Grundsatzbeschluss zur Umsetzung des Neuen Kommunalen Haushalts-und Rechnungswesen (NKHR) bei der Stadt Bad Waldsee

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1 Gemeinderat TOP 9 ös Grundsatzbeschluss zur Umsetzung des Neuen Kommunalen Haushalts-und Rechnungswesen (NKHR) bei der Stadt Bad Waldsee I. Zu beraten ist: Über den Grundsatzbeschluss zur Umsetzung des Neuen Kommunalen Haushaltsund Rechnungswesens (NKHR). II. Zum Sachverhalt: 1. Ausgangslage Mit dem Beschluss der Innenministerkonferenz vom wurde bundesweit der Weg zur Einführung des Neuen Kommunalen Haushalts-und Rechnungswesen (NKHR) bereitet. Der Landtag von Baden-Württemberg hatte mit der Verabschiedung des Gesetzes zur Reform des Gemeindehaushaltsgesetz vom als Umstellungszeitpunkt der kameralistischen Buchführung auf die doppelte Buchführung (Kommunale Doppik) für die Kommunen in Baden- Württemberg den festgelegt. Nach der Landtagswahl im März 2011 wurde zunächst von der neuen Landesregierung im Koalitionsvertrag ein Wahlrecht angedacht. Dieses Wahlrecht ist zwischenzeitlich mit Beschluss des Landtags vom zur Änderung des Gesetzes zur Reform des Gemeindehaushaushaltsrechts vom nicht mehr vorgesehen. Die Übergangsfrist bis zum verbindlichen Umstellungszeitpunkt wurde jedoch um vier Jahre auf den verlängert. Zur Diskussion steht daher nicht mehr das ob, sondern nur noch wann und wie die Umstellung in der Stadt Bad Waldsee umgesetzt werden soll. Aufgrund der Erfahrungen anderer Städte ist mit einem Umstellungszeitraum bei der Größenordnung von Bad Waldsee von zwei Jahren auszugehen. Das Projekt Umsetzung des Neuen Haushalts- und Rechnungswesens bei der Stadt Bad Waldsee wird in dieser Zeit Personalkapazitäten in allen Bereichen der Verwaltung binden. Insbesondere bei der Stadtkämmerei wird es in der Umstellungsphase zu einer deutlichen Mehrbelastung kommen, da unabhängig von der Migration auf INFOMA DOPPIK alle bisherigen Verfahrensabläufe in der Kameralistik zeitgleich erledigt werden müssen. Seite 1 von 7

2 Die Erfahrung bei der Umstellung der Finanzsoftware von FIWES Classic auf IN- FOMA Kameral hat bereits gezeigt, dass es gut ist nicht zu den ersten, aber auch nicht zu den letzten Umstellungskommunen zu gehören. Da die Umstellung im Wesentlichen neben dem laufenden Geschäft der Verwaltung erfolgt, sollte umgehend mit der Erfassung und Fortschreibung der Vermögensbewertung begonnen werden. Für die Ersterfassung des unbeweglichen Vermögens wurde bereits am das iib-institut beauftragt, durch die Einführung der gesplitteten Abwassergebühr kam es aber zu Verzögerungen bei diesem Büro. Die Verwaltungsführung hat sich eindeutig für den Einführungsprozess positioniert. Ebenfalls wurden die personellen Rahmenbedingungen für einen Projektstart im ersten Schritt geschaffen. Mit der Projektleitung und gleichzeitig mit dem ersten Auftrag, die Projektstruktur sowie den Projektzeitplan zu erarbeiten und den Grundsatzbeschluss zur Einführung des NKHR in Bad Waldsee durch den Gemeinderat herbeizuführen, wurde Frau Yvonne Sonntag beauftragt. Unerlässlich für ein in Bezug auf Dauer und Umfang sicher einmaliges Projekt der Stadtkämmerei und der gesamten Verwaltung ist jedoch die Entscheidung und Unterstützung des Gemeinderats. 2. Zeitplan zur Umstellung Zu Beginn des Umstellungsprojekts ist die Festlegung eines Stichtags für die Einführung des NKHR zwingend. Nach Art. 13 IV des Gesetzes zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts kann ein Umstellungszeitpunkt vor dem Haushaltsjahr 2020 beschlossen werden. Seitens der Verwaltung wird aus den unter Ziffer 1 genannten Gründen als Stichtag für die Eröffnungsbilanz der (damit 2018 erster doppischer Haushalt) als sinnvoller Zeitpunkt erachtet. Seite 2 von 7

3 Hieraus ergäbe sich folgender Zeitplan: Grundsatzbeschluss zum NKHR durch den Gemeinderat, anschließend Präzisierung des Projektauftrags durch Projektverfügung des Bürgermeisters aufgrund des Grundsatzbeschlusses des Gemeinderats Projektauftrag und Projektverfügung des Bürgermeisters an die Stadtkämmerei Formierung der Teilprojektgruppen Ab Beginn des Projekts wie in Anlage 2 dargestellt 1.Halbjahr 2017 Beginn Umstellung der Finanzsoftware INFOMA kameral auf INFOMA Doppik Herbst 2017 Haushaltsberatungen für den doppischen Haushalt das NKHR bei der Stadt Bad Waldsee ist realisiert. 3. Projektstruktur Die Umstellung auf das NKHR soll bei der Stadt Bad Waldsee im Rahmen eines Projekts erfolgen. Das Projekt wird in einer Art Stab-Linien-Projektorganisation (Anlage 1) durchgeführt. Ziel des Projekts Umsetzung des Kommunalen Haushalts-und Rechnungswesen (NKHR) bei der Stadt Bad Waldsee (kurz: NKHR in Bad Waldsee) ist die Einführung der doppelten Buchführung (Kommunale Doppik) mit der Darstellung des Gesamtressourcenaufkommens und- Verbrauchs (Ergebnisrechnung) einer Gesamtdarstellung des kommunalen Vermögens und der Schulden (Vermögensrechnung/Bilanz) der Darstellung der Liquiditätsentwicklung und der Investitionstätigkeit (Finanzrechnung) sowie einer Kosten- und Leistungsrechnung bis zum Seite 3 von 7

4 Das Gesamtprojekt soll aufgrund der anstehenden umfangreichen Änderungen in folgende vier Teilprojekte untergliedert werden: Teilprojekt 1 (TP 1): Vermögensbewertung und Eröffnungsbilanz Ziel dieses Teilprojekts ist es, Klarheit über den tatsächlichen Stand von Vermögen und Schulden zu erhalten. Die Eröffnungsbilanz dient zugleich als Grundlage für die Eröffnungsbuchungen der künftigen Rechnungsperiode und stellt den Ausgangspunkt für die Erstellung zukünftiger Abschlüsse dar. Über eine Inventur und die Vermögensbewertung können die Daten der Eröffnungsbilanz ermittelt werden. Hinweis: In der bisherigen Vermögensrechnung wurde das Anlagevermögen in unterschiedlicher Tiefe erfasst. Da künftig das gesamte Anlagevermögen nach Grundlagen des NKHR zu erfassen ist, bedeutet dies eine vollständige Bewertung aller gemeindeeigener Gebäude, Grundstücke, Grünanlagen, Straßen etc. Diese Ersterfassung wurde bereits vom iib- Institut durchgeführt und muss nun fortgesetzt werden. Des Weiteren müssen alle beweglichen Ausstattungsgegenstände inventarisiert werden. Die Vermögensbewertung wird entsprechend der gesetzlichen Regelungen und des gültigen Bilanzierungsleitfadens der Lenkungsgruppe NKHR Baden-Württemberg erfolgen und befindet sich damit im gesetzlichen und revisionssicheren Bereich. Hierzu ist es notwendig, dass auf Basis dieser Vorgaben eine eigene Bewertungsrichtlinie erarbeitet wird. Teilprojekt 2 (TP 2): Produktplan Ziel dieses Teilprojekts ist es, einen Produktplan zu erstellen, der die einzelnen Produkte (Leistungen der Verwaltung) der Stadt Bad Waldsee abbildet. Die Stadt muss sich daher zunächst einen Überblick über die von der Verwaltung erbrachten Leistungen und Produkte verschaffen. Diese Produkte sind auf Grundlage des Kommunalen Produktplans BW zu definieren, voneinander abzugrenzen und systematisch darzustellen, damit die entsprechenden Aufwendungen und Erträge bzw. Einzahlungen und Auszahlungen exakt den jeweiligen Produkten zugeordnet werden können. Zudem müssen Teilhaushalte gebildet und die Budgetierung erarbeitet werden Teilprojekt 3 (TP 3): Kosten- und Leistungsrechnung Ziel dieses Teilprojekts ist es, die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) in der Verwaltung zu implementieren. Die KLR hat die Aufgabe die Kosten und Erlöse verursa- Seite 4 von 7

5 chungsgerecht auf die Kostenträger (Produkte) zu verteilen, sowie die Wirtschaftlichkeit der Produkterstellung zu beurteilen und zu kontrollieren. Zu diesem Zweck muss ein KLR-Konzept erarbeitet werden, das Aussagen zum Aufbau der Kostenarten sowie der Kostenstellen und Kostenträger enthält. Außerdem müssen im KLR-Konzept die Leistungsbeziehungen zwischen den Kostenstellen und den Kostenträgern dargestellt werden. Teilprojekt 4 (TP 4): Organisation des Rechnungswesens/ Mitarbeiterqualifikation Ziel dieses Teilprojekts ist es, die Umstellung auf das NKHR im Rechnungswesen vorzubereiten, neu zu organisieren und die Mitarbeiter für das NKHR zu qualifizieren. Vom Umstieg auf ein doppisches Rechnungswesen mit veränderten Planungs- und Rechnungsgrößen und Kontierungsobjekten, ist nicht nur die Kämmerei betroffen, sondern auch alle Fachämter. Ferner sind von allen mit der Haushaltsplanung und - Bewirtschaftung betrauten Stellen gute Kenntnisse im und mit dem NKHR erforderlich. Neben einem betriebswirtschaftlichen Verständnis für die neuen Elemente des NKHR, sind auch Kenntnisse über die künftigen Bearbeitungsprozesse der Buchhaltung unabdingbar. 4. Zuständigkeiten Die folgenden grundlegenden Entscheidungen stellen aufgrund ihrer strategischen Ausrichtung sowie der für die Gemeinde inhaltlichen und wirtschaftlichen herausragenden Bedeutung kein Geschäft der laufenden Verwaltung dar ( 44 II Gemeindeordnung GemO). Sie sind daher der Entscheidungszuständigkeit des Gemeinderats zuzuordnen und bleiben dem Gemeinderat vorbehalten: Festlegung Umstieg auf das NKHR vor 2020 (Art. 13 Abs. 4 Gesetz zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts) Verzicht auf den Ansatz geleisteter Investitionszuschüsse nach 52 Abs. 3 Nr. 2.2 GemHVO in der Eröffnungsbilanz (Wahlrecht) ( 62 abs. 6 Satz 2 GemHVO) 1 1 Gemäß 40 Absatz 4 GemHVO sollen von der Gemeinde geleistete Investitionszuschüsse als Sonderposten in der Vermögensrechnung ausgewiesen und entsprechend dem Zuwendungsverhältnis aufgelöst werden. 62 Absatz 6 Satz 2 GemHVO sieht jedoch für die Eröffnungsbilanz eine wesentliche Erleichterung vor. Demzufolge kann auf den Ansatz geleisteter Investitionszuwendungen und zuschüsse nach 52 Abs. 3 Nr. 2.2 in der Eröffnungsbilanz verzichtet werden. Seite 5 von 7

6 Beratung und Beschluss der Haushaltssatzung ( 39 Abs. 2 Nr. 14, 81 Abs. 1 GemO) Beschluss des Finanzplans mit Investitionsprogramm ( 85 Abs. 4 GemO) Feststellung des Jahresabschlusses ( 39 Abs. 2 Nr. 14, 95 b Abs. 1 Satz 1 GemO) Im ersten Schritt ist somit für die Einführung des NKHR ein Grundsatzbeschluss des Gemeinderats zur Festlegung des Umstellungszeitpunkts erforderlich. Ausgehend von diesem Grundsatzbeschluss ist es für einen reibungslosen Projektablauf aus Sicht der Verwaltung erforderlich, dass Entscheidungen (insbesondere zur Vermögensbewertung, der Gliederung in Teilhaushalte, zur Aufstellung des Produktplans, dem Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung) im Rahmen des Projekts direkt getroffen werden können. Dadurch ist gewährleistet, dass flexibel auf die jeweiligen Projektphasen reagiert und zügig in allen Teilprojekten weitergearbeitet werden kann. Es wird daher vorgeschlagen, diese Entscheidungen (mit Ausnahme der o.g. dem Gemeinderat vorbehaltenen Entscheidungen) dem Bürgermeister zu übertragen. 5. Finanzsoftware Mit Gemeinderatsbeschluss vom 09. Mai 2011 wurde die Finanzsoftware von FIWES classic des Rechenzentrums auf newsytem kommunal der Firma INFOMA im Hosting-Verfahren mit dem Rechenzentrum Ulm umgestellt. Rückblickend zu dieser Entscheidung kann festgestellt werden, dass die Entscheidung für newsystem kommunal im Jahr 2011 richtig war, da das Rechenzentrum ab 2020 die Finanzsoftware KIRP nicht mehr weiterbetreibt und durch INFOMA ersetzt. Nachdem bereits einige größere Kommunen ohne das Rechenzentrum mit INFOMA auf die Doppik umgestellt haben, hat das Rechenzentrum reagiert und INFOMA ebenfalls in das Portfolio aufgenommen. INFOMA wird damit als zweites großes Finanzverfahren neben SAP - beim Rechenzentrum angeboten. Seite 6 von 7

7 Die Haushaltsmittel für die Doppik-Migration (ca ,- ) sowie den Beratungsund Schulungsaufwand sind als einmalige Kosten im Rahmen der Haushaltsjahre 2016/2017 zur Verfügung zu stellen oder aus vorhandenen Haushaltsresten zu finanzieren. Im Übrigen sind die Sach- und Personalkosten für die NKHR- Umstellung jährlich im Rahmen der Haushaltsplanung (inkl. Stellenplan) bereitzustellen III. Beschlussvorschlag: 1. Das Rechnungswesen für die Stadt Bad Waldsee wird zum auf das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) umgestellt. 2. Die Durchführung des Projekts NKHR erfolgt entsprechend der dargestellten Projektstruktur (Anlage 1). 3. Entscheidungen innerhalb des Projekts mit Ausnahme der grundlegenden dem Gemeinderat vorbehaltenden Entscheidungen (Ziffer 4 des Sachverhalts) werden auf den Bürgermeister übertragen. 4. Sach- und Personalkosten für die NKHR-Umstellung sowie den Beratungs- und Schulungsaufwand sind jährlich im Rahmen der Haushaltsplanung (inkl. Stellenplan) bereitzustellen. Bad Waldsee, Gez. Manz Verteiler: BM Amt 20 SF (Frau Prinz) Seite 7 von 7

8 Anlage 1 Lenkungsgruppe BM Weinschenk(stellvertetender Vorsitzender), 1.BG Manz (Vorsitz), AL 10,20,30,60, Personalrat Projektverantwortlicher: Al Kämmerei Entscheidungsebene keine Vertretung bei Verhinderung Projektleitung Frau Sonntag Projektcontrolling alle Teilprojektleiter + Projektleiter + Projektverantwortliche Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Teilprojekt 3 Teilprojekt 4 Vermögensbewertung und Eröffnungsbilanz Frau Sonntag /Herr Klink Produktplan und Budgetierung Frau Bringmann Kosten und Leistungsrechnung Frau Bucher Finanzsoftware Mitarbeiterqualifizierung Frau Kratzert

9 Anlage 2 Gesamtprojektzeitplan Neues Kommunales Haushalts- und Rechnungswesen NKHR in Bad Waldsee TP 1 TP 2 TP 3 TP 4 Vermögensbewertung und Eröffnungsbilanz Produktplan und Budgetierung Kosten-und Leistungsrechnung Rechnungswesen Mitarbeiterqualifikation NKHR in Bad Waldsee zum