Swiss-Salär 4.0 Es freut uns sehr, dass unser Lohnprogramm alle Tests für das neue Swissdec-Zertifikat 4.0 bestanden hat. Somit können Sie die monatlichen Quellensteuermeldungen ab 01.01.2015 über das Internet via ELM (Quellensteuer) einreichen. Mit der elektronischen Verarbeitung der Quellensteuerdaten werden Ihr Aufwand sowie die Gefahr von Übertragungsfehlern stark reduziert. Unter ELM Quellensteuer 4.0 sind die Quellensteuerabrechnungen monatlich vorzunehmen. Die Quellensteuerdaten werden dabei direkt aus der Lohnbuchhaltung über den Distributor den anspruchsberechtigten Kantonen zugestellt, welche anschliessend die entsprechenden Rechnungsstellungen veranlassen. Damit Sie die monatlichen Quellensteuermeldungen im Jahr 2015 mit dem Elektronischen Lohnmeldeverfahren ELM QST einreichen können, muss bereits die erste Lohnabrechnung im Januar 2015 unbedingt mit der neuesten Version 4.0 von Swiss-Salär erstellt werden! Wir empfehlen Ihnen, das neue Update nach dem Lohn-Jahresabschluss und dem Übermitteln der ELM-Daten 2014 und vor der ersten Lohnabrechnung 2015 zu installieren. Informationen über alle empfangsbereiten Lohndatenempfänger und entsprechende Email- Adressen für die Anforderung der Versicherungsprofile erhalten Sie hier http://www.swissdec.ch/uebersicht_lohndatenempfaenger.pdf Swissdec Zertifikat 4.0 ELM Quellensteuer (elektronische Übermittlung der Quellensteuerdaten) Ein- und Austrittsmeldungen via E(M)A an die Ausgleichskassen senden Berechnungsformel für Anteil-Lohn bei Ein- / Austritt angepasst (Monatslohn / 21.75 * Anzahl Arbeitstage im entsprechenden Monat) Im Fenster Status Lohnabrechnung kann mit Klick auf Spaltenheader sortiert werden Internationaler Zeichensatz UNICODE in Namensfeldern eingebaut Zahlungen an Dritte werden in Lohnabrechnung angezeigt Zahlung an Dritte mit Monatsfixum an Mitarbeiter (Rest an Dritte) Eingangssaldo für Gleit-/Überzeit und Ferien werden pro Jahr gespeichert Lohnausweise alphabetisch sortieren Monatsstatus-Flag zurücksetzen Warnung wenn Monat bereits in Fibu verbucht Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [1]
Inhaltsverzeichnis What s new / Swiss-Salär 4.0 1 Stammdaten für Swiss-Salär V4... 3 1.1 BUR-Nummer im Firmenstamm... 3 1.1.1 Arbeitsort... 3 1.1.2 Gemeinde-Nummer... 3 1.1.3 Soll-Arbeitszeiten... 3 1.2 Quellensteuer-Identifikation... 4 2 Karteikarte Personalien... 5 2.1 Zivilstand gültig ab... 5 2.2 Schweizer Wohnsitz... 5 2.3 Wohnsitz im Ausland... 5 3 Karteikarte Zulagen/Abzüge... 6 3.1 Manueller Abzug bei Spezialcode... 6 4 Karteikarte Quellensteuer... 7 4.1 Mitarbeiter mit Wohnsitz in der Schweiz... 7 Wohnsitz im Ausland... 7 4.1.1 Quellensteuer Kanton (Qst-Kanton)... 7 4.1.2 Tarifgruppe... 7 4.1.3 Anzahl Kinder... 8 4.1.4 Kirchensteuer... 8 4.1.5 Tarif-Code... 8 4.1.6 Speziell bewilligter Tarifcode... 8 4.1.7 Anspruchsberechtigte Gemeinde... 8 4.1.8 Ausweis/Bewilligung... 9 4.1.9 Konkubinat... 9 4.1.10 Hauptbeschäftigung / Nebenbeschäftigung... 9 4.1.11 Weitere Beschäftigungen... 9 4.1.12 Rente... 9 4.1.13 Lebenspartner... 9 4.1.13.1 Details... 9 4.1.13.2 Einkommen... 9 4.1.13.3 Einkommensart... 10 4.1.13.4 Haupt- / Nebenbeschäftigung... 10 4.1.13.5 Arbeits-Land... 10 4.1.13.6 Arbeitskanton... 10 4.1.13.7 Arbeitsort... 10 4.1.13.8 Arbeitsdauer... 10 4.1.14 Adresse... 10 4.2 Mitarbeiter mit Wohnsitz im Ausland... 11 4.2.1 Wohnsitz im Ausland Wochenaufenthalt... 11 4.2.2 Wohnsitz im Ausland Tagesaufenthalt... 11 4.2.3 Wohnsitz im Ausland Spezialvereinbarung Frankreich... 11 4.2.4 Wohnsitz im Ausland Spezialcode... 12 5 Beispiel Personalstammblatt... 13 5.1 Zusätzliche Felder bei quellensteuerpflichtigen Personen... 14 Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [2]
1 Stammdaten für Swiss-Salär V4 Die beiden neuen Felder in der BUR-Nummer sollten beim Update auf Version 4 automatisch ausgefüllt werden. 1.1 BUR-Nummer im Firmenstamm Mit der BUR-Nummer wird neu auch der Arbeitsort und die Gemeindenummer gespeichert. Je nach Situation (Tagesaufenthalter) müssen die Quellensteuern mit der Quellensteuergemeinde des Arbeitsortes abgerechnet werden. Die Betriebs- und Unternehmens-Registernummer (BUR-Nummer) wird als Identifikation beim Statistischen Amt verwendet. In der Regel wird ein Betrieb einer einzigen Nummer zugeordnet. Die BUR-Nummer kann per Email unter folgender Adresse bestellt werden: infobur@bfs.admin.ch Folgende Angaben muss Ihr Email beinhalten: Firma Strasse und Hausnummer PLZ/Ort Telefon-Nr. UID-Nummer oder HR-Referenznummer gem. Handelsregisterauszug 1.1.1 Arbeitsort Für jede BUR-Nummer wird neu auch der Arbeitsort gespeichert. 1.1.2 Gemeinde-Nummer Ab Version 4.0 wird auch die Gemeinde-Nr. benötigt. Diese wird aufgrund der Postleitzahl automatisch vorgeschlagen und kann in Ausnahmefällen überschrieben werden. Dieses Feld wird für die korrekte Abrechnung der Quellensteuer benötigt. 1.1.3 Soll-Arbeitszeiten Ferner benötigen Sie die Sollarbeitszeiten gemäss GAV pro Woche, Monat und Jahr. Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [3]
1.2 Quellensteuer-Identifikation Im Register Quellensteuer muss für jeden Kanton eine gültige QST-ID erfasst werden. Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [4]
2 Karteikarte Personalien Beim Konvertieren der Daten von der Version 3 auf Version 4 wurde, wenn immer möglich, ein gültiger Wert für die neuen Felder im Mitarbeiterstamm ermittelt und eingetragen. Trotzdem müssen alle quellensteuerpflichtigen Personen vor der ersten Lohnabrechnung nochmals auf Vollständigkeit der Daten überprüft und gespeichert werden. 2.1 Zivilstand gültig ab Für quellensteuerpflichtige Personen muss neu das Datum für Zivilstand gültig ab eingegeben werden. Bei ledigen Personen muss hier das Geburtsdatum eingegeben werden. 2.2 Schweizer Wohnsitz Wohnt ein Mitarbeiter in der Schweiz oder ist er Wochenaufenthalter, muss eine Schweizer- Adresse erfasst werden. In diesen Fällen wird die Wohngemeinde aufgrund der CH-Postleitzahl automatisch vorgeschlagen und kann in Ausnahmefällen angepasst werden. Der Wohnkanton ist ebenfalls korrekt zu erfassen. Für diese Mitarbeiter wird die Quellensteuer über diese Gemeinde-Nr. (Wohnsitz des Mitarbeiters) abgerechnet. 2.3 Wohnsitz im Ausland Tagesaufenthalter verfügen in der Regel über keine CH-Adresse. Darum ist hier die Adresse im Ausland zu erfassen und die Gemeinde-Nr. auf 0 zu setzen. Beim Wohnkanton muss bei Tagesaufenthaltern EX (Expatriates) eingetragen werden. Bei diesen Mitarbeitern erfolgt die Abrechnung der Quellensteuer am Arbeitsort über die Angaben auf der entsprechenden BUR-Nummer. Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [5]
3 Karteikarte Zulagen/Abzüge Mitarbeiter mit Quellensteuerabzug müssen auf der Karteikarte 5 Zulagen/Abzüge beim Quellensteuerabzug auf Automatisch gestellt werden. 3.1 Manueller Abzug bei Spezialcode Einzig bei quellensteuerpflichtigen Personen mit Wohnsitz im Ausland und einem Spezialcode (siehe Kapitel 4.2.4) muss der Abzugscode bei der Quellensteuer auf Ja gesetzt und der entsprechende Prozentsatz in der Spalte Prozentsatz Arbeitnehmer eingegeben werden. Weil für diese beiden Spezialcodes keine entsprechenden Tarife in der Quellensteuertabelle vorhanden sind, muss der Abzug manuell gesteuert werden. Der Ansatz für den Prozentabzug des Spezialcodes wird durch das Steueramt mitgeteilt. Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [6]
4 Karteikarte Quellensteuer Bei Quellensteuerpflichtigen Personen muss die Option Mitarbeiter ist Quellensteuerpflichtig aktiviert werden. 4.1 Mitarbeiter mit Wohnsitz in der Schweiz Bei Mitarbeitern mit Wohnsitz in der Schweiz ist auf der ersten Karteikarte eine CH-Adresse zu erfassen. Auch bei Wochenaufenthaltern ist der Schweizer-Wohnsitz einzutragen. Über die eingegebene Postleitzahl wird automatisch die korrekte Gemeinde-Nr. für die Abrechnung der Quellensteuer vorgeschlagen. Der Wohnkanton muss ebenfalls korrekt eingegeben werden. Wohnsitz im Ausland Siehe Kapitel 4.2 Mitarbeiter mit Wohnsitz im Ausland 4.1.1 Quellensteuer Kanton (Qst-Kanton) Hier wird automatisch der korrekte Quellensteuer-Kanton angezeigt. Je nach Situation kann es der Wohnkanton oder der Arbeitskanton aus der BUR-Nr. sein. 4.1.2 Tarifgruppe In diesem Feld muss die korrekte Tarifgruppe gewählt werden. In speziellen Fällen, wie bei Wohnsitz im Ausland und einer Spezialvereinbarung mit Frankreich oder einem Spezialcode muss dieses Feld leer bleiben oder eventuell gelöscht werden. Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [7]
4.1.3 Anzahl Kinder Die Anzahl Kinder wird automatisch von den Eingaben auf Karteikarte 4 Kinder/Statistik vorgeschlagen. Hier ist zu beachten, dass bei den Kindern neu das Gültigkeitsdatum für die Quellensteuer einzugeben ist. Dieses Datum wird aufgrund des Geburtsdatums automatisch vorgeschlagen und kann in Ausnahmefällen überschrieben werden. 4.1.4 Kirchensteuer Hier kann zwischen Y (mit Kirchensteuerabzug) oder N (ohne Kirchensteuerabzug) gewählt werden. 4.1.5 Tarif-Code In diesem Feld wird der vom Programm berechnete Quellensteuer-Tarif-Code angezeigt. Bei quellensteuerrelevanten Mutationen auf dem Mitarbeiter kann die Schaltfläche Vorschlag aktiviert werden um den Code neu zu berechnen. Falls die Option Speziell bewilligter Tarifcode aktiviert ist, kann in diesem Feld eine manuelle Eingabe getätigt werden. 4.1.6 Speziell bewilligter Tarifcode In speziellen Fällen kann ein spezieller Tarif vom Kanton bewilligt werden. In diesem Fall ist diese Option zu aktivieren und danach der bewilligte Code im Feld Tarif Code einzugeben. 4.1.7 Anspruchsberechtigte Gemeinde Aufgrund der Gemeinde-Nr. auf der Wohn-Adresse oder bei Tagesaufenthaltern auf der BUR-Nr. wird die anspruchsberechtigte Gemeinde zu Kontrollzwecken angezeigt. Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [8]
4.1.8 Ausweis/Bewilligung Hier muss die korrekte Ausländerbewilligung ausgewählt werden. Diese ist bei quellensteuerpflichtigen Personen zwingend. 4.1.9 Konkubinat Dieses Feld ist bei quellensteuerpflichtigen Personen mit abzugsberechtigten Kindern zwingend, wenn sie ledig, geschieden, getrennt oder verwitwet sind. 4.1.10 Hauptbeschäftigung / Nebenbeschäftigung Es muss eine der beiden Möglichkeiten ausgewählt werden. 4.1.11 Weitere Beschäftigungen Wenn die quellensteuerpflichtige Person einer weiteren Beschäftigung nachgeht, muss eine der angezeigten Möglichkeiten ausgewählt werden. 4.1.12 Rente Falls der Mitarbeiter eine Rente bezieht, muss diese Option aktiviert werden. 4.1.13 Lebenspartner Die Felder für einen allfälligen Lebenspartner sind bei quellensteuerpflichtigen Personen mit einer Tarifgruppe B (verheiratete Alleinverdiener) oder C (verheiratete Doppelverdiener) zwingend auszufüllen. 4.1.13.1 Details Die Details des Lebenspartners sind in diesen Fällen sorgfältig auszufüllen. 4.1.13.2 Einkommen Falls die Tarifgruppe C (verheiratete Doppelverdiener) gewählt wurde, müssen die Felder für das Einkommen des Lebenspartners zwingend ausgefüllt werden. Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [9]
4.1.13.3 Einkommensart Wählen Sie bei verheirateten Doppelverdienern die Einkommensart des Lebenspartners aus. 4.1.13.4 Haupt- / Nebenbeschäftigung Wählen Sie bei verheirateten Doppelverdienern eine der beiden Optionen. 4.1.13.5 Arbeits-Land Geben Sie bei verheirateten Doppelverdienern das Land der Erwerbstätigkeit ein. 4.1.13.6 Arbeitskanton Bei verheirateten Doppelverdienern mit Arbeits-Land Schweiz muss hier der korrekte Arbeitskanton gewählt werden. 4.1.13.7 Arbeitsort Geben Sie bei verheirateten Doppelverdienern den Ort der Erwerbstätigkeit ein. 4.1.13.8 Arbeitsdauer Geben Sie bei verheirateten Doppelverdienern mindestens im Feld Datum von einen gültigen Wert ein. 4.1.14 Adresse Falls der Lebenspartner nicht an der gleichen Adresse wie die quellensteuerpflichtige Person wohnt, muss in den folgenden Feldern die korrekte Adresse des Partners erfasst werden. Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [10]
4.2 Mitarbeiter mit Wohnsitz im Ausland Obwohl bei Wochenaufenthaltern eine CH-Adresse beim Mitarbeiter eingetragen werden muss, gelten im quellensteuer-rechtlichen Sinn sowohl Wochen- als auch Tagesaufenthalter als Mitarbeiter mit Wohnsitz im Ausland. 4.2.1 Wohnsitz im Ausland Wochenaufenthalt Bei Wochenaufenthaltern muss auf der ersten Karteikarte eine CH-Adresse erfasst werden. Nun werden Ihnen der korrekte Quellensteuerkanton und die entsprechende Gemeinde der Wohnadresse vorgeschlagen. Abrechnung der Quellensteuer am Wohnsitz 4.2.2 Wohnsitz im Ausland Tagesaufenthalt Bei Tagesaufenthaltern muss eine Adresse im Ausland erfasst werden. Nun werden Ihnen der korrekte Quellensteuerkanton und die entsprechende Gemeinde aus der zugeteilten BUR-Nummer (Firmensitz) angezeigt. Abrechnung der Quellensteuer am Firmensitz. 4.2.3 Wohnsitz im Ausland Spezialvereinbarung Frankreich Bei Mitarbeitern mit einer Spezialvereinbarung Frankreich muss das Feld Tarifgruppe gelöscht werden. Danach kann die Option Spezialvereinbarung Frankreich gewählt werden, wenn die Option Tagesaufenthalt aktiviert ist. Tarifcode bleibt leer, es werden keine Abzüge für die Quellensteuer vorgenommen. Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [11]
4.2.4 Wohnsitz im Ausland Spezialcode Bei Mitarbeitern mit einem Spezialcode muss das Feld Tarifgruppe gelöscht werden um einen Spezialcode auswählen zu können. Bei diesen Mitarbeitern bleibt der Tarif-Code leer, da es für diese keine speziellen QST-Tarife gibt. Der Prozentsatz für den Quellensteuerabzug muss somit direkt auf dem Mitarbeiter beim Abzug der Quellensteuer eingetragen werden und der Abzugscode muss von Automatisch auf Ja geändert werden. Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [12]
5 Beispiel Personalstammblatt What s new / Swiss-Salär 4.0 Personal-Nr. Name Vorname Adresse PLZ / Ort Sozialversicherungs-Nr. neue AHV-Nr. Geburtsdatum Nationalität Zivilstand Wohnkanton Lohncode Monatslohn Stundenlohn Eintrittsdatum Lohnkonto Bank (IBAN) Monatslohn CHF / 13. ML Geschäftsauto (Kaufpreis exkl. MwSt.) Monatliche fixe Zulagen (Fix-Spesen) Abzüge (SUVA-Code / A0 A3) BVG-Abzug in Fr. Vor- / Nachname Kinder Geb. Datum Kinder Jährl. Ferienanspruch Eingangssaldo +/- Std. Eingangssaldo Ferien Eingangssaldo Überzeit Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [13]
5.1 Zusätzliche Felder bei quellensteuerpflichtigen Personen Zivilstand gültig ab (bei ledigen Pers. Geb.-Datum) Wohnsitz im Ausland? Tagesaufenthalter Wochenaufenthalter Spezialbewilligung Frankreich Spezialcode? Tarifgruppe ausser bei - Spezialbewilligung Frankreich - Spezialcode Kinder mit Quellensteuerdatum G VR-Honorar F geldwerte Leistungen aus exportierten Mitarbeiterbeteiligungen A alleinstehend B verheiratete Alleinverdiener C verheiratete Doppelverdiener D Nebenerwerb E Einkünfte, die im vereinfachten Abrechnungsverfahren besteuert werden F Grenzgänger Italien Doppelverdienende (innerhalb 20 km zur CH-Grenze) H Alleinstehende, die mit Kindern zusammenleben (Halbfamilien) L Grenzgänger Deutschland alleinstehende M Grenzgänger Deutschland verheiratete Alleinverdiener N Grenzgänger Deutschland Doppelverdienende O Grenzgänger Deutschland mit Nebenverdienst P Grenzgänger, Personen die mit Kindern zusammenleben (Halbfamilien) Kirchensteuer Y/N / Tarif-Code Speziell bewilligter Tarif? (Spez.Tarif gem. QST).. Ausweis/Bewilligung Konkubinat B JahresaufenthalterInnen G GrenzgängerInnen N AsylbewerberInnen Z Andere C Niedergelassene L KurzaufenthalterInnen S Schutzbedürftige Dieses Feld ist bei quellensteuerpflichtigen Personen mit abzugsberechtigten Kindern zwingend, wenn sie ledig, geschieden, getrennt oder verwitwet sind. Ja Nein nicht bekannt Haupt-/Nebenbeschäftigung Hauptbeschäftigung Nebenbeschäftigung Weitere Beschäftigungen Rente Lebenspartner Name/Vorname/Nationalität andere Beschäftigung in der Schweiz andere Beschäftigung im Ausland andere Beschäftigung in der Schweiz und im Ausland Falls der Mitarbeiter eine Rente bezieht, muss diese Option aktiviert werden Die Felder für einen allfälligen Lebenspartner sind bei quellensteuerpflichtigen Personen mit einer Tarifgruppe B (verheiratete Alleinverdiener) oder C (verheiratete Doppelverdiener) zwingend auszufüllen. Geburts- / Heiratsdatum Telefon / Sozialversicherungs-Nr. Einkommensart bei verheirateten Doppelverdienern Lohn Lohn und Rente Rente Haupt-/Nebenbeschäftigung Hauptbeschäftigung Nebenbeschäftigung Arbeits-Land/Kanton/Ort Arbeitsdauer von - bis Strasse / Zusatz falls Adresse ungleich Partner Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [14]
Land / PLZ / Ort Falls Adresse ungleich Partner Swiss-Soft Solutions GmbH Fürstenlandstr. 96 9014 St. Gallen T 071 278 59 62 F 071 278 59 64 info@swiss-soft.ch www.swiss-soft.ch [15]