8.September 2015 An die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter An die Mitglieder des OFC Bonn Betr.: Mitteilung des Vorstands über Regelungen für Reisen zu Wettkämpfen, Lehrgängen und Dienstbesprechungen sowie die hierbei abrechenbaren Reisekosten Trainer, Obleute und Sportler des Olympischen Fechtclubs Bonn e. V. reisen zu Wettkämpfe und Lehrgängen außerhalb von Bonn und werden zu den Wettkämpfen zum Teil von Eltern begleitet. entscheidet über Erforderlichkeit und Teilnehmerkreis dieser Reisen sowie über den Umfang der zu erstattenden Reisekosten auf Grund der nachstehenden Regelungen und des dargestellten Verfahrens. Er lässt sich dabei von dem Prinzip der sparsamen Mittelverwendung leiten. Die nachstehenden Bestimmungen betreffen nicht die Turnierreisen der Aktiven. Diese Mitteilung wurde vom Vorstand in seiner Sitzung vom 08.09.2015 mit der Bitte um Beachtung durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie die Mitglieder des OFC Bonn beschlossen. Seite 1
1 Genehmigung und Kostentragung (1) Reisen zu Turnieren, Lehrgängen oder Dienstbesprechungen dürfen nur mit vorheriger Zustimmung des Vorstandes angetreten werden. (2) Bezüglich Turnierreisen darf der genehmigte Kostenrahmen nicht überschritten werden (3) Bei Reisen zu Dienstbesprechungen trägt der OFC Bonn die damit verbundenen Kosten. 2 Budgetierung von Turnierreisen (1) Die vorherige Genehmigung und Zusage der Kostenübernahme kann entweder für jede Turnier- oder Lehrgangsreise einzeln oder für eine gesamte Wettkampfsaison im Rahmen einer Budgetierung vom Vorstand eingeholt werden. (2) Im Falle der Budgetierung erstellen die Trainer zusammen mit dem Vorstand zu Beginn der Wettkampfsaison ein Budget für die laufende Saison, wofür auch die Turnierreisen sowie ihre Ergebnisse und Kosten aus der vorangegangenen Saison zu Grunde gelegt werden. (3) behält sich vor jederzeit zur Einzelgenehmigung von Turnieren zurückzukehren. 3 Erforderlichkeit der Wettkampfreise und des Teilnehmerkreises (1) Die Finanzierung von Turnierreisen durch den OFC Bonn ist mit der Zielsetzung verbunden, dass Sportler des OFC Bonn sich für Olympische Spiele sowie Welt- und Europameisterschaften (Aktive/Junioren/Kadetten) qualifizieren oder Kader- bzw. Quotenplätze erringen. (2) An einer erforderlichen Reise zu einem Turnier nehmen diejenigen Sportler teil, die einen Beitrag zum Erreichen der in Absatz 1 genannten Zielsetzung leisten können. (3) Reisen außerhalb der Ranglisten des DFeB werden nicht finanziert. Sie werden ohne Kostenerstattung durch den OFC vom Vorstand genehmigt. Die Reisekosten für den Trainer werden ebenfalls nicht übernommen. (4) An eine erforderlichen Reise zu einem Turnier nimmt der zuständige Trainer des OFC Bonn mit folgenden Maßgaben teil: Seite 2
a) Soweit ein durch den Deutschen Fechter-Bund finanzierter Trainer des Stützpunktes teilnimmt, nimmt der Trainer des OFC Bonn nicht teil. Ausnahmen bedürfen der Genehmigung des Vorstandes b) Im Juniorenbereich ist der Einsatz eines zweiten Trainers nicht vorgesehen. Ausnahmen bedürfen der Genehmigung durch den Vorstand. c) Zu den Europa- und Weltmeisterschaften der Kadetten und Junioren wird bei Beteiligung von OFC-FechterInnen der Heimtrainer nicht entsendet. Die Entscheidung über die Entsendung liegt ausschließlich beim Vorstand. Für den Mannschaftswettbewerb dieser Kategorien erfolgt grundsätzlich keine Entsendung eines Heimtrainers. d) Eine Obmannablöse wird seitens des OFC nicht bezahlt. Die Trainer sind verpflichtet im ausreichenden Maße Fechter/Innen zu motivieren, sich zum Kampfrichter ausbilden zu lassen. 4 Kostenerstattung im Zusammenhang mit Wettkampfreisen im Allgemeinen (1) Die Erstattung der Reisekosten der Aktiven erfolgt nur im begründeten Einzelfall nach Rücksprache mit dem Vorstand. (2) Sportler erhalten, soweit sie für den OFC Bonn starten, die Fahrtkosten, unter den in 5, dargestellten Bedingungen und Umfang erstattet. (3) Trainer des OFC Bonn erhalten Fahrt- und Übernachtungskosten sowie sonstige Auslagen, in dem in 5, 6 dargestellten angemessenem Umfang ersetzt. Darüber hinaus wird ein Tagegeld in dem in 7 dargestellten angemessenen Umfang gezahlt. (4) Obleute erhalten Fahrt- und Übernachtungskosten in der in 6 dargestellten angemessenen Höhe ersetzt. Darüber hinaus wird ein Tagegeld in dem in 7 dargestellten angemessenen Umfang gezahlt. Die Zahlung eines über die Kostenerstattung hinausgehenden Honorars für die Tätigkeit als Obmann regelt der Vorstand separat. (5) Kosten für begleitende Eltern werden nicht finanziert, und zwar auch nicht soweit sie ihr Fahrzeug zur Mitnahme von Sportlern, Trainern oder Obleuten einsetzen. (6) Es wird für die Sportler kein Fahrzeug durch den OFC Bonn für Turniere im Umkreis von 150 Kilometer vom Verein finanziert. Die Trainer sind angehalten, mit den Eltern Seite 3
frühzeitig Fahrtgemeinschaften zu organisieren. Die Kosten für etwaige vom OFC Bonn gestellte Fahrzeuge sind von den Sportlern bzw. Eltern zu tragen. (7) Turniere und die damit verbundenen Reisen verursachen Kosten. Dieses soll nach dem Verursacherprinzip teilweise auf diejenigen ungelegt werden, welche diese Kosten verursachen. Hierzu hat der Vorstand eine Turnierkostenumlage (genannt Meldegeld) eingeführt. Die FechterIinnen haben bei jeder Meldung die Turnierkostenumlage (Meldegeld) zu entrichten. Ohne die Entrichtung der Umlage kann kein Start erfolgen. Die Umlage wird von dem verantwortlichen Trainer erhoben und spätestens bis Dienstag nach dem entsprechenden Turnier in der Geschäftsstelle abgerechnet. Höhe (a) RFeB-Qualifikationsturniere, Landesmeisterschaften, NRW-Meisterschaften: 5 (b) alle Turniere der DFeB-Rangliste und vom Vorstand genehmigte Turniere: 10. 5 Umfang der Kostenerstattung bei den einzelnen Wettkämpfen Im Einzelnen gelten für die Beurteilung, in welchem Umfang Turnierreisen erforderlich und erstattungsfähig sind, folgende Kriterien: A. Turniere der Junioren (1) Für alle Junioren haben die Juniorenturniere Vorrang. Weltcup und QuB- Turniere der Aktiven, die für die deutsche Junioren-Rangliste zählen, werden für die Bundeskader- und Quotenfechter/Innen der Junioren die Kosten nach 5,2 übernommen. (2) Auf Junioren-Weltcupturnieren der Rangliste werden alle Kader- bzw. QuotenfechterInnen finanziert. Kaderfechter/innen werden unter der Bedingung vorfinanziert, dass eine Rückerstattung der vom DFeB übernommenen Kosten zeitnah und vollständig erfolgt. Im anderen Fall behält sich der Vorstand vor, keine Vorfinanzierung zu genehmigen. (3) Auf europäischen Junioren - Weltcupturnieren außerhalb der Rangliste besteht die Möglichkeit einer teilweisen Übernahme der Fahrtkosten, der Kaderfechter/Innen entsprechend in zwei Fällen je Waffe, sofern die realistische Möglichkeit der Seite 4
FechterInnen auf eine EM- oder WM-Teilnahme gegeben ist. Den Umfang der Kostenübernahme entscheidet der Vorstand im Einzelfall unter Berücksichtigung des sportlichen Erfolges. (4) Auf Qu B-Turnieren der Junioren erhalten alle KaderfechterInnen und die 64er DFeB-Ranglistenfechterinnen die Fahrtkosten finanziert. Die Erstattung der Reisekosten für alle anderen FechterInnen bedarf der Genehmigung des Vorstandes. Die Kosten für zusätzliche Obleute werden nicht übernommen. (5) Bezüglich der QuB-Turniere der Junioren werden Übernachtungskosten und Startgeld nach dem sportlichen Ergebnis zurückerstattet: - Finalteilnahme: Erstattung von 100% der Kosten - letzte 16 Erstattung von 50% der Kosten - letzte 32 Erstattung 25% der Kosten - letzte 64 Erstattung des Startgeldes B. A-Jugend-Turniere (1) Bei allen A-Jg Q-Turnieren wird ein Trainer finanziert. Bei hoher Teilnehmerzahl ist die Finanzierung eines weiteren Trainers nach Absprache mit dem Vorstand möglich. (2) Fahrtkosten der Fechter/Innen werden übernommen, soweit nicht 4 (6) zutrifft. Übernachtungskosten der Sportler/Innen und Startgelder werden nicht erstattet. C. B-Jugend-Turniere / Schülerturniere (1) Bei allen B - Jugend- und Schülerturnieren wird ein Trainer finanziert. Bei hoher Teilnehmerzahl ist die Finanzierung eines weiteren Trainers nach Absprache mit dem Vorstand möglich. (2) Fahrtkosten der Fechter/Innen werden übernommen, soweit nicht 4 (6) zutrifft. Übernachtungskosten der Sportler und Startgelder werden nicht erstattet. D. Mannschaftsturniere der Aktiven,Junioren, A- Jugend (3) Deutsche und Landesmeisterschaften (Aktive, Junioren, A-Jugend) Seite 5
Die Fahrt- und Übernachtungskosten (eine Nacht) inkl. die Begleitung durch einen Trainer werden übernommen. E. Qualifikationsturniere, RFeB,Landesmeisterschaften und NRW-Meisterschaften (1) Es werden keine Fahrt - u Reisekosten übernommen. (2) Die Begleitung durch einen Trainer wird finanziert. Die Finanzierung weiterer Trainer bedarf der Genehmigung durch den Vorstand. 6 Angemessenheit des Kostenansatzes (1) Beim Einsatz von OFC-finanzierten Fahrzeugen oder bei ÖPNV-, Bahn- und Flugreisen findet soweit nicht bereits der OFC Bonn Rechnungsempfänger ist - eine Abrechnung zu den tatsächlichen Kosten (Miete, Ticket, Kraftstoff) statt. Beim Einsatz von OFC-eigenen oder finanzierten Fahrzeugen sind vorhandene Tankund Servicekarten des OFC Bonn zu benutzen. (2) Selbstfahrende Sportler, Trainer oder Obleute erhalten den Einsatz ihres privaten PKW mit einer Pauschale von 0,25 Euro pro Kilometer vergütet, sofern dadurch die Anmietung eines Zusatzfahrzeuges eingespart wird und bei Bedarf zusätzliche Plätze zur Verfügung stehen. (3) Verwarngelder und Geldbußen sowie Bearbeitungsgebühren (auch des Autovermieters) werden nicht bezahlt. (4) OFC-eigene, OFC-finanzierte oder vom OFC abzurechnende private Fahrzeuge stehen Sportlern und Trainern, die nicht Mitglied des OFC Bonn und nicht Internatsfechter sind, nur gegen anteilige Kostentragung und nach Genehmigung durch den Vorstand offen. (5) Hohe Übernachtungskosten müssen vermieden werden; es sind möglichst Doppelzimmer zu buchen. Überschreiten die Übernachtungskosten einen Betrag von 60 Euro pro Doppelzimmer exkl. Frühstück bzw. bei Trainern 50 Euro pro Einzelzimmer exkl. Frühstück, so wird die Differenz nur in begründeten Fällen in Absprache mit dem Vorstand übernommen. 7 Angemessenheit des Tagegeldes Seite 6
(1) Das Tagegeld beläuft sich gemäß 6 Bundesreisekostengesetz vom 26. Mai 2005 in Verbindung mit 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 Einkommensteuergesetz bei mehrtägigen auswärtigen Tätigkeiten - 24 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Trainer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, - jeweils 12 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Trainer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet und mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist; auswärtigen Tätigkeiten ohne Übernachtung 12 Euro für den Kalendertag, an dem der Trainer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. (2) Wird vom OFC Bonn die Verpflegung gezahlt, so werden von dem zustehenden Tagegeld für das Frühstück 20 Prozent und für das Mittag- und Abendessen je 40 Prozent des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag einbehalten. 8 Berichterstattung Die Turnierergebnisse sind von den zuständigen Trainern unverzüglich nach Rückkehr und getrennt nach den jeweiligen Turnieren zu dokumentieren. 9 Verfahren (1) Die komplette Reiseorganisation für alle Reisen erfolgt ausschließlich und zwingend über die OFC-Geschäftsstelle. (2) Anträge für Reisen zu Wettkämpfen sind vom Trainer zwingend mit einem Vorlauf von zwei Wochen mittels des anliegenden Vordrucks Budgetierung oder Einzelgenehmigung per Email An praesidentin@ofc-bonn.de, vpsport@ofcbonn.de, vpfinanzen@ofc-bonn.de und im CC news@ofc-bonn.de sowie u.schreck@fechten.org zu richten. Für jede Reise ist ein eigenständiger Antrag zu stellen. Mehrkosten, welche bei einer verspäteten Antragstellungen entstehen,, werden vom OFC nicht übernommen und gehen zu Lasten des Antragsstellers, ausgenommen sind begründete Fälle. Seite 7
(3) Turnierberichte sind vom Trainer mittels des entsprechenden Vordrucks per Email An praesidentin@ofc-bonn.de, vpsport@ofc-bonn.de, vpfinanzen@ofc-bonn.de und im CC news@ofc-bonn.de sowie u.schreck@fechten.org und press@ofcbonn.de zu senden. (4) Abrechnungen für Reisen zu Wettkämpfen sind spätestens an dem auf den Wettkampf folgendem Dienstag mittels des entsprechenden Vordrucks in der OFC- Geschäftsstelle schriftlich, datiert und unterschrieben einzureichen. Die Reisekosten sind zur Reduzierung des Arbeitsaufwands vom Trainer zentral abzurechnen. Belege sind im Original beizufügen. Nicht komplett und korrekt ausgefüllte, zeitnahe Abrechnungen werden nicht bezahlt (5) Anträge und im Falle der ausnahmsweisen Kostentragung durch den OFC- Abrechnungen für Reisen zu Lehrgängen sind wie in den Absätzen 2 und 4 beschrieben einzureichen. (6) Das Internat ist in die Berechnung der Reisekosten anteilig mit einzubeziehen. (7) Im Falle der Budgetierung erteilt der Vorstand dem Trainer auf dessen Anfrage oder bei gegebenem Anlass unaufgefordert Auskünfte über den Stand des Budgets. 11 Wirksamwerden bindet sich an die oben aufgeführten Grundsätze für Reisen, die ab dem 1. September 2015 angetreten werden... Gudrun Nettersheim (Präsidentin).. Marc Lukas (Vizepräsident Finanzen) Seite 8