertiMed behandelt die Patienten als einzelne Personen, welche in der Patientenverwaltung jeweils als Paar zusammengefügt werden. Das Datenmodell Unterscheidet zwischen Patientenpaar und Patienten- Behandlungspaar. Damit können auch Spender eingesetzt werden. Das FertiMed ist selbsterklärend und viele Felder oder Funktionen sind mit einer Hilfeinformation z.b. beim Berühren mit der Maus und/oder in der Statusleiste beschrieben. 2. Starten des Programms 1

2 Klicken Sie auf diesen Link unter Start/Programme/FertiMed. FertiMed überprüft ob eine neue Version von FertiMed zur Verfügung steht. Wenn ja, wird das neue FertiMed lokal kopiert. Danach wird das Programm gestartet. 3. Benutzen von Eingabefelder 3.1 Verändern einer Tabelle Doppelklicken Sie auf ein Kombinationsliste. Es erscheint eine Tabelle. Ändern Sie einen Datensatz oder fügen Sie einen neuen Datensatz mittels hinzu. Müssen mehrere Angaben in einem Datensatz enthalten sein, so trennen Sie diese mit einem Komma. (z.b. Diabetes: "Mutter, Grossmutter" = Mutter und Grossmutter) Vorsicht: Das Ändern oder Löschen eines Datensatzes in der Tabelle wirkt sich auf alle Patientenangaben aus! 3.2 Verändern einer Tabelle mit einer veränderbaren FIVNAT-Liste Doppelklicken Sie auf ein Kombinationsliste. Es erscheint eine Tabelle. Ändern Sie einen Datensatz oder fügen Sie einen neuen Datensatz hinzu. In der linken Spalte unter Bezeichnung können Sie Ihre eigenen Bezeichnungen eingeben. In der 2

3 rechten Spalte unter FIVNAT, die Bezeichnung für FIVNAT. In diesem Fall ist die Bezeichnung für FIVNAT frei wählbar. Vorsicht: Das Ändern oder Löschen eines Datensatzes in der Tabelle wirkt sich auf alle Patientenangaben aus! 3.3 Verändern einer Tabelle mit einer fest definierten Fivnatliste Doppelklicken Sie auf ein Kombinationsliste. Es erscheint eine Tabelle. Ändern Sie einen Datensatz oder fügen Sie einen neuen Datensatz mittels hinzu. In der linken Spalte unter Bezeichnung, können Sie Ihre eigenen Bezeichnungen eingeben. In der mittleren Spalte unter Fivnat müssen Sie eine Auswahl aus der Tabellenliste wählen. Die Fivnat-Nr wird automatisch zugewiesen, bzw. Sie können unter "Liste bearbeiten" die Fivnat-Liste ergänzen, wenn neue Auswahlmöglichkeiten seitens der FIVNAT herausgegeben werden. Die Fivnat-Liste sollte nur von geschultem Personal (FertiMed-Support) ergänzt oder verändert werden. Vorsicht: Das Ändern oder Löschen eines Datensatzes in der Tabelle wirkt sich auf alle Patientenangaben aus! 3

4 4. Menuleisten 4.1 Menuleiste Bearbeiten Ärzteliste Damit können Sie die Ärzteliste aktualisieren Datensatz löschen Damit können Sie einen kompletten Datensatz löschen, wenn Sie die Berechtigung dazu haben. 4.2 Menuleiste Extras 4

5 4.2.1 Rechtschreibung Überprüft ihre Eingaben in z.b. großen Textfeldern Office-Verknüpfungen Exportieren Listen/Tabellen für die Weiterverarbeitung in einem Office-Programm Kennwort ändern Hier können Sie Ihr Kennwort ändern. 5. Symbolleisten Informationen über ausgefüllte Formulare der aktuellen Behandlung. Zusammenfassende Informationen über das Patientenpaar. Druckzentrum, siehe Ziff. 7 Filter ein/ausschalten Aufsteigende Sortierung der Daten des aktuellen Feldes Absteigende Sortierung der Daten des aktuellen Feldes 6. Patientenpaarverwaltung Das Datenmodell unterscheidet zwischen Patientenpaar und Behandlungspaar. Wird die Patientenpaarverwaltung geöffnet, so wird nur das aktuelle Patientenpaar angezeigt und die aktuelle Behandlung mit dem Behandlungspaar markiert. 6.1 Patient hinzufügen Verfügt das Zentrum über eine interne Patientenadministration, so können diese bestimmten Personendaten über eine Schnittstelle in die Fertimed-Datenbank automatisch regelmässig eingefügt werden. Dadurch entfällt die Eingabe der Patientenanschrift. Diese Daten können nicht verändert werden. Daten, die das Patientenadministration nicht liefert, können eingegeben und verändert werden. 5

6 6.2 Suchen von Patienten Geben Sie im Suchfeld, z.b. Name, den Namen des Patienten ein. Nach der Eingabe werden alle Patienten mit dem gleichen Namen aufgelistet. 6.3 Informationen zum Patienten Zeigt die ausgefüllten Formulare (Anamnese) des Patienten. Öffnet das Formular Anamnese zum Patienten. Zeigt die Adressdaten des Patienten. 6.4 Patientenpaar hinzufügen/bearbeiten Setzen Sie das Patientenpaar zusammen. 6.5 Behandlungspaar/Behandlung hinzufügen/bearbeiten Klicken Sie auf um das Behandlungspaar zu bearbeiten. Wenn der Datensatz leer ist, wird eine neue Behandlung erstellt. Es werden auch Spender in der Patientenliste aufgeführt. Die Fallnummer sollte nicht eingegeben werden, diese wird automatisch generiert. Geben Sie an, ob Informationen dieser Behandlung an Fivnat gesendet werden sollen. 6

7 Eine weitere Möglichkeit ein Behandlungspaar bzw. Behandlung hinzuzufügen ist, wenn Sie in einem leeren Datensatz den Behandlungsbeginn eingeben. FertiMed fügt automatisch das aktuelle Patientenpaar als Behandlungspaar hinzu. 6.6 Behandlungen Öffnet diese Behandlung. Die Fallnummer ist eine fortlaufende Nummer und wird automatisch generiert. Die aktuelle FID (Apaconummer) wird beim Erstellen des Behandlungspaares der jeweiligen Person hinzugefügt. Behandlungspaar hinzufügen/bearbeiten Informationen über ausgefüllte Formulare der gewählten Behandlung. Zusammenfassende Informationen über die gewählte Behandlung. Sp: Spender/In? Fivnat?Geben Sie an, ob Informationen dieser Behandlung an Fivnat gesendet werden sollen. 7. Druckzentrum Mittels in der Symbolleiste gelangen Sie in das Druckzentrum. 7

8 Der Serienbrief wird direkt ausgedruckt. Der Serienbrief wird nur angezeigt. Wird ein erweiterter Serienbrief gewählt (z.b. Arztbrief), welcher an die Ärzte der Patienten gesendet werden soll, so erscheint ein Formular in dem Sie die Ärzte für den Ausdruck auswählen können. 8. FIVNAT-CH Sämtliche Felder, die mit einer violetten Farbe umrahmt sind, sind für FIVNAT relevant und müssen eingegeben werden. 8

9 9. Dateneingabe FertiMed ist auf insgesamt fünf Computer in der Kinderwunschsprechstunde installiert und abrufbar: 1. Büro des Abteilungsleiters 2. Untersuchungszimmer des Abteilungsleiters (Raum R) 3. Untersuchungszimmer des Oberarztes/der Oberärztin (Raum M) 4. Reproduktionsbiologisches Labor 5. Sekretariat Die dienstlichen Aufgaben der einzelnen Eingabeberechtigten stehen auch in Verbindung mit der Eingabe der Daten. Die Aufsicht über die korrekte Eingabe der Daten obliegt dem Abteilungsleiter. Die Daten werden systematisch in den verschiedenen Phasen der Diagnostik und Therapie in FertiMed eingegeben: 1. Erstgespräch und Anamnese der Frau durch den jeweiligen Arzt 2. Spermiogramme durch den Abteilungsleiter 3. Andrologische Untersuchung durch den Abteilungsleiter 4. Eingehende Laborbefunde durch den jeweiligen Arzt 5. Diagnose durch den jeweiligen Arzt 6. Arztbrief und Adressverwaltung durch die Sekretärin 7. Behandlungszyklen durch den jeweiligen Arzt 8. Reproduktionsbiologisches Labor durch die Laborleiterin 9. Schwangerschaftsverlauf und Geburt durch den jeweiligen Arzt 9

10 Im Sekretariat werden mit dem FertiMed auch die Arztbriefe erstellt. FertiMed verfügt über ein Eingabefenster, in dem das Prozedere vom Arzt schriftlich erfasst werden kann. 10

11 Wichtige Hinweise für die Dateneingabe: Die rosarot umrandeten Felder enthalten Daten für FIVNAT, d.h. deren Eingabe ist verpflichtend! Bei Beginn einer Therapie muss zusammen mit dem Beginndatum die Fallart eingegeben werden. Folgende Fallarten wurden definiert: GV-Zyklus ICSI-Zyklus Auftau-Zyklus IVF-Zyklus ICSI-MESA HMG/IUI-Zyklus IUI-Zyklus ICSI-TESE Clomiphen-Zyklus IVF-Zyklus ICSI-Kryo MESA Nicht als Fall zählen: Auswärtige Zyklen (werden in der Anamnese erfasst) Abortcurettage HSG HMG-Stimulationen für PCT 11

12 10. Qualitätskontrolle der Daten Bei einer fehlerhaften Eingabe in das FertiMed oder bei Störungen in der Software verfügt FertiMed über eine online-verbindung zum Büro von Herrn Belloni, welcher dann über eine xxx Verbindung das System überprüfen und den Fehler beheben kann. Kontrolle der Eingabe der Erstgespräche Excel-Datei in EndoSek, Abteilungen: ERSTVOR Kontrolle der FIVNAT-Eingaben Ständige Überprüfung der Daten Excel-Datei in EndoSek, Abteilungen: IVFSTAT bei Eingabe der andrologischen Untersuchung Bei Eingabe der endgültigen Diagnose und Arztbrief Zu Beginn einer Therapie Kontrolle der Schwangerschaftsverläufe Kontrolle der Geburtsmeldungen Kontrolle der Plausibilität der Daten FertiMed Center FertiMed Center Herr Philippe Belloni fungiert als Datenmanager und kontrolliert die Plausibilität der eingegebenen Daten in regelmäßigen Abständen 12