Einführung des neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens auf doppischer Grundlage in der Stadtverwaltung Zwickau

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1 Datum: Drucksachen-Nr. 059/07 Stadt Zwickau Beschlussvorlage Beratung und Beschlussfassung im öff. nö. Zustimmung zur Beschlussempfehlung Finanz- und Liegenschaftsausschuss am: ja nein ohne abweichend Stadtrat am: ja nein ohne abweichend spätester Beschlusstermin am: Betreff: Einführung des neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens auf doppischer Grundlage in der Stadtverwaltung Zwickau Beschlussvorschlag: Der Stadtrat möge beschließen: 1. Der Stadtrat bekennt sich zur Zielstellung, das neue kommunale Haushalts- und Rechnungswesen auf doppischer Grundlage ab dem in der Stadtverwaltung Zwickau anzuwenden. 2. Die Verwaltung wird beauftragt, alle erforderlichen Maßnahmen einzuleiten und durchzuführen. 3. Über den Verfahrensstand ist der Stadtrat halbjährlich zu informieren. Ortsrecht Investitionsmaßnahme Neue freiwillige Aufgabe Finanzielle Auswirkungen keine haushaltsmäßige Berührung Ausgabenerhöhung Bemerkung: Einnahmeerhöhungen Mittel stehen zur Verfügung Einnahmeminderungen Mittel stehen nicht zur Verfügung Ausgabenminderung Folgekostenberechnung in Anlage Amtsleiter Datum Oberbürgermeister Datum Bürgermeister

2 Blatt-Nr.: 2 Datum der Vorlage: Drucksachen-Nr.: 059/07 Begründung: Vorbemerkungen Bei dem neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen [im Folgenden auch kurz Doppik (doppelte Buchführung in Konten)] handelt es sich um einen Reformansatz des bisherigen Rechnungsstiles der kommunalen Verwaltung, mit dem zum einen eine höhere Haushaltstransparenz - insbesondere von Kosten und Leistungen - und zum anderen auch eine realistischere Abbildung der Finanz- und Wirtschaftslage der Kommunen verfolgt wird. Grundlage hierfür bildet die kaufmännische Buchführung. Der bisherige Rechnungsstil der Kameralistik ist vornehmlich zahlungsorientiert, wohingegen mit der Doppik eine Ressourcenorientierung einschließlich der wirklichkeitsnahen Darstellung des Verzehrs (oder der Mehrung) kommunalen Vermögens erfolgt. Das eröffnet nicht zuletzt auch für die politischen Verantwortungsträger neue Steuerungsmöglichkeiten. So wird es möglich sein, von der herkömmlichen Auszahlungsermächtigung (Inputsteuerung) durch Vorgabe von Zielen für kommunale Dienstleistungen zu einer Outputsteuerung zu gelangen. Die Hauhaltsgliederung folgt nicht mehr den Organisationsstrukturen der Verwaltung, sie wird sich vielmehr an den von der Verwaltung erstellten Produkten orientieren, wobei die nach Produktbereichen gegliederten Teilhaushalte Budgetfunktionen erlangen. Flächendeckend soll durch vollständige interne Leistungsverrechnung der gesamte Ressourcenaufwand bewertet und dargestellt werden. Weiterführend wird durch einen konsolidierten Gesamtabschluss ein Gesamtbild der kommunalen Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage unter Einbeziehung der in Eigenbetriebe, Beteiligungen und Zweckverbände ausgegliederten Aufgabenbereiche vermittelt werden können. Von Seiten der Sächsischen Landesregierung liegen Referentenentwürfe entsprechender gesetzlicher und untergesetzlicher Regelungen zur Einführung eines neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens vor. Die sächsischen Kommunen sind damit aufgefordert, den neuen Rechnungsstil einzuführen. Es ist vorgesehen, dass ab auf kommunaler Ebene das Haushalts- und Rechnungswesen nur noch auf doppischer Basis abzuwickeln ist. Das bedeutet, dass eine Eröffnungsbilanz spätestens zum erstellt werden muss. Ein konsolidierter Gesamtabschluss unter Einbeziehung der Beteiligungen einer Kommune soll das erste Mal zum aufgestellt werden. Die Umstellung wird damit zur Pflichtaufgabe der Stadt Zwickau. Das sich mit der Terminierung zum ergebende Zeitfenster ist durch die Stadtverwaltung Zwickau zu nutzen, um das neue Rechnungswesen einzuführen. Projektmanagement und -organisation Die Einführung der Doppik bedarf eines professionellen Projektmanagements. Zum Abschluss des Projektes müssen folgende Ergebnisse vorliegen: - Produktdefinition und Produkthaushalt - Kosten- und Leistungsrechnung einschließlich interner Leistungsverrechnung - Anlagenbuchhaltung - Schaffung der Voraussetzungen für eine Budgetierung auf Ämterebene - inhaltliche und formale Umgestaltung der Haushaltsplanung - klar formulierte und auf Kennzahlen basierende Ziele für die Produkterstellung

3 Blatt-Nr.: 3 Datum der Vorlage: Drucksachen-Nr.: 059/07 In den einzelnen Teilprojekten, die sich wie folgt gliedern - Erfassung und Bewertung des Vermögens/ Erstellung der Eröffnungsbilanz - Doppische Haushaltsplanung - Kosten- und Leistungsrechnung, Produkte - Mitarbeiterqualifizierung - (EDV) sind Grundlagen und konkrete Vorgaben für die Umsetzung des neuen Rechnungsstils in den einzelnen Verwaltungseinheiten zu schaffen. Die dieser Vorlage beigefügte Anlage zeigt die wesentlichen Arbeitsaufgaben der Teilprojekte auf. Kosten Die Einführung eines neuen Rechnungssystems wird mit Kosten verbunden sein. Eine genaue Untersetzung und Verifizierung der anstehenden Kosten ist im Zuge der Projektplanung und deren Verfeinerung vorzunehmen. So werden sich unvermeidlich Kosten für Softwareumstellungen und die sich aus der Umstellung des Rechnungsstils ergebende Notwendigkeit zur Schulung von Mitarbeitern und Mandatsträgern ergeben. Dabei ist davon auszugehen, dass in dem ca. drei Jahre umfassenden Einführungszeitraum mit folgenden Kosten zu rechnen sein wird: - Aus- und Fortbildung von Mitarbeitern und Mandatsträgern 300 T (auf Grundlage der entsprechenden Empfehlungen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement KGSt) - Neuanschaffung und Umstellung von Software 100 T - evtl. externe Beratung 50 T Gesamt 450 T somit jährlich ca. 150 T Aus anderen Städten ist bekannt, dass für die Einführung des neuen Rechnungsstils befristete Neueinstellungen vorgenommen wurden. Für die Stadt Zwickau wird eingeschätzt, dass ebenfalls befristet ein personeller Mehrbedarf von zwei bis drei Stellen für die Bewältigung der in den Teilprojekten zu erledigenden Aufgaben (insbesondere Vermögensbewertung) erforderlich werden könnte. Projektzeitplan : Grundsatzbeschluss des Stadtrates - bis : Installierung der Projektleitung - bis : Projektorganisation - Aufbauorganisation - Projektgremien - Qualifizierung von Projektgruppenmitgliedern - bis Nov. 2007: Konkretisierung von Zielen und Konzeption - Ermittlung des externen Unterstützungsbedarfes - Interkommunale Abstimmung für Kooperationen - Ermittlung des Aus- und Fortbildungsbedarfes (Grobplanung) - bis Ende 2009: Erstellung des Konzeptes für die neue Ablauforganisation - bis März 2010: Vermögenserfassung und -bewertung - IV. Quartal 2010: Aufstellung des Haushaltsplanentwurfes 2011 nach doppischen Grundsätzen - IV. Quartal 2010: Abschluss der Qualifizierungsmaßnahmen : Einführung des neuen Rechnungswesens - I. Quartal 2011: Aufstellung der Eröffnungsbilanz zum

4 Blatt-Nr.: 4 Datum der Vorlage: Drucksachen-Nr.: 059/07 Damit ergibt sich zur gesetzlichen Vorgabe der Einführung der Doppik ( ) ein Zeitpuffer von zwei Jahren. Die Zeitplanung ist ggf. nach der Feinplanung der Teilprojekte entsprechend zu konkretisieren und anzupassen. Rechtsgrundlage: 2 Abs. 1 Hauptsatzung

5 Anlage zur Drucksachen-Nr. 059/07 vom Seite 1 Teilprojekt Aufgaben zu beteiligende Fachämter Vermögenserfassung/ Eröffnungsbilanz Gegebenenfalls können die im Zusammenhang mit der Bilanzierung (Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss, Bilanzierungsrichtlinien) bestehenden Aufgaben einem selbstständigen Teilprojekt zugeordnet werden. - Erfassung und Bewertung des Anlage- und Umlaufvermögens - Aufbau einer Anlagenbuchhaltung nach vorgegebenem Kontenrahmen - Erstellung der Eröffnungsbilanz - Aufstellung eines doppischen Jahresabschlusses mit allen Bestandteilen - Erarbeitung von Bilanzierungsgrundsätzen für die Folgejahre - Aufstellung einer konsolidierten Gesamtbilanz mit allen Bestandteilen (bis 2016) - Liegenschafts- und Hochbauamt - Rechnungsprüfungsamt - Tiefbau-, Garten- und Friedhofsamt Doppische Haushaltsplanung - Aufstellung und Bewirtschaftung doppischer Haushaltspläne nach produktgebundener Gliederung - Erarbeitung einer Konzeption für ein unterjähriges Berichtswesen (Controlling) - Erarbeitung von Planungsgrundlagen für die Folgejahre - ggf. neue Ablauforganisation - Rechnungsprüfungsamt Kosten- und Leistungsrechnung (KLR), Produkte - Erarbeitung eines Produktbuches - Weiterentwicklung der Kosten- und Leistungsrechnung nach einem einheitlichen Produktplan - Rechnungsprüfungsamt - Amt, in dem bereits KLR angewendet wird

6 Anlage zur Drucksachen-Nr. 059/07 vom Seite 2 Teilprojekt Aufgaben zu beteiligende Fachämter Mitarbeiterqualifizierung EDV (enge Verzahnung mit den anderen Teilprojekten) - Ermittlung des zielgruppenorientierten Fortbildungsbedarfes - modulare Planung, Organisation, zeitnahe Durchführung und Auswertung von Qualifizierungsmaßnahmen - Erstellung von Dokumentationen zur Multiplikation der Ergebnisse und Erfahrungen - Öffentlichkeitsarbeit - Analyse der Hard- und Softwaresituation - Erstellung eines Datenverarbeitungskonzeptes - Erstellung eines speziellen Schulungskonzeptes - Installation und Betreuung des Systems - Personalrat