FAKTURA Bestellwesen 1 Modul BESTELLWESEN Das Modul BESTELLWESEN ermöglicht es Ihnen, Bestellungen zu erstellen, zu drucken und bis zum Wareneingang zu verwalten. Die Erstellung von Bestellungen wird durch die Bestellvorschlagsliste vereinfacht, die aufgrund der bei den Artikeln und Lieferanten gespeicherten Daten (Lagerbestand, Auftragsbestand, bereits bestellte Menge, Mindestbestand, Mindestbestellmenge und Mindest-Bestell-Wert) einen Bestellvorschlag erstellt. Über das Wareneingangsprogramm können Wareneingänge zu Bestellungen ganz oder teilweise aufgenommen werden. Das Wareneingangsbuch druckt ein Protokoll über die eingegangenen Waren. Eine Liste der noch nicht angelieferten Waren kann über die Lieferrückstandsliste ausgedruckt werden.
FAKTURA Bestellwesen 2 Das vorliegende Handbuch gliedert sich wie folgt: 1 Menü Bestellwesen... 2 2 Funktionsübersicht Bestellwesen... 3 3 Vorschlagsliste Bestellungen...4 4 Bestellungen bearbeiten... 6 5 Liste Lieferrückstände... 8 6 Wareneingang aufnehmen...9 7 Druck Wareneingangsbuch... 11 8 Erweiterung der Formularsteuerung... 12 9 Erweiterungen der Programm-Optionen... 12 1 Menü Bestellwesen Das Programm BESTELLWESEN erreichen Sie über AUFTRAGSVERWALTUNG BESTELLWESEN. Nach Anwahl des Menüpunktes erscheint folgendes Untermenü, über das die einzelnen Programme des Bestellwesens aufgerufen werden können: VORSCHLAGSLISTE BESTELLUNGEN BESTELLUNGEN BEARBEITEN LISTE LIEFERRÜCKSTÄNDE WARENEINGANG AUFNEHMEN DRUCK WARENEINGANGSBUCH.
FAKTURA Bestellwesen 3 2 Funktionsübersicht Bestellwesen Das Bestellwesen integriert folgende Funktionen (vereinfachte Darstellung): Artikel- Lieferanten- Stammdaten Artikel: best. Menge aktualisieren Artikel: best. Menge + Lagerbestand aktualisieren Bestellung erstellen Wareneingang aufnehmen Bestellvorschlagsliste Wareneingangsbuch drucken Liste Lieferrückstände = Programme des Bestellwesens
FAKTURA Bestellwesen 4 3 Vorschlagsliste Bestellungen Nach Anwahl des Menüpunktes erscheint folgende Bildschirmmaske: BESTELLVORSCHLAGSLISTE LIEFERANTEN-NUMMER VON : BIS : Lieferanten-Nummer... : Name 1... : Name 2... : Straße... : PLZ/Ort... : Telefon... : Tele(te)x... : Bemerkung... : Ansprechpartner... : Artikel-Nummer... : Lagerbestand.. : Artikelbezeichnung... : Min.-Bestand... : Min.-Bestell... : Mengeneinheit... : Disp. Menge... : Preiseinheit... : Best. Menge... : Einkaufspreis... : Vorschlag... : Warenwert... : Warenwert... : F1 - F3 - F5 - F7 - F9 - F2 - F4 - F6 - F8 - F10- Kunden-Nr. beim Lieferanten: Sie befinden sich im Feld 'Lieferanten-Nummer VON: BIS:'. Geben Sie hier den gewünschten Lieferanten-Nummern-Kreis ein oder drücken Sie 2 mal <RETN> für alle Lieferanten. Sie werden nun nach der Druckernummer gefragt. Tragen Sie eine Drucker-Nummer ein oder drücken Sie die Taste F1 für die Bildschirmausgabe. Die Ausgabe der Vorschlagsliste erfolgt nach Lieferanten/Artikeln sortiert. Artikel werden nur unter folgenden Bedingungen und Gegebenheiten in die Bestellvorschlagsliste aufgenommen: 1. Diverse Artikel werden nicht verarbeitet. 2. Beim Artikel muß der Lagerbewegungsschalter auf 'J' gesetzt sein (= das Feld 'Lagerbewegung' im Artikelstamm). F1 - Programmende, Rückkehr ins übergeordnete Menü
FAKTURA Bestellwesen 5 Die erforderliche Bestellmenge wird wie folgt errechnet (dabei wird vorausgesetzt, daß Sie in der zweiten Maske des Artikelstamms die Felder 'Mindestbestand' und 'Mindest-Bestellmenge' mit Eintragungen versehen haben): 1. Ist der Auftragsbestand größer als die bestellte Menge plus aktueller Lagerbestand, so wird die Bestellmenge nach folgender Formel errechnet: Bestellmenge = Auftragsbestand - bestellte Menge - Lagerbestand + Mindestbestand 2. Ist der Auftragsbestand kleiner als die bestellte Menge plus aktueller Lagerbestand, so wird geprüft, ob nach Eingang der bestellten Menge und Abgang der Auftragsmenge der Mindestbestand unterschritten wird. Trifft dies nicht zu, wird der Artikel übergangen. Ansonsten errechnet sich die Bestellmenge wie folgt: Bestellmenge = Mindestbestellmenge + Auftragsmenge - Lagerbestand - bestellte Menge Nachdem jeweils ein Lieferant abgearbeitet ist, prüft das Programm, ob der beim Lieferanten vorgegebene Mindest-Bestellwert erreicht worden ist. Trifft dies nicht zu, wird bei der Bildschirmausgabe eine entsprechende Warnung ausgegeben: DER MINDESTBESTELLWERT WIRD NICHT ERREICHT! KORREKT? <J/N> Bei der Ausgabe über den Drucker wird nach den Artikeln des Lieferanten in diesem Fall der Mindestbestellwert sowie der erreichte Bestellwert zusätzlich mit angedruckt.
FAKTURA Bestellwesen 6 4 Bestellungen bearbeiten Die Bearbeitung von Bestellungen entspricht - bis auf wenige kleine Abweichungen und einen etwas reduzierten Leistungsumfang - dem Bearbeitungsablauf von Rechnungen. Deshalb werden die identischen Bearbeitungsabschnitte nur kurz angeschnitten. Die Auswahl eines Lieferanten erfolgt analog zu der Kunden-Auswahl bei Rechnungen. Die Eingabe der Belegvorlauf-Daten entspricht der Rechnungsschreibung, es werden jedoch teilweise andere Felder angezeigt. Soweit beim Lieferanten ein Mindestbestellwert gespeichert ist, wird dieser zusätzlich in der Zeile über der Funktionstastenbelegung angezeigt. Die Artikel-Eingabe erfolgt entsprechend der Rechnungsschreibung. Es wird jedoch vom Programm nach der Auswahl eines Artikels im Mengenfeld automatisch die Bestellmenge vorgeschlagen. Die Berechnung der Bestellmenge erfolgt nach den gleichen Bedingungen/ Formeln wie in der Bestellvorschlagsliste. Soweit für den angewählten Artikel eine Bestellnummer beim Lieferanten eingetragen ist, wird diese Nummer unter Ihrer eigenen Artikel-Nummer angezeigt. In der Bestellung wird grundsätzlich die Bestellnummer beim Lieferanten angedruckt (siehe auch Programm-Optionen). Eine vorgeschlagene Bestellmenge kann erhöht oder vermindert werden. Wird die vorgeschlagene Bestellmenge eines Artikels vermindert, oder ergibt sich aufgrund zwischenzeitlicher Veränderungen des Lager-/Auftragsbestandes bei Wiederaufruf des Artikels eine höhere Bestellmenge, wird folgende Meldung ausgegeben: BESTELLMENGE NICHT AUSREICHEND! <N> BEL.TASTE = KEINE KORR., = AUTOM.KORR: Soweit Sie ein 'N' eingeben, bleibt der gespeicherte Wert unverändert bestehen. Wenn Sie eine andere Taste drücken, wird die Bestellmenge neu berechnet und als Menge vorgeschlagen.
FAKTURA Bestellwesen 7 Wird bei einer Bestellung der im Lieferantenstamm eingetragene Mindestbestellwert unterschritten, erscheint vor dem Ausdruck des Beleges der Hinweis: DER MINDESTBESTELLWERT WIRD NICHT ERREICHT - KORREKT? <J/N> Antworten Sie hier nach Ihren Erfordernissen. WICHTIG: Die errechnete/vorgegebene Bestellmenge wird erst nach abschließendem Ausdruck der Bestellung im Artikel unter 'bestellte Menge' gebucht. Ein Artikel darf daher niemals in mehreren nicht abgeschlossenen Bestellungen gleichzeitig aufgenommen werden. Ansonsten wird der Artikel in jeder der Bestellungen mit der errechneten vollen Bestellmenge - ohne Berücksichtigung der weiteren bestehenden Bestellungen - aufgenommen!
FAKTURA Bestellwesen 8 5 Liste Lieferrückstände Nach Aufruf des Programms wird folgende Bildschirmmaske angezeigt: Lieferanten-Nummer... : Name 1... : Name 2... : Straße... : PLZ/Ort...: Telefon... : Tele(te)x... : Bemerkung...: Ansprechpartner... : LIEFERRÜCKSTÄNDE Artikel-Nummer... : beim Liefer.... : Artikelbezeichnung...: Lagerbestand.. : Min.-Bestand.. : Mengeneinheit... : Min.-Bestell... : Preiseinheit...: Disp. Menge... : Einkaufspreis... : Best. Menge... : Lieferzeit Wochen... : Lieferrückst.... : F1 - F3 - F5 - F7 - F9 - F2 - F4 - F6 - F8 - F10- Kunden-Nr. beim Lieferanten: Bestell-Nr.: bestellt am: Als erstes werden Sie nun in der untersten Bildschirmzeile nach der Sortierfolge, in der die Rückstandsliste auszugeben ist, gefragt: SORTIERUNG: <B>ESTELL-, <L>IEFERANTEN- ODER <A>RTIKEL-NUMMER Wählen Sie hier die gewünschte Sortierfolge. Je nach Sortierfolge erscheint im oberen Maskenteil eine Zusatzmaske zur Bereichsauswahl. Geben Sie den gewünschten Nummern-Bereich vor oder drücken Sie in den Feldern 'VON/BIS' jeweils <RETN> für alle Bestellungen, Lieferanten oder Artikel. F1 - Programmende, Rückkehr ins übergeordnete Menü
FAKTURA Bestellwesen 9 Sie werden nun nach der Druckernummer gefragt. Geben Sie die Drucker-Nummer ein oder drücken Sie die Taste F1 für die Bildschirmausgabe. Das Programm druckt nun auf der Lieferrückstandsliste alle Artikel aus den abgeschlossenen Bestellungen, für die noch kein Wareneingang bzw. nur eine Teillieferung erfolgte, aus. 6 Wareneingang aufnehmen Das Programm richtet sich im Bildschirmaufbau und im Ablauf weitestgehend nach dem Bestellund Rechnungs-Programm. Die identischen Bearbeitungsabläufe werden daher nicht, oder nur kurz, angesprochen. Die Auswahl der Bestellung, für die ein Wareneingang aufgenommen werden soll, erfolgt entweder 1. über die Eingabe einer Lieferanten-Nummer und Drücken der Taste F3 'W-Eingang'. Wählen Sie aus den angezeigten Bestellungen dieses Lieferanten die gewünschte Bestellung aus; 2. oder durch Drücken der Taste F3 'W-Eingang' und direkte Eingabe der Bestell-Nummer. Nach der Auswahl werden die Vorlaufdaten der Bestellung angezeigt. Sie können die Bearbeitung an dieser Stelle noch mit den Tasten F1 oder <ESC> abbrechen. Alle weiteren Tasten führen zur Artikel-Anzeige der Bestellung. Wie bei der Erfassung der Bestellung werden nun die Artikel angezeigt. Zur Bearbeitung eines bestimmten Artikels ist dieser mittels der Tasten Pfeil hoch und runter anzuwählen. Der angewählte Artikel kann jetzt entweder mit der Taste F5 'Löschen' gelöscht, d.h. storniert, werden oder durch Drücken der <RETN>-Taste bzw. der Taste F3 'Manuell' bearbeitet werden. Bei der Bearbeitung stellt sich das Programm zuerst in das Mengenfeld. Den Wareneingang nehmen Sie vor, indem Sie die Menge mit <RETN> oder der Taste F3 'Manuell' bestätigen. In diesem Fall wird die angezeigte Menge als Lagerzugang beim Artikel gebucht. Weiterhin wird das Feld 'bestellte Menge' beim Artikel entsprechend vermindert. Sie können Teillieferungen eintragen, indem Sie die vorgegebene Menge entsprechend ändern.
FAKTURA Bestellwesen 10 Während bei einer Bestätigung der komplettenbestellmenge der Artikel nach der Bearbeitung automatisch aus dem Beleg gelöscht wird, bleibt der Artikel im Falle einer Teillieferung mit der Restliefermenge im Beleg enthalten. Die Menge kann auch vergrößert werden. In diesem Fall wird die neu eingegebene Menge im Lagerbestand verbucht. Das Feld 'bestellte Menge' im Artikelstamm wird jedoch nur um die ursprüngliche Bestellmenge vermindert. Nach der Eingabe erscheint folgende Warnung: GELIEFERTE MENGE ÜBERSTEIGT BESTELLMENGE - KORREKT? <J/N> Anworten Sie hier wie gewünscht mit <J>a oder <N>ein. Soweit Sie die Bearbeitung mit der Taste F3 eingeleitet oder das Mengenfeld mit F3 abgeschlossen haben, können Sie noch den Einkaufspreis und/oder den Rabatt modifizieren. Sind alle Artikelpositionen der Bestellung abgearbeitet und erledigt worden, wird der Wareneingang für die Bestellung automatisch abgebrochen. Ein vorzeitiger Abbruch ist über die Taste F1 möglich. Über die Taste F9 'Komplett' können Sie alle Artikel einer Bestellung - ohne daß Sie eine manuelle Einzeleingabe durchführen - mit den vorgegebenen Liefermengen automatisch ausbuchen lassen.
FAKTURA Bestellwesen 11 7 Druck Wareneingangsbuch Nach Aufruf des Programmes wird folgende Bildschirmmaske angezeigt: W A R E N E I N G A N G S B U C H WARENEINGANG VOM : BIS : Artikel-Nr... : Artikelbez... : Mengeneinh...: Preiseinh...: Durch. EK-Preis...: Akt. EK-Preis...: Zugang... : am... : Bestellung...: Lieferanten-Nr... : Name... : Strasse... : PLZ/Ort...: F1 - F3 - F5 - F7 - F9 - F2 - F4 - F6 - F8 - F10- Sie tragen nun als erstes den Zeitraum, für den das Wareneingangsbuch ausgedruckt werden soll, in den Feldern 'VOM / BIS' ein. Danach werden Sie nach der Druckernummer gefragt. Geben Sie die Drucker-Nummer ein oder drücken Sie die Taste F1 für eine Bildschirmausgabe. Hinweis: Beachten Sie, daß das Wareneingangsbuch für einen bestimmten Zeitraum immer nur einmal gedruckt werden kann! Nach dem Drucken werden die ausgedruckten Artikel aus dem Wareneingangsbuch gelöscht. Bei der Anzeige des Wareneingangsbuches überden Bildschirm erfolgt keine Löschung der Artikel aus dem Wareneingangsbuch. F1 - Programmende, Rückkehr ins übergeordnete Menü
FAKTURA Bestellwesen 12 8 Erweiterung der Formularsteuerung In dem Menüpunkt FORMULARSTEUERUNG gibt es für das Bestell-Formular eine eigene Formularsteuerung. Das Bestell-Formular müssen Sie vor Aufruf des Bestell-Programmes eingerichtet haben. Ansonsten wird vom Bestell-Programm eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. 9 Erweiterungen der Programm-Optionen Mit der Option 'Bestellung: Artikelbez. 1 und 2 in einer Zeile drucken' bestimmen Sie, ob die Artikelbezeichung 1 und 2 neben- oder untereinander gedruckt werden sollen. Ist die Option gesetzt, werden die Artikelbezeichnungen 1/2, 3/4 usw. immer paarweise nebeneinander ausgedruckt. Mit der Option 'Bestellungen: Artikel-Nr. anstelle Bestell-Nr. drucken' können Sie mit JA festlegen, daß auf allen Bestellungen anstelle der Artikel-Bestellnummer beim Lieferanten Ihre eigene Artikel-Nummer angedruckt werden soll. Die Option 'Bestellung: Rezepturen in Vorschlagsliste berücksichtigen' bewirkt mit JA, daß daß bei der Bestellung die Vorschlagsliste nicht nur normale Artikel, sondern auch Rezepturartikel berücksichtigt. Wenn die Option 'Bestellung: Neubearbeitung nach Abschluß wieder möglich' auf JA steht, können bereits ausgedruckte Bestellungen nach zusätzlicher Abfrage wieder bearbeitet werden. Die Option 'Bestellung: Texte/Textbaustein bei Kopie nicht übernehmenl' bestimmt mit JA, daß bei einer Kopie in eine Bestellung die Texte/Textbausteine des Artikels nicht übernommen werden. Steht die Option 'Bestellung: Bestellnummer und Zusatz andrucken' auf JA, wird neben der Bestellnummer auch das Bestellnummern/Zusatzfeld angedruckt wird.
FAKTURA Bestellwesen 13 Normalerweise verzweigt das Wareneingangs-Programm nach Abschluß eines Belegs in das Feld 'Lieferanten-Nr'. Steht die Option 'Wareneingang: Nach Wechsel in Belegnummer verbleiben'auf JA und ist der letzte Beleg überdas Feld 'Beleg-Nr' ausgewählt worden, verzweigt das Programm wiederum in das Feld 'Beleg-Nr' und nicht in das Feld 'Lieferanten-Nr'. Die Option 'Wareneingang: Preise auf dem Bildschirm nicht anzeigen' legt mit JA fest, daßbei Aufnahme von Daten im Wareneingang die Preise der Artikel nicht auf dem Bildschirm sichtbar werden. Steht die Option 'Wareneingang: Bestätigung der Wareneingangsmenge mit F5' auf JA, bestätigen Sie den Eingang der Menge mit der Funktionsstaste F5; bei NEIN genügt das Drücken der <RETN>-Taste. Steht die Option 'Wareneingang: Abfrage vor Änderung EK-Preis im Artikel' auf JA, werden Sie bei einem Wareineing mit Preisänderung zusätzlich gefragt, ob diese Änderung in den Artikelstamm übernommen werden soll. Mit der Option 'Artikel: Einkaufspreis ist grundsätzlich änderbar' legen Sie mit NEIN fest, daß eine Änderung des Einkaufspreises nicht möglich ist. Die Option hat keine Auswirkung, wenn der Service-Schalter auf JA steht. Die Option 'Rückstandsliste: Statt E-Preis Auftr-Menge und KW drucken' bestimmt bei JA, daß in der Liefer-Rückstandsliste statt des Einkaufspreises die Auftragsmenge und die Kalenderwoche angedruckt werden.