Die Online-Dienste der Deutschen Rentenversicherung Herbert Schillinger Direktor bei der Deutschen Rentenversicherung Bund 9. Aktuelles Presseseminar am 29. und 30. Oktober 2013 in Würzburg Es gilt das gesprochene Wort! abrufbar auch unter www.deutsche-rentenversicherung-bund.de
Seite 1 Folie 1 Meine sehr geehrten Damen und Herren, in einer zunehmend digitalisierten Welt ist es wichtig, nicht nur auf sich selbst zu schauen, sondern auch darauf zu achten, wie sich das Umfeld in dem wir uns bewegen verändert. Für viele Menschen ist das Internet heute selbstverständlich. Wir beziehen unsere Informationen aus dem Netz, gehen online einkaufen, tauschen Briefe in wenigen Sekunden elektronisch aus und nehmen es auch gerne in Anspruch, zeitaufwendige Behördengänge zu umgehen. Die digitale Erledigung einer Angelegenheit erspart Wege- und Wartezeiten und kann vor allem zu jeder Tageszeit erledigt werden. Immer mehr unserer Kunden wollen deshalb auch in der Kommunikation mit uns elektronische Medien einsetzen. Daher müssen wir den Zugang zu unseren Dienstleitungen auch auf elektronischem Wege zulassen und unsere Online-Angebote an die heranwachsende technikafine Generation anpassen und kontinuierlich weiter ausbauen. Diese Anforderungen sind für uns nicht neu. Die ersten interaktiven Online-Dienstleistungen hat die Deutsche Rentenversicherung bereits im Jahr 2002 ihren Kunden, die über eine Signaturchipkarte verfügten, angeboten. Wir haben uns der ersten egovernment-initiative BundOnline 2005 angeschlossen und eine Reihe von Maßnahmen umgesetzt,
Seite 2 um unser Handeln an den Wünschen unserer Kunden auszurichten. Damit gelten wir in Deutschland als einer der Vorreiter für den Erfolg von egovernment in Deutschland. Unser Verfahren für die elektronische Rentenantragstellung wurde auf der CeBIT 2005 durch den damaligen Bundesinnenminister Otto Schily als 376. Dienstleistung des Projektes BundOnline 2005 online geschaltet und mit dem 1. Preis in der Kategorie Soziales ausgezeichnet. egovernment ist für uns aber nicht nur Ausdruck unserer Kundenorientierung. egovernment ist für uns auch der Auftrag unsere Arbeit effizient und wirtschaftlich auszurichten und damit die Verwaltungskosten zu reduzieren. In diesem Sinn haben wir uns die medienbruchfreie elektronische Bearbeitung von Geschäftsvorfällen in den Verwaltungen der Deutschen Rentenversicherung zum Ziel gesetzt. Wesentliche Elemente hierbei sind die Einführung einer elektronischen Akte und eines elektronischen Workflows für die Vorgangsbearbeitung. Im Zuge eines unternehmensweiten Dokument-Management- Systems planen wir neben der Digitalisierung unseres Posteingangs auch unsere Archive aufzulösen und die hier lagernden Akten zu digitalisieren. Dieser vollelektronische Dokumentenworkflow wird bei uns bereits seit einigen Jahren in der Rehabilitationsabteilung, der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen sowie in der Mini-Job Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft Bahn-See eingesetzt. Mit diesen Maßnahmen werden die Geschäftsprozesse in der Deutschen Rentenversicherung effizienter, Verwaltungskosten werden gespart und vor allem führen sie zu einer erheblichen
Seite 3 Verkürzung der Laufzeiten bei der Bearbeitung der Anträge unserer Kunden. Folie 2 rvdialog Sehr geehrte Damen und Herren, bevor ich Ihnen über die aktuellen Entwicklungen bei unserem Online-Angebot berichte, möchte ich Ihnen kurz vorstellen wo wir bei der internen Modernisierung stehen. Für die Deutsche Rentenversicherung ist das Jahr 2013 von besonderer Bedeutung, es steht ganz im Zeichen der Einführung eines gemeinsamen Kernsystems für alle Träger der gesetzlichen Rentenversicherung. Dieses neue IT-System mit dem Namen rvdialog ist ein gutes Beispiel für das Zusammenwachsen aller Träger der Deutschen Rentenversicherung und für unser Bestreben zur Vereinheitlichung der Verwaltungsabläufe gegenüber unseren Kunden und Partnern. Es ist eine wichtige Grundlage auf unserem Weg in die Zukunft. Im Jahre 2004 haben wir uns entschieden, dass die bei den seinerzeit noch 22 Rentenversicherungsträgern verwendeten zwei Pogrammsysteme zu einem gemeinsamen Rentenversicherungssystem für die Erledigung der Aufgaben in unserer Sachbearbeitung zusammenzuführen. Mit diesem Programm werden die Versichertenkonten verwaltet, alle Anfragen und Leistungsanträge bearbeitet und nicht zuletzt die Zahlungsanweisungen für laufende Rentenzahlungen oder Einmalleistungen erstellt und angeordnet.
Seite 4 Neben den erwarteten Synergieeffekten bestanden aber auch technologische Gründe die beiden Altsysteme zu einem modernen Programmsystem mit einer einheitlichen Oberfläche weiterzuentwickeln. Die IT-Architektur der Altsysteme erwies sich zwar in der Vergangenheit als leistungsfähig und funktionierte in den Kernbereichen auch sehr gut. Die stetig zu ergänzenden Funktionalitäten in anderen Bereichen, wie zum Beispiel bei den egovernment- Anwendungen oder den elektronischen Workflowsystemen konnten dagegen oft nur mit großem Aufwand implementiert werden. Als Basis für ein gemeinsames Kernverfahren der Deutschen Rentenversicherung diente damals das gemeinsame Rentenversicherungssystems (GRVS), welches bei allen Regionalträgern und der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See im Einsatz war. Darüber hinaus fehlten der Deutsche Rentenversicherung Bund bei dem eigenen Kernverfahren rvdialog Erfahrungen bei der Ü- bertragung eines kompletten Datenbestandes in ein anderes Datenformat. Die Umstellungsarbeiten konzentrieren sich jetzt auf einen Träger - allerdings den größten Rentenversicherungsträger. Im anderen Fall hätten 15 Rentenversicherungsträger die Umstellung bewältigen müssen. Auch war rvglobal, im Gegensatz zu GRVS, nicht auf IBM Großrechnern ablauffähig, was einen hohen Anpassungsbedarf oder den Verzicht auf eine technische Plattform zur Folge gehabt hätte. Das GRVS zeichnete sich dagegen schon durch die weit ausgebaute Mandantenfähigkeit aus. Folie 3 Einführung des gemeinsamen Programmsystems
Seite 5 Das neue Kernverfahren befindet sich bei den Regionalträgern und der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See seit Frühjahr 2013 im produktiven Einsatz. In der Deutschen Rentenversicherung Bund arbeiten wir in einem begrenzten Teil der Geschäftsvorfälle mit dem neuen Kernverfahren seit August 2013. Die Einführung von rvdialog bei der Deutschen Rentenversicherung Bund ist eine große Herausforderung für unser Haus. Bereits der Schulungsaufwand ist im Vergleich zu den anderen Rentenversicherungs-Trägern erheblich umfangreicher, da sich für die Kolleginnen und Kollegen nicht nur die Benutzerführung, sondern auch die Arbeitsweise teilweise verändert. Zudem sind unsere Kontenbestände datentechnisch auf das neue System umzustellen. In einem ersten Schritt sind die Daten für die am 31. eines Monats geborene Versicherte und Rentner umgestellt worden. Allerdings sind wir nach dem Einsatz von rvdialog in der Produktion jetzt auf eine Reihe von Abweichungen gestoßen, die in der Testumgebung so nicht zu erkennen waren. Insbesondere hinsichtlich der Anbindung unserer everfahren, beispielsweise der elektronische Dokumentenworkflow in der Abteilung Rehabilitation, haben wir noch einige Aufgaben vor uns, um einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse sicherzustellen. Auch eine mit dem System noch nicht übereinstimmende Aufgabenverteilung in unserem Haus führt in der Sachbearbeitung zu einem erheblichen Mehraufwand, denn die sogenannten Zugriffsberechtigungen, also die Bearbeitung des Vorgangs durch
Seite 6 einen bestimmten Mitarbeiter, müssen überarbeitet werden. Dies sind nur zwei Beispiele für die vor allem Anfangs aufgetretenen Probleme. Diese und die weiteren derzeitigen Abweichungen und Einschränkungen werden wir lösen und Schritt für Schritt die übrigen Kontenbestände umstellen. Ich möchte hervorheben, dass es in dem gesamten Prozess selbstverständlich unser oberstes Gebot ist, den Wechsel des Programmsystems für unsere Versicherten und Rentner völlig unbemerkt zu vollziehen. Aber auch wenn der vollständige Einsatz des gemeinsamen Programmsystems noch Zeit beansprucht blicken wir bereits jetzt in die Zukunft. Denn die Behebungen der Abweichungen, die derzeit in der Deutschen Rentenversicherung Bund noch zu Problemen führen, tragen bereits jetzt durch die damit verbundenen Optimierungen zum Nutzen aller Rentenversicherungsträger bei. Wir wenden uns der Aufgabe zu, rvdialog in Richtung einer automatisierten medienbruchfreien Vorgangsbearbeitung weiterzuentwickeln. Mit rvdialog haben wir uns Steuerungsmöglichkeiten geschaffen, die es uns erlauben werden, schnell und flexibel auf die zukünftigen Herausforderungen zu reagieren. Die Menschen nutzen in großem Umfang das Internet und Online Angebote, die Deutsche Rentenversicherung muss daher auch mit ihrem Serviceangebot diese Entwicklung mitgehen. Der industrielle Entwicklungsprozess hat bereits zu zahlreichen Veränderungen bei der Gestaltung von Services und Prozessen in der gesetzlichen Rentenversicherung geführt.
Seite 7 Bereits heutzutage läuft ein Großteil der Datenverarbeitung automatisch ohne ein Dazutun der Sachbearbeitung. Nur ca. 5 % der maschinell verarbeiteten Datensätze werden durch die Eingaben der Sachbearbeitung im Dialogverfahren ausgelöst, alle anderen Verarbeitungen resultieren aus Datenübermittlungen oder automatisierten Verarbeitungsläufen. Als Beispiele hierfür seien genannt - der Datenaustausch mit den Krankenkassen zur Speicherung der jährlichen Entgeltmeldungen von den Arbeitgebern - die maschinelle Übermittlung der Zahlungsaufträge an den Rentenservice als beauftragte Stelle für die Auszahlung der Renten - der maschinelle Datenaustausch von Versicherungszeiten mit ausgewählten ausländischen Versicherungsträgern - die maschinelle Übermittlung der erforderlichen Daten zur Abrechnung von Rehabilitationsleistungen an die Krankenkassen und - die maschinellen Datenabgleiche mit Meldebehörden, Wohngeldstellen und Grundsicherungsämter der Gemeindeverwaltungen. Folie 4 Automatisierung und Optimierung
Seite 8 Unserer Ziel der medienbruchfreien elektronischen Bearbeitung der Geschäftsvorfälle sind wir mit der Etablierung eines elektronischen Dokumentenworkflows zwar ein wesentliches Stück näher gekommen haben es aber noch nicht erreicht. Ein nächster Schritt wird die Verwirklichung einer papierarmen elektronischen Bearbeitung von Geschäftsvorfällen in den Bereichen Versicherung und Rente sein. Unsere eservices im Online-Angebot sind mit den internen Geschäftspozessen bereits verbunden. Die digital aus den eservices erhaltenen Informationen fließen sekundenschnell und zu jeder Tageszeit in die Geschäftsprozesse ein und werden hier größtenteils bereits medienbruchfrei bearbeitet. Sofern Versicherte es wünschen und sich entsprechend erklärt haben, wird ihnen der Bescheid ebenfalls elektronisch über ein gesichertes elektronisches Postfach zugestellt. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Sachbearbeitung müssen bei der Mehrzahl der eservices nicht mehr eingeschaltet werden. Die eservices laufen auf der Basis der bestehenden IT-Verfahren vollständig automatisiert ab. Für unsere Kunden und unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schaffen wir damit viele Vorteile. Es werden Erfassungsarbeiten reduziert und die Workflow gestützte Bearbeitung wirkt sich positiv auf die Bearbeitungsgeschwindigkeit aus. Für die Sachbearbeitung bietet die elektronische Erfassung des Bearbeitungsstandes mehr Transparenz und steigert die Effizienz. Nicht zuletzt werden durch die Automatisierung auch die Verwaltungskosten gesenkt. Folie 5 egov-gesetz
Seite 9 Sehr geehrte Damen und Herren, wie eben ausgeführt ist es ein wichtiger Ansatz zur Automatisierung und Optimierung, alle benötigten Daten möglichst medienbruchfrei und elektronisch verarbeitbar zu erhalten. Ein gutes Beispiel hierfür sind die Online-Dienste der DRV, die genau dies leisten. Der Kunde erfasst die erforderlichen Daten in vorgefertigten elektronischen Formularen, authentifiziert sich mittels einer Signaturkarte oder dem neuen Personalausweis und sendet die Informationen elektronisch an den Rentenversicherungsträger. Bereits heute haben unsere Versicherten und Rentner auf diesem Weg die Möglichkeit - Rentenanträge zu stellen, - Versicherungsverläufe oder Rentenauskünfte anzufordern, - Änderungen zu ihren persönlichen Daten mitzuteilen, - Nachweise über selbst gezahlte Beiträge anzufordern oder - sich die aktuelle Höhe ihrer Rente anzeigen zulassen und Bescheinigungen über deren Höhe, z. B. für die Vorlage bei anderen Behörden, direkt am heimischen PC auszudrucken. Mittlerweile kommen bundesweit mehr als eine Millionen Anträge im Jahr über das Verfahren eantrag. Das Verfahren steht nicht nur den Versicherten über unser Internet Angebot zur Verfügung, auch antragsaufnehmende Stellen wie Gemeinden, Versicherungsämter, Versichertenälteste und die Aukunfts- und Beratungsstellen nutzen den eantrag. Im laufenden Jahr hat die Deutsche Ren-
Seite 10 tenversicherung Bund bereits rund 880.000 Anträge auf diesem Weg entgegen genommen. Die Möglichkeiten für eine elektronische Kommunikation zwischen Rentenversicherungsträger und Kunden sind damit nicht ausgeschöpft. Neue Wege für die elektronische Kommunikation und eine Reihe von Vereinfachungen bringt das neue egovernment- Gesetz, dessen Ziel es ist, die Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern. Für Bundesbehörden wird die Eröffnung eines elektronischen Zugangs sowie eines De-Mail-Zugangs verpflichtend. Die Erbringung von elektronischen Nachweisen oder elektronischen Bezahlvorgängen wird erleichtert und die Erfüllung von Publikationspflichten durch Online-Amtsblätter erlaubt. Gleichzeitig wird eine Verpflichtung zur Dokumentation und Prozessanalyse eingeführt, der wir im Rahmen der Neu- und Weiterentwicklung unseres rvdialog bereits nachkommen. Mit Grundsätzen zur elektronischen Aktenführung und des Scannens unterstützt das Gesetz ebenfalls die Digitalisierung und Automatisierung in der Verwaltung. Folie 6 De-Mail Die eben zitierte Forderung des egovernment-gesetzes nach einem De-Mail-Zugang erfüllt die Deutsche Rentenversicherung bereits seit Oktober diesen Jahres. Zunächst sind nur die Annahme von De-Mails und die Rückantwort über diesen Kanal vorgesehen. Für die elektronische Zustellung unserer Massendrucksachen über De-Mail wie Versicherungsverlauf, Renteninformation oder Rentenanpassungsmittei-
Seite 11 lung fehlen uns u.a. die De-Mail-Adressen der potenziellen Empfänger. Aber auch De-Mail bleibt zunächst eine textbasierte und damit unstrukturierte Kommunikation. Für die von uns angestrebte Automatisierung sind strukturierte und maschinell weiter verarbeitbare Informationen, wie beispielsweise maschinenlesbare Formulare, sinnvoller. Unser Ziel ist es, auch den De-Mail-Verkehr direkt in unser elektronisches Archiv einzuspeichern, dem Vorgang zuzuordnen und damit über die Postkorb- und Recherche-Möglichkeiten unseres Programmsystems rvdialog direkt für die Automatisierung unserer Geschäftsprozesse nutzbar zu machen. Die in rvdialog vorhandenen Archiv-Schnittstellen hierzu können über das De-Mail- Gateway zentral bedient werden. Nun ganz praktisch zur De-Mail: Die Deutsche Rentenversicherung ist über die allgemeine Adresse info@deutsche-rentenversicherung.de-mail.de erreichbar. Wenn der Absender speziell einen Versicherungsträger erreichen will, in diesem Fall die Deutsche Rentenversicherung Bund, lautet die Adresse: de-mail@drv-bund.de-mail.de. Unser zentraler Gateway hier in Würzburg bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) nimmt die eingehenden Mails in Empfang und wir sichten maschinell nach Zuständigkeit und ggf. anderen Empfängerhinweisen (z.b. einer Versicherungsnummer). De-Mails werden rentenversicherungsintern über das bestehende Mailingsystem an den zuständigen Träger oder Sachbearbeiter weitergegeben. Unsere De-Mail-Antworten erfolgen
Seite 12 ebenfalls über diesen zentralen De-Mail-Gateway. Bislang sind rund 150 De-Mail Eingänge, davon etwa 80 bei der DRV Bund, zu verzeichnen. Für die Generation Always On unterstützen wir seit einiger Zeit auch die Nutzung von Smartphones und Tablet-PCs durch Apps, auch wenn dies sicherlich nicht unser Haupttätigkeitsgebiet werden wird. Folie 7 Apps für mobile Nutzer Eine solche App für iphone & Co ist ereha mit der sich die Reha- Kliniken der DRV Bund präsentieren. Als weiteres Beispiel möchte ich Ihnen nun die App irente vorstellen, mit der man einen Beratungstermin in einer unserer Auskunfts- und Beratungsstellen buchen kann. Die App findet sich im App Store unter dem Begriff Deutsche Rentenversicherung und kann kostenlos heruntergeladen werden. Das Vorgehen und die Handhabung entsprechen dabei dem seit Jahren eingeführten Verfahren etermin unserer Online-Dienste. Folie 8 eservice der Deutschen Rentenversicherung Zusätzlich bauen wir auch die Online-Verfahren mit Behörden und Institutionen aus und nutzen dabei Schnittstellen zu unserem Kernsystem sowie die standardisierten Schnittstellen zu anderen Behörden.
Seite 13 Seit einigen Jahren ist die Digitalisierung des Datenaustauschs mit Gerichten über die XML-Schnittstelle xjustiz im Aufbau. Pilotverfahren laufen mit den Familiengerichten zum Versorgungsausgleich sowie zu den Sozialgerichten. Für Kranken- und Arbeitslosenversicherung bieten wir elektronische Auskunftsverfahren zur Ermittlung der Versicherungsnummer an, was gleichzeitig unsere sowie die dortige Sachbearbeitung entlastet. Dem gleichen Ziel dient das Online-Verfahren egerichtsvollzieher, mit dem wir unserer Auskunftspflicht nach dem seit 01.01.2013 geltenden Gesetzes zur Reform der Sachaufklärung in der Zwangsvollstreckung nachkommen. Bisher werden sämtliche Übermittlungsersuchen der Gerichtsvollzieher in einem papiergebundenen Verfahren durch den jeweiligen Rentenversicherungsträger bearbeitet. Die Deutsche Rentenversicherung Bund als größter Rentenversicherungsträger erhält monatlich etwa 3000 schriftliche Auskunftsersuchen. Bei der Deutschen Rentenversicherung Rheinland als größtem Regionalträger gehen ca. 800 Anfragen im Monat ein. Mit dem Verfahren egerichtsvollzieher hat die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) ein elektronisches Verfahren entwickelt welches die Möglichkeit eröffnet, die derzeitige Anschrift des Betroffenen sowie Namen, Vornamen oder Firma und Anschrift des derzeitigen Arbeitgebers durch die DSRV an die Gerichtsvollzieher zu übermitteln. An den zuständigen Rentenversicherungsträger werden der Anfragedatensatz des Gerichtsvollziehers und die Antwort der DSRV weitergeleitet. Dadurch wird der Aufwand in der Sachbearbeitung erheblich reduziert. Ähnlich wie die Bundesagentur für Arbeit, die es den Arbeitgebern über das Verfahren BEA (=Bescheinigungen elektronisch annehmen) ermöglichen will, die Daten der bisher in Papierform auszu-
Seite 14 stellenden Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigung auch auf elektronischem Wege zu übermitteln, will auch die Deutsche Rentenversicherung ein ähnliches RV-BEA-Verfahren anbieten. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales beabsichtigt, die gesetzliche Grundlage für RV-BEA in der neuen Legislaturperiode zu schaffen. Folie 9 Europäischer Datenaustausch EESSI Das Thema Automatisierung der Geschäftsprozesse beschäftigt nicht nur uns, sondern wird auch im internationalen Austausch der Sozialversicherungsträger untereinander von der Europäischen Union verfolgt. Mit dem Projekt EESSI (Exchange of European Social Security Information) zum elektronischen Austausch von Sozialversicherungsinformationen will die EU-Kommission die Zugänglichkeit und Dauer der Antragsbearbeitung für die Wanderarbeitnehmer verbessern. Anträge und Bescheide sollen zwischen den Sozialversicherungsträgern international nicht mehr auf Papier sondern in Form strukturierter elektronischer Dokumente (SED) erfolgen. Dazu sind in jedem Mitgliedsstaat so genannte Zugangspunkte (AccessPoints) aufzubauen, über die diese elektronische Kommunikation abgewickelt wird. Unser gemeinsames Programmsystem rvdialog ist auch in diesem Themenfeld die Basis für eine schnelle Integration des europäischen Datenaustausches. Denn wir verfügen bereits über Postkorb und Archivlösungen zur Weiterverarbeitung und die Routinen zur Übernahme von Antragsdaten oder persönlicher Daten der Versicherten ins Konto, was auch im Rahmen von EESSI genutzt werden kann. Auch der Versand strukturierter elektronischer
Seite 15 Dokumente direkt aus unseren Beständen erfolgt mit rvdialog vollautomatisch, eine weiteres Erfordernis für die internationale elektronische Kommunikation. Dass wir dabei nicht über Nebensächlichkeiten, sondern über beachtliche Größenordnungen reden, sollen die folgenden Zahlen belegen: Wenn die europäischen Verfahren bei allen Mitgliedsstaaten umgesetzt sind, schätzen wir ein jährliches Aufkommen von über 10 Millionen elektronischen Dokumenten für die Deutsche Rentenversicherung. Alleine für die Bearbeitung internationaler Rentenanträge werden dann 6,6 Millionen SEDs ausgetauscht werden. Die Anfragen aus dem europäischen Ausland nach vorläufigen Versicherungsverläufen werden auf etwa 2 Millionen Fälle pro Jahr geschätzt. Folie 10 Ausblick Meine Damen und Herren, die Online-Dienste sind die Zukunft. Mit der Einführung unseres Programmsystems rvdialog und den damit geschaffenen neuen Möglichkeiten können wir den Wandel in der Kommunikation mit unseren Kunden und anderen Behörden aktiv mitgestalten. Mit den Online-Diensten der Rentenversicherung verbessern wir die Form unserer Beratungsleistungen und bauen die Servicefunktionen weiter aus. Gleichzeitig begegnen wir dem wachsenden Kostendruck.
Seite 16 Allerdings wird die Automatisierung und Optimierung unserer Geschäftsprozesse auch die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die adäquate Ausbildung- und Weiterbildung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berühren. Wir werden uns intensiv diesen Herausforderungen stellen und die mit ihnen verbundenen Veränderungen Schritt für Schritt herbeiführen. Mit rvdialog und den Online-Diensten hat uns die IT hierzu gute Werkzeuge an die Hand gegeben. Die Deutsche Rentenversicherung ist auf einem guten Weg in die Zukunft. Folie 11 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!