Zentrum Bayern Familie und Soziales Zentrale Vergabestelle Zentrum Bayern Familie und Soziales Region Mittelfranken -, Zentrale Vergabestelle, 90336 Nürnberg Name Frau Wolff Telefon 0911/928-2218 An alle interessierten Bieter Telefax 0911/928-1919 E-Mail ZentraleVergabestelle@zbfs.bayern.de Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom Bitte bei Antwort angeben Datum ZVS-2014/03 05.08.2014 Vergabeverfahren " Rahmenvertrag zur zentralen Ersatzbeschaffung von Bürostühlen"; hier: Aufforderung zur Angebotsabgabe Anlage: - Leistungsbeschreibung (Anlage 1) - Rahmenvertrag (Anlage 2) - Bewertungsmatrix (Anlage 3) - Preisblatt (Anlage 4) Sehr geehrte Damen und Herren, das Zentrum Bayern Familie und Soziales (ZBFS) beabsichtigt, einen Rahmenvertrag über die Lieferung von Bürodrehstühlen in Auftrag zu geben. Hiermit fordern wir Sie zur Abgabe eines Angebots unter Beachtung nachfolgender Hinweise auf: 1. Anschrift der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle, der den Zuschlag erteilenden Stelle und der Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind: Zentrum Bayern Familie und Soziales Region Mittelfranken -, Zentrale Vergabestelle, Frau Wolff, Bärenschanzstr. 8a, 90429 Nürnberg, Tel.:0911/928-2218, ZentraleVergabestelle@zbfs.bayern.de. Dienstgebäude Öffentliche Verkehrsmittel Telefon Vermittlung E-Mail Bärenschanzstr. 8a U-Bahn (Linie 1, 11) Bus Linie 34 0911/928-0 poststelle.mfr@zbfs.bayern.de 90429 Nürnberg Haltestelle jeweils Gostenhof Telefax Internet 0911/928-1901 www.zbfs.bayern.de Sprechzeiten Mo. bis Fr. 8.00 bis 12.00 Uhr Mo. bis Do. 13.00 bis 15.00 Uhr - oder nach Vereinbarung -
- 2-2. Art der Vergabe: Öffentliche Ausschreibung 3. Art und Umfang der Leistung: Es handelt sich um die Lieferung von Bürodrehstühlen auf Abruf für die Jahre 2014 bis 2016 per Rahmenvertrag, wobei für 2014 eine Anzahl von 160 Bürodrehstühlen verbindlich abgenommen wird. Für die Folgejahre kann der Bedarf derzeit nur prognostiziert werden, weshalb für 2015 und 2016 keine Abnahmeverpflichtung ausgeschrieben wird. Nähere Details entnehmen Sie bitte der beiliegenden Leistungsbeschreibung (Anlage 1) und dem beiliegenden Rahmenvertrag (Anlage 2). 4. Ausführungsort: Die Liste der möglichen Ausführungsorte entnehmen Sie bitte ebenfalls der Leistungsbeschreibung (Anlage 1). 5. Lose: Eine Aufteilung in Lose ist nicht vorgesehen. 6. Ausführungsfristen: Die Laufzeit des Rahmenvertrages erstreckt sich ab Zuschlagserteilung bis 31.12.2016. 7. Lieferung: Die Liefertermine erfolgen in Abstimmung mit den einzelnen Regionalstellen des ZBFS (Einzelheiten vgl. Leistungsbeschreibung Anlage 1). Die Ausführungsfristen werden im Rahmen der Wertung als Kriterium berücksichtigt (vgl. Anlage 3). 8. Form der Angebote: Angebote sind ebenso wie etwaige Änderungen und Berichtigungen schriftlich in einem verschlossenen Umschlag abzugeben. Sie sind an das Zentrum Bayern Familie und Soziales Region Mittelfranken -, Zentrale Vergabestelle, z. Hd. Frau Wolff, Bärenschanzstr. 8a, 90429 Nürnberg, zu richten und mit folgender Aufschrift zu versehen: Az.: ZVS-2014/03; Angebot im Vergabeverfahren Rahmenvertrag zur zentralen Ersatzbeschaffung von Bürostühlen - Umschlag nicht öffnen. Die Angebote können per Post übersandt oder an der Pforte des ZBFS Region Mittelfranken, Roonstraße 22 (Flachbau) zu folgenden Öffnungszeiten abgegeben werden (Montag bis Donnerstag von 8.00 Uhr 15.00 Uhr, Freitag von 8.00 Uhr 12.00 Uhr).
- 3-9. Ablauf der Angebotsfrist: 01.09.2014 um 12.00 Uhr (Eingang). 10. Angebot: Das Angebot hat zu bestehen aus: a. einem formlosen Anschreiben mit Datum und dem ausdrücklichen Hinweis, dass das Angebot auf Grundlage der Vertragsbedingungen des ZBFS (vgl. Anlage 2) abgegeben wird; b. dem ausgefüllten und unterschriebenen Preisblatt (Anlage 4). Die angegebenen Preise müssen sämtliche dem Auftragnehmer aus Anlass der Vertragserfüllung entstehenden Aufwendungen enthalten und stellen Festpreise dar. Insbesondere sind mit ihm alle Personal-, Sach-, Nebenkosten, Ausgaben für Post, Versand und Telekommunikation abgedeckt. Kostenmehrungen hat der Auftragnehmer selbst zu tragen. Ein im Preisblatt angegebenes Skonto wird bei der Wertung des Preises berücksichtigt. c. vorhandene/angewandte Preisstaffeln sind falls vorhanden - im Angebot gesondert mitzuteilen; d. der ausgefüllten und unterschriebenen Leistungsbeschreibung (Anlage 1); e. einem Produktdatenblatt zu dem angebotenen Stuhl;Stühlen f. den unter Ziff. 11 genannten Erklärungen. Nachforderungen bleiben vorbehalten. 11. Eignung von Bewerbern: Der Bieter hat seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Eignung) anhand folgender Erklärungen nachzuweisen, die auf der Internetseite des Auftraggebers unter http://www.zbfs.bayern.de/behoerde/vergabe/index.php heruntergeladen werden können: a. Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. 6 EG Abs. 4 VOL/A b. Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne des 6 Abs. 5 Buchstabe a), b), c), e) VOL/A c. Erklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung d. Erklärung zur Vermeidung des Erwerbs von Produkten aus ausbeuterischer Kinderarbeit e. Erklärung über den Ausschluss bei Schwarzarbeit (nach 21 SchwarzArbG) f. Erklärung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie von Sozialbeiträgen Für den Fall, dass Subunternehmer eingesetzt werden sollen, ist eine frei formulierte Erklärung abzugeben, für welche Teilbereiche der Leistung der Subunternehmereinsatz geplant ist. Der Auftraggeber behält sich für diesen Fall vor, weitere Eignungsnachweise
- 4 - des Subunternehmers und anderweitige Erklärungen zur Ressourcenzurverfügungstellung o. ä. bis zur Zuschlagserteilung zu fordern. 12. Vertragsbestandteile Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B - online verfügbar unter http://www.zbfs.bayern.de/behoerde/vergabe/index.php ) werden ergänzend zu den Regelungen des Rahmenvertrags (Anlage 2) Vertragsbestandteil. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters sind damit ausgeschlossen. Seitens des Bieters ist daher sicherzustellen, dass seinem Angebot seine Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht beigefügt sind. Die Allgemeinen Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen (VOL/A) werden nicht Vertragsbestandteil. 13. Zuschlags- und Bindefrist: Der Zuschlag wird spätestens bis zum 14.10.2014 erteilt. Bis dahin ist der Bieter an sein Angebot gebunden. 14. Nebenangebote/Unterauftragnehmer: Nebenangebote sind zugelassen, soweit die Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt sind (Anlage 1). Die Einschaltung von Unterauftragnehmern ist gemäß den vertraglichen Regelungen zugelassen. 15. Wertung der Angebote/Zuschlagskriterien/Teststellung: Es gelangen nur diejenigen Angebote in die Wertung, die sämtliche Anforderungen nach diesem Aufforderungsschreiben und den beigefügten Anlagen erfüllen. Grundlage für die Wertung (Zuschlagskriterien) sind der Preis (P) und die Leistungspunkte (L) zu jeweils 50 %. Die Gewichtung der Leistungspunkte (L) wird wie folgt unterteilt: A) Qualität (Verarbeitung, Material und Sitzkomfort) und Funktionalität (Verstellbereich der Sitzhöhe, Verstellbereich der Sitztiefe, Verstellbereich der Rückenlehne, Verstellbereich der Bandscheibenstütze, Verstellbereich der Armlehnen, Höhe der Rückenlehne, Sitzneigeverstellung, Kopfstütze und Benutzerfreundlichkeit (Handhabung) mit einer Gewichtung zu 40% insgesamt. B) Gewährleistung, Reaktionszeiten bei evtl. anfallenden Reparaturen und Dauer der Sicherstellung einer Ersatzteilversorgung (Gewichtung zu 5 %) C) Ausführungs-/Lieferfristen (Gewichtung zu 5 %)
- 5 - Um Qualität und Funktionalität der angebotenen Stühle bewerten zu können, ist eine Teststellung (inkl. Lieferung und Abholung der Teststühle) erforderlich. Für diese Teststellung kann kein Kostenersatz gewährt werden. Die Aufforderung zur Lieferung des Teststuhls erfolgt nach Angebotsöffnung für alle im Verfahren verbliebenen Bieter durch die Zentrale Vergabestelle. Die Testungen erfolgen in der Regionalstelle Schwaben, Morellstr. 30, 86159 Augsburg voraussichtlich in der 37 KW 38. KW. Die Teststellung wird durch eine Jury vorgenommen, die ihre Einzelergebnisse anhand eines Bewertungsbogens dokumentieren. Aus den daraus resultierenden Einzelergebnissen aller Testpersonen wird ein Durchschnittsergebnis gebildet, das dann die Bewertung des Kriteriums Qualität und Funktionalität ausmacht. Welche Einzelkriterien in der Testung bewertet werden und Angaben zu deren Gewichtung und Bepunktung sind der Bewertungsmatrix (Anlage 3) zu entnehmen. Der Preis (P) setzt sich zusammen aus dem Preis für die garantierte Abnahmemenge von 160 Stühlen für 2014 und der möglichen Abnahmemenge von jeweils hypothetisch angenommenen 150 Stühlen in den Jahren 2015 und 2016 (vgl. Anlage 4). Bei der Preiskalkulation für die Jahre 2015 und 2016 kann auch davon ausgegangen werden, dass ein Abruf nur einmalig pro Jahr erfolgen wird. Eine Abnahmeverpflichtung für den Auftraggeber für die Jahre 2015 und 2016 wird hierdurch nicht begründet. Die Bewertung zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt nach der einfachen Richtwertmethode (UfAB V Version 2.0): Leistungspunktzahl L (Angebot) Z (Angebot) = --------------------------------------------------- Preis P (Angebot) Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot mit dem höchsten Quotienten Z. Bei absolut gleichen Werten des Quotienten Z wird das preisgünstigste Angebot den Zuschlag erhalten.
- 6-16. Rücknahme/Änderung von Angeboten Bis zum Ablauf der Angebotsfrist (01.09.2014, 12 Uhr) können Angebote schriftlich zurückgezogen oder geändert werden. 17. Zahlungsbedingungen Es gelten die Zahlungsbedingungen nach der VOL/B. 18. Auskunftserteilung/Fragen zum Verfahren: Fragen zu dem Vergabeverfahren sind ausschließlich per E-Mail unter dem Betreff Zentrale Ersatzbeschaffung von Bürostühlen zu richten an ZentraleVergabestelle@zbfs.bayern.de. Sowohl die Frage als auch die Antwort des Auftraggebers werden, soweit die Frage bzw. die Antwort für alle potentiellen Bewerber im Hinblick auf die Erstellung des Angebots von Interesse ist, in anonymisierter Form auf der Homepage des ZBFS unter http://www.zbfs.bayern.de/behoerde/vergabe/index.php unter der Rubrik Aktuelle Vergabeverfahren eingestellt. Es obliegt alleine den Bietern, sich auf der Homepage des ZBFS über den aktuellen Stand an gestellten Fragen und erteilten Antworten zu informieren. Der Auftraggeber behält sich in diesem Zusammenhang vor, Konkretisierungen in den Vergabeunterlagen vorzunehmen und auf der genannten Homepage einzustellen. Angebote müssen bei einer ggf. erfolgten und auf oben beschriebener Weise bekannt gemachten Konkretisierung der Vergabeunterlagen mit den konkretisierten Unterlagen eingereicht werden. Bei Störungen der Homepage und des Zugriffs auf die Homepage obliegt es den Bietern, sich umgehend unter der o. g. E-Mail-Adresse mit dem ZBFS in Verbindung zu setzen. 19. Vervielfältigungskosten: Vervielfältigungskosten werden nicht verlangt. 20. Informationsübermittlung: Informationen werden auf dem Postweg, ggf. per Telekopie, ggf. elektronisch übermittelt. 21. Hinweis: Die Bewerber unterliegen mit der Abgabe des Angebotes auch den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote. Ihr Angebot wurde nicht berücksichtigt, wenn bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist (14.10.2014) kein Zuschlag auf Ihr Angebot erteilt wurde. Inhaltliche Fragen zu vorliegender Beschaffung werden ausschließlich per E-Mail erbeten. 22. Sprache: Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Ebenso ist jegliche schriftliche oder mündliche Kommunikation im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren oder Auftragsdurchführung in deutscher Sprache zu führen.
- 7 - Bitte achten Sie darauf, dass Ihrem Angebot Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) nicht beigefügt sind und in Ihrem Angebot an keiner Stelle auf Ihre AGB Bezug genommen wird. Dies würde zu einem Ausschluss Ihres Angebots vom Vergabeverfahren führen. Auch jede andere Abweichung im Angebot von den Vergabe- und Vertragsunterlagen durch den Bieter ist unzulässig und führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Bitte beachten Sie insbesondere auch, dass Ihr Angebot alle in Nr. 10 und 11 dieses Aufforderungsschreibens geforderten Unterlagen mit dem dort beschriebenen Inhalt enthält sowie entsprechend der Nr. 8 gekennzeichnet und unterschrieben ist. Für Nachfragen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen gez. Dr. Städler Oberregierungsrat