Leistungsbeschreibung zur Digitalisierung von Findmitteln der Stiftung Archiv der Parteien und Massenorganisationen der DDR und der Abteilung DDR I. Leistungsumfang... 1 II. Struktur der Einträge... 2 a) Karteikarten... 2 b) Findbücher... 3 III. Format der Erfassung... 4 IV. Technische Anforderungen... 6 V. Qualitätssicherung... 7 Anlagen Findmittel SAPMO (Mengengerüst)... 9 Findmittel Abt. DDR (Mengengerüst)... 10 Beispiele (Kartei)... 11 Beispiel (Findbuch)... 13 Beispiel Plakatsammlung (Fotos)... 14
1 I. Leistungsumfang 1. Für die SAPMO sind ca. 36.890 Einträge (Datensätze) von acht Findbüchern bzw. Verzeichnissen 1 digital in Textform zu erfassen; hinzukommen die Einträge von ca. 12.756 Karteikarten (Format A5 und A6) (Anl. 1a). Auf den Findbuchseiten befinden sich in der Regel jeweils die Angaben zu mehreren Verzeichnungseinheiten (Datensätzen). Die Karteikarten beinhalten jeweils die Angaben zu einem Datensatz. Auf ca. 1.000 Karteikarten sind zusätzlich zu den Eintragungen Fotografien aufgeklebt. Diese sollen digital aufgenommen werden. Für die Abt. DDR sind ca. 24.900 Datensätze von Karteikarten (Format A6) zu übernehmen (Anl. 1b). Die Karteikarten gehören zu zwei Karteien. Die einzelnen Karten beinhalten jeweils die Angaben zu einem Datensatz oder (bei Serien) die Angaben zu mehreren Datensätzen; teilweise müssen mehrere Karteikarten zu einem Datensatz zusammengefasst werden. Die Einträge sollen für eine elektronische Weiterverarbeitung in archivischen Erfassungssystemen, für Präsentationen, für Ausdrucke und für die Aufbereitung zu Online-Findmitteln genutzt werden. Es handelt sich in der Regel um Unikate, die als alleinige Findmittel zu Archivgutbeständen dienen. 2. Bei den Findbüchern und den Karteien der SAPMO beträgt die durchschnittliche Zeichenzahl pro Datensatz 250 (bei 36.890 Datensätzen) und 200 (bei 12.756 Datensätzen). Für die Erfassung entspricht das einer Zahl von ca. 11.773.700 Zeichen. Die Mehrzahl der Einträge ist maschinenschriftlich. Der Anteil handschriftlicher Karten beträgt ungefähr 700, entsprechend ca. 165.000 Zeichen. Bei den Karteien der Abt. DDR beträgt die durchschnittliche Zeichenzahl pro Karteikarte 200 (bei 14.200 Karteikarten) und 320 (bei 10.700 Karteikarten). Für die Erfassung entspricht das einer Zahl von ca. 6.264.000 Zeichen. Der Anteil handschriftlicher Karten beträgt ungefähr 14.900, entsprechend ca. 3.064.000 Zeichen. 3. Für einen Teil der Bestände DY 24 und DY 34 liegen als Findmittel bereits Da-
2 teien in MidosaXML vor. Die Einträge der hier genannten Findbücher zu diesen Beständen (11.351 Datensätze) müssen in diese MidosaXML-Dateien strukturell eingeordnet werden. 4. Die Daten müssen zeichengenau nach der Vorlage erfasst werden. Silbentrennungen sollen nicht übernommen werden. 5. Teilweise sind pro Verzeichnungseinheit weitere, nicht in den Findmitteln vorhandene Angaben standardmäßig zu ergänzen. Diese Angaben werden für den jeweiligen Bestand konkret vorgegeben. a) Karteikarten II. Struktur der Einträge 1. Bei den Karteikarten handelt es sich um speziell für die archivische Verzeichnung vorgegebene Vordrucke im A6-Format bzw. A5-Format. (Anl. 2a-c) 2. Die Struktur der Angaben auf den Karteikarten folgt einem einheitlichen Grundmuster. In einzelnen Karteien ist diese Struktur nach Hausregeln in einigen Details modifiziert worden. Die Modifikationen gelten in der Regel einheitlich für die ganze Kartei/Teilkartei. Für die Bestände und Teilbestände wird eine Musterkarteikarte mit Erläuterung geliefert. 3. Vorhandene Vordruckbezeichnungen sollen nicht übernommen werden. 4. In einzelnen Feldern einer Karteikarte, etwa bei Signaturen, können mehrere Angaben der gleichen Art auftreten. Bei der Erfassung sollen alle Eintragungen aufgenommen werden. 5. Während für die Bestellnummer und die Provenienzstelle in der Regel bestimmte Felder auf der Karteikarte vorgesehen sind, kann das Hauptfeld der Karte mehrere Angaben enthalten. Standardmäßig befinden sich dort der Aktentitel oder, wenn mehrere Karteikarten zu einer Verzeichnungseinheit gehören, die Inhaltsangabe zu Teilen der Verzeichnungseinheit. Dazu können An- 1 Findbücher und Verzeichnisse werden nachfolgend unter der Bezeichnung Findbücher zusammengefasst.
3 gaben zu Serien bzw. Bandfolgen kommen, die als solche umgesetzt werden müssen. Der Aktentitel kann ergänzt sein durch im Layout abgesetzte Vermerke, die oft Einleitungsbezeichnungen wie Enthält, Darin o. ä. tragen, oder durch Bemerkungen. Diese Angaben müssen mit erfasst werden. In der Regel finden sich im Hauptfeld der Karte eine oder mehrere Datumsangaben. Hier muss unterschieden werden zwischen Angaben, die in den Aktentitel oder Enthält-Vermerk integriert sind und solchen, die die Laufzeit der Akte näher beschreiben. Letztere müssen als separate Angabe erfasst werden. Dazu können Angaben zu Serien und Bandfolgen kommen, die als solche umgesetzt werden müssen. 6. Die Karten sind zum Teil beidseitig beschrieben. In einigen Fällen setzt sich der Text über mehrere Karten fort, die teilweise mit Büroklammern zusammengefügt und/oder durch Fortsetzungsvermerke gekennzeichnet sind. Er soll dann im Zusammenhang erfasst werden. 7. Die Vorlagen haben unterschiedliche Qualität hinsichtlich der Beschreibstoffe. Die Schrift kann etwas verblasst sein. b) Findbücher 1. Die Struktur der Angaben im Findbuch entspricht dem einheitlichen Muster eines dreispaltigen Findbuches mit Archivsignatur, Titel, Enthält-Vermerk und Laufzeit. (Anl. 3) Die Anordnung der Spalten und der Inhalte kann in einzelnen Findbüchern modifiziert sein. Die Modifikationen gelten in der Regel einheitlich für das ganze Findbuch. Für die einzelnen Findbücher wird jeweils ein Muster mit Erläuterung geliefert. 2. Vorhandene Vordruckbezeichnungen sollen nicht übernommen werden. 3. Zu einem Datensatz können mehrere Angaben der gleichen Art auftreten. Bei der Erfassung sollen alle Eintragungen aufgenommen werden. 4. Für die Bestellnummer und die Laufzeit gibt es in der Regel jeweils eine gesonderte Spalte; Aktentitel und Enthält-Vermerk befinden sich meist in einer gemeinsamen Spalte. Die Angaben zu Serien und Bandfolgen müssen als solche umgesetzt werden. Die Angaben zur Klassifikation befinden sich entwe-
4 der auf Vorblättern zu den jeweiligen Gruppen oder sie sind auf jeder Seite in einem Kopffeld ausgewiesen. III. Format der Erfassung 1. Von den Karteikarten der Abt. DDR und der SAPMO sind von Vorder- und Rückseite Images einzuscannen. Die Images sind im JPG-Format mit 8 Bit Graustufen und einer Auflösung von 300 dpi mit Bildoptimierung herzustellen. Die Herstellung und Übersendung eines Papierausdruckes oder einer Kopie der Karten durch die Bedarfsträgerin ist ausgeschlossen. Auch eine Erstellung von Papierkopien durch die Auftragnehmerin als Zwischenschritt ist nicht möglich. Die durch das Einscannen der Karten vor der Texterfassung entstandenen Images der Karteikarten mit Vorder- und Rückseite sollen für eine Qualitätssicherung und für eine etwaige Mängelbeseitigung bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist bei der Firma bereitgehalten werden. Über eine evtl. weitere Verwendung durch die Bedarfsträgerin wird eine eigene Vereinbarung getroffen. Die Images sollen der Bedarfsträgerin zeitgleich mit den XML-Dateien auf DVD zur Verfügung gestellt werden. Die Ablage der Images auf den DVD folgt der jeweiligen Klassifikation der Kartei und der Reihenfolge der Karteikarten innerhalb der Klassifikationspunkte. Die Dateinamen der JPGs werden in Absprache mit der Bedarfsträgerin erstellt. Über die Images wird eine eigene Dokumentation erstellt, die die Formate der Images und die Anordnung auf den Speichermedien nachweist. 2. Von den Findbüchern der SAPMO werden keine Images gefertigt. Soweit vorhanden, dienen die Word-Dateien als Grundlage zum Abschreiben. Alle anderen Findbücher werden im Original übergeben. Es handelt sich hierbei um hochwertiges Archivgut, d. h. um unersetzliche Unikate. Hier ist ein Höchstmaß an Sorgfalt beim Transport und beim Abschreiben notwendig. Die Auftragnehmerin stellt schriftlich dar, wie sie die technische Unversehrtheit und innere
5 Ordnung/Vollständigkeit der Findmittel von der Übergabe durch die Bedarfsträgerin bis zur Rückgabe an dieselbe gewährleistet. 3. Auf ca. 1.000 Karteikarten sind zusätzlich zu den Eintragungen Fotografien aufgeklebt (Anl. 4). Diese sollen digital abfotografiert werden mit einer Auflösung von 200 dpi. Die Bildgröße soll der des jeweiligen Fotos auf der Karteikarte entsprechen. Die Bilder sollen jeweils in Leserichtung gespeichert werden. Die Images dieser Fotos sind in einem Verzeichnis auf einer gesonderten DVD abzulegen. Aus dem Dateinamen muss eindeutig die Zugehörigkeit zur Signatur hervorgehen. 4. Der Text der Vorlagen ist in der vorliegenden Form und Schreibweise zu übernehmen. In Zweifelsfällen dient als schreibtechnische Grundlage die alte Rechtschreibung und der Duden. Die Darstellung von Satzzeichen, Zwischenräumen (Leerzeichen) und anderen Zeichen erfolgt auf der Grundlage der DIN- Norm 5008 (2001), soweit in der jeweiligen Erläuterung nichts anderes festgelegt ist. Die Abkürzungen werden in der vorgefundenen Form beibehalten. Monatsnamen sind einheitlich wie folgt darzustellen: Jan., Febr., März, Apr., Mai, Juni, Juli, Aug., Sept., Okt., Nov., Dez. 5. Die Angaben auf den Vorlagen werden nach Vorgaben der Bedarfsträgerin durch regelmäßig wiederholte Angaben ergänzt, die für die Weiterverarbeitung erforderlich sind. 6. Die Erfassung soll mit XML-Tagging nach der Midosa-DTD erfolgen. 7. Die gelieferten Dateien sollen den Zusammenhang bei zusammengehörenden Karten sowie die vorgefundene Reihenfolge widerspiegeln und eine Weiterverarbeitung in einer Datenbank ohne Informationsverlust ermöglichen. 8. Zwischenkarten innerhalb der Karteien bestimmen die Zuordnung der Karten zu den Klassifikationspunkten. Sie sollen miterfasst und mit den entsprechenden Tags als Gliederungsebenen und Überschriften gekennzeichnet werden. Die Zugehörigkeit nachfolgender Karten zu der gleichen Gliederungsgruppe soll erkennbar bleiben. Dazu wird bei jeder Karte zusätzlich zu den Eintragungen die Notation von der Zwischenkarte wiederholt. Entsprechend ist mit den Findbüchern zu verfahren. Die Angaben zu den Klas-
6 sifikationspunkten befinden sich entweder auf Vorblättern zu den jeweiligen Gruppen oder sie sind auf jeder Seite in einem Kopffeld ausgewiesen. 9. Eine Fehlerfreiheit der Übereinstimmung der erfassten Texte sowie des Taggings mit der Vorlage von 99,98 % soll garantiert werden. Die Inhalte müssen exakt zugeordnet werden. Die Auftragnehmerin muss schriftlich festlegen, welche Fehlerfreiheit garantiert werden kann. Die garantierte Fehlerfreiheit für die Signaturen soll ausdrücklich hervorgehoben werden. 10. Die Auftragnehmerin liefert mit den erfassten Daten eine Dokumentation der Dateien, in der die Identifikation der jeweils erfassten Karteien bzw. Findbücher und die Formate beschrieben sind. Darin sind die Dateinamen, das Format und der Umfang sowie die Software, mit der sie erstellt wurden, benannt. IV. Technische Anforderungen 1. Erforderliche Hardware und Software werden durch die Auftragnehmerin gestellt. 2. Die Herstellung der Images der Karteikarten und der Fotos erfolgt durch die Auftragnehmerin in Räumen des Bundesarchivs in Berlin-Lichterfelde. Durch die Auftragnehmerin beschäftigte Personen erhalten im erforderlichen Umfang zu den Regelarbeitszeiten des Bundesarchivs Zutritt zu den Diensträumen, in denen die Karteien aufgestellt sind. Die Findkarteien dürfen nur kurzzeitig aus der Benutzung genommen werden. 3. Die Auftragnehmerin ist frei in der Wahl der Verfahren der Erfassung. Bevorzugt wird ein Verfahren, bei dem die Karten in den Diensträumen der Bedarfsträgerin mit einem Einzugsscanner beidseitig erfasst werden. Die Auftragnehmerin kann OCR, Abschreibeverfahren oder kombinierte Varianten einsetzen. Die Bieter benennen und beschreiben in ihrem Angebot das von ihnen eingesetzte Verfahren. 4. Eine Stempelung der Vorlagen soll nach Möglichkeit nicht erfolgen. Ist dies aus technischer Sicht erforderlich, so ist die Art und der Umfang im Angebot darzustellen. Generell ist die Art und der Umfang jeder auf den Karten/ Findbuchsei-
7 ten anzubringenden Kennzeichnung vor Beginn der Arbeiten mit der Bedarfsträgerin abzustimmen. 5. Für das Tagging ist die MIDOSA-Findbuch-DTD zu verwenden. Sie steht nebst Beschreibung im Internet unter der Adresse http://www.midosa.de für jeden Bewerber als Download zur Verfügung. 6. Die Anbieter sollen ein Konzept vorlegen, wie mit dem Unterschied von Sachakten (je ein Titel pro Akte) und Serienakten (ein Titel für mehrere Akten mit Unterscheidung nach Bänden) entsprechend den Möglichkeiten der einzusetzenden MIDOSA-DTD umgegangen werden kann. 7. Die Korrektheit der XML-Dateien muss abgeprüft sein. Die korrekte Anwendung der MIDOSA-DTD soll auch darüber nachgewiesen werden, dass die Daten in die MidosaXML-Erfassungsoftware übernommen werden können und in den dafür vorgesehenen Feldern abgebildet und weiterverarbeitet werden können (Online-Generierung und Druckmanuskript). 8. Die Sichtung der Findmittel vor Angebotsabgabe ist notwendig. V. Qualitätssicherung 1. Die Auftragnehmerin gewährleistet für alle Phasen der Herstellung die Qualitätssicherung und die Einhaltung des Datenschutzes. Sie verantwortet eine frühzeitige Erkennung von Mängeln sowie deren rechtzeitige und wirksame Korrektur. Über ergriffene Maßnahmen führt die Auftragnehmerin ein Protokoll, das für die Endprüfung jederzeit zur Verfügung steht. Sie legt mit dem Angebot ein Konzept für die Qualitätssicherung vor. 2. Der Bedarfsträger wird zunächst ca. 5.000 Datensätze als Teilleistung in Auftrag geben und diese nach Fertigstellung einer Prüfung unterziehen. Nach Abschluss dieser Prüfung und nur bei positivem Ergebnis kann die restliche Leistung erbracht werden. 3. Ergeben sich im Zusammenhang mit der Texterfassung Probleme, deren Lösung durch die Auftragnehmerin zu einer fehlerhaften Darstellung von Informa-
8 tionen führen könnte, so ist eine sofortige Abstimmung mit der Bedarfsträgerin herbeizuführen. Eine geeignete Form ist die Übersendung der Frage zusammen mit dem betreffenden Scan per Mail. 4. Die Auftragnehmerin gewährleistet durch eine Endprüfung die vertragsgemäße Beschaffenheit der Daten. 5. Die Bedarfsträgerin behält sich vor, Güteprüfungen vorzunehmen und sich von ergriffenen qualitätssichernden Maßnahmen zu überzeugen. 6. Den Angeboten sind Referenzen für bisherige Leistungen mit dem Einsatz von XML beizufügen. Dabei soll die weitere Verwendung der XML-Daten beschrieben und Namen sowie Telefonnummern von Ansprechpartnern beim jeweiligen Auftraggeber genannt werden. Ebenfalls beigefügt werden sollen Informationen über Erfahrungen bei der Umsetzung mehrstufig klassifizierter Karteien.
9 Findmittel SAPMO Anlage 1a Bestand Findmittel 2 Word-Datei Anzahl Datensätze davon Handschriften Zeichen pro Datensatz Bemerkungen 1 DY 16 NDPD Findbuch ja 6.300 0 250 2 DY 24 FDJ Findbuch - 8.400 500 250 muss in vorhandene Datei eingepasst werden 4 DY 30 SED, Informationen des Politbüro des ZK Findbuch ja 8.233 0 250 5 DY 30 SED, Informationen des Sekretariats des ZK Findbuch ja 2.552 0 250 6 DY 34 FDGB Findbuch - 2.951 0 250 muss in vorhandene Datei eingepasst werden 7 DY 60 DBD Findbuch - 5.683 0 250 8 DY 79 Gewerkschaftshochschule Findbuch - 771 0 250 9 SgY 30 Erinnerungen Findbuch ja 2.000 0 250 10 PlakY 1-12 Plakatsammlung Kartei (A6, A5) - 12.756 200 200 49.646 700 11.773.700 11 PlakY 1-12 Plakatsammlung - Fotos 1.000 sind auf den Karteikarten aufgeklebt 1.000 2 Findbücher und Verzeichnisse sind unter der Bezeichnung Findbücher zusammengefasst.
10 Findmittel Abt. DDR Anlage 1b Bestand Findmittel Word-Datei Anzahl Datensätze davon Handschriften Zeichen pro Datensatz Bemerkungen 1 DE 1 Staatliche Plankommission Kartei (A6) - 14.200 14.200 200 müssen zuvor eingescannt werden 2 DO 1 MdI, Stab/Org. (Weisungen) Kartei (A6) - 10.700 700 320 müssen zuvor eingescannt werden 24.900 14.900 6.264.000
Beispiele (Kartei) 11 Anlage 2a [Bestandssign. vorl. Signatur] [Provenienz bzw. Gliederungspunkte] [Bestandssign., endgültige Signatur] [alte Signatur oder Aktenzeichen] [Aktentitel] [Laufzeit] [Enthält-Vermerk und/oder Bandangaben] Anlage 2b [Bestandssign.] [Provenienz] [Aktensignatur] [Aktentitel] [Laufzeit] [Enthält-Vermerk
12 Anlage 2c [Bestandssign.] [Provenienz] [Aktensignatur] [Inhalt Tagesordnungspunkt] [TOP-Nr.] vom [Datum] [mit/ohne Vorlage] [Vorlagen-Nr.]
13 Anlage 3 Beispiel (Findbuch) [Bestandssign.] [1 Klassifikationspunkt] [1.1 Klass.-unterpunkt] [1.1.1 Klass.-unterunterpunkt] [Serientitel] [Laufzeit] [Laufzeit] [Sign.] [Band] [Laufzeit] [Sign.] [Sign.] [Band] [Enthält-Vermerk]: [Band] [Enthält-Vermerk] [Laufzeit] [Laufzeit] [Sign.] [Aktentitel [Enthält-Vermerk] [Laufzeit]
Beispiel Plakatsammlung (Fotos) 14 Anlage 4