Lenkung von Dokumenten Qualitätsmanagement Prozessbeschreibung Inhalt 1. Zweck... 2 2. Geltungsbereich... 2 2. Prozessziel... 2 4. Begriffe... 2 5. Zuständigkeiten... 2 5.1. Unterschriftenregelung... 2 6. Vorgangsweise... 2 7. Hinweise... 3 8. Dokumentation... 3 9. Änderungsdienst... 3 10. Mitgeltende Unterlagen... 3 11. Anhänge... 3 Prozessbeschreibung... 5 Darstellung einer Dokumentenmatrix... 7 Verzeichnis... 9 Verteiler: Geschäftsführer/in Netzwerkumgebung F:\einstein\QM\qm-system Erstellt: Geprüft: Freigegeben Dateiname von: Silvana Rameder von: Name von: Name Prozess Lenkung von Dokumenten.doc DN: Prozess Lenkung von Dokumenten.doc Seite 1 von 11
Lenkung von Dokumenten Qualitätsmanagement Prozessbeschreibung 1. Zweck Zweck dieser QMP ist es, gültige Dokumente herauszugeben und sie aktuell zu halten. 2. Geltungsbereich Die QMP gilt für den gesamten Bereich des Musterunternehmens. 2. Prozessziel Nr. Prozessziel Zielgröße Indikator Messung 1 Verwendbare und aktuelle Dokumente am Arbeitsplatz abrufbar machen 100% Verfügbarkeit Jede nicht verwendbare Unterlage wird auf FB 52501 vermerkt Der Qualitätsbeauftragte erhält mittels E-Mail die Nachricht, ob ein Dokument nicht auffindbar oder verwendbar ist. 4. Begriffe Begriffe und Abkürzungen sind im Verzeichnis der Standardbegriffe und -abkürzungen erläutert. 5. Zuständigkeiten Der Qualitätsbeauftragte ist als Prozesseigner für die Festlegung der Behandlung von Dokumenten zuständig. Der interne Auditor überwacht im Rahmen regelmäßiger Audits die Anwendung der getroffenen Festlegungen. 5.1. Unterschriftenregelung Unterschriften der zuständigen Personen werden EDV-mäßig geregelt. Jeder Benutzer hat ein eigenes Benutzerprofil und Kennwort und dadurch ein eigenes Verzeichnis, auf das nur er zugreifen kann. Auf diesem Verzeichnis befindet sich die gesamte Unterschrift, die nur vom jeweiligen Ersteller/Prüfer/Freigeber/Inkraftsetzer benützt werden kann. 6. Vorgangsweise Die Vorgangsweise zur Lenkung von Dokumenten wird im Folgenden auf Seite 4 beschrieben. Die aktuellen Dokumente befinden sich nur am Server und in der ausgedruckten Version des QM- Handbuchs. Erstellt: Geprüft: Freigegeben Dateiname von: Silvana Rameder von: Name von: Name Prozess Lenkung von Dokumenten.doc DN: Prozess Lenkung von Dokumenten.doc Seite 2 von 11
Lenkung von Dokumenten Qualitätsmanagement Prozessbeschreibung 7. Hinweise Eventuelle Hinweise sind auf dem jeweiligen Dokument vermerkt. 8. Dokumentation Diese QMP beschreibt den Prozess bei Erstellung, Änderung und Verwaltung von Dokumenten. 9. Änderungsdienst QM-Dokumente dürfen nur von denselben Stellen in Zusammenarbeit mit dem Qualitätsbeauftragten geändert werden, die das QM-Dokument geprüft haben oder wie es in der QMP oder Q beschrieben ist. Der Änderungsdienst umfasst nur die Version des QM-Handbuches auf dem Netzwerk und der ausgedruckten Ausgabe in der Direktionskanzlei. 10. Mitgeltende Unterlagen 11. Anhänge Anlage 1: Anlage 2: Anlage 3: Dokumentenmatrix FB 52506 Verzeichnis der Standbegriffe und -abkürzungen FB 52501 Liste der nichtverwendbaren Dokumente Änderungshistorie DATUM ÄNDERUNGSGRUND ÄNDERUNGSSTAND VERANTWORTLICHE DN: Prozess Lenkung von Dokumenten.doc Seite 3 von 11
Lenkung von Dokumenten Qualitätsmanagement Prozessbeschreibung FLUSSDIAGRAMM D E M I Dokument Aufzeichnung Anmerkung Dokument erforderlich Dokument vorhanden nein Dokumentenmatrix Ja Dokument prüfen Dokument Dokument verwendbar Dokument erstellen nein 1 Nein Dokument ändern Liste der nichtverwendbaren Dokumente FB 52501 Dokument ja Inhalt prüfen GF in Ordnung? GF Ja Freigabe Speicherung im QM-System GF Liste der QMP und Q FB 52504 Messpunkt 1 DN: Prozess Lenkung von Dokumenten.doc Seite 5 von 11
Anlage 1 Dokumentenmatrix Darstellung einer Dokumentenmatrix Dokumente Erstellung/ Änderung Prüfung Freigabe Ausgabestelle Aufbewahrungsdauer QM-Handbuch Qualitätswesen Geschäftsführer Geschäftsführer Qualitätswesen 10 Jahre Prozessbeschreibungen Verantwortlicher Prozesseigner Geschäftsführer Qualitätswesen 10 Jahre Organigramm Geschäftsführer Geschäftsführer Qualitätswesen Qualitätswesen 10 Jahre Arbeitsanweisunge Verantwortlicher Qualitätswesen Geschäftsführer Qualitätswesen 10 Jahre n Formblätter Verantwortlicher Qualitätswesen Geschäftsführer Qualitätswesen 10 Jahre Checklisten Verantwortlicher Qualitätswesen Geschäftsführer Qualitätswesen 10 Jahre Qualitätsplan Qualitätswesen Geschäftsführer Geschäftsführer Qualitätswesen 10 Jahre DN: Prozess Lenkung von Dokumenten.doc Seite 7 von 11
Anlage 2 Verzeichnis Verzeichnis Musterunter nehmen VERZEICHNIS DER STANDARDBEGRIFFE und -ABKÜRZUNGEN FB 52506 Abkürzung Aud AWG BM GF FB Q QMP QM PE SA Sek Spon RP Standardbegriffe Auditor Abfallwirtschaftsgesetz Zuständiges Bundesministerium Geschäftsführer Formblatt Mitarbeiter Qualitätsbeauftragter Qualitätsmanagementarbeitsanweisung Qualitätsmanagementprozessbeschreibung Qualitätsmanagement Prozesseigner Schularzt Vorstandskanzlei bzw. zuständige Sekretärin Sponsor Reinigungspersonal DN: Prozess Lenkung von Dokumenten.doc Seite 9 von 11
Nichtverwendbare Dokumente Musterunternehmen Liste für nichtverwendbare Dokumente FB 52501 Datum Nummer des Dokuments Grund der Nichtverwendbarkeit Erledigt am Verantwortlicher FB 52501.doc DN: Prozess Lenkung von Dokumenten.doc Seite 11 von 11