Ausschreibungsunterlagen mit der Funktion als Serien-E-Mail versenden Für das Versenden von Ausschreibungsunterlagen bietet ABK7 Dokumentenmanagement die Funktion Serien-E-Mail versenden. Bei einem Serien-E-Mail wird jede E-Mail-Nachricht eine eigene Sendung, bei der der Empfänger der einzige Empfänger der jeweiligen Nachricht ist, zudem ist im ABK7-System diese Nachricht (Hauptdokument) nur einmal gespeichert. In diesem Punkt unterscheidet sich das Serien-E-Mail vom Versenden einer E-Mail-Nachricht an eine Gruppe von Empfängern oder vom Ausblenden der Empfänger in der Bcc-Zeile (Blindkopie) der Nachricht. Mit dieser Funktion wurden die Anforderungen einer einfachen und schnellen Bedienung beim Erstellen des Dokumentes mit einer nachvollziehbaren Dokumentation des Postausganges verbunden. Von Schritt zu Schritt zum Serien-E-Mail Das Erstellen von Ausschreibungsunterlagen für das Versenden als Serien-E-Mail umfasst folgende Schritte: 1. Ausschreibungsunterlagen im ABK-Dokumentenmanagement ablegen 2. Erstellen einer E-Mail mit den Ausschreibungsunterlagen als Anlage und Auswahl der Empfängerliste. 3. Verwenden Sie die Funktion Serien-E-Mail um einen Serienversand durchzuführen. HINWEISE Damit der Versand von E-Mail-Nachrichten aus ABK7 funktioniert, muss auf dem Computer ein MAPIkompatibles E-Mail-Programm installiert sein. Mithilfe der Funktionen von Outlook MAPI (Messaging Application Program Interface) können Emails aus ABK7 versendet werden. Die einzelnen Empfänger erhalten die Nachricht, weil sie in der An-Zeile der Nachricht angegeben sind. Sie können in der Cc-Zeile Empfänger hinzufügen, jedoch erhalten diese Empfänger alle einzelnen Nachrichten die an die AN-Empfänger gesendet werden. Ausschreibungsunterlagen in ABK-Dokumentenmanagement ablegen Bei der Ausgabe von Dokumenten in ABK7 kann man die dabei erstellte Datei direkt im ABK- Dokumentenmanagement ablegen. Dabei ist das Datenformat der erstellten Datei nicht von Bedeutung. Bearbeiter: ILG Seite 1 30.07.2008
Jede beliebige Datei - egal ob im entsprechenden Druckfenster als PDF ausgegeben, oder in der Seitenansicht im einem gängigen Datenformat gespeichert, oder als Datenträger nach ÖNORM B2063 exportiert - die Daten können direkt in ABK-Dokumentenmanagement ablegt werden. Dabei kann mit einer Option gewählt werden, ob die Datei als eigene Datei abgelegt wird, oder als Anlage zu einer bestehenden bzw. zu einer neuen Datei angefügt wird. Für das Dokumentieren/Archivieren von Ausschreibungsunterlagen empfehlen wir die Verwendung des dafür geschaffenen Dokumenttyps Sammeldokument. Diese Dokumentart kann man am besten als Mappe oder Akte beschreiben. Es ist kein eigenes Dokument sondern besteht aus mehreren Einzeldokumenten die als Anlagen abgebildet sind. In unserem Beispiel wählen wir daher die Option Als Anlage in ein neues Dokument. Darauf erscheint das Fenster für die Anlage eines neuen Dokumentes. Als Vorlage suchen wir das Dokument Sammeldokument aus dem Ordner Dokumente. Mit dieser Auswahl ist die Bezeichnung des Ordners bestimmt und das Projekt ist bereits durch das Leistungsverzeichnis festgelegt. Wir müssen daher nur noch den Namen des Sammeldokumentes und den Namen der aktuellen Anlage festlegen. Mit OK bestätigen wir die Eingabe und das Fenster mit den Dokumenteigenschaften wird geöffnet. Für eine vollständige Beschreibung des Dokuments geben wir im Register Finden folgende ergänzende Informationen an: Betreff, Zieltermin, Betreffende Leistung, Suchbegriffe, Dokumentart Bearbeiter: ILG Seite 2 30.07.2008
Im Register Einzeldokumente sehen wir bereits unser Ausschreibungs-LV. Es kann hier geöffnet, oder in ein anders Dokument verschoben bzw. kopiert werden. Als nächsten Schritt erstellen wir einen Datenträger nach ÖNORM B2063 und legen ihn auch in diesem Dokument ab. Dafür schließen wir das Dokument und kehren in ABK-Leistungsverzeichnis erstellen zurück. Beim Assistenten für Datenträger B2063 ausgeben wählen wir für das Speichern der Datei im ABK- Dokumentenmanagement die Option Als Anhang in ein bestehendes Dokument. Bearbeiter: ILG Seite 3 30.07.2008
Anschließend wählen wir die Datei, der der Datenträger als Einzeldokument angefügt werden soll. Der Name des Einzeldokuments kann noch abgeändert werden. Im ABK-Dokumentenmanagement können wir das Sammeldokument vervollständigen, indem Planunterlagen und andere Beilagen zur Ausschreibung beigefügt werden. Dafür öffnet man im ABK- Dokumentenmanagement das Sammeldokument, wechselt in das Register Einzeldokument und fügt mit + ein neues Dokument dazu. Nun hat man die Wahl, Daten aus dem ABK-System einzufügen, oder Dokumente von der Festplatte zu holen. Dateien können auch mit Drag&Drop von der Festplatte direkt angefügt werden. HINWEIS Dateien werden von der Festplatte in das ABK- Ablagesystem kopiert. Für den Dokumenttyp Aufgabe und Information steht auch die Möglichkeit zur Verfügung, beliebige Dateien von der Festplatte mit dem ABK-Dokument zu verknüpfen. Erstellen einer E-Mail mit den Ausschreibungsunterlagen als Anlage Wir erstellen im Ordner Kommunikation ein neues Dokument mit der ABK-Vorlage E-Mail. Bearbeiter: ILG Seite 4 30.07.2008
Als Anlage fügen wir das Sammeldokument mit den Ausschreibungsunterlagen ein. Mit nur einem Mausklick werden nun alle Einzeldokumente des Sammeldokumentes als Anlagen aufgenommen. Auswahl der Empfängerliste Empfänger werden im Fenster Adresswahl (Klick auf AN oder CC) ausgewählt. Kontakte können aus dem Ordner Projektbeteiligte, aus den Benutzern und aus der zentralen Adressverwaltung eingefügt werden. Mit der eigenen Suchfunktion werden schnell die richtigen Kontakte gefunden, wobei entweder der Firmeneintrag oder direkt eine Kontaktperson als Adressat gewählt werden kann. Bearbeiter: ILG Seite 5 30.07.2008
Funktion Serien-E-Mail Jetzt wird das E-Mail mit der Funktion Als Serien- E-Mail versenden verschickt. Für jeden Empfänger der im AN-Feld aufgelistet ist, wird eine eigene E-Mail-Nachricht im installierten MAPIkompatiblen E-Mail-Programm erstellt. MS-Outlook wird aufgerufen und die einzelnen E-Mails werden nun erstellt. Hier können noch letzte Korrekturen und Anpassungen vorgenommen werden. HINWEIS Für ausgehend E-Mails kann eine firmenübergreifende Signatur im Ordner Firmendaten, Register Benutzer erstellt werden. Diese Signatur wird allen im installierten MAPI-kompatiblen E-Mail-Programm erstellten E- Mails angefügt. WIE WÜNSCHEN IHNEN VIEL ERFOLG BEI DER ARBEIT MIT ABK! Bearbeiter: ILG Seite 6 30.07.2008