Finanzbuchhaltung im SAP

Finanzbuchhaltung im SAP am Beispiel eines Beschaffungsprozesses MMag. Renate Galler / EFP Consulting Gastvortrag TU Graz, 27. Oktober 2004

Ziel der Veranstaltung Allgemeine Kenntnisse über SAP erwerben Beschaffungsprozess im SAP aus Sicht der Finanzbuchhaltung nachvollziehen

Inhalte Vorstellung MMag. Renate Galler Einführung in die Lösungen von SAP Überblick Finanzbuchhaltung Vorstellung EFP-Consulting-Gruppe Demo integrierter Beschaffungsprozess aus Sicht der Finanzbuchhaltung

Vorstellung MMag. Renate Galler

Vorstellung Renate Galler (MMag.) Studium Wirtschaftspädagogik und Betriebswirtschaftslehre; Seit 2003 Studium Doktorat der Betriebswirtschaftslehre Berater bei EFP Consulting (seit 1997) in den Bereichen Organisationsentwicklung Rechnungswesen, Treasury Trainerausbildung

Einführung in die Lösungen von SAP Überblick Finanzbuchhaltung

Betriebswirtschaftliche Lösungen von SAP SAP = Systeme, Anwendungen, Produkte SAP bietet Softwarelösungen wie z.b.: Finanzwesen Personalwirtschaft Logistik Branchenlösungen für die meisten betriebswirtschaftlichen Anforderungen SAP AG 2001

SAP-Lösungen: Beispiele Im Bereich Finanzwesen werden Prozesse wie Finanzbuchhaltung, Controlling, Investitionsmanagement, Treasurymanagement und Unternehmenscontrolling verwaltet Im Bereich Logistik werden Prozesse wie Vertrieb, Materialwirtschaft, Produktionsplanung, Instandhaltung, Produktdatenmanagement und Projektmanagement verwaltet Im Bereich Personalwirtschaft werden Prozesse wie Personalabrechnung, Arbeitgeberleistungsverwaltung, Zeitwirtschaft, Einsatzplanung und Employee Self-Service verwaltet SAP AG 2001

Rechnungswesen: Architektur Rechnungswesen: Architektur EC Profit Center Unternehmens- Controlling EIS Konsolidierung Unter- nehmensplanung TR TREASURY Zahlungsmittel Treasury Finanzmittel FI FINANZWESEN Hauptbuch Debitoren/ Kreditoren Anlagen Konsolidierung CO CONTROLLING Gemeinkosten Produktkosten Ergebnis FI IM Investitions-Management R SAP AG

Strategien, Initiativen und Lösungen mysap.com EnjoySAP Branchenlösungen Customer Relationship Management E-Commerce Supply Chain Management Business Intelligence SAP AG 2001

Strategien, Initiativen und Lösungen mysap.com ist die Internet-Unternehmensstrategie von SAP. Sie umfasst webgestützte Anwendungen und Dienstleistungen, die es Unternehmen ermöglichen, an der Internetwirtschaft teilzuhaben. EnjoySAP ist eine SAP-Initiative, die außerordentliche Verbesserungen der Einsatzfähigkeit der SAP-Landschaft bietet, wie z.b. ein verbessertes visuelles Design, die Integration von Informationen in immer weniger Bilder, eine einheitliche Navigation und eine personalisierte, rollenspezifische Benutzungsoberfläche. E-Commerce-Lösungen schaffen eine webgestützte Vernetzung zwischen Unternehmen, deren Kunden, Partnern und Lieferanten. Die Branchenlösungen von SAP sind Zusatzanwendungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse bestimmter Branchen oder Arten von Unternehmen wie z.b. Aerospace & Defense zugeschnitten sind. Customer Relationship Management umfasst die effektive und profitable Verwaltung von Kundenbeziehungen während des gesamten Lebenszyklus eines Verkaufs. Supply Chain Management erweitert die IT-Umgebung um Optimierungs- und Ausführungsfunktionen und geht dabei über die bloße Planung hinaus. Business Intelligence ist ein auf dem neuesten Stand der Technik operierende, durchgängige Lösung zu Data Warehousing und Datenauswertung. Sie bietet Wissensarbeitern schnellen Zugriff auf betriebswirtschaftliche Informationen, die dem SAP-System oder anderen Unternehmensanwendungen oder externen Quellen entstammen.

Vorstellung der EFP Consulting Gruppe We make organisations run better

Firmenprofil Organisation Prozesse - Informationstechnologie EFP Consulting GmbH, eine der führenden österreichischen Beratungsgesellschaften 1985 Unternehmensgründung durch Mag. Gert Eggenhofer und Mag. Andreas Frech 1996 2001 Expansion in die Länder CH, DE, FR, SK, CZ, PL Standorte in Österreich Wien, Bischofshofen 300 Kunden werden in acht Ländern von 250 Mitarbeitern betreut 28,5 Mio Umsatz erwirtschaftete die EFP Gruppe im Geschäftsjahr 2003

Standorte der EFP Gruppe Deutschland Frankfurt Frankreich Paris Kroatien Zagreb Österreich Wien Graz Klagenfurt Bregenz Bischofshofen Polen Kraków Schweiz Bern Nyon Wil Slowakei Zilina Bratislava Tschechien Prag Olomouc

Steigerung / Optimierung von... Menschen und Organisation Prozessproduktivität IT-Ressourcen Organisationsberatung Ausrichtung auf Unternehmensziele Entwicklung interner Potentiale Prozessdesign Prozessberatung Betriebswirtschaftliche Fachberatung Technische Fachberatung Systemintegration Systemmigration Implementierung von SAP und mysap.com Branchenlösungen Aktive Unterstützung von Veränderungsprozessen

Unsere Kunden... Energieversorger Öffentliche Verwaltung und Non-Profit Organisationen Finanzdienstleister Industrie Gesundheitswesen

Auszug Referenzliste Stadt Wien, Stadt Graz, Stadt Innsbruck, Stadt Linz, Stadt Wels (A) Land Steiermark, Land Oberösterreich (A) Stadt Magdeburg, Stadt Kassel, Stadt Baunatal, Stadt Suhl (D) Landkreis Altenburger Land (D) KAGes Steiermärkische Krankenanstalten GmbH (A) AUVA Allgemeine Unfallversicherungs-Anstalt (A) Vienna International Airport (A) Joanneum Research ForschungsgesellschaftmbH (A) Pensionsversicherungsanstalt (A) Umdasch AG (A) OMV AG (A) Schindler Aufzüge und Fahrtreppen AG (A) Ascom Austria GmbH (A) Vorarlberger Kraftwerke AG, Bregenz (A) TIWAG (Tiroler Wasserkraftwerke AG) (A) EnBW Energie-Vertriebsgesellschaft mbh, Stuttgart u. Wien (D, A) VEG Vorarlberger Erdgas GmbH, Dornbirn (A) Städtische Klärwerke Köln (D) Städtisches Wasserwerk Dornbirn (A) Stadtwerke Essen (D) Wiener Stadtwerke (A) Wienstrom GmbH (A) Wien Energie Gasnetz GmbH (A) STEWEAG-STEG (Steirische Wasserkraft- u. Elektrizitäts-AG) (A) Linz AG (A) Wasserwerke Zug (CH) Kaba GmbH (A) Frantschach Packaging AG (A) Wenzel Logistics GmbH (A)

Beispiel Beschaffungsprozess

Beispiel Beschaffungsprozess Kauf von 1 Stück Rechenmaschine á 100,-- (exkl. 20% Ust) Frage: Aus welchen Teilschritten besteht ein Beschaffungsprozess?

Teilprozesse 1. Bestellung anlegen 2. Wareneingang prüfen und buchen 3. Rechnungseingang prüfen und buchen 4. Zahlung durchführen 5. Kontoauszug buchen (in elektronischer Form)

SAP Maske

Teilprozesse

1. Bestellung anlegen

Eingabe Kontierungstyp, Materialnummer, Menge, Lieferdatum,... Daten wie Sachkonto, Preis werden automatisch ermittelt

2. Wareneingang prüfen und buchen

Eingabe der Bestellnummer und Lieferscheinnummer

Daten bestätigen (Daten werden aus Bestellung übernommen) und sichern

Buchhaltungsbeleg wird automatisch erzeugt

Kostenrechnungsbeleg wird automatisch erzeugt: Auftrag und Kostenstelle werden belastet

Bestellentwicklung kann angezeigt werden

3. Rechnungseingang prüfen und buchen

Eingabe von Rechnungsdatum, Nummer der Eingangsrechnung, Bruttobetrag, Bestellnummer

Bestätigung der Eingabe: Daten werden aus Bestellung übernommen

Buchhaltungsbeleg wird automatisch erstellt

Bestellentwicklung kann analysiert werden

4. Zahlung durchführen

Zahlung maschinell durchführen

Folgende Buchung wird automatisch erzeugt

Datenträger Automatisch erzeugter Datenträger wird mittels Telebanking an die Bank weitergeleitet.

5. Kontoauszug buchen

Erhalt des Kontoauszuges Der Kontoauszug wird in elektronischer Form (MT940) aus dem Telebanking heruntergeladen und in SAP eingelesen.

Folgende Buchung wird automatisch erzeugt

Konklusion Integriertes Managementinformationssysteme erfordert fachübergreifendes Wissen der Führungskräfte!