Citrix Coop- und Lead-Management 2011, Central Europe
Inhalt Einleitung 4 Coop- und Lead-Management in der Gesamtübersicht 6 Der Prozess Schritt für Schritt erklärt 8 Coop-Antragstellung (Pre-Approval) 14 Coop-Abrechnung (Claim) 15 My Citrix 16 Wie ist der Ablauf bei der Lead-Bearbeitung 17 Wie erstelle ich aus einem Lead einen CAR? 18 Ihre Vorteile des integrierten Prozesses 19
Citrix Coop- und Lead-Management 2011 Warum werden Coop-Beantragungen und Lead-Management kombiniert? Bisher wurden Coop-Management und Lead-Management separat betrachtet. Die Verknüpfung beider Prozesse ermöglicht zahlreiche Vorteile, die wir Ihnen im Folgenden näherbringen möchten. Die Verknüpfung von Coop-finanzierten Marketingaktivitäten mit dem My Citrix Lead-Management soll sicherstellen, dass Sie den ursächlichen Zusammenhang zwischen Ihren Marketing-Aktivitäten und der Weiterverfolgung der daraus generierten Leads in My Citrix herstellen können. Der Ursprung Ihrer selbst generierten Leads ist bekannt und die Weiterbearbeitung bleibt für Sie durchgängig übersichtlich und transparent. Die Lead-Daten können Sie im Prozess einfach und schnell in einen Citrix Advisor Reward (CAR) umwandeln, ohne lästige Neuanlage im System. Am Ende des Lead-Prozesses ermöglicht diese Vorgehensweise eine gemeinsame Bewertung zu Kosten und Nutzen der Marketingaktion sowie des Lead-Managements und dessen Ausgang. So erhalten Sie eine Entscheidungshilfe für kommende Marketingplanungen: Sie gewinnen wichtige Erkenntnisse zu besonders geeigneten und effizienten Aktionen zur Lead-Generierung bzw. zur aktiven Weiterbearbeitung von Leads durch alle Prozessstufen im System. Zu diesem Zweck stellen wir Ihnen in dieser Broschüre den Gesamtprozess Coop-to-Lead im Überblick und in den einzelnen Schritten vor. Ihre Vorteile Übersichtlichkeit und hohe Effizienz schon bei der Beantragung von Coop-Geldern Lückenlose Weiterbearbeitung Ihrer generierten Leads nach der Marketingaktion in My Citrix Einfache Generierung eines Citrix Advisor Rewards (CAR) durch Konvertieren eines vorhandenen Leads. Die Kette zwischen Investition und Umsatz wird dabei aufrecht erhalten, sofortige Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind gegeben. Fundierte Bewertung und Einschätzung der Marketing maß nahme u.a. aufgrund der erzielten Ergebnisse 4 5
Coop- und Lead-Management in der Gesamtübersicht Marketing Vertrieb 1 2 3 4 5 6 Marketingkonzept Citrix Fokus und Coop-Budget Coop-Budgetantrag Infos zur geplanten Aktion Einwilligung zur Bereitstellung qualifizierter Leads Coop-Abrechnung und Lead-Bereitstellung Unterlagen für den Claim Lead-Importliste Lead-Import auf Ihr My Citrix Lead-Konto Import Akzeptieren der Leads Lead-Bearbeitung in My Citrix Annahme und Aktivierung der Leads einfache CAR-Generierung aus den Leads Lead-Abschluss und Auswertung Abschluss der Leads Auswertung der Aktion 6 7
1 2 3 Channel Partner Guide Der Prozess Schritt für Schritt erklärt Schritt 1: Marketingkonzept des Partners Sie konzipieren eine Marketing-Aktion mit Citrix-Fokus und dem Ziel, Nachfrage zu generieren. Teilen Sie uns mit, was Sie geplant haben, mit welchen Ergebnissen Sie rechnen und wie Sie die Nach - verfolgung der generierten Leads sicherstellen werden. Reichen Sie uns für Ihre Budgetzusage eine Kostenaufstellung Ihres Projektes ein. Schritt 2: Coop-Budgetantrag Citrix unterstützt Sie bei eigenen Maßnahmen zur Nachfrage- Generierung finanziell unter bestimmten Voraussetzungen. Näheres dazu finden Sie im Coop-Handbuch. Das neue Coop-Antragsformular gewährleistet, dass Ihr Distributor alle relevanten Infos für den Coop-Antrag gesammelt erhält, damit rasch und ohne Rückfragen über Ihren Antrag entschieden werden kann. Beantragen Sie Coop-Budget bei Ihrem Distributor, indem Sie das Citrix Coop-Antragsformular ausgefüllt an Ihren Distributor senden, zusammen mit Ihren aussagekräftigen Unterlagen wie z.b. Einladung, Agenda und Kostenaufstellung. Wir möchten, dass Sie wissen, dass für Citrix Messbarkeit und Erfolgskontrolle der geplanten Marketingmaßnahmen eine hohe Priorität besitzen. Deshalb bitten wir Sie, uns schon bei Beantragung mitzuteilen, ob Sie uns Ihre Leads aus dieser Aktion für Ihre weitere Bearbeitung in My Citrix anvertrauen werden oder ggf. warum nicht. Beachten Sie bitte, daß die Leadbereit stellung grundsätzlich Voraussetzung für das Funding der Aktivität ist. Falls Sie zugesagt haben, die Leads weiterzuleiten, werden wir diese im Zuge der Rückerstattung des Coop-Budgets bei Ihnen anfordern. Schritt 3: Coop-Abrechnung und Lead-Bereitstellung Coop-Abrechnung: Nach erfolgreicher Durchführung Ihrer Aktion reichen Sie bitte alle relevanten Unterlagen zeitnah bei Ihrem Distributor für die Abrechnung des Budgets ein. (Details dazu finden Sie im Coop- Handbuch, auch Ihr Distributor berät Sie gerne dazu). Lead-Bereitstellung: Zusätzlich zu den Unterlagen bitten wir Sie um die Bereitstellung der generierten Leads für den Import in My Citrix. Verwenden Sie dafür nur das Citrix Importformat (xls-vorlage als Download im Partnerweb). Lead-Planung: Achten Sie bei Ihrer Planung der Marketing maßnahme bereits darauf, wie Sie diese Leads idealerweise abfragen können, um sie beim Claim mitliefern zu können. Beachten Sie hierbei auch die geltenden Datenschutz-Vorschriften. Wichtige praktische Überlegungen für die Lead-Erfassung können sein: Anmelde-, Leaderfassungs- und Nachfass-Prozess sollten so geplant und aufgesetzt werden, daß Leads generiert werden können und die Abfrage des Kunden Opt-in für die Weiterleitung der Daten an Citrix bequem ermöglicht wird. Ist z.b. eine explizite Einwilligung des Kunden zur Lead- Weiterleitung an Citrix bei der Online-Registrierung möglich? Gibt es eine gesonderte Registrierung für Citrix-Teilnehmer (z.b. bei separaten Tracks mit elektronischer Erfassung am Eingang, Anmeldung im Vorfeld für bestimmte Hersteller-Tracks?) Gibt es Lead-Bögen vor Ort und konsolidieren Sie das Lead-Import-File manuell? Falls Sie hierzu Fragen haben oder unsicher sind, kontaktieren Sie bitte Ihren Citrix Ansprechpartner oder Ihren Distributor. Verwenden Sie für den Import der Leads bitte ausschließlich die Citrix Lead Import-Vorlage (xls-vorlage) und füllen Sie alle Mussfelder aus! 8 9
3 4 Channel Partner Guide Der Prozess Schritt für Schritt erklärt Lead-Qualität: Beachten Sie bitte: Für die Lead-Qualität und die weitere Qualifizierung sind ausschließlich Sie als Partner zuständig. Sollten Sie sich z.b. für eine telefonische Weiterqualifizierung entscheiden, können Sie im Rahmen des Telefonkontaktes mit Ihrem Kunden abfragen, ob dessen Kontaktdaten zum Zwecke der Lead-Bearbeitung an Citrix weitergegeben werden dürfen und ob der Kunde künftig gerne direkt Informationen von Citrix erhalten möchte (sog. E-Mail Opt-in ). Diese Information können Sie uns problemlos im Lead-Import-Format zukommen lassen. So sorgen Sie dafür, dass Ihr Kunde sich weiterhin zu aktuellen Citrix-Themen informieren kann und Sie haben die Gewissheit, die Vertriebschance in My Citrix mit Einwilligung des Kunden weiterverfolgen zu können. Die an Citrix weitergeleiteten Leads werden exklusiv von Ihnen weiter bearbeitet. Klären Sie daher, inwieweit Sie die gesamte Anmeldeliste bzw. nur die qualifizierten Leads aus der Aktion an unsere Lead-System weiterleiten wollen. (Die gesamte Teilnehmerliste mag zu unspezifisch zur einzelnen Nachverfolgung in My Citrix sein, evtl. ist es daher besser, jene Teilgruppe, die Interesse gezeigt hat, als Leads zu qualifizieren und diese zu importieren). Schritt 4: Lead-Import auf Ihr My Citrix Lead-Konto Lead-Import: Der Lead-Import erfolgt direkt im Anschluss an den Coop- Claim. Stellen Sie daher sicher, Ihre Coop-Claims zeitnah einzureichen und die notwendigen Unterlagen zu liefern, um Verzögerungen zu vermeiden. Die mitgelieferten Importdaten Ihrer Leads werden wir unverzüglich auf My Citrix zur Annahme und weiteren Bearbeitung für Sie zur Verfügung stellen. Wir erwarten, dass Sie diese Leads im System weiterpflegen. (Zur Klärung häufig gestellter Fragen konsultieren Sie bitte das FAQ-Dokument.) 10 11
Channel Partner Guide 5 6 Der Prozess Schritt für Schritt erklärt Schritt 5: Lead-Bearbeitung in My Citrix Annahme und Aktivierung Ihrer Leads: Sobald Sie als Partner unter der Rubrik New Leads Neuzugänge in My Citrix finden, sollten Sie jedes einzelne Lead akzeptieren. Das Lead ändert daraufhin seinen Status und wird zum Active Lead. Bitte bearbeiten Sie nun das Active Lead weiter, indem Sie die Kommentare und den Status regelmäßig aktualisieren. Hinweis: Alle Sales Management -Kontakte (ehem. Primary Sales Kontakte) Ihrer Firma haben Zugriff auf die Leads und können diese bearbeiten oder an so genannte Sales Reps (ehem. Secondary Sales Kontakte) weiter delegieren. Generieren Sie aus Ihrem Lead einen Citrix Advisor Reward (CAR) Ergibt sich im weiteren Verlauf aus dem Lead eine Vertriebs chance, legen Sie einfach und bequem einen Citrix Advisor Reward (CAR) an, indem Sie das Lead in einen CAR umwandeln. Eine erneute Eingabe der Eckdaten entfällt somit. Achtung: Bitte legen Sie nach Möglichkeit keinen neuen CAR an, sondern wandeln Sie die bereits im System befindlichen Leads in CARs um. So wird sichergestellt, dass die Maßnahme ganzheitlich zurückverfolgt werden kann von der Marketingaktion bis zum Projektgewinn. Profitieren Sie gleich doppelt von folgenden Vorteilen: Die Erstellung eines CAR aus einem bereits vorhandenen Lead geht einfach und schnell. Wird Ihr CAR gewonnen, bedeutet dies bereits einen finanziellen Vorteil, egal wer das Projekt abwickeln wird. Schritt 6: Lead-Abschluss und -Auswertung effektive Zusammenarbeit Lead-Abschluss: Begleiten Sie Ihr Lead weiter durch den gesamten Prozess, bis Sie wissen, ob das Projekt gewonnen oder verloren wurde und setzen Sie das Lead abschließend auf den Status closed won oder closed lost im Lead-System. Nun ist die Bearbeitung abgeschlossen. Auswertung: Durch den geschlossenen Prozess zwischen Coop-Budget und Lead-Bearbeitung kann abschließend bewertet werden, wie erfolgreich die Aktion war und welche Maßnahmen besonders geeignet sind, Vertriebschancen zu eröffnen. Die Ergebnisse sind Ausgangspunkt für die weitere effektive Zusammenarbeit und künftige Planung mit Ihnen. Vorteile der effektiven Zusammenarbeit: Coop-Budgets und messbare Ergebnisse in Form von Leads schaffen Kosten-Transparenz Höhere Effizienz bei der Marketingplanung und Budgetbeantragung Transparenz beim Lead-Tracking Einfache und schnelle Umwandlung von Leads in CARs Der Zusammenhang zwischen Marketing-Budget-Ausgaben und dem generierten Umsatz kann hergestellt werden und in die weitere Planung mit einfließen 12 13
Coop-Antragstellung (Pre-Approval) im Überblick Coop-Abrechnung (Claim) im Überblick Was benötigen Sie für den Antrag? Coop-Antragsformular (komplett ausgefüllt und unterzeichnet, Lead-Import-Zusage) Marketingkonzept mit Angaben zu: Ziel, Zielgruppe, Produktfokus, Beschreibung der Aktion, erwartetes Ergebnis bzw. call-to-action, geplanter Lead Follow-Up Einladung Aussagekräftige Agenda (Citrix Vortrag, Nennung des/der Referenten) detaillierte Kostenaufstellung mind. 30 Tage Vorlauf für die Antragstellung Was erwarten wir Verwendung von aktuellen Citrix Partner Logos (Download sind auf My Citrix zu finden) Verwendung von korrekten Citrix Produktnamen inkl. korrekter Schreibweise (siehe Web) Aktionen, die messbare Ergebnisse liefern und idealerweise Leads generieren Wie fordern Sie Ihre Coop-Funds ein? Voraussetzung ist ein genehmigter Coop-Antrag (Pre-Approval). Reichen Sie die Unterlagen für Ihre Budgetforderung unverzüglich nach Beendigung der Aktion ein, sobald Sie alle Belege beisammen haben. Damit beschleunigen Sie den Lead-Import. Zur Abrechnung benötigt Ihr Distributor: Rechnungsbelege Nachweise, dass die Aktion erfolgt ist Gesamtliste aller Teilnehmer (Nettokontakte) Die Liste dient u.a. dem Nachweis, dass sich Personenanzahl und Abrechnung decken. Ausreichend sind Informationen zu: Firma, Vor-, Zuname. vollständige Lead-Liste (vollständiger Datensatz gemäß Muster in der Lead Import Vorlage) Die Leads werden auf Ihren Account in My Citrix importiert und werden nicht von Citrix qualifiziert. Überlegen Sie daher, ob Sie z.b. bei einer Veranstaltung mit 500 Personen auch wirklich 500 Leads generiert haben oder ggf. nur 30, mit diesen aber aktiv gesprochen haben. Dann ist es sinnvoll, die 30 Leads zum Import zu liefern, denn Sie werden aufgefordert, die Leads in My Citrix abzuarbeiten. Beachten Sie: Sie sind selbst für die Qualität der gelieferten Daten verantwortlich. Bitte hängen Sie daher Lead Import-Files und ggf. Teilnehmerlisten an. Teilnehmerlisten dokumentieren die gesamten Ausgaben und Teilnehmer. Die qualifizierte Lead-Liste dokumentiert die von Ihnen weiterzuverfolgenden Vertriebschancen. 14 15
My Citrix Wie ist der Ablauf bei der Lead-Bearbeitung im Überblick Was ist My Citrix? Das Citrix Partnerweb Lead-Prozess und FAQs Lead-Stufen: My Citrix ist das Partnerportal, das Ihnen an einem Ort eine Vielzahl von Informationsmöglichkeiten und Zugängen zu Citrix Tools bietet: Lead-Bearbeitung: Gehen Sie in My Citrix und wählen Sie wie folgt aus My Tools >Toolbox > Advisor Rewards & Lead Manager Subscription Zugang und Infos zu vielen sinnvollen Tools, z.b.: Citrix Content Syndication Webinhalt-Abonnement für immer aktualisierte Citrix Produktseiten Im Citrix Partnerweb finden Sie im Citrix-Coop-Handbuch detailliert die aktuellen, attraktiven Angebote für Ihr Marketing-Funding. Alle Informationen und aktuellen Unterlagen rund um Ihre Citrix Coop-Beantragung und Auszahlung wie z.b. das Coop-Antragsformular, das FAQ-Dokument für Fragen zum Prozess oder das gültige Lead-Import-Format in xls finden Sie ebenfalls im Partnerweb unter: http://partnerweb.citrix.de/marketing/coop/ Auf My Citrix in der Toolbox Advisor Rewards & Lead Management finden Sie auf der Übersichtsseite alle Informationen und Hilfestellungen, die Sie für Ihre erfolgreiche Leadbearbeitung benötigen. Hier erfahren Sie alles, was Sie zum Thema Leadbearbeitung, Verteilmöglichkeiten auf interne Vertriebsteams, Erstellung bzw. Generierung von CARs aus vorhandenen Leads sowie Antragstellung für CARs generell wissen müssen. Ein Schulungsvideo, ein Benutzerhandbuch sowie Informationen zur Navigation unterstützen Sie dabei. Leadstatus New Lead Active Lead Closed Lead ToDo Partner akzeptieren weiter bearbeiten, Kommentare, weitere Schritte einfügen, Status melden Lead in CAR umwandeln Lead abschließen, unter Active Leads als Abgeschlossen-Gewonnen oder als Abgeschlossen-Verloren markieren Citrix Demo Umgebung Cloud Demo Center für Ihre Live-Demo bei Kunden Citrix Partner Logo Downloads in jpeg und eps-formaten für jeden Partnerstatus Citrix Success Kits aktuelle Produktinfos und Materialien. Brandaktuell, in Englisch und übersetzte deutsche Versionen 16 17
Wie erstelle ich aus einem Lead einen CAR? Ihre Vorteile des integrierten Prozesses Auf dem Partnerweb finden Sie eine Präsentation, die Ihnen die Details für die Umwandlung eines Leads in einen CAR Schritt für Schritt erläutert. Die aktuelle How-To Präsentation finden Sie unter folgendem Link: http://partnerweb.citrix.de/vertrieb/citrix-advisor-reward/ Bitte generieren Sie Ihre CARs nach Möglichkeit aus den bereits im System befindlichen Leads und legen Sie nur in Ausnahmefällen einen neuen CAR an. Sie stellen so sicher, dass der Zusammenhang zwischen Budget und Lead erhalten bleibt, und haben Transparenz über Ihre Budgetinvestition. Details zu möglichen Fragen finden Sie auch im Citrix FAQ zu diesem Thema. Welche Voraussetzungen müssen für einen CAR erfüllt werden? Sie sind ein zertifizierter Citrix Partner für das angegebene Produkt (aktuelle und gültige Zertifizierung) Projektgröße mindestens $10.000 Suggested Retail Price (SRP) (Ausnahme XenServer $5.000 SRP) Ihr Kunde bestätigt Sie als betreuender Partner, der die Citrix- Lösung initiiert hat. Der Citrix Advisor Reward muss mindestens 30 Tage vor Auftragseingang bei Citrix vorliegen und den Status validiert oder Claim required besitzen. Die Citrix Ordernummer muss innerhalb von 90 Tagen nach Auftragsbuchung bei Citrix eingegeben werden. Rasche und zeitsparende Beantragung und Abwicklung von Coop-Geldern Lead-Transparenz in jedem Stadium Einfache und rasche Konvertierung von Leads in CARs Transparenz des Lead-Status bzw. der Opportunity Ggf. Unterstützung bei Projektabschluss Transparenter, effizienter Einsatz Ihres Marketingbudgets 18 19
Citrix Systems GmbH Am Söldnermoos 17 85399 Hallbergmoos / München Deutschland Tel: +49 (0)811 83-0000 www.citrix.de Citrix Systems GmbH Mariahilferstr. 123/3 1060 Wien Östereich Tel: +43 (1)599 99-223 www.citrix.at Citrix Systems International GmbH Rheinweg 9 8200 Schaffhausen Schweiz Tel: +41 (0)52 6 35 77-00 www.citrix.com www.citrix.de Über Citrix Systems Citrix Systems, Inc. (NASDAQ:CTXS) ist ein führender Anbieter von Virtual Computing Lösungen, mit denen Menschen überall und von jedem Endgerät aus arbeiten und ihren Spielraum erweitern können. Weltweit vertrauen mehr als 230.000 Unternehmen auf Citrix, um IT, Business und Arbeitswelten für Menschen durch virtuelle Meetings, Desktops und Rechenzentren zu verbessern. Die Citrix Virtualisierungs-, Netzwerk- und Cloud-Lösungen sorgen täglich für die Bereitstellung von über 100 Millionen Unternehmens-Desktops und beeinflussen 75 Prozent aller Internetnutzer pro Tag. Citrix pflegt Partnerschaften mit über 10.000 Firmen in 100 Ländern. Der jährliche Umsatz betrug 1,87 Milliarden US-Dollar in 2010. 2011 Citrix Systems, Inc. Alle Rechte vorbehalten. EM-D3300 06/11