Verdingungsunterlage Aktenzeichen: tae/15/001-9915 Verdingungsunterlage 1
Struktur des Dokumentes Zur Erleichterung der Angebotserstellung erfolgt die Ausschreibung in der vorliegenden standardisierten Form, die Vollständigkeit und Vergleichbarkeit der Angebote gewährleisten soll. Im Kapitel Einführung und Vergabeverfahren wird der Gegenstand der Beschaffung kurz dargestellt. Ggfs. werden Informationen übergreifender Art enthalten sein. Im Kapitel Ausschreibungsbestimmungen werden alle Festlegungen zum Ablauf des Vergabeverfahrens dargestellt. Im Kapitel Darstellung des Bieters werden die Eignungsanforderungen und Eignungskriterien an die Bieter dargestellt. Im Kapitel Rahmenbedingungen werden alle für die Angebotserstellung relevanten Rahmenbedingungen beschrieben. Das Kapitel Leistungsbeschreibung besteht aus der Leistungsbeschreibung mit der Anlage Anl5_LV_Zusatz.xlsx, die den Bietern als Vorlage für die Preisangaben dient. Dies umfasst den Liefergegenstand und das Erbringen geforderter Dienste. Ferner befinden sich hier die von jedem Bieter zu beantwortenden Fragenkataloge. Durch die Beantwortung der Fragenkataloge legt der Bieter sein Angebot bindend fest. Im Kapitel Zahlungsmodalitäten wird die Zahlungsweise beschrieben. Das Kapitel Angebot enthält das Angebotsschreiben. Im Kapitel Anlagen werden alle Dokumente aufgeführt, die als Anlage bereitgestellt werden Abkürzungen: MVHS = Münchner Volkshochschule GmbH AG = Auftraggeberin AN = Auftragnehmer SW = Software VA = Veranstaltung(en) Verdingungsunterlage 2
Inhaltsverzeichnis Präambel... 6 1 EinfÜhrung und Vergabeverfahren... 7 1.1 Gegenstand des Auftrages... 7 1.2 Losbildung... 7 2 Ausschreibungsbestimmungen... 8 2.1 Grundsätzliche Bestimmungen... 8 2.2 Zentrale Ansprechstelle... 8 2.3 Fristenangaben... 9 2.4 Form der Angebote und deren Einreichung... 2.5 Inhalt und Aufbau der Angebote... 12 2.6 Regeln für die Angebotserstellung:... 13 2.7 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote... 14 2.8 Nebenangebote... 14 2.9 Teststellung... 14 2. Teststellungen während der Vertragslaufzeit... 15 2.11 Modellnachfolger... 15 2.12 Technologieklausel... 15 2.13 Innovationsklausel... 16 2.14 Ergonomische Richtlinie... 16 2.15 Energieeffizienz... 16 2.16 Grenzwerte für Geräte... 17 2.17 Serviceleistungen... 17 2.18 Bewertungsvorgehen... 18 2.19 Zuschlag... 18 2. Vergütung/Kostenerstattung... 19 2.21 Angabe der Vergabekammer... 19 2.22 Schutzrechte... 2.23 Zuschlagserteilung und Bindefrist des Angebotes... 2.24 Antikorruptionsklausel... 3 Darstellung des Bieters... 22 3.1 Bietereignung... 22 3.2 Referenzprojekte... 22 3.3 Deutsche Sprache... 23 Verdingungsunterlage 3
3.4 Fachkunde... 23 4 Rahmenbedingungen... 24 4.1 Allgemeine Rahmenbedingungen... 24 4.2 Systemlandschaft... 24 4.3 Zusammenarbeit mit neuem Lieferanten... 24 4.4 Technische Rahmenbedingungen - Infrastruktur und IT-Security... 24 4.5 Leistungseinschlüsse... 24 4.6 Leistungsort... 25 4.7 Zahlungsbedingungen... 25 4.8 Rechtliche Rahmenbedingungen... 25 4.9 Ansprechpartner... 25 5 Leistungsbeschreibung... 26 5.1 Allgemeines... 26 5.2 Leistungsbeschreibung... 26 5.3 Software... 27 5.4 Preisgestaltung, Nachbestellungen, Abrechnung... 28 5.5 Rechnungsstellung... 30 5.6 Produktqualität... 30 5.7 Verpackung... 31 5.8 Einsatz von Recyclingpapier... 31 5.9 Umweltgesichtspunkte... 31 5. Vertragsdauer... 31 5.11 Verbrauchsmaterial... 31 5.12 Automatische Servicemeldungen... 32 5.13 Lieferung... 32 5.14 Rücknahme am Vertragsende... 32 5.15 Ansprechpartner des Bieters... 32 5.16 Einweisung... 33 5.17 Support... 33 5.18 Dokumentation... 35 5.19 Betriebsbereitschaft:... 36 5. Technische Voraussetzungen... 36 5.21 Lieferung, Installation, Pflichtverletzungen, Vertragsstrafen und Schadensersatz... 36 5.22 Gerätestandortwechsel... 37 5.23 Rückgabe... 37 5.24 Sonderrückgabe durch neuen Standort Einstein 28 im Oktober 16... 38 5.25 Gewährleistung... 38 Verdingungsunterlage 4
5.26 Abnahme der Verwaltungs-SW... 38 5.27 Nutzung und Eigentumsrecht... 38 5.28 Haftung... 38 5.29 Liefer- bzw. Leistungsumfang... 38 5.30 Preise... 38 6 Fragenkatalog... 39 6.1 Anforderungen... 39 6.2 Fragenkatalog A - Ausschlussfragen... 39 6.3 Fragenkatalog B - Bewertungsfragen:... 44 7 Angebot... 51 7.1 Angebotsschreiben... 51 7.2 Eigenerklärungen zur Bietereignung... 52 7.3 Bestätigung der Richtigkeit in der Anl5_LV_Zusatz.xls... 52 7.4 Schlussbestimmungen... 52 8 Anlagen... 53 Verdingungsunterlage 5
Präambel Die Münchner Volkshochschule ist eine 0%ige Tochter der Landeshauptstadt München und die größte kommunale Erwachsenenbildungseinrichtung Deutschlands. Derzeit beschäftigen wir rund 360 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an mehr als 30 Standorten in München und unserem Seminarhaus Buchenried am Starnberger See. Der jährliche Umsatz aus Kurseinnahmen und Drittmittelprojekten beläuft sich auf ca. Mio. Euro. Jährlich führen wir rund 15.500 Veranstaltungen mit ca. 235.000 Kursbelegungen mit 171.000 Doppelstunden durch, die von ca. 3000 Dozentinnen und Dozenten geleitet werden. Die Veranstaltungen gliedern sich in 9 Programmbereiche und deren Fachgebiete auf, die u.a. über 150 Kostenstellen verwaltet werden. Die MVHS hat es sich zum Ziel gesetzt, zum 30.09.15 den bestehenden Gerätepark unter Anpassung der vorhandenen Funktionalitäten an aktuelle Technologien zu erneuern. (drucken, scannen, und kopieren) Betroffen hiervon sind neben der Zentrale am Gasteig vier Stadtbereichszentren und bis zu 30 Außenstellen. Im Jahr 16 wird ein neuer zentraler Standort in der Einsteinstraße 28 entstehen. Geplant ist die Zusammenführung von bis zu 7 Standorten an den Standort Einstein 28. Verdingungsunterlage 6
1 EINFÜHRUNG UND VERGABEVERFAHREN Die Münchner Volkshochschule GmbH, nachfolgend AG genannt, beabsichtigt die Vergabe eines Vertrages über die in den beigefügten Teilen dieser Ausschreibung beschriebenen Leistungen im Wege eines offenen Verfahrens gemäß VOL. 1.1 Gegenstand des Auftrages Die AG beabsichtigt die Anmietung von 142 fabrikneuen digitalen Multifunktionsgeräten und Druckern (1. Zulassung) in sieben verschiedenen Leistungsklassen (Gerätetypen) mit Netzwerkanbindung und Administrationssoftware zum Kopieren, Drucken und Scannen für die MVHS (ca. 6.000.000 Seiten s/w und ca. 4.000 Seiten farbig pro Jahr). Der Bieter und spätere Auftragnehmer übernimmt die Gesamtverantwortung für die Funktionalität und die volle Integrationsfähigkeit der angebotenen Produkte in die vorhandene und geplante EDV-Landschaft. Ebenso sichert er die Betriebssicherheit der angebotenen Produkte zu und garantiert deren Einsatzbereitschaft im vorgegebenen Zeitrahmen. Er haftet der MVHS gegenüber dafür, dass er die für die Vertragserfüllung erforderlichen Genehmigungen und Rechte besitzt und stellt die MVHS von Schadensersatzansprüchen, vertraglichen und gesetzlichen Ansprüchen Dritter, die aus dem Vertragsverhältnis oder etwaiger Unwirksamkeit entstehen, frei. Die MVHS möchte eine einheitliche technische Lösung aus Hardware und Software mit einem entsprechend leistungsfähigen und innovativen Partner integrieren. Um ein optimales Kosten-Nutzen Verhältnis zu erzielen wird ein BVB-Mietvertrag für eine Laufzeit von 60 Monaten (5 Jahre) geschlossen. Genauere Details werden in der Leistungsbeschreibung (Kapitel 5) aufgeführt. 1.2 Losbildung Eine Vergabe nach Losen ist nicht vorgesehen. Verdingungsunterlage 7
2 AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN 2.1 Grundsätzliche Bestimmungen Die ausschreibende Stelle verfährt nach Teil A der VOL "Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen", ohne dass dieser Teil A Vertragsbestandteil wird. Im Falle eines Zuschlages werden die Anforderungen aus der Verdingungsunterlage der Ausschreibung (einschließlich der Anlagen und der bekannt gegebenen Änderungen und Ergänzungen) in Verbindung mit dem Angebot (einschließlich der Ergebnisse der Zweifelsverhandlungen) der Antikorruptionsklausel die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) den BVB-Miete den EVB-IT-System-AGB den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) Bestandteil des Vertrages. Bei Unstimmigkeiten gelten diese in der vorstehenden Reihenfolge. Der Verweis auf Passagen von allgemeinen Geschäftsbedingungen oder die Beifügung eigener allgemeiner Geschäftsbedingungen seitens der Bieter ist unzulässig. Die entsprechenden Bedingungen werden in keinem Fall Bestandteil des Vertrages. Das Angebot kann gem. 25 VOL/A ausgeschlossen werden. 2.2 Zentrale Ansprechstelle Münchner Volkshochschule GmbH Lindwurmstraße 125 / Nebengebäude 80337 München Mail: ausschreibung@mvhs.de Fax: 089 / 5503744 Alle Fragen, die mit der vorliegenden Ausschreibung im Zusammenhang stehen, sind generell nur schriftlich per Mail an ausschreibung@mvhs.de zu stellen. Die Antworten auf die gestellten Fragen werden 6 Arbeitstage vor Ablauf der Angebotsfrist im Internet unter www.mvhs.de/ausschreibungen veröffentlicht. Sämtliche veröffentlichten Konkretisierungen sind Bestandteil der Verdingungsunterlagen.. Verdingungsunterlage 8
2.3 Fristenangaben Die folgende Liste gibt die Meilensteinplanung für die Beschaffung und ihr Umfeld an: Veröffentlichung der Verdingungsunterlage ab: Montag, 30.03.15 Anforderung der Verdingungsunterlage bis zum: Mittwoch, 22.04.15 Bieterfragen möglich bis: Donnerstag, 23.04.15 Beantwortung der Bieterfragen bis: Donnerstag, 30.04.15 Ende der Angebotsfrist: Freitag, 08.05.15 bis 12:00 Uhr Aufforderung zur Teststellung Dienstag, 12.05.15 Installation Teststellung in der Räumen der MVHS Freitag, 29.05.15 Abholung der Testgeräte Montag, 08.06.15 Vorabinformation Zuschlag bis zum: Dienstag, 09.06.15 Zuschlagsbekanntgabe bis zum: Dienstag, 23.06.15 Rolloutvorbesprechung Donnerstag, 25.06.15 Rollout Dienstag, 01.09.15 bis Dienstag, 22.09.15 Ende der Angebotsbindefrist Mittwoch, 30.12.15 Verdingungsunterlage 9
2.4 Form der Angebote und deren Einreichung 1. Das Angebot und alle Unterlagen sind in deutscher Sprache abzufassen bzw. zu liefern. Der Schriftverkehr mit der ausschreibenden Stelle ist in deutscher Sprache zu führen. Personen, die die Dienstleistungen vor Ort durchführen, müssen der deutschen Sprache mächtig sein. Das Angebot ist in schriftlicher Ausfertigung (ein Original) in kopierfähiger Form (ohne Prospekthüllen, Spiral- oder Klebebindungen etc.) in einem Ordner oder Schnellhefter einzureichen. Gleichzeitig ist das Angebot in digital lesbarer Form (PDF-Format) auf CD-/DVD- ROM dem schriftlichen Angebot beizufügen. Das Angebot sowie sämtliche mit eingereichten Unterlagen sind in deutscher Sprache zu verfassen. Die rechtsverbindlich zu leistende Unterschrift auf dem Angebotsschreiben (Kapitel 6) ist eigenhändig zu erbringen (z. B. keine eingescannten Unterschriften). Fehlt das digital lesbare Angebot ist der Antrag unvollständig und kann von der Bewertung ausgeschlossen werden. Sollte das elektronische Angebot inhaltlich vom schriftlichen Dokument abweichen, so gilt ausschließlich das schriftliche Angebot (Original). Die preisliche Ausweisung erfolgt in der Anlage Anl5_LV_Zusatz.xlsx. Das Angebot ist mit der Briefpost oder per Boten direkt in einem verschlossenen Umschlag zu übermitteln. Eine Angebotsabgabe per Fax ist nicht zulässig. Das Angebot muss bis zum Mittwoch, 06.05.15 bis 12:00 Uhr - bei der ausschreibenden Stelle vorliegen und den Vermerk tragen: Angebotsabgabe zur Ausschreibung Drucker- und Multifunktionsgeräten Aktenzeichen: tae/15/001-9915 - Verschlossen Nicht öffnen! Angebotsfrist: 06.05.15 bis 12:00 Uhr Die Postanschrift der Angebotssammelstelle lautet: Münchner Volkshochschule GmbH Zentrale Beschaffungsstelle z.hd. Herrn von Taeuffenbach Lindwurmstraße 125/Nebengebäude 80337 München Verdingungsunterlage
Angebote, die aus Gründen, die der Bieter zu vertreten hat, verspätet eingehen, werden nicht berücksichtigt. Angebote, deren verspäteter Eingang nachweislich durch Umstände verursacht ist, die außerhalb aller Schuld des Bieters liegen, können berücksichtigt werden. Verdingungsunterlage 11
2.5 Inhalt und Aufbau der Angebote Ein Angebot muss nach folgender Gliederung aufgebaut sein: Anschreiben des Bieters entsprechend dem beigefügten Angebotsschreiben. Der Bieter füllt das beigefügte Angebotsschreiben mit seinen Daten aus und schließt das Angebotsschreiben mit Datum, Firmenstempel und Unterschrift ab. Fragekatalog Der Fragekatalog muss vollständig beantwortet werden. Anlagen gemäß Kapitel 7 Die Dokumente mit dem Dateinamensanfang Anl1_ Anl4_ füllt der Bieter, wenn nötig mit seinen Daten aus und schließt auf jeden Fall die Dokumente mit Datum, Firmenstempel und Unterschrift ab. Die Richtigkeit und Gültigkeit der Anlage Anl5_LV_Zusatz.xls wird im Angebotsschreiben (Kapitel 6 Angebot) verbindlich bestätigt. Die oben angesprochenen Dokumente sind dem Angebot zwingend als Anlage beizufügen. Verdingungsunterlage 12
2.6 Regeln für die Angebotserstellung: Der Bieter beachtet, dass in dem Angebotsschreiben, der Anlage Anl5_LV_Zusatz.xlsx und im Fragenkatalog der durch die AG vorgegebene Text keinesfalls geändert werden darf. Sofern vom Bieter diesbezügliche Anmerkungen oder Erläuterungen für erforderlich gehalten werden, sind diese auf einer gesonderten Anlage beizufügen. Ein Verstoß gegen diese Regel kann zum Ausschluss des Angebotes führen. Die Preise sind brutto in Euro anzugeben. Der Bieter antwortet auf jede der einzelnen Fragen durch Eintragen der Antwort in das zugehörige Antwortfeld des (im Format unveränderten) Fragenkataloges. Sollte der Bieter bei frei zu formulierenden Antworten mehr Platz als im Antwortfeld zur Verfügung steht benötigen, ist ein zusätzliches Blatt mit deutlicher Kennzeichnung unter Angabe der Fragekatalognummer (z.b. B3) zulässig. Seine Antworten sollen sich ausschließlich auf die angebotene Leistung beziehen. Er fasst Hinweise oder Erläuterungen in freier, aber möglichst knapper Form ab. Er beachtet, dass Verweise auf Literatur oder auf Broschüren nur als ergänzende Informationen erfolgen dürfen. Diese Verweise können also die geforderten Antworten oder Erklärungen nicht ersetzen. Zu beachten ist, dass die unvollständige oder fehlerhafte Beantwortung des Fragenkataloges zum Ausschluss führen kann. Sofern Ausschlusskriterien (Kennzeichnung im Fragenkatalog durch A ) als Fragen formuliert sind, sind diese nur mit Ja (Kriterium erfüllt) oder Nein (Kriterium verletzt) zu beantworten. Fragen des Kriteriums A, die mit Nein beantwortet werden führen automatisch zum Ausschluss. Fragen des Fragenkataloges B (Bewertungsfragen - Kriteriengruppe B ) fließen in die Bewertung ein. Jede Frage wird mit Punkten bewertet. Es ist anzugeben, wenn für einen Gegenstand des Angebots ein Patent- oder Musterschutz besteht der vom Bieter oder anderen beantragt ist, oder der Bieter eine solche Anmeldung erwägt. Verdingungsunterlage 13
2.7 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote Die Ausschreibung ergänzende oder berichtigende Angaben werden allen Bietern mitgeteilt. Berichtigungen und Änderungen der abgelieferten Angebote, sowie die Zurückziehung eines Angebotes, können bis zum Abgabetermin bei der Angebotssammelstelle vorgenommen werden. Dies hat schriftlich zu erfolgen. 2.8 Nebenangebote Nebenangebote sind nicht zugelassen. 2.9 Teststellung Teststellung während des Vergabeverfahrens Im Rahmen des Vergabeverfahrens wird eine verifizierende Teststellung durchgeführt, wobei weder für die durchzuführenden Leistungen, noch für die zeitweise Zurverfügungstellung der Geräte eine Vergütung durch die Auftraggeberin erfolgt. In diesem Zusammenhang stellen die Bieter nach Aufforderung durch die AG jeweils ein Gerät (inkl. Zubehör) pro Leistungsklasse zum Test (inkl. Verbrauchsmaterial, ausgenommen Papier) zur Verfügung. Es werden nur diejenigen Bieter zu einer Teststellung aufgefordert, die nach der schriftlichen Angebotsbewertung auf Rang 1 und 2 liegen. Die Teststellung beinhaltet die Netzwerkintegration der Geräte in das IT-Netz der AG, die Installation der Software (Treiber und sonstige zur Nutzung der geforderten bzw. angebotenen Funktionen erforderliche Software), die Handhabung und Funktionalität des Web-Tools sowie die Einweisung der örtlichen Systemadministratoren zur Treiber- und Softwareinstallation und deren Funktionen bzw. des örtlichen Bedienpersonals in Software und Geräte. Der Bieter sichert hierbei vollen Support und Wartung zu. Die Teststellung dient der Verifikation der schriftlichen Angebote. Aufgrund dieser Verifikation kann es zu einer Änderung der Bewertung der schriftlichen Angebote (Bewertungskriterien) kommen. Im Rahmen dieser Verifikation können Mehrleistungen gegenüber den schriftlichen Angeboten keine Berücksichtigung finden. Entsprechen die bereitgestellten Testgeräte nicht den in den schriftlichen Angeboten bestätigten Ausschlusskriterien, so werden die entsprechenden Angebote ausgeschlossen. Sofern Bieter Geräte zur Teststellung liefern, die von den angebotenen Geräten in sonstiger Art und Weise abweichen, führt dies zum Ausschluss vom Vergabeverfahren. Ebenso tritt diese Folge ein, wenn die Verifikation des schriftlichen Angebots Verdingungsunterlage 14
ergibt, dass Aussagen und Darstellungen im Rahmen des Angebots nicht zutreffend sind. Auch eine verspätete oder unvollständige Lieferung zur Teststellung kann zum Ausschluss vom Verfahren führen. Die Zeiträume zur Teststellung sind im Kapitel 2.3 Fristenangabe beschrieben. Die Teststellung, mit allen Leistungen erfolgt kostenlos. 2. Teststellungen während der Vertragslaufzeit Eine Teststellung ist auch bei sich während der Vertragslaufzeit ändernden Voraussetzungen (Nachfolgemodelle für die ursprünglich angebotenen Geräte kommen zum Einsatz o. ä.) für die betroffenen Geräte jedes Mal aufs Neue vom Auftragnehmer zu leisten; dies muss im Preis enthalten sein. Insoweit gelten die oben genannten Ausführungen entsprechend, Im Übrigen ist die Auftraggeberin 2 Wochen vor Anlieferung des Testgerätes zu informieren. Das Testgerät wird bis zu acht Wochen im Vorfeld zur Verfügung gestellt, bevor das alte Gerät nicht mehr ausgeliefert werden kann. 2.11 Modellnachfolger Pro Leistungsklasse soll es während der Vertragslaufzeit möglichst wenige Modellwechsel geben. Die Modellnachfolger werden auf Wunsch der Auftraggeberin zu Testzwecken bereitgestellt. Die Auftraggeberin prüft die Geräte auf ihre Kompatibilität zu den Systemumgebungen. Die Bereitstellung der Testgeräte wird durch die Auftraggeberin nicht extra vergütet. Der Auftragnehmer liefert die Geräte zu Testzwecken an und holt sie auch wieder ab. Die Treiber für diese Geräte müssen bei der Anlieferung zu Testzwecken zur Verfügung stehen. Die Treiber werden für die MVHS-IT-Umgebung (siehe Anl9_MVHS_IT_Umgebung) zur Verfügung gestellt und können elektronisch von den Webseiten des Herstellers oder des Bieters heruntergeladen werden. Die Auftraggeberin und der Auftragnehmer stellen für technische Rückfragen im Rahmen dieser Tests einen Kontakt zur Verfügung. In der Regel reicht der Kontakt per E-Mail. Für technische Rückfragen sollte auch ein dedizierter Ansprechpartner telefonisch zur Verfügung stehen und auf Anforderung der AG vor Ort in der MVHS zur Konfiguration bereitstehen. Nach erfolgreichem Test erklärt die Auftraggeberin die technische Abnahme. Erst nach dieser Abnahme gilt das Gerät als Modellnachfolger in der vorgeschlagenen Leistungsklasse. 2.12 Technologieklausel Der Auftragnehmer muss flexibel sein und besondere Anforderungen wie z. B kleine Tischgeräte, kurzfristig andere Leistungsklassen abzurufen, Zusatzfunktionen, wie schnellere Scangeschwindigkeit und Farbscan, eine extra Anforderung wie Kartenlesegeräte größere Formate als DIN-A3+ oder DIN-A0 Verdingungsunterlage 15
Zubehör z.b. zwei Großraumkassetten zusätzlich oder andere Finisher zusätzlich schnell und umfänglich bereitstellen können. 2.13 Innovationsklausel Die Auftraggeberin kann, im Sinne einer Innovationsklausel, eine Anpassung der Geräte der jeweiligen Leistungsklasse verlangen. Der Mietpreis für die Anpassung wird vom AN neu kalkuliert. Die Innovationsklausel gilt auch in den Fällen, in denen angebotene Geräte aus unvorhersehbaren Gründen zum Lieferzeitpunkt vom Hersteller nicht mehr hergestellt und auch sonst nicht mehr bezogen werden können. Der Auftragnehmer hat dies auf Anfrage der Auftraggeberin nachzuweisen. Das darf keine preislichen Änderungen ergeben. Es gilt der Angebotsmietpreis/Klickpreis der entsprechenden Leitungsklasse. Die Auftraggeberin hat in allen Fällen das alleinige Bestimmungsrecht, festzulegen, welche der angebotenen Ersatzprodukte geliefert werden. Die angebotenen Ersatzprodukte müssen mindestens den Leistungsmerkmalen der Vorgängermodelle entsprechen. Die Auftraggeberin verifiziert die Kompatibilität innerhalb ihrer Betriebsumgebung und kann bei Nicht-Kompatibilität ein Alternativgerät fordern. Sollten die Gerätemodelle, die getestet wurden nicht mehr lieferbar sein, muss ein gleichwertiges oder höherwertiges Gerät zum Rollout zur Verfügung gestellt werden. 2.14 Ergonomische Richtlinie Die Gehäuseteile der Geräte wurden ohne halogenierten Flammhemmer hergestellt und müssen den zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Gesetzen, Verordnungen und Richtlinien insbesondere den europäischen Normen (EN), DIN-Normen, Unfallverhütungs- und Arbeitsschutzvorschriften sowie den allgemein anerkannten sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regeln entsprechen. Die Sicherheitsregeln für Büroarbeitsplätze in der im Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Fassung sind zu erfüllen. Auf folgende Bestimmungen weisen wir noch einmal explizit hin (keine abschließende Auflistung): Richtlinie 89/391/EWG, umgesetzt durch Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) Richtlinie 91/383/EWG, umgesetzt durch Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) Stellt sich nach Prüfung, z. B. durch Sicherheitsfachkräfte heraus, dass die Geräte nicht den vorstehend angeführten Vorschriften und anerkannten Regeln entsprechen, so verpflichtet sich der Auftragnehmer, die Mängel unverzüglich zu beseitigen bzw. die Geräte auszutauschen. 2.15 Energieeffizienz Die Auftraggeberin sieht diese Beschaffungsmaßnahme als Möglichkeit an, weitere Optionen zu erhalten, sich aktiv am Umweltschutz zu beteiligen. Demzufolge wird bei der Beschaffung besonderer Wert auf Umweltschutz- und Energieeffizienzaspekte gelegt. Daher wird der typische Stromverbrauch in Kilowattstunde (kwh) pro Woche für die jeweiligen Geräte im Excel-Sheet Tabelle A2 Energiematrix Hardware abgefragt. Verdingungsunterlage 16
Der in der o.g. Tabelle ermittelte Gesamtstrompreis fließt in die Preisbewertung mit ein. Zur Berechnung der Stromkosten sind pro Leistungsklasse in der Tabelle A2 Energiematrix Hardware die jeweiligen TEC-Werte pro Woche (Spalte D) einzutragen. 2.16 Grenzwerte für Geräte Die angebotenen Geräte müssen in einer Bereitschaftsphase vor Druckbeginn hinsichtlich der Emission flüchtiger Stoffe geprüft werden. Dabei muss während des Druckprozesses die Freisetzung der Gesamtmenge aller flüchtigen organischen Stoffe (Total Volatile Organic Compounds TVOC), Styrol und Benzol sowie Staub und Ozon geprüft werden. Die Einhaltung der zulässigen Höchstwerte ist durch den Auftragnehmer gegenüber der Auftraggeberin mittels Prüfbericht nachzuweisen. Alternativ kann der Nachweis auch durch Vorlage des Prüfsiegels der Zertifizierung nach Blauer Engel RAL-UZ 171 oder gleichwertig nachgewiesen werden. Bei Verwendung einer alternativen Zertifizierung ist der Nachweis zu erbringen, dass diese die Erfüllung der Einzelkriterien (zulässige Höchstwerte) sicherstellt. Prüfinstitute sind geeignet, wenn sie über die notwendigen apparativen Einrichtungen und ein Qualitätsmanagementsystem verfügen (bzw. für den Bereich dieser Prüfungen akkreditiert sind) und über die erfolgreiche Teilnahme an einschlägigen Rundversuchen oder Vergleichsmessungen ihre Befähigung zur Durchführung dieser Prüfungen nachgewiesen haben. Gleiches gilt für Prüflaboratorien der Hersteller. 2.17 Serviceleistungen Da die meisten Hersteller bei Hardware, welche nicht aus dem offiziellen Vertriebskanal bezogen wurde, keinen Service gewähren, ist es wichtig, dass sämtliche Geräte beim Hersteller für Service-Zwecke zur Verwendung in der Bundesrepublik Deutschland registriert sind. Aus Gründen eines voraussichtlich langen Lebenszyklus der Systeme ist bis zur Hälfte der Vertragslaufzeit ausschließlich Neuware (Originalherstellerware) anzubieten. In der zweiten Hälfte der Vertragslaufzeit (ab dem 31. Monat) können durch den Auftragnehmer generalüberholte Gebrauchtgeräte angeboten werden zum ursprünglichen Basismietpreis. Hardware im Sinne dieser Leistungsbeschreibung umfasst die Geräte, einschl. der zum Betrieb benötigten Systemsoftware, sowie Zusatzeinrichtungen gem. Herstellerspezifikation, die im Vertrag aufgeführt sind. Der Auftragnehmer muss die beschriebenen Serviceleistungen (Kapitel 5.17 Support) bis zum Ablauf des Vertrages ab dem Lieferzeitpunkt erbringen. Die abgerufenen Geräte und sonstige mit diesen Geräten in Zusammenhang stehenden Serviceleistungen sind an jedem Standort der Auftraggeberin zu erbringen. Die einzelnen Lieferadressen werden dem Auftragnehmer zusammen mit dem Rolloutplan bekannt gegeben. Diese Regelung umfasst auch zusätzliche Standorte, die zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht bekannt sind und der Auftraggeberin dann organisationsbezogen zugeordnet sind. Verdingungsunterlage 17
2.18 Bewertungsvorgehen Preisbewertung: Die in der Anlage Anl5_LV_Zusatz.xlsx, angegebenen Preise werden für die gesamte Laufzeit des Vertrages von 5 Jahren ermittelt. Der günstigste Anbieter erhält die volle Punktzahl von 1.0 Punkten. Der zweitgünstigste Anbieter erhält die Punkte im Verhältnis. Genaue Informationen zur Preisbewertung werden im Kapitel 2.19 Zuschlag erläutert. In der Preisbewertung werden folgende Faktoren berücksichtigt: Gesamtmietpreis aller Geräte Kalkulatorischer Klickpreis aller Geräte Energiekosten aller Geräte Leistungsbewertung (A und B-Fragen) Sollten Fragen im Fragenkatalog, die als Ausschlusskriterium gekennzeichnet sind (A) mit Nein beantwortet werden oder die geforderte Mindestanforderung nicht erfüllt werten, findet keine weitere Bewertung mehr statt und das Angebot wird vom Verfahren ausgeschlossen. Sind alle Ausschlusskriterien mit Ja beantwortet, findet eine Auswertung der Bewertungsfragen (B) nach folgendem Schema statt: Alle B-Fragen (Leistungsbewertung) ergeben die maximale Punktzahl von 1.0 Punkten. Die Antworten werden ausgewertet und die erreichten Punkte addiert. 2.19 Zuschlag Der Zuschlag entfällt auf das Angebot, welches im Rahmen einer Nutzen/Kosten Bewertung für die AG das beste Ergebnis bietet und somit als das wirtschaftlichste Angebot gilt. Die Bewertung der Angebote erfolgt mittels der folgenden Gewichtung: - Preisbewertung max. Punktzahl - Gewichtung mit 60 % - Leistungsbewertung (B-Fragen) (65 Fragen - max. Punktzahl Punkte - Gewichtung mit 40 %) Preisbewertung: Der Preis setzt sich zusammen wie in der Anlage Anl5_LV_Zusatz.xlsx Blatt Z2 Energiematrix und Blatt Z3 Preisblatt beschrieben. Die Preisbewertung erfolgt nach folgender Berechnung: Verdingungsunterlage 18
(günstigster Preis : gebotener Preis) = Faktor Faktor * höchstmögliche Punktzahl = zu vergebene Punkte Beispiel: Die maximale Punktzahl erhält der Bieter mit dem günstigsten Angebot. Wenn z.b. der günstigste Bieter einen Preis von 0.000,- bietet, erhält dieser 1.0 Punkte. Wenn der Zweite 250.000.- angeboten hat, erhält dieser 960 Punkte usw. (günstigster Preis) 0.000.- / (gebotener Preis) 250.000,- = 0,8 (Faktor) Faktor 0,8 * (höchste Punktzahl) = 960 Punkte Leistungsbewertung: In der Leistungsbewertung sind 65 Fragen zu beantworten mit einer maximalen Punktzahl von 1.0 Punkten. Gesamtbewertung: (Punkte Preisbewertung * Prozent Gewichtung) + (Punkte Leistungsbewertung * Prozent Gewichtung) Beispiel: (1.0 Preisbewertung * 0,6 (60% Gewichtung) = 7 + (1.0 Leistungsbewertung * 0,4 (40% Gewichtung) = 480 = 1.0 Gesamtpunktzahl Haben mehrere Bieter die gleiche Punktzahl erreicht, entscheidet das Losverfahren. Beim Losverfahren wird jeweils ein Vertreter der punktgleichen Bieter zur Ziehung der Lose eingeladen. 2. Vergütung/Kostenerstattung Für die Erstellung des Angebotes wird keine Vergütung gewährt. 2.21 Angabe der Vergabekammer Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern - Bayerstrasse 30 D-80335 München Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de Verdingungsunterlage 19
2.22 Schutzrechte Die Verdingungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebots verwendet werden; jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne ausdrückliche Genehmigung der AG untersagt. Der Bieter hat - auch nach Beendigung der Angebotsphase - über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten. 2.23 Zuschlagserteilung und Bindefrist des Angebotes Die Entscheidung über den Zuschlag wird voraussichtlich bis zum Dienstag, 23.06.15 erfolgen. Der Zuschlag wird schriftlich mitgeteilt. Die Gültigkeit des Angebotes (Bindefrist) hat sich bis zum Mittwoch, 30.12.15 zu erstrecken. 2.24 Antikorruptionsklausel 1. Der Auftragnehmer (AN) oder seine Beauftragten dürfen Personen, die bei der Münchner Volkshochschule GmbH mit Aufgaben auf dem Gebiet der Planung oder Beschaffung betraut sind, weder unmittelbar noch mittelbar Vorteile im Sinne des 331 des Strafgesetzbuches anbieten, versprechen oder gewähren. Diese Verpflichtung gilt auch für alle künftigen Geschäftsbeziehungen. Sie gilt auch für Unterauftragnehmer. 2. Handelt der AN der Verpflichtung nach Absatz 1 zuwider, hat er eine Vertragsstrafe in Höhe von v. H. des (nach Zuwiderhandlung) vereinbarten Vertragspreises zu zahlen. Kommt es nach einer Zuwiderhandlung zu weiteren Aufträgen oder zu Unteraufträgen, sind bei der Berechnung der Vertragsstrafe auch alle weiteren Aufträge und Unteraufträge innerhalb von 5 Jahren einzurechnen. 3. Bei der Berechnung der Vertragsstrafe bleiben Aufträge außer Betracht, bei denen der AN nachweist, dass die Zuwiderhandlung nach allgemeiner Lebenserfahrung nicht geeignet war, den Auftrag oder die Aufträge unmittelbar oder mittelbar zu beeinflussen. In diesem Zusammenhang hat die AG dem AN auf Verlangen alle zur Beweisführung erforderlichen Unterlagen und Informationen aus ihrem Verantwortungsbereich zur Verfügung zu stellen, die nach bekannt werden der Zuwiderhandlung erteilt werden. 4. Auch das Gewähren eines Tätigkeitsverhältnisses, das arbeitsrechtlich bzw. dienstrechtlich als eine Nebentätigkeit oder eine Ruhestandstätigkeit zu bewerten ist, kann ein unzulässiger Vorteil i. S. von Absatz 1 sein. Daher verpflichtet Verdingungsunterlage
sich der AN, vor der Vereinbarung jeder Nebentätigkeit, einschließlich Gutachtertätigkeit, mit einem Angehörigen der AG, sich von dieser eine Unbedenklichkeitsbescheinigung seiner Dienststelle vorlegen zu lassen. Ferner verpflichtet sich der AN, einem Arbeitnehmer der AG im Ruhestand, der nicht länger als fünf Jahre im Ruhestand ist, nur dann eine Tätigkeit zu übertragen, wenn ihm dieser hierfür eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der AG vorliegt. Bei Arbeitnehmern der AG im Ruhestand, die mit Vollendung des 65. Lebensjahres in den Ruhestand treten, beträgt die Frist drei Jahre. 5. Ist die Tätigkeit in der Unbedenklichkeitsbescheinigung unter Auflagen zugelassen worden, hat der AN die Auflagen zu beachten. Im Falle der Zuwiderhandlung gegen Absatz 4 ist eine Vertragsstrafe zu zahlen, die entsprechend Absatz 2 und 3 festgesetzt wird. 6. Bei der Vergabe von Unteraufträgen verpflichtet sich der AN, mit dem Unterauftragnehmer die in den Absätzen 1 bis 5 enthaltenen Regelungen mit der Maßgabe zu vereinbaren, dass die AG Begünstigte des Vertragsstrafenversprechens ist. 7. Die 339-345 des Bürgerlichen Gesetzbuches finden auf die Vertragsstrafen nach den Absätzen 2 und 5 keine Anwendung. 8. Das Recht der Auftraggeberin zur Kündigung und zum Rücktritt bleibt unberührt. Verdingungsunterlage 21
3 DARSTELLUNG DES BIETERS 3.1 Bietereignung Die Auftraggeberin beabsichtigt die beschriebene Leistung an einen geeigneten, leistungsfähigen und zuverlässigen Bieter zu vergeben. Zur Beurteilung dieser Kriterien werden folgende Unterlagen benötigt: Darstellung der Umsatzentwicklung der letzten drei Jahre. (Anl1_Bietereignung) Bitte bestätigen Sie, dass Ihr Unternehmen einen Jahresumsatz bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand von mindestens jeweils 1.500.000 Euro pro Jahr hat Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Subunternehmern werden die Angaben für die Wertung addiert. Angaben die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss Ihres Angebotes führen. Nachweis über den Eintrag im Berufs-/Handelsregister (vom AN beizufügen) Aktuelle Bescheinigung über die Zahlung von Steuern (Finanzamt, Steuerberater) Aktuelle Bescheinigung über die Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung der gesetzlichen Sozialbeiträge Erklärung über die Einhaltung aller Vorschriften des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit im Angebotsschreiben (Kapitel 6.2 Eigenerklärungen zur Bietereignung) Aktuelle Bescheinigungen dürfen maximal 6 Monate alt sein. 3.2 Referenzprojekte Bitte bestätigen Sie, dass Sie drei Referenzprojekte der letzten 3 Jahre bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand vorweisen können. Hierbei muss mindestens ein Projekt mit vergleichbarem Auftragsvolumen und vergleichbarer organisatorischer und prozessualer Komplexität durchgeführt worden sein. Die Referenzprojekte sind gemäß folgender Vorgaben bei Ihrem Angebot darzustellen. Angaben die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss Ihres Angebotes führen. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Referenzen beim angegebenen Referenzkunden zu prüfen. Bitte füllen sie die Anl1_Bietereignung.pdf entsprechend aus. Bei Zuschlagserteilung kommt es zum Vertragsabschluss zwischen der Münchner Volkshochschule GmbH und dem ausgewählten Bieter, der damit alleiniger Ansprech- Verdingungsunterlage 22
partner bei Problemen oder Haftungsfragen wird, auch wenn er Subunternehmer einsetzt. Die Bieter benennen im Angebot eventuelle Subunternehmen sowie den Leistungsumfang, den sie durch solche erbringen lassen wollen. Jeder Wechsel von Subunternehmen ist im Vorfeld anzuzeigen. Die MVHS behält sich die Ablehnung von ungeeigneten, nicht leistungsfähigen oder unzuverlässigen, nachträglich eingesetzten Subunternehmern vor. 3.3 Deutsche Sprache Alle im Projekt eingesetzten Mitarbeiter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen und im Projekt anwenden. 3.4 Fachkunde Bitte stellen Sie dar, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung in Ihrem Unternehmen implementiert wurden. Geben Sie vorhandene Nachweise über Zertifizierungen bzw. sonstige Nachweise geprüfter Qualitätssicherungssysteme an. Hiermit sind Hersteller-, Produkt und Qualitätsmanagementsysteme (DIN ISO9001 oder gleichwertig) gefragt. Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung insgesamt auf max. 2 DIN A4 Seiten, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5. Verdingungsunterlage 23
4 RAHMENBEDINGUNGEN 4.1 Allgemeine Rahmenbedingungen Zweck der Ausschreibung ist die Neubeschaffung von Druckern, Multifunktionsgeräten und Service. Der Vertragspartner auf der Auftragsgeberseite ist die Münchner Volkshochschule GmbH. Der Vertragspartner für die zu beschaffenden Leistungen wird im Zuge der laufenden Ausschreibungen ermittelt. 4.2 Systemlandschaft Als Grundlage für einen stabilen Betrieb der Gerätelandschaft muss die infrastrukturelle Umgebung der MVHS berücksichtigt werden. Die Umgebung ist in den Anlagen im Dokument Anl9_MVHS_IT_Umgebung dargestellt. 4.3 Zusammenarbeit mit neuem Lieferanten Die Rollout- und End-of-Life-Planung erfolgt gemeinsam mit der MVHS. Auf eine aktive Unterstützung bei der Vorkonfiguration wird verwiesen. 4.4 Technische Rahmenbedingungen - Infrastruktur und IT-Security Die MVHS stellt hohe Ansprüche an die Stabilität, Sicherheit und Erweiterbarkeit ihrer IT-Landschaft. Der Anspruch wird sichergestellt durch weitgehende Stabilisierung und Standardisierung der IT-Infrastruktur unter Berücksichtigung des Datenschutzes und der Datensicherheit. Bei der Beschaffung von Gerätschaften oder Implementierung von Softwareprodukten wird deshalb hinsichtlich der technischen Rahmenbedingungen darauf geachtet, dass die Standard-IT-Infrastruktur der MVHS ohne Anpassungen stabil und betriebsbereit bleibt. Die anzuschaffenden Geräte müssen die in der Anlage Anl9_MVHS_IT_Umgebung aufgezeigte Betriebsumgebung ohne Anpassung unterstützen. 4.5 Leistungseinschlüsse Die angegebenen Preise schließen alles ein, was der Bieter zur Erfüllung seiner Lieferund Leistungspflicht an den vereinbarten Leistungsorten benötigt. Die Kosten für das Erbringen aller genannten Leistungen müssen in den Preisen enthalten sein. Verdingungsunterlage 24
4.6 Leistungsort Leistungsorte sind: Münchner Volkshochschule GmbH Kellerstrasse 6 81667 München und weitere 27 Standorte in München, Grünwald und Berg Leoni (Starnberger See). Alle während der Vertragslaufzeit neu hinzukommenden Standorte sind ebenfalls eingeschlossen. 4.7 Zahlungsbedingungen Die Zahlung der beauftragten und erbrachten Lieferungen/Leistungen incl. Schulung erfolgt nach erfolgreicher Abnahme der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems. Sollte es zu Lieferverzögerungen kommen, werden nur die bereits abgenommen Einzelsysteme vergütet. Die Rechnung wird quartalsmäßig rückwirkend gestellt. Das Zahlungsziel ist 30 Tage nach Rechnungsdatum. 4.8 Rechtliche Rahmenbedingungen Die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz (BDSG, BayDSG) sind einzuhalten. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Festplatten bei Rückgabe der Geräte gem. Datenschutzrichtlinien zu löschen. Diese datenschutzgerechte Löschung ist mit einem Protokoll nachzuweisen 4.9 Ansprechpartner Die AG nennt dem Bieter einen Ansprechpartner und dessen Stellvertreter, die für Angelegenheiten, Fragen und Probleme während des Zeitraumes der Nutzung zuständig sind. Der AN nennt der AG einen Ansprechpartner und dessen Stellvertreter, die für alle Angelegenheiten, Fragen und Probleme während des Zeitraumes der Nutzung zuständig sind. Verdingungsunterlage 25
5 LEISTUNGSBESCHREIBUNG 5.1 Allgemeines Die nachfolgenden Ausführungen enthalten eine detaillierte Leistungsbeschreibung des Liefergegenstandes, Lieferumfangs und aller zu erbringenden Leistungen. 5.2 Leistungsbeschreibung Anmietung von 142 fabrikneuen digitalen Multifunktionsgeräten und Druckern (1. Zulassung) in sieben verschiedenen Leistungsklassen (Gerätetypen) mit Netzwerkanbindung und Administrationssoftware zum Kopieren, Drucken und Scannen für die MVHS (ca. 6.000.000 Seiten s/w und ca. 4.000 Farbe pro Jahr; kalkulatorische Größe für die Bieter). Diese Mengenangaben können über- oder unterschritten werden und stellen keine Obergrenze bzw. Mindestabnahmemenge dar. Der Bieter und spätere Auftragnehmer übernimmt die Gesamtverantwortung für die Funktionalität und die volle Integrationsfähigkeit der angebotenen Produkte in die vorhandene und geplante DV-Landschaft. Ebenso sichert er die Betriebssicherheit der angebotenen Produkte zu und garantiert deren Einsatzbereitschaft im vorgegebenen Zeitrahmen. Er haftet gegenüber der MVHS dafür, dass er die für die Vertragserfüllung erforderlichen Genehmigungen und Rechte besitzt und stellt die MVHS von Schadensersatzansprüchen, vertraglichen und gesetzlichen Ansprüchen Dritter, die aus dem Vertragsverhältnis oder etwaiger Unwirksamkeit entstehen, frei. Eine Kurz-Bedienungsanleitung (A4/A3 Format) in deutscher Sprache ist für jedes aufgestellte Gerät zur Verfügung zu stellen. Die Bedienungsanleitung muss die wichtigsten Tastaturhinweise und Displayinformationen in deutscher Sprache bzw. mit eindeutigen Symbolen beinhalten und erklären. Grundsätzlich müssen alle Dokumente in deutscher Sprache verfasst und in digitaler Form (pdf oder docx- Format) zur Verfügung gestellt werden. Verdingungsunterlage 26
5.3 Software Ab Testbeginn müssen die geforderten Softwarefunktionalitäten zur Verfügung stehen. Für deren Einsatz müssen die angebotenen Systeme technisch vorbereitet sein. Alle eingesetzten Softwareprodukte sind Bestandteil der Gerätemiete. Alle Upgrades, Patches oder Ähnliches werden während der gesamten Vertragslaufzeit kostenlos zur Verfügung gestellt. Flottenmanagementsoftware Die Flottenmanagementsoftware kann als Software oder als Web-Tool zur Verfügung gestellt werden und muss dem Stand der Softwareergonomie entsprechen. Folgende Informationen und Funktionen muss die Flottenmanagementsoftware unterstützen: Modelbezeichnung, Seriennummer, Standort, Ansprechpartner am Standort, Leitungsklasse, Zubehör, festgelegte Serviceintervalle, automatischer Abruf des Verbrauchsmaterials, Verbrauchsdaten (Druck, Kopierer, Scanner) getrennt nach s/w und Farbe und Anzeige der Ausfälle oder der Technikereinsätze. Über die o.g. Informationen kann auf Wunsch der AG eine E-Mail an den Ansprechpartner am Standort gesendet werden. Dort, wo die Geräte nicht in das Backbone der AG eingebunden sind, kann der Zählerstand oder die Verbrauchsmaterialbestellung telefonisch, per E-Mail oder Web-Interface des Auftragnehmers seitens der Anwender übermittelt werden. Die am Markt üblichen Fleet Management Systeme sind modular aufgebaut. Der Lieferant berät über die Module anhand der Anforderungen und leistet Unterstützung bei der Implementierung. Folgende Punkte sind aus heutiger Sicht vordringlich: Die Flottenmanagementsoftware-Zugänge müssen unterschiedliche Userberechtigungen unterstützen. Folgende Reports werden im Rahmen des Flottenmanagements abgefragt und können per Mail automatisch und turnusmäßig bestimmten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Controlling der Rechnung (es muss auf jeden Fall eine Verbrauchsprüfung nach Abrechnungszeitraum nach Eingabe Anfangs-/Enddatum) Terminbezogen Gerätebezogen Verbrauchsmaterial soll automatisch von den Geräten angefordert werden. Des Weiteren sollte eine E-Mail an den Auftragnehmer oder an einen Gerätebeauftragten innerhalb der MVHS-Standorte möglich ist. Das Controlling muss ebenfalls über die Flottenmanagementsoftware möglich sein. Verdingungsunterlage 27
Daten der Geräte, d. h. die Daten, die die Geräte automatisiert an den Auftragnehmer bzw. Hersteller melden, werden für die gesamte Vertragsdauer archiviert, d. h. stehen für Reports zur Verfügung. Follow-Me-Printing Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Geräte der LK 1,2,3 die technischen Voraussetzungen für das sogenannte Follow-me-printing aufweisen. Dies bedeutet, dass die Geräte standardmäßig über die notwendigen Schnittstellen für Kartenlesegeräte verfügen oder nachgerüstet werden können. Die Kartenlesegeräte können optional dazu bestellt werden und unterstützen die handelsüblichen Karten. Die Lizenzgebühren für die erforderliche Software sollen nicht Teil des Angebotes sein, sondern mit der Aufrüstung der Kartenlesegeräte kalkuliert werden. 5.4 Preisgestaltung, Nachbestellungen, Abrechnung Der Preis für die Geräte und Drucker setzt sich zusammen aus einem monatlichen Grundmietpreis, dem Zubehörpreis und einem sogenannten Preis pro Seite. Der Grundmietpreis beinhaltet alle Kosten für: - das Gerät - den An- bzw. Abtransport frei Verwendungsstelle - die Installation - Netzwerkanbindung (inkl. Hard- und Software, Treiber, Kabel usw.) - Inbetriebnahme - die Einweisung des Bedienpersonals inkl. Bedienungsanleitung - die Urheberrechtsabgabe - alle eingesetzten Softwareprodukte (Softwarekosten, Installation, Lizenzgebühren, Einweisung des Bedienpersonals, Wartung, Support, Deinstallation, Updates und weitere dazugehörige Softwareprodukte) - spätere Updates der Treiber und sonstigen verwendeten Software (z.b. OCR- Scansoftware); der AN sichert hierbei den vollen Support und Wartung zu. - 30 Umzüge ( Umzüge innerhalb einer Liegenschaft und Umzüge zwischen diversen Liegenschaften) In dem Grundmietpreis dürfen keine Freikopien enthalten sein; er darf für jeden Gerätetyp unterschiedlich sein. Der Zubehörpreis setzt sich aus dem Zubehör des jeweiligen Gerätes zusammen. Sollte weiteres Zubehör während der Vertragslaufzeit bestellt werden, gilt der in der Anlage Anl5_LV_Zusatz.xlsx angegebene Zubehörpreis. Der Preis pro Seite beinhaltet alle Kosten für: - Wartung (Technikerservice, Inspektion, Wartung, Reinigung, Instandsetzung inkl. Verschleiß- und Ersatzteile) - Verbrauchsmaterial (z.b. s/w- und Farbtoner, unabhängig von Schwärzungsgrad bzw. Farbdeckung, Resttonerbehälter usw.), jedoch ohne Papier und Strom Verdingungsunterlage 28
Der Preis pro Seite darf für jeden Gerätetyp unterschiedlich sein, ebenso wird bei den dafür in Frage kommenden Gerätetypen unterschieden zwischen s/w- und Farbseite. Eine DIN A3-Seite zählt zwei DIN A4-Seiten. Eine Farbseite darf nicht nach den 4 einzelnen Grundfarben (CMYK), sondern muss als eine Seite abgerechnet werden. Es dürfen nur gefertigte (gedruckte bzw. kopierte) Seiten abgerechnet werden; für Scans sowie Dateierstellung z.b. PDF, JPEG, TIFF usw. dürfen keine gesonderten Kosten (kein Klick ) erhoben werden. Der Zubehörpreis beinhaltet alle Kosten für das Zubehör, für den An- bzw. Abtransport frei Verwendungsstelle, für die Installation, für die Einweisung des Bedienpersonals inkl. Bedienungsanleitung. Scans zählen nicht als Klicks und dürfen nicht gesondert berechnet werden. Heftklammern bzw. Heftdraht werden extra berechnet und müssen in der Anlage Anl5_LV_Zusatz.xlsx gesondert angegeben werden. Der angegebene Preis gilt für die gesamte Vertragslaufzeit. Für zusätzlich während der Vertragslaufzeit benötigte Geräte und Zubehör (Nachbestellungen) wird der monatliche Grundmietpreis für die Nachbestellung ermittelt mit der Berechnungsformel monatlicher Grundmietpreis x Vertragslaufzeit : Restlaufzeit. Der ursprüngliche Preis pro Seite gilt auch für nachbestellte Geräte. Im Übrigen müssen die Angebotspreise für die gesamte Vertragslaufzeit Gültigkeit haben. Der Preis gilt auch bei optionaler Verlängerung. Nachbestellungen von Geräten und Zubehör müssen innerhalb einer Frist von vier Wochen nach Eingang beim AN ausgeführt sein. Bis 30 Monate vor Vertragsende müssen fabrikneue Geräte (1. Zulassung), danach sollen generalüberholte Gebrauchtgeräte zum Anfangs-Basismietpreis geliefert werden. Sollte ein vertraglich angebotenes Gerät nicht mehr zur Verfügung stehen, sind Nachfolgemodelle mit denselben oder höheren Leistungsmerkmalen nach folgender Formel zu liefern: Grundpreis pro Monat lt. Vertrag x Laufzeitmonate / Restlaufzeit. Nicht mit der Miete abgegolten sind solche Instandsetzungsarbeiten, die nachweislich wegen unsachgemäßer Behandlung durch die MVHS erforderlich werden. Den Nachweis hat der AN zu führen. Abgerechnet wird zum Kalendervierteljahr (31.03., 30.06., 30.09. und 31.12.) und für das jeweils vorangegangene Quartal. Die Rechnungsstellung erfolgt jeweils als Sammelrechnung. Die Seitenzahl muss an Hand von Zählerstandsmeldungen oder ähnlichen Verfahren nachprüfbar sein. Das Zählwerk darf weder durch den AG noch durch den AN rückstellbar sein. Nur für die Angebotsauswertung wird das bei den einzelnen Gerätetypen angegebene zu erwartende Seitenvolumen zu Grunde gelegt; eine Mindestseitenzahl wird jedoch nicht gewährleistet. Es werden nur die tatsächlich gefertigten Seiten vergütet, Verdingungsunterlage 29
wobei die Abfrage der angefallenen Seiten zentral mit Hilfe der Administrationssoftware zu erfolgen hat. 5.5 Rechnungsstellung Die Zahlung der beauftragten und erbrachten Lieferungen/Leistungen erfolgt nach Gesamtabnahme der Systeme incl. der eingesetzten Softwareprodukte und nach Eingang der prüffähigen Rechnung mit vollständiger Vorlage von bestätigten Liefer- /Leistungsnachweisen, innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum. Die Abrechnung erfolgt jeweils zum Vertragsquartalsende (letzter Kalendertag eines Monats). Der Mietpreis und der Klickpreis werden jeweils im Nachhinein für das abgelaufene Vertragsquartal beglichen. Angefallene Kosten für Umzüge werden jeweils monatlich im Nachhinein berechnet. Die Rechnungen müssen aus Gründen der Prüfbarkeit folgendermaßen aufgebaut sein: Seite 1 Zusammenfassung der Geräte pro Leistungsklasse mit folgenden Feldern: Vertragsnummer, Leistungsklasse, Model, Anzahl Geräte, Gesamtmietpreis LK, Gesamtpreis Zubehör, Abrechnungszeitraum, Anzahl Seitenverbrauch, Seitenverbrauch in ; Seite 2 Grundmiete pro Gerät, Seitenpreis s/w und Farbe, Zubehörpreis pro Zubehör, Aufschlüsselung pro Gerät: Seriennummer, Model, Standort, Raum, Zubehör, Gesamtpreis Zubehör, Zählerstand von:, Zählerstand bis:, Seitenverbrauch, Gesamtpreis Seitenverbrauch SW und Farbe, Umzugspreis (sofern erfolgt). Alle Rechnungen sind in Papierform zu erstellen und an die folgende Adresse zu richten: Münchner Volkshochschule GmbH Postfach 801164 81611 München 5.6 Produktqualität Es sind fabrikneue digitale Geräte (1. Zulassung) zu liefern. Der AN verpflichtet sich, einzelne Geräte bei häufigen Störungen (sog. Montagsgeräte, als Richtwert gelten 4 nicht vom Anwender verursachte Störungen pro Monat; den Nachweis hat der AN zu führen) im Rahmen des laufenden Vertrages innerhalb von vier Wochen nach Aufforderung durch die MVHS kostenlos gegen Neugeräte auszutauschen. Sollte dem AN zum Zeitpunkt des Austausches ein vertraglich angebotenes Gerät nicht zur Verfügung stehen, sind Nachfolgemodelle mit denselben oder höheren Leistungsmerkmalen ohne Berechnung von Mehrkosten zu verwenden. Dasselbe gilt für das Zubehör incl. Unterschränken. Verdingungsunterlage 30
5.7 Verpackung Für die Verpackung sind umweltverträgliche und die stoffliche Verwertung nicht belastende Materialien zu verwenden (z.b. Kartonagen). Die Transportverpackung (z.b. Paletten, Folien usw.) ist sofort vom Lieferanten zurückzunehmen. 5.8 Einsatz von Recyclingpapier Die Funktionsfähigkeit der Geräte muss auch bei ausschließlicher Verwendung von Recyclingpapier nach DIN EN 12281 (früher DIN 19309) gewährleistet sein. 5.9 Umweltgesichtspunkte Die Umweltdatenblätter zur Leistungsbeschreibung sind für jeden angebotenen Gerätetyp gesondert auszufüllen. Angebote, bei denen für das jeweilige Gerät keine der dort genannten Fragen mit ja beantwortet werden kann, werden bei der Wertung nicht berücksichtigt (KO-Kriterium). 5. Vertragsdauer Der Mietvertrag wird voraussichtlich beginnend mit dem 01..15 für eine Dauer von 60 Monaten abgeschlossen und endet am 30.09.. Die Verträge enden grundsätzlich nach Ablauf der vereinbarten Vertragsdauer, einer zusätzlichen Kündigung bedarf es hierzu nicht. Eine Verlängerung um 12 Monaten zu gleichen Vertragsbedingungen ist möglich und muss bis spätestens 31.03. schriftlich durch den AG dem AN angezeigt werden. Nach Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit sind die angelieferten Geräte innerhalb von 14 Kalendertagen kostenlos abzubauen und abzutransportieren. 5.11 Verbrauchsmaterial Bestellungen für Verbrauchsmaterial müssen innerhalb von 2 Arbeitstagen nach Eingang beim Auftragnehmer (Meldung muss vor 15:00 Uhr eingegangen sein) an den Standort des Systems geliefert sein. Diese Meldungen können telefonisch, per E-Mail oder Internet (Web-Tool) und automatisch beim Auftragnehmer eingehen. Die Lieferung hat frei Verwendungsstelle zu erfolgen und muss im Preis enthalten sein. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur kostenfreien Rücknahme des Leerguts und sorgt für dessen Wieder-/Weiterverwendung bzw. ordnungsgemäße Entsorgung. Der Auftraggeber wird vom Auftragnehmer über den Verfahrensablauf der Rücknahme in geeigneter Form unterrichtet. Bei größeren Organisationseinheiten besteht teilweise die Möglichkeit, dass der Auftragnehmer entsprechende Sammelbehältnisse zur Verfügung stellt. Verdingungsunterlage 31