Handbuch ncontrol support.nfon.net +49 89 45300-555 www.nfon.net
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Einführung Das nfon ncontrol ermöglicht Ihnen die individuelle Konfiguration Ihrer Nebenstelle! Kleinere Änderungen Ihrer Nebenstelle muss nun nicht mehr der Administrator erledigen, sondern jeder einzelne Mitarbeiter hat jetzt die Möglichkeit seine Nebenstelle zu konfigurieren. Darüber hinaus hat das ncontrol folgende Funktionen: Erstellen und verwalten von individuellen Anruf- und Warteschlangenprofilen pro Nebenstelle Verwalten von mehreren Nebenstellen Zugriff auf das zentrale Telefonbuch der Telefonanlage Hinzufügen von neuen, nur für die Nebenstelle sichtbaren, Telefonbucheinträgen Immer up-to-date mit News rund um die nfon Telefonanlage Auch als feste Anwendung (App) für Ihren PC oder Mac verfügbar Sie benötigen dazu lediglich Ihre Kundennummer (Bsp.:K1234), Ihre Nebenstellennummer (Bsp.:123) und Ihr VoiceMail PIN (Bsp.:1234). 2 Möglichkeiten: Web oder App Wenn Sie ncontrol über die Web-Oberfläche nutzen möchten, geben Sie folgende URL in Ihrem Web-Browser ein: https://ncontrol.nfon.net/login Wenn Sie sich die feste Anwendung (App) für Ihren PC oder Mac herunterladen möchten, geben Sie folgende URL in Ihrem Web-Browser ein: https://portal.nfon.net/downloads/ Unter "Software" wählen Sie dann einfach den entsprechenden Downloadlink für Ihr Betriebssystem (Windows oder Mac). ncontrol 3.0 Stand: 03.02.2012 3
Wo bekommen Sie Hilfe zu Ihrer Telefonanlage? Ihnen stehen verschiedene Quellen für Hilfe zur Verfügung, bitte nutzen Sie diese in der hier vorgeschlagenen Reihenfolge: Video-Handbücher portal.nfon.net support.nfon.net support@nfon.net Support-Hotline für Bestandskunden Support-Hotline für Testkunden Unter der URL portal.nfon.net/ tutorials finden Sie die nfon Video-Handbücher. Dort werden Ihnen anhand von Beispielen die Funktionen der Telefonanlage erklärt. Auf der Startseite Ihres Serviceportal Handbuchs finden Sie zahlreiche Links zu Handbüchern, Kurzanleitungen, Software-Downloads und Vorlagen. Bitte arbeiten Sie die Handbücher im Detail durch, Sie helfen Ihnen ein Optimum aus Ihrer Telefonanlage herauszuholen. Auf der Support-Website der nfon AG finden Sie eine ausführliche FAQ mit wertvollen Informationen zu Ihrer Telefonanlage. Zur Anmeldung auf dem Support Portal brauchen Sie Ihre K-Nummer und das Passwort. Sie können ferner Supportanfragen direkt Online öffnen und jederzeit den Status Ihrer Supportanfrage prüfen, bzw. auf Rückfragen antworten. Bitte geben Sie in Ihrer Anfrage mindestens folgende Punkte an: Nennen Sie Ihre Kundennummer, Ihren Namen und eine Rückrufnummer Eine vollständige Beschreibung der Störung, des Fehlers oder der Bedienungsanfrage Spezifizieren Sie genau die betroffenen Anlagenkomponenten (z.b. bei Endgeräten die MAC- Adresse) Nennen Sie den Zeitpunkt, seit wann das Verhalten mit welcher Häufigkeit auftritt Bitte geben Sie an, welche sonstigen Supportquellen Sie bisher genutzt haben Sollte Ihnen weder die Handbücher noch die FAQs oder sonstige Inhalte der Support-Website weitergeholfen haben, können Sie eine Supportanfrage per email an support@nfon.net eröffnen. Bitte geben Sie auch hier die oben genannten Informationen an uns weiter. In dringenden Fällen und wenn Ihnen die anderen Quellen für Hilfe nicht weitergeholfen haben, können Sie unsere Supportmitarbeiter von Montag bis Freitag zwischen 9h und 17h unter der Telefonnummer +49 89 45300-555 erreichen. Außerhalb der Geschäftszeiten ist eine zentrale Störungsannahme geschaltet, welche Ihre Anfrage aufnimmt, ein entsprechendes Ticket eröffnet und in sehr dringenden Fällen den Bereitschaftsdienst informiert. Für Testkunden ist eine speziell auf deren Bedürfnisse zugeschnittene Service-Hotline geschaltet, die Mitarbeiter dieser Hotline sind Montag bis Freitag zwischen 9h und 17h unter der Telefonnummer +49 89 45300-553 zu erreichen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir außerhalb dieser Geschäftszeiten keinen Support für Testkunden anbieten können. 4
Die Konfiguration Ihrer Nebenstelle erfolgt über das ncontrol. Öffnen Sie hierfür einen Internet-Browser und geben Sie bitte folgende Adresse (URL) ein: https://ncontrol.nfon.net Hinweis: Das ncontrol steht auch als feste Anwendung (App) für Ihren PC oder Mac zum Download zur Verfügung. Den Downloadlink finden Sie auf der Downloadseite des Serviceportals (https://portal.nfon.net/downloads/). Unter "Software" wählen Sie dann einfach den entsprechenden Downloadlink für Ihr Betriebssystem (Windows oder Mac). Geben Sie hier bitte Ihre Kundennummer ein. Bsp.: K1234 Geben Sie hier bitte Ihre Nebenstellennummer ein. Bsp.: 1122 Geben Sie hier bitte Ihren VoiceMail PIN Ihrer Nebenstelle ein. Bsp.: 1234 5
Übersicht Ansichten Sie haben die Möglichkeit ncontrol in zwei Ansichten zu nutzen. Standard Ansicht: Volle Ansicht Kompakte Ansicht Um in die Kompaktansicht zu wechseln, drücken Sie bitte : Konfigurieren Sie hier Ihre Nebenstelle. Details siehe nächste Seite. Hier legen Sie die Profile fest, die Sie mit Ihrer Nebenstelle nutzen möchten. Hier sehen Sie aktuelle News rund um die Telefonanlage. Um wieder zurück in die Vollansicht zu wechseln, drücken Sie bitte. 6
Übersicht Homescreen ncontrol Hier können Sie Rufumleitungen für Ihre oder andere freigegebene Nebenstellen konfigurieren. Hier können Sie die Funktionstasten Ihres oder eines anderen freigegebenen Tischtelefons konfigurieren (BFL, Intercom, etc.). Hier können Sie sich mit Ihrer oder einer anderen freigegebenen Nebenstelle in Warteschlangen ein- und ausbuchen. Hier können Sie Ihre oder eine andere freigegebene Nebenstelle im Detail konfigurieren (Klingelton, Sprache, etc.). Hier können Sie Ihre oder eine andere freigegebene VoiceMail konfigurieren und Ihre Sprachnachrichten verwalten. D.h., Sie können bspw. einstellen, dass die Sprachnachrichten Ihrer Nebenstelle Ihnen via E-Mail zugeschickt werden sollen. Außerdem können Sie sich Ihre Voicemail-Nachrichten direkt anhören, lokal speichern oder via E-Mail versenden. Hier können Sie das zentrale Telefonbuch der Telefonanlage einsehen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, neue, nur für Ihre Nebenstelle sichtbare, Telefonbucheinträge hinzuzufügen. 7
Rufumleitungen ( Anruf ) Klicken Sie im ncontrol Homescreen bitte den Navigationspunkt. Legen Sie hier ein Anruf Profil mit den unten angegebenen Rufumleitungen an. So können Sie für Ihre Nebenstelle verschiedene Anruf Profile verwalten. Bspw. für Office, Home Office, Urlaub, etc. Hier bestimmen Sie das Ziel für eine feste Anrufweiterleitung. D.h., wenn Sie hier etwas auswählen, wird der Anrufer immer an das gewählte Ziel verwiesen und nicht an Ihre Nebenstelle! Hier bestimmen Sie das Ziel:... bei besetzt bei nach Zeit (Geben Sie hier bitte ein Timeout für die Nebenstelle ein. D.h., nach wie vielen Sekunden soll der Anrufer weitergeleitet werden? Das Timeout greift für die Rufumleitung nach Zeit)... bei nicht erreichbar (Details siehe nächste Seite) Geben Sie hier eine beliebige weitere Nummer an, bei der der Anruf zusätzlich durchgestellt werden soll. In der Regel wählt man hier sein Mobiltelefon. Dann klingelt parallel das Anlagentelefon und das Handy und man kann wählen, womit man den Anruf beantwortet. Wenn der Anruf dann zum Beispiel mit dem Mobiltelefon beantwortet wurde, kann man ihn nicht mehr mit dem Telefon der TK-Anlage annehmen. 8
Rufumleitungen ( Anruf ) Abmelden Homescreen Hilfe Rufumleitung bei nicht erreichbar: Die Funktion Rufumleitung bei nicht erreichbar greift nur, wenn das Endgerät nicht an der Telefonanlage angemeldet ist. Bspw. bei Unterbrechung der Internetverbindung oder keiner LAN Verbindung. Des Weiteren greift die Rufumleitung nur bei einer direkten Nebenstelle. D.h., ist eine Rufumleitung bei nicht erreichbar für eine direkte Nebenstelle (bspw. Nebenstelle 123 - Max Mustermann) hinterlegt und ein Anrufer ruft direkt auf der Nebenstellen-Durchwahl an, funktioniert die Weiterleitung. Ist die Nebenstelle Mitglied einer Warteschlange oder einer Gruppe und die Warteschlange oder Gruppe bekommt einen Anruf, dann greift die Rufumleitung der einzelnen Nebenstelle nicht mehr! Generell sollten Sie als Ziel immer eine verfügbare Zielrufnummer hinterlegen. D.h., stellen Sie sicher, dass sich keine Mailbox oder Ansage meldet. Hinweis: Bei Trennung der Verbindung zwischen Endgerät und Telefonanlage kann es bis zu 60 Sekunden dauern, bis die für Diesen Fall hinterlegte Rufumleitung greift. Wenn das Endgerät wieder mit der Telefonanlage verbunden wird, kann es ebenfalls bis zu 60 Sekunden dauern, bis es registriert ist. 9
Funktionstasten ( Tasten ) Klicken Sie im ncontrol Homescreen bitte den Navigationspunkt. Klicken Sie auf Funktionstaste hinzufügen, um neue Funktionstasten zu belegen. Hier können Sie mit einer Freitextsuche gezielt Funktionstastenbelegungen filtern. Hier sehen Sie alle Ihre Funktionstastenbelegungen im Überblick. Das heißt, hier sehen Sie, auf welcher Funktaste was für ein Befehl (BFL, Intercom, etc.) aktuell konfiguriert ist. Details finden Sie auf der folgenden Seite 10
Beispiel Funktionstasten: Beispiel: Einrichtung einer Anrufumleitung auf die Rufnummer: 0171 12345 auf der Funktionstaste 0 Wählen Sie als Typ bitte Funktionscode. Eingabe für die Belegung auf der Funktionstaste (Tastenziffer): 0 Eingabe folgender Zeichen in das Eingabefeld unter der Ziffer 0 (Ziel): *110017112345 ( 0 für Amtsholung bei Weiterleitung auf eine externe Rufnummer nicht vergessen!) Eine andere Taste kann mit dem Code **11 zur Deaktivierung der Rufumleitung belegt werden. 11
Funktionstasten ( Tasten ) 1. 2. Klicken Sie einfach auf Geben Sie Ihrer Tastenziffer hier einen prägnanten Namen. Dieser darf nicht Länger als 8 Zeichen sein. Wählen Sie hier das Ziel für den entsprechenden Funktionstastentyp., um eine neue Funktionstaste zu belegen. Anschließend öffnet sich ein PopUp. Wählen Sie hier die gewünschte Tastenziffer aus, welche Sie belegen möchten. Die Reihenfolge der Funktionstasten auf Ihrem Tischtelefon ist telefonabhängig. Daher schauen Sie bitte im entsprechenden Handbuch Ihres Tischtelefons, wie die Anordnung der Funktionstasten ist. Sie können Tastenziffern von 0 bis 138 belegen. Wählen Sie hier den Funktionstasten-Typ. D.h.: Telefonnummer Besetzt Feld Lampe (BFL) Gegensprechanlage Funktionscode Dienste Details auf der nächsten Seite 12
Funktionstasten : a) Telefonnummer: Sie können hier eine beliebige Rufnummer hinterlegen. Durch Drücken der Funktionstaste starten Sie ein Telefongespräch. b) Besetzt Feld Lampe (BFL) Mit der Funktion Besetzt Feld Lampe (BFL) können Sie Nebenstellen anderer Teilnehmer in Ihrer Anlage überwachen und Gespräche von diesen Nebenstellen übernehmen bzw. dahin umleiten. Geht auf einer überwachten Nebenstelle ein Anruf ein, so wird dieser durch Blinken der jeweiligen LED angezeigt - Sie können den Anruf jetzt durch Drücken der Taste übernehmen (bitte beachten Sie aber, dass diese Funktion nur funktioniert, wenn Sie der Administrator Ihrer Telefonanlage in eine gemeinsame "Pick-Up Gruppe" mit den zu überwachenden Nebenstellen aufgenommen hat). Wird auf einer überwachten Nebenstelle ein Gespräch geführt, leuchtet deren LED permanent. Klingelt Ihr Telefon und Sie möchten das Gespräch an eine andere Nebenstelle abweisen, drücken Sie die dieser Nebenstelle zugeordnete Funktionstaste - der Anruf wird dann dahin umgeleitet. c) Gegensprechanlage: Mit der Funktion Gegensprechanlage (Intercom) stehen Ihnen die unter Besetzt Feld Lampe (BFL) erläuterten Funktionen zur Verfügung, zusätzlich wird ein Gespräch mit dieser Nebenstelle aber direkt beim Drücken der Funktionstaste aufgebaut (Gegensprechen). Der andere Teilnehmer muss dazu allerdings Intercom (Gegensprechanlage) auf seinem Telefonapparat aktiviert haben. Unter Intercom versteht man also eine herkömmliche Gegensprechanlage (ähnlich wie Walkie-Talkie), wo man durch Drücken der belegten Funktionstaste direkt auf den Lautsprecher des Gegensprechpartners verbunden wird. d) Funktionscode: Sie können durch Eingabe verschiedener Codes (gemäß Auflistung nächste Seite) auch Funktionen wie Anrufumleitungen auf die Tasten programmieren. Dazu geben Sie einfach den Code mit dem gewünschten Ziel in das Eingabefeld ein. e) Dienste: Sie können auch einen Dienst (z. Bsp. eine Gruppe) auf die Funktionstasten legen. Im Vergleich zu einer Nebenstelle (BFL) kann man diesen Dienst nicht monitoren! D.h., Sie können dann lediglich diesen Dienst von der Funktionstaste aus anrufen. 13
Funktionen über *-Codes Mit Hilfe von Steuerungscodes können Funktionen der Telefonanlage auch direkt angesteuert werden. Dabei gelten folgende Codes: Telefonanlagenkennziffern: *80 Intercom einschalten **80 Intercom ausschalten *80+Nst Intercom zu Nebenstelle *86 Rufnummer unterdrücken (CLIR) *860 Kopfnummer als Rufnummer anzeigen **86 Rufnummer inkl. Durchwahl anzeigen (CLIP) *791 Voicemail der eigenen Nebenstelle mit Kennwortabfrage *792 Voicemail-Abfrage mit Eingabe der Nebenstelle *793 Voicemail-Abfrage der eigenen Nebenstelle (Anruf auf *793) oder Voicemail der angerufenen Nebenstelle (Weiterleitung auf *793) *795 Einsprung in Voicemail für Nebenstelle *73+nnnn n-fax (nnnn ist die auf vier Stellen mit führenden Nullen (0) aufgefüllte Nummer des n-faxes, d.h. 1 wird zu 0001) #+n Nutzung der Amtsleitung n für den Anruf auf die Rufnummer (Das n ersetzt die sonst notwendige 0 für die Amtsholung) *74+nnnn Anruf auf Zeitsteuerung nnnn *75+nnnn Anruf auf die Anrufgruppe nnnn *76+nnnn Anruf auf den Sprachdialog nnnn *77+nnnn Anruf auf die Warteschlange nnnn *84+nnnn Mitglied der Warteschlange mit der Nummer nnnn werden **84+nnnn Mitgliedschaft in der Warteschlange mit der Nummer nnnn beenden (nnnn ist die auf vier Stellen mit führenden Nullen (0) aufgefüllte Nummer der Anrufgruppe, d.h. 1 wird zu 0001) 14
*490 Anklopfen einschalten **490 Anklopfen ausschalten *11 Feste Rufumleitung auf Rufnummer **11 Feste Rufumleitung aufheben *12 Umleitung bei nicht erreichbar auf Rufnummer **12 Umleitung bei nicht erreichbar aufheben *13 Umleitung bei besetzt auf Rufnummer **13 Umleitung bei besetzt aufheben *3+Nst Übernahme des an der Nebenstelle klingelnden Anrufs 15
Funktionstasten ( Tasten ) Klicken Sie im ncontrol Homescreen bitte den Navigationspunkt und anschließend. Ihrer Nebenstelle ist in der Regel ein festes Systemtelefon (snom oder AASTRA) zugewiesen. Wenn dies der Fall ist, wird Ihnen dieses Telefon mit den zur Verfügung stehenden Funktionstasten grafisch dargestellt. Hier sehen Sie die belegten Funktionstasten mit dem dazugehörigen Namen. Der Name, der Ihnen in der Grafik angezeigt wird, ist auch der Name, den Sie dann auf dem Telefon sehen. Durch diese Echt-Anzeige können Sie die Funktionstasten an Ihrem Systemtelefon noch schneller und einfacher belegen. 16
Funktionstasten ( Tasten ) Klicken Sie einfach auf eine Funktionstaste, um diese neu zu belegen oder zu bearbeiten. Anschließend öffnet sich ein PopUp. 1. 2. Geben Sie Ihrer Funktionstaste hier einen prägnanten Namen. Dieser darf nicht länger als 8 Zeichen sein. Wählen Sie hier den Funktionstasten-Typ. D.h.: Telefonnummer Besetzt Feld Lampe (BFL) Gegensprechanlage Funktionscode Dienste Wählen Sie hier das Ziel für den entsprechenden Funktionstastentyp. 17
Funktionstasten ( Tasten ) Um eine Tastaturerweiterung für das Telefon hinzuzufügen, wählen Sie einfach das gewünschte Erweiterungsmodul aus. Es wird Ihnen dann, ebenso wie die Funktionstasten des Systemtelefons, grafisch dargestellt. 1. 2. 3. Konfigurieren Sie spielend einfach die Funktionstasten Ihres Systemtelefons und Ihrer Tasturerweiterung! 18
Funktionstasten ( Tasten ) Klicken Sie einfach auf eine Funktionstaste, um diese neu zu belegen oder zu bearbeiten. Anschließend öffnet sich ein PopUp. 1. 2. Geben Sie Ihrer Funktionstaste hier einen prägnanten Namen. Dieser darf nicht länger als 8 Zeichen sein. Wählen Sie hier den Funktionstasten-Typ. D.h.: Telefonnummer Besetzt Feld Lampe (BFL) Gegensprechanlage Funktionscode Dienste Wählen Sie hier das Ziel für den entsprechenden Funktionstastentyp. 19
Ein- und Ausbuchen bei Warteschlangen ( Queue ) Klicken Sie im ncontrol Homescreen bitte den Navigationspunkt. Abmelden Homescreen Legen Sie hier ein Queue Profil mit den unten angegebenen Einbuchungen in Warteschlangen an. So können Sie für Ihre Nebenstelle verschiedene Queue Profile verwalten. Bspw. für Office, Home Office, Urlaub, etc. Hilfe Hier können Sie mit einer Freitextsuche gezielt Warteschlangen filtern. Hier haben Sie die Möglichkeit sich ganz einfach in eine Warteschlange ein- oder auszubuchen. Um sich in eine Warteschlange einzubuchen, klicken Sie einfach mit Doppelklick auf die gewünschte Warteschlange. Es wird Ihnen ein Haken angezeigt (siehe links), wenn Sie in die Warteschlange eingebucht sind. Um sich aus einer Warteschlange auszubuchen, klicken Sie einfach erneut mit Doppelklick auf die entsprechende Warteschlange. der Haken verschwindet dann wieder. 20
Konfiguration ( Telefon ) Klicken Sie im ncontrol Homescreen bitte den Navigationspunkt. Wählen Sie hier einen Klingelton für Ihr Endgerät aus. Wählen Sie hier die Sprache für Ihre Nebenstelle. Hier legen Sie fest, nach wie vielen Sekunden nach Eingabe der Rufnummer ein Anruf automatisch gestartet werden soll. Hier legen Sie fest, nach wie vielen Zeichen bei der Rufnummerneingabe am Endgerät eine Rufnummer vorgeschlagen werden soll. Die vorgeschlagenen Rufnummern beziehen sich auf die gespeicherte Anrufhistorie. Legen Sie hier fest, ob es sich bei dieser Nebenstelle um einen CallCenter Agent handelt, oder nicht. Diese Angabe ist nur relevant, wenn Sie das CallCenter Monitoring nutzen. Legen Sie hier fest, ob bei dieser Nebenstelle die Funktion Anklopfen erlaubt ist. Wenn diese Funktion deaktiviert ist, dann wird ein zweiter Anrufer auf das Weiterleitungsziel ( bei besetzt) weitergeleitet. Details: nächste Seite Aktivieren Sie hier die Funktion Gegensprechanlage (Intercom) Details: nächste Seite Details finden Sie auf der folgenden Seite 21
Konfiguration ( Telefon ) a) Gegensprechanlage (Intercom): Mit dieser Funktion können Sie zum einen Nebenstellen anderer Teilnehmer in Ihrer Anlage überwachen und Gespräche von diesen Nebenstellen übernehmen bzw. dahin umleiten. Geht auf einer überwachten Nebenstelle ein Anruf ein, so wird dieser durch Blinken der jeweiligen LED angezeigt - Sie können den Anruf jetzt durch Drücken der Taste übernehmen (bitte beachten Sie aber, dass diese Funktion nur funktioniert, wenn Sie der Administrator Ihrer Telefonanlage in eine gemeinsame "Pick-Up Gruppe" mit den zu überwachenden Nebenstellen aufgenommen hat). Wird auf einer überwachten Nebenstelle ein Gespräch geführt, leuchtet deren LED permanent. Klingelt Ihr Telefon und Sie möchten das Gespräch an eine andere Nebenstelle abweisen, drücken Sie die dieser Nebenstelle zugeordnete Funktionstaste - der Anruf wird dann dahin umgeleitet. Grundidee des Funktion Gegensprechanlage (Intercom) ist jedoch, dass Sie zusätzlich zu den oben genannten Funktionen ein Gespräch mit der Nebenstelle, die Sie auf die entsprechende Funktionstaste (Typ: Gegensprechanlage) gelegt haben durch Drücken der Funktionstaste direkt aufbauen (Gegensprechen). Der andere Teilnehmer muss dazu allerdings Intercom (Gegensprechanlage) auf seinem Telefonapparat aktiviert haben. Unter Intercom versteht man also eine herkömmliche Gegensprechanlage (ähnlich wie Walkie-Talkie), wo man durch Drücken der belegten Funktionstaste direkt auf den Lautsprecher des Gegensprechpartners verbunden wird. b) Anklopfen Anklopfen bedeutet, falls Sie sich gerade in einem Gespräch befinden und ein neuer Anrufer versucht Sie zu erreichen, werden Sie durch einen dezenten Anklopfton darauf aufmerksam gemacht, dass gerade jemand versucht Sie zu anzurufen. Sie können dann entscheiden, ob Sie den Anrufer direkt annehmen möchten (obwohl Sie gerade ein Gespräch führen). Falls die Funktion Anklopfen aktiviert ist, funktioniert die VoiceMail Funktion Rufumleitung bei besetzt nicht! Wenn diese Funktion deaktiviert ist und jemand versucht Sie anzurufen, obwohl Sie in einen Gespräch sind, dann wird der Anrufer auf das Weiterleitungsziel ( bei besetzt) weitergeleitet. 22
Konfiguration ( Telefon ) Wählen Sie hier Ihre bevorzugte Amtsleitung für ausgehende Telefonate aus. D.h., über welche Amtsleitung wollen Sie raus telefonieren. Diese Amtsleitung wird dann auch beim Gesprächspartner angezeigt. Hinweis: Sie haben auch die Möglichkeit bei ausgehenden Gesprächen durch Vorwahl von # + Leitungsnummer eine andere Amtsleitung zu signalisieren, als Sie hier ausgewählt haben. Wählen Sie hier aus, ob Ihre gesamte Rufnummer, nur die Kopfnummer (Amtsleitung), gar keine Rufnummer (Rufnummer unterdrücken) oder nur der Pilot angezeigt werden soll. 23
VoiceMail ( Nachricht ) Klicken Sie im ncontrol Homescreen bitte den Navigationspunkt. Hier sehen Sie alle persönlichen Sprachnachrichten Ihrer Nebenstelle aufgelistet. Hören Sie sich die Sprachnachrichten über den integrierten Player an oder löschen Sie diese ggf. Hier können Sie mit einer Freitextsuche gezielt Sprachnachrichten filtern. Klicken Sie auf die Diskette, um sich die Sprachnachricht lokal zu speichern. Klicken Sie auf den Brief, um die Sprachnachricht via E-Mail zu versenden. WICHTIG Um die Funktion Visual Voicemail zu nutzen, darf die Funktion: unter Voicemail / Konfiguration nicht aktiviert sein! 24
VoiceMail ( Nachricht ) Hier legen Sie fest, dass beim Abruf Ihrer VoiceMail die Rufnummer des Anrufers angesagt wird. Hier können Sie festlegen, dass Sie eine Kopie der VoiceMail an die anzugebende Email-Adresse gesendet bekommen. Außerdem können Sie festlegen, dass nach dem Versand der VoiceMail, diese gelöscht wird. Hier können Sie die Email-Adresse angeben, an die die VoiceMail Nachrichten gesendet werden sollen. Hier vergeben Sie ein Passwort für Ihre VoiceMail. Dieses benötigen Sie, wenn Sie eine VoiceMail Abfrage von extern oder direkt über Ihr Tischtelefon machen. Hier legen Sie fest, ob nach dem Versand der VoiceMail diese vom Server gelöscht werden soll. Hinweis: Wenn Sie neue VoiceMail Nachrichten haben, wird Ihnen die Anzahl als hochgestellte Zahl direkt am Nachrichten-Icon im Homescreen angezeigt. Bsp. für 2 neue Nachrichten: 25
Telefonbuch ( Adresse ) Klicken Sie im ncontrol Homescreen bitte den Navigationspunkt. Klicken Sie auf Eintrag hinzufügen, um einen neuen, nur für Ihre Nebenstelle sichtbaren, Telefonbucheintrag hinzuzufügen. Hinweis: Bei Vorwahl bitte keine 0 vorab mit eingeben (Bsp.: nur 89 für München). Hier sehen Sie das zentrale Telefonbuch der Telefonanlage. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, neue, nur für Ihre Nebenstelle sichtbare, Telefonbucheinträge hinzuzufügen. 26
Telefonbuch ( Adresse ) 1. 2. Klicken Sie einfach auf, um einen neuen Telefonbucheintrag hinzuzufügen. Anschließend öffnet sich ein PopUp. Vergeben Sie hier einen Namen für den Telefonbucheintrag. Wählen Sie hier das zugehörige Land der Rufnummer für den Telefonbucheintrag aus. Vergeben Sie hier die Vorwahl der Rufnummer für den Telefonbucheintrag. Hinweis: Bitte keine 0 vorab eingeben (Bsp.: nur 89 für München). Vergeben Sie hier die Rufnummer ohne Vorwahl für den Telefonbucheintrag. Vergeben Sie hier ggf. eine Durchwahl für die Rufnummer des Telefonbucheintrags (kein Pflichtfeld). 27
Profile - Übersicht Sie haben die Möglichkeit für Ihre Nebenstelle verschiedene Profile anzulegen: Anruf Profil Legen Sie mit einem Anruf Profil fest, welche Rufumleitungen für die Nebenstelle greifen sollen. So können Sie für Ihre Nebenstelle verschiedene Anruf Profile anlegen und verwalten und müssen Rufumleitungen nicht immer in den Nebenstelleneinstellungen anpassen. Bspw. für Office, Home Office, Urlaub, unterwegs, Pause, etc. Queue Profil Legen Sie mit einem Queue Profil fest, in welche Warteschlangen die Nebenstelle eingebucht ist. So können Sie für Ihre Nebenstelle verschiedene Queue Profile anlegen und verwalten und müssen sich nicht immer aus bestimmten Warteschlangen ein- und ausbuchen. Bspw. für Office, Home Office, Urlaub, unterwegs, Pause, etc. Hinweis: Anruf und Queue Profil sind unabhängig voneinander. D.h., Sie können die Profile wechseln, ohne dass sich das andere ebenfalls ändert. Außerdem können Sie auch festlegen, dass sie nur einen Profiltyp ohne den anderen verwenden und umgekehrt. 28
Anruf Profil Um ein Anruf Profil anzulegen, klicken Sie im ncontrol Homescreen bitte unter Anruf Profil auf. Klicken Sie als nächstes bitte. Hier werden alle angelegten Anruf Profile aufgelistet. Geben Sie hier Ihrem Anruf Profil einen Namen. Wählen Sie hier für Ihr Anruf Profil ein Icon aus. Wenn das Anruf Profil aktiv ist, wird Ihnen im Homescreen das Icon rechts oben am Anruf-Icon dargestellt. Rechts die Auswahl der verschiedenen Icons: Legen Sie hier die verschiedenen Anrufeinstellungen für Ihr Profil fest. Um das Profil zu speichern, drücken Sie bitte. Anschließend finden Sie das angelegte Anruf Profil in der Übersicht. Um ein Profil zu aktivieren, klicken Sie einfach mit einem Doppelklick auf das entsprechende Profil. 29
Queue Profil Um ein Queue Profil anzulegen, klicken Sie im ncontrol Homescreen bitte unter Queue Profil auf. Klicken Sie als nächstes bitte. Hier werden alle angelegten Queue Profile aufgelistet. Geben Sie hier Ihrem Queue Profil einen Namen. Wählen Sie hier für Ihr Queue Profil ein Icon aus. Wenn das Queue Profil aktiv ist, wird Ihnen im Homescreen das Icon rechts oben am Queue-Icon dargestellt. Rechts die Auswahl der verschiedenen Icons: Legen Sie hier fest, in welche Warteschlangen die Nebenstelle für dieses Profil eingebucht sein soll. Um das Profil zu speichern, drücken Sie bitte. Anschließend finden Sie das angelegte Queue Profil in der Übersicht. Um ein Profil zu aktivieren, klicken Sie einfach mit einem Doppelklick auf das entsprechende Profil. 30
Nebenstellenverwaltung Sie haben im ncontrol die Möglichkeit nicht nur Ihre Nebenstelle, sondern auch die Nebenstellen anderer Personen (bspw. Team-Kollegen) zu verwalten. Um in die Nebenstelleverwaltung zu gelangen, klicken Sie bitte links oben auf den Button mit Ihrer Nebenstellennummer und Ihrem Nebenstellennamen (siehe Bild rechts). 2. 3. Um die Verwaltung von einer weiteren Nebenstelle zu übernehmen, drücken Sie bitte. Geben Sie hier bitte die Nebenstellennummer der Nebenstelle ein, die Sie zusätzlich verwalten möchten. Um die Nebenstelle eines anderen verwalten zu dürfen, benötigen Sie die Zustimmung des jeweiligen Nebenstelleninhabers. Dieser bekommt eine E-Mail Anfrage Um die mit Verwaltung einem Bestätigungslink. von einer weiteren Hier können Nebenstelle Sie die Nachricht zu an den Nebenstelleninhaber übernehmen, drücken anpassen. Sie bitte. 1. Klicken Sie, um die Anfrage zu versenden. 31
Nebenstellenverwaltung Sie sehen nun in der Nebenstellen Übersicht, welche Nebenstellen Sie verwalten und wie der jeweilige Status ist. Solange der Nebenstelleninhaber, dem Sie eine Anfrage für die Verwaltung seiner Nebenstelle zugesendet haben, noch nicht zugestimmt hat, ist der Status auf deaktiviert. Sobald er der Anfrage zustimmt, wechselt der Status auf aktiviert : WICHTIG: Um eine E-Mail Anfrage für die Nebenstellenverwaltung zu versenden, muss der Empfänger in den VoiceMail Einstellungen seiner Nebenstelle eine E-Mail Adresse hinterlegt haben. Ist keine E-Mail Adresse hinterlegt, kommt die Anfrage nicht an und der Status bleibt auf deaktiviert. Hinweis: Möchten Sie eine Nebenstelle nicht mehr verwalten, drücken Sie einfach, um die Nebenstelle aus der Verwaltung zu nehmen. Dabei wird nicht die Nebenstelle an sich gelöscht, sondern nur die Verwaltung. Um eine Nebenstelle für die Verwaltung auszuwählen, wählen Sie einfach links oben im Dropdown die entsprechende Nebenstelle aus: 32
ncontrol Einstellungen Klicken Sie im ncontrol bitte. Legen Sie hier die Sprache für ncontrol fest. Legen Sie hier fest, ob Ihr Anruf Profil im Homescreen angezeigt werden soll. Legen Sie hier fest, ob Ihr Queue Profil im Homescreen angezeigt werden soll. Homescreen mit Anzeige der Profile: Homescreen ohne Anzeige der Profile: Legen Sie hier fest, ob Tooltips im ncontrol angezeigt werden sollen. 33