Der Weg zum Bekannten Versender Vortrag im Rahmen der Informationsveranstaltung der IHK München und Oberbayern am 16.10.2012 in München
Agenda / Leitfragen 1. Rechtliche Grundlagen des Bekannten Versenders 2. Redundanz zum Sicherheitsprogramm AEO 3. Vorteile und Nutzen des Bekannten Versenders für das Unternehmen 4. Erste Überlegungen benötigte ich den Bekannten Versender 5. Argumente pro und contra Bekannter Versender 6. Voraussetzungen für den Bekannten Versender im Unternehmen 7. Juristische Aspekte des bisherigen Verfahrens der Abwicklung von Luftfracht mit Sicherheitserklärung 8. Einfluss des Bekannten Versenders auf die Unternehmensphilosophie 9. Nächste Schritte
1. Rechtliche Grundlagen des Bekannten Versenders Wichtigste rechtliche Grundlage für den Bekannten Versender ist die VO (EG) 300/2008, die die zuvor relevante VO (EG) 2320/2002 zum 29.04.2010 ersetzt hat. Die VO (EG) Nr. 185/2010 als Durchführungsverordnung zur 300/2008, regelt die Durchführung der grundlegenden Normen für die Luftsicherheit. Die Luftsicherheitsschulungsverordnung (kurz: LuftSiSchulV) regelt die Schulung von Sicherheitspersonal und Luftfrachtsicherheits-Kontrollkräften. Die Luftsicherheits-Zuverlässigkeitsüberprüfungsverordnung (kurz: LuftSiZÜV) regelt die Details der notwendigen Sicherheitsüberprüfungen von Personal nach 7 LuftSiG. In der Regel sind dies im Unternehmen der Luftfracht-Sicherheitsbeauftragte und dessen Stellvertreter. Die Luftsicherheits-Gebührenverordnung (kurz: LuftSiGebV) regelt die Höhe der anfallenden Gebühren für Leistungen staatlicher Behörden im Zusammenhang mit dem Thema Luftsicherheit.
2. Redundanz zum Sicherheitsprogramm AEO Während das Bekannte Versender Programm sich auf die Thematik Sichere Luftfracht fokussiert, ist der Ansatz des AEO breiter. Er umfasst sowohl die gesamte Lieferkette (See, Land, Luft), als auch das gesamte Unternehmen mit allen Prozessen und Bereichen. Die im Rahmen des Sicherheitsprogramms zu erbringenden Inhalte entsprechen in großen Teilen den Inhalten des Pkt. 5 des AEO-Fragenkatalogs (Modul Sicherheit); gehen in Umfang und Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen jedoch mehr ins Detail. Die VO (EG) 300/2008 beinhaltet die Kann -Bestimmung einer Anerkennung anderer Sicherheitszertifikate, wie z.b. des AEO-F Status durch die prüfende Behörde. In der betrieblichen Praxis kann das bedeuten, dass das Luftfahrt-Bundesamt (LBA) den Antrag auf Zulassung als Bekannter Versender nur auf Grundlage des vorgelegten Sicherheitsprogramms prüft und von einem Vor-Ort Audit absieht. Für AEO-F zertifizierte Unternehmen kommt der professionellen Erstellung und Umsetzung des Luftsicherheitsprogramms daher besondere Bedeutung zu, um ggf. in den Genuss dieser Kann -Bestimmung zu kommen.
3. Vorteile und Nutzen des Bekannten Versenders für das Unternehmen Der Bekannte Versender gewährleistet eigenverantwortlich, dass die identifizierbare Luftfracht/Luftpost an seinem Betriebsstandort oder auf seinem Betriebsgelände ausreichend vor unbefugtem Zugriff und Manipulationen geschützt wird. Somit muss die identifizierte Luftfracht des bekannten Versenders keiner erneuten Kontrolle unterzogen werden, sondern kann an jedes Unternehmen, welches den Status als reglementierten Beauftragten besitzt, sofort sicher übergeben werden (Quelle: www.lba.de). Das bedeutet in der Praxis, dass Unternehmen Zeit und Geld für die ansonsten bei unsicherem Versand erforderlichen Sicherheitskontrollen sparen. Zudem macht sich das Unternehmen unabhängig von Dienstleistern, die Sicherheitskontrollen für unsichere Fracht anbieten. Vor dem Hintergrund des ab März 2013 prognostizierten sprunghaften Anstiegs von zu röntgenden Frachtvolumens und den in diesem Zusammenhang erwarteten Zeitverzögerungen, unterstützt der Status des Bekannten Versenders die Fortführung bestehender Just-in-time Logistik-Konzepte.
4. Erste Überlegungen benötigte ich den Bekannten Versender? Faktor Geld - Wie viel Luftfracht fällt im Unternehmen an? - Wie hoch wäre mein lfd. finanzieller Aufwand für zusätzliche Sicherheitskontrollen? - Sind meine Produkte kontrollfähig? - Was kostet mich das Erreichen und der Erhalt des Status Bekannter Versender? Faktor Zeit - Wie wichtig ist es, dass meine Produkte in-time ihren Adressaten erreichen? - Wie hoch sind meine direkten und indirekten Opportunitätskosten, wenn sich Fracht verspätet? - Welche Auswirkungen hat dies auf mein Geschäfts- bzw. Vertriebsmodell? Faktor Kunde - Wie bewerten meine Kunden die Bedeutung des Bekannten Versenders für mein Unternehmen? - Was bedeutet es für meine Kunden-Lieferanten-Beziehung wenn ich keinen Bekannten Versender besitze?
5. Argumente Pro und Contra Bekannter Versender + Versand von Luftfracht ohne zusätzlichen Zeitverlust + Unterstützung einer schnellstmöglichen Supply Chain zum Kunden + Flexibilität bei der Auswahl des Logistikpartners + Unabhängigkeit von Sicherheitsdienstleistern und möglichen Kapazitätsengpässen bzw. Wartezeiten + Positive Außenwirkung der Zertifizierung ggf. Wettbewerbsvorteil - Aufwand für Beantragung nicht unerheblich / fehlende Kompetenz und Fachkenntnis - Umsetzung der erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen oft mit weiteren Kosten verbunden - Erhalt des Status erfordert einen kontinuierlichen Aufwand - Bindung von eigenem Fachpersonal (z.b. Luftfracht-Sicherheitsbeauftragte) - Emotionaler Aspekt: Behördenseitiger Eingriff in das Unternehmen und weiterer Verwaltungsaufwand
6. Voraussetzungen für den Bekannten Versender im Unternehmen Formal-juristische Voraussetzung um als Bekannter Versender durch das LBA zertifiziert zu werden, ist die Erstellung, Dokumentation und Umsetzung eines Luftfracht-Sicherheitsprogramms. Gliederung, Struktur und Inhalt des einzureichenden Sicherheitsprogramms orientieren sich an dem beim LBA erhältlichen Musterprogramm. Darüber hinaus ist Sicherheitspersonal gem. den rechtlichen Vorgaben (derzeitig Luftfracht-Sicherheitsbeauftragter und Vertreter) zu benennen und auszubilden. Personal, das physisch (oder systemseitig) Luftfracht bearbeitet, ist zu zudem nach den Vorgaben des LBA zu schulen (3 + 1 Std. Schulung) und zu überprüfen. Der Schlüssel für eine erfolgreiche Zertifizierung ist die Identifizierung, Eingrenzung und physische bzw. personelle Absicherung des Luftfracht-Prozesses im Unternehmen.
7. Juristische Aspekte des bisherigen Verfahrens mit Sicherheitserklärung Zahlreiche Unternehmen haben ihrem Logistikpartner eine BV-Sicherheitserklärung gezeichnet und können dadurch Fracht (auf Grundlage der bisherigen, zum 25.03.2013 auslaufenden Gesetzgebung) sicher durch ihren Logistikpartner transportieren lassen. Viele Unterzeichner haben dabei nicht bedacht, dass sie mit der Zeichnung der Sicherheitserklärung sich zur Einhaltung umfangreicher Sicherheitsmaßnahmen verpflichten, obwohl diese in der betrieblichen Realität oftmals nicht vorhanden sind. Im Falle eines Stichproben-Audits durch das LBA droht somit der Entzug des Status. Darüber hinaus muss im Einzelfall mit rechtlichen Konsequenzen gerechnet werden. Wir empfehlen Unternehmen Fracht nur auf Grundlage einer gezeichneten Sicherheitserklärung im Status sicher zu transportieren, wenn die Bedingungen, die die Sicherheitserklärung impliziert, auch tatsächlich in ausreichendem Umfang gegeben sind.
8. Einfluss des Bekannten Versenders auf die Unternehmensphilosophie Sicherheit Vorschriften Reglementierung Offene Unternehmenskultur Vertrauen Respekt
9. Nächste Schritte (1) Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Status-Quo des Unternehmens, ggf. unter Einbindung eines mit der Thematik vertrauten externen Beraters. (2) Welchen IST-Zustand kann Ihr Unternehmen hinsichtlich der SOLL-Anforderungen des LBA für eine erfolgreiche Zertifizierung bereits vorweisen? (3) Welche Maßnahmen sind noch umzusetzen? (geschätzter Aufwand, benötigte Zeit für Umsetzung) (4) Ist der Status der Beantragung des Bekannten Versenders tatsächlich Ultima Ratio? (5) Planung des Gesamtprojektes unter Einbindung der benötigten Fachbereiche und Mitarbeiter. (6) Identifikation, Auswahl und Schulung des Sicherheitspersonals. (7) Durchführung des Projektes bis hin zur Antragsstellung und Auditierung. (8) Schnell handeln lohnt wer sich noch 2012 zertifizieren lässt, erhält nach Aussage des LBA keinen Kostenbescheid und spart damit bis zu 10.000,- EUR (berechnet auf Grundlage der Gebührenordnung für RegB)
Verfasser und Kontakt: Dipl.-Kfm. Norbert Geisler GATEWAY Consultants GmbH Maximilianstr. 47 80538 München geisler@gateway-consultants.de www.gateway-consultants.de T 089 4161 773 90 F 089 4161 773 99