PDF Versand Inhaltsverzeichnis 1 Einführung...2 2 Erläuterung der verwendeten Begriffe...2 3 Voraussetzungen für die Nutzung...2 4 Struktur der Testdaten...2 4.1 Pflichtfelder...2 4.2 Layouts...3 4.3 Allgemeines...3 5 Ablauf...3 5.1 Test & Datenübertragung...3 5.2 Produktivsetzung...4 6 Versand der produktiven Daten...4 6.1 Upload Feature...4 6.2 E-Mail Versand...5 7 Rechnungsnachverfolgung...5 8 Archivierung...6 PDF-Versand Seite 1 von 8
1 Einführung Dieses Dokument beschreibt den kompletten PDF-Versand aus Sicht des Rechnungssenders (Lieferant) 2 Erläuterung der verwendeten Begriffe Im Folgenden sind einige Begriffe erläutert. Da diese Begriffe für das Verständnis des Dokuments von Bedeutung sind, erfolgt diese Erläuterung bereits zu Beginn und nicht erst im Anhang. crossinx: Dienstleister für Rechnungsempfänger (Ihr Kunde) und -versender Crossnet: Plattform die crossinx betreibt, um elektronische Dokumente auszutauschen Strukturierte Daten: Wird eine Rechnung elektronisch übertragen, dann kann das entweder als Bild (z.b.: PDF, TIFF, JPG) geschehen oder in Form von strukturierten Daten. Bilddateien haben den entscheidenden Nachteil, dass diese kaum automatisiert ausgelesen werden können, es sei denn man nutzt OCR- Software. Strukturierte Daten stellen Informationen in fest definierten Strukturen dar. Sind dem Empfänger diese Strukturen bekannt, dann kann er die Daten gezielt und sicher aus diesen Strukturen auslesen. Bekannte Formate für strukturierte Daten sind beispielsweise EDIFACT, XML oder SAP-IDOCs. Elektronische Signatur: In vielen Fällen wird für elektronische Rechnungen eine elektronische Signatur erwartet, welche gegenüber dem Finanzamt sicherstellt (ähnlich einer manuellen Unterschrift), dass es sich um einen Originalbeleg handelt. Prüfprotokoll: Wird auch als validation log bezeichnet. Das Prüfprotokoll wird von den meisten Signaturanbietern erstellt, wenn ein Benutzer eine elektronische Signatur zur Echtheitsprüfung an den Signaturanbieter sendet. Das Prüfprotokoll sagt aus, wann eine elektronische Signatur geprüft wurde und ob sie zum Prüfungszeitpunkt gültig war. 3 Voraussetzungen für die Nutzung 4 Struktur der Testdaten 4.1 Pflichtfelder Sie sind in der Lage Rechnungen und Anhänge als PDF-Dateien auf Ihrem Rechner zu erzeugen und haben die Möglichkeit, Emails mit Anhang zu versenden oder eine sichere http Verbindung über Ihren Browser zu nutzen. Bitte beachten Sie, dass jede Firma, an die Sie elektronischen Rechnungen verschicken Ihre eigene Pflichtfeldliste hat. Diese Inhalte werden vom Rechnungsempfänger benötigt, um Ihre Rechnung zu prüfen und zu buchen. PDF-Versand Seite 2 von 8
4.2 Layouts 4.3 Allgemeines 5 Ablauf Sollte Ihnen diese Pflichtfeldliste nicht vorliegen, können Sie sich gerne an unseren Support wenden. 5.1 Test & Datenübertragung Wir benötigen 3-4 Rechnungsmuster jedes Dokumententyps. (Bsp.: Rechnung und Storno (Gutschrift)) Bitte beachten Sie hierbei, dass wir für jedes Layout Ihrer Rechnungen ein separates Template erstellen müssen. Dieses einmalige Erstellen der Templates ist durch die Einrichtungskosten, die im Vertrag aufgeführt sind, abgegolten. Alle produktiven Rechnungen, die nicht den zur Verfügung gestellten Layouts entsprechen, können eine Nachjustierung des Templates zufolge haben, welches mit Kosten verbunden sein kann. Das PDF muss die vom Kunden im elektronischen Rechnungseingangsprozess benötigten Pflichtdaten enthalten. Das Rechnungs- PDF muss Kopf und Positionsdaten enthalten. Es ist nicht möglich, Daten aus Anlagen zu lesen. Rechnungsdaten müssen eindeutig erkennbar sein und nicht etwa im Briefkopf enthalten sein. Die Auflösung des PDF-Dokumentes muss mindestens 300dpi betragen. Ein PDF darf nur genau ein Rechnungsdokument und den dazugehörigen Anhang enthalten. Sobald die Erstellung des Templates abgeschlossen ist, werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Testrechnungen mittels eines OCR-Verfahrens und Ihres individuellen Templates verarbeitet und die für das Kundensystem angepassten strukturierten Daten erzeugt. Die so erzeugten strukturierten Daten werden an das Testsystem des Kunden zur weiteren Überprüfung übermittelt. Sollte das Feedback des Kunden positiv ausfallen, wird sich ein Mitarbeiter von crossinx mit Ihnen Verbindung setzen, um die gewünschte Art der Rechnungsübertragung zu klären. PDF-Versand Seite 3 von 8
5.2 Produktivsetzung Wenn das Format vollständig ist sowie PDF, Datenübertragung und Archivierung geklärt und getestet sind, wird der Produktivtermin zwischen crossinx und dem Datensender vereinbart. In seltenen Fällen muss diese Abstimmung auch mit dem Datenempfänger erfolgen. crossinx richtet das System dann ein, so dass der Lieferant jederzeit mit dem elektronischen Rechnungsversand beginnen kann. Es liegt in der Verantwortung des Lieferanten sicherzustellen, dass kein paralleler Versand von signierten elektronischen Rechnungen und Papierrechnungen erfolgt. 6 Versand der produktiven Daten 6.1 Upload Feature crossinx bietet Ihnen 2 Möglichkeiten Ihre produktiven Daten zu versenden. Die sichere Upload-Variante sowie das Versenden der PDF-Dateien im Anhang an eine Email. crossinx bietet Ihnen an, die Rechnungen als PDF über unser Web-Portal hochzuladen. Um eine Datei hochzuladen bewegen Sie die Maus auf den Reiter Dienste. Dort wählen Sie Datei hochladen aus. PDF-Versand Seite 4 von 8
6.2 E-Mail Versand Falls Sie Anhänge wie Stundenzettel verschicken müssen, wechseln Sie bitte in den erweiterten Modus. Sie wählen Ihre Rechnung aus (Datei hinzufügen) und die Anhänge. Sobald dies abgeschlossen ist drücken Sie auf Hochladen. crossinx bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre PDF Rechnungen auch per E-Mail an uns zu verschicken. In diesem Fall verschicken Sie Rechnungen im Anhang der E-Mail. Die Emailadresse an die Sie Ihre produktiven Rechnungen versenden lautet: Crossnet.prod@crossinx.com Bitte beachten Sie, dass hierfür Ihre Emailadresse bei uns hinterlegt sein muss, da wir nur Rechnungen von uns bekannten Emailadressen verarbeiten werden. 7 Rechnungsnachverfolgung Wir bieten Ihnen natürlich die Möglichkeit, die Rechnungen die Sie verschicken auch einzusehen und zu kontrollieren, ob diese erfolgreich verarbeitet und verschickt wurden. Hierfür bewegen Sie den Mauszeiger in Richtung Outbox. Drücken Sie bitte auf Alle Dokumente. PDF-Versand Seite 5 von 8
8 Archivierung Jetzt können Sie alle Rechnung einsehen die Sie gesendet haben. (Bitte beachten Sie hierbei welche Art von Archivierung Sie gewählt haben. Mehr unter Archivierung.) Sofern die Daten signiert werden, ist der Versender verpflichtet, die signierten Daten zu archivieren (Stand Januar 2011 in Deutschland gewerblich für 10 Jahre, bitte beachten Sie nationale Regelungen). Sollte ein Steuerprüfer die Original-Rechnung prüfen wollen, wäre es das signierte PDF, das vorgelegt werden muss. Eine Archivierung elektronischer Daten auf Papier ist zurzeit nicht erlaubt, d.h. Ausdrucken und Ablegen ist nicht ausreichend! Für die Archivierung stehen dem Versender unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung: 1. Der Versender lädt die Daten manuell innerhalb von 3 Monaten vom crossinx Portal (crossnet) herunter. Diese Option ist kostenfrei. Nach Ablauf von 3 Monaten werden die Daten automatisch bei crossinx gelöscht. Sie stehen dann nicht länger zur Verfügung und können von crossinx auch nicht mehr erstellt werden. 2. Der Versender lädt die Daten manuell innerhalb von 12 Monaten von crossnet herunter. Die Verlängerung der Datenspeicherung auf 12 Monate ist kostenpflichtig. Nach Ablauf von 12 Monaten werden die Daten automatisch bei crossinx gelöscht. Sie stehen dann nicht länger zur Verfügung und können von crossinx auch nicht mehr erstellt werden. 3. crossinx sendet Ihnen zum Jahresbeginn die Rechnungsdaten des Vorjahres auf CD-ROM. Zu diesem Zweck werden die Daten bis zum Brennen auf CD archiviert, mindestens aber 12 Monate. Sie erhalten einmal jährlich 2 identische CDs mit den signierten Daten. Auf die CDs werden nur Dokumente mit Rechnungsdatum Vorjahr oder älter gebrannt. Wenn beispielsweise Anfang Januar noch Rechnungen mit Rechnungsdatum im Vorjahr übertragen werden, so erscheinen diese ebenfalls auf der CD. Werden nach CD-Erstellung noch Rechnungen aus dem Vorjahr übertragen, so erhalten Sie diese erst im darauf folgenden Jahr auf CD. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie alle Dokumente erhalten. Um dem PDF-Versand Seite 6 von 8
Versender etwas Zeit zum Nacharbeiten zu lassen, werden die CDs i.d.r. erst im Februar erstellt. Rechnungen des laufenden Jahres, für die sie noch keine Archivierungs-CD erhalten haben, die aber trotzdem z.b. vom Steuerprüfer eingesehen werden müssen, können jederzeit online im crossinx Portal (crossnet) eingesehen und heruntergeladen werden. Bei Nutzung dieser Archivierungsart fallen sowohl Kosten für die Verlängerung der Standard-Archivzeit auf 12 Monate, als auch Kosten für die Bereitstellung der Daten auf CD an. 4. Langzeitarchivierung online ist die bequemste Art Ihre Daten zu archivieren. Sie können die Dokumente für 10 Jahre in crossnet belassen. Ihre Mitarbeiter haben dann jederzeit Zugriff auf die Daten. 5. Automatischer Rückversand der signierten Daten an den Versender. In diesem Fall werden die signierten Daten nach der Auslieferung an den Kunden automatisch an Sie zurück übertragen. Die Möglichkeiten der Datenübertragung entnehmen Sie bitte dem Dokument Datenübertragung.pdf. Für das Einrichten des Rückversandes wird pro Übertragungsweg eine einmalige Pauschale erhoben Die Preise für die Archivierung oder Einrichtung der Datenübertragung entnehmen Sie bitte Ihrem Vertrag bzw. der aktuellen Tarifliste. PDF-Versand Seite 7 von 8
Versionsverfolgung: Datum Version Autor(en) Erfolgte Änderungen 09.08.2013 0.1 Daud Azizi Erstellung unfertiger Entwurf 13.08.2013 0.3 Roman Beck Überarbeitung 13.08.2013 1.0 Daud Azizi Layout fertiggestellt. PDF-Versand Seite 8 von 8