Schnelleinstieg in den Umgang mit dem System webcrm ist ein erprobtes und bewährtes Online CRM-System, das von vielen Tausend Anwendern weltweit erfolgreich eingesetzt wird. Unsere Kunden bestätigen uns, dass webcrm ihnen dabei hilft, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.
Inhaltsverzeichnis Einführung - Willkommen bei webcrm!...3 Hauptmenü...5 Benutzer anlegen...6 Firmen und Kontakte...8 Aktivitäten... 10 EMails... 11 Verkaufschancen Vertriebspipeline... 13 Einfache Anpassung... 14 Erstellung eigener Berichte... 17 Datenimport... 19 Die Menüs in der Übersicht... 20 webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 2
Einführung - Willkommen bei webcrm! Diese Schnellstart-Anleitung wurde entworfen, um neuen Anwendern zu helfen, den Einstieg in die Arbeit mit dem webcrm-system möglichst einfach zu machen. Falls Sie detailliertere Informationen benötigen, so stehen dafür ein umfangreiches Online-Handbuch, als auch ausführliche Anleitungen für bestimmte Spezialthemen - wie z.b. den Import von Daten - zur Verfügung. Das System ist einfach zu konfigurieren und schnell einsetzbar. Im Falle spezieller Anforderungen helfen Ihnen aber auch gerne die Berater unserer lokalen Vertriebsbüros weiter, die dazu eine Reihe zusätzlicher Dienstleistungen anbieten. webcrm bietet die folgenden Hauptmodule: Module und Funktionen Firmen (Organisations): Die zentrale Funktion von webcrm. Zur Abspeicherung aller Informationen, inklusive aller Funktionen für Organisationen. Kontakte (Persons): Personen oder Kontakte, die einer Organisation angehören. Jeder Organisation können Sie einen oder mehrere Kontakte zuordnen. Hinweis: Wenn Sie eher mit Einzelpersonen, als mit Firmen zu tun haben, informieren wir Sie auch gerne über unsere B2C (Business-zu-Consumer)-Version. Aufgaben (Activities): Mit webcrm können Sie Ihre Kontakte auf einfache Weise mit Aktivitäten und Tätigkeiten verknüpfen und damit sicherstellen, dass diese Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten. Die Anzeige einer kompletten Historie von Notizen ist dabei genauso möglich wie die Eintragung von Terminen und der Versand von EMails alles aus einer Dialogmaske heraus. Aufgaben unterscheiden sich insofern von Terminen, als dass diese Aktivitäten zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen und zeitlich nach vorne oder nach hinten verschoben werden können. Termine dagegen haben ein fest definierten Beginn und ein definiertes Ende. Aufträge und Zeitkonten (Deliveries and Timesheets): Verwalten Sie Aufträge und halten Sie den tatsächlichen Zeitbedarf für damit zusammenhängende Tätigkeiten nach Projekten und Projektphasen fest. Verkaufschancen und Umsatzziele (Opportunities & Budgets): Durch die Verwaltung von Verkaufschancen behalten Sie die Vertriebspipeline nach Vertriebsgebiet, Vertriebsteams, individuellen Mitarbeitern und Produkten im Blick. Hier lassen sich auch Umsatzziele anlegen, was Ihnen eine kombinierte Übersicht Ihrer Verkaufschancen, Aufgaben und Aufträgen/Umsätzen im Verhältnis zu den festgelegten Umsatzzielen gibt. Berichte (Overviews (Reports)): webcrm ermöglicht Ihnen auf einfache Weise die Erstellung von Berichten, ohne dabei zuerst den Umgang mit komplexen Berichtstools erlernen zu müssen. Berichte lassen sich zu den verschiedensten Bereichen des Systems erstellen: Aufgaben, Verkaufschancen, Kontakte oder Kalender. Kalender (Calendar): Pflegen Sie die in- und externen Termine aller Benutzer in einem einzigen Kalender. Fügen Sie Notizen und Dokumente hinzu. Produkte (Products): Ein hochflexibles Modul für die Speicherung verschiedenster Informationen z.b. installierte Softwareprodukte, Trainingskurse, Vertragsdetails oder auch Rechnungsdaten aus dem Buchhaltungssystem. Dokumente und EMails (Documents and EMails): Dieses Modul unterstützt den Einsatz mehrfacher Vorlagen und erlaubt Ihnen dadurch, die verschiedensten Informationen in einem einheitlichen und ansprechenden Format zusammenzuführen. Verschickte und erhaltene EMails werden den Kontakten zugeordnet und abgespeichert. Outlook Integration (Outlook Integration): EMails mit Outlook. Synchronisiert Kontakte, Termine, Aktivitäten und webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 3
Einige der Module sind optional und unsere lokalen Mitarbeiter können Ihnen bei der Entscheidung, welche Module für Sie sinnvoll sind, helfen. Wichtiger Hinweis: Gehen Sie Schritt für Schritt vor und übertreiben Sie es am Anfang nicht. Wenn Sie keine existierenden Daten importieren, lassen sich die ersten Schritte extrem schnell durchführen. Wir raten Ihnen aber in jedem Falle, zu Beginn nur die Funktionen im System verwenden, die Sie auch wirklich benötigen machen Sie sich zunächst mit den grundsätzlichen Funktionen vertraut und steigern Sie dann die Anforderungen. Wenn Sie sich die ersten 3 Male am System anmelden, sehen Sie den folgenden Bildschirm: Hier können Sie den Inhalt und die Reihenfolge der Informationen auswählen, die im Hauptmenü angezeigt werden sollen. Die meisten Optionen dabei sind selbst-erklärend; sollten Sie trotzdem mehr Informationen benötigen, dann konsultieren Sie bitte unsere Online- Dokumentation. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 4
Hauptmenü Das Hauptmenü ist Ihre Zentrale zu allen webcrm-funktionen. Es kann auf die folgenden Arten angepasst werden: Einbindung einer Grafik am oberen Rand (z.b. Firmenlogo oder -banner) Anzuzeigende Fenster und die Reihenfolge im Hauptmenü Die in den Fenstern anzuzeigenden Daten Zeichensatzgröße, Bildschirm und Farbe der Knöpfe Diese Einstellungen können durch Navigation zu Konfiguration und dort zu Grundeinstellungen und Layout verändert werden. Über die Hauptleiste haben Sie Zugriff auf alle webcrm Hauptfunktionen: Aufgaben (Activities) Firmen (Organisations) Verkaufschancen (Opportunities) Aufträge (Deliveries) Kalender (Calendars) Suchen Das Textsuche-Feld erlaubt eine Wildcard -Suche nach Firmen, Kontakten oder Telefonnummern über die Eingabe eines Teils des gesuchten Namens/der gesuchten Nummer. Sie können auch eine Beginnt mit -Suche durch Aktivierung der Checkbox neben dem Suchfeld starten. Die Checkbox wird nach Rückkehr zum Hauptfenster oder Verlassen des Systems wieder auf eine Wildcard- Suche zurückgesetzt. Diese Suchfunktionen erlauben Ihnen, Firmen und Kontakte auch dann zu finden, wenn Sie sich nur an einen Teil des Namens erinnern können. Das Gleiche trifft auf Telefonnummern zu. Abhängig von der Art, in der Sie Ihren Bildschirm und Ihre Fenster eingerichtet haben, erscheinen die Suchergebnisse dann im Bereich Letztes Suchergebnis. Danach können Sie die Ergebnisse dann vergleichen, die richtige Organisation oder Person auswählen und den entsprechenden Datensatz aufrufen. Zusätzliche Knöpfe Ihre Umsatzziele Zur Änderung der persönlichen Benutzereinstellungen Options-Knöpfe Wenn Sie auch die optionalen Module für Web-Integration und Eingehende EMails (Inbound Email) oder Zeitaufzeichnungen (Time Recording) aktiviert haben, werden auch noch folgende Knöpfe angezeigt: EMails verarbeiten Zeitaufzeichnungen webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 5
Benutzer anlegen Das Anlegen eines Benutzers in webcrm ist kinderleicht. Vom Hauptmenü aus navigieren Sie zu Konfiguration und selektieren dann in der Menüleiste den Punkt Benutzer. Dadurch wird eine Übersicht der aktuell schon angelegten Benutzer angezeigt: Zugriffsebene Nach Klicken auf Benutzer anlegen sehen Sie den folgenden Bildschirm: Obligatorische Felder sind: Name Initialen (werden in den webcrm- Protokollen verwendet) EMail Anmeldename Passwort (min 5 Zeichen!) Zugriffsebene (des Benutzers) Gebiete Andere Felder wie z.b. GSM und Telefon können auch in Email-Vorlagen integriert werden, deshalb sollten Sie diese auch ausfüllen. Sie können für jeden Benutzer ein oder mehrere individuelle (benutzerdefinierte) Gebiete zuordnen. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie mit mehreren Vertriebsmitarbeitern mit eigener Gebietsverantwortung arbeiten und möchten, dass ein jeweiliger Mitarbeiter auch nur Zugriff auf die Daten in seinem Vertriebsgebiet erhält. Jeder Benutzer kann einer Benutzergruppe angehören was die jeweiligen Sicherheitseinstellungen und die Zugriffsrechte des Benutzers beeinflusst. Im Online-Handbuch erfahren Sie mehr über Benutzergruppen. Im Allgemeinen ist diese Funktion allerdings nur für große Unternehmen relevant. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 6
Benutzer-Anmeldedaten versenden Wurden die Benutzerdetails abgespeichert, sehen Sie am oberen Bildschirmrand das folgende Menü: Diese Optionen dienen dazu, dem neuangelegten Benutzer seine Anmeldedaten per EMail zuzusenden, die Anmeldehistorie anzuzeigen und neue direkte Zugänge einzurichten. Beachten Sie bitte, daß Sie nach Anlegen oder Bearbeiten von Benutzerdaten auf das Symbol EMail mit Anmeldedaten verschicken klicken müssen, um dem Benutzer ein Link zuzusenden. Hinweis: Wir empfehlen Ihnen dieses EMail erst dann zu versenden, wenn Sie die Bearbeitung oder das Neuanlegen wirklich abgeschlossen haben um nicht mit vorerst nur teilweise angelegten Benutzerkonten durcheinander zu kommen. Nach dem Erhalt der EMail mit den Anmeldeinformationen gibt es übrigens zwei Wege, sich als Benutzer im webcrm-system anzumelden: Via ein Browser-Link (entweder abgespeichert unter Favoriten, oder als Verknüpfung auf dem Desktop) oder Login via die Website http://www.webcrm.com webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 7
Firmen und Kontakte Jeder Benutzer des webcrm-systems wird im Normalfalle Firmen und Kontakte verwenden. Es ist allerdings möglich, die Bezeichnungen der Hauptteile des Systems an eine persönliche und im eigenen Unternehmen verwendete Terminologie anzupassen und z.b. Firmen in Organisationen und Kontakte in Personen umzubenennen. Eine Anleitung dazu finden Sie in diesem Handbuch im Kapitel Einfache Konfiguration oder in der Online-Dokumentation des Systems. In Ihrem neuen System ist ein Firmendatensatz der von webcrm schon eingetragen; weitere können wie im Folgenden beschrieben, über den Menüpunkt Firma anlegen in der Sektion Firma angelegt werden. Danach erscheint die folgende Maske: Zum Anlegen eines neuen Datensatzes geben Sie einfach die entsprechenden Daten in die relevanten Felder ein. Die Objekte in den Listenfeldern (dropdown), sowie die angezeigten Felder lassen sich ändern und exakt auf Ihre eigenen Anforderungen anpassen. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Einfache Konfiguration dieses Handbuchs und in der Online-Dokumentation. Eine Änderung oder Neueingabe müssen Sie immer mit einem Klick auf Speichern abschließen. Wurde der Datensatz abgespeichert, können Sie über den Punkt Hauptansicht (einen Knopf am oberen Rand des Eingabefensters) zum Hauptmenü zurückkehren. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 8
Danach gelangen Sie zu folgendem Bildschirm: Von hier aus können Sie sich Informationen aus all den anderen webcrm-modulen anzeigen lassen. Um z.b. eine neue Kontaktperson anzulegen, klicken Sie einfach auf Kontakt anlegen. Eingabe- Nun erscheint die folgende maske: Auch hier ist die Eingabe der entsprechenden Informationen kinderleicht und selbsterklärend. Tragen Sie alle Daten ein und klicken Sie auf Speichern. Hinweis: Wie bei allen Hauptmodulen von webcrm können Sie auch hier neue Felder zufügen, bestimmte Systemfelder ausblenden und das Modul umbenennen. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 9
Aktivitäten Aufgaben sind ein sehr effizienter Weg, Ihre Aktivitäten und Tätigkeiten in Bezug auf Firmen zu verwalten. Die Verwendung von Aufgaben kann bei einer Vielzahl von Aktivitäten helfen z.b. bei: Telemarketing Lead Management (Verwaltung von Kundenkontakten) Vertriebsaktivitäten Kundendienst Planung und von Veranstaltungen webcrm erlaubt es, jede Aufgabe als laufenden Prozess zu behandeln, bietet dabei eine zentrale Stelle für den Zugriff auf alle notwendigen Funktionen und spart damit Zeit bei der Erledigung jeder Tätigkeit. Hier können Sie: Kommentare hinzufügen die Historie anzeigen bis zu 15 eigene angepasste Datenfelder anlegen Dokumente beifügen und zusammenführen EMails versenden Personen bearbeiten oder anlegen Termine koordinieren Aufgaben als Teil Ihres Geschäftsprozesses mit Firmen und Aufträgen verknüpfen Eine häufige Kundenaussage ist Rufen Sie doch in einer Woche nochmal an. Bei webcrm entspricht dies einem Mausklick auf den Knopf +7 und die Tätigkeit wird um sieben Tage (unter Beachtung des Wochenendes) nach hinten verschoben. Bevor Sie das Datum für die Folgetätigkeit festlegen, werden Sie in der Regel im Feld Protokolleintrag noch einen kurzen Kommentar über den Sachverhalt eintragen oder die Folgetätigkeit eintragen. Ihr Kommentar wird inklusive ihres Namens und dem aktuellen Datum im Datensatz abgespeichert. Falls Sie intern noch weitere Informationen beifügen und dafür noch zusätzliche Felder benötigen oder andere Auswahllisten definieren möchten, erklären wir Ihnen weiter hinten in dieser Anleitung. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 10
EMails Die EMail-Funktionalität von webcrm ist hochflexibel. EMails lassen sich aus den meisten Modulen des Systems versenden. Jede EMail wird als Teil des Datensatzes zum Kontakt oder der Firma abgespeichert, so dass sich andere Benutzer den Kontext ansehen können. Falls Sie eine bestimmte EMail nicht im webcrm-system abspeichern möchten, können EMails aber auch direkt aus dem Kontaktdatensatz über Outlook versendet werden. Wir empfehlen, Ihnen wichtige EMails aus dem webcrm-system heraus zu schreiben. Diese Vorgehensweise bietet die folgenden Vorteile: Verwendung von EMail-Vorlagen und Möglichkeit der Zusammenführung Verwendung von standardisierten Dokumenten als Dateianhänge schneller Versand von E-Mails aus allen webcrm-modulen heraus Einbeziehung beliebiger Personen oder webcrm-benutzern in EMails EMails, die Sie aus dem webcrm heraus entwerfen, werden über unsere Server versandt und mit Ihrer persönlichen EMail-Adresse zugestellt. Antworten auf ihre EMails erhalten Sie über ihr eigenes Postfach. Auch eingehende EMails können im webcrm-system abgespeichert werden, wenn Sie unsere Modul Outlook-Synchronisierung und eingehende E-Mails lizensiert haben. Um das Modul zu aktivieren wählen Sie im Menü Konfiguration den Punkt Lizenz und selektieren Sie die entsprechenden Felder. EMail-Vorlagen und Zusammenführung Sie können beliebig viele E-Mail-Vorlagen anlegen und deren Benutzung auf bestimmte Benutzer, Benutzergruppen, Sprachen oder Gebiete beschränken. Der Entwurf einer EMail-Vorlage ist kinderleicht, für grafisch umfangreiche Vorlagen benötigen Sie jedoch Kenntnisse über HTML. Der Einsatz von EMail- Vorlagen reduziert erheblich den Aufwand bei der Erstellung von Texten und führt zu mehr Konsistenz bei ihren Formulierungen. Vorlagen erlauben Ihnen gleichzeitig, Informationen aus den Datensätzen des jeweiligen webcrm-modules, in dem Sie sich befinden, in die EMail zu integrieren. So können Sie, z.b., die Bestätigung eines Termins mit den jeweiligen Informationen zum vereinbarten Termin ergänzen. Ein fortschrittlicheres Beispiel wäre die Zusammenführung von Informationen aus dem Modul Verkaufschancen in einer Angebots-EMail. EMail-Vorlagen können über das Menü Hilfsprogramme und dort über Vorlagen angelegt werden. Im Hilfesystem von webcrm finden Sie eine einfache Schritt-für-Schritt -Anleitung zur Erstellung von EMail- Vorlagen. Dokumentenanhänge Nach dem Hochladen bestimmter Dokumente und Freigabe dieser Dokumente als Dateianhang können Sie diese als Anlage für EMails verwenden. EMail-Versand aus den Hauptmodulen von webcrm Der Versand von EMails ist aus allen Hauptmodulen durch einfachen Klick auf das EMail-Symbol aus dem webcrm-system möglich. Die EMail wird dabei automatisch an den in der EMail-Vorlage zur Zusammenführung definierten Kontakt adressiert. Einbeziehung anderer Personen oder webcrm-benutzer in einer EMail Andere Person oder Benutzer aus der webcrm- Datenbank können auf einfache Weise auf EMails kopiert, als Empfänger oder auch als BCC ( Blindempfänger angegeben werden. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 11
EMails lassen sich aus fast allen Fenstern durch einfachen Klick auf das EMail-Symbol erstellen. Direkt neben diesem Symbol finden Sie, falls Sie auch dieses Modul lizensiert haben, das Symbol der Outlook-Integration, die Ihnen beim Austausch Ihrer webcrm-daten mit Outlook hilft: Nach Klicken auf dieses Symbol öffnet sich die Maske in der Sie die Übertragung (als vcf-datei( bestätigen sollten. Danach werden alle Informationen über den jeweiligen Kontakt aus dem webcrm- System in die entsprechenden Datenfelder in Outlook übertragen. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 12
Verkaufschancen Vertriebspipeline Das Modul Verkaufschancen ist eine der Stärken des webcrm-systems und erlaubt Ihnen unter anderem: jeden potentiellen Abschluss, für jeden Vertriebsmitarbeiter, jedes Vertriebsgebiet und jedes Produkt von Anfang bis Ende nachzuverfolgen Mehrfachabschlüsse nach Personen und Firmen zu verfolgen zu prüfen welche Abschlüsse offen, wann sie fällig sind und wie die Chancen für den Abschluss stehen Umsätze in unterschiedlichen Währungen zu überwachen und einen Bericht in einer beliebigen Währung zu erstellen Umsatzziele nach Personen, Produkten/Dienstleistungen, Gruppen/Teams und Gebieten zu prüfen. Festlegung ihrer Vertriebspipeline Diese Festlegung erfolgt über die Definition der einzelnen Schritte ihres Vertriebsprozesses und den jeweils damit verbundenen Wahrscheinlichkeiten in Prozent. Die für Sie relevanten Möglichkeiten für Prozentzahlen geben Sie dann über den Menüpunkt Hilfsprogramme -> Pipeline -> Mögliche Pipeline Prozentwerte ein. Dabei ist auch die Definition der einzelnen Stufen möglich - die vorgegebenen Werte, die im webcrm-system zu finden sind, können Ihnen bei Ihrer eigenen Definition von Stufen und Wahrscheinlichkeiten mit Sicherheit hilfreich sein und als Basis dienen. Weiterführende Informationen über die Einrichtung und die Möglichkeiten beim Einsatz von Vertriebspipelines finden Sie in der Online-Dokumentation. Verkaufschancen für einen speziellen Kunden können Sie anlegen, indem Sie im entsprechenden Datensatz dieses Kunden auf Chancen und dann auf Verkaufschance anlegen klicken. Auch hier ist die Dateneingabe selbsterklärend. Geben Sie die entsprechenden Informationen in die jeweiligen Felder ein und klicken Sie auf Speichern. Wie in den anderen Modulen des Systems ist es auch hier möglich, zusätzliche Felder zuzufügen, nicht benötigte Systemfelder auszublenden und das Modul umzubenennen. Mehr dazu im Kapitel Einfache Anpassung dieser Anleitung. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 13
Einfache Anpassung In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Terminologie andern; neue angepasste Felder hinzufügen; Systemfelder deaktivieren; die Einträge in Listenfeldern (drop down) ändern. Terminologie ändern Um die Terminologie zu ändern (z.b. von der vorgegebenen Bezeichnung Organisation in Firma ), navigieren Sie einfach zum Menüpunkt Konfiguration im Hauptmenü, klicken dann auf den Punkt Grundeinstellungen und danach auf den Untermenüpunkt Terminologie. Gehen Sie dann durch diese Liste und passen Sie die Bezeichnungen entsprechend Ihren eigenen internen Konventionen an; im Falle unserer Änderung von Organisation wäre das zum einen die Änderung von: 'Firmen' in 'Organisationen' und 'Firma' in 'Organisation Hinzufügen angepasster Felder Jeder Benutzer von webcrm wird genau die Informationen speichern wollen, die er auch wirklich benötigt. Durch das Hinzufügen angepasster Felder können Sie dies in einer strukturierten Form sicherstellen. webcrm ermöglicht Ihnen 15 neue Felder in den verschiedensten Formaten anlegen: Als Listenfeld, Mehrfachauswahlliste, numerisch, Textfeld, Datumsfeld, Ankreuzfeld oder Web-Verknüpfung (Weblink). Sie können diese Felder anlegen, indem Sie im Hauptmenü zu Konfiguration navigieren und danach auf Felder anpassen klicken. Danach wird Ihnen eine Liste der verschiedenen webcrm-module angezeigt. Benutzerfelder können für alle Hauptbestandteile in webcrm (Firmen, Kontakte, Aufgaben etc.) angelegt werden. Es ist sogar möglich, für die im System angelegten Benutzer zusätzliche Felder anzulegen (wenn Sie z.b. deren Skype- oder privaten EMail-Adressen in Dokumentenvorlagen an Ihre Kunden mit angeben möchten). Nach Klick auf Kontakte sehen Sie das im Folgenden dargestellte Fenster. Hier können Sie neue Felder hinzufügen. Angeben müssen Sie dabei: den Feldtyp; die Anzeigereihenfolge (falls Ihre Datenfelder in einer bestimmten Reihenfolge angezeigt werden sollen; die Reihenfolge kann auch später geändert werden); die Feldbezeichnung (diese wird als Überschrift Ihres Bildschirms angezeigt, wenn Sie später eine Person neu anlegen oder bearbeiten); spezifische Informationen, mit denen Sie Optionen oder voreingestellte Werte für die Felder definieren). webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 14
Die einzeln definierbaren Feldtypen sind: 1. Text: Zwei Zahlenwerte, getrennt durch *. Als Beispiel: 0*50 gibt an, dass der Text eine Länge von mindestens 0 und maximal 50 Zeichen annehmen kann; 2. (Positiver) Integer: Zwei Zahlenwerte, getrennt durch *. 1000*50000 bedeutet, dass der Inhalt des Feldes eine Zahl ist und dass diese Zahl zwischen 1000 und 50000 liegen muss; 3. Datum: Keine Eingabe erforderlich. Das Datumsformat wird für jeden Benutzer unter dessen Benutzereinstellung (Grundeinstellung) festgelegt; 4. email: Keine Eingabe erforderlich. Das System prüft bei Speicherung automatisch, ob der in das Feld eingegebene Wert ein @-Zeichen enthält; 5. Ankreuzfeld: Keine Eingabe erforderlich; 6. Liste: Dieser Feldtyp erlaubt es dem Benutzer, bei der Dateneingabe einen Wert aus einer vorgegebenen Auswahlliste auszuwählen. Die vorzugebenden Optionen werden durch ein * getrennt, die zuerst gegebene Option wird dabei der Standardwert. Eine typische Liste kann wie folgt aussehen: --- Nicht in Gebrauch --- * Option A * Option B * Option C; Die Liste der vorgegebenen Optionen darf aus maximal 5.000 Zeichen bestehen. Optionen können auch zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt und in ihrer angezeigten Reihenfolge verändert werden, werden Sie jedoch bearbeitet oder verändert (auch nur ein einziges Zeichen von Groß- auf Kleinschreibung), geht die Referenz verloren; 7. Mehrfachauswahlliste: Dieser Feldtyp erlaubt es dem Benutzer, bei der Dateneingabe einen oder mehrere Wert(e) aus einer vorgegebenen Auswahlliste auszuwählen. Die Optionen werden mit einer eindeutigen Zahl (zwischen 01 und 99), gefolgt von :, angegeben. Beispiel: 01: Option 1 05: Option 2 10: Option 3 99: Anderes. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 15
Wir empfehlen, zwischen den bei der ersten Definition der Liste angegebenen Nummern für die Optionen Lücken zu lassen, damit nachträglich noch Optionen hinzugefügt werden können. Die bei der Nummerierung verwendeten Zahlen sind eindeutig und dienen dem System als Referenz. Dies bedeutet, dass Sie auch nachträglich den Text ändern oder auch Optionen umbenennen können. Auch die Reihenfolge der Optionen können Sie verändern (z.b. alphabetisch sortieren); sobald Sie jedoch die eigentliche Nummerierung verändern, geht die Referenz verloren; 8. Weblink: Weblinks werden dazu verwendet, Verknüpfungen zu den in anderen Systemen gespeicherten Daten über einzelne Kunden, Personen, Verkaufschancen etc. herzustellen. Für nähere Informationen über die Einrichtung konsultieren Sie bitte die Hilfefunktion im System. Systemfelder deaktivieren Möchten Sie ein bestimmtes Systemfeld nicht benutzen (z.b. das Logo), so lässt sich dies ganz einfach deaktivieren. Navigieren Sie dazu im Hauptmenü zu Konfiguration, wählen Sie dann Grundeinstellungen und dort den Punkt Datenfelder. Hier können Sie dann die gewünschten Systemfelder sortiert nach ihrer Verwendung in den einzelnen Modulen - beliebig an- und ausschalten. Sollten Sie ein komplettes Modul in webcrm nicht verwenden, so finden Sie die Funktion zur An-/Abschaltung im Hauptmenü zu Konfiguration, wählen Sie dort Grundeinstellungen und nun den Punkt Funktionen. Einträge in Listenfeldern des Systems ändern Die Einträge der Listenfelder des Systems (z.b. Status ) können Sie wie folgt ändern: Navigieren Sie im Hauptmenü zu Konfiguration, klicken Sie dann auf Grundeinstellungen und dann auf Auswahl Listen. In der dann angezeigten Maske sehen Sie die in den verschiedenen Modulen verwendeten Systemfelder und können diese dort je nach Anforderung aktivieren oder deaktivieren. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 16
Erstellung eigener Berichte Mit webcrm können Sie auf einfache Art und Weise eigene Listen und Übersichten entwerfen. Standardmäßig werden diese Übersichten im System als Berichte bezeichnet, diese Bezeichnung können Sie aber, wie oben beschrieben, selbstständig ändern. Wir sind der Meinung, dass Sie in der Lage sein sollten, all Ihre Übersichten selbst zu erstellen (es sei denn Sie ziehen es vor, auf externe Hilfe zurückzugreifen -- unsere lokalen Berater stehen Ihnen dazu gerne zur Seite). Sie können beliebig viele anlegen und Sie können darin entweder alle, oder eine selektierte Gruppe von Benutzern mit einbeziehen. Zum Anlegen und Bearbeiten von Berichten klicken Sie vom Hauptbildschirm aus auf den Menüpunkt Hilfsprogramme, dann auf Berichte und dann auf Anlegen Bericht. Danach sehen Sie den rechts dargestellten Bildschirm. Nun müssen Sie auswählen, ob der zu erstellende Bericht Daten über Firmen, Kontakte, Aufgaben etc. enthalten soll. Hinweis: Daten aus Firmen sind in allen Übersichten integrierbar, da dieses Model den Kern des Systems darstellen. Wählen Sie jedoch eine Übersicht für Firmen, so sind diese darauf beschränkt und können keine Daten über Kontakte, Aufgaben etc. enthalten. Wenn Sie also z.b. eine Liste von Personen für eine Kontakt- oder Mailingliste erstellen möchten, dann sollten Sie die Übersicht für Personen erstellen (da Sie die Mails ja auch nicht an das Unternehmen/die Firma, sondern an einzelne Individuen senden). Entsprechend stehen auch bei der Erstellung einer Übersicht für Aufgaben Daten zu Firmen, Kontakten und Aufgaben zur Verfügung. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 17
Haben Sie den Bereich ausgewählt, der Übersicht einen Titel gegeben und auf Speichern geklickt, sehen Sie die folgende Maske, in der die Details des Berichtes definiert werden: Die hier verfügbaren Optionen sind: Daten anzeigen: Das System enthält zahlreiche Datenfelder für Firmen, Kontakte etc. Im Normalfalle, wollen Sie nur einen Teil davon in Ihre Übersicht übernehmen. In diesem Menü können Sie bis zu 15 Datenfelder auswählen, die Sie für Ihre selektierten Objekte (oder Datensätze) anzeigen möchten. Ausgabe sortieren: Hier geben Sie an, wie Ihre Daten sortiert werden sollen. In den meisten Fällen werden Sie hier wohl Firmen verwenden, weil Sie Ihre Daten alphabetisch sortieren möchten. Datenfilter: Der Teil der Daten, den Sie angezeigt bekommen möchten (im Beispiel sind das alle Kunden in Schweden). Beachten Sie bitte dass, sobald Sie ein Kriterium ausgewählt haben, sich weitere Eingabefelder/-optionen öffnen, damit Sie noch weitere Kriterien eingeben können. Die Auswahlkriterien werden mit logischen Operatoren verknüpft. In unserem angegebenen Falle links (Gebiet UND Typ), wird das Ergebnis all die Datensätze zeigen, die BEIDE Kriterien erfüllen. Würden wir die Kriterien nicht in den durch UND verbundenen Bereichen, sondern nur im oder - Bereich eingeben, wäre das Ergebnis all die Unternehmen, die auch nur eines der beiden Kriterien erfüllen. Das Beispiel rechts wird im Ergebnis all die Firmen zeigen, die ihren Sitz entweder in Schweden, oder in Österreich haben. Unter Fortgeschritten können Sie dann abschließend noch angeben, wer diesen Bericht ansehen darf. Dort finden Sie auch noch andere spezielle Funktionen, wie z.b. eine Möglichkeit zur Reihenlöschung oder änderung von Datensätzen. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 18
Datenimport Eine ausführliche Anleitung zum Datenimport existierender Daten in das webcrm-system ist als separates Dokument erhältlich. Den Link zu diesem Dokument haben Sie in unserem Willkommens-EMail erhalten. Neben dem Dokument, welches auch direkt auf unserer Website zu finden ist, finden Sie ausführliche Informationen über den Datenimport natürlich auch in der Online-Dokumentation des webcrm-systems. Wir hoffen, dass dieses Handbuchs Ihnen die Arbeit mit den webcrm-system erleichtert. Falls sie weitere Hilfe benötigen, stehen Ihnen unsere Mitarbeiter gerne zur Verfügung. Wir helfen Ihnen gerne weiter. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 19
Die Menüs in der Übersicht MENÜS - UNTERMENÜS - Funktionen Hauptmenüs Untermenüs Funktionen Hauptmenü Aufgaben Firmen Verkaufschancen Aufträge Kalender Mitglieder Mitglieder Veranstaltungen Lehrgänge Notizen Umfragen Dokumente Einstellungen Daten Vorlagen EMail Templates Webseiten-Entwurf Mitglied Typen Gruppen Berichte Links Hilfsprogramme Dokumente Vorlagen Berichte Umsatzziele Pipeline Zeitkontingente Spezifische Dokumente Standarddokumente EMail: Vorlagen Word: Vorlagen PDF: Vorlagen webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 20
Konfiguration Benutzer Datenimport Lizenz Auswahl Listen Felder anpassen Integration Status Datei hochladen Überprüfen Datenzuordnung Modus Anlegen Firmen/Kontakte Aufgaben Produkte/Leistungen Währungen Beziehungen Spezifische Dokumente Standarddokumente EMails Firmen Kontakte Aufgaben Besprechungen Verkaufschancen Aufträge Produkte Benutzer Weblinks Outlook ERP-Integration SMS API Grundeinstellungen Grundeinstellungen Funktionen Datenfelder Benutzereinstellungen Zugriffsebenen Terminologie Layout Datenbank komprimieren webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Jan 2011) Seite 21