Brüssel, 28. März 2011 UNTERRICHTUNG DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES DER EUROPÄISCHEN UNION Errichtung eines Anbaus an das Bürogebäude der EU-Delegation in Ouagadougou, Burkina Faso 1. Ziele und Begründung des Projekts Der Europäische Auswärtige Dienst (EAD) beabsichtigt, das Bürogebäude seiner Delegation in Ouagadougou, Burkina Faso, um einen Anbau auf einem unmittelbar angrenzenden Grundstück zu vergrößern. Das bestehende Bürogebäude der Delegation hat eine Fläche von 1 488 m 2 und ist Eigentum der EU. Es wurde für die Delegation errichtet, deren Büros seit 1999 darin untergebracht sind. Inzwischen ist die Zahl der Mitarbeiter von 29 auf 62 gestiegen, so dass das Gebäude deutlich zu klein ist und die Arbeitsschutzbestimmungen nicht mehr eingehalten werden. Die im Gebäude verfügbare Fläche wird vollständig genutzt. Selbst nach erfolgtem Umbau von Konferenzräumen, Archiven und Informationszentrum in Büroräume müssen weiterhin Mitarbeiter im Gang oder in überbelegten Räumen ohne Tageslicht arbeiten. Für die Archive der Delegation musste Raum in einem anderen Gebäude außerhalb der Delegation angemietet werden. Das Grundstück, auf dem das derzeitige Delegationsgebäude steht, ist zu klein, um das Gebäude zu vergrößern. Daher hat die Kommission für die Errichtung zusätzlicher Büroräume 2006/2007 ein unmittelbar angrenzendes Grundstück erworben. Mit dem vorgeschlagenen Projekt wird das Ziel verfolgt, der Delegation ein Bürogebäude zur Verfügung zu stellen, das groß genug ist für alle Mitarbeiter, die Archive beherbergen kann und über Konferenzräume verfügt, die den neuen Funktionen der Delegation im Rahmen des Europäischen Auswärtigen Dienstes angemessen sind. 2. Derzeitige Lage Das bestehende Bürogebäude wurde Ende der 90er Jahre errichtet. Es handelt sich um ein frei stehendes Gebäude an einer der wichtigsten Durchfahrtsstraßen Ouagadougous, der Avenue N'krumah. Diese Lage ist günstig, was Erreichbarkeit, Sicherheit und Sichtbarkeit angeht, und einer diplomatischen Vertretung in jedem Fall angemessen. Einer kürzlich erfolgten Überprüfung zufolge ist das Gebäude insgesamt in gutem Zustand. Einige Schwachstellen wie das Fehlen eines behindertengerechten Zugangs sollen im Rahmen der Gebäudeerweiterung oder separat behoben werden. Das Gebäude ist dreistöckig und hat eine Gesamtfläche von 1 488 m 2. Ein Keller/Souterrain ist nicht vorhanden. Mit Ausnahme eines Besprechungsraums wird das gesamte Gebäude als 1
Bürofläche genutzt. Abgesehen von einer 46 m 2 großen Fläche im Erdgeschoss, die auf Grundlage einer Vereinbarung von ECHO genutzt wird, ist ausschließlich die Delegation in dem Gebäude untergebracht. Das Grundstück ist insgesamt 2 186 m 2 groß und umfasst 40 Parkplätze. Die Delegation hat 62 Mitarbeiter. Entsprechend entfällt auf jeden von ihnen eine Fläche von durchschnittlich rund 23 m 2 (unter Berücksichtigung aller Flächen außer der von ECHO genutzten Fläche), was völlig unzureichend ist. Die Kosten für Wasser, Strom und Reinigung belaufen sich auf etwa 62 000 EUR im Jahr. Für Sicherheitsdienste fallen Kosten in Höhe von etwa 100 000 EUR im Jahr an. Tabelle 1 gibt einen Überblick über die Größe des bestehenden Gebäudes und die dafür anfallenden Kosten. 3. Informationen zu dem Projekt 3.1 Allgemeines Das Grundstück liegt unmittelbar neben dem Delegationsgebäude. Es hat eine Fläche von 1 803 m 2 und wurde 2006/2007 zum Preis von 285 000 EUR von einer staatlichen Agentur erworben, die für die städtebauliche Entwicklung in Ouagadougou zuständig ist. Die Delegation verfügt derzeit über eine vom Wirtschafts- und Finanzministerium ausgestellte sogenannte attestation d'attribution de parcelle. Die Eigentumsurkunde wird die EU erhalten, sobald die Bauarbeiten begonnen haben (also nach der sogenannten mise en valeur ). Der geplante Anbau soll ebenfalls dreistöckig werden (Erdgeschoss, erstes und zweites Obergeschoss, kein Keller). Er soll auf beiden Obergeschossen mit dem Hauptgebäude verbunden werden, um die Gebäude als eine Einheit nutzen zu können. Der Zugang zu dem Areal und der Eingang zum Hauptgebäude werden in diesem Zusammenhang verlegt. Mit Ausnahme der Umbauarbeiten zur Verbindung der beiden Gebäude sind am bestehenden Gebäude keine Umbauten vorgesehen. Die bestehende Grundstücksaußenmauer wird erweitert, so dass sie das gesamte vergrößerte Areal umschließt. Auf dem Dach des neuen Gebäudes ist eine Photovoltaikanlage vorgesehen, die es der Delegation ermöglichen wird, eigenen Strom (75 kva) zu erzeugen. Die außerhalb angemieteten Archivräume (etwa 100 m 2 ) sollen aufgegeben und durch Räume im neuen Gebäude ersetzt werden. 3.2 Flächen Das Erdgeschoss des Anbaus hat eine Gesamtfläche von 517,7 m 2. Es umfasst eine Bürofläche für ECHO mit separatem Eingang, ein Informations- und Dokumentationszentrum, einen Konferenzbereich sowie Archiv- und Lagerräume. Das erste Obergeschoss hat eine Gesamtfläche von 571,3 m 2, das zweite Obergeschoss umfasst 559,1 m 2. Beide Obergeschosse dienen ausschließlich als Büroräume für die Delegation. Dass die Fläche der beiden Obergeschosse größer ist als die Fläche des Erdgeschosses, liegt an dem passerelle genannten Verbindungsbereich, der den Anbau auf 2
beiden Obergeschossen mit dem Hauptgebäude verbindet. Beigefügte Tabelle 2 zeigt Größe und Funktion der verschiedenen Räume und Bereiche auf jedem Stockwerk. In dem neuen Gebäude werden etwa 30 Personen arbeiten. Für beide Gebäude zusammen beläuft sich die Zahl auf 62 (ausgenommen ECHO-Mitarbeiter). Entsprechend ergibt sich eine verfügbare oberirdische Fläche von 41,5 m 2 pro Person. In dieser Berechnung wurden alle Flächen in beiden Gebäuden berücksichtigt (d. h. Büroräume, Besprechungsräume, Gänge, Toiletten, Treppenhäuser, Betriebsräume usw.). Nicht berücksichtigt wurden die besonderen Bereiche im Erdgeschoss des neuen Gebäudes. 3.3 Zeitplan und Organisation Die Unterzeichnung des Vertrags mit dem Bauunternehmen ist für Mai 2011 vorgesehen. Einen Monat später können die Bauarbeiten beginnen. Für die Bauarbeiten werden 18 Monate veranschlagt. Entsprechend könnte die Delegation die neuen Räumlichkeiten ab Anfang 2013 nutzen. Der Bau der passerelle zwischen Hauptgebäude und neuem Gebäude macht in derzeit als Büroraum genutzten Bereichen im ersten und zweiten OG des bestehenden Gebäudes Umbauarbeiten erforderlich. Auch am Eingang zum Hauptgebäude im Erdgeschoss müssen Umbauarbeiten vorgenommen werden. Während der Arbeiten in diesem Bereich werden besondere Sicherheitsvorkehrungen zu treffen sein. Der Fortgang der Bauarbeiten und die bauliche Qualität sollen für die Delegation von einem Architekturbüro und einem Büro für technische Kontrolle überwacht werden. 3.4 Vertragsbedingungen Bei dem zu schließenden Vertrag handelt es sich um einen Bauauftrag entsprechend den von der Kommission verwendeten Standardmodellen. Die Laufzeit soll zwei Jahre betragen. Nach einer Vorauszahlung in Höhe von 20 % des Auftragswertes im Anschluss an die Unterzeichnung erfolgen die Zahlungen entsprechend dem Fortgang der Bauarbeiten. Der Auftragnehmer muss eine Garantie für die Vorfinanzierung in Höhe von 20 % leisten. Darüber hinaus wird eine Erfüllungsgarantie dadurch geleistet, dass 10% von jeder Zahlung einbehalten werden. Diese Garantie wird erst nach der endgültigen Abnahme des Gebäudes freigegeben. Für die tragenden Gebäudeteile gilt eine zehnjährige Gewährleistungsfrist. 3.5 Verfahren für die Vergabe des Bauauftrags Der Auftrag wurde im Rahmen eines nichtoffenen Verfahrens vergeben. Die Bekanntmachung erfolgte am 5. Dezember 2009 im Amtsblatt und in lokalen Zeitungen mit einer Frist für Interessenbekundungen bis zum 29. Januar 2010. Sechs Unternehmen reichten eine Intressensbekundung sowie Unterlagen zu ihrer technischen und finanziellen Kapazität ein. Vier Unternehmen wurden vorausgewählt. Die beiden anderen Interessenbekundungen konnten nicht berücksichtigt werden, da die eingereichten Unterlagen auch nach schriftlicher Aufforderung nicht vervollständigt wurden. Am 18. August 2010 wurden die vier Unternehmen zur Abgabe eines Angebots bis zum 4. Oktober 2010 aufgefordert. Alle vier Unternehmen gaben innerhalb der Frist ein Angebot ab. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot bei einer Gewichtung Preis/Qualität von 70/30. Eines der vier finanziellen Angebote war unvollständig und wurde daher nicht weiter berücksichtigt. 3
Von den drei verbleibenden Angeboten hatte das hier vorgestellte Projekt das beste Preis- Leistungs-Verhältnis mit einer Gesamtpunktzahl von 89,9 von 100, gefolgt vom zweitbesten Angebot mit 87,8 Punkten und dem letzten Angebot mit 77,3 Punkten. 3.6 Kosten Der Gesamtpreis für alle Bauarbeiten beläuft sich auf 2 385 464 EUR (1 564 762 025 FCFA). Zahlungen sind alle zwei Monate entsprechend dem Fortschreiten der Bauarbeiten zu leisten. Für die Überwachung des Projekts durch ein Architekturbüro und die technische Kontrolle durch eine externe Prüfungsgesellschaft wurden 34 478 EUR veranschlagt. Die Kosten für die besonderen Sicherheitsvorkehrungen, die während der Bauarbeiten erforderlich werden (Bau der passerelle ), belaufen sich auf etwa 10 000 EUR. Die jährlichen Kosten für Wasser und Strom im neuen Gebäude werden auf etwa 30 000 EUR geschätzt, die Reinigungskosten auf etwa 15 000 EUR. Durch die Nutzung der Photovoltaikanlage können jedoch Stromkosten eingespart werden. Der erzeugte Strom wird in beiden Gebäuden genutzt. Die Gesamteinsparungen dürften etwa 30 000 EUR im Jahr betragen. Die Kosten für Sicherheitsdienste dürften nicht steigen, da das Areal weiterhin nur einen Zugang haben wird und für die Gebäudesicherung nicht mehr Sicherheitspersonal als bisher benötigt wird. Weitere Einsparungen entstehen, da die Miete für die außerhalb gelegenen Archivräume in Höhe von 18 000 EUR im Jahr und die Kosten für Sicherheitsdienste für diese Räume in Höhe von 11 000 EUR im Jahr wegfallen. Die jährlichen Kosten für die beiden Gebäude werden folglich sogar etwas geringer sein als die derzeit anfallenden Kosten. 3.7 Finanzierung/Auswirkungen auf den Haushalt Die Baukosten werden aus dem Haushalt 2011 (834 912 EUR), dem Haushalt 2012 (1 312 005 EUR) und dem Haushalt 2013 (238 547 EUR) finanziert. Herangezogen werden die Haushaltslinie X 3003 aus dem Haushaltsplan für den EAD sowie die Haushaltslinie XX 01 03 02 01 aus dem Haushaltsplan für die Kommission. 4. Immobilienplanung Die Errichtung des Gebäudes stellt eine sehr langfristige Lösung dar. SCHLUSSFOLGERUNG Der EAD schlägt angesichts des dringenden Raumbedarfs der Delegation die Errichtung eines Anbaus an das bestehende Bürogebäude der Delegation auf dem angrenzenden Grundstück vor, um für angemessene Arbeitsbedingungen zu sorgen und die Gebäudefrage für die Delegation in Burkina Faso langfristig zu lösen. 4
Tabelle 1 Aktuelles Bürogebäude und neues Gebäude Aktuelle Situation Neues Projekt Gesamt (1) (2) (1+2) Bürobereich über Grund (m²) 1488 1130 2618 Spezielle Bereiche über Grund (m²) 100 518 517 Gesamtfläche (m²) 1588 1648 3135 Parkplätze (Anzahl) 38 48 Gesamtsumme der Baukosten (in ) 2.385.464,00 Kosten pro m² für die Fläche über Grund Jährliche Ausgaben Außerhalb gelegene Archivräume (Miete + Sicherheitsdienste) 29.000,00 1.447,49 Wasser / Strom 45.689,45 30.000,00 75.689,45 Reinigungskosten 16.534,16 15.000,00 31.534,16 Sicherheitsdienste 99.385,28 0,00 99.385,28 Einsparungen Stromkosten -30.000,00-30.000,00 Gesamtsumme der jährlichen Ausgaben 190.608,89 15.000,00 176.608,89 5
Tabelle 2 Fläche und Raumaufteilung im Gebäudeanbau Stockwerk No. Details Gesamt Erdgeschoss 1 3 Büros ECHO 38,28 2 Besprechungsraum ECHO 25,30 3 Toilette ECHO 2,70 4 Gang/Durchgang ECHO & Archivräume 26,73 5 Archiv- und Lagerräume 113,12 6 SAS Archivraum 12,31 7 Zugangsbereich 11,17 8 Konferenzraum 127,72 9 Übersetzungskabine 3,89 10 Lagerraum 17,52 11 Küche 13,00 12 Toiletten 20,38 13 Dokumentationszentrum 43,29 14 Büro Bibliothekar/in 12,24 15 Durchgang Dokumentationszentrum 3,08 16 Technikraum 2,76 17 Treppen 44,21 Erdgeschoss gesamt 517,70 N+1 18 13 Büros 253,41 19 Besprechungsräume 77,43 20 Postraum 17,12 21 Technischer Raum 10,80 22 Toiletten 14,38 23 Treppen 42,92 24 Gang/Durchgang 143,15 25 Lobby 12,08 N+1 Gesamtsumme 571,29 N+2 26 12 Büros 230,13 27 Besprechungsräume 77,34 28 2 Computerräume (einschl. Server) 40,40 29 Technischer Raum 10,80 30 Toiletten 14,38 31 Treppen 42,92 32 Gang/Durchgang 143,15 N+2 Gesamtsumme 559,12 Gesamt 1.648,11 6