ERFOLGREICH VORTRAGEN UND PRÄSENTIEREN Die Vorbereitung Wie präsentieren? Wie gestalten? Präsentation mit Overhead-Folien Power-Point Präsentation Quellen Zusammenstellung: KINZ-Kommunikation, Tuchlauben 18/15, A-1010 Wien, T. 01-533 38 55, ukinz@vienna.at, www.kinz-pr.at. Text: Ulrike Willam-Kinz, Copyright: KINZ-Kommunikation, 2002. Nur für den persönlichen Gebrauch.
1 So bereiten Sie sich auf eine erfolgreiche Präsentation vor Inhaltliche Vorbereitung Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrem Vortrag, was wollen Sie erreichen, was sollen Ihre Zuhörer mitnehmen? Welche Zielgruppe sprechen Sie an? Fachpublikum oder normales Publikum? Danach richtet sich zum Beispiel die Wahl der Wörter. Anregungen für die Gliederung Ihres Vortrags finden Sie weiter unten. Technische / Organisatorische Vorbereitung Wie groß ist das Auditorium? Wie groß ist der Raum? Welche technische Ausstattung hat der Raum, welche müssen Sie organisieren? Prüfen Sie Geräte und Arbeitsplatz immer vor Ihrem Auftritt - nicht blind starten! Persönliche Vorbereitung Es ist völlig normal, vor einem Vortrag aufgeregt zu sein. Selbst Profis verspüren eine gewisse Aufregung. Mittel gegen die Aufregung sind: Üben Sie den Vortrag oder Teile davon zu Hause vor dem Spiegel. Wie wirken Sie? Wie schaut Ihre Gestik, Mimik aus? Stimmen Sie sich positiv auf das Publikum und die Situation ein. Freuen Sie sich auf Ihren Vortrag! Atmen Sie vor dem Vortrag ein paar Mal tief durch. Das beruhigt den Puls. Gliederung Einleitung: Hauptteil: Schluss: Vorstellung (Wer Sie sind, was Sie machen), Worum geht es allgemein? Worum geht es im Speziellen, worum geht es Ihnen? Kann z.b. ein Motto oder ein Appell an das Publikum sein. Einleitung Mögliche Einleitungen sind: ein aktueller Anlass als Aufhänger ein zum Thema passendes Zitat eine Gemeinsamkeit zwischen dem Publikum und Ihnen (Wir sind alle in der Situation..., wir kennen alle..., wir wissen alle...) KINZ-Kommunikation: ERFOLGREICH VORTRAGEN UND PRÄSENTIEREN 2
Hauptteil Wichtig ist der logische Aufbau. Achten Sie darauf, dass Sie Antworten auf die W-Fragen geben: Was, wann, wie, warum, womit, wozu Bei längeren Präsentationen macht es Sinn, dem Publikum die Gliederung am Beginn und zwischendurch zu zeigen, quasi als Landkarte, damit das Publikum die Orientierung behält. 1. Situation in Österreich 2. Situation in Europa 3. Schlussfolgerungen Schluss Bereiten Sie den Schluss gut vor. Sie haben folgende Möglichkeiten: Sie weisen nochmals auf eine wesentliche Aussage Ihres Vortrages hin. Sie verweisen auf weiterführende Studien oder Literatur. Sie unterstreichen Ihre persönliche Meinung zum Thema. Sie verwenden ein passendes Zitat. Sie richten einen Appell an Ihr Publikum (Deshalb ist es notwenig, dass...) KINZ-Kommunikation: ERFOLGREICH VORTRAGEN UND PRÄSENTIEREN 3
2 So präsentieren Sie erfolgreich Zeigen Sie festen Standpunkt (stehen Sie fest auf beiden Beinen, Arme frei seitlich hängend oder locker oberhalb der Gürtelschnalle ineinander gelegt) - UND nützen Sie Ihre Energieventile (= laute Stimme, kontrollierte Ortsveränderung, Gestik + Blickführung). Bevor Sie zu sprechen beginnen, nehmen Sie Blickkontakt zu ihren Zuhörern auf. Dadurch fühlen sich die Zuhörer bereits angesprochen. Halten Sie Blickkontakt mit Ihrem Publikum. Schränken Sie ihre Gestik nicht bewusst ein. Führen Sie die Zuschauer mit Touch - Turn - Talk (auf das Objekt zeigen, umdrehen, wieder zum Publikum sprechen) durch Ihre Hilfsmittel. Am besten stehen Sie links vom Bild. Benutzen Sie Filzstifte, Zeigestäbe etc. nicht zum Spielen. Zeitkontrolle: Im Interesse Ihrer Zuhörer und der Programmgestalter halten Sie vorgegebene Zeiten ein. ABER: Schauen Sie deswegen nicht ständig auf die Uhr besser: die Uhr an einen für Sie gut sichtbaren Platz legen (z.b. auf den Tisch oder das Rednerpult). Setzen Sie nichts als bekannt voraus - erklären Sie jedes neue Element - mit Blickrichtung zum Zuschauer. Zeigen Sie, dass Ihnen Ihr Publikum und deren Verständnis wichtiger sind als jede technische Spielerei. Gliedern Sie Ihren Vortrag durch Fragen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu aktivieren. Bei Pannen und Störungen: reparieren, weitermachen. Nehmen Sie nicht alles persönlich. Entschuldigungen wirken unprofessionell. Ein schlecht sichtbares Hilfsmittel ist schlimmer als gar keines (schlecht sind z.b. visuelle Präsentationen in einem nicht-verdunkelbaren Raum). 2.1 Stimmt die Sprache? - Tipps für verbale Optimierung Sprechen Sie frei, mit Unterstützung des Konzepts. Vorgelesene Vorträge wirken unprofessionell und ermüden das Publikum. Sprechen Sie langsam, laut und deutlich. Bedenken Sie, dass es eine gewisse Zeit braucht, bis Ihre Worte bei den Zuhörern ankommen. Setzen Sie Ihre Stimme gezielt ein. Variieren Sie in Lautstärke, Sprechtempo und Stimmlage, um zum Beispiel - wesentliche Punkte hervorzuheben; - Sinnzusammenhänge zu verdeutlichen; - die Aufmerksamkeit zu konzentrieren: Bilden Sie kurze, verständliche Sätze mit gezielten Pausen. KINZ-Kommunikation: ERFOLGREICH VORTRAGEN UND PRÄSENTIEREN 4
Formulieren Sie aktive, positive Sätze - diese werden vom Gehirn leichter erkannt und aufgenommen als Passiv- und Negativ-Formulierungen. Verwenden Sie geläufige Wörter; wenn Sie nicht vor Fachleuten sprechen, gehen Sie vorsichtig mit Fachjargon um. Stehen Sie zu ihrem Dialekt, besonders unter Landsleuten. Der Maßstab ist Verständlichkeit. Verwenden Sie ICH gezielt man -Formulierungen wirken unpersönlich (man würde sagen, man würde meinen...). Ihr Publikum interessiert sich für Ihre Erfahrungen, für Ihre Meinung! Wo immer möglich, erklären Sie theoretische Inhalte anhand von praktischen Beispielen. Wiederholen Sie wichtige Punkte - Wiederholung sichert Einprägung ACHTUNG: FEHLERQUELLEN! Lernen Sie aus Beobachtungen. Wie machen es gute Präsentatoren? Was fällt Ihnen bei schlechten, langweiligen Vorträgen auf? Was stört Sie? Vielleicht folgendes: Der Redner tritt nicht in Erscheinung, versteckt sich hinter seinem Computer oder dem Overhead-Projektor, dreht seinem Publikum oft den Rücken zu, redet zur Wand. Die visuellen Hilfsmittel sind gerade mal für die erste Reihe lesbar. Sie sind zu bunt, zu unruhig, enthalten zu viel Information. Die Rednerin rattert ihren Vortrag monoton herunter, spricht so schnell, dass Sie mit Ihren Gedanken nicht folgen können. Der Redner schaut überall hin nur nichts ins Publikum. Die Rednerin verzettelt und entschuldigt sich ständig, wirkt unorganisiert, hektisch. KINZ-Kommunikation: ERFOLGREICH VORTRAGEN UND PRÄSENTIEREN 5
3 Empfehlungen für die Gestaltung Grundregeln für die Gestaltung Eine Zeitlang war es modern, Präsentationen mit vielen bunten Folien und animierten Power-Point- Bildern zu untermalen. Der Trend geht aber wieder klar in Richtung Reduktion. Was zählt, sind Inhalt, Klarheit und Verständlichkeit. Denken Sie daran, dass sich Ihr Publikum mehr für Sie als Person, für Ihr Arbeitsgebiet, für Ihren Standpunkt interessiert als für Ihre gestalterischen Fähigkeiten. Klarheit hat Vorrang vor Schönheit und Originalität. Dicker Strich - einfache Grafik - wenig Details. Nie mehr als fünf Informationen pro Bild! Ein Bild (Symbol, Grafik, Zeichnung,...) sagt mehr als tausend Worte. Halten Sie ein einheitliches Qualitätsniveau. Ziehen Sie Stilelemente wie z.b. Rahmen, Striche konsequent durch. Planen Sie in der Vorbereitung die Präsentationssituation ein: berücksichtigen Sie Zeit für Erklärungen und Ergänzungen. 3.1 Wie bauen Sie ein Bild auf? Die übliche Blickfolge geht von links nach rechts, von oben nach unten: Brennpunkte sind die beiden oberen Ecken, das Zentrum und die rechte untere Ecke. Natürliche Aufmerksamkeits-Schwerpunkte sind: Mensch (Kinder!) vor Tier vor Ding vor Farbe vor (geometrischer) Form vor Text. Reihenfolge signalisiert Wichtigkeit. Größe, Strichstärke, (Signal-)Farbe signalisieren Wichtigkeit. KINZ-Kommunikation: ERFOLGREICH VORTRAGEN UND PRÄSENTIEREN 6
ACHTUNG: FEHLERQUELLEN! von einem Aufbau sprechen und dabei von oben nach unten vorgehen (das Wort Aufbau signalisiert, dass es nach oben geht), mäßig interessante Textstellen vor interessanten besprechen 3.2 Farbe Der richtige Einsatz von Farbe Benützen und respektieren Sie gelernte Farbcodes: wie rote und schwarze Zahlen, Parteifarben, Firmenfarben etc. Verwenden Sie einheitliche Farbcodes: Ziehen Sie Farbe der Titelzeile, des Fließtextes, der Hervorhebungspunkte konsequent durch. Beschränkung zeigt den Meister: Nicht zu viel Farbe einsetzen! Mit Schwarz, Rot, Blau, Grün kommen Sie gut durch. Starke Farben dosieren: Auf Folien genügt es oft, Ränder eines Kreisausschnittes, eines Landes, eines Kastens in einer kräftigen Farbe darzustellen. Unterlegen Sie z.b. Schriftblöcke mit (sichtbaren!) Pastellfarben. Die Wirkung von Farben Rot: aggressiv, emotional, gefährlich, aktiv, dynamisch, dunkles Rot wirkt seriös, wichtig und teuer, Grün: korrekt, erfahren, beständig, Natur, Ökologie, Hoffnung Blau: wichtig, edel, beruhigend, ausgewogen, seriös, glaubwürdig, kühl Gelb: warm, harmonisch, ausgleichend, freundlich, frisch + sauber, aber auch schrill, ACHTUNG: auf Folien und Power-Point-Präsentationen oft schlecht sichtbar! Welche Farb-Kontraste wirken? Am besten wirken Kontraste von Komplementärfarben (Rot/Grün, Blau/Rot, Gelb/Blau-Violett) oder Kalt-Warm-Kontraste (warme Farben sind: Gelb, alle Rottöne bis Violett, kalte Farben sind alle Blau- und Grüntöne). Starke Kontraste unterstützen die Lesbarkeit. ABER: zu dominanter oder unruhiger Hintergrund frisst den Text. (Dies gilt besonders für Power-Point-Präsentationen!) KINZ-Kommunikation: ERFOLGREICH VORTRAGEN UND PRÄSENTIEREN 7
Wählen Sie bei dunkler Schrift einen hellen Hintergrund (das Dunkle wirkt näher dran, das Helle weiter weg ), z. B. schwarze Schrift / Hintergrund in Pastellfarben. Negativ-Schriften (z. B. weiße/gelbe Schrift in farbigem Hintergrund) sind meist schlecht lesbar - besonders, wenn der Hintergrund auch hell ist. Prinzipiell ist dunkle Schrift auf hellem Hintergrund besser lesbar als helle Schrift auf dunklem Hintergrund. Maßvoll kontrastieren. Je dünner der Strich, je kleiner die Schrift, desto stärker der benötigte Kontrast. ACHTUNG FEHLERQUELLEN! Weiße, gelbe Schriften auf hellem Hintergrund (wird praktisch unsichtbar ). Bei hellen Schriften starke Kontrastfarbe (schwarz, blau, rot, grün) und große Buchstabengröße wählen - kleine Buchstaben verschwimmen mit dem Hintergrund Vermeiden Sie gelbe Hervorhebungen - Gelb erscheint zwar am Bildschirm schön, wird aber von den meisten Projektoren verschluckt. Vorsicht bei Kombinationen aus derselben Farb-Familie (z.b. verschiedene Rottöne in einer Grafik, kräftige Blau- + Grün-Töne): Unterschiede verschwinden in der Projektion. 3.3 Text und Schrift: Einfach und leserlich GROSSBUCHSTABEN sind schlechter lesbar als Druckschrift - ganz einfach deshalb, weil wir viel mehr Übung im Entziffern von Druckschrift haben. Großbuchstaben können Sie für Überschriften verwenden oder um einzelne Wörter hervorzuheben. Riesenschlangenbandwurmwortgebilde aufteilen! Es ist besser, längere Wörter mit Bindestrich abzuteilen. Serifenlose Schriften (klar geschnittene Schriften wie z.b. Arial, Tahoma) sind für Präsentationen besser geeignet, als Schriften mit Serifen (Schriften mit kleinen Verzierungen wie z.b. Times New Roman). Letztere sind z.b. im Zeitungs- und Buchdruck üblich. KINZ-Kommunikation: ERFOLGREICH VORTRAGEN UND PRÄSENTIEREN 8
4 Präsentation mit Overhead-Folien Vorteile + Folien sind schnell, einfach, billig herzustellen + Geräte sind technisch ausgereift, einfach, sicher und transportabel Nachteile - Quantität der Folien geht oft vor Qualität - Schlechte Präsentatoren sprechen in den Projektor hinein, zur Wand, blockieren die Sicht auf das projezierte Bild 4.1 Empfehlungen für die Gestaltung von Folien Querformat wählen Vorteil: bessere Ausnützung der Projektionsfläche, leichtere Blickführung an der Wand, augenfreundliches Format. Rand freilassen Volle Folien wirken unsauber und deprimierend, links und rechts je 2 cm frei lassen, oben und unten mind. je 1,5 cm. Auf die richtige Schriftgröße und Schriftstärke kommt es an Die Schriftgröße auf die Größe des Raumes abstimmen, in dem die Präsentation stattfindet. Sitzen Ihre Zuschauer bis zu 10 m von der Projektionsfläche entfernt, sollte die Schrift mindestens 24 Punkt groß und fett-gedruckt sein. TIPP: Legen Sie die Folie zum Lesetest vor sich auf den Boden. Wenn Sie den Text aus stehender Position lesen können, ist die Buchstabengröße für die meisten Vortragssäle groß genug gewählt. Belebungstechniken einplanen Folie während der Präsentation verändern, z.b. Dinge anstreichen, wegstreichen. Bild elementweise aufbauen Ergänzung der Grundfolie durch eine oder mehrere Folien, die Sie auflegen oder darüber klappen. Diese Technik wirkt besser als Striptease-Technik, bei der die Informationen auf einer Folie Stück für Stück aufgedeckt werden. KINZ-Kommunikation: ERFOLGREICH VORTRAGEN UND PRÄSENTIEREN 9
4.2 Empfehlungen für die Folien-Präsentation Gerät erst einschalten, wenn Sie es brauchen und aus, wenn Sie es nicht mehr brauchen. Stehen Sie nicht im Bild. Verstecken Sie sich nicht hinter dem Projektor. Reden im Stehen wirkt besser als im Sitzen. Es erleichtert außerdem die Atmung. Zeigen Sie auf der Folie, nicht an der Wand (problematisch wegen Wegdrehen vom Publikum und damit meist schlechter akustischer Verständlichkeit). ACHTUNG FEHLERQUELLEN! Zu viel Information (zu viel Text, zu viele Zahlen, zu viele Details). Zu dünne Linien. Nur Kopien ohne weitere Aufbereitung verwenden (z. B. farbige Unterstreichungen). Besonders schlimm ist es, einfach nur eng beschriebene A-4- Seiten in Folien zu verwandeln! Keine Bilder verwenden: Ziffern und Text sind abstrakt, unanschaulich, nicht merkbar und langweilig. Keine Farbe verwenden (ABER: auch nicht zu viel verwenden!) Zu viele Folien einsetzen: Faustregel: max. 1 Folie pro Minute KINZ-Kommunikation: ERFOLGREICH VORTRAGEN UND PRÄSENTIEREN 10
5 Präsentation mit Power-Point Beachten Sie dazu bitte auch die Gestaltungs-Tipps aus den vorigen Kapitel speziell im Hinblick auf Farbe und Schrift! Vorteile + kostengünstig + Änderungen und Aktualisierungen sind in letzter Minute möglich + wirkt modern, technisch perfekt Nachteile - Sie sind der Technik völlig ausgeliefert (Tipp: Foliensatz für Notfälle bereithalten) - Präsentation erfordert halbverdunkelte Räume, bei längeren Präsentationen besteht die Gefahr, dass das Publikum wegdämmert. 5.1 Empfehlungen für die Gestaltung von Power-Point-Präsentationen Auf eine, maximal zwei Schriftarten pro Präsentation beschränken. Im Zweifel fett wählen: die meisten Schriften sind in ihrer Normal-Version zu dünn. Für Hervorhebungen: kursiv, Blockschrift, Farbe: aber nur für eine dieser Methoden entscheiden. Belebungstechniken lassen sich hier noch besser einbauen als bei Folienpräsentationen (z.b. Unterstreichen während des Vortrages, Hinzu- und Weg-Fügen von Texten, Einbau von akustischen Elementen). ABER: diese Mittel maßvoll einsetzen, damit die Präsentation nicht in Spielerei ausartet. Den Hintergrund einfach halten: er soll eine unauffällige hinten liegende Basis für die Aussage sein. Quellen Sicher präsentieren, wirksamer vortragen. Emil Hierhold, Ueberreuter-Verlag, 1998 Die Schule des Sprechens. Tatjana Lackner, öbv, 2000 Visualisieren, Präsentieren, Moderieren. Josef Seifert; Gabal-Verlag. 1996 Zeitschrift Der Journalist, Verlag Johann Oberauer Persönliche Erfahrungen KINZ-Kommunikation: ERFOLGREICH VORTRAGEN UND PRÄSENTIEREN 11