Das Kleine 1x1 des Rektors

Das Kleine 1x1 des Rektors Kurzanleitung Stand: 20. Juli 2001 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung... 1 1.1 Was ist Das Kleine 1x1 des Rektors?... 1 1.2 Programmvarianten... 1 1.3 Dimensionen... 1 2 Programmstart... 2 3 Programmbedienung... 4 3.1 Allgemeines... 4 3.1.1 Menüzeile... 4 3.1.2 Statuszeile... 4 3.1.3 Karteireiter und Bildschirmaufbau... 4 3.1.4 Verwendete Symbolik...5 3.2 Grunddaten... 5 3.2.1 Sichten... 5 3.2.1.1 Grunddaten nach (Ziel-) Kategorie... 5 3.2.1.2 Grunddaten nach Gliederung... 8 3.2.2 Eingabe von Plandaten... 11 3.3 Kennzahlen... 13 3.3.1 Sichten... 13 3.3.1.1 Kennzahlen nach Kennzahltyp... 13 3.3.1.2 Kennzahlen nach Gliederung... 16 3.3.2 Kennzahlenverwaltung... 19 3.3.2.1 Definition... 19 3.3.2.2 Löschen... 20 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Lokale und zentrale Datenbank... 1 Abbildung 2: Dimensionen... 2 Abbildung 3: Icons der Programmgruppe... 2 Abbildung 4: Kennworteingabe... 3 Abbildung 5: Startbildschirm... 3 Abbildung 6: Hinweisfenster... 4 Abbildung 7: Grunddaten nach Kategorie (Beispiel)...6 Abbildung 8: Grunddaten nach Kategorie, Variante: Abweichungen (Beispiel)... 7 Abbildung 9: Grunddaten nach Gliederung (Beispiel)... 9 Abbildung 10: Grunddaten nach Gliederung, Variante: Abweichungen (Beispiel)... 10 Abbildung 11: Planzahlen eingeben... 12 Abbildung 12: Kennzahlen nach Kennzahltyp (Beispiel)... 13 Abbildung 13: Kennzahlen nach Kennzahltyp, Variante: Abweichungen (Beispiel)... 15 Abbildung 14: Kennzahlen nach Gliederung (Beispiel)... 16 Abbildung 15: Kennzahlen nach Gliederung, Variante: Abweichungen (Beispiel)... 18 Abbildung 16: Neue Kennzahl... 19 Abbildung 17: Kennzahl löschen... 20 KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH) Seite I

Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Dimensionen (Erläuterung)... 2 Tabelle 2: Icons der Programmgruppe (Erläuterung)... 2 Tabelle 3: Symbolik der Grunddatenstruktur... 5 Tabelle 4: Symbolik der Kennzahlenstruktur... 5 Tabelle 5: Grunddaten nach Kategorie (Erläuterung)... 7 Tabelle 6: Grunddaten nach Kategorie, Variante: Abweichungen (Erläuterung)... 8 Tabelle 7: Grunddaten nach Gliederung (Erläuterung)... 10 Tabelle 8: Grunddaten nach Gliederung, Variante: Abweichungen (Erläuterung)... 11 Tabelle 9: Planzahlen eingeben (Erläuterung)... 12 Tabelle 10: Kennzahlen nach Kennzahltyp (Erläuterung)... 14 Tabelle 11: Kennzahlen nach Kennzahltyp, Variante: Abweichungen (Erläuterung)... 16 Tabelle 12: Kennzahlen nach Gliederung (Erläuterung)... 17 Tabelle 13: Kennzahlen nach Gliederung, Variante: Abweichungen (Erläuterung)... 19 Tabelle 14: Neue Kennzahl (Erläuterung)... 20 Seite II

1 Einführung 1.1 Was ist Das Kleine 1x1 des Rektors? Das Kleine 1x1 des Rektors ist ein Datawarehouse-System, das dem Anwender Grunddaten und Kennzahlen über die Universität Bremen in ansprechender Form zur Verfügung stellen kann. Dabei benötigt der Benutzer keinerlei Programmier- oder Datenbankkenntnisse; alle gewünschten Informationen lassen sich mausgesteuert zusammenstellen. Vom Programm unterstützt wird dabei sowohl das Anzeigen auf dem Bildschirm, aber auch das Ausdrucken bzw. das Kopieren in die Zwischenablage. Letzteres ermöglicht die Weiterverwendung der Daten in beliebigen anderen Anwendungen, beispielsweise MS Excel oder MS Powerpoint. 1.2 Programmvarianten Das Kleine 1x1 des Rektors wird in zwei Programmvarianten installiert einer lokalen- und einer Server-Version. Die Server-Version erlaubt den Zugang zu einer zentralen Datenbank auf dem Dez1_6-Server im Verwaltungsgebäude. Theoretisch können beliebig viele Anwender gleichzeitig mit dieser Datenbank verbunden sein; Änderungen (z.b. neue Daten) werden für alle gleichzeitig sichtbar. Die lokale Variante greift auf eine Datenbank zu, die auf dem Rechner des jeweiligen Nutzers installiert ist. Dies hat im Vergleich zur Server-Variante den Vorteil, dass auch bei Netzwerkproblemen mit dem Programm gearbeitet werden kann. Außerdem ist es denkbar, die lokale Version auf einem Laptop oder Notebook zu installieren, von wo aus keine Verbindung zum Dez1_6-Server besteht. Auf Knopfdruck kann Das Kleine 1x1 des Rektors die Server-Datenbank auf die lokale Platte übertragen, so dass auch dort aktuelle Daten vorliegen. Nutzer A Nutzer B Lokale DB Lokale DB Zentrale Datenbank auf Dez1_6 Überschreiben der lokalen DB durch die zentrale Datenbank Abbildung 1: Lokale und zentrale Datenbank 1.3 Dimensionen Jedes einzelne Datum wird in Das Kleine 1x1 des Rektors über fünf verschiedene Dimensionen beschrieben. KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH) Seite 1

Ausprägung Datumart DATUM Zeit Element Infobereich Abbildung 2: Dimensionen Dimension Infobereich Zeit Element Datumart Ausprägung 2 Programmstart Erläuterung / Beispiele Der Infobereich legt den Typ des gespeicherten Datums fest. Beispiel: Drittmittelausgaben" oder Anzahl Absolventen Die Zeit definiert das Jahr, für das der angezeigte Wert gilt. Elemente sind Objekte, für die Daten gespeichert werden können. Beispiel: Fachbereich 07 oder Asien oder Magisterabschlüsse. Die Datumart legt fest, ob es sich um einen Plan- oder Istwert handelt. (Hinweis: Möglich sind an dieser Stelle beispielsweise auch Vergleichsdaten, zurzeit sind solche in der Datenbank aber noch nicht hinterlegt.) Mit Hilfe der Ausprägung kann jeder Wert noch detaillierter beschrieben werden. Möglich ist zum Beispiel eine Unterteilung der Studierendenzahlen in männlich und weiblich. Tabelle 1: Dimensionen (Erläuterung) Für Das Kleine 1x1 des Rektors wird bei der Installation eine eigene Programmgruppe angelegt, die insgesamt drei Icons enthält. Icon Das Kleine 1x1 des Rektors (LOKAL) Das Kleine 1x1 des Rektors (SERVER) Kurzanleitung Abbildung 3: Icons der Programmgruppe Funktion Start von Das Kleine 1x1 des Rektors in der lokalen Version. Start von Das Kleine 1x1 des Rektors in der Server-Version. Start dieser Kurzanleitung (Anwendung: MS Word) Tabelle 2: Icons der Programmgruppe (Erläuterung) Nach dem Aufruf von Das Kleine 1x1 des Rektors wird der Anwender aufgefordert, sein Kennwort einzugeben. Seite 2 KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH)

Abbildung 4: Kennworteingabe Nach Betätigen von OK wird das Programm gestartet und der Startbildschirm erscheint. Abbildung 5: Startbildschirm KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH) Seite 3

3 Programmbedienung 3.1 Allgemeines 3.1.1 Menüzeile Die Menüzeile enthält lediglich die Einträge Datei und?. Unter Datei hat der Anwender neben dem Beenden der Anwendung die Möglichkeit, die Server-Daten auf die lokale Platte zu kopieren (vgl. Kapitel 1.2 Programmvarianten).? enthält den Eintrag Info, der ein Hinweis-Fenster mit Angaben zur Programmversion, zum Ersteller etc. öffnet. Angegeben ist auch eine E-mail-Adresse, an die Fragen und Hinweise zum Programm oder seinen Inhalten gerichtet werden können. 3.1.2 Statuszeile Abbildung 6: Hinweisfenster Die Statuszeile enthält Angaben zu den folgenden Punkten: Aktuelles Jahr: Jahr, für das Abweichungen siehe unten! berechnet und angezeigt werden. Datenbank: ZENTRAL (= zentrale Datenbank auf dem Dez1_6-Server) oder LOKAL (auf der eigenen Festplatte). User: Aktueller Benutzer 3.1.3 Karteireiter und Bildschirmaufbau Die Navigation in Das Kleine 1x1 des Rektors erfolgt über einen Karteireiter, der verschiedene Sichten auf die vorhandenen Daten definiert. Zurzeit stehen vier Sichten zur Verfügung. Seite 4 KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH)

1. Grunddaten (nach Kategorie) 2. Grunddaten (nach Gliederung) 3. Kennzahlen (nach Kennzahltyp) 4. Kennzahlen (nach Gliederung) Die linke Seite des Bildschirms dient dabei jeweils der Auswahl der anzuzeigenden Daten, während die Anzeige selbst auf der rechten Seite erfolgt. 3.1.4 Verwendete Symbolik Sowohl zur Darstellung der Grunddaten-, als auch der Kennzahlenstruktur werden jeweils eigene Symboliken verwendet. Symbol Zielkategorie: Jeder Infobereich gehört zu einer der Zielkategorien Forschung, Lehre, Nachwuchsförderung, Ausstattung und Internationalisierung. Infobereich: Zurzeit werden 13 Infobereiche unterschieden z.b. Drittmittelausgaben, Promotionen, Anzahl Absolventen etc. Gliederung: Alle Daten (genauer: alle Elemente) sind Bestandteil einer Gliederung; z.b. gehört das Element FB 07 der Gliederung Fachbereiche an. Element: Elemente sind die Objekte, für die Daten in der Datenbank hinterlegt sind. Beim Anklicken eines Elements werden die Daten angezeigt. Tabelle 3: Symbolik der Grunddatenstruktur Symbol bzw. Kennzahltyp: Jede Kennzahl muss zur näheren Strukturierung einem der zehn Kennzahltypen zugeordnet werden. Kennzahl: Kennzahlen können entweder vom Systemadministrator (blau) oder von einem Anwender angelegt werden (gelb). Gliederung: Alle Kennzahldaten (genauer: alle Elemente) sind Bestandteil einer (oder mehrerer) Gliederungen. Element: Elemente sind die Objekte, für die die (Kennzahl-) Daten ermittelt werden. Beim Anklicken eines Elements wird die Kennzahl angezeigt. 3.2 Grunddaten Tabelle 4: Symbolik der Kennzahlenstruktur 3.2.1 Sichten 3.2.1.1 Grunddaten nach (Ziel-) Kategorie Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für die Grunddatendarstellung nach (Ziel-) Kategorie. Angezeigt werden soll die Entwicklung der Istwerte für Drittmittelausgaben für den Mittelgeber Bund. KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH) Seite 5

15 2 6 7 11 12 8 1 3 4 5 13 9 10 14 Abbildung 7: Grunddaten nach Kategorie (Beispiel) 1 Datenauswahl: Hier können die anzuzeigenden Daten ausgewählt werden im Beispiel: Forschung (Zielkategorie) Drittmittelausgaben (Infobereich) Mittelgeber (Gliederung) Bund (Element). 2 Bestimmung der Datumart: An dieser Stelle wird die Datumart bestimmt. Im Beispiel oben handelt es sich um Ist-Werte, möglich sind aber auch Plan-Werte sowie Plan-Ist- Abweichungen. 3 Ausgewählte Zielkategorie; hier: Forschung 4 Ausgewählter Infobereich; hier: Drittmittelausgaben 5 Ausgewähltes Element; hier: Bund 6 Ausgewählte Datumart; hier: Ist 7 Einheit; hier Tausend DEM 8 Datenanzeige in Tabellenform: Hier wird die Entwicklung der ausgewählten Daten als Zeitreihe in Tabellenform dargestellt. Zwei Spalten sind dabei immer vorhanden: das Jahr und die Spalte Gesamt. Hinzu kommen 1 bis n weitere Spalten, die jeweils die vorhandenen Ausprägungen beinhalten. Im vorliegenden Beispiel liegt lediglich die Ausprägung Summe vor, in anderen Fällen wird z.b. nach männlich und weiblich unterschieden. 9 Datenanzeige in grafischer Form: Standardmäßig werden an dieser Stelle die Daten von als Balkengrafik angezeigt. 10 Bestimmung der Art der grafischen Darstellung: Hier können verschiedene Varianten zur Darstellung der Grafik ausgewählt werden. Seite 6 KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH)

11 Ausdrucken der angezeigten Daten 12 Kopieren der Daten in Tabellenform in die Zwischenablage 13 Anzeige von ergänzenden Informationen zum Infobereich 14 Kopieren der Daten in grafischer Form in die Zwischenablage 15 Einschränkung der angezeigten Ebenen: Das Datenauswahlfenster ( ) enthält nach mehrfacher Nutzung unter Umständen sehr viele Einträge und wird damit unübersichtlich. Hier kann der Umfang der angezeigten Ebenen eingeschränkt werden. Tabelle 5: Grunddaten nach Kategorie (Erläuterung) Wird unter eine Abweichungsrechnung z.b. ein Plan-Ist-Vergleich als Datumart ausgewählt, führt dies zu einer geringfügig abweichenden Darstellung: Angezeigt wird nicht mehr eine Zeitreihe, sondern die Abweichung zu dem in der Statuszeile angegebenen Zeitpunkt. Im Beispiel unten wird die Abweichung zwischen Plan- und Istwert der Drittmittelausgaben des Mittelgebers Bund für das Jahr 2000 dargestellt. 15 2 6 7 11 12 8 1 3 4 5 13 9 10 14 Abbildung 8: Grunddaten nach Kategorie, Variante: Abweichungen (Beispiel) 1 Datenauswahl: Hier können die anzuzeigenden Daten ausgewählt werden im Beispiel: Forschung (Zielkategorie) Drittmittelausgaben (Infobereich) Mittelgeber (Gliederung) Bund (Element). 2 Bestimmung der Datumart: An dieser Stelle wird die Datumart bestimmt. Im Beispiel oben handelt es sich um eine Plan-Ist-Abweichung. KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH) Seite 7

3 Ausgewählte Zielkategorie; hier: Forschung 4 Ausgewählter Infobereich; hier: Drittmittelausgaben 5 Ausgewähltes Elements; hier: Bund 6 Ausgewählte Datumart; hier: Plan/Ist-Vergleich 7 Einheit; hier Tausend DEM 8 Datenanzeige in Tabellenform: Für jede Ausprägung wird eine Zeile mit jeweils fünf Spalten angezeigt: 1. Ausprägung; hier: Summe 2. Wert1; hier: Planwert 3. Wert2; hier: Istwert 4. Diff.: Abweichung Wert2./. Wert1 5. rel. Diff.: relative Abweichung (Wert2./. Wert1) / Wert1 9 Datenanzeige in grafischer Form: An dieser Stelle die Daten von als Balkengrafik angezeigt. 10 Bestimmung der Art der grafischen Darstellung: Bei Abweichungsrechnungen ist keine Änderung der Art der grafischen Darstellung möglich. 11 Ausdrucken der angezeigten Daten 12 Kopieren der Daten in Tabellenform in die Zwischenablage 13 Anzeige von ergänzenden Informationen zum Infobereich 14 Kopieren der Daten in grafischer Form in die Zwischenablage 15 Einschränkung der angezeigten Ebenen: Das Datenauswahlfenster ( ) enthält nach mehrfacher Nutzung unter Umständen sehr viele Einträge und wird damit unübersichtlich. Hier kann der Umfang der angezeigten Ebenen eingeschränkt werden. Tabelle 6: Grunddaten nach Kategorie, Variante: Abweichungen (Erläuterung) 3.2.1.2 Grunddaten nach Gliederung Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für die Grunddatendarstellung nach Gliederung. Im Unterschied zur Darstellung nach Kategorie ist hier die Gliederung primäres Ordnungskriterium und nicht die (Ziel-) Kategorie. Im folgenden Beispiel wird wiederum die Entwicklung der Istwerte für Drittmittelausgaben für den Mittelgeber Bund dargestellt. Seite 8 KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH)

15 2 6 7 11 12 1A 3 4 5 13 9 1B 10 14 1A 1B Abbildung 9: Grunddaten nach Gliederung (Beispiel) Datenauswahl (Teil A): Hier kann zunächst eine Gliederung und ein Element ausgewählt werden; im vorliegenden Fall Mittelgeber (Gliederung) Bund (Element). Datenauswahl (Teil B): Nach der Auswahl des Elements im Teil A werden in Teil B alle Zielkategorien / Infobereiche angezeigt, für die Daten vorliegen im Beispiel lediglich Forschung (Zielkategorie) Drittmittelausgaben (Infobereich). 2 Bestimmung der Datumart: An dieser Stelle wird die Datumart bestimmt. Im Beispiel oben handelt es sich um Ist-Werte, möglich sind aber auch Plan-Werte sowie Plan-Ist- Abweichungen. 3 Ausgewählte Zielkategorie; hier: Forschung 4 Ausgewählter Infobereich; hier: Drittmittelausgaben 5 Ausgewähltes Element; hier: Bund 6 Ausgewählte Datumart; hier: Ist 7 Einheit; hier Tausend DEM 8 Datenanzeige in Tabellenform: Hier wird die Entwicklung der ausgewählten Daten als Zeitreihe in Tabellenform dargestellt. Zwei Spalten sind dabei immer vorhanden: das Jahr und die Spalte Gesamt. Hinzu kommen 1 bis n weitere Spalten, die jeweils die vorhandenen Ausprägungen beinhalten. Im vorliegenden Beispiel liegt lediglich die Ausprägung Summe vor, in anderen Fällen wird z.b. nach männlich und weiblich unterschieden. 9 Datenanzeige in grafischer Form: Standardmäßig werden an dieser Stelle die Daten von als Balkengrafik angezeigt. KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH) Seite 9

Das Kleine 1x1 des Rektors Kurzanleitung 10 Bestimmung der Art der grafischen Darstellung: Hier können verschiedenen Varianten zur Darstellung der Grafik ausgewählt werden. 11 Ausdrucken der angezeigten Daten 12 Kopieren der Daten in Tabellenform in die Zwischenablage 13 Anzeige von ergänzenden Informationen zum Infobereich 14 Kopieren der Daten in grafischer Form in die Zwischenablage 15 Einschränkung der angezeigten Ebenen: Das Datenauswahlfenster ( ) enthält nach mehrfacher Nutzung unter Umständen sehr viele Einträge und wird damit unübersichtlich. Hier kann der Umfang der angezeigten Ebenen eingeschränkt werden. Tabelle 7: Grunddaten nach Gliederung (Erläuterung) Wird unter eine Abweichungsrechnung z.b. ein Plan-Ist-Vergleich als Datumart ausgewählt, führt dies zu einer geringfügig abweichenden Darstellung: Angezeigt wird nicht mehr eine Zeitreihe, sondern die Abweichung zu dem in der Statuszeile angegebenen Zeitpunkt. Im Beispiel unten wird die Abweichung zwischen Plan- und Istwert der Drittmittelausgaben des Mittelgebers Bund für das Jahr 2000 dargestellt. 15 2 6 7 11 12 1A 3 4 5 13 9 1B 10 14 Abbildung 10: Grunddaten nach Gliederung, Variante: Abweichungen (Beispiel) Seite 10 KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH)

1A 1B Datenauswahl (Teil A): Hier kann zunächst eine Gliederung und ein Element ausgewählt werden; im vorliegenden Fall Mittelgeber (Gliederung) Bund (Element). Datenauswahl (Teil B): Nach der Auswahl des Elements im Teil A werden in Teil B alle Zielkategorien / Infobereiche angezeigt, für die Daten vorliegen im Beispiel lediglich Forschung (Zielkategorie) Drittmittelausgaben (Infobereich). 2 Bestimmung der Datumart: An dieser Stelle wird die Datumart bestimmt. Im Beispiel oben handelt es sich um eine Plan-Ist-Abweichung. 3 Ausgewählte Zielkategorie; hier: Forschung 4 Ausgewählter Infobereich; hier: Drittmittelausgaben 5 Ausgewähltes Element; hier: Bund 6 Ausgewählte Datumart; hier: Plan/Ist-Vergleich 7 Einheit; hier Tausend DEM 8 Datenanzeige in Tabellenform: Für jede Ausprägung wird eine Zeile mit jeweils fünf Spalten angezeigt: 1. Ausprägung; hier: Summe 2. Wert1; hier: Planwert 3. Wert2; hier: Istwert 4. Diff.: Abweichung Wert2./. Wert1 5. rel. Diff.: relative Abweichung (Wert2./. Wert1) / Wert1 9 Datenanzeige in grafischer Form: An dieser Stelle die Daten von als Balkengrafik angezeigt. 10 Bestimmung der Art der grafischen Darstellung: Bei Abweichungsrechnungen ist keine Änderung der Art der grafischen Darstellung möglich. 11 Ausdrucken der angezeigten Daten 12 Kopieren der Daten in Tabellenform in die Zwischenablage 13 Anzeige von ergänzenden Informationen zum Infobereich 14 Kopieren der Daten in grafischer Form in die Zwischenablage 15 Einschränkung der angezeigten Ebenen: Das Datenauswahlfenster ( ) enthält nach mehrfacher Nutzung unter Umständen sehr viele Einträge und wird damit unübersichtlich. Hier kann der Umfang der angezeigten Ebenen eingeschränkt werden. Tabelle 8: Grunddaten nach Gliederung, Variante: Abweichungen (Erläuterung) 3.2.2 Eingabe von Plandaten Die Möglichkeit Plandaten einzugeben, ist Nutzern mit einer entsprechenden Berechtigung vorbehalten. Arbeitet ein solcher Nutzer mit dem Programm und hat er unter die Datumart Plan ausgewählt, erscheint in der oberen, rechten Ecke des Bildschirms ein Button, der ein Dialogfenster aufruft, in das neue Plandaten eingegeben werden können. KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH) Seite 11

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Abbildung 11: Planzahlen eingeben 1 Kontext: An dieser Stelle wird angezeigt, für welchen Bereich die folgenden Planzahlen gelten sollen; hier: Zielkategorie Forschung, Infobereich Drittmittelausgaben, Element Uni Bremen. 2 Auswahl von Jahr und Ausprägung: Hier kann der Anwender auswählen, für welches Jahr und für welche Ausprägung er eine Planzahl definieren möchte. 3 Wert (ALT): Anzeige des vorhandenen Planwertes, sofern bereits definiert. Andernfalls wird Kein Altwert! angezeigt. Im Beispiel: 100.000 4 User (ALT): Benutzer, der den vorhandenen Planwert eingegeben hat, sofern bereits definiert. Andernfalls bleibt das Feld leer. Im Beispiel: Master 5 Datum (ALT): Datum, an dem der vorhandene Planwert in die Datenbank eingetragen wurde, sofern bereits definiert. Andernfalls bleibt das Feld leer. Im Beispiel: 18.07.2001; 15:49 6 Wert (NEU): An dieser Stelle kann der Anwender einen neuen Planwert eingeben. 7 Datum (NEU): Aktuelles Datum; wird zusammen mit dem neuen Planwert gespeichert. 8 User (NEU): Aktueller Benutzer; wird zusammen mit dem neuen Planwert gespeichert. 9 Speichern: Das Betätigen dieses Buttons speichert den unter definierten Planwert. Liegt bereits ein Altwert vor, wird dieser überschrieben. 10 Schließen des Dialogs Tabelle 9: Planzahlen eingeben (Erläuterung) Seite 12 KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH)

3.3 Kennzahlen Das Kleine 1x1 des Rektors erlaubt die Definition und Berechnung von Kennzahlen auf Basis der Daten zweier beliebiger Infobereiche. Wie bei den Grunddaten oben, werden auch bei den Kennzahlen zwei Sichten unterschieden: die Sicht nach Kennzahltyp sowie die Sicht nach Gliederung. 3.3.1 Sichten 3.3.1.1 Kennzahlen nach Kennzahltyp Im folgenden Beispiel wird die Ausprägung der Kennzahl Geldmittel je Absolvent für das Element Uni Bremen dargestellt. Es handelt sich um Ist-Werte. 18 2 6 10 11 12 13 1 7 3 4 5 14 15 16 8 17 9 Abbildung 12: Kennzahlen nach Kennzahltyp (Beispiel) 1 Datenauswahl: Hier können die anzuzeigenden Daten ausgewählt werden im Beispiel: L2. Kosten- und Leistungsrelationen (Lehre) (Kennzahltypen) Geldmittel je Absolvent (Kennzahl) Uni (gesamt) (Gliederung) Uni Bremen (Element). 2 Bestimmung der Datumart: An dieser Stelle wird die Datumart bestimmt. Im Beispiel oben handelt es sich um Ist-Werte, möglich sind aber auch Plan-Werte sowie Plan-Ist- Abweichungen. 3 Ausgewählte Kennzahl; hier: Geldmittel je Absolvent 4 Formel zur Kennzahlenberechnung; hier: Geldmittel / Anzahl Absolventen 5 Ausgewähltes Element; hier: Uni Bremen 6 Ausgewählte Datumart; hier: Ist KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH) Seite 13

7 Datenanzeige in Tabellenform: Hier wird die Entwicklung der ausgewählten Kennzahl als Zeitreihe in Tabellenform dargestellt. Es werden immer vier Spalten angezeigt: 1. Jahr 2. Summe1: 1. Kennzahlwert; hier: Geldmittel 3. Summe2: 2. Kennzahlwert; hier: Anzahl Absolventen 4. Ergebnis: Berechnete Kennzahl gemäß der Formel aus 8 Datenanzeige in grafischer Form: Standardmäßig wird an dieser Stelle die Entwicklung der unter berechneten Kennzahl dargestellt. 9 Bestimmung der Art der grafischen Darstellung: Hier können verschiedene Varianten zur Darstellung der Grafik ausgewählt werden. 10 Neue Kennzahl definieren 11 Kennzahl löschen 12 Ausdrucken der angezeigten Daten 13 Kopieren der Daten in Tabellenform in die Zwischenablage 14 Anzeige von ergänzenden Informationen zur Kennzahl 15 Anzeige von ergänzenden Informationen zum 1. Kennzahlwert; hier: Geldmittel 16 Anzeige von ergänzenden Informationen zum 2. Kennzahlwert; hier: Anzahl Absolventen 17 Kopieren der Daten in grafischer Form in die Zwischenablage 18 Einschränkung der angezeigten Ebenen: Das Datenauswahlfenster ( ) enthält nach mehrfacher Nutzung unter Umständen sehr viele Einträge und wird damit unübersichtlich. Hier kann der Umfang der angezeigten Ebenen eingeschränkt werden. Tabelle 10: Kennzahlen nach Kennzahltyp (Erläuterung) Wird unter eine Abweichungsrechnung z.b. ein Plan-Ist-Vergleich als Datumart ausgewählt, führt dies zu einer geringfügig abweichenden Darstellung: Angezeigt wird nicht mehr eine Zeitreihe, sondern die Abweichung zu dem in der Statuszeile angegebenen Zeitpunkt. Im Beispiel unten wird die Abweichung zwischen Plan- und Istwert der ausgewählten Kennzahl Geldmittel je Absolvent für das Jahr 2000 dargestellt. Seite 14 KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH)

18 2 6 10 11 12 13 1 7 3 4 5 14 15 16 8 17 9 Abbildung 13: Kennzahlen nach Kennzahltyp, Variante: Abweichungen (Beispiel) 1 Datenauswahl: Hier können die anzuzeigenden Daten ausgewählt werden im Beispiel: L2. Kosten- und Leistungsrelationen (Lehre) (Kennzahltypen) Geldmittel je Absolvent (Kennzahl) Uni (gesamt) (Gliederung) Uni Bremen (Element). 2 Bestimmung der Datumart: An dieser Stelle wird die Datumart bestimmt. Im Beispiel oben handelt es sich um eine Plan-Ist-Abweichung. 3 Ausgewählte Kennzahl; hier: Geldmittel je Absolvent 4 Formel zur Kennzahlenberechnung; hier: Geldmittel / Anzahl Absolventen. 5 Ausgewähltes Element; hier: Uni Bremen 6 Ausgewählte Datumart; hier: Plan/Ist-Vergleich 7 Datenanzeige in Tabellenform: Für die Kennzahl werden vier Spalten angezeigt: 1. Wert1; hier: Planwert der Kennzahl 2. Wert2; hier: Istwert der Kennzahl 3. Diff.: Abweichung Wert2./. Wert1 4. rel. Diff.: relative Abweichung (Wert2./. Wert1) / Wert1 8 Datenanzeige in grafischer Form: An dieser Stelle die Daten von als Balkengrafik angezeigt. 9 Bestimmung der Art der grafischen Darstellung: Bei Abweichungsrechnungen ist keine Änderung der Art der grafischen Darstellung möglich. 10 Neue Kennzahl definieren 11 Kennzahl löschen KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH) Seite 15

12 Ausdrucken der angezeigten Daten 13 Kopieren der Daten in Tabellenform in die Zwischenablage 14 Anzeige von ergänzenden Informationen zur Kennzahl 15 Anzeige von ergänzenden Informationen zum 1. Kennzahlwert; hier: Geldmittel 16 Anzeige von ergänzenden Informationen zum 2. Kennzahlwert; hier: Anzahl Absolventen 17 Kopieren der Daten in grafischer Form in die Zwischenablage 18 Einschränkung der angezeigten Ebenen: Das Datenauswahlfenster ( ) enthält nach mehrfacher Nutzung unter Umständen sehr viele Einträge und wird damit unübersichtlich. Hier kann der Umfang der angezeigten Ebenen eingeschränkt werden. Tabelle 11: Kennzahlen nach Kennzahltyp, Variante: Abweichungen (Erläuterung) 3.3.1.2 Kennzahlen nach Gliederung Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für die Kennzahlendarstellung nach Gliederung. Im Unterschied zur Darstellung nach Kennzahltyp ist hier die Gliederung primäres Ordnungskriterium und nicht der Kennzahltyp. Im folgenden Beispiel wird wiederum die Entwicklung der Istwerte für die Kennzahl Geldmittel je Absolvent gezeigt. 18 2 6 10 11 12 13 7 1A 3 4 5 15 16 8 1B 17 9 Abbildung 14: Kennzahlen nach Gliederung (Beispiel) Seite 16 KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH)

1A 1B Datenauswahl (Teil A): Hier kann zunächst eine Gliederung und ein Element ausgewählt werden; im vorliegenden Fall Uni (gesamt) (Gliederung) Uni Bremen (Element). Datenauswahl (Teil B): Nach der Auswahl des Elements im Teil A werden in Teil B alle Kennzahltypen / Kennzahlen angezeigt, für die Daten vorliegen im Beispiel lediglich L2. Kosten- und Leistungsrelationen (Lehre) (Kennzahltypen) Geldmittel je Absolvent (Kennzahl). 2 Bestimmung der Datumart: An dieser Stelle wird die Datumart bestimmt. Im Beispiel oben handelt es sich um Ist-Werte, möglich sind aber auch Plan-Werte sowie Plan-Ist- Abweichungen. 3 Ausgewählte Kennzahl; hier: Geldmittel je Absolvent 4 Formel zur Kennzahlenberechnung; hier: Geldmittel / Anzahl Absolventen. 5 Ausgewähltes Element; hier: Uni Bremen 6 Ausgewählte Datumart; hier: Ist 7 Datenanzeige in Tabellenform: Hier wird die Entwicklung der ausgewählten Kennzahl als Zeitreihe in Tabellenform dargestellt. Es werden immer vier Spalten angezeigt: 1. Jahr 2. Summe1: 1. Kennzahlwert; hier: Geldmittel 3. Summe2: 2. Kennzahlwert; hier: Anzahl Absolventen 4. Ergebnis: Berechnete Kennzahl gemäß der Formel aus 8 Datenanzeige in grafischer Form: Standardmäßig wird an dieser Stelle die Entwicklung der unter berechneten Kennzahl dargestellt. 9 Bestimmung der Art der grafischen Darstellung: Hier können verschiedenen Varianten zur Darstellung der Grafik ausgewählt werden. 10 Neue Kennzahl definieren 11 Kennzahl löschen 12 Ausdrucken der angezeigten Daten 13 Kopieren der Daten in Tabellenform in die Zwischenablage 14 Anzeige von ergänzenden Informationen zur Kennzahl 15 Anzeige von ergänzenden Informationen zum 1. Kennzahlwert; hier: Geldmittel 16 Anzeige von ergänzenden Informationen zum 2. Kennzahlwert; hier: Anzahl Absolventen 17 Kopieren der Daten in grafischer Form in die Zwischenablage 18 Einschränkung der angezeigten Ebenen: Das Datenauswahlfenster ( ) enthält nach mehrfacher Nutzung unter Umständen sehr viele Einträge und wird damit unübersichtlich. Hier kann der Umfang der angezeigten Ebenen eingeschränkt werden. Tabelle 12: Kennzahlen nach Gliederung (Erläuterung) Wird unter eine Abweichungsrechnung z.b. ein Plan-Ist-Vergleich als Datumart ausgewählt, führt dies zu einer geringfügig abweichenden Darstellung: Angezeigt wird nicht mehr eine Zeitreihe, sondern die Abweichung zu dem in der Statuszeile angegebenen Zeitpunkt. Im Beispiel unten wird die Abweichung zwischen Plan- und Istwert der ausgewählten Kennzahl Geldmittel je Absolvent für das Jahr 2000 dargestellt. KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH) Seite 17

18 2 6 10 11 12 13 7 1A 3 4 5 15 16 8 1B 17 9 Abbildung 15: Kennzahlen nach Gliederung, Variante: Abweichungen (Beispiel) 1A 1B Datenauswahl (Teil A): Hier kann zunächst eine Gliederung und ein Element ausgewählt werden; im vorliegenden Fall Uni (gesamt) (Gliederung) Uni Bremen (Element). Datenauswahl (Teil B): Nach der Auswahl des Elements im Teil A werden in Teil B alle Kennzahltypen / Kennzahlen angezeigt, für die Daten vorliegen im Beispiel lediglich L2. Kosten- und Leistungsrelationen (Lehre) (Kennzahltypen) Geldmittel je Absolvent (Kennzahl). 2 Bestimmung der Datumart: An dieser Stelle wird die Datumart bestimmt. Im Beispiel oben handelt es sich um eine Plan-Ist-Abweichung. 3 Ausgewählte Kennzahl; hier: Geldmittel je Absolvent 4 Formel zur Kennzahlenberechnung; hier: Geldmittel / Anzahl Absolventen. 5 Ausgewähltes Element; hier: Uni Bremen 6 Ausgewählte Datumart; hier: Plan/Ist-Vergleich 7 Datenanzeige in Tabellenform: Für die Kennzahl werden vier Spalten angezeigt: 1. Wert1; hier: Planwert der Kennzahl 2. Wert2; hier: Istwert der Kennzahl 3. Diff.: Abweichung Wert2./. Wert1 4. rel. Diff.: relative Abweichung (Wert2./. Wert1) / Wert1 8 Datenanzeige in grafischer Form: An dieser Stelle die Daten von als Balkengrafik angezeigt. Seite 18 KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH)

9 Bestimmung der Art der grafischen Darstellung: Bei Abweichungsrechnungen ist keine Änderung der Art der grafischen Darstellung möglich. 10 Neue Kennzahl definieren 11 Kennzahl löschen 12 Ausdrucken der angezeigten Daten 13 Kopieren der Daten in Tabellenform in die Zwischenablage 14 Anzeige von ergänzenden Informationen zur Kennzahl 15 Anzeige von ergänzenden Informationen zum 1. Kennzahlwert; hier: Geldmittel 16 Anzeige von ergänzenden Informationen zum 2. Kennzahlwert; hier: Anzahl Absolventen 17 Kopieren der Daten in grafischer Form in die Zwischenablage 18 Einschränkung der angezeigten Ebenen: Das Datenauswahlfenster ( ) enthält nach mehrfacher Nutzung unter Umständen sehr viele Einträge und wird damit unübersichtlich. Hier kann der Umfang der angezeigten Ebenen eingeschränkt werden. Tabelle 13: Kennzahlen nach Gliederung, Variante: Abweichungen (Erläuterung) 3.3.2 Kennzahlenverwaltung 3.3.2.1 Definition Zur Definition einer neuen Kennzahl wird der folgende Dialog aufgerufen. In diesem Beispiel wird die Kennzahl Geldmittel je Absolvent angelegt. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Abbildung 16: Neue Kennzahl KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH) Seite 19

Das Kleine 1x1 des Rektors Kurzanleitung 1 Auswahl des 1. Infobereichs: Der Anwender kann aus der Listbox einen Infobereich auswählen, der den Zähler der Kennzahl definiert. 2 Auswahl des 2. Infobereichs: Der Anwender kann aus der Listbox einen Infobereich auswählen, der den Nenner der Kennzahl definiert. 3 Faktor: Der Faktor vergrößert oder verkleinert das Kennzahlergebnis um den angegebenen Wert. Auf diese Weise ließe sich z.b. die Kennzahl Geldmittel je Student zu Geldmittel pro 1000 Studenten umformen. 4 Formel: Nach Eingabe der Daten in die Felder, und wird hier die resultierende Kennzahlenformel angezeigt. 5 Bezeichnung der Kennzahl 6 Kennzahltyp: An dieser Stelle muss der Anwender einen Kennzahltyp auswählen, dem die definierte Kennzahl zugeordnet werden soll. 7 Erläuterung: Hier kann eine ergänzende Erläuterung zur Kennzahl eingegeben werden. 8 Speichern der Kennzahl 9 Abbruch des Dialogs ohne zu speichern 3.3.2.2 Löschen Tabelle 14: Neue Kennzahl (Erläuterung) Das Löschen von Kennzahlen wird im folgenden Dialog durchgeführt. In der dort angezeigten Listbox kann der Anwender die zu löschende Kennzahl auswählen. Durch Betätigen von OK wird die Kennzahl aus der Datenbank entfernt. Abbildung 17: Kennzahl löschen Seite 20 KURZANL_DRUCKVERSION_HP6L.DOC (AH)