Gemeinderat 09.05.2011 TOP 9 ös Einführung neue Finanzsoftware bei der Stadt Bad Waldsee - Programmentscheidung - I. Zu beraten ist: über die Einführung einer neuen Finanzsoftware bei der Stadt Bad Waldsee. II. Zum Sachverhalt: a) Veränderung Rechnungswesen Der Landtag von Baden-Württemberg hat im April 2009 das Gesetz zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts beschlossen. Der Gesetzgeber hat dabei festgelegt, dass alle Kommunen das Neue Kassen- und Haushaltsrecht (NKHR), Doppik, bis spätestens 01.01.2016 einführen müssen. Ein Wahlrecht zwischen Doppik und Kameralistik, wie es in anderen Bundesländern vorgesehen ist, wurde nicht eingeräumt. Im Nachgang zum oben genannten Gesetz wurde die neue Verordnung über die Haushaltswirtschaft der Gemeinden (Gemeindehaushaltsverordnung und Gemeindekassenverordnung) verabschiedet. Ziel des neuen Rechnungssystems ist es vom Geldverbrauchskonzept zum Ressourcenverbrauchskonzept zu wechseln. In der Vergangenheit wurden nur die Einnahmen und Ausgeben dargestellt sowie die Herkunft der Mittel. In der Zukunft müssen Erträge und Aufwendungen sowie das gesamte Vermögen dargestellt werden. Damit soll der aktuelle Werteverzehr ermittelt werden. Ziel dieser Darstellung ist es künftig den Werteverzehr, sprich die Abschreibungen, zu erwirtschaften. Dazu ist es auch notwendig die gesamte Darstellung des bisherigen Haushalts auf Produkte umzustellen. Dazu wird jedoch eine neue Finanzsoftware benötigt. Ursprünglich sind wir davon ausgegangen, dass die alte Software bis zur gesetzlichen Frist 01.01.2016 zur Einführung der Doppik zur Verfügung steht. Die Ablösung der alten Software Fiwes Classic wurde vom Datenverbund Baden-Württemberg wegen technischer Veralterung, fehlender Anpassungsmöglichkeiten und mangelnder Wirtschaftlichkeit betrieben. Das Ende der alten Software Fiwes Classic wurde vom Rechenzentrum Reutlingen/Ulm (KIRU) für Ende 2012 festgelegt und den Kunden mitgeteilt. Eine weitere Nutzung über diesen Zeitpunkt hinaus wurde ausgeschlossen. X:\20\GemRat\2011\GR\2011-05-09 Einführung neues Finanzwesen - Programmentscheidung.doc Seite - 1 -
Von Seiten der Verwaltung war geplant, einen direkten Umstieg auf die Doppik mit einem neuen Programm durchzuführen. Aufgrund der ungeplanten Einführung der gesplitteten Abwassergebühr sowie der verkürzten Laufzeit von Fiwes Classic bis Ende 2012 lässt sich bei realistischer Einschätzung diese Vorgehensweise nicht mehr umsetzen, da zwingend notwendige Vorarbeiten wie Produkte, Produktbereiche, Produktplan, Vermögensbewertung, Teilhaushalte, Budgetierung etc. aufzubauen sind. Daher wird bei der nachfolgenden Betrachtung von einer Umstellung auf die kaufmännische Buchführung in zwei Schritten ausgegangen: 1. Umstellung von Fiwes Classic (kameral) auf neue Software (kameral) 2. Umstellung neue Software (kameral) auf neue Software (doppisch) bei gleichem Hersteller b) Einsatz und Auswahl neuer Software Die Stadt Bad Waldsee ist wie viele andere Kommunen Mitglied beim Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU). Über das KIRU wird das Hauptprogramm Fiwes Classic zur Erstellung der Haushaltspläne, Jahresabschlüsse und Kassenverfahren bereitgestellt. Über Vorverfahren werden sämtliche Veranlagungsverfahren für Grundsteuer, Gewerbesteuer, Hundesteuer, Müllgebühren, Wasser- und Abwassergebühr sowie Ordnungswidrigkeiten abgerechnet, die dann ihre Daten der Finanzbuchhaltung zur Verfügung stellen. All diese Verfahren müssen bei einer Umstellung in der Entscheidung berücksichtigt werden. Die Abrechnung dieser Verfahren über KIRU erfolgt über leistungsbezogene Entgelte (Fallentgelte). Unter mehreren in Baden-Württemberg verbreiteten EDV-Verfahren wurden die nachfolgend aufgeführten Hersteller mit ihren Programmen in die engere Wahl gezogen: SAP (Zweckverband KIRU) KIRP (Zweckverband KIRU) newsystem kommunal (INFOMA Consulting GmbH, Ulm) Hosting-Verfahren in Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum KIRU in Ulm Grundsätzlich sind alle Programme geeignet und in der Lage die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Unterschiede gibt es im Preisgefüge sowie in der möglichen zeitlichen Verfügbarkeit der Programme, z.b. besteht die Gefahr bei KIRP einer erneuten Umstellung im Jahr 2016, da diese Firma übernommen wurde und der neue Eigentümer eigene Finanzsoftwareprodukte bereits im Einsatz hat. X:\20\GemRat\2011\GR\2011-05-09 Einführung neues Finanzwesen - Programmentscheidung.doc Seite - 2 -
c) Kostenübersicht für eine neue Finanzsoftware Die Kosten für die Einführung teilen sich in mehrere Bereiche auf. Bedingt durch die notwendige Umstellung in zwei Schritten fallen jeweils einmalige Kosten für die Umstellungsschritte sowie laufende Betriebskosten an. Kostenübersicht für eine neue Finanzsoftware 1. und 2.Schritt Einmalige Kosten SAP KIRP INFOMA Hosting Software-und Hardwarebeschaffung 25 User 25 User 20 User einmalige Gesamtkosten 1. Schritt 67.260 44.003 93.887 Software-und Hardwarebeschaffung 25 User 25 User 20 User einmalige Gesamtkosten 2. Schritt 31.450 21.250 76.285 einmalige Kosten 1.und 2. Schritt 98.710 65.253 170.172 laufende Kosten SAP KIRP INFOMA Hosting laufende Kosten jährlich 1. Schritt 70.178 56.280 24.846 laufende Kosten jährlich 2. Schritt 70.178 54.701 30.856 finanzielle Auswirkungen bei einer Laufzeitbetrachtung bis 2017 Umstellung 1. Schritt im Jahr 2011 SAP KIRP INFOMA Hosting einmalige Gesamtkosten 1. Schritt 67.260 44.003 93.887 laufende Kosten 1. Schritt / 2012 70.178 56.280 24.846 laufende Kosten 1. Schritt / 2013 70.178 56.280 24.846 laufende Kosten 1. Schritt / 2014 70.178 56.280 24.846 Zwischensumme 1. Schritt 277.793 212.843 168.425 Umstellung 2. Schritt im Jahr 2014 einmalige Gesamtkosten 2. Schritt 31.450 21.250 76.285 laufende Kosten 2. Schritt / 2015 70.178 54.701 30.856 laufende Kosten 2. Schritt / 2016 70.178 54.701 30.856 laufende Kosten 2. Schritt / 2017 70.178 54.701 30.856 Zwischensumme 2. Schritt 241.983 185.353 168.854 Gesamtkosten 1. und 2. Schritt bis 2017 519.777 398.196 337.279 X:\20\GemRat\2011\GR\2011-05-09 Einführung neues Finanzwesen - Programmentscheidung.doc Seite - 3 -
d) Personalausstattung Die Umstellungsarbeiten, ob jetzt eine Umstellung in einem oder in zwei Schritten erfolgt, erfordert zusätzliche Arbeitskapazitäten, die in der Kämmerei nicht vorliegen und auch nicht durch andere Maßnamen eingespart werden können. Nach unseren Berechnungen sind für die einzelnen Schritte jeweils zusätzliche Personalanforderungen notwendig, die auch bereitgestellt werden müssen, um die Arbeiten ordnungsgemäß zu erledigen. Für die Umstellung 1. Schritt sind im laufenden Jahr 2011 für das zweite Halbjahr eine zusätzliche 0,50 Stelle als Sachbearbeiter gehobener Dienst erforderlich. Für die Umstellung des 2. Schrittes ist spätestens für das Jahr 2012 eine weitere zusätzliche 1,0 Stelle als Sachbearbeiter gehobener Dienst erforderlich, um die umfangreichen Vorarbeiten beginnen zu können. e) Empfehlung der Verwaltung Ziel der Verwaltung ist es ein Produkt auszuwählen, das den gesetzlichen Anforderungen sowie denen der Verwaltung gerecht wird. Gleichzeitig sollte es in der täglichen Anwendung durch die Mitarbeiter unkompliziert und leicht verständlich sein. Die einmaligen sowie die laufenden Kosten sind dabei jedoch nicht außer Acht zu lassen. Die Mitarbeiter der Kämmerei haben sich alle drei vorgeschlagenen Programme angeschaut und unabhängig von den Kosten bewertet. Dabei wurden die Programme KIRP und Infoma bei den Mitarbeitern gleich bewertet. Angesichts der dargestellten Kostensituation sowie der hohen Präferenz für das Produkt der Firma Infoma schlägt die Verwaltung den künftigen Einsatz der Finanzsoftware der Firma Infoma vor. Unabhängig von der Entscheidung der Finanzsoftware für die Firma Infoma werden jedoch auch in Zukunft weitere Produkte des Rechenzentrums KIRU wie das Einwohnerwesen oder andere Verfahren in Anspruch genommen. Dies bedeutet, dass auch in Zukunft Fallentgelte an das Rechenzentrum in Ulm für diese Verfahren entrichtet werden müssen. X:\20\GemRat\2011\GR\2011-05-09 Einführung neues Finanzwesen - Programmentscheidung.doc Seite - 4 -
III. Beschlussvorschlag an den Gemeinderat: Der Verwaltungsausschuss schlägt dem Gemeinderat vor: 1. die Stadt Bad Waldsee setzt künftig das Finanzwesenverfahren newsystem kommunal der Firma Infoma aus Ulm ein 2. die Verwaltung wird beauftragt, mit der Firma Infoma sowie dem Zweckverband KIRU in Ulm einen Hostingvertrag abzuschließen 3. der vorgeschlagenen Anpassung des Stellenplans 0,50 Stellen in 2011 und 1,0 Stellen in 2012 im Bereich der Kämmerei wird zugestimmt 4. die Finanzierung von Schritt 1 der Beschaffung der neuen Finanzsoftware erfolgt über den Haushaltsplan 2011 5. die Finanzierung von Schritt 2 der Beschaffung der neuen Finanzsoftware erfolgt über die künftigen Haushaltspläne 6. die Finanzierung der zusätzlichen 0,50 Stelle im Haushaltsjahr 2011 erfolgt überplanmäßig, die Finanzierung der weiteren 1,0 Stelle erfolgt über den Haushaltsplan 2012 Bad Waldsee, 20.04.2011 gez. Manz 1. Beigeordneter Verteiler: BM Schriftführer 1. Beigeord. 10 20 (2x) 30 60 / Fr. Denzel 60 / H. Natterer 70 80 Reg. X:\20\GemRat\2011\GR\2011-05-09 Einführung neues Finanzwesen - Programmentscheidung.doc Seite - 5 -