Archivierung mit EnterpriseVault: technische Umsetzung,. Bruno Ritter Senior Presales Consultant Hotel Hilton Opfikon ZH, 14. Juni 2006
Agenda Warum Archivierung? Architektur Archivierung Archivierung im Bereich Compliance Vorteile Archivierung 2
Warum Archivierung? Mailbox Management Ich habe meine PST- Datei verloren, Request verlorengegangene emails zurückzuladenl Ich muss nach MS Exchange 2003 migrieren. Der Inhalt der PST- Datei hat sich nicht geändert, aber muss wieder ins Backup! Ich möchte meine Limits im Exchange verändern! Ich kaufe jedes Jahr 1TB neuen Speicher. Storage Optimization Ich komme mit meiner 50MB Mailbox nicht aus Ich finde meine Dokumente im email nicht mehr. Die Aufbewahrung unserer Papierdokumente ist verschieden von der elektronischen. Ich muss alte Versionen meiner Dokumente aufbewahren. Retention & ediscovery Meine Rechtsabteilung braucht die Möglichkeit emails zu recherchieren. Ich brauche die Speicherung aller emails. Ich befürchte, dass Backups nicht alle emails wieder hervorbringen können. Ich habe Angst, dass die emails bei gerichtlichen Anfragen nicht zur Verfügung stehen. Ich brauche eine Lösung für ein Lifecycle- Managemement. Ich muss meine emails wiederfinden, um compliant zu sein (SOX, SEC & NASD) Compliance 3
Gründe zur Einführung von email- und Filemanagementlösungen Auftretende Probleme: Ständig wachsende Datenmengen Verlust von Informationen Belegung teurer Speichermedien mit alten / identischen Daten Probleme mit PST-Files im Bereich Exchange Ständiger Zugriff auf die Daten Backup Probleme Erfüllung gesetzlicher Regelungen.. 4
PROJECT CONSULT 2002 Ansätze zum email-management (aus Gartner Research G00125546 12. April 2005) Save Nothing Löschung der emails nach 60, 90 oder 180 Tagen Achtung: sehr riskant und nicht gesetzeskonform bei emails, die legale Dokumente (Business Records) sind Save Selected email Entscheidung gemäß Eigenschaften der email Verlangt genaue Definitionen und Policies aus Geschäftssicht Save Everything Die sicherste (und speicherintensivste) Strategie für viele Unternehmen Setzt auf den Journaling Funktionen der email-systeme auf Wichtig für Audits und für Compliance Sinnvoll nur in Verbindung mit Sicherheitsfunktionen für emails (z. B. SPAM Filterung) 5
email Archivierung im Überblick
Konzeptionelle Übersicht von Enterprise Vault Primary Data Store Zugriffsschutz Kompression Kategorisierung Aufbewahrung Transfer Links Search Analyze Retrieve Disclose Volltext-Index HTML-Ansicht Keine Duplikate Secondary Data Store Vernichtung 7
Enterprise Vault Architektur Überblick Quellen Exchange Mailboxes, Journals Public Folders, PSTs File System SharePoint 2003 Domino Journaling SMTP Capture SDK Outlook Offline Vault Open Storage Outlook Web Access Primary Archive Clients Enterprise Vault Store/Retain/Expire Index/Search/Future-Proof View/Restore Compress/Migrate Audit/Administer Categorization/Filtering Ontap Windows Explorer Secondary Archive SharePoint 2003 API-Based Storage SDK Applikationen Search Archive Explorer Supervision E-Discovery SDK SDK 8
Enterprise Vault for MS Exchange: Outlook Integration Durch Integration In MS Outlook Von Outlook Web Access (OWA) In Offline (OST), Cache Mode ArchiveExplorer Volltextsuche im Web Im Outlook werden an Stelle der Original-eMail Shortcuts angezeigt Stellen Links auf das Archiv von Enterprise Vault dar 9
Integrated Search 10
PST - Lösung
PST Migration: Wie arbeitet es? Alert Locate Alert Collect Migrate Durchsucht remote registries & file systems Ordnet ownership zu Sammelt temporär die PSTs ein Schedule, Workflow Setzen von post- migration policy : Delete PST Leave PST Zugriff: Exchange shortcuts Archive Explorer 12
ediscovery - Compliance
PROJECT CONSULT 2002 Das A & O der Archivierung Das Wichtigste am Backup? Der Restore Das Wichtigste an der Archivierung? Das Discovery 14
PROJECT CONSULT 2002 Schnelles Wiederfinden der Email Informationen Voraussetzung: Indizierung / Kategorisierung der Emails Indizierungsstufen konfigurierbar bei der Implementation: Attributes only Full word Phrase-based a) Link in Exchange / Outlook noch vorhanden und man kennt das betreffende Email noch persönlich Simpler Doppelklick b) Link nicht mehr existent oder zu viel Email-Wust Integrierte Suche aus Enterprise Vault Intensive unternehmensweite Suche über den optionalen Discovery Accelerator (z. B. bei Gerichtsverfahren) 15
Anwendermodell: Schrittweiser Review über Hierarchiebenen Nicht-Juristen mit Befugnis Reviewer 1 Reviewer 2 Reviewer 3 Reviewer 4 Etc. Interne Juristen Reviewer 1 Reviewer 2 Reviewer 3 Reviewer 4 Etc. Externe Anwälte Reviewer 1 Reviewer 2 Reviewer 3 Reviewer 4 Etc. z.b. Vorgesetzte, Geschäftsleitung, z.b. Innenrevision, Rechtsabteilung, Geschäftsleitung z.b. Anwaltskanzlei vor Gericht 16
Leistungsfähige unternehmensweite Archivauswertung durch den Discovery Accelerator ACME CORP MERGER 17
Review, Markierung und Ergebniserstellung Jamie Clifton 18
PROJECT CONSULT 2002 Auswerten der Informationen auch noch in 30+ Jahren Nicht nur ein Thema der (unlimitierten) Speicherkapazität Die entscheidende Frage: Können die Daten nach dieser Zeit noch interpretiert werden? Abspeichern der Informationen während der Archivierung: Im Originalformat Zusätzlich im HTML Format Interessante zukünftige Entwicklung mit PDF/A (Archive) 19
Summary
Der Mehrwert einer intelligenten Archivierungslösung Storage Optimierung Operative IT Vorteile Migration Operative Effizienz Compliance / ediscovery Vorteile Risk & Compliance Info-Auswertung Konsolidierung Speicherklassen Single-instance Komprimierung Reduzierung - Risiko - Kosten - Daten - Zeit Backup/Restore Availability User Support PSTs Archivierung Discovery Überwachung Zerstörung Zentralisiert Nutzerzugriff e-discovery Sharing 21
Vielen Dank bruno_ritter@symantec.com