BsEcom SEPA J. Bittner Software 1996-2014 J.Bittner@BittnerSoftware.de
Einleitung... 5 Tastenfunktionen:... 5 Installation der Software... 6 Die Anmeldung und das Passwort... 6 Das Übersichtsfenster und das Menü... 7 Bevor wir anfangen.... 8 Grundeinstellungen DTAUS... 8 Grundeinstellungen SEPA... 10 Grundeinstellungen Diverse... 11 Grundeinstellungen Excel... 12 Grundeinstellungen Vorsteuer... 13 Grundeinstellungen Freistellungen... 14 Grundeinstellungen Fälligkeit... 15 Grundeinstellungen Fremddaten.... 16 Grundeinstellungen Import.... 17 Benutzereinstellungen... 18 Sachkonten anlegen.... 19 Steuerkonten mit Steuercode anlegen.... 20 Empfänger anlegen.... 21 Verwendungszweck... 23 Rechnungen nach 14 UStG... 23 Bauabzugsteuer... 24 Den ersten Vorgang anlegen.... 25 Fälligkeitsdatum:... 25 Empfänger:... 25 Fehlende Freistellungen... 26 Projekt angeben... 26 Eine Gutschrift hinzufügen... 27 Eine Lastschrift hinzufügen... 28 Spendenbuchungen.... 30 Das Übersichtsfenster.... 31 Menüpunkte auswählen... 31 Vorgänge suchen... 32 Vorgang merken:... 32 Vorgang anspringen:... 32 Vorgangs-Nr. suchen:... 32 Die Spalten im Übersichtsfenster anpassen.... 32 Die Sortierung in der Übersicht ändern.... 32 Die Menü - Einträge... 33 Menü Datei... 35 Alle Vorgänge anzeigen:... 35 Offene Vorgänge anzeigen:... 35 Markierte Vorgänge anzeigen:... 35 Lastschriften anzeigen... 35 Spenden anzeigen... 35 Das Programm beenden.... 35 Fehlende Spendenbescheinigungen anzeigen... 36 Spendenbescheinigungen nachtragen... 36 Seite 2
Menü Vorgang... 37 Datensätze markieren.... 37 Alle fälligen Datensätze markieren.... 37 Alle offenen Datensätze markieren.... 37 Überweisung als Lastschrift kennzeichnen... 37 Überweisungen suchen... 38 Vorgang Löschen... 38 Menü Ausgabe... 39 Freigabe... 39 Freigabe zurück nehmen... 39 SEPA-Datei erstellen.... 39 SEPA-Datei widerrufen... 40 Offene Zahlungen ausdrucken.... 40 Einzelbeleg aller markierten Vorgänge.... 40 Kontrollbeleg Empfänger... 40 Kontrollbeleg für bereits ausgeführte Zahlungen... 40 Kontrollbeleg für die Aufwandskonten ausgeben.... 41 Umsätze... 42 Firmenumsatz... 42 Firmenumsatz detailliert... 42 Kontoumsatz... 43 Projektumsatz... 44 Kontrollberechnungen.... 44 Projektumsätze alle.... 45 Budgetüberwachung aktuell... 45 Budgetüberwachung detailliert... 45 Budgetüberwachung Monatsübersicht... 45 Kostenstellenumsatz... 45 Menü Projekte... 46 Aktuelles Jahr festlegen... 46 Projekte bearbeiten... 46 Projekt neu anlegen... 47 Fehlende Projektdaten... 49 Grenzwerte überprüfen... 49 Projekte prüfen... 49 Kostenstellen prüfen.... 49 Kostenstellenübersicht... 49 Ein Jahr neu anlegen.... 50 Menü Fremdbuchungen... 51 Fremdbuchungen bearbeiten... 51 Übersicht aller Fremdbuchungen.... 51 Das Fremddatenmenü... 52 Fremddatenmenü Daten... 52 Fremddatenmenü Vorgang... 52 Fremddatenmenü Ausgabe... 52 Einen Datensatz ändern... 53 Eine Lastschrift oder Gutschrift ändern... 53 Fremdbuchungen zuordnen... 54 Fremddaten einlesen... 55 Menü Steuerkorrektur... 56 Steuerbuchungen: Änderung des Anrechnungsfaktors.... 56 Voransicht der Korrekturbuchungen.... 57 Menü Bestand... 59 Datensicherung... 59 Datensicherung im Netz:... 59 Reorganisation... 60 Seite 3
Daten exportieren... 61 Empfänger bearbeiten... 62 Empfängerkonten überprüfen... 62 Doppelt angelegte Empfänger zusammenführen.... 63 Freistellungen prüfen... 64 Aufwandskonten bearbeiten.... 64 Vorsteuercode bearbeiten.... 65 Abteilungen bearbeiten.... 65 Einstellungen... 65 Benutzereinstellungen.... 65 Passwort ändern.... 65 Benutzerverwaltung... 66 Das Infofenster... 68 Menü Hilfe... 68 Lizenzvertrag... 68 Seite 4
Einleitung Dieses Handbuch ist für alle Versionen von BsEcom in den einzelnen Windows Versionen gültig. Das Handbuch wurde unter Windows 8 erstellt. Die Darstellung der Masken weicht unter den einzelnen Windowsversionen ab. Um mit dem Programm arbeiten zu können, müssen Sie zuerst einige Konten und einige Empfänger anlegen. Eine kurze Einführung, bei der die grundsätzlichen Vorgänge erläutert werden, finden Sie in den Kapiteln Bevor wir anfangen und Den ersten Vorgang anlegen. Tastenfunktionen: Die meisten Eingabefelder und Button können in Verbindung mit der ALT Taste direkt angesprungen werden. Als Orientierung gilt jeweils der unterstrichene Buchstabe der Feldbezeichnung: Feld Empfänger Konto BLZ Tastenkombination ALT + E ALT + O ALT + B Der Button OK kann in den meisten Eingabemasken, auch durch Betätigen der RETURN Taste ausgelöst werden. Zwischen den Eingabefeldern können Sie sich mit der Taste TAB vorwärts, und der Tastenkombinationen SHIFT und TAB rückwärts bewegen. Mit der Tastenkombination Strg + TAB das Gitter verlassen und das nächste Objekt (meistens ein Button ) anspringen. Microsoft SQL Server, Windows XP, Vista und Windows 7 sind eingetragene Warenzeichen der Firma Microsoft. Borland BDE ist ein eingetragenes Warenzeichen der Firma Borland.. Seite 5
Installation der Software Nach Einlegen der CD, sollte der Installationsvorgang automatisch starten. Die Anmeldung und das Passwort Nachdem Sie das Programm gestartet haben, wird das Passwort für den Programmzugriff eingegeben. Geben Sie das Passwort ein, und bestätigen Sie es mit der TAB oder Enter (Return) Taste. Wenn Sie zweimal das falsche Passwort eingegeben haben, wird das Programm beendet. Bei Auslieferung lautet dieses Passwort Start. Wenn Sie das Passwort richtig eingegeben haben, gelangen Sie jetzt in das Übersichtsfenster. In diesem Übersichtsfenster sehen Sie neben allen bisher eingegebenen Datensätzen, auch die einzelnen Menüeinträge. Meldungen beim Programmstart Nach der Anmeldung erhalten Sie am Anfang eine Fehlermeldung. In den Grundeinstellungen fehlen noch einige Angaben (z. B. SEPA - Pfad, Sicherungspfad, Zwischenkonto usw.). Sobald diese Daten eingegeben wurden, erscheint diese Meldung nicht mehr. Seite 6
Das Übersichtsfenster und das Menü Nach dem Programmstart öffnet sich das Übersichtsfenster. Hier werden Ihnen alle Überweisungen angezeigt. Nur in diesem Fenster steht Ihnen das Menü zur Verfügung. Beim ersten Start ist dieses Übersichtsgitter noch leer. Seite 7
Bevor wir anfangen. Wählen Sie jetzt bitte über das Menü Einstellungen den Eintrag Grundeinstellungen an. Grundeinstellungen DTAUS Country, BLZ, Zwischenkonto, BIC, IBAN und Ort Geben Sie bitte die Daten Ihrer Bank ein. Als Konto, geben Sie bitte das Zwischenkonto an, auf dem die Lastschriften und von dem die Gutschriften gebucht werden. Die IBAN kann auch über den Button die IBAN. generiert werden. Überprüfen Sie sicherheitshalber Art der DTAUS-Datei Wahlweise Standard - DTAUS Verfahren oder das Fiducia Verfahren mit ET87. Zielpfad für die DTAUS-Datei angeben. Klicken Sie das Ziel für die DTAUS Datei an. Anzahl der Begleitzettel. Geben Sie hier die Anzahl der Begleitzettel ein, die bei Erstellung der SEPA-Datei ausgedruckt werden sollen. Ist die Anzahl 0, werden keine Begleitzettel ausgedruckt. Anzahl der Kontrollbelege. Geben Sie hier die Anzahl der Kontrollbelege ein, die bei Erstellung der SEPA-Datei ausgedruckt werden sollen. Ist die Anzahl 0, werden keine Belege ausgedruckt. Bei Kontrollbeleg für jedes Konto ein Blatt Bei Ausdrucken von Kontrollbelegen für die Aufwandskonten, werden alle Konten hintereinander ausgedruckt. Falls Sie jedes Konto auf ein eigenes Blatt benötigen, markieren Sie diesen Eintrag. Seite 8
Interne Konten Geben Sie hier den Bereich der internen Konten an. Bei der Umsatzermittlung können Sie Kontenumsätze auf diesen Bereich einschränken. Wenn Sie bei den Gutschriften an Sachkonten die Vorgangs-Nr., als Verwendungszweck eintragen möchten, müssen die Felder auch ausgefüllt sein. Wahl Ausführungstermin zulassen Wenn Sie dieses Feld markieren, können Sie vor dem Erstellen der SEPA-Datei festlegen, wann Sie ausgeführt wird. Die Gutschriften Feld als Notiz als Verwendungszweck in Gutschrift Wenn dieses Feld markiert ist, wird dieses Feld als Verwendungszweck mit geschickt. Skonto als Verwendungszweck Als weiterer Verwendungszweck wird ein Eintrag Betrag XXXX 3 % Skonto hinzugefügt. Vorgangs-Nr. wenn Zahlung auf internes Konto Erfolgt eine Zahlung auf ein internes Konto wird die Vorgangs-Nr. als Verwendungszweck hinzugefügt. Rechnungsbetrag in Gutschrift Der Rechnungsbetrag wird im Verwendungszweck aufgenommen. Projekt und Kostenstelle, wenn Zahlung auf int. Konto Projekt und Kostenstelle werden im Verwendungszweck aufgenommen. Die Lastschriften Feld Notiz als Verwendungszweck in Lastschrift Wird dieses Feld markiert, können Sie das Feld Notiz als 3. Feld Verwendungszweck benutzen. Bankverbindung des Empfängers Bei Lastschriften werden das Zwischenkonto, Ihre BLZ und Ihr Bankname als Empfänger angegeben. Wenn Sie dies Feld markieren, wird der Name des endgültigen Empfängers anstelle des Banknamens angegeben. Als Empfängerkonto wird weiter Ihr Aufwandskonto angegeben. Zur besseren Übersicht werden im Verwendungszweck auch die BLZ und die Konto-Nr., des Empfängers angegeben. Dadurch sind die Kontoauszüge der Lastschriften, den Gutschriften besser zuzuordnen. Vorgangs-Nr. Jede einzelne Überweisung erhält eine eigene Vorgangs-Nr. Diese Kann als Verwendungszweck hinzugefügt werden. Rechnungsbetrag in Lastschrift Der Rechnungsbetrag wird im Verwendungszweck aufgenommen. Projekt und Kostenstelle Projekt und Kostenstelle werden im Verwendungszweck aufgenommen. Seite 9
Grundeinstellungen SEPA Zielpfad für die SEPA-Dateien angeben. Legen Sie hier das Ziel für die SEPA-Dateien an. SEPA Gutschriften Gutschrift Message Id. Die <MsgID> in Kombination mit der Kunden-ID oder der Auftraggeber-IBAN kann als Kriterium für die Verhinderung einer Doppelverarbeitung bei versehentlich doppelt eingereichten Dateien dienen und muss somit für jede neue pain-nachricht einen neuen Wert enthalten. Die von Ihnen hier eingetragene ID wird beim Erstellen der SEPA-Datei um die erste Vorgangs-Nr., die überwiesen wird, ergänzt. Dateiname der Gutschrift. Geben Sie hier den Dateinamen an. Wenn das Feld Dateiname mit Datum und Uhrzeit verlängern angehakt ist, wird der Dateiname mit diesen Werten verlängert. Seite 10
Grundeinstellungen Diverse Pfad für die Sicherung Geben Sie hier den Pfad für die Datensicherung ein. Protokolldatei führen Es wird eine Protokolldatei angelegt, in der alle Änderungen vermerkt werden. Pfad der Protokolldatei Geben Sie hier die Pfade für die Protokolldateien ein. Pfad der Auswertungen (Nur BDE-Version) In den Auswertungen werden SQL-Befehle ausgeführt. Für die Zwischendatei wird der Pfad von der BDE festgelegt. Auch die Abfrage der nächsten Vorgangs-Nr. erfolgt mit einer SQL-Abfrage. Kommt es dabei zu einer Fehlermeldung, ist das Verzeichnis schreibgeschützt. Wählen Sie hier ein anderes Verzeichnis aus. Prüfen, ob gleiche Zahlung Hier können Sie festlegen, für welchen Zeitraum geprüft wird, ob schon eine gleiche Zahlung an den Empfänger gegangen ist. Fehlbetrag in die neue Zeile einsetzen Wird eine Lastschrift hinzugefügt, und der Überweisungsbetrag ist nicht erreicht, wird bei Anlegen einer neuen Lastschrift der fehlende Betrag eingetragen. Meldung wenn Empfänger keine Rechnungen nach $14 UStG. erstellt Kann der Empfänger keine Rechnungen nach 14UStG erstellen, wird jedes Mal, wenn der Empfänger ausgewählt wird, eine Meldung ausgegeben Seite 11
Grundeinstellungen Excel Hintergrundfarbe Excel Die Hintergrundfarbe wird zum Einfärben der 2. Zeile benötigt. Button Farbtest Wenn Sie diesen Button betätigen, öffnet sich ein Excel Fenster mit Farbstreifen. Rechts davon sind die zugehörigen Farbnummern eingetragen Wählen Sie hier die Farbnummer für die Hintergrundfarbe aus. Jede 2. Zeile einfärben Zur besseren Übersicht kann bei der Ausgabe der Excel-Datei jedes 2. Feld eingefärbt werden. Der Farbwert wird in der Hintergrundfarbe eingegeben. Excel-Datei sofort schließen Nachdem eine Auswertung nach Excel geschickt wurde, wird diese (mit Auswertungsname und Datum als Dateiname) sofort gespeichert und geschlossen. Excel-Datei automatisch sichern Nachdem eine Auswertung nach Excel geschickt wurde, wird diese (mit Auswertungsname und Datum als Dateiname) sofort gespeichert. Das Excel Arbeitsblatt bleibt geöffnet. Pfad für die Excel-Datei Geben Sie hier das Verzeichnis an, in dem die Excel-Dateien gespeichert werden sollen. Seite 12
Spaltenreihenfolge ändern Bei der Ausgabe nach Excel wird eine bestimmte Anzahl der Spalten übertragen. Sie können die Reihenfolge der Spalten leicht verändern. Beispiel: Das Feld Empfänger wird um 2 Felder nach links geschoben. Setzen Sie die Maus auf die Titelzeile Empfänger. Halten Sie die Maustaste gedrückt, und schieben die Maus nach links. Wie Sie sehen wird das Feld verschoben. Sobald Sie die Maustaste loslassen wird das Feld platziert. Der Zeitraum der Auswertung wird bei Ausdruck der Excel Datei mit ausgedruckt. Grundeinstellungen Vorsteuer Vorsteuerzahlung automatisch buchen. Ist dieses Feld markiert, wird bei Eingabe eines Steuerschlüssels, die Steuerzahlung reduziert und eine zusätzliche Zahlung an das Vorsteuerkonto eingefügt. Seite 13
Grundeinstellungen Freistellungen Bauabzug automatisch buchen Wird ein Empfänger ausgewählt, der keine Freistellungsbescheinigung vorgelegt, oder dessen Bescheinigung abgelaufen ist, wird automatisch der Überweisungsbetrag gekürzt, eine Zahlung auf das Verrechnungskonto Bauabzugsteuer angelegt Verrechnungskonto Bauabzugsteuer Das Verrechnungskonto auf dem die Bauabzugsteuer überwiesen wird. Wenn Sie ein nicht vorhandenes Konto eingeben, öffnet sich ein Auswahlfenster (Siehe Einen Empfänger auswählen ), aus dem Sie das Konto auswählen können. Prozentsatz Bauabzugsteuer Der Prozentsatz, um den die Rechnung gekürzt wird. Letzte Prüfung Der Freistellungsbescheinigungen Wann wurden die Empfänger zuletzt auf fehlende Freistellungsbescheinigungen überprüft. Prüfung alle 30 Tage Wenn nach 30 Tagen keine neue Prüfung erfolgt, erhalten Sie eine Warnmeldung. Keine Meldung erhalten Sie wenn der Wert auf 0 Tage gesetzt wird. Bescheinigungen die in den nächsten Tagen ablaufen mit einbeziehen Bescheinigungen die demnächst ablaufen, werden bei der Überprüfung mit Ablaufdatum angezeigt. Seite 14
Grundeinstellungen Fälligkeit Feld Termin ausblenden. Ist dieser Eintrag markiert, wird in der Eingabemaske der Bereich ausgeblendet. Feld Fällig automatisch füllen. Beim Verlassen der Eingabemaske wird das "Feld Fällig am" automatisch gefüllt. Das gilt auch wenn es ausgeblendet ist. Tage ab Tagesdatum. Geben Sie hier die Anzahl der Tage ein, ab dem Tagesdatum, mit dem das Feld "Fällig am" gefüllt werden soll. 0 Tage bedeutet sofort. Seite 15
Grundeinstellungen Fremddaten. Für den Import von Fremddaten können verschiedene Datenformate benutzt werden. Hier können Sie folgendes einstellen. Das Verzeichnis in dem die Fremddatei abgelegt wird. Den Namen der Datenbank. Wahlweise dbase, Excel oder Access Dateien Den Namen der Tabelle bei Access, oder den Namen des Arbeitsblatts bei Excel(Tabelle1). Bei dbase Dateien wird dieses Feld nicht benutzt. Im Auswahlbereich "Dateityp" müssen Sie den Typ der Fremddatei auswählen. Für Excel bzw. Access müssen Sie im Feld "Dateiversion" die Ausführung festlegen. Wenn die Tabellen nach Einlesen der Daten geleert werden sollen, wählen Sie das im Bereich "Daten nach dem Einlesen" leeren oder löschen aus. Excel-Dateien können nicht geleert werden, und werden deshalb dann gelöscht. Die Auswahl des Pfades der Importdatei und für die Tabelle können, durch Betätigen des Buttons hinter den Eingabefeldern im Dateiexplorer angewählt werden. Beispiele: Wenn Access Datenbank "Fremd.MDB" heißt, und die darin befindliche Tabelle "Fremddaten" heißt: Tragen Sie in das Feld Tabelle Fremd.MDB und im Feld darunter die Tabelle Fremddaten ein. Wenn die Excel Datei "Fremddaten.XLS" und das Register "Fremd1" heißt: Tragen Sie in das Feld Tabelle Fremddaten.XLS und im Feld darunter das Register Fremd1 ein. Seite 16
Grundeinstellungen Import. Zuordnung der Spalten: In diesem Fenster werden die Datenfelder der Importdatei, dem einzelnen Feldern der Fremddatendatei zugeordnet, Nach Auswahl der Tabelle sollten im Übersichtsgitter die ermittelten Spaltennamen angezeigt werden. Falls nicht, betätigen Sie den Button "Spalten anzeigen". Hier können Sie jetzt festlegen wie die Felder Sachkonto, Projekt usw. in Ihrer Auswertdatei benannt sind. Wählen Sie dazu im Gitter die Spalte aus, und betätigen danach den Button hinter dem jeweiligen Feldnameneintrag. Um auf Dbase, Access oder Excel-Daten zugreifen zu können, müssen die jeweiligen ODBC-Treiber installiert werden. Seite 17
Benutzereinstellungen Wählen Sie jetzt bitte über das Menü Einstellungen den Eintrag Eigene Einstellungen an. Es öffnet sich das folgende Fenster: Stellen Sie in diesem Fenster, die Ränder für den oberen und linken Rand des Ausdruckes ein. Texte immer markieren. Wenn dieses Feld markiert ist, werden beim Wechseln zwischen den Eingabefeldern, die Daten komplett markiert, und bei Eingabe eines Zeichens gelöscht. Bei Neuanlage Maske nicht schließen. Verhindert, dass die Eingabemaske nach Anlegen eines Vorgangs, einer Adresse oder Kontos geschlossen wird. Ist dieser Punkt markiert, kann sofort ein neuer Datensatz angelegt werden. Warnton bei nicht gefundenen Datensatz Wenn Sie z.b. einen Empfänger eingeben, wird beim Verlassen des Feldes überprüft, ob es diesen Empfänger in den Stammdaten gibt. Wenn nicht, öffnet sich das Auswahlfenster, aus dem Sie den Empfänger auswählen können. Wenn Sie vor Öffnen des Auswahlfensters einen Warnton hören möchten, markieren Sie diesen Eintrag, Der Warnton ertönt dann bei der BLZ-, Konten-, Empfänger-, Projekt- und Kostenstellenwahl. Warnhinweis bei nicht gefundenen Datensatz Wenn dieses Feld markiert ist, erhalten Sie vor Öffnen des Auswahlfensters einen Warnhinweis. Bildschirmauflösung und große Schriften. Markieren Sie dazu in den Grundeinstellungen das Feld Große Eingabemasken. Bei Neustart des Programms, werden die Masken vergrößert. Gutschriften ausblenden. Das Gutschriftengitter in der Eingabemaske wird ausgeschaltet. Bei Bedarf können Sie es über den Balken wieder einblenden. Seite 18
Sachkonten anlegen. Wählen Sie jetzt bitte über das Menü Bestand den Eintrag Aufwandskonten bearbeiten an. Es öffnet sich das folgende Fenster: Die Sachkonten können auch bei Erstellen der Zahlungen angelegt werden. Wenn Sie dort eine Kontonummer angeben, die nicht vorhanden ist, öffnet sich dieses Fenster. Betätigen Sie den Button Neu. Legen Sie hier zuerst die Konten an, die für Steuerbuchungen vorgesehen sind. Hier können Sie jetzt die neuen Konten eingeben. Texte, die Sie in das Feld Nachricht eintragen, werden bei Auswahl des Kontos als Meldung angezeigt. Geben Sie hier keinen Steuercode ein. IBAN berechnen Wenn Sie diesen Button betätigen, wird die IBAN berechnet. Überprüfen Sie diese IBAN unbedingt. Wir übernehmen keine Gewährleistung für falsche IBAN-Nummern. Sobald Sie die Daten eingegeben haben, betätigen Sie den Button Sichern. Seite 19
Die Daten werden sofort in die Datenbank übernommen. Steuerkonten mit Steuercode anlegen. Den Sachkonten können Steuercodes zugeordnet werden. Wird ein Sachkonto mit Steuercode aufgerufen, erstellt das Programm automatisch eine Steuerbuchung. Dazu müssen Sie in den Grundeinstellungen festlegen, ob die Steuerbuchung automatisch angelegt werden soll. Wählen Sie den aus dem Menü Bestand den Eintrag "Vorsteuer bearbeiten" an. Die Steuerkonten können bei Erstellen der Zahlungen ausgewählt werden. Wenn Sie dort eine Kontonummer angeben, die nicht vorhanden ist, öffnet sich dieses Fenster. Betätigen Sie den Button Neu. Geben Sie hier den Steuercode ein. Nach Eingabe der Konto-Nr., erfolgt eine Prüfung, ob das Konto schon in der Kontendatei vorhanden ist. Geben Sie zuletzt den Steuersatz und den Anrechnungsfaktor ein. Seite 20
Empfänger anlegen. Wählen Sie jetzt bitte über das Menü Bestand den Eintrag Empfänger bearbeiten an. Es öffnet sich das folgende Fenster: Die Empfänger können auch bei Erstellen der Zahlungen angelegt werden. Wenn Sie dort eine Kontonummer oder einen Empfängernamen angeben, die/der nicht vorhanden ist, öffnet sich dieses Fenster. Betätigen Sie den Button Neu. Seite 21
Geben Sie unbedingt das Nationalkennzeichen ein. Wenn diese DE ist, wird automatisch die BLZ und die Konto-Nr. auf Gültigkeit geprüft. Wenn Sie eine unbekannte BLZ eingeben, öffnet sich das Auswahlfenster aller Bankleitzahlen und Sie können die gültige auswählen. IBAN berechnen Wenn Sie diesen Button betätigen, wird die IBAN berechnet. Überprüfen Sie diese IBAN unbedingt. Wir übernehmen keine Gewährleistung für falsche IBAN-Nummern. Auswahl über die IBAN Falls nur die IBAN vorliegt, können Sie mit dem Button BLZ aus IBAN die BLZ und Konto-Nr. extrahieren. Überprüfen Sie diese Daten unbedingt. Wir übernehmen keine Gewährleistung für falsche BLZ und Kontonummern. Seite 22
Verwendungszweck In den ersten beiden Zeilen Verw.-Zweck können Sie Texte, wie Rechnung oder Kunden - Nr. eingeben. Diese Texte werden bei Auswahl des Empfängers, in die Zeilen Verwendungszweck 1 und 2 kopiert. Wenn Sie in der letzten Zeile einen Text eingeben, wird Ihnen dieser bei Auswahl des Empfängers als Meldung angezeigt. Rechnungen nach 14 UStG. Es gibt bestimmte Empfänger die aufgrund Ihrer Größe die Anforderungen gem. 14 UStG. einhalten. Andere kleine auf jeder Niederlassung ansässige Geschäfte sind hierzu nicht in der Lage. Ist das Feld angeklickt, dann sind alle Zahlungen an diesen Empfänger zulässig. Dieser ist in der Lage korrekte Rechnungen auszustellen. Eine Rechnungsprüfung in Bezug auf 14 UStG kann entfallen. Ist das Feld nicht angeklickt, erscheint bei Aufruf dieses Empfängers die Meldung: Rechnungen dieses Empfängers entsprechen nicht immer 14 UStG. Rechnungsprüfung erforderlich! Seite 23
Bauabzugsteuer In den Grundeinstellungen muss das Feld Bauabzug automatisch buchen markiert sein. Ein separater Menüteil in den Empfängerstammdaten wird der Freistellungsbescheinigung gewidmet. Seit Einführung der Bauabzugsteuer am 01.01.2002 muss der Zahlungspflichtige bei bestimmten Lieferungen und Leistungen 15 % des Rechnungsbetrages einbehalten und diesen an den Fiskus abführen. In den Empfängerstammdaten werden hierzu folgende Felder zur Auswahl angeboten: Benötigt keine Von diesem Empfänger bekommen wir keine Lieferungen oder Leistungen, die unter die Bauabzugsteuer fallen. Fehlt Der Empfänger benötigt eine Freistellungsbescheinigung. Diese ist jedoch nicht vorhanden. Bei einer Überweisung zugunsten dieses Empfängers muss der Hinweistext Die Freistellungsbescheinigung fehlt! Es ist keine Zahlung zulässig. angezeigt werden. Vorhanden Der Empfänger benötigt eine Freistellungsbescheinigung. Diese ist vorhanden. Wird hier der Radiobutton angeklickt, öffnet sich ein Eingabefeld. Geben Sie hier ein, wann diese abläuft. Wird ein Empfänger ausgewählt, bei dem dieses Datum überschritten wurde, wird die Markierung auf Abgelaufen gesetzt. Abgelaufen Die Freistellungsbescheinigung ist abgelaufen. Wird ein Empfänger aufgerufen, bei dem die Freistellungsbescheinigung fehlt oder abgelaufen ist, wird automatisch eine Gutschrift an das Konto Bauabzugsteuer angelegt. Der Überweisungsbetrag wird dem entsprechend gekürzt. In den Grundeinstellungen muss das Feld Bauabzug automatisch buchen markiert sein. Das Programm fordert Sie regelmäßig auf, die Freistellungsbescheinigungen zu überprüfen (Siehe Menü Bestand Freistellungsbescheinigungen prüfen). Wird dabei festgestellt, dass die Bescheinigung abgelaufen ist, wird sie auf abgelaufen gesetzt. Betätigen Sie den Button Sichern um die Daten zu sichern. Die Daten werden sofort übernommen. Mit dem Button Abbruch können Sie die Maske verlassen. Seite 24
Den ersten Vorgang anlegen. Wir befinden uns jetzt wieder in der Übersichtsmaske. Wählen Sie jetzt über das Menü Vorgang den Eintrag Neu anlegen an oder Betätigen Sie "Strg + I" Sie sehen jetzt eine leere Eingabemaske. Geben Sie zuerst den Rechnungsbetrag und eventuell das Skonto ein. Fälligkeitsdatum: Ob das Feld Fällig angezeigt werden soll, können Sie in den Grundeinstellungen festlegen. Falls Sie mit Fälligkeitsdatum arbeiten, geben Sie diese ein. Falls Sie in den Einstellungen festgelegt haben, dass das Feld automatisch ausgefüllt wird, können Sie das Feld leer lassen. Empfänger: Den Empfänger können Sie wahlweise über den Namen oder die Konto-Nr. auswählen. Wenn Sie die ersten Buchstaben des Namens eingeben und das Feld verlassen wollen, wird die Übersichtsmaske der Empfänger angezeigt. Hier können Sie den Empfänger auswählen oder neu anlegen. Möchten Sie die Auswahl über die Konto-Nr. durchführen, überspringen Sie das Feld Empfänger. Auch hier wird bei nicht gefundener Konto-Nr. die Empfängerauswahl angezeigt. Wurden in den Empfängerdaten die Verwendungszwecke vorbelegt, werden diese übernommen. Seite 25
Fehlende Freistellungen Wenn die Freistellungsbescheinigung fehlt, wurde automatisch eine Gutschrift an das Konto Bauabzug erstellt. Wenn das Übersichtsgitter in den Grundeinstellungen auf Ausblenden eingestellt ist, wird dann trotzdem das Gitter anzeigt, wenn Gutschriften angelegt wurden. Projekt angeben Wenn Sie ein Projekt eingeben, das nicht in der Projektliste vorhanden ist, öffnet sich das Auswahlfenster. Wählen Sie hier das Projekt aus. Seite 26
Kostenstelle angeben Wenn Sie eine Kostenstelle eingeben, wird kontrolliert, ob diese Kostenstelle für das Projekt zugelassen ist. Falls nicht, öffnet sich das Auswahlfenster. Wählen Sie hier die Kostenstelle aus. Weitere Informationen zu den Projekten und Kostenstellen finden Sie auf Seite 46. Eine Gutschrift hinzufügen Betätigen Sie den Button Neu im Bereich Gutschriften. Die Auswahl erfolgt Konto-Nr. Wurde dem Sachkonto ein Steuercode zugeordnet, wird er sofort zugeordnet. Sie können aber auch einen Steuercode eingeben, bzw. den vorhandenen ändern. Auch hier können Sie wieder ein Projekt und eine Kostenstelle angeben. Seite 27
Eine Lastschrift hinzufügen Wenn Sie eine Lastschrift hinzufügen wollen, betätigen Sie den Button Neu ( Einfg). Die markierte Lastschrift können Sie mit dem Button Ändern bearbeiten ( RETURN). Eine markierte Lastschrift löschen Sie mit dem Button Löschen ( Entf). Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage Geben Sie das Konto ein. Wenn das Konto in den Stammdaten der Konten nicht gefunden wird, öffnet sich das Auswahlfenster der Sachkonten. Wählen Sie jetzt ein Steuerkonto aus. Die Steuerkonten müssen in den Systemeinstellungen angelegt werden. Geben Sie einen Steuercode ein. Falls die Vorsteuerkonten schon angelegt wurden, können Sie den Code eingeben. Wird er nicht gefunden, öffnet sich das Auswahlfenster, aus der Sie dann ein Konto auswählen können. Sobald ein Code eingegeben wurde, wird automatisch der Steueranteil berechnet und eine Zahlung angelegt. Lastschriften bei denen der Steuercode oder das Steuerkonto gleich sind, werden zu einer Steuerlastschrift zusammengefasst, unabhängig vom Umsatzsteuersatz, Falls Sie den Steuercode ändern, und die Steuerzahlung dadurch auf 0 Euro gesetzt ist, wird diese beim Schließen der Eingabemaske entfernt. Wenn Sie zuerst nur die Lastschriften eingeben, und erst danach die Steuercodes zuordnen, erhalten Sie eine übersichtlichere Ansicht. Wenn Sie eine Steuerumbuchung eintragen möchten, setzen Sie den Steuercode auf 99. Dadurch wird diese Zahlung nicht neu berechnet. Auch hier können Sie wieder ein Projekt und eine Kostenstelle angeben. Wird beim Verlassen der Eingabemaske festgestellt, das Daten fehlen, öffnet sich das Meldungsfenster. Hier wird auf falsche oder fehlende Werte hingewiesen Seite 28
Die komplette Überweisung Wird beim Verlassen der Eingabemaske festgestellt, das Daten fehlen, öffnet sich das Meldungsfenster. Hier wird auf falsche oder fehlende Werte hingewiesen. Seite 29
Spendenbuchungen. Wird bei den Lastschriften ein Konto aufgerufen, das als Spendenkonto gekennzeichnet ist, wird automatisch das Spendenfeld geöffnet. Hier können Sie den Eingang der Spendenbescheinigung protokollieren. Die Spendenbuchungen können Sie über den Menüeintrag Datei Spendenbescheinigungen(siehe Seite 36) anzeigen lassen. Seite 30
Das Übersichtsfenster. Menüpunkte auswählen Die einzelnen Menü Funktionen werden ab Seite 33 erklärt. Alle aus dem Menü zu erreichenden Formulare und Funktionen werden im Folgenden erklärt, soweit Sie nicht schon bei der Einführung behandelt wurden. Beispiel: Einen Vorgang markieren Auswahlmöglichkeiten für das Menü Markieren. Das Menü anwählen und die Maustaste betätigen. Betätigen Sie die Tasten ALT + V. Das Menü öffnet sich Wählen Sie mit den Pfeiltasten den Punkt aus. Betätigen Sie die Taste RETURN oder Betätigen Sie die Tasten Strg + M Beispiel : Einen Vorgang Bearbeiten Zum Bearbeiten eines Vorgangs markieren Sie diesen, und wählen dann über das Menü Vorgang Bearbeiten an. Dieses können Sie auch durch Doppelklicken mit der Maus ausführen. Betätigen Sie die Taste RETURN oder ALT + Ä Einen neuen Vorgang erstellen Sie über das Menü Vorgang Neu anlegen. Betätigen Sie die Taste RETURN oder ALT + N Nur in diesem Übersichtsfenster stehen Ihnen die Menü Funktionen zur Verfügung. Das jeweils gelb hinterlegte Feld zeigt an, wonach die Datenbank gerade sortiert ist. Dieser Sortiermodus lässt auch durch Anklicken der grau hinterlegten Felder M, Empfänger, Fälligkeitstermin und Datum jederzeit ändern. Seite 31
Vorgänge suchen Es kommt immer wieder vor, dass eine aktuelle Zahlung mit einer alten Zahlung verglichen werden muss. Wählen Sie einen Datensatz aus. Wenn Sie jetzt die rechte Maustaste betätigen, erscheint ein kleines Untermenü: Vorgang merken: Der aktuelle Datensatz wird als aktiv gemerkt. Vorgang anspringen: Den gemerkten Datensatz wieder anspringen. Vorgangs-Nr. suchen: Hier können Sie einen alten Vorgang über die Vorgangs-Nr. suchen und einsehen. Die Spalten im Übersichtsfenster anpassen. Die Reihenfolge der Spalten im Übersichtsgitter, können Sie wie folgt ändern: Beispiel: Sie wollen das Feld Skonto verschieben. 1. Positionieren Sie die Maus auf den grau hinterlegten Eintrag fällig. 2. Drücken Sie die Maustaste und halten diese gedrückt. 3. Neben dem Feld Skonto erscheint ein dicker Balken. 4. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben jetzt das Feld nach links. 5. Nach dem Loslassen der Maus wird das Feld an dieser Stelle eingefügt. 6. Der Zustand wird gespeichert und beim nächsten Starten wieder eingestellt. Die Sortierung in der Übersicht ändern. Klicken Sie mit der Maus in das graue Feld in denen die Bezeichnungen ( M, Empfänger usw. ). stehen, wird sofort nach diesem Feld sortiert. Das gilt für Übersichten. Seite 32
Die Menü - Einträge Datei Alle Vorgänge Offene Vorgänge Markierte Vorgänge Lastschriften anzeigen Spendenbescheinigungen Beenden Es werden alle Vorgänge angezeigt. Es werden nur die unerledigten Vorgänge angezeigt. Es werden nur die markierten Vorgänge angezeigt. Zeigt alle als Lastschrift gekennzeichneten Vorgänge an. Spendenbuchungen anzeigen. Mit dieser Option beenden Sie das Programm. Vorgang Bearbeiten Neu anlegen Spendenbescheinigung nachtragen Markieren Fällige markieren Alle markieren Durch Lastschrift Suchen Löschen Ausgabe Freigabe Freigaben zurücknehmen SEPA erstellen SEPA widerrufen Offene Zahlungen ausdrucken Einzelbeleg aller markierten Vorgänge Kontrollbeleg Aufwandskonten Kontrollbeleg Empfänger markierte Kontrollbeleg Empfänger ausgeführte Umsätze Firmen - Umsatz Konto - Umsatz Steuer - Umsatz Projekt -Umsatz Kostenstellen -Umsatz Projekte Aktuelles Jahr festlegen Projekte bearbeiten Fehlende Projektdaten Grenzwerte prüfen Projekte prüfen Kostenstellen prüfen Kostenstellenübersicht Ein Jahr neu anlegen Fremdbuchungen Bearbeiten Zuordnen System einlesen Eine Überweisung bearbeiten Eine Überweisung neu anlegen Eingang der Bescheinigung eintragen. Eine Überweisung markieren Alle fälligen Überweisungen werden markiert Alle offenen Überweisungen markieren Überweisung wurde mit Lastschrift eingezogen Einen Empfänger suchen Eine Überweisung löschen Zahlungen für die Übertragung freigeben. Eine Freigabe widerrufen SEPA - Dateien erstellen und Listen ausdrucken. SEPA Lauf zurücknehmen. Eine Liste aller noch nicht ausgeführten Zahlungen drucken. Für jeden Datensatz wird ein Beleg ausgedruckt Liste der markierten Datensätze Liste der markierten Datensätze Liste einer bereits ausgeführten Übertragung Empfängerumsätze anzeigen. Kontenumsätze anzeigen. Umsätze der Steuerkonten anzeigen. Umsatz der Projekte anzeigen Umsatz der Kostenstellen anzeigen Das Aktuelle Projektjahr einstellen Projekte neu anlegen, ändern und löschen. Abteilung, Sachkonten und Kostenstellen zuordnen. Datensätze anzeigen, bei denen kein Projekt eingetragen wurde. Die Projekte auf Grenzwertüberschreitungen prüfen. Die Projekte auf fehlerhafte Berechnungen prüfen. Die Kostenstellen auf fehlerhafte Berechnungen prüfen. Kostenstellen anlegen, ändern und löschen. Ein neues Projektjahr anlegen. Eingelesene Buchungen ergänzen Die eingelesen Überweisungen auswählen Überweisungen aus Dateien einlesen Steuerkorrektur Übersicht Anzeige aller Korrekturbuchungen Ermitteln Steuerbuchungen ermitteln Seite 33
Bestand Datensicherung Reorganisation Daten exportieren Empfänger bearbeiten Empfängerkonten prüfen Doppelte Empfänger zusammenlegen Freistellungen prüfen Aufwandskonten bearbeiten Vorsteuer bearbeiten Abteilungen bearbeiten Einstellungen Eigene Einstellungen Grundeinstellungen Passwort ändern Benutzerverwaltung Datei Info Hilfe Version Hilfe Die Daten sichern. Die Indexdateien erneuern. Alte Jahrgänge auslagern. Bearbeiten, anlegen, suchen und löschen. BLZ und Konto auf Gültigkeit prüfen. Doppelt angelegte Empfänger zusammenführen. Überprüft die Empfängerstammdaten auf abgelaufene Freistellungen Aufwandskonten anlegen und bearbeiten Vorsteuerkonten anlegen und bearbeiten Abteilungen anlegen und bearbeiten Den Drucker und die Maskengröße einstellen Die Grundeinstellungen ändern Das eigene Passwort ändern Benutzer anlegen, löschen oder bearbeiten. Rechte vergeben Datenbank Informationen Versions-Informationen. Das Hilfesystem aufrufen. Seite 34
Menü Datei Über das Menü und die Einträge können alle Datensätze, nur die offenen Datensätze oder nur die markierten Datensätze angezeigt werden. Alle Vorgänge anzeigen: Es werden alle Vorgänge angezeigt. Offene Vorgänge anzeigen: Es werden alle offenen Vorgänge angezeigt. Markierte Vorgänge anzeigen: Es werden nur die markierten Vorgänge angezeigt. Lastschriften anzeigen Es werden alle Vorgänge angezeigt, die als Lastschrift gekennzeichnet sind. Spenden anzeigen Es werden alle Vorgänge angezeigt, die als Spende gekennzeichnet sind. Das Programm beenden. Das Programm beenden Sie über Menü Datei Beenden ALT + F4 Seite 35
Fehlende Spendenbescheinigungen anzeigen Sie können sich alle Spendenbuchungen oder nur die, für die noch keine Bescheinigung eingetragen ist anzeigen. Spendenbescheinigungen nachtragen Mit dem Button "Nachtragen" können Sie die Bescheinigung eintragen. Seite 36
Menü Vorgang Datensätze markieren. Nur Datensätze die markiert sind, werden in die SEPA Dateien geschrieben. Wechseln Sie in das Übersichtsfenster. Wählen Sie jetzt über das Menü Vorgang den Eintrag Markieren an. Strg + M Im Feld M erscheint ein Kreuz, Wenn der Datensatz markiert war, wird er wieder zurückgesetzt. Alle fälligen Datensätze markieren. Geben Sie das Fälligkeitsdatum ein und betätigen Sie dann den Button Markieren. Alle Überweisungen, die bis zum 17.4.2010 fällig werden, werden markiert. Alle offenen Datensätze markieren. Mit dieser Menüoption können Sie alle offenen Datensätze markieren. Überweisung als Lastschrift kennzeichnen Bei der Ermittlung von Umsätzen ist es sinnvoll, Zahlungen die vom Lieferanten per Lastschrift eingezogen werden, mit aufzunehmen. Mit der Option Durch Lastschrift wird die Zahlung als Lastschrift markiert und eingetragen. Als Lastschrift gekennzeichnete Vorgänge erhalten im Feld M den Eintrag L Diese Buchung lässt sich auch widerrufen. Seite 37
Überweisungen suchen Wenn Sie einen Vorgang suchen, können Sie den gefunden Vorgang über den Button Vorgang direkt einsehen, Nachdem Sie die Ansicht der Zahlung verlassen haben, gelangen Sie wieder in die Suchmaske. Bei der Suche können Sie jetzt einschränken, in welchen Feldern gesucht wird. Das Feld in dem der Suchbegriff gefunden wird, wird eingefärbt. Vorgang Löschen Setzen Sie den Balken auf den Datensatz, den Sie löschen wollen. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie diesen Datensatz löschen wollen: Falls Sie mit JA bestätigen, wird der Datensatz gelöscht. Seite 38
Menü Ausgabe Freigabe Wenn Sie die Rechte besitzen, können Sie über diesen Menüpunkt die markierten Datensätze zur Übertragen freigeben. Wählen Sie über das Menü Ausgabe den Eintrag Freigabe an. Sobald eine Freigabe vorliegt, können keine weiteren Datensätze markiert werden. Freigabe zurück nehmen Hier können Sie die Freigabe zurück nehmen, wenn Sie z. B. noch weitere Zahlungen markieren wollen. Wählen Sie über das Menü Ausgabe den Eintrag Freigabe zurück nehmen an. Die Freigabe kann nur der Benutzer zurück nehmen, der die Freigabe durchgeführt hat. SEPA-Datei erstellen. Wählen Sie über das Menü Ausgabe den Eintrag SEPA erstellen an. In diesem Fenster, werden alle Vorgänge, die bei dem Erstellen der Datei auftreten dokumentiert. Im Auswahlfeld Ausführungsdatum können Sie noch einen Ausführungstermin auswählen. Wenn die Auswahl in den Grundeinstellungen abgeschaltet wurde, erscheint dieses Auswahlfeld nicht. Sie können nur dann einen Datenträger erstellen, wenn die Freigabe eines anderen Benutzers vorliegt. Ausnahme: Benutzer mit der höchsten Sicherheitsstufe können ohne Freigabe diesen Vorgang durchführen.. Seite 39
SEPA-Datei widerrufen Sollten Sie einen kompletten Buchungsvorgang widerrufen müssen, gehen Sie wie folgt vor. Markieren Sie einen Datensatz des Buchungsvorgangs, den Sie widerrufen möchten. Wählen Sie über das Menü Vorgang den Eintrag Buchungen widerrufen an. Kontrollieren Sie das Datum. Geben Sie das Programmpasswort ein Betätigen Sie den Button OK Der gesamte Buchungsvorgang wird wieder zurückgesetzt. Falls Sie die Datensätze sofort wieder neu markieren möchten, markieren Sie den entsprechenden Eintrag. Offene Zahlungen ausdrucken. Über den Menüpunkt Offene Zahlungen erhalten Sie eine schnelle Übersicht aller noch nicht überwiesen Vorgänge. Einzelbeleg aller markierten Vorgänge. Es wird für jeden markierten Vorgang ein Beleg gedruckt. Kontrollbeleg Empfänger Bei Anwahl dieses Menüs, wird eine Liste aller Empfänger, mit den jeweiligen Lastschriften ausgedruckt. Kontrollbeleg für bereits ausgeführte Zahlungen Sie können auch, für bereits ausgeführte Zahlungen einen Kontrollbeleg ausdrucken. Wählen Sie einen Datensatz mit dem Ausführungsdatum aus, und wählen dann den Menüeintrag Kontrollbeleg Empfänger ausgeführte an. Dann wird für diesen SEPA - Vorgang ein Beleg ausgedruckt. Seite 40
Kontrollbeleg für die Aufwandskonten ausgeben. Bei Anwahl dieses Menüs, öffnet sich ein Fenster, in dem alle Lastschriften der Aufwandskonten, für die aktuell markierten Datensätze angezeigt werden. Diese Liste kann ausgedruckt werden. Dabei werden die einzelnen Aufwandskonten zusammengefasst, und auch der Gesamtbetrag je Konto ausgedruckt. Falls in den Einstellungen die Option Bei Kontrollbeleg für jedes Konto ein Blatt markiert ist, wird für jedes Aufwandskonto ein getrenntes Blatt ausgedruckt. Seite 41
Umsätze Firmenumsatz Wählen Sie über das Menü Umsätze und den Eintrag Firmen - Umsatz an. Die Suche eines Wortes wird immer in der gelb markierten Spalte durchgeführt. Zur Änderung der Sortierung klicken Sie mit der Maus den Titel an. Sie können hier den Umsatz aller Firmen oder einer Firma ermitteln. Mit der Option Details können Sie sich alle Umsätze für den gewählten Zeitraum anzeigen lassen. Der Auswertungszeitraum kann frei festgelegt werden. Falls Sie die offenen Zahlungen einbeziehen möchten, markieren Sie das Feld offene Zahlungen einbeziehen. Firmenumsatz detailliert Hier werden alle Umsätze für den festgelegten Zeitraum angezeigt. Die Lastschriften können ausgeblendet werden. Seite 42
Kontoumsatz Wählen Sie über das Menü Umsätze und den Eintrag Konto - Umsatz an. Sie können hier den Umsatz aller Konten oder eines Kontos ermitteln. Die Suche eines Wortes wird immer in der gelb markierten Spalte durchgeführt. Zur Änderung der Sortierung klicken Sie mit der Maus den Titel an. Der Auswertungszeitraum kann frei festgelegt werden. Falls Sie die offenen Zahlungen einbeziehen möchten, markieren Sie das Feld offene Zahlungen einbeziehen. Seite 43
Projektumsatz Wählen Sie über das Menü Umsätze und den Eintrag Projekt - Umsatz an. Hier stehen folgende Auswertungen zur Verfügung: Umsatz ermitteln Budgetüberwachung aktuell Budgetüberwachung detailliert Budgetüberwachung Monatsübersicht Umsatz für ein Projekt ermitteln. Es werden Ihnen alle Umsätze angezeigt, die im genannten Zeitraum getätigt wurden. Links sehen Sie ein Auswahlfenster. Hier können Sie die Ansicht noch auf einzelnen Kostenstellen eingrenzen. Sie können sich die einzelnen Kostenstellenumsätze getrennt anzeigen lassen. Wählen Sie hierzu die Kostenstelle aus. ALLE zeigt alle Kostenstellen an. Kontrollberechnungen. Wenn Sie den Auswahlzeitraum nicht über das ganze aktuelle Jahr eingestellt haben, kommt es zu Berechnungsfehlern, da der im Laufe des Jahres ermittelte Kontoumsatz nicht mit der aktuellen Berechnung übereinstimmt. Deshalb werden die aktuellen Berechnungen der Projekt- und Kostenstellen als falsch interpretiert und eingefärbt. Es kann auch zu fehlerhaften Berechnungen kommen, wenn der PC ausgeschaltet wird, während das Programm noch läuft. Danach sollten auf jeden Fall die Daten reorganisiert werden. Ausgabe der Auswertungen. Button Excel, Ausgabe der Liste nach Excel ( ALT + E). Button Drucken, Ausgabe der Liste auf einen Drucker ( ALT + D). Button Abbruch. Dese Maske verlassen ( ALT + A). Seite 44
Projektumsätze alle. Hier gilt das gleiche wie beim Projektumsatz beschrieben. Sollte die Berechnung über das aktuelle Jahr erfolgen, und es zu Berechnungsfehlern (Grenzwert überschritten, Projekt unbekannt) kommen, können Sie die falsch berechneten alleine anzeigen. Markieren Sie dazu den Eintrag Nur fehlerhafte Projekte anzeigen. Budgetüberwachung aktuell Hier erhalten Sie als Übersicht, den Stand der Belastung der einzelnen Projekte zum aktuellen Tag. Es werden angezeigt: Projekt und Projektname Belastung im Vorjahr Grenzwert für das aktuelle Jahr Die aktuelle Belastung und Ausnutzung in % Die voraussichtliche Belastung zum Jahresende Budgetüberwachung detailliert Hier erhalten Sie eine Jahresübersicht, bei der die aktuelle Belastung der Projektkostenstellen, angezeigt wird. Es werden angezeigt: Projekt und Projektname Kostenstelle und Bezeichnung Belastung im Vorjahr Grenzwert der Kostenstelle für das aktuelle Jahr Die aktuelle Belastung und Ausnutzung in % Budgetüberwachung Monatsübersicht Hier erhalten Sie eine Jahresübersicht, bei der die Belastung der Projekte, für die einzelnen Monate angezeigt wird. Es werden angezeigt: Projekt und Projektname Belastung im Vorjahr Grenzwert für das aktuelle Jahr Die Belastung der einzelnen Monate Die aktuelle Belastung und Ausnutzung in % Kostenstellenumsatz Wählen Sie über das Menü Umsätze und den Eintrag Kostenstellen - Umsatz an. Hier können Sie den Umsatz einer oder aller Kostenstellen für einen bestimmten Zeitraum auswerten. Seite 45
Menü Projekte Aktuelles Jahr festlegen Hier können Sie das aktuelle Bearbeitungsjahr auswählen. Es können dann nur die Projektnummern des gewählten Jahres benutzt werden. In der Übersicht wird unten rechts immer das gewählte Jahr angezeigt, Projekte bearbeiten Projekte neu anlegen, ändern und löschen. Abteilung, Sachkonten und Kostenstellen zuordnen. Hier können Sie die Projekte anlegen, ändern oder löschen. Seite 46
Projekt neu anlegen Geben Sie die Projektdaten ein. Ordnen Sie diesem Projekt eine Abteilung zu. Wenn Sie den Button OK betätigen. Öffnet sich folgendes Fenster: Hier können Sie jetzt dem Projekt Kostenstellen und Aufwandskonten zuordnen. Mit dem Button OK wird alles übernommen ( ALT + O oder RETURN). Der Button Ändern erlaubt Ihnen die Daten der ausgewählten Kostenstelle zu ändern ( ALT + Ä). Mit dem Button Neu können Sie eine neue Kostenstelle anlegen ( ALT + N). Der Button Löschen löscht die ausgewählte Kostenstelle ALT + L Mit dem Button Abbruch können Sie die Maske verlassen ( ALT + A). Seite 47
Kostenstellen hinzufügen. Wenn einem Projekt keine Kostenstellen zugeordnet sind, kann jede Kostenstelle benutzt werden. Werden Kostenstellen zugeordnet, können auch nur diese zugeordnet werden. Geben Sie die Kostenstelle ein. Falls Sie eine unbekannte Kostenstelle eingeben, öffnet sich nach Verlassen des Feldes die Übersicht aller Kostenstellen. Aufwandskonten hinzufügen. Wenn einem Projekt keine Konten zugeordnet sind, kann jedes Konto benutzt werden. Werden Konten zugeordnet, können Projekte auch nur diese Konten zugeordnet werden. Sollen Zahlungen für dieses Projekt auf einen bestimmten Kreis Aufwandskonten beschränkt werden, können Sie hier die Konten zuordnen. Das ausgewählte Konto aus der rechten Auswahl zuordnen. Button Zuordnen ( ALT + Z) Die ausgewählte Kontenzuordnung löschen. Button Löschen ( ALT + L). Ein neues Konto anlegen. Button Anlegen ( ALT + N). Diese Maske verlassen. Button Abbruch ( ALT + Z). Seite 48
Fehlende Projektdaten Hier werden alle Zahlungsvorgänge angezeigt, bei denen keine Projekte und Kostenstellen zugeordnet wurden. Es werden nur Zahlungen angezeigt die in den Nummerkreisel der internen Konten passen. Grenzwerte überprüfen. Es erfolgt eine Auswertung der Projekte und Kostenstellen, bei denen die Grenzwerte überschritten wurden. Projekte prüfen Alle Projekte werden neu nachgerechnet und mit den eingetragenen Werten der Projekte verglichen. Markieren Sie dazu den Eintrag Nur fehlerhafte Projekte anzeigen, wenn Sie nur die fehlerhaften Einträge sehen möchten. Kostenstellen prüfen. Alle Kostenstellen werden neu nachgerechnet und mit den eingetragenen Werten verglichen. Markieren Sie dazu den Eintrag Nur fehlerhafte Berechnungen, wenn Sie nur die fehlerhaften Einträge sehen möchten. Kostenstellenübersicht Eine Übersicht aller Kostenstellen. Sie können neue Kostenstellen anlegen, bearbeiten oder löschen. Das Ändern der Kostenstellenstruktur hat auf die Vorjahre keinen Einfluss. Die den Projekten zugeordneten Sachkonten und Kostenstellen, werden komplett für jedes Jahr getrennt gespeichert. Seite 49
Ein Jahr neu anlegen. Hier können Sie ein neues Geschäftsjahr anlegen. Das Folgejahr kann erst im Dezember angelegt werden. Bei Anlegen eines neuen Jahres werden alle Projekte des aktuellen Jahres in das neue Jahr übernommen. Projektgrenzwerte übernehmen Wenn dieses Feld markiert ist, werden auch die Projektgrenzwerte übernommen. Kostenstellen übernehmen Wenn dieses Feld markiert ist, werden auch die den einzelnen Projekten zugeordneten Kostenstellen übernommen. Falls Sie die Kostenstellen nicht in das Folgejahr übernehmen, müssen Sie für alle Projekte die Kostenstellen neu zuordnen. Grenzwerte der Kostenstellen übernehmen Wenn dieses Feld markiert ist, werden auch die Grenzwerte der zugeordneten Kostenstellen übernommen. Konten übernehmen Wenn dieses Feld markiert ist, werden auch die den einzelnen Projekten zugeordneten Sachkonten übernommen. Falls Sie die Sachkonten nicht in das Folgejahr übernehmen, müssen Sie für alle Projekte die Sachkonten neu zuordnen. Das neue Jahr wird angelegt, wenn Sie den Button OK betätigen. Seite 50
Menü Fremdbuchungen Fremdbuchungen bearbeiten Zuerst sehen Sie eine Übersicht aller Fremdbuchungen. Übersicht aller Fremdbuchungen. Hier können Sie sich jetzt die Zahlung auswählen, die Sie ergänzen wollen. Dieses Fenster besitzt ein eigenes Menü. Seite 51
Das Fremddatenmenü. Daten Markieren Als bearbeitet eintragen Abbruch Den aktuellen Datensatz markieren Diesen Datensatz als bearbeitet markieren Die Fremddatenübersicht verlassen Vorgang Ändern Löschen Den Fremddatensatz ändern. Den angewählten Datensatz löschen Ausgabe SEPA - widerrufen Einzelbelege drucken Eine SEPA - Übertragung widerrufen Für jeden markierten Datensatz einen Beleg ausdrucken Fremddatenmenü Daten Markieren Markieren Sie alle Datensätze die Sie überweisen wollen. Sie können nur Datensätze markieren, bei denen Lastschriften angelegt wurden. Wenn die nächste SEPA-Datei erstellt wird, werden diese Vorgänge mit übertragen. Als Bearbeitet eintragen Der angewählte Vorgang wird als bearbeitet markiert. Das Feld überwiesen wird mit dem aktuellen Datum gefüllt. Sie können bei diesen Datensätzen nachher nur die Projektnummer und Kostenstelle ändern. Abbruch Diese Übersicht verlassen. Fremddatenmenü Vorgang Ändern Den angewählten Datensatz bearbeiten. Löschen Den angewählten Datensatz löschen Fremddatenmenü Ausgabe SEPA - Datei widerrufen Widerruft den gesamten SEPA Lauf, auch in der Hauptdatei. Einzelbelege drucken Für jeden markierten Datensatz wird ein Vorgangsbeleg ausgedruckt. Seite 52
Einen Datensatz ändern Mit den Tasten Vorherige bzw. Nächster können Sie zum nächsten Datensatz wechseln. Mit dem Button Neu können Sie eine neue Lastschrift anlegen, Mit dem Button Ändern können Sie eine Lastschrift ändern. Mit dem Button Löschen kann eine Lastschrift gelöscht werden. Die Steuerbuchungen werden automatisch erstellt. Wenn Sie eine Steuerbuchung löschen, wird Sie automatisch neu erstellt. Eine Lastschrift oder Gutschrift ändern Geben Sie die Zahlung ein. Die Steuerbuchung wird automatisch erstellt, wenn Sie dieses Eingabefenster verlassen. Seite 53
Fremdbuchungen zuordnen Markieren Sie alle Datensätze die Sie in den Bestand aufnehmen möchten. Betätigen Sie dann den Button Übernehmen um die Daten aufzunehmen. Dabei erhält jede Zahlung eine Vorgangs-Nr. Dazu wird die höchste Vorgangs-Nr. im Datenbestand und Fremddatenbestand ermittelt und dementsprechend erhöht. Nach der Übernahme der Zahlungen, können Sie alle anderen Zahlungen löschen. Falls Sie diese später noch zuordnen möchten, betätigen Sie den Button Nein. Seite 54
Fremddaten einlesen Die Fremddaten werden aus dem angegebenen Verzeichnis eingelesen. Beachten Sie dazu die Einstellungen für den Fremddatenimport in den Systemeinstellungen, auf Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.. Sie erhalten nachdem die Daten eingelesen wurden, eine Meldung wie viele Datensätze eingelesen wurden. Danach können Sie die Fremddaten zuordnen. Seite 55
Menü Steuerkorrektur Steuerbuchungen: Änderung des Anrechnungsfaktors. Falls sich im Laufe des Jahres der Anrechnungsfaktor einer Steuerbuchung ändert, können alle bis dahin ausgeführten Zahlungen, durch eine Korrekturzahlung ergänzt werden. Über den Menüpunkt "Steuerkorrektur ermitteln", können Sie den Steuercode auswählen, bei dem sich der Anrechnungsfaktor geändert hat. Geben Sie den neuen Anrechnungsfaktor ein, und betätigen den Button "Auswerten". Es werden Ihnen alle Buchungen angezeigt, die korrigiert werden müssen. Seite 56
Voransicht der Korrekturbuchungen. Mit dem Button "Vorgang" können Sie die Originalbuchung einsehen. Betätigen Sie den Button "Sichern" um diese Datensätze in die Steuerkorrekturdatei zu übernehmen. Seite 57
Für die Korrekturbuchungen wird eine eigene Datenbank benutzt. In der Übersicht der Steuerbuchungen sind diese Buchungen jetzt angelegt und markiert. Mit dem Button "Vorgang" können Sie die Originalbuchung einsehen. Mit dem Button "SEPA" können Sie jetzt eine SEPA-Datei erstellen. Die SEPA-Datei nutzt nicht das Zwischenkonto. Da alle Zahlungen das Steuerkonto betreffen, werden diese als Gut- bzw. Lastschrift direkt mit dem Steuerkonto abgewickelt. Bei den einzelnen Umsatzauswertungen werden die Korrekturbuchungen, unabhängig vom Ausführungsdatum, dem Buchungstag des Vorgangs zugeordnet. Seite 58
Menü Bestand Datensicherung (Nur bei der BDE Version) Die Datensicherung wird für alle Datenbanken durchgeführt. Programmdateien werden nicht mit gesichert. Datensicherung im Netz: Es dürfen keine anderen Benutzer in den Datenbanken sein. Werden andere Benutzer gefunden, wird der Vorgang abgebrochen. Seite 59
Reorganisation (Nur bei der BDE Version) Dieser Menüpunkt ist zur Überprüfung der Daten gedacht. Wenn Sie Datenbestände löschen, oder Exportieren, sollten Sie diese Option aufrufen. Hier werden alle gelöschten Daten aus den Datenbanken entfernt. Dadurch werden die Datenbanken kleiner, und der Zugriff auf die Daten wird schneller durchgeführt. Die Datenreorganisation wird für alle Datenbanken der jeweiligen Version durchgeführt. Führen Sie vorher eine Datensicherung durch. Im Netz: Es dürfen keine anderen Benutzer in den Datenbanken sein. Werden andere Benutzer gefunden, wird der Vorgang abgebrochen. Seite 60
Daten exportieren (Nur bei der BDE Version) Dieser Menüpunkt ist zum Export alter Datenbestände gedacht. Dazu werden alle Vorgänge, die älter als das eingegebene Datum sind, in eine andere Datenbank ausgelagert. Geben Sie bitte das Datum ein und wählen den Button Export an. Alle Daten die ausgelagert wurden, werden in der Datei als gelöscht gekennzeichnet. Seite 61
Empfänger bearbeiten Über diesen Menüpunkt können Sie die Empfänger bearbeiten und neu anlegen. Weitere Informationen finden auf Seite 21. Empfängerkonten überprüfen. Bei Aufruf dieses Menüpunktes, wird der gesamte Datenbestand getestet. Wird eine ungültige Bankleitzahl oder Kontonummer gefunden, wird der Datensatz angezeigt. Die Liste kann ausgedruckt oder nach Excel übergeben werden. Seite 62
Doppelt angelegte Empfänger zusammenführen. Über den Menüpunkt Empfänger -> Doppelt angelegte zusammenfassen, können Sie Empfänger, die mehrfach mit der gleichen Bankverbindung angelegt wurden, zusammen führen. Nach Aufruf dieser Maske werden Ihnen die ersten doppelt angelegten Empfänger angezeigt. Klicken Sie den Namen unter dem diese zusammengefasst werden sollen an. Der Name wird im Eingabefeld Name angezeigt, und kann geändert werden. Betätigen Sie dann den Button Abgleich. Jetzt werden alle bisherigen Zahlungen mit der neuen Nr. versehen. Die Angaben des Empfängers werden aber nicht geändert. Die Zuordnung der neuen Nr. ist für die Ausgabe der Umsätze im Hauptprogramm wichtig. Wenn Sie eine Auswahl überspringen wollen, betätigen Sie den Button Weiter. Seite 63
Freistellungen prüfen Es erfolgt eine Überprüfung der Empfängerstammdaten. Wenn abgelaufene Freistellungen gefunden werden, oder Empfänger keine Freistellungsbescheinigung hinterlegt haben, werden diese angezeigt. Wenn in den Grundeinstellungen ein Zeitraum angegeben wurde, werden auch die demnächst auslaufenden Bescheinigungen angezeigt. Firmen mit Freistellungen anzeigen Es werden alle Firmen angezeigt, die eine Freistellungsbescheinigung benötigen. Aufwandskonten bearbeiten. In der Kontenübersicht können Sie Datensätze ändern, bearbeiten und löschen. Abhängig von der Sortierung können Sie auch eine Konto-Nr. oder Bezeichnung suchen. Weiteres siehe Seite 19. Seite 64
Vorsteuercode bearbeiten. Über den Menüpunkt Vorsteuercode bearbeiten gelangen Sie in die Übersicht der einzelnen Steuercodes. Weiteres siehe Seite 20. Abteilungen bearbeiten. Hier können Sie Abteilungen anlegen und ändern. Einstellungen Benutzereinstellungen. Die Benutzereinstellungen wurden schon auf Seite 18 besprochen. Passwort ändern. Ändern Sie hier ihr Passwort. Seite 65
Benutzerverwaltung In der Benutzerverwaltung können Sie für jeden Benutzer jeden Menüpunkt freigeben oder sperren. Nach der Anmeldung werden Ihnen alle eingetragenen Benutzer angezeigt. Nach der Auswahl eines Benutzers wird ein TAB-Fenster geöffnet. Hier können Sie jetzt die Rechte vergeben. Seite 66
Seite 67
Das Infofenster Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Größe der einzelnen Datenbanken. Menü Hilfe Version Hier können Sie den aktuellen Stand der Software ablesen. Seite 68