Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA -Konzept

Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA -Konzept für WinREG der Stella Systemhaus GmbH aus 01097 Dresden 21. Oktober 2002

Inhalt 1 Zusammenfassung... 4 1.1. Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren... 4 1.1.1 Ergebnis der Prüfung... 4 1.1.2 Zertifizierungsverfahren... 4 1.2. Kerninformationen über das Unternehmen... 5 1.3. Kerninformationen über die evaluierte Lösung... 6 1.4. Gesamteindruck... 6 1.5. Hauptgruppe 1: System- und Unternehmensdarstellung... 8 1.6. Hauptgruppe 2: IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur... 9 1.6.1 AG 4: Objekte und Objekthierarchien... 9 1.6.2 AG 5: Elektronischer Aktenplan... 10 1.6.3 AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnummer11 1.6.4 AG 7: Adressverwaltung... 12 1.6.5 AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben... 13 1.6.6 AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen... 15 1.6.7 AG 10: Verschlagwortung, Verweise... 17 1.6.8 AG 11: Barcode... 18 1.7. Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands... 19 1.7.1 AG 12: Elektronischer Aktenbestand... 19 1.7.2 AG 13: Scannen und Viewen... 21 1.7.3 AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten... 25 1.7.4 AG 15: OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format... 25 1.8. Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung... 28 1.8.1 AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge... 28 1.8.2 AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge... 30 1.8.3 AG 18: Zeichnungsverfahren... 31 1.8.4 AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen... 32 1.8.5 AG 20: Medien- und Systembruch... 34 1.8.6 AG 21: Versionsverwaltung... 36 1.8.7 AG 22: Web-Client... 37 1.9. Hauptgruppe 5: Elektronischer Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche40 1.9.1 AG 23: Elektronischer Schreibtisch... 40 1.9.2 AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches... 41 Seite 2

1.9.3 AG 25: Recherche... 43 1.9.4 AG 26: Informations- und Wissensmanagement... 46 1.10. Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung... 47 1.10.1 AG 27: Aufbewahrungsfristen... 47 1.10.2 AG 28: Weglegesachen... 47 1.10.3 AG 29: Aussonderung... 48 1.11. Hauptgruppe 7: Hilfe, Handbuch, Schulung... 50 1.11.1 AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe... 50 1.11.2 AG 31: Handbuch und Schulung... 50 1.12. Hauptgruppe 8: Administration und Parametrisierung... 53 1.12.1 AG 32: Integrationstiefe der Administration und Administrationsaufwand... 53 1.12.2 AG 33: Abbildung der Aufbauorganisation... 53 1.12.3 AG 34: Vertreterregelung... 55 1.12.4 AG 35: Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen... 57 1.12.5 AG 36: Datenstruktur und Layout der Bildschirmmasken... 58 1.12.6 AG 37: Konfiguration der Dokumentennummer, des Vorgangskennzeichens und Geschäftszeichens... 59 1.12.7 AG 38: Aktenplan... 59 1.12.8 AG 39: Verfügungen, Ablagestrukturen und Vorlagen... 60 1.13. Hauptgruppe 9: Systemtechnische Anforderungen... 62 1.13.1 AG 40: Plattformen und Integrationstiefe... 62 1.13.2 AG 41: Integration von Fachverfahren... 63 1.13.3 AG 42: Übernahme von Alt-Datenbeständen... 63 1.13.4 AG 43: Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten... 64 1.13.5 AG 44: Skalierbarkeit... 64 1.13.6 AG 45: ASP, Mandantenfähigkeit... 65 1.13.7 AG 46: Speicherung und Datensicherung... 66 Seite 3

1 Zusammenfassung 1.1. Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren 1.1.1 Ergebnis der Prüfung Der vorliegende Bericht wurde im Auftrag der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt) erstellt und fasst die Ergebnisse der Prüfung der angebotenen Lösung WinREG Version 4.5 der Firma Stella Systemhaus aus 01097 Dresden zusammen. Die Prüfung erfolgte auf Basis des DOMEA -Anforderungskatalogs in der Version 1.2. Die angebotene Lösung wurde als DOMEA -konzeptkonform bewertet. Das Zertifikat wurde am 07. Oktober 2002 ausgestellt und gilt für die o. g. Produktversion sowie die benannte Version des DOMEA -Anforderungskatalogs. 1.1.2 Zertifizierungsverfahren Das Zertifizierungsverfahren gliedert sich in drei Teile: Vorprüfung durch die KBSt Bewertung der schriftlichen Unterlagen des Anbieters durch eine unabhängige Prüfstelle Verifizierung der Ergebnisse der Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch eine Präsentation Vorprüfung durch die KBSt Der Antragssteller muss Inhaber der gewerblichen Schutzrechte des zu prüfenden Produkts sein. Er reicht bei der KBSt einen Antrag auf Zertifizierung ein. Die KBSt prüft diesen Antrag auf wesentliche Merkmale des Systems, auf die Möglichkeit einer stufenweisen Nutzung, auf die Referenzen des Antragstellers u. ä. Nach erfolgreicher Vorprüfung erhält der Antragsteller den DOMEA -Anforderungskatalog den er schriftlich beantwortet. Bewertung der schriftlichen Unterlagen Die schriftliche Beantwortung des DOMEA -Anforderungskatalogs wird durch eine unabhängige Prüfstelle bewertet. Inhalt dieser Prüfung sind der Erfüllungsgrad der Anforderungen sowie die Softwareergonomie. Der Mindesterfüllungsgrad je Haupt- Seite 4

gruppe beträgt 60 %. Die Hauptgruppe 1 System- und Unternehmensdarstellung wird nicht bewertet. Verifizierung durch eine zweitägige Präsentation Dem Antragssteller wird ein Präsentationsszenario vorgegeben, durch das die Bewertung der schriftlichen Unterlagen überprüft und ggf. korrigiert wird. Das Präsentationsszenario gibt ein Musterorganigramm sowie definierte Nutzer und Zugriffsrechte vor. Anhand typischer behördlicher Abläufe wird die Lösung praktisch geprüft und bewertet. Fragen, die im Rahmen der Bewertung der schriftlichen Unterlagen offen blieben, werden in der Präsentation geklärt. Nach Abschluss der Präsentation wird die Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch die unabhängige Prüfstelle erneut durchgeführt. Die Erkenntnisse aus der Präsentation führen dabei ggf. zu Auf- oder Abwertungen der Erstbewertung der Einzelanforderungen. Lösungen, die nach dieser erneuten Bewertung in allen Hauptgruppen (mit Ausnahme der Hauptgruppe 1 vgl. oben) mindestens einen Erfüllungsgrad von 60 % aufweisen, werden von der KBSt als DOMEA -konzeptkonform zertifiziert. 1.2. Kerninformationen über das Unternehmen Firmendarstellung Hauptsitz: Stella Systemhaus GmbH Carolinenstr. 4 01097 Dresden weitere Niederlassung: Berlin WinREG ist Eigentum der Stella Systemhaus GmbH. Der Vertrieb der Lösung WinREG erfolgt durch die Stella Systemhaus GmbH selbst und über dafür autorisierte Partner: MicroNet GmbH Bismarckstraße 150 D-66121 Saarbrücken SHW Systemhaus Werner & Co. Seite 5

Marzahner Chaussee 192 D-12681 Berlin iabg Industrieanlagen Betriebsgesellschaft mbh Niederlassung Berlin: Straße der Pariser Kommune 38 D-10243 Berlin pc-ware Information Technologies AG Blochstraße 1 D-04307 Leipzig 1.3. Kerninformationen über die evaluierte Lösung Produktdarstellung WinREG Enthaltene Komponenten: Office-Client: Werkzeug zur Integration weiterer Anwendungen wie z. B. Fachverfahren mit Schnittstellenbeschreibung Grunddaten: Tool zur Pflege von Aufbauorganisation, Mitarbeitern und Raum WinREG Systemer (StWinREGSYS): Systemertool zur Regelung von Systemeinstellungen, Zugriffsrechten sowie Verwaltung und Pflege zentraler Kataloge AltREG: Programm für die Verwaltung der Altregistratur OrgTool: Programm zur Unterstützung bei Umstrukturierungen WinREG weist kein eigenes Scantool auf, die Integration der Scantechnik wird z. B. über Eastman-Kodak oder Top Image Systems realisiert. 1.4. Gesamteindruck Die Stella Systemhaus GmbH in Dresden ist ein Produktanbieter, der sich auf die IT- Unterstützung der öffentlichen Verwaltung konzentriert. Dementsprechend ist Win- REG ein Produkt, dass auf Erfahrungen aus einem über 10 Jahre währenden Einsatz in der öffentlichen Verwaltung aufbaut. In dieser Zeit wurde das Produkt fortlaufend gemäß den Anforderungen der Anwender und deren Ansprüchen weiterentwickelt. Stella Systemhaus wird auch in Zukunft notwendige Änderungen und Erweiterungen Seite 6

an WinREG, die behördenübergreifend als Standard übernommen werden können, unentgeltlich realisieren und den Behörden zur Verfügung stellen. Insgesamt ist WinREG ein DMS, dass bisher hauptsächlich im Rahmen des Registraturwesens von Behörden eingesetzt wird. Aufgrund dieser Tatsache liegen die Stärken des Systems grundsätzlich im Bereich der IT-gestützten Schriftgutverwaltung und einzelnen Aspekten zum Aufbau der elektronischen Akte. Alle grundsätzlich erforderlichen Meta- und Primärinformationen können in WinREG verwaltet werden. Jedoch sind die Funktionen wie Verbleibsnachweis und Wiedervorlage sowie die Erstellung von Verweisen nur bedingt erfüllt. Herausgestellt werden muss zudem, dass WinREG kein Dokumentenmanagementsystem im typischen Sinne ist. WinReg verfügt selbst nicht über Mechanismen, Dateien innerhalb eines von außen geschützten Speicherbereichs abzulegen und den Dateinamen und die Dateiendung zu verschlüsseln Von den drei möglichen Nutzungsalternativen bietet diese Sicherheit nur die Alternative 3 mit Integration eines zusätzlichen Archivsystems (vgl. Kapitel 1.7.1). Die Nutzung der Alternative 1 mit ungeschützter Dateiablage kann aus Sicherheitsgründen nicht empfohlen werden. Schwächen weist WinREG bei der Realisierung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung auf. Zwar sind grundsätzlich alle wichtigen Funktionalitäten verfügbar, jedoch ist die Abbildung von parallelen Laufwegen mittels Kopie nicht praxisgerecht. Ebenso lassen sich strukturierte Vorgängen kaum sinnvoll abbilden, da WinREG nicht über ein detailliertes Prozessmodell für die Definition strukturierter Prozesse verfügt. Auch die Zeichnungsverfahren sowie der Web-Client weisen nur einen begrenzten Funktionsumfang auf. Positiv ist der elektronische Schreibtisch hervorzuheben, der im Großen und Ganzen die geforderten technischen Anforderungen und in der Regel auch die ergonomischen Ansprüche erfüllt, auch wenn die Bildschirmmasken z. B. nicht dynamisch angepasst werden können. Nutzerfreundlich und auf die Ansprüche von Behörden abgestimmt sind ebenfalls die Hilfe-Möglichkeiten und Schulungen, die das System bzw. der Anbieter zur Verfügung stellt. Die Recherche erlaubt jedoch nicht alle Möglichkeiten, die eine anwenderfreundliche Suche erfordern. Darüber hinaus liegt z. Zt. kein Konzept zum Informations- und Wissensmanagement vor. Seite 7

Für die Archivierung und Aussonderung steht mit dem Modul AltREG ein eigenes Werkzeug zur Verfügung. Die gegebenen Möglichkeiten zur Behandlung von Weglegesachen und die Umsetzung des Konzepts zur Aussonderung elektronischer Akten sind darin grundsätzlich abgebildet, müssen in einigen Punkten jedoch noch verbessert werden. Verglichen mit den Anforderungen der Bereiche Administration und Parametrisierung bietet WinREG nur die grundsätzlich notwendigen Funktionen. Schwächen bestehen insbesondere bei der Umsetzung der Vertreterregelung. Ebenso werden die systemtechnischen Anforderungen von WinREG, insbesondere im Bereich der Konzeption verteilter Anwendungen, teilweise nur bedingt erfüllt. Prüfergebnis Übersicht: Erfüllungsgrad der Anforderungen der einzelnen Hauptgruppen 1 HG 2 IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur : HG 3 Aufbau des elektronischen Aktenbestands : HG 4 Vorgangsbearbeitung : HG 5 El. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche : HG 6 Archivierung und Aussonderung : HG 7 Hilfe, Handbuch, Schulung : HG 8 Administration und Parametrisierung : HG 9 Systemtechnische Anforderungen : befriedigend im Allgemeinen im Allgemeinen im Allgemeinen im Allgemeinen im Allgemeinen im Allgemeinen im Allgemeinen 1.5. Hauptgruppe 1: System- und Unternehmensdarstellung Die Hauptgruppe 1 ist nicht Bestandteil der Prüfungen. 1 Es werden folgende Erfüllungsgrade unterschieden : im Allgemeinen, befriedigend, in vollem Umfang, hervorragend. Seite 8

1.6. Hauptgruppe 2: IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur Ziele der IT-gestützten Schriftgutverwaltung/Registratur sind der Nachweis von Schriftgut und das Erfassen aller geforderten Metainformationen sowie die Unterstützung der Wiedervorlage und Recherche. In dieser ersten Stufe werden die Objekte der Vorgangsbearbeitung lediglich mit ihren Metainformationen erfasst und verwaltet. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden befriedigend erfüllt. 1.6.1 AG 4: Objekte und Objekthierarchien Die Anforderungsgruppe prüft die Eigenschaften der in der Lösung angebotenen Objekte der Schriftgutverwaltung (Akte, Vorgang, Dokument und ggf. andere) und die Möglichkeiten der Verknüpfung dieser Objekte zu Objektstrukturen. WinREG unterscheidet zwischen den Objekttypen Akte, Vorgang, Dokument, Band und Kopie. Letztere ist eine Sonderform des Dokuments. Die entsprechenden Metadatensätze der Objekte umfassen nahezu alle in den Anforderungen genannten Felder. Lediglich Schlagworte werden nicht geführt. Die Masken sind i. d. R. ergonomisch gestaltet. Metadaten eines Objekts können in untergeordnete Objekte übernommen werden und sind in diesen wahlweise manuell überschreibbar. Metadaten können arbeitsteilig erfasst werden. Die Objekthierarchie in WinREG ist dreistufig. Vorgänge und Bände werden aus der Akte heraus erstellt. Dokumente können analog direkt aus dem übergeordneten Container-Objekt heraus angelegt werden. Bei manueller Zuordnung können Dokumente dem Container-Objekt (Akte, Vorgang etc.) nicht per Drag & Drop zugeordnet werden. Für die Zuordnung können statt dessen die Windows-Standard-Funktionen Ausschneiden und Einfügen genutzt werden. Die Zuordnungen der Objekte werden korrekt überwacht, d. h. die Zuordnung eines Container-Objekts zu einem anderen übergeordneten Objekt erfolgt mittels Umprotokollierung. In WinREG sind keine speziellen Felder bzw. Funktionen für die Verwaltung von Hybridakten vorgesehen. Somit kann der Ablageort von Papierdokumenten nur im Feld Anlagen vermerkt werden. Die Dokumentart Papier kann im Listenfeld Dokumentart entsprechend parametrisiert werden. In den Masken von Akten und Vorgängen wird das zugehörige Geschäftszeichen komponentenweise in separaten Feldern dargestellt, zusammenhängend erscheint es hingegen in den Listendarstellungen. Vorgänge können in WinREG bei Dringlichkeit besonders gekennzeichnet werden. Seite 9

Abbildung 1: Zuordnung eines Dokuments zum Vorgang 1.6.2 AG 5: Elektronischer Aktenplan Die Anforderungsgruppe befasst sich mit der Darstellung und Nutzung eines elektronischen Aktenplanes innerhalb des vorgestellten Systems. Die Nutzbarkeit von Teilaktenplänen sowie eine mögliche hierarchieübergreifende Suche werden als Kernanforderungen überprüft. Die Verwendung und Verwaltung von elektronischen Aktenplänen in WinREG ist hervorragend gelöst. Aktenpläne können importiert und hierarchisch angezeigt werden. Eine Suche nach Aktenplaneinträgen ist möglich und ergonomisch gut gelöst. Die parallele Verwendung von Teilaktenplänen wird unterstützt. Seite 10

Abbildung 2: Hierarchische Darstellung des Aktenplans 1.6.3 AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnummer Die Bildung von eindeutigen Kennzeichen der Objekte spielt in der behördlichen Schriftgutverwaltung eine zentrale Rolle. Die Anforderungsgruppe prüft die Möglichkeiten der Abbildung von diesen Kennzeichen (z. B. Aktenzeichenbildung). Die Bildung von Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen und Dokumentnummern ist in WinREG grundsätzlich möglich. Akten werden eindeutig mit einem Geschäftszeichen bestehend aus dem Kürzel der aktenführenden Organisationseinheit, Aktenplankennzeichen, freier Ableitung und laufender Nummer der Sachakte identifiziert. Ein Feld für Sondersachaktenzeichen ist nicht vorhanden. Seite 11

Das Kennzeichen der Vorgänge setzt sich aus dem Geschäftszeichen der Akte und einer laufenden Nummer des Vorgangs zusammen. Auch für das Container-Objekt Band wird ein unifizierendes Kennzeichen vergeben. Zur Identifizierung eines Dokuments wird eine Dokumentennummer bestehend aus lfd. Nummer und Jahr automatisch vom System vergeben. Die Vergabe des Geschäftszeichens und der Dokumentnummer erfolgt automatisch. Die lfd. Nr. des Vorgangs wird vorgeschlagen, kann jedoch manuell verändert werden. Die Eindeutigkeit des Zeichens ist je Objekttyp gewährleistet. Zur Darstellung der Kennzeichen in den Listendarstellungen kann im Rahmen der Administration parametrisiert werden, in welcher Reihenfolge die Einzel-Komponenten zusammengesetzt werden. 1.6.4 AG 7: Adressverwaltung In der Anforderungsgruppe wird ermittelt, in welchem Zusammenhang das Adressverzeichnis in der Anwendung genutzt werden kann. Ebenso soll der Antragsteller Auskunft über Integrations- und Synchronisationsmöglichkeiten mit externen Adressverzeichnissen geben. Neben einer Minimalforderung an Aufbau und Inhalt eines Adressfeldes werden Funktionalitäten wie die Zuordnung von Adressen zu Verteilern und das Anlegen von individuellen Verzeichnissen geprüft. Die Adressverwaltung wird von WinREG in vollem Umfang realisiert. Das Standardadressverzeichnis wird gleichzeitig als Einsender- und Empfängerverzeichnis genutzt. Grundsätzlich verfügt das Standardadressverzeichnis über alle notwendigen Adressfelder. Aus der Liste der geforderten Metadatenfelder sind jedoch die Felder Amts- /Dienstbezeichnung und Nutzerfaxnummer nicht berücksichtigt. Die Erweiterung um zusätzliche Adressfelder ist beschränkt möglich. Das Standardadressverzeichnis ist in (benannte) Bereiche unterteilbar, für die für jeden Benutzer individuelle Zugriffsrechte im Rahmen der Administration vergeben werden können. Dabei kann zwischen Pflege (schreiben) und Anwendung (lesen) unterschieden werden. Persönliche Adressbereiche sind zunächst nicht vorgesehen, können aber im Rahmen der Administration als Individuelle Bereiche eingerichtet werden. Dies erfordert allerdings einen hohen administrativen Aufwand. Seite 12

Verteiler können durch die Definition entsprechender Adressbereiche definiert werden. Serienbriefe werden mit Hilfe der Verteiler realisiert, dabei wird der Formbrief (Original) nur einmal registriert. Die übrigen Empfänger werden als CC -Empfänger innerhalb eines Listenfeldes in der Metadatenmaske des Dokuments dargestellt. Diese sind jedoch nicht recherchierbar. Eigene Schnittstellen zu externen Adressverzeichnissen sind in WinREG nicht vorhanden. Eine Anbindung an solche Adressierungssysteme erfolgt nur über Outlook 2000 (ist grundsätzlich in WinREG integriert) und den Exchange-Server 2000. Nach Aussage des Anbieters kann über den Exchange-Server mittels LDAP die Anbindung eines X.500-Adressverzeichnisses realisiert werden. Die Nutzung von Adressen des Standardadressverzeichnisses von WinREG zur Versendung von E-Mails ist möglich. Abbildung 3: Suchmaske nach Adressen 1.6.5 AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben Fälschlich im Vorgangsbearbeitungssystem angelegte Objekte müssen kontrolliert gelöscht werden können. Darüber hinaus machen insbesondere organisatorische Seite 13

Änderungen einer Behörde die Umbenennung u. U. großer Teile des Aktenbestands notwendig. Die entsprechenden Möglichkeiten werden geprüft. WinREG erfüllt die Anforderungen an Löschen, Umstrukturieren und Umschreiben in vollem Umfang. Für Container-Objekte gilt, dass sie vom Eigentümer physisch gelöscht werden können unter der Vorraussetzung, dass sie leer sind und der Bearbeiter über ein explizites Löschrecht verfügt. Für das Löschen von Dokumenten gilt in WinREG das 4-Augen-Prinzip. Ein Dokument kann durch einen Bearbeiter storniert werden. Stornierte Dokumente sind nicht Teil der Treffermenge bei Recherchen von Bearbeitern und daher für diese unsichtbar. Lediglich eine Person mit einem entsprechenden Löschrecht (Administrator, Organisator etc.) kann die stornierten Objekte recherchieren und anschließend physisch löschen. Die Umzeichnung bzw. die Abgabe der Federführung eines einzelnen Objektes erfolgt als Umprotokollierung und kann durch den Bearbeiter selbst ausgeführt werden. Soll mehr als ein Objekt umgeschrieben werden ist dies nur mit Hilfe eines entsprechenden Zusatzwerkzeugs im Rahmen der Administration möglich. Das Umzeichnen wird protokolliert. Das Umschreiben von Container-Objekten wirkt sich automatisch entsprechend auf die darin enthaltenen Objekte aus. Ist ein Datenaustausch mit einer anderen Behörde erforderlich, kann der Export und Import vollautomatisch mit Protokollierung erfolgen, unter der Voraussetzung, dass beide Behörden WinREG einsetzen. Beim Export aus WinREG wird eine Datenbank mit den entsprechenden Export-Informationen vom Typ MS Access erzeugt und zusammen mit den Dokumenten exportiert. Die Verknüpfung zwischen Metadatensatz (MS Access) und zugehörigem Dokument wird über einen eindeutigen Dateinamen hergestellt. Der Ex- und Import ist nach Aussage des Anbieters auch mittels XML möglich. Seite 14

Abbildung 4: OrgTool zum Umschreiben von Objekten 1.6.6 AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen Das Produkt soll einen bestimmten Mindestdatensatz als Verbleibsnachweis erfassen und führen können. Weiterhin werden Wiedervorlagefunktionalitäten überprüft. Eine besondere Bedeutung haben die verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten für einen Wiedervorlagetermin. Ein expliziter Verbleibsnachweis für Papierschriftgut ist in WinREG nicht vorhanden. Statt dessen wird wie bei der elektronischen Weiterleitung eines Objekts die Bewegung/Verfügungsmaske verwendet. Im Feld Weitergabe kann der papiergebunden arbeitende Empfänger (systemgestützt) ausgewählt werden, wenn dieser im Rahmen der Administration im System hinterlegt wurde. Der Eintrag wird historisiert, ein manueller Eintrag ist nicht möglich. Wiedervorlagetermine können als Wiedervorlagedatum oder als feste, sich wiederholende Wiedervorlagetage erfasst werden. Das Wiedervorlagedatum kann mittels Kalender ausgewählt werden, wobei Nichtarbeitstage vom System erkannt werden. Die Möglichkeit, sowohl einen Termin als auch einen Wiedervorlagetermin gleichzeitig zu setzen, ist aus ergonomischer Sicht als ungünstig zu bewerten. Seite 15

Für den Registrator sind keine speziellen Verbleibs- oder Wiedervorlagelisten in WinREG angelegt. Die Überwachung von Verbleib und Wiedervorlagen ist somit nur mittels entsprechender Recherche möglich. Abbildung 5: Festlegung des Verbleibs eines Dokuments durch Auswahl einer OE Abbildung 6: Verbleibsübersicht Seite 16

1.6.7 AG 10: Verschlagwortung, Verweise Die Möglichkeiten zur Vergabe von Schlagwörtern sowie die Flexibilität der Schlagwortkataloge werden geprüft. Darüber hinaus werden die Möglichkeiten beleuchtet, zwischen Objekten Verweise anlegen zu können. In WinREG können nur Dokumente mit Schlagworten versehen werden. Für Akten und Vorgänge sieht WinREG keine Verschlagwortung vor. Zur Verschlagwortung der Dokumente verfügt WinREG über einen zentralen Schlagwortkatalog, der nicht hierarchisch untergliedert werden kann. Eine terminologische Kontrolle (Homonyme, Synonyme) kann nur manuell vorgenommen werden. Abbildung 7: Dokumenten-Metadatenmaske mit eingetragenen Schlagworten In WinREG besteht nur die Möglichkeit, Verweise zwischen Dokumenten zu setzen. Zwischen Akten und Vorgängen können keine Verweise definiert werden. Für jedes Dokument kann jeweils nur ein Verweis auf ein anderes Dokument gesetzt werden, der Rückverweis wird vom System automatisch gesetzt. Seite 17

1.6.8 AG 11: Barcode In einem Barcode sollen ausgewählte Metainformationen von Dokumenten erfasst und übertragen werden können. Hierdurch unterstützte Funktionalitäten wie Verbleibsnachweis und Zuordnung werden ebenso überprüft wie die unterstützten Hardwaresysteme. Mit WinREG lassen sich die unifizierenden Kennzeichen der Objekte (Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnummer etc.) als Barcode ausdrucken. Ein Barcode kann sowohl einzeln, als auch auf Endlosetiketten ausdruckt werden. Die Standortverfolgung von Papierdokumenten, -vorgängen, - akten und anderen Objekten (z. B. Bänden) mittels Barcode ist möglich. Das Nachscannen von bereits im System erfassten Papierdokumenten, auf denen ein Barcode aufgebracht ist, ist möglich. In Abhängigkeit von der eingesetzten Scansoftware werden dabei Metadaten und Primärinformationen (Image) automatisch einander zugeordnet. Die Nutzung des Barcodes zur Indizierung beim Stapelscannen ist analog abhängig von der eingesetzten Scansoftware. Die Unterstützung von Barcodelesegeräten und druckern ist nach Aussage des Anbieters einzig vom eingesetzten Betriebssystem abhängig. Es wurden diesbezüglich keine weiteren Angaben gemacht. Seite 18

1.7. Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands Für die Verwaltung elektronischer Dokumente sind zahlreiche Funktionalitäten zur Verfügung zu stellen. Scannen und Viewen sind zentrale Teile der Prozesskette und ergonomisch und leistungsfähig umzusetzen. Weitere wichtige Funktionalitäten sind die effiziente Integration von Vorlagen und das automatisierte Einfügen von Metadaten. Ebenso sind die Möglichkeiten der OCR-Wandlung und verfügbare Konvertierungsmöglichkeiten darzustellen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden im Allgemeinen erfüllt. 1.7.1 AG 12: Elektronischer Aktenbestand Für die Verwaltung elektronischer Dokumente sind Funktionen zum Erstellen, Viewen, Import, Export, Check out/check in und Replikation zur Verfügung zu stellen. WinREG kann auf 3 Arten betrieben werden: 1. in ungeschützter Dateiablage 2. mit File-Server 3. mit zusätzlichem Archivsystem Bei Nutzung von Alternative 1 sind die Pfade der Dateien und die Dateinamen im System sichtbar und können manuell verändert werden. Es besteht somit kein ausreichender Schutz. Bei Alternative 2 werden die Pfade und die Dateinamen ausgeblendet, die Dateinamen werden auf dem File-Server jedoch nicht verschlüsselt abgelegt. Ist sichergestellt, dass nur WinREG direkt Zugriff auf den File-Server hat, ist bei Alternative 2 noch ein ausreichender Zugriffsschutz gegeben. Für die Nutzung nach Alternative 3 wird ein Archivsystem als Zusatzprodukt benötigt, das die Ablage der Objekte mit verschlüsselten Dateinamen realisiert. Diese Lösung gewährt den höchsten Zugriffsschutz. Grundsätzlich können mit WinREG elektronische Dokumente beliebiger Formate verwaltet werden. Die Erstellung der Dokumente erfolgt aus dem Vorgangsbearbeitungssystem heraus. Dabei werden zunächst die Metadaten in WinREG eingegeben. Anschließend wird eine Dokumentvorlage ausgewählt, die sich automatisch mit der Seite 19

zugehörigen Anwendung öffnet. Nach der Dokumenterstellung wird dieses gespeichert, und es erfolgt eine automatische Rückkehr nach WinREG. Der Import von beliebigen Dokumenttypen durch den Benutzer ist möglich, ebenso können Objekte exportiert werden. Die Einbindung von E-Mails ist in WinREG ergonomisch gut gelöst. Dabei stehen alle Funktionen zur Übernahme der gewünschten Informationen zur Verfügung. Das Versenden von E-Mails aus WinREG heraus ist möglich. Für eine mobile Vorgangsbearbeitung stellt WinREG eine Check-out-/Check-in-Funktion zur Verfügung. Der Mobil-Client unterscheidet sich in der Oberfläche nicht vom Standard-Client, der Funktionsumfang ist jedoch eingeschränkt. So können im Mobil- Client z. B. keine Akten neu angelegt werden. Ausgecheckte Objekte werden als MS Access-Datenbank übergeben. Beim Einchecken werden die Dateien immer als neue Version abgelegt. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, ausgecheckte Objekte für die Bearbeitung im Hauptsystem freizugeben. Die Freigabe kann durch den Ausbuchenden oder seinen Stellvertreter erfolgen. WinREG ermöglicht nicht die Replikation von Dokumenten und Container-Objekten. Ebenso ist keine explizite Funktion zur Druckauswahl von mehreren Dokumenten gegeben. Abbildung 8: Auswahlmaske zum Import von Dateien Seite 20

1.7.2 AG 13: Scannen und Viewen Die Einzelschritte beim Scannen und Erfassen sind näher zu beschreiben. Der Antragsteller erteilt Auskunft über Nachscanverfahren, unterstützte Formate und Trennmöglichkeiten. Für den Viewer sind Funktionen für Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten zu beschreiben. WinREG ermöglicht sowohl das Scannen und Erfassen einzelner Dokumente als auch das Massenscannen. Grundsätzlich sind dabei die verfügbaren Funktionalitäten abhängig von der eingesetzten Scansoftware. WinREG bietet keine zusätzlichen Funktionen an. Beim Scannen einzelner Dokumente wird im ersten Schritt ein Scanobjekt erzeugt. Nach Prüfung der Qualität wird die Scan-Software verlassen und WinREG gestartet. Dabei ist nicht erkennbar, dass ein neues Objekt zur Erfassung vorliegt. Seite 21

Abbildung 9: WinREGScan-Client mit Einstellparameter für die Bildverbesserung nach dem Scannen Beim Massenscannen erzeugt die verwendete Scansoftware einzelne Objekte, die in einer Objektliste in WinREG aufrufbar sind. Durch die Option, die Seiten der einzelnen Dokumente im Scan-Client als Thumb Nails darzustellen, besteht die Möglichkeit, die Reihenfolge der Seiten oder die Zuordnung zu einem bestimmten Dokument zu verändern. Auf diese Art ist ebenfalls das Nachscannen einzelner Seiten möglich. Die Trennung der einzelnen Dokumente beim Massenscannen kann durch Leerseiten, die Angabe einer festen gleichen Seitenzahl, durch Patchcode oder durch Barcode erfolgen. Zur Metadatenerfassung können Bereiche des Scan-Image manuell OCRgewandelt werden und in Metadatenfelder übernommen werden. Dabei können Einzelfelder einer markierten Adresse interpretiert werden. Seite 22

Abbildung 10: Stapelscan-Arbeitsplatz zum Scannen und Sichten Seite 23

Abbildung 11: WinREG-Client mit Metadatenübernahme Gescannte Dokumente können im geforderten Format TIFF 6.0, CCITT/TSS Gruppe 4-Format gespeichert werden. Multipage-TIFF wird unterstützt. Beim Anzeigen des Dokuments über den standardmäßig eingesetzten Viewer Image Professional von Eastman Kodak stehen die geforderten Funktionen Rotieren, Zoomen, Blättern, Scrollen und Thumb Nails zur Verfügung. Zusätzlich können Objekte ausgerichtet und Flecken entfernt werden. Von den geforderten Mindestanforderungen zum Bearbeiten von Dokumenten werden alle Anforderungen unterstützt (Textmarker, Unterstreichen, Stempel, Anmerkungen, Notizzettel). Stempeleinträge können jedoch nicht zentral administriert werden. Die Speicherung der Layer erfolgt direkt im Original, deshalb ist keine Trennung von Layer und Image gegeben. Nur durch Speichern einer zusätzlichen Version des Dokuments ist das Drucken ohne und mit Änderungen möglich. Die automatische Verteilung der Posteingänge ist abhängig von definierten Dokumenttypen möglich, für die ein entsprechender Laufweg in WinREG vorgegeben Seite 24

wurde. Die Interpretation des entsprechenden Dokumenttyps ist Aufgabe der Scansoftware mittels Formularerkennung und/oder OCR-Wandlung. Für die Sichtung elektronischer Dokumente durch den Posteingangsempfänger sind in WinReg nur Standardfunktionen implementiert. Es ist keine zusätzliche Oberfläche verfügbar, die die Sichtung nach ergonomischen Kriterien unterstützt. 1.7.3 AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten Das Vorgangsbearbeitungssystem verwaltet verschiedene Dokumentenvorlagen (Briefbögen, Fax u. ä.). Die im System erfassten Metadaten sollen selektiv in die Dokumente eingefügt werden können. Das Erstellen von Dokumenten mittels Dokumentvorlagen wird in WinREG ergonomisch gut unterstützt. Die Anwendungssoftware wird mit Auswahl der Dokumentvorlage geöffnet wird. Dabei werden die Metadaten automatisch als Textmarken übernommen. Die Textmarken werden im Dokument aktualisiert, wenn die Metadaten in WinREG verändert wurden und beide Anwendungen geöffnet sind. Beim Erstellen eines Dokuments können alle geforderten Benutzerdaten automatisch eingefügt werden. Auch der Barcode kann als Textmarke mit entsprechender Schriftart automatisch eingefügt werden. Serienbriefe können in MS Word mit Hilfe der Adressverteiler realisiert werden, dabei wird der Formbrief (Original) nur einmal registriert. Die übrigen Empfänger werden als CC -Empfänger innerhalb eines Listenfeldes in der Metadatenmaske des Dokuments dargestellt, sind jedoch nicht recherchierbar. 1.7.4 AG 15: OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format Im Zuge der OCR Wandlung werden (gescannte) Image-Dokumente oder definierte Bereiche in Textdokumente gewandelt. Hierzu sind systemtechnische Automatismen, Arbeitsschritte und die verfügbaren Konvertierungsmöglichkeiten zu erläutern. Die OCR-Wandlung kann entweder standardmäßig für jedes gescannte Objekt oder einzeln manuell erfolgen. Die automatische OCR-Wandlung wird mittels Einrichtung eines entsprechenden Dienstes realisiert. Die manuelle OCR-Wandlung kann vom Benutzer im Standard-Viewer durchgeführt werden. Eine Lassofunktion zur Übernahme OCR-gewandelter Textteile in ausgewählte Metadatenfelder steht zur Verfü- Seite 25

gung. Dabei werden Adressen vollständig erkannt und interpretiert und in die einzelnen Metadatenfelder (Name, Straße, PLZ und Ort) übernommen. Formularerkennung mit automatisierter OCR-Wandlung bestimmter Textbereiche auf dem Image und Übernahme in festgelegte Metadatenfelder ist laut Aussage des Anbieters in Abhängigkeit von der eingesetzten Scan-Software möglich. Die Speicherung eines Dokuments als unveränderbares Image (NCI) und als CI-Dokument ermöglicht WinREG, indem eines der beiden Objekte als Version in der Versionsliste des Dokuments abgelegt wird. Für den Anwender ist dabei nicht ersichtlich, ob es sich um eine normale Version bzw. das NCI- bzw. CI-Dokument handelt. Die manuelle Konvertierung eines oder mehrerer CI-Dokumente in NCI-Dokumente ist in WinReg durch eine Makro-Funktion realisiert. Die Konvertierung findet dabei innerhalb von MS Word statt. Die Konvertierung erfolgt im Vordergrund, d. h. während der Konvertierung kann der Benutzer nicht mit dem System arbeiten. Nach Aussage des Herstellers kann die Konvertierung auch im Hintergrund serverseitig mit Hilfe eines entsprechenden Dienstes durchgeführt werden. Hierfür ist jedoch ein entsprechendes Konvertierungstool zusätzlich erforderlich. Seite 26

Abbildung 12: Maske zur OCR-Wandlung Seite 27

1.8. Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung Bei der stufenweisen Einführung erfolgt in der dritten Stufe auch das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Schriftgut im Geschäftsgang ausschließlich systemunterstützt. Die Hauptgruppe dient der Überprüfung der Möglichkeiten zur Abbildung von behördlichen Geschäftsprozessen sowie der gängigen Verfügungen im Rahmen des behördlichen Geschäftsgangs. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden im Allgemeinen erfüllt. 1.8.1 AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge Insbesondere die ministerielle Arbeit ist geprägt durch nicht vorhersagbare, ad hoc zu definierende Laufwege (unstrukturierte Prozesse). In dieser Anforderungsgruppe stehen die Anforderungen für die Laufwegsdefinition entsprechender Vorgänge im Mittelpunkt. Die Weiterleitung von Objekten erfolgt in WinREG mit Hilfe von Geschäftgangvermerken. Bei der Weiterleitung wird das ausgewählte Objekt (Vorgang) mit den zugehörigen untergeordneten Objekten (Dokumente) an die nächste definierte Bearbeitungsstation weitergeleitet. Als Bearbeitungsstation können Benutzer nur mit ihrem Namen, nicht mit ihrem Stellenzeichen ausgewählt werden. Rollen können nicht wie gefordert als Bearbeitungsstationen definiert werden. Wird als Bearbeitungsstation eine Organisationseinheit eingetragen, erhalten alle Mitarbeiter dieser Organisationseinheit das übersendete Objekt in ihrer Eingangsliste. Nimmt einer dieser Mitarbeiter die Bearbeitung auf, verschwindet der Eintrag bei den übrigen Mitarbeitern. Die Auswahl der Bearbeitungsstation erfolgt über zwei Auswahllisten, die miteinander verknüpft sind (Organisationseinheiten und Benutzer). Ein Browser sowie eine spezifische Suche ist nicht verfügbar. Die Sortierreihenfolge der Auswahlliste ist jedoch in großem Umfang administrierbar. Für alle geforderten Verfügungen (Geschäftsgangvermerke) können Termine gesetzt werden. Ist ein Termin überschritten, erfolgt in WinREG kein Hinweis. Nach Terminüberschreitungen muss explizit recherchiert werden. Optional kann eine Meldung zum Terminverzug über Outlook versendet werden. Seite 28

Die Weiterleitung erfolgt grundsätzlich seriell. Mit Hilfe des Objekttyps Kopie (bei der es sich nicht um eine Kopie eines Objekts, sondern eine Referenz auf das Originalobjekt handelt) wird eine parallele Weiterleitung realisiert, indem ein zweiter (unabhängiger) Laufweg für die Kopie des Objekts definiert wird. Da die Kopie auf das Originalobjekt verweist, kann auf diese Weise tatsächlich ein Objekt an zwei (oder mehr) Empfänger gleichzeitig versendet werden. Problematisch hierbei ist, dass die beiden Laufwege unabhängig voneinander sind. Diese Art der Umsetzung von parallelen Laufwegen ist im Gesamtzusammenhang für den Bearbeiter praktisch nicht nachvollziehbar. Schwierig wird es insbesondere dann, wenn der parallele Laufweg zusammengeführt werden soll. Hierfür ist lediglich ein manueller Synchronisationsmechanismus vorgesehen, der einen Bearbeiter darauf hinweist, dass er vor Weiterleitung auf ein weiteres Objekt warten muss. WinREG kann so parametrisiert werden, dass die zukünftigen Bearbeitungsschritte des Laufwegs wie gefordert nur durch den Ersteller geändert werden können. Der aktuelle Bearbeiter kann lediglich einzelne Schritte hinzufügen (Untermitzeichnungsverfahren). Abgearbeitete und zukünftige Bearbeitungsschritte werden nicht in einer Ansicht, sondern nur in unterschiedlichen Masken dargestellt. Geschäftsgangvermerke können in dem Feld Bemerkungen eingetragen werden. Die Bemerkung ist als Spalte im abgearbeiteten Laufweg einsehbar. Notizen können nicht angelegt werden. Bei der Definition von Wiedervorlagen verbleiben diese im Arbeitskorb des Bearbeiters. Nach Erreichen des Wiedervorlagetermins muss explizit gesucht werden, ein automatischer Hinweis erfolgt nicht. Wiedervorlagen im Arbeitskorb des Bearbeiters können vorzeitig wieder in Bearbeitung genommen werden. Das Speichern individueller Laufwege durch den Benutzer ist nicht möglich. Laufwege können nur im Rahmen der Definition eines Dokumenttyps zu diesem vordefiniert werden. Seite 29

Abbildung 13: Maske zur Definition von ad-hoc-laufwegen 1.8.2 AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge Für die Bearbeitungsunterstützung sind die Definitionsmöglichkeiten unterschiedlicher Laufwege und die Spezifikationsmöglichkeiten angesteuerter Bearbeitungsstationen darzustellen. Weitere Kriterien sind die grafische Darstellbarkeit von Prozessen, die Integrationsmöglichkeiten von Unterprozessen und Programmen sowie die Protokollierung von Änderungen im Prozessmodell. Das Prozessmodell für strukturierte Vorgänge unterscheidet sich in WinREG nicht von den Ad-hoc-Verfügungen (vgl. Kap. 1.8.1). Lediglich für Dokumenttypen können strukturierte Laufwege definiert werden. Änderungen dieser Laufwege werden nicht protokolliert. Eine grafische Unterstützung zur Modellierung des Prozesses besteht nicht, ebenso wie die Ergebnisse grafischer Modellierungswerkzeuge nicht übernommen werden können. Seite 30

Abbildung 14: Auswahl einer Dokumentart mit hinterlegtem Laufweg WinREG unterstützt keine Unterprozesse. Es können lediglich Applikationen im strukturierten Workflow angestoßen werden, ein Laufweg kann jedoch nicht als Unterprozess definiert werden. In den vordefinierten Laufweg können nur einzelne Schritte und keine gespeicherten Laufwege eingefügt werden. Die Masken von unstrukturierten und strukturierten Laufwegen sind identisch. Eine Erweiterung der Metadaten für einen bestimmten Dokumenttyp, mit dem ein strukturierter Prozess abgebildet werden soll, ist nur mittels Programmierung möglich. 1.8.3 AG 18: Zeichnungsverfahren Die Mit- und Schlusszeichnung von Vorgängen unterliegt vorgegebenen Regeln, die sich u. a. aus der GGO ergeben. Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Realisierung von Mit- und Schlusszeichnung im System. Im Rahmen eines Zeichnungsverfahrens kann in WinREG zwischen Mitzeichnung und Schlusszeichnung differenziert werden, wobei die Zeichnung einzeldokumentbezogen erfolgt. Das Zeichnungsverfahren weist grundsätzlich ergonomische Mängel auf. Die geforderten Reaktionsmöglichkeiten (Mitzeichnung, Ablehnung, Unzuständigkeit) stehen aber zur Verfügung. Für die Zeichnung und den Zeichnungsvermerk steht zusammen nur ein Freitextfeld zur Verfügung. Ein Zeichnungsverfahren kann in WinREG durch jeden Beteiligten abgebrochen werden. Dabei werden die Beteiligten jedoch nicht vom Abbruch informiert. Die bereits festgelegten Bearbeitungsschritte bleiben bei Abbruch im System erhalten, bis sie vom Initiator gelöscht werden. Eine Parametrisierung des Zeichnungsverfahren hin- Seite 31

sichtlich der Frage, was bei Ablehnung der Mitzeichnung durch einen Beteiligten mit dem Verfahren geschehen soll (Abbruch und Zurückleiten an den Initiator der Mitzeichnung bzw. Weiterführung der Mitzeichnungsverfahrens) ist in WinREG nicht möglich. Im Verlauf der Präsentation wurde die Zeichnung ohne Passwort realisiert. Nach Aussage des Anbieters sind die Zeichnungsvarianten mittels Login-Passwort bzw. separatem Passwort leicht realisierbar. Lösungen mittels Digitaler Signatur und Chipkarte wurden ebenfalls als grundsätzlich realisierbar dargestellt, bislang ist nur eine PGP-Lösung realisiert. Abbildung 15: Dokument mit einem vorgegebenen Bearbeitungsschritt im Zeichnungsverfahren 1.8.4 AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen Zu den Anforderungen zählen die Protokollierung der Erstellung von Objekten, des Laufwegs mit zugehörigen Angaben und der Ausführung bestimmter Funktionen. Um Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollen Anzeigen durch den Benutzer konfigurierbar sein. Seite 32

WinREG protokolliert automatisch und manipulationssicher alle Informationen, die bei der Erstellung von Objekten bei erforderlich sind. Dies gilt ebenfalls für die Protokollierung der Laufwegsinformationen. Alle Protokollinformationen werden in tabellarischer Form dargestellt. Die Anzeige aller Felder eines Datensatzes erfolgt waagerecht in einer Zeile und ist somit nur mittels horizontalem Scrollen voll einsehbar. Ein Ausblenden einzelner Spalten ist nicht möglich, dadurch erfordert das Einsehen eines bestimmten Feldes ein langwieriges Suchen innerhalb der Tabelle. Ergonomisch ungünstig ist darüber hinaus, dass der abgearbeitete Laufweg und der zukünftige Laufweg in getrennten Masken angezeigt werden. Die Protokollierung der Funktionen Umschreibung, Zuordnung von Objekten zu Containerobjekten und Entnahmen von Objekten aus Containerobjekten erfolgt in WinREG direkt am Objekt und nicht am Laufweg. Diese Informationen, die im Zusammenhang mit dem Laufweg häufig von großer Wichtigkeit sind, lassen sich auch nicht optional einblenden, sondern müssen jeweils am Objekt recherchiert werden. Seite 33

Abbildung 16: Tabellarische Darstellung der Protokollinformationen 1.8.5 AG 20: Medien- und Systembruch Die Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung verläuft i. d. R. sukzessive innerhalb einer Behörde. Damit ist die Notwendigkeit gegeben, Organisationseinheiten, die nicht mit dem System arbeiten sowie ggf. Externe, geregelt und nachvollziehbar in die Prozesse einbeziehen zu können. Für den Druck aller Dokumente einer Akte bzw. eines Vorgangs zur Einbindung papiergebunden arbeitender Mitarbeiter müssen die Dokumente vorher in WinREG selektiert werden. Eine gesonderte Funktion zum ausschließlichen Druck aller Dokumente eines Vorgangs oder einer Akte ohne zusätzliche Informationsblätter ist nicht möglich. Überflüssige Seiten müssen demnach bei diesem Vorgehen anschließend Seite 34

aussortiert werden. Durch die Verwendung einer Kopie des Vorgangs und dem Hineinkopieren weiterer Dokumente können Dokumente verschiedener Vorgänge zu einem gemeinsamen Medienbruchvorgang zusammengefasst werden. Bei diesem Vorgehen können die für den Medienbruch nicht erforderlichen Dokumente vor dem Druck aus der erstellten Vorgangskopie gelöscht werden. Grundsätzlich sind für die papiergebunden arbeitenden Mitarbeiter alle Primär-, Metaund Bearbeitungsinformationen verfügbar. Die Metainformationen der Akten und Vorgänge können als Vorblätter ausgedruckt werden. Die Darstellung der Ausdrucke entspricht insgesamt nicht den konventionellen Gepflogenheiten. Sie sind unter ergonomischen Aspekten bedenklich. Der Medienbruchvorgang muss an die papiergebunden arbeitende Person konventionell bzw. manuell weitergeleitet werden. Eine automatische Weiterleitung per E-Fax oder E-Mail konnte nicht präsentiert werden. In WinREG wird die elektronische Verfügung zusätzlich durchgeführt. WinREG erkennt, dass der Vorgang an eine Person geleitet wird, die nicht Systemnutzer ist. Dabei wird der Vorgang automatisch gesperrt. Die Aufhebung der Sperrung kann nur vom aktuellen Bearbeiter aufgehoben werden. Ggf. muss daher vorher ein entsprechender Vertreter eingerichtet werden, der die Sperrung aufheben kann. Die Einrichtung von Vertretern kann nur über den Administrator erfolgen. Zeichnungsvermerke und Kenntnisnahmen, die außerhalb von WinREG im Rahmen eines Medienbruchs vorgenommen wurden, können nachträglich eingepflegt werden. Zum elektronischen Datenaustausch zwischen Behörden wird der vordefinierte Metadatensatz als TXT-Datei exportiert. Der Export als XML-Datei wurde vom Anbieter zugesichert. Das Vorgehen bei Export und anschließendem Versand per E-Mail ist anwenderfreundlich realisiert. Ebenso ist der Import entsprechend den Anforderungen möglich. Seite 35

Abbildung 17: Beispielhafter Ausdruck eines Laufwegs für die papiergebundene Bearbeitung 1.8.6 AG 21: Versionsverwaltung Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Verfolgbarkeit und Nachweisführung von Änderungen an Dokumenten. Hierzu soll durch den Antragsteller das jeweilige Konzept der Versionsverwaltung erläutert werden. Betroffen sind neben Änderungen im Dokument auch die zugehörigen Metadaten. Bewertet wird zusätzlich die Ergonomie der Versionsverwaltung. In WinREG wird beim Speichern eines Dokuments stets eine neue Version angelegt, unabhängig davon, ob der Bearbeiter gewechselt hat. Einzige Ausnahme hiervon ist die temporäre Speicherung außerhalb von WinREG. Jede Version wird mit Versionsnummer, Erstellungsdatum und Name des Erstellers protokolliert und gegen Änderungen geschützt. Es können keine zusätzlichen Bemerkungen des Bearbeiters zur Version gespeichert werden. Ebenso ist das manuelle Erstellen von Versionen nicht möglich. WinREG selbst bietet keine Möglichkeit, die Dokumentversionen miteinander zu vergleichen. Dies muss daher außerhalb von WinREG erfolgen. Die Metadatenversionierung wird für Akten, Vorgänge, Dokumente und Kopien im System realisiert und kann individuell für jedes Objekt administriert werden. Dabei wird festgelegt, welche Datenfelder der Objekte in die Versionierungsliste aufgenommen werden. Bei aktivierter Metadatenversionierung wird bei Änderung der Metadaten stets eine Protokollierung des Alteintrags der geänderten Felder durchgeführt. Die Anzeige aller Felder eines Datensatzes erfolgt dabei waagerecht in einer Zeile und ist Seite 36

somit nur mittels horizontalem Scrollen voll einsehbar. Dadurch erfordert das Einsehen eines bestimmten Feldes ein langwieriges Suchen innerhalb der Tabelle. Abbildung 18: Darstellung der Dokumentversionen Abbildung 19: Darstellung der versionierten Metadaten 1.8.7 AG 22: Web-Client Insbesondere zur schrittweisen Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung kommt dem Recherchezugriff auf den elektronischen Aktenbestand über Web-Technologie eine besondere Bedeutung zu. Der Funktionsumfang des Web-Clients wird in dieser Anforderungsgruppe überprüft. Der Web-Client des WinREG-Systems stellt folgende Funktionen zur Verfügung: Recherche nach Metadaten, Anzeige von Ergebnislisten mit vorgegebenem Informati- Seite 37

onsumfang, Recherche in der Objektstruktur, eingeschränkte Interaktionen in Funktionen (Termine setzen, Verfügungen hinzufügen, Dokumente anderen Akten/Vorgängen zuordnen, neue Akten/Vorgänge anlegen). Somit stellt der Web-Client hauptsächlich Funktionen für die Stufe 1 und 2 des DOMEA -Konzeptes zur Verfügung. Für die Stufe 3 sind Basisfunktionen gegeben. So ist die Weiterleitung von Dokumenten, die sich auf dem Schreibtisch des Nutzers befinden, per Web-Client möglich. Bei der Unterstützung der Antragstellung im Internet gilt, dass das System von einer (nicht integrierten) Web-Anwendung entsprechende Daten übernehmen kann. Die vom Kunden ausgefüllten Web-Formulare müssen dabei aus Sicherheitsgründen durch den Bearbeiter stets manuell importiert werden. Aktuell können nur Metadaten über das Web auf diese Weise eingespielt werden. Die Übergabe von Dokumenten ist nicht möglich. Die Einbindung eines Produktes zur digitalen Signatur ist grundsätzlich möglich, wurde aber nicht nachgewiesen. Alle Komponenten des Web-Client werden durch ISAPI-Schnittstellen realisiert, dabei werden keine aktiven Zusatzkomponenten auf den Client kopiert. Der Web-Client ist lauffähig auf dem MS-Internet-Explorer ab Version 3.0 und auf dem Netscape-Browser ab Version 3.0. Seite 38

Abbildung 20: Recherchemaske über Web-Client Seite 39

1.9. Hauptgruppe 5: Elektronischer Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche Der elektronische Schreibtisch stellt die Schnittstelle zum Benutzer dar. So sind insbesondere eine benutzerdefinierte, speicherbare Konfiguration sowie strukturierbare Ablagen wichtig. Zur Suche innerhalb definierbarer Bereiche sind komplexe, individualisierte Recherchemöglichkeiten bereitzustellen. Das Vorgangsbearbeitungssystem soll die Rolle eines Enablers für ein Informations- und Wissensmanagement übernehmen. Das zugrundeliegende Lösungskonzept soll vom Antragsteller dargestellt werden. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden im Allgemeinen erfüllt. 1.9.1 AG 23: Elektronischer Schreibtisch Der Antragsteller hat nachzuweisen, dass eine Konfigurierbarkeit der Anzeige der Metadaten der Objekte durch den Bearbeiter möglich ist. Weiterhin werden die Persistenz der benutzerspezifischen Konfiguration und Kriterien bzgl. der Benutzerfreundlichkeit abgefragt. Der WinREG-Schreibtisch ist eine eigene Client-Oberfläche, die mittels Schaltflächen auf der linken Seite in die Ansichten Dokumente, Postkasten, Vorgänge, Termine, Adressen, Aktenplan, Kataloge und Akten unterteilt ist. Es sind in dieser Oberfläche lediglich durch WinREG verwaltete Objekte sichtbar, keine sonstigen. Die verwendeten Icons für Dokumente und Kopien entsprechen nicht dem Windows-Standard und sind gewöhnungsbedürftig. Die Darstellung der Objekte mit ihren Metainformationen erfolgt bei Auswahl des Postkastens in den aktiven Sichten Eingehende Post und Arbeitsmappe in Listen mit Spalteneinträgen. In diesen Sichten stehen dem Benutzer folgende Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung, die für ihn relevanten Informationen übersichtlich und anschaulich anzeigen zu lassen: Änderung der Reihenfolge der Spalten, Sortierung der Listeneinträge nach einer Spalte aufsteigend oder absteigend, Veränderung der Spaltenbreite. Die benutzerspezifischen Einstellungen des elektronischen Schreibtischs werden zentral in WinREG gespeichert, so dass der Benutzer arbeitsplatzunabhängig agieren kann. Die Objekthierarchie wird in einer Explorerstruktur dargestellt. Die Erfassungs- und Recherchemasken tragen die entsprechende Bezeichnung des Objekts. Jedoch sind Seite 40

Akten und Vorgänge nicht anhand der Icons unterscheidbar. Außerdem ist der Aufbau der Masken von Container-Objekten identisch, so dass die Unterscheidung schwer fällt. Für die Dokumente, die einem Vorgang zugeordnet sind, vergibt WinREG automatisch fortlaufende Unternummern. Diese Kennzeichnung kann anschließend vom Bearbeiter beliebig verändert werden. Sie hat außer der Darstellung der Reihenfolge im Fenster keine Funktion. Auf diese Weise kann das Hauptdokument als solches gekennzeichnet werden. Allerdings ist hierfür eine spezifische organisatorische Regelung Voraussetzung. Da beim manuellen Ändern der Unternummer eines Dokuments keine Plausibilitätsprüfung erfolgt, können einzelne Unternummern innerhalb eines Vorgangs doppelt vergeben werden. Der Hinweis auf neu eingegangene Objekte erfolgt durch deren Auflistung in der Sicht eingegangene Post des Postkastens. Ein besonderes Signal in Form eines akustischen oder expliziten optischen Hinweises erfolgt nicht, allerdings beinhaltet diese Sicht ausschließlich neue Objekte. Nimmt der Bearbeiter ein in der Sicht eingegangene Post dargestelltes Objekt an, so wird es aus dieser Ansicht entfernt und stattdessen in der Arbeitsmappe dargestellt. Auf diese Weise ist das Objekt im alleinigen Schreibzugriff des Bearbeiters. Abbildung 21: Postkasten in WinREG 1.9.2 AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches Über die ohnehin vorgegebene Ablagestruktur in Akte, Vorgang, Dokument werden in dieser Anforderungsgruppe die Möglichkeiten zur Definition weitere z. B. persönlicher Ablagen oder Projektgruppenablagen geprüft. WinREG realisiert die vorgegebene Objektstruktur Akte, Vorgang, Dokument. Seite 41

Die Strukturierung von Ablageordnern ist möglich. Allerdings sind diese Ablagen nicht mit Rechten verknüpft, d. h. die Zugriffsrechte eines Objekts sind nicht abhängig von der Ablage, in der das Objekt liegt. Die Verschiebung eines Objektes in eine Ablage kann nur mittels Weiterleitung erfolgen. Hierfür werden die Ablagen als Empfängerstationen in der Empfängerliste aufgenommen. Der Eintrag in der Empfängerliste ist abhängig von den Zugriffsrechten der Mitarbeiter und muss entsprechend administriert werden, so dass Ablagen ggf. transparent sind für bestimmte Nutzer. Durch die automatische Protokollierung bei der Weiterleitung eines Objekts in eine andere Ablage werden Laufwege ggf. sehr umfangreich und damit auch sehr unübersichtlich. Der Eintrag ggf. mehrerer Ablagen in der Empfängerliste macht diese für den Mitarbeiter schwerer handhabbar. Eine Projektgruppenablage kann eingerichtet werden, indem eine Projektablage neu erstellt wird und diese nur den Projektgruppenmitgliedern in den jeweiligen Empfängerlisten zugewiesen wird. Analog kann einem Bearbeiter eine persönliche Ablage eingerichtet werden. Für diese muss im Rahmen der Administration sichergestellt werden, dass nur die jeweilige Person diese Ablage in der Empfängerliste zugewiesen bekommt. Demnach ist die Einrichtung persönlicher Ablagen für alle Mitarbeiter einer Behörde mit weiterem administrativem Aufwand verbunden. In WinREG können Dokumente kopiert werden. Es handelt sich bei den Kopien nicht um echte Kopien, d. h. neue eigenständige Objekte, sondern um Referenzen auf das Original. Das Konzept der Ablage und Verwaltung von Original, Objekt und Kopie ist für den Bearbeiter gewöhnungsbedürftig und nicht intuitiv verständlich. Seite 42

Abbildung 22: Sicht auf die Aktenstruktur 1.9.3 AG 25: Recherche Recherchemöglichkeiten umfassen die Suche nach Metadaten, Verbleib, Verfügungen/Bearbeitungsschritten oder Wiedervorlagen. Eine Volltextsuche und das zugehörige Suchverfahren mit seinen Funktionalitäten sind darzustellen. Dies betrifft Suchkriterien bei Eingabe in eine Suchmaske und die Definition des Suchbereiches ebenso wie die Möglichkeit der späteren Einengung einer Treffermenge und der persönlichen Konfiguration der Anzeige des Suchergebnisses. Überprüft wird an dieser Stelle der direkte Aufruf eines Objektes aus der Treffermenge sowie die Möglichkeit der Definition von Standardauswertungen. Die Recherche nach Objekten auf Basis von Metadaten ist in WinREG möglich. Dabei stehen grundsätzlich alle notwendigen Suchkriterien zur Verfügung. Dem Bearbeiter werden stets nur diejenigen Treffer in der Trefferliste angezeigt, auf die er Zugriff hat. Der Suchbereich kann durch den Benutzer auf einen Organisationsbereich eingeschränkt bzw. erweitert werden. Auch der Verbleib von Objekten und ein bestimmter Bearbeitungsschritt kann recherchiert werden. Bei der Recherche nach einem Bearbeitungsschritt stehen für einen Vorgang jedoch weniger Felder zur Verfügung als bei der gleichen Suche auf Basis eines Dokuments. Die Recherche nach Wiedervorlagen ist in WinREG nach verschiedenen Kriterien möglich. Auch die Suche nach fremden Wiedervorlagen ist realisiert, solange es sich um Mitarbeiter der gleichen Organisationseinheit handelt. WinREG bietet z. Zt. nicht die Funktion einer Volltextrecherche in den Primärinformationen, nach Auskunft von Stella Systemhaus GmbH ist diese jedoch in Vorbereitung. Für die Metadaten ist über den MS SQL-Server eine Volltextrecherche verfügbar. Analog zur Darstellung des Arbeitskorbs (vgl. Kap. 1.9.1) erfolgt die Anzeige des Suchergebnisses als Listendarstellung, die vom Anwender in vielfältiger Form gestaltet werden kann, so dass relevante Informationen übersichtlich und anschaulich anzeigt werden können. Das Aufrufen über- und untergeordneter Objekte ist aus einem aktuell angezeigten Objekt möglich. Demnach ist ein schnelles Manövrieren zwischen den Objekten gegeben. Seite 43

Die verwendeten Suchkriterien bleiben auch nach der Recherche für weitere Suchen verfügbar. Eine erneute Suchabfrage erfolgt stets auf der gesamten Objektmenge und nicht auf Basis der Teilmenge einer ersten Trefferliste. Die Speicherung von Suchkriterien ist in der präsentierten Version 4.5 nicht möglich; die Funktionalität wurde aber in einer anderen Anwendung des Anbieters präsentiert und soll zukünftig auch in WinREG zur Verfügung stehen. In der Version 4.5 können beliebige Suchkriterien zu einer Suche verknüpft werden. Die gespeicherte Suche kann mittels Auswahlliste aufgerufen werden. Mit WinREG können Standardauswertungen vordefiniert und entsprechend ausgeliefert werden, diese sind jedoch nach der Auslieferung unveränderlich. Als Exportformate stehen MS Word oder MS Excel zur Verfügung. Ist ein Langzeitarchiv an WinREG angebunden, kann die Recherche von WinREG nicht auf dieses Archiv ausgedehnt werden. Abbildung 23: Recherchemaske für Vorgänge Seite 44

Abbildung 24: Recherchemaske für Dokumente Abbildung 25: Darstellung einer Trefferliste Seite 45

1.9.4 AG 26: Informations- und Wissensmanagement Informations- und Wissensmanagement (IWM) ist eine wichtige Aufgabe im Rahmen des E-Government. Funktionalitäten zur automatisierten Klassifikation von Inhalten sowie zur intelligenten Suche im Aktenbestand und auch ggf. über den Aktenbestand des Vorgangsbearbeitungssystems hinaus werden in dieser Anforderungsgruppe geprüft. Die Klassifikation von Dokumenten erfolgt in WinREG ausschließlich über die Formularerkennung beim Scannen mit der entsprechenden automatischen Wahl eines Dokumenttyps mit vorgegebenem Laufweg. Ein automatisiertes Klassifizierungsverfahren im Sinne des IWM existiert demnach nicht. Auch besondere Retrieveltechniken mit denen Dokumente nach bestimmten inhaltlichen Ähnlichkeitsmustern gefunden werden, sind nicht in WinREG verfügbar. Gleiches gilt für den Aufbau individueller Sichten innerhalb des Datenbestandes von WinREG. Seite 46

1.10. Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung Das DOMEA -Konzept befasst sich in einem wesentlichen Aspekt mit der Verwaltung des lebenden Schriftguts. Unabhängig davon ist es wichtig, dass die DOMEA -zertifizierten Systeme auch grundlegende Anforderungen, die sich aus dem Konzept des Bundesarchivs zur Aussonderung elektronischer Akten ergeben, erfüllen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden im Allgemeinen erfüllt. 1.10.1 AG 27: Aufbewahrungsfristen Die Aufbewahrungsfrist soll der Akte und zugeordneten Vorgängen und Dokumenten als Metainformation zugeordnet werden können. Hierfür ist die Möglichkeit der Vordefinition von editierbaren Fristen im Aktenplan vorgesehen. Neben dem Zeitpunkt der Anlage einer Akte sind weitere Daten im Lebenszyklus der Akte für die Festlegung des Aufbewahrungsfrist vorgesehen. Die Anforderungen zur Speicherung der Aufbewahrungsfristen sind gut abgebildet. Die Aufbewahrungsfrist wird in WinREG als Metainformation zur Akte gespeichert. Aufbewahrungsfristen können im Aktenplan vordefiniert werden und werden beim Anlegen der Akte in die Metainformationen editierbar übertragen. Die Festlegung der Aufbewahrungsfrist kann in WinREG zum Zeitpunkt der Anlage der Akte, zum Zeitpunkt der Z.d.A.-Verfügung und vor dem Zurücklegen in die Altregistratur erfolgen. 1.10.2 AG 28: Weglegesachen Teile des behördlichen Schriftguts, deren Inhalt keine Aktenrelevanz haben, werden nach einer bestimmten Frist (i. d. R. ein Jahr) vernichtet. Die Möglichkeit zur Markierung solcher sog. Weglegesachen sowie zur automatisierten Löschung werden geprüft. Weglegesachen werden in WinREG als Bearbeitungsstand eines Objekts oder als Verfügung definiert. Mittels beider Realisierungsvarianten können die entsprechenden Objekte recherchiert werden. Das Vernichten von Weglegesachen erfolgt nicht automatisch, sondern manuell, indem man einen Termin verfügt, zu dem das Vernichten erfolgen soll. Mittels einer Recherche nach diesem Termin kann die zu vernichtende Menge Schriftguts manuell ermittelt werden. Seite 47

1.10.3 AG 29: Aussonderung Es ist das Aussonderungskonzept des Antragstellers mit Referenz auf den vierstufigen Aussonderungsprozess elektronischer Akten darzustellen. Hierbei ist das durch RegR beschriebene Verfahren zu unterstützen. Die zugehörigen verfügbaren Metadaten sind mit den Dokumenten zu speichern. Die Anforderungen an den Aussonderungsvorgang werden durch eine zu spezifizierende Reorganisation der Speichermedien ergänzt. Die Aussonderung erfolgt über das Modul AltREG. Vorgänge, die in AltREG überstellt werden sollen, werden in WinREG in einem Metadatenfeld Zurücklegen markiert und damit automatisch in die Altregistratur übernommen. Diese Markierung kann auch gesetzt werden, wenn das entsprechende Objekt nicht Z.d.A.-verfügt ist. Die eigentliche Aussonderung im Modul AltREG erfolgt entsprechend Band 40 der KBSt-Schriftenreihe: Eine Vernichtungsvorschrift des Archivs auf Betreffseinheit-Ebene im Aktenplan kann in WinREG gespeichert werden und zur physischen Vernichtung der betreffenden Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist genutzt werden. Ein elektronisches Anbieteverzeichnis lässt sich mit WinREG erstellen. Die Generierung von Vorblatt und Liste erfolgt gemäß RegR. Das Archiv erhält über eine Web- Lösung die Möglichkeit, die angebotenen Vorgänge und Dokumente elektronisch einzusehen. Dabei beschränkt sich die Einsichtnahme auf die zur Aussonderung angebotenen Objekte. Das bewertete Anbieteverzeichnis kann nicht re-importiert werden und muss daher mit hohem Aufwand manuell eingepflegt werden Die Meta-, Bearbeitungs- und Protokollinformationen der abzugebenden Vorgänge werden als Formblätter in Word erzeugt und im Anschluss wie die Primärinformationen selbst in TIFF-Dokumente gewandelt. Die Konvertierung erfolgt standardmäßig als Makro in Word, was einen hohen Zeitaufwand bedeutet. Mittels zusätzlichem Konvertertool kann die Konvertierung beschleunigt werden. Bei der Wandlung ins TIFF-Format wird aktuell nur eine Version eines Dokumentes berücksichtigt. Nach Abschluss des Aussonderungsverfahrens erfolgt keine Reorganisation der Speichermedien. Seite 48

Abbildung 26: Listendarstellung der Aussonderungsportion in AltREG Seite 49

1.11. Hauptgruppe 7: Hilfe, Handbuch, Schulung Die Nutzung des Systems soll durch die Bereitstellung von Hilfe- und Erläuterungstexten sowie einer Online-Hilfe unterstützt werden. Diese sollen sich maßgeblich an Nutzeranforderungen orientieren. Ebenso ist für das Gesamtsystem ein nutzerspezifisch strukturiertes Benutzerhandbuch bereitzustellen. Verwaltungsspezifische Schulungsunterlagen und Inhouse-Schulungen vervollständigen den Support durch den Antragsteller. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden im Allgemeinen erfüllt. 1.11.1 AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe Die Hilfe- und Erläuterungstexte sollten komfortabel an organisatorische, funktionale oder nutzergruppenspezifische Besonderheiten angepasst werden können. Die Online-Hilfe muss in allen Anwendungssituationen verfügbar sein, um dem Benutzer auf Anforderung praktische Hilfestellung zu geben. Das WinREG-Hilfesystem ist in allen Teilsystemen, Komponenten und Modulen einheitlich gestaltet. Dabei ist die Hilfe HTML-basiert. Mit Quick-Info und einer kontextsensitiven Hilfe kann sich der Anwender schnell Klarheit zu einzelnen Fragen in der Anwendung verschaffen. Es gibt jedoch keinen Hilfeindex, in dem gesucht werden kann. Auch das Navigieren über Hyperlinks konnte in der Präsentation nicht gezeigt werden. Die Suche nach bestimmten Themen kann jedoch mittels einer Volltextrecherche in der Hilfe realisiert werden. Die Hilfetexte in WinREG weisen eine verwaltungsspezifische Terminologie auf. Erläuterungstexte können jedoch nur im Rahmen eines Customizing angepasst werden. 1.11.2 AG 31: Handbuch und Schulung Für das System wird ein umfassendes Benutzerhandbuch gefordert, dessen nutzerspezifischer Aufbau erläutert werden soll. Ergänzend sollen verwaltungsspezifische Unterlagen sowie Schulungen des Antragstellers angeboten werden. Der voraussichtliche Schulungsaufwand sowie die Unterstützung von CBTs (Computer Based Trainings) sind durch den Antragsteller nachzuweisen. Seite 50

Der Anbieter stellt für WinREG ein übersichtlich gegliedertes Handbuch zur Verfügung. Dieses ist jedoch nicht nutzergruppenspezifisch sondern funktionsorientiert realisiert. Nach Auskunft des Anbieters orientieren sich die Schulungsunterlagen an den verwaltungsspezifischen Aufgaben. Entsprechendes Wissen ist laut Aussage des Anbieters vorhanden, da ausschließlich Systeme für Kunden der öffentlichen Verwaltung entwickelt und in Betrieb genommen werden. Schulungen können von Anbieter durchgeführt werden, wobei eine Trennung in benutzerspezifische Gruppen sinnvoll erscheint. Die Angaben zur Dauer von Erstschulungen sind akzeptabel (Administration: 1 Tag, Registratur/Poststelle: 2 Tage, Bearbeiter/Führungskraft ½ Tag), nur die Schulung für Bearbeiter erscheint zu kurz zu sein. Es werden keine CBTs (computer based trainings) angeboten. Seite 51

Abbildung 27: Auszug aus dem WinREG-Handbuch (hier OrgTool) Seite 52

1.12. Hauptgruppe 8: Administration und Parametrisierung Ein Vorgangsbearbeitungssystem muss als ein behördenweit nutzbares System über ein durchdachtes Konzept zur Administration und Parametrisierung verfügen, das der Behörde die Pflege des Systems und die tägliche Aktualisierung von Nutzern, Organisationseinheiten, Zugriffsrechten etc. flexibel und einfach ermöglicht. Entsprechende Funktionalitäten werden in dieser Hauptgruppe geprüft. Ziel ist es dabei, eine Behörde möglichst unabhängig vom Lösungsanbieter hinsichtlich des laufenden Betriebs sowie der Anpassung des Systems an sich ändernde Bedürfnisse der Behörde zu machen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden im Allgemeinen erfüllt. 1.12.1 AG 32: Integrationstiefe der Administration und Administrationsaufwand Die Administration des Vorgangsbearbeitungssystems soll für die Behörde von einer zentralen Stelle aus möglich sein. Die Anforderungsgruppe prüft Funktionalitäten, die auf die Integrationstiefe der Administration und den Administrationsaufwand abzielen. Die Administration von WinREG wird in den beiden Applikationen Grunddaten und WinReg Systemer realisiert, mit denen alle Teilbereiche und Komponenten verwaltet werden. Bei einem Releasewechsel bleiben die behörden- und benutzerspezifischen Einstellungen bestehen. Das Administrationskonzept von WinREG sieht jedoch für Änderungen in der bestehenden Systemkonfiguration vor, dass diese zunächst in einem unabhängigen Testsystem vorgenommen werden, um Auswirkungen auf die Gesamtinstallation testen zu können. Für die Aktivierung der Änderungen ist anschließend eine manuelle Überführung aus dem Test- in das Produktivsystem erforderlich, was einen erheblichen administrativen Aufwand darstellt. Als Richtwert wird angegeben, dass ein Administrator ca. 150 Mitarbeiter betreuen kann. Diese Relation ist praxisgerecht und gleichzeitig vom Aufwand zu rechtfertigen. 1.12.2 AG 33: Abbildung der Aufbauorganisation Die Aufbauorganisation ist grafisch zu hinterlegen. Hierbei soll eine Über- und Unterordnung von Organisationseinheiten, eine Zuweisung von Merkmalen zu Mitarbeitern und Organisationseinheiten gewährleistet sein. Weiterhin sind administrative Funktionalitäten wie Änderung der Aufbauorganisation, Deaktivierung von Mitarbeitern, Ein- Seite 53

richtung von Projektgruppen und die Übernahme von Merkmalen aus Verzeichnisdiensten darzustellen. Das System WinREG erfüllt alle grundlegenden Anforderungen an die Hinterlegung der Aufbauorganisation mit dem Zusatzmodul Grunddaten. Die einzelnen Hierarchieebenen mit Organisationseinheiten und Projektgruppen werden Explorerartig dargestellt, so dass der Aufbau grafisch ersichtlich wird. Zu den Mitarbeitern, die verschiedenen Organisationseinheiten gleichzeitig zugeordnet werden können, und Organisationseinheiten werden alle wesentlichen Informationen als Metadaten erfasst. Ggf. erforderliche Änderungen können ergonomisch günstig eingepflegt werden. In WinREG können Mitarbeiter (z. B. aufgrund von Ausscheiden aus der Behörde) deaktiviert werden. Dabei werden Einstellungen in den Grunddaten modifiziert. Eine Weiterleitung an diesen Mitarbeiter ist anschließend nicht mehr möglich. Aktuelle Objekte, die sich noch beim entsprechenden Mitarbeiter in Bearbeitung finden, können mittels eines Org-Tools auf andere Mitarbeiter übertragen werden. Abbildung 28: Modul Grunddaten-Org.-Struktur Seite 54

Abbildung 29: Grunddaten eines Mitarbeiters 1.12.3 AG 34: Vertreterregelung Die Lösung muss ein geeignetes Konzept zur Vertretung von Mitarbeitern aufweisen, mit dem der Zugriff auf Daten eines Mitarbeiters in bekannten und unvorhersehbaren Fällen durch Vertreter möglich ist. Der Vertreterregelung in WinREG liegt das Konzept zugrunde, Vertreter stets stellenbezogen zu definieren. Da ein Mitarbeiter grundsätzlich mehrere Stellen haben kann, können entsprechend verschiedene Vertreter für die einzelnen Stellen (Rollen) definiert werden. Die Umsetzung dieses Konzepts weist erhebliche Schwächen auf: Problematisch ist, dass bei Einrichten der Vertretung dem Vertreter nicht automatisch die gleichen Zugriffsrechte wie dem zu Vertretenden eingeräumt werden. Diese müssen explizit vom Administrator gesetzt werden. Darüber hinaus kann eine Vertretung auch wahrgenommen werden, wenn der zu Vertretende in WinREG angemeldet ist. Die Aktivierung der Stellvertretung ist durch den zu Vertretenden möglich (z. B. bei Urlaub) und kann zeitlich befristet werden. Darüber hinaus ist die Aktivierung nur Seite 55

durch eine berechtigte Person möglich (Administrator), nicht jedoch durch den Vertreter selbst. WinREG protokolliert die Wahrnehmung einer Vertretung, in dem der Vertreter in Klammern hinter der zu vertretenden Person aufgeführt wird. Abbildung 30: Darstellung der aktivierten Vertretungen Abbildung 21: Laufwegdarstellung mit Wiedergabe der Bearbeitung durch einen Vertreter Seite 56