Stolperstein GoBD Stolperstein GoBD GoBD - Übergangsfrist endet zum 01.01.2017! Damit die GoBD nicht zum Stolperstein für Sie wird, möchten wir Sie über einige wichtige Aussagen der GoBD informieren, die ab Januar 2017 zu beachten sind. Was verbirgt sich hinter dem Kürzel GoBD? Mit Schreiben vom 14.11.2014 hat das Bundesministerium für Finanzen die sogenannten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD genannt, veröffentlicht. Die GoBD beziehen sich auf die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen, die ganz oder teilweise unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet werden. Die GoBD ersetzen die veralteten GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU ( Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ). Ab wann und für wen gelten die GoBD? Die GoBD gelten mit Wirkung zum 01.01.2015 für alle Unternehmer in Deutschland, die elektronische Buchführung mittels Software betreiben, also nicht nur für Buchführungspflichtige, sondern auch für Einnahme- Überschuss-Rechner (z.b. Kleinunternehmer). Wer ist für die Einhaltung der GoBD verantwortlich? Die GoBD weisen ausdrücklich darauf hin, dass für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen" allein der Steuerpflichtige verantwortlich ist.
Steuerlich relevante Belege digital archivieren Neben den steuerlich relevanten Belegen fordern die GoBD, dass zudem alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Dies gilt insbesondere auch für digitale und elektronische Belege und Aufzeichnungen. Im Klartext: Elektronische Rechnungen und Belege, die in Ihrem Betrieb entstanden oder eingegangen sind, müssen unverändert -somit in digitaler Form!- aufbewahrt werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren! Wann können digitale Belege gelöscht werden? Eine Löschung digital erzeugter oder digital eingegangener Rechnungen oder Belege ist erst nach Ablauf der für diese Belege zutreffenden Aufbewahrungsfrist gestattet (sechs Jahre für Geschäftsbriefe, geschäftliche E-Mail-Korrespondenz, Mahnungen und Verträge; zehn Jahre für Ein- und Ausgangsrechnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege). Zudem müssen bei einer Betriebsprüfung diese Belege dem Finanzamt in digitaler Form vorgelegt werden können. Weitere Informationen zur digitalen Betriebsprüfung finden Sie in unserem Beitrag: "Digitale Betriebsprüfung". Welche Anforderungen stellt die GoBD an eine revisionssichere Archivierung? Unveränderbarkeit: Belege und Aufzeichnungen müssen so archiviert werden, dass man den ursprünglichen Zustand feststellen kann. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Belege/Buchungen verstehen und in angemessener Zeit überprüfen können. Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle steuerlich relevanten Belege müssen vollständig und unveränderbar archiviert werden. Zeitnahe Erfassung und Ordnung: Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden.
E-Mail Archivierung In vielen Unternehmen wird die E-Mail zunehmend auch für den Versand von Rechnungen und anderen elektronischen Belegen dem Postweg vorgezogen. Ist die GoBD auch für E-Mails relevant? Ja. Und zwar immer dann, wenn die E-Mail einen Geschäftsbrief oder einen Beleg ersetzt bzw. enthält, ist diese E-Mail aufgrund ihrer Relevanz für die steuerliche Erfassung und Behandlung zu archivieren. Die GoBD macht ausdrücklich auch für die Aufbewahrung und Archivierung von E-Mails klare Vorgaben. Unter dem Punkt Aufbewahrung heißt es in den GoBD unter Randziffer 119: Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht nicht gelöscht werden. Und weiter heißt es: Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Unter Randziffer 121 heißt es weiter: So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Wird hingegen eine E-Mail vergleichbar einem Briefumschlag nur als Transportmittel gebraucht, z.b. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält diese E-Mail darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese laut GoBD (Randziffer 121) nicht aufbewahrungspflichtig. Doch Vorsicht: Die Unterscheidung, ob eine E-Mail aufbewahrungspflichtig ist oder nicht, dürfte in der Praxis nur mit
erheblichem Zeitaufwand zu realisieren sein (Sichtung jeder E-Mail). Doch welche finanziellen Nachteile drohen wirklich bei Nichteinhaltung der GoBD? Bei Nichteinhaltung der GoBD besteht das Risiko, dass das Finanzamt die Buchführung verwirft und auf ihre Schätzungsbefugnis zurückgreift. In diesem Fall drohen Zuschätzungen oder der Verlust des Steuerabzugs, was beides zu einem beträchtlichen finanziellen Schaden führen kann. Verzögerungsgeld Darüber hinaus hat das Finanzamt das Recht, ein sogenanntes Verzögerungsgeld zu verhängen, beispielsweise wenn ein Steuerpflichtiger einer Aufforderung des Finanzamts zur Erteilung von Auskünften oder zur Vorlage von Unterlagen im Rahmen einer Außenprüfung innerhalb einer angemessenen Frist nicht nachkommt. Höhe des Verzögerungsgeldes Ob und in welcher Höhe ein Verzögerungsgeld festgesetzt wird, liegt im Ermessen der Finanzbehörde. Die Höhe des Verzögerungsgeldes beginnt bei 2.500 EUR (!) und kann bis zu 250.000 EUR betragen. Fazit Die Einführung der neuen GoBD bringt für Unternehmen eine Vielzahl neuer bürokratischer Aufgaben mit sich, deren Nichteinhaltung erhebliche finanzielle Nachteile auslösen können. Die Einführung der neuen GoBD bewirkt aber auch positives. Für Sie als Unternehmer wird die Digitalisierung Ihrer gesamten Geschäftsprozesse und Archivierung Ihrer Unterlagen vorangetrieben. Die zeitraubende Suche nach Dokumenten gehört dadurch endlich der Vergangenheit an. Wenn Sie als Unternehmer die oben genannten Vorgaben der GoBD in Bezug auf eine revisionssichere Archivierung steuerrelevanter E-Mails, Dokumente und Belege ernst nehmen, kommt als Lösung nur ein professionelles und GoBD-konformes Dokumenten-Management-System (DMS) in Frage. Berücksichtigt man weiterhin die finanziellen Nachteile, die Ihnen als Unternehmer verstärkt seit dem 01.01.2017 bei Nichteinhaltung der GoBD drohen, sollte die Entscheidung für ein professionelles DMS leicht fallen.
Die Lösung Mit dem Scannen Ihrer steuerrelevanten Unterlagen und Belege durch DokuTREUHAND und dem anschließenden Archivieren im DMS, können die wesentlichen Vorschriften der GoBD (unveränderbare Speicherung aller steuerrelevanten Belege!) konsequent und nachprüfbar eingehalten werden. Kunden, die sich für die DokuPOSTBOX von DokuTREUHAND entschieden haben, können das mit angebotene, cloudbasierte DMS kostenlos nutzen. Cloudanbieter ist ein nach DIN ISO/IEC 27001 zertifizierter *Hosting-Provider mit Rechenzentrum in Deutschland. *Hosting-Provider: DokuTREUHAND stellt über seinen Hosting-Provider einen nach DIN ISO/IEC 27001 zertifizierten Server zur Verfügung, der ausschließlich Kunden von DokuTREUHAND zugänglich ist. Die ISO-Norm 27001 gehört zu den aufwendigsten und wichtigsten Sicherheits-Zertifizierungen für das Infomationssicherheits-Management (ISMS). Rechtlicher Hinweis: Der hier vorliegende Artikel wurde gewissenhaft und mit größter Sorgfalt erstellt; trotzdem kann und soll dieser lediglich dazu dienen, dem Leser einen Überblick über einzelne Themenkomplexe zu verschaffen. Die vorliegenden Ausführungen können daher keine auf den Einzelfall bezogene rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen. Wenden Sie sich deshalb bei Bedarf an einen Rechtsanwalt / Steuerberater Ihres Vertrauens. Eine Gewähr oder Haftung für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der gemachten Angaben kann nicht übernommen werden.