Übernahme von Personalakten in das Bundesarchiv 10. November 2015 Kerstin Schenke 1
Gliederung 1. Rechtliche Grundlagen der Aufbewahrung 1.1. Beamte 1.2 Beschäftigte - AufbewBest-FV - Erlass des BMJV für PA der Tarifbeschäftigten und Rechtsanwälte beim BGH 1.3 DDR-Beschäftigungsverhältnisse Kerstin Schenke 2
Gliederung 2. Übernahmeverfahren 2.1. Formale Anforderungen 2.2. Procedere Kerstin Schenke 3
Bundesbeamtengesetz 113: Aufbewahrungsfrist für Personalakten (1) Nach Abschluss von der personalaktenführenden Behörde 5 Jahre aufzubewahren 1.1 Beamte Personalakten sind abgeschlossen, - wenn der Beamte oder die Beamtin ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist - mit Ablauf des Jahres der Vollendung der Regelaltersgrenze - in Fällen 41 oder 10 des Bundesdisziplinargesetzes - jedoch erst, wenn keine Versorgungsempfänger mehr vorhanden sind - wenn der Beamte oder die Beamtin ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres - wenn nach dem Tod des Beamten oder Beamtin versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungverpflichtung entfallen ist Kerstin Schenke 4
1.1 Beamte Bundesbeamtengesetz 113: Aufbewahrungsfrist für Personalakten (2) Unterlagen über Beihilfe, Heilfürsorge, Heilverfahren, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten, Erholungsurlaub usw. 3 Jahre nach Ablauf des Bearbeitungsjahres; zahlungsbegründende Unterlagen 6 Jahre; Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind sofort zurückzugeben oder zu vernichten, wenn der Zweck der Vorlage erledigt ist Kerstin Schenke 5
1.1 Beamte Bundesbeamtengesetz 113: Aufbewahrungsfrist für Personalakten (3) Versorgungsakten sind 10 Jahre nach Ablauf des Jahres aufzubewahren, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist; bei Möglichkeit des Wiederauflebens eines Anspruchs sind die Akten 30 Jahre bei der Versorgungseinrichtung aufzubewahren Kerstin Schenke 6
1.2 Beschäftigte Rechtslage ungleich komplexer Arbeitszeitgesetz, Arbeitsrecht, Lohnsteuer, Sozialversicherung: Schwankungen für einzelne Unterlagen zwischen zwei und 10 Jahren Aufbewahrungsdauer Kerstin Schenke 7
1.2 Beschäftigte Bestimmungen über Aufbewahren und Aussondern von Unterlagen der Finanzverwaltung vom 1.6.2011, Anlage 1 Differenzierte Aufbewahrungsfristen für - Personalakten - Nebenakten mit Ausnahme von Ausbildungsunterlagen - Personallisten, Personalkarteien - Ausbildungs- und Prüfungsunterlagen - Versorgungsakten - Überführungs- und Versorgungsakten für Zusatz- und Sonderversorgung des Beitrittsgebietes - Nachversicherungsvorgänge Kerstin Schenke 8
1.2 Beschäftigte Erlass des BMJV über Aufbewahrungsfristen für Personalakten von Tarifbeschäftigten und Rechtsanwälten beim BGH vom 1.8.2014 Nach Abschluss von der personalaktenführenden Stelle fünf Jahre aufzubewahren Tarifbeschäftigte: Abgeschlossen, wenn - Der oder die Tarifbeschäftigte aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist - Mit Ablauf des Jahres des Erreichens der Regelarbeitszeitgrenze - Der oder die Tarifbeschäftigte verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres Rechtsanwälte: Abgeschlossen, wenn - Mit Ablauf des Jahres des Erlöschens der Zulassung, jedoch nicht vor Ablauf des Erreichens der Regelaltersgrenze - Nach Versterben, mit Ablauf des Todesjahres Kerstin Schenke 9
1.3 Personalakten und Lohnunterlagen aus DDR-Beschäftigungsverhältnissen Viertes Sozialgesetzbuch 28 f (5) : - Am 31.12.1991 im Beitrittsgebiet vorhandene Entgeltunterlagen waren mindestens bis 31.12.2011 aufzubewahren, um die für die Rentenversicherung erforderlichen Daten bescheinigen zu können - Aufbewahrungspflicht erlosch, wenn die Unterlagen dem Betroffenen ausgehändigt oder der Rentenversicherung bescheinigt waren - Anbietungspflicht an das Bundesarchiv gemäß 2 Abs. 1 Bundesarchivgesetz für Akten und Unterlagen von Beschäftigten zentraler Stellen und Einrichtungen der DDR, die nach dem 3. Oktober 1990 nicht weitergeführt wurden Kerstin Schenke 10
2.1 Formale Anforderungen Auswahl der abzugebenden Personalakten gemäß Modell des Bundesarchivs durch die abgebende Stelle (1) Beamte - bis 1970 ausgeschiedene Beamte: BesGr. A: A 14 und höher (vor 1957: A 2a, 1a-1c; vor 1927: Gr. XI-XIII) BesGr. B und C: Alle - ab 1971 ausgeschiedene Beamte: BesGr. A: A 16 BesGr. B und C: Alle BesGr. R: R 2 und höher (2) Beschäftigte - bis 1970 ausgeschiedene Angestellte: BAT I (entspr. vor 1961: TO. A I) ADO: Alle - ab 1971 ausgeschiedene Angestellte: BAT I ADO:Alle Kerstin Schenke 11
2.1 Formale Anforderungen Auswahl der abzugebenden Personalakten gemäß Modell des Bundesarchivs durch die abgebende Stelle (3) Besondere Biographie - Mitarbeiter, die aufgrund ihrer persönlichen Biographie (zeitweise) im Zentrum öffentlichen Interesses standen. z.b.: Politiker (Bundestags-, Landtagsabgeordnete); Verbandsfunktionäre; politisch Verfolgte (u.a. 1933 Entlassene); besondere Tätigkeiten im Dritten Reich oder in der DDR; Straftäter, Spione u.ä. - Mitarbeiter mit besonderen dienstlichen Tätigkeiten oder Einsätzen. Kerstin Schenke 12
2.1 Formale Anforderungen Abgabeverzeichnis erstellen Laufende Nummer, Band-Nummer, Laufzeit von/bis, Titel, Name, Vorname, Geburtsname, letzte Amtsbezeichnung, letzte Einkommensgruppe, letzte Dienststelle, Geburtsdatum und ort, Sterbedatum und ort, Benutzbar ab, Bemerkungen Anforderungen und Musterverzeichnis abrufbar unter: http://www.bundesarchiv.de/fachinformationen/02544/index.html.de Kerstin Schenke 13
2.2 Procedere Kontaktaufnahme mit dem Bundesarchiv und Absprache der Abgabe im Einzelfall: (1) Fachlich-inhaltliche Fragen - Abgabeverzeichnis übersenden - Eventuelle inhaltliche Besonderheiten und Fragen im direkten Kontakt klären (2) Vorbereitung des Transports nach Koblenz - Abgabetermin vereinbaren, Mengenangaben in Paletten/Kartonanzahl übermitteln - Transport bis zur Magazintür des Bundesarchivs in Koblenz organisieren (Beauftragung einer Firma oder des hauseigenen Fahrdienstes) Kerstin Schenke 14
2.2 Procedere Kontaktaufnahme mit dem Bundesarchiv und Absprache der Abgabe im Einzelfall: (3) Abschluss der Abgabe Bundesarchiv pflegt die Abgabeverzeichnisse in die Archiv- Datenbank im Personalaktenbestand ein und übermittelt der abgebenden Stelle die Bundesarchivsignatur Hinweis: Für oberste Bundesbehörden wird die Erweiterung des Zwischenarchiv-Verfahrens für Personalakten geprüft; bei Realisierung wäre der Aufnahmeort das Zwischenarchiv in Hoppegarten. Kerstin Schenke 15
Kontakt Kerstin Schenke 03018/7770-570, -482 B1b@bundesarchiv.de Kerstin Schenke 16