Fortschrittsbericht zu den zehn Leitlinien und Leitsätzen der unternehmerischen Verantwortung für Nachhaltigkeit bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen 1. STRATEGIE: Nachhaltiges Wirtschaften heißt strategisch handeln, in Führung gehen und heißt Integration in die Unternehmensprozesse. Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung Verweise Prozess zur Implementierung Benennung eines Nachhaltigkeitsbeauftragten im Unternehmen Ein konkreter Ansprechpartner für interne und externe Kunden Oktober 2013 Einbindung aller Mitarbeiter im Rahmen eines Workshops zum Thema Nachhaltigkeit Steigerung der Identifikation mit dem Thema; Bewusstsein schaffen März 2013
2. Nachhaltigkeit wird vor allem als CHANCE verstanden; zur Lösung von Auswirkungen unternehmerischen Handelns in der Zukunft und zum Nutzen aller. Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung Verweise Kurze Wege Unsere Gäste können im direkt angeschlossenen BEST WESTERN PREMIER Hotel Park Consul übernachten. Unterbringung von Teilnehmern ist vor Ort möglich Das BEST WESTERN PREMIER Hotel Park Consul beherbergt 4 Bienenvölker mit insgesamt 120.000 Bienen. Sehenswürdigkeiten, Kulturund Freizeitangebote, Restaurants, Bars und Einkaufsmöglichkeiten befinden sich in fußläufiger Umgebung. ZOB und Bahnhof in wenigen Minuten zu Fuß erreichbar ÖPNV von der Bushaltestelle des Neckar Forums zum Flughafen Stuttgart Honig vom eigenen Dach Seit Juli 2013
Leistungen und Services für Veranstaltungskunden und -besucher Hinweise auf die Anreise mit dem ÖPNV in den Anreise- und Wegbeschreibungen zur Veranstaltungsstätte; Bushaltestelle direkt vor der Tür Informationen zur Benutzung umweltverträglicher Verkehrsmittel Angebot des Veranstaltungstickets der Deutschen Bahn an Kunden für die Anreise deren Teilnehmer Möglichkeit zur grünen Anreise zum Veranstaltungsort Seit Februar 2012 www.bahn.de Infrastruktur vor Ort: Parkleitsystem in Esslingen zum direkt angeschlossenen Parkhaus des Neckar Forums Keine unnötige Parkplatzsuche Öffentlichkeitsarbeit Branchenkodex fairpflichtet Hinweis auf der Homepage sowie in der E-Mail-Signatur aller Mitarbeiter Steigerung der Wahrnehmung von Esslingen live als Unternehmen, das sich im Rahmen seiner Möglichkeiten für nachhaltiges Handeln einsetzt. Seit Oktober 2012 www.fairpflichtet.de
Catering Zwei regionale professionelle Cateringunternehmen Benz Catering: Auf Wunsch Bio- Catering Produkte direkt von ortsansässigen Bauernhöfen Bio-zertifiziertes Unternehmen: DE-ÖKO-006 Kontrollstelle Seit Herbst 2015 www.benz-catering.de www.rauschenbergercatering.de Rauschenberger Catering: biozertifiziertes Unternehmen Qualitätsrichtlinien bei der Lieferantenauswahl minimale Umweltbelastung bei Produktions- und Logistikabläufe Küchengerätschaften entsprechen neuesten Umwelt- und Energiestandards Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystem nach DIN ISO 9001:2008 in Verbindung mit dem Standard für Lebensmittelsicherheit (HACCP)
Tagungsgetränke in großen Flaschen, Trinkwasser in Karaffen und Wasserbar in Glasbehältern Seit Herbst 2015 Deko aus der Natur in Form von saisonalem Blumenschmuck Abfallmanagement Mülltrennung im Büro Mülltrennung in Papier, Restmüll und Gelber Sack Mehrweg statt Einweg: Getränke
3. Der nachhaltige Unternehmer erfüllt seine Verantwortung in der Region zur Steigerung des GEMEINWOHLS. Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung Verweise Kooperationen In der Region Stuttgart haben sich die Kongresshäuser zusammengeschlossen, um bei Kundenanfragen gemeinsam zu kooperieren, sei es, dass ein Haus belegt ist oder nicht die kompletten Kapazitäten abdecken kann. Seit 2009 Material-Recycling Wir sind aktive Sammelstelle des Stifte-Recyclingprogramms von TerraCycle. Für jeden Stift, den die Mitarbeiter sammeln, erhält die Esslingen live GmbH 2 Cent. Der damit gesammelte Betrag wird an einen lokalen gemeinnützigen Verein, Wildwasser Esslingen e.v., gespendet. Insgesamt wurden mehr als 600 Schreibgeräte zum Recyceln gesammelt. Seit April 2012 www.terracycle.de Erweiterung beim Projekt TerraCycle: Wir sind öffentliche Sammelstelle für die Stadt / Region Esslingen. Seit Oktober 2013 www.terracycle.de
Geburtstags- und Weihnachtsgeschenke Unsere Mitarbeiter erhalten als Geburtstags- und Weihnachtsgeschenk City- Cards, die sie in verschiedenen Geschäften in der Stadt Esslingen einlösen können. Mit der Maßnahme sparen wir nicht nur Verpackungsmaterial, sondern leisten einen Beitrag zur Wirtschaft vor Ort. www.esslingen-citycard.de Regionale Kooperationspartner Unsere Dienstleister (Garderobe, Caterer, Security, Bestuhler, Techniker, Reinigung, Blumen, Handwerker etc.) stammen ausschließlich aus der Region. Stärkung der regionalen Wirtschaft, kurze Anfahrtswege, spart CO2 www.tgs.de www.eventsgmbh.de www.blumen-herrigel.de www.steiner-security.de Unsere Reinigungsfirma TGS ist zudem nach DIN EN ISO 14001 zertifiziert. www.tgs.de Soziales Engagement Soziale Unterstützung von Projekten aus der Region, z.b.: Aufruf zur Spenden für Weihnachtsaktion Weihnachtssterne für bedürftige Kinder in Esslingen. Soziale Unterstützung von Projekten aus der Region Seit Dezember 2012 Fundsachen werden nach einer bestimmten Zeit an einen lokalen Verein gespendet.
4. ÖKONOMIE in Ausgewogenheit mit Ökologie und sozialen Aspekten sind gleichberechtigte Anliegen für eine langfristige Stabilität des Unternehmens. Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung Verweise Finanzangelegenheiten Wir arbeiten mit einer regionalen Bank zusammen, für die das Thema Nachhaltigkeit eine Rolle spielt. Die Konten der Esslingen live GmbH sind bei der Kreissparkasse Esslingen- Nürtingen. www.ksk-es.de Stabile Vertragspartner Wir sind bestrebt, langfristige Verbindungen zu unseren Vertragspartnern zu pflegen. Für unsere Dienstleister sind wir somit eine berechenbare Größe. Langfristige Zusammenarbeit mit unseren Partnern Im Kundenbereich gelingt dies durch eine anhaltend hohe Kundenzufriedenheit und durch das Schließen von Rahmenverträgen. Stabilität des Unternehmens Verlässlicher Partner für die Dienstleister in der Region mit stabiler Auslastung und Mitarbeiterzahlen.
5. Verantwortlicher Umgang mit RESSOURCEN UND ENERGIE heißt 1. vermeiden, 2. vermindern und 3. regenerierbar ersetzen. Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung Verweise Materialbeschaffung Berücksichtigung nachhaltiger Aspekte bei der Bestellung von Material. Seit 2012 Schonung von Ressourcen Interne Druck-Richtlinien, z.b. Duplex-Druck, digitale Verteilung von internen Protokollen, weitgehender Verzicht auf Farbausdrucke, Nutzung von Fehldrucken als Schmierpapier Bilder zur Ansicht für den Kunden werden nicht ausgedruckt, sondern direkt auf dem ipad gezeigt Senkung des Papier- und Tonerverbrauchs
Interne Einkaufs-Richtlinien und lokaler Einkauf, z.b. Büromaterial Einkäufe Dienstanweisung zu fairer Beschaffung von Produkten. Es dürfen im Beschaffungswesen nur Produkte berücksichtigt werden, die ohne Kinderarbeit hergestellt wurden. Eine Selbstverpflichtungserklärung ist Vertragsbestandteil der Auftragsvergabe. Verwendung von übrig gebliebenen Notiz-Blöcken und Post-It s. Da wir viele Tagungen und Kongresse in unseren Häusern haben, bleiben oft Notizblöcke und weitere Werbemittel von Veranstaltern übrig, die i.d.r. entsorgt werden. Wir nutzen diesen anfallenden Restbestand für interne Zwecke. Fester Rhythmus, an welchem Tag Einkäufe fürs Büro gesammelt getätigt werden und wann Büromaterial bestellt wird. Das spart nicht nur internen Aufwand, sondern z.b. auch Versandkosten, Verpackungsmaterial und CO2. Firmenbekleidung wird bei der Firma Trigema bestellt, die ihre Ware ausschließlich in Deutschland produziert. Internes Recycling, um Abfall zu vermindern Seit 2010
Mitarbeiter bilden größtenteils Fahrgemeinschaften bei Dienstreisen oder bei Wegen zu den weiteren von uns betreuten Veranstaltungshäusern. Sind die Häuser fußläufig zu erreichen, wird auch zu Fuß gegangen. Wir haben ein Werbebanner für Weihnachtsgrüße konzipiert, das außen an unserem Veranstaltungshaus angebracht wird. Dieses wurde neutral gestaltet, sodass das Banner mehrerer Jahre verwendet werden kann. Reduzierung des CO2- Ausstoßes Weiterverwendung von Kommunikationsmitteln Seit Dezember 2012 Premium-Werbemittel statt vielen Streuartikeln getreu dem Motto Weniger ist mehr. Wir haben uns für eine Handcreme, der in der Region ansässigen und aufgrund ihres Nachhaltigkeitsbewusstseins bekannten Firma Weleda entschieden. Nachhaltige Werbemittel Seit Juli 2013 Geschäftsunterlagen sind klimaneutral gedruckt
Datenübermittlung primär per E-Mail (Angebote, Informationen) Reduzierung des Papierverbrauchs und des CO2-Ausstoßes Lüftung der Räumlichkeiten nur während Veranstaltungen Rückgewinnung der durch die Kältemaschinen entstandenen Wärme und Wiedereinspeisung in Heißwasserkreislauf Belüftungsanlage ist manuell steuerbar und kann so zu den Veranstaltungszeiten gezielt eingeschaltet werden (Zeitschaltprogramm). Tageslichtnutzung in allen Veranstaltungsräumlichkeiten, insb. auch im Großen Saal Einsatz von Geräten mit bester Energieeffizienz, auch in der Veranstaltungstechnik (LED- Beleuchtung) Einsatz von stromsparenden Leuchtmitteln Einsatz von Wasserspartasten in allen Sanitäreinrichtungen Fortlaufend Fortlaufend
Schriftliche Kommunikation mit der Stadtverwaltung über wiederverwendbare Umlauf- Umschläge
6. Der nachhaltige Arbeitgeber erfüllt eine anspruchsvolle SOZIALKOMPETENZ gegenüber seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, steigert deren Qualifikation und sichert die Beschäftigung. Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung Verweise Personalschulung Arbeitszeitkonto Kontinuität der Mitarbeiterzufriedenheit Mitarbeiter haben die Möglichkeit in den jährlich stattfindenden Mitarbeitergesprächen Wünsche zur Weiterbildung zu äußern, die dann gemeinsam umgesetzt werden Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten und schneller Überblick über den derzeitigen Arbeitsaufwand Jährliche anonyme Umfrage der Mitarbeiterzufriedenheit Arbeit mit einem elektronischen Arbeitszeiterfassungssystems (ELV-System) Um die Persönlichkeitsentwicklung jedes einzelnen Teammitglieds zu fördern und auf allen Hierarchieebenen zusammen zu wachsen, ermöglichte die Geschäftsführung einen Coachingprozess. Das Team wurde ein Jahr lang durch Formulierung eines gemeinsamen Leitbildes Frühjahr 2014 Frühjahr 2015
einen Coach intensiv mit Einzelcoachings- und Gruppencoachings unterstützt und begleitet. Leitbild von Esslingen live Neun Werte bilden die Basis für ein erfolgreiches Miteinander im Team von Esslingen live. Gemeinsam entwickelten alle Teammitglieder die Idee zu einem Hörspiel. Verfasst und gesprochen wurde es ausschließlich durch die Teammitglieder von Esslingen live, teilweise sogar in Doppelrollen. Werte: Begeisterung, Bereitschaft, Dankbarkeit, Interesse, Klarheit, Vertrauen, Verlässlichkeit, vollständige Kommunikation und Weiterentwicklung Herbst 2014 Herbst 2015 Hörspiel Von GEISTERHAFT zu MEISTERHAFT Ein Team geht seinen Weg siehe Homepage (Downloadlink) Der attraktive Arbeitgeber Sicherstellung der Einhaltung aller Regeln im Hinblick auf Jugend- und Arbeitsschutz Möglichkeit der Nutzung eines Firmenabos für den ÖPNV Verantwortung Ergreifen von Maßnahmen zur Verringerung von Gesundheitsgefahren am Arbeitsplatz Aushänge zum Thema Arbeitssicherheit in allen von den Mitarbeitern genutzten Bereichen
7. Aus RESPEKT vor den Menschen setzt sich der nachhaltige Unternehmer für die Einhaltung der Menschenrechte ein und richtet sich gegen jede Form von Diskriminierung und Korruption. Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung Verweise Frauenquote Unternehmensweit ist eine Frauenquote von über 50 % zu verzeichnen 8 weibliche festangestellte Mitarbeiterinnen Anti-Diskriminierung Schutz von Nichtrauchern Nicht-Raucher-Büro Seit 2007 Maßnahmen für Rücksichtnahme Sicherstellung der Barrierefreiheit Alle Räumlichkeiten können über Rampen und Aufzüge erreicht werden. Gastronomische Angebote für Menschen mit Migrationshintergrund Arbeitsverträge Feste Arbeitsverträge für alle Mitarbeiter
8. OFFENHEIT ist eine Einstellung. Transparenz der Maßnahmen für Nachhaltigkeit ist die Konsequenz. Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung Verweise Kommunikation und Umgang mit Interessengruppen Die wichtigsten Interessengruppen sind unsere Kunden, unsere Mitarbeiter, unsere Dienstleistungs- und Kooperationspartner sowie die Öffentlichkeit. Mit allen Beteiligten wollen wir offen kommunizieren. Dazu gehört auch die Kommunikation über die Maßnahmen in Sachen Nachhaltigkeit. Gesellschafterversammlung Veröffentlichung des Fortschrittsberichts auf unserer Homepage und Hinweis in unserem Infoletter. Transparenz schaffen wir zusätzlich durch eine detaillierte Kostenaufstellung in unseren Angeboten sowie durch die Veröffentlichung der Mietund Technikpreislisten auf unserer Homepage und durch unseren regelmäßig erscheinenden Infoletter, welcher auch auf der Homepage veröffentlicht wird. Vierteljährlich stattfindende Gesellschafterversammlung
Kommunikation bei Esslingen live Monitoring aller Veranstaltungszentren der Region Stuttgart Wöchentliche Team- und teamübergreifende Besprechungen zur Förderung der vollständigen Kommunikation Vierteljährliche Zusammenstellung der Veranstaltungszahlen und Weitergabe an das Stuttgart Convention Büro Regelmäßiger Austausch schafft Transparenz und Klarheit und motiviert somit die Mitarbeiter Schaffung von Transparenz
9. Die freiwillige SELBSTVERPFLICHTUNG zur Nachhaltigkeit ist eine Pflicht an sich selbst, die zum Anspruch der Gesellschaft wird. Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung Verweise Selbstverpflichtung und Offenlegung Beschwerdemanagement Offenlegung und Information über die Entwicklungen und den aktuellen Stand in Sachen Nachhaltigkeit Unterstützung von fairpflichtet Teilnahme am Projekt TerraCycle Wir wollen uns ständig verbessern und haben deshalb ein System eingerichtet, um Lob und Kritik unserer Kunden entgegenzunehmen. Rubrik Nachhaltigkeit im Infoletter (Print- und Online- Version), in der wir über die Neuerungen und aktuellen Projekte zum Thema informieren. E-Mail-Signatur mit dem Hinweis auf die Teilnahme bei fairpflichtet. Nach der Veranstaltung erhalten Kunden einen Fragebogen mit der Bitte, Lob und Kritik zu äußern. Zusätzlich gibt es einen Briefkasten für Gästefeedback.
10. Der nachhaltige Unternehmer setzt ANREIZE zum Umdenken und Handeln, um Mitarbeiter und Marktpartner in einen ständigen Verbesserungsprozess der Nachhaltigkeit einzubeziehen. Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung Verweise Öffentliche Anerkennung Unsere Nachhaltigkeitsprojekte werden öffentlich dargestellt. Pressemitteilungen, Internetseite, Infoletter, Homepage fairpflichtet Siehe Homepage www.esslingenlive.de
Firmierung Berichtszeitraum Datum Esslingen live - Kultur und Kongress GmbH Ebershaldenstraße 12 73728 Esslingen am Neckar bis 31.10.2015 09.12.2015 Verantwortliche Person E-Mail-Adresse Telefonnummer Amelie von Falkenhausen info@esslingenlive.de 0711 / 41111-700