Dokumentation zur Vereinsverwaltung Version 1.1 Ulrich Weber, 16. März 2004
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 1 Inhaltsverzeichnis 1 Anmeldung am System 2 1.1 Login................................ 2 1.2 Aufbau der Startseite....................... 3 1.3 Abmeldung............................ 4 2 Einfache Benutzerfunktionen 4 2.1 Mitgliedsdaten.......................... 4 2.2 Webmail.............................. 8 3 Erweiterte Benutzerfunktionen 8 3.1 Newsletter............................. 9 3.2 Verwaltung............................ 10 3.2.1 Termine.......................... 10 3.2.2 News............................ 11 3.2.3 Links............................ 12 3.2.4 Memos........................... 14 3.2.5 Mitglieder......................... 19 3.2.6 Zahlungsaufträge..................... 22 3.2.7 Mitgliedszahlungen.................... 23 3.2.8 Mitgliedsrollen...................... 24 3.2.9 Rollenrechte........................ 25 3.2.10 Rollen........................... 27 3.2.11 Verein........................... 28
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 2 Einleitung und Hinweise Dieses Dokument gibt einen kurzen Überblick über das Vereinsverwaltungsprogramm von Dr. Wolfgang Roth. Hinweis: Alle Grafiken, die in diesem Dokument enthalten sind, wurden aus dem Testzugang erstellt. Die beschriebenen Beispiele können Sie ebenfalls über den Testzugang nachvollziehen. 1 Anmeldung am System 1.1 Login Zur Anmeldung an der Vereinsdatenbank benötigen Sie einen PC mit Internetanschluss. Starten Sie auf Ihrem PC einen Web-Browser (Microsoft Internet Explorer, Netscape, Mozilla,...). Geben sie im Adressfeld Ihres Browsers folgende URL ein: http://vv.bndlg.de Danach erscheint das Formular zur Anmeldung an der Online-Datenbank (siehe Abb. 1) Abbildung 1: Anmeldung Geben Sie hier folgende Daten ein: Verein: Das Kürzel Ihres Vereins
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 3 Login: Ihr persönlicher Benutzername Passwort: Ihr persönliches Kenwort Beispiel: Zur Anmeldung am Testzugang können Sie folgende Benutzerdaten verwenden: Verein: Test Login: Test Passwort: Test Nach der Anmeldung erscheint die Startseite (siehe Abb. 2) Abbildung 2: Startseite 1.2 Aufbau der Startseite Nach der erfolgreichen Anmeldung erscheint die Startseite (Abb. 2). Diese beinhaltet folgende Teilfenster: 1. Menü: Abhängig von der Rolle des Teilnehmers können hier die Benutzerfunktionen und Ansichten gewählt werden. Die einzelnen Funktionen werden in den Kapiteln 2 und 3 näher beschrieben. 2. News-Bereich: Hier finden sie alle Neuigkeiten, die vom Administrator oder den Mitgliedern mit erweiterten Rechten eingetragen werden. Klicken Sie in diesem Bereich auf Neues Fenster, um ihn zur besseren Übersicht in einem eigenen Fenster zu öffnen.
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 4 3. Termine: Hier stehen die Termine. Diese Liste wird automatisch aktualisiert, d.h. vergangene Termine werden vom System aus der Liste entfernt. Klicken Sie in diesem Bereich auf Neues Fenster, um ihn zur besseren Übersicht in einem eigenen Fenster zu öffnen. 4. Mitglieder: Die Mitgliederliste beinhaltet die Personendaten und Kontaktadressen aller Mitglieder. Klicken Sie in diesem Bereich auf Neues Fenster, um ihn zur besseren Übersicht in einem eigenen Fenster zu öffnen. Sie haben die Möglichkeit, diese Daten zur weiteren Verwendung zu exportieren. Klicken Sie dazu auf Für Export. Wenn Sie die Adressen der Mitglieder z.b. für einen Serienbrief verwenden wollen, benutzen Sie dazu die Adressdaten. 1.3 Abmeldung Klicken Sie zur Abmeldung auf den Link Abmelden, der oben im Hauptfenster zu finden ist. Es wird empfohlen, sich vom System abzumelden, bevor Sie den Browser schließen oder eine andere URL wählen. Dadurch werden die temporär vom System benötigten Benutzervariablen gelöscht. 2 Einfache Benutzerfunktionen Das folgende Kapitel beschreibt die Funktionen, die in der Regel allen Benutzern des Systems zur Verfügung stehen. Zu den einfachen Funktionen gehören Verwaltung der persönlichen Daten Mailfunktion zum Versenden von Mails an die anderen Mitglieder des betreffenden Vereins 2.1 Mitgliedsdaten Jedes Mitglied hat die Möglichkeit, seine eigenen Benutzerdaten selbst zu editieren und zu ändern (siehe Abb. 3). Dies erleichtert bei größeren Vereinen die Aufgaben des Verwalters der Mitgliedsdaten. Auf dieser Seite können Sie folgende Daten ändern: Stammdaten:
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 5 Abbildung 3: Mitgliedsdaten
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 6 Kürzel: Ihr persönliches Login Passwort: Ihr Benutzerpasswort. Zur Bestätigung des neuen Passworts müssen Sie dieses nochmals im Feld Passwort-Wdh eintragen. Personendaten: Name, Geburtsdatum, Titel (alle optional) Adresse: Strasse, Wohnort (optional) email: Tragen Sie hier Ihre E-Mail-Adresse ein. Dadurch haben die anderen Vereinsmitglieder die Möglichkteit, Ihnen Nachrichten per Webmail zuzusenden (siehe Kap. 2.2). Wenn Sie das Kontrollkästchen Newsletter aktivieren, erhalten Sie zudem die Newsletter, die an alle Mitglieder versendet werden können. Telefon/Fax/Handy (optional) Geschlecht Eintrittsdatum Diese Daten sind erforderlich zur Verwaltung von Zah- Finanzadresse: lungsaufträgen. Name: Name, Vorname des Verantwortlichen. Adresse: Strasse, Wohnort des Verantwortlichen Kontoinhaber Bankverbindung: Kontonummer, Bankleitzahl Merkmale: Jedem Mitglied können gewisse Merkmale zugeordent werden. Die Definition der Merkmale erfolgt durch den Administrator oder einen Benutzer mit den entsprechenden Rechten. (siehe Kap. 3.2.11). Passwort vergessen: Falls Sie Ihr persönliches Login oder Passwort vergessen, kann Ihr Administrator oder ein Mitglied mit den entsprechenden erweiterten Rechten Ihre Benutzerdaten ebenfalls ändern und Ihnen diese nochmals mitteilen.
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 7 Abbildung 4: Webmail
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 8 2.2 Webmail Auf dieser Seite können Sie Mails an alle Mitglieder Ihres Vereins versenden, die eine e-mail Adresse eingetragen haben. (siehe Abb. 4) Führen Sie zum Versenden einer E-Mail folgende Schritte durch: 1. Wählen Sie den Empfänger aus der Liste, die sich öffnet, wenn Sie auf den Pfeil am Ende des Feldes Empfänger anklicken. 2. Geben Sie den Betreff der Nachricht in das betreffende Feld ein. 3. Schreiben Sie den Text der Nachricht. 4. Klicken Sie zum Versenden der Nachricht auf die Schaltfläche Senden. 3 Erweiterte Benutzerfunktionen Die in diesem Kapitel behandelten Funktionen stehen nicht allen Benutzern zur Verfügung. Nach Anmeldung eines neuen Vereins am System hat der Administrator Zugriff auf diese Funktionen und kann sie auch anderen Mitgliedern freischalten. Zur Veranschaulichung wurden im Demozugang zwei Mitglieder mit erweiterten Rechten eingerichtet: Erweiterter Benutzer: Zu diesen zählen Dieser Benutzer verfügt über erweiterte Rechte. Newsletter Terminverwaltung Eintragung von News Verwaltung von Mitgliederdaten Der erweiterte Benutzer hat folgende Zugangsdaten: Verein: test Benutzername: test erweitert Kennwort: test
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 9 Administrator: Dem Administrator eines Vereins stehen alle Funktionen zur Verfügung. Der Testadministrator hat folgende Zugangsdaten: Verein: test Benutzername: testadmin Kennwort: test 3.1 Newsletter Die Newsletter-Funktion unterscheidet sich im Wesentlichen nicht von einer Webmail. Der einzige Unterschied ist, dass ein Newsletter an alle Mitglieder eines Vereins gesendet wird, die in ihren persönlichen Daten das Kontrollkästchen Newsletter aktiviert haben. Somit steht Ihnen hiermit ein einfaches Instrument zur Verbreitung von Neuigkeiten zur Verfügung. (siehe Abb. 5) Abbildung 5: Newsletter Versand eines Newsletters: 1. Tragen Sie den Betreff in des entsprechende Feld ein 2. Verfassen Sie den Text für Ihren Newsletter
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 10 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Dadurch wird eine Mail an alle Mitglieder versendet, die den Empfang von Newslettern freigeschaltet haben. Achtung: Das Versenden von Newslettern dauert eine Weile. Klicken Sie daher nur einmal auf die Schaltfläche zum Versenden und warten Sie, bis die Sendebestätigung aller Mails angezeigt wird. Im rechten Fenster sehen Sie ein Protokoll der zuletzt versendeten Newsletter. Klicken Sie zum Aktualisieren dieser Liste auf die entsprechende Schaltfläche. 3.2 Verwaltung Die Verwaltung bietet den Mitgliedern mit erweiterten Rechten folgende Funktionen. 3.2.1 Termine Tragen Sie hier alle Termine ein, die auf der Startseite der Vereinsverwaltung angezeigt werden sollen (siehe Abb. 6). Abbildung 6: Termine Das Fenster gliedert sich in folgende Teilbereiche: Anzeige der bestehenden Termine: Im linken Fenster stehen alle bisher eingetragen Termine ab dem aktuellen Datum. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle, um auch die vergangenen Termine anzuzeigen.
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 11 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um einen neuen Termin einzutragen. Zur Bearbeitung eines eingetragenen Termins wählen Sie im linken Fenster den betreffenden Termin und klicken anschließend auf die Schaltfläche Laden. Nach der Bearbeitung speichern Sie den geänderten Eintrag über die Schaltfläche Ändern. Wenn Sie einen Termin löschen wollen, wählen Sie diesen aus der Liste und klicken anschließend auf die Schaltfläche Löschen. Von / Bis: Tragen Sie in diese Felder die Rahmendaten (Beginn, Ende) eines Termins ein. Nach Ende des Termins wird dieser automatisch aus dem Terminbereich der Startseite gelöscht. Haupttext: Dieser Text erscheint immer auf der internen Terminseite (Startseite) und, wenn das Häkchen bei öffentlich gesetzt ist, auch auf der öffentlichen Terminseite. Weitere Informationen zur Erstellung einer öffentlichen Terminseite erhalten Sie im Kapitel 3.2.4. Interner Text: Dieser Text erscheint nur auf der internen Terminseite (zusätzlich zum Haupttext). 3.2.2 News Tragen Sie hier alle News ein, die auf der Startseite der Vereinsverwaltung angezeigt werden sollen (siehe Abb. 7). Das Fenster gliedert sich in folgende Teilbereiche: Anzeige der bestehenden News: Im linken Fenster stehen alle derzeit gültigen News Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle, um auch die abgelaufenen News anzuzeigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um Neuigkeiten einzutragen. Zur Bearbeitung von eingetragenen Neuigkeiten wählen Sie im linken Fenster den betreffenden Eintrag und klicken anschließend auf die Schaltfläche Laden. Nach der Bearbeitung speichern Sie den geänderten Eintrag über die Schaltfläche Ändern. Wenn Sie eine Neuigkeit löschen wollen, wählen Sie diese aus der Liste und klicken anschließend auf die Schaltfläche Löschen. Text: Dieser Text erscheint auf der Startseite. Wichtig: Durch Markieren dieses Kontrollkästchens wird der entsprechende News-Eintrag auf der Startseite besonders hervorgehoben.
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 12 Abbildung 7: News öffentlich: Durch Markieren dieses Kontrollkästchens wird dieser Eintrag auf einer öffentlichen Neuigkeitenseite sichtbar. Weitere Informationen zur Erstellung einer öffentlichen Seite erhalten Sie im Kapitel 3.2.4. Gültigkeit: Tragen Sie in diese Felder die Gültigkeitsdaten (Beginn, Ende) von Neuigkeiten ein. Nach Ende der Gültigkeit wird der Text automatisch aus dem Neuigkeitenbereich der Startseite gelöscht. Nummer: Mit der eingetragenen Nummer legen Sie die Reihenfolge der Neuigkeiten auf der Startseite fest. 3.2.3 Links Tragen Sie hier alle Links ein, die im Menü der Vereinsverwaltung angezeigt werden sollen (siehe Abb. 7). Über die Linkfunktion können sowohl externe Seiten als auch Memos (siehe Kap. 3.2.4) im Menü verknüpft werden. Das Fenster gliedert sich in folgende Teilbereiche: Anzeige der bestehenden Links: Im linken Fenster stehen alle Links, die den Mitgliedern im linken Menü zur Verfügung stehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um einen neuen Link einzutragen. Zur Bearbeitung von eingetragenen Links wählen Sie im linken Fenster
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 13 Abbildung 8: Links den betreffenden Link und klicken anschließend auf die Schaltfläche Laden. Nach der Bearbeitung speichern Sie den geänderten Eintrag über die Schaltfläche Ändern. Wenn Sie einen Link löschen wollen, wählen Sie diesen aus der Liste und klicken anschließend auf die Schaltfläche Löschen. Link: Tragen Sie hier das Ziel (URL) des Links ein. Die verlinkte Seite wird bei Anklicken des Links im Hauptfenster angezeigt. Beschreibung: Der im Menü angezeigte Titel des Links. Nummer: Mit der eingetragenen Nummer legen Sie die Reihenfolge der Links im Menü fest. Einzug: Der Link wird im Menü um den eingetragenen Wert eingerückt. Auf diese Weise kann eine Hierarchie der Links festgelegt werden. Nach der Anmeldung sind nur die Links mit dem Einzug 1 sichtbar. Beispiel: Folgende Menüstruktur soll erzeugt werden: Link 1 Liste 1 Link 2 Link 3 Liste 2 Link 4 Link 5
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 14 Dazu müssen folgende 7 Links eingetragen werden: 1 2 3 4 5 6 7 Beschreibung: Link 1 Liste 1 Link2 Link 3 Liste 2 Link 4 Link 5 Nummer: 1 100 101 102 200 201 202 Einzug: 1 1 2 2 1 2 2 3.2.4 Memos Die Memos bilden in Verbindung mit den Links eine umfangreiche Möglichkeit zur Erstellung von internen und öffentlichen Webseiten. Auf diesen Webseiten können auch die Termine und Neuigkeiten mit eingebunden werden. (siehe Abb. 9) Abbildung 9: Memos Das Fenster gliedert sich in folgende Teilbereiche: Anzeige der bestehenden Memos: Im linken Fenster stehen alle eingetragenen Memos (Seiten). Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine neue Seite einzutragen. Zur Bearbeitung von eingetragenen Memos wählen Sie im linken Fenster die betreffende Memo und klicken anschließend auf die Schaltfläche Laden. Nach der Bearbeitung speichern Sie den geänderten Eintrag
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 15 über die Schaltfläche Ändern. Wenn Sie eine Memo löschen wollen, wählen Sie diesen aus der Liste und klicken anschließend auf die Schaltfläche Löschen. Name: Titel der Memo. Öffentlich aufrufbar: Wenn diese Schaltfläche aktiviert ist, kann die Memo auch auf einer externen Webseite verlinkt werden. Text: Tragen Sie hier den Text für die neue Seite ein. HTML: Zur Formatierung des Textes können zwei Formate gewählt werden: Umbrüche ersetzen: Der Text wird unformatiert in das Textfenster eingetragen. Die HTML-Zeilenumbrüche werden automatisch vom System gesetzt. eigenes Layout: Bei dieser Formatierungsmethode können auch HTML- Tags verwendet werden. Dadurch ergeben sich eigene Formatierungsmöglichkeiten für den Text im HTML-Format. (Es empfiehlt sich, zur Erstellung des Textes einen HTML-Editor zu verwenden und anschließend den Text per Kopieren & Einfügen in das Textfenster zu übertragen) Einbindung in Termin-/News-Beschreibungen: Dieser Link wird automatisch vom System erstellt. Der Memotext kann dadurch auch innerhalb eines Termins oder News-Eintrags dargestellt werden. Aufruf als Vollseite: Dieser Link wird automatisch vom System erstellt. Die Memo kann intern im Hauptmenü verlinkt werden, indem diese Verknüpfung in der Link-Funktion (siehe Kap. 3.2.3) als Link eingetragen wird. Öffentliche Memos können auch auf externen Seiten verlinkt werden. Eine Memoseite kann zudem Termine und Neuigkeiten aus der Datenbank beinhalten, die durch folgende Variablen Eingebunden werden: Termine: Termine werden durch die Zeichenfolge %Input-Termin% umrahmt. Innerhalb eines Termins können die Rahmenzeiten durch die Variablen %Input-DatumVon%,%Input-ZeitVon%,%Input-DatumBis%, %Input-ZeitBis% und der Text zum Termin durch %Input-Inhalt% eingebunden werden. News: Ähnlich wie die Termine werden Neuigkeiten durch die Platzhalter %Input-News% umrahmt. Die Variable %Input-Inhalt% erzeugt den Text der Neuigkeiten.
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 16 Das 3. Beispiel beschreibt die Einbindung dieser Variablen in eine Memo. Beispiele: Beispiel 1 - Generierung einer Textseite, die im Linken Menü verknüpft wird: Als erstes Beispiel soll eine neu Seite generiert werden, die anschließend über die Linkliste angezeigt werden kann. Dazu sind folgende 2 Schritte durchzuführen: 1. Eingabe des Textes für die neue Seite (siehe Abb. 10) über die Memo- Funktion. Im Beispiel wurde als Text Testseite... eingetragen und per Klick auf Neu gespeichert. Abbildung 10: Memo mit Text für die Testseite 2. Verlinkung der Seite im Menü (siehe Abb. 11) über die Link-Funktion. Als Link muß der in der Memo vorgegebene Aufruf als Vollseite ver- Abbildung 11: Verlinkung der Testseite im Menü
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 17 wendet werden. Verwenden Sie dabei bei der internen Verlinkung nur die hintere Hälfte des Links ohne Angabe des Servernamens Im Beispiel: memo.asp?v=test&m=testmemo Beispiel 2 - Generierung einer Textseite, die bei einem Newseintrag dargestellt werden soll: Im nächsten Beispiel wird die in Beispiel 1 erzeugte Memoseite auch noch in den Neuigkeiten dargestellt. Dazu tragen Sie in der News-Funktion den von der Memo vorgegebenen Eintrag in den Quelltext Ihrer Neuigkeiten mit ein (siehe Abb. 12). Der reservierte Textblock Ihr Titel ist dabei durch den darzustellenden Titel der Memo zu ersetzen. Im Beispiel: ~m1~testmemo~m2~testnews mit Memo~m3~ Abbildung 12: Einbindung von Memos in einen Neuigkeiteneintrag Der so erzeugte Newseintrag ist wie in Abbildung 2 dargestellt im Neuigkeitenfeld auf der Startseite sichtbar. Beispiel 3 - Generierung einer öffentlichen Terminseite mit Terminen aus der Datenbank: Diese Beispiel beschreibt, wie eine Seite mit dynamischen Inhalten aus der Datenbank erzeugt werden kann. Dazu stellt das System Variablen zur Verfügung, die dann vom System automatisch durch Termine bzw. News ersetzt werden. Diese Variablen sind in der Memofunktion unten links aufgelistet. Die Einbindung dieser Variablen in eine Memo ist in Abbildung 13 dargestellt. noindent Als Text wurde folgender HTML-Quelltext eingetragen:
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 18 Abbildung 13: Einbindung der Platzhalter für Termine und Neuigkeiten <html> <head> <title>termine</title> </head> <h1>termine</h1> <table> <tr> <td width=90% valign=top align=left> %Input_News% <font size=+2> <b>%input_inhalt%</b> </font> <br><br> %Input_News% <br><br> %Input_Termin% <table width=700 border=3 cellspacing=0 cellpadding=10 bordercolor=orange> <tr bordercolor=orange>
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 19 <td valign=top nowrap width=150> <font size=+2><b> %Input_DatumVon% %Input_ZeitVon% %Input_DatumBis% %Input_ZeitBis% </b></font></td> <td valign=top><font size=+2> <b>%input_inhalt%</b> </font> </td> </tr> </table> <br><br> %Input_Termin% </td> </tr> </table> </body> </html> Die Anzeige der Memo ist in Abbildung 14 dargestellt. Um die Seite anzuzeigen, kann der in der Memo vorgegebene Link als URL in den Browser eingetragen werden. 3.2.5 Mitglieder Auf dieser Seite erfolgt die Verwaltung von Mitgliederdaten (siehe Abb. 15). Das Fenster gliedert sich in folgende Teilbereiche: Anzeige der Mitglieder: Im linken Fenster stehen alle Mitglieder des Vereins. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um ein neues Mitglied zu registrieren. Zur Bearbeitung von eingetragenen Mitgliedern wählen Sie im linken Fenster das betreffenden Mitglied und klicken anschließend auf die Schaltfläche Laden. Nach der Bearbeitung speichern Sie den geänderten Eintrag über die Schaltfläche Ändern. Über diese Funktion können Sie auch Mitgliedern vergessene Passwörter neu zuweisen. Wenn Sie ein Mitglied löschen wollen, wählen Sie dieses aus der Liste und klicken anschließend auf die Schaltfläche Löschen.
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 20 Abbildung 14: Darstellung einer Memo mit Terminen aus der Datenbank Abbildung 15: Mitglieder
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 21 Mitgliedsdaten: Im rechten Bereich können Sie die Daten der Mitglieder eintragen. Finanzadresse: Diese Daten sind erforderlich zur Verwaltung von Zahlungsaufträgen (z.b. Mitgliedsbeiträge) Merkmale: Jedem Mitglied können gewisse Merkmale zugeordent werden. Die Definition der Merkmale erfolgt auf der Seite Verein (siehe Kap. 3.2.11). Datenimport: Falls Sie die Personendaten Ihrer Mitglieder bereits in einer Datei gespeichert haben, können Sie diese in die Datenbank importieren. Die Daten müssen dazu im csv.-format mit Strichpunkttrennung vorliegen. Beim.csv-Format handelt es sich um ein Standardformat, welches von den meisten Programmen erzeugt werden kann (z.b. Excel, Firma und Verein, WISO Vereinsverwalter,...) Klicken Sie zum Import von Mitgliedsdaten auf Importieren, wählen Sie die entsprechende Datei mit den Personendaten (Schaltfläche Durchsuchen und klicken Sie auf die Schaltfläche Laden, um Ihre Datei einzulesen. Falls die Datei aus dem Programm Firma und Verein exportiert wurde, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Die Zuordnung zu den Datenfeldern erfolgt in diesem Fall automatisch (siehe Abb. 17). Andernfalls müssen Sie die Datensätze den entsprechenden Feldern der Datenbank zuweisen (siehe Abb. 16). Dazu benennen Sie die Spalten mit jeweils einem der vorgegebenen Titel. Falls Sie den Titel einer Spalte nicht ändern (Feld X ), wird diese Spalte beim Import nicht berücksichtigt. Nach der Zuordnung der Spalten gelangen Sie über die Schaltfläche Vorschau zu einer Voransicht (siehe Abb. 17), von der aus Sie die Daten übernehmen können (per Klick auf Importieren). Abbildung 16: Auswahl der Spalten für Datenimport
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 22 Abbildung 17: Vorschau beim Datenimport 3.2.6 Zahlungsaufträge Mit dieser Funktion können Sie Ihre Zahlungsaufträge erfassen. Die eingegebenen Zahlungen können über den Menüpunkt Mitgliedszahlungen den Mitgliedern zugeordnet werden (siehe Kap. 3.2.7). Es können Gut- und Lastschriften z.b. für den Einzug von Mitgliedsbeiträgen, Vergütungen für angestellte Mitglieder oder auch andere Einzelzahlungen erfasst werden (siehe Abb. 3.2.8). Abbildung 18: Zahlungsaufträge Das Fenster gliedert sich in folgende Teilbereiche: Anzeige der Zahlungsaufträge: Im linken Fenster stehen alle Zahlungsaufträge des Vereins. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um einen neuen Zahlungsauftrag zu erfassen. Zur Bearbeitung von eingetragenen Zahlungsaufträgen wählen Sie im linken Fenster den betreffenden Auftrag und klicken anschließend auf die Schaltfläche Laden. Nach der Bearbeitung speichern Sie den geänderten Eintrag über die Schaltfläche Ändern. Wenn Sie einen Zahlungsauftrag löschen wollen, wählen Sie diesen aus der Liste und klicken anschließend auf die Schaltfläche Löschen.
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 23 Name: Titel für den Zahlungauftrag (erscheint nicht auf dem Zahlungsträger) Zahlungsart: Gehalt / Lastschrift / VL-Zahlung / Überweisung Termin / Frequenz: Diese beiden Felder definieren den Zeitpunkt der Buchungen. Als Frequenz kann einmalig oder verschiedene wiederkehrende Zahlungsfrequenzen gewählt werden. Betrag Verwendungszweck (jeweils 27 Zeichen) Die Ausführung der eingetragenen Buchungen erfolgt einmal täglich. Nach der Fälligkeit eingetragener Zahlungsaufträge können diese per DTA-Datenexport abgerufen werden. DTA-Dateien können entweder direkt per Datenträger bei Ihrer Bank eingereicht oder über Homebanking-Software bearbeitet werden. Klicken Sie zur Erstellung einer DTA-Datei mit den derzeit fälligen Zahlungen auf DTAUS. Gutschriften und Lastschriften müssen dabei in getrennten Dateien gespeichert werden (siehe Abb. 19). Abbildung 19: Erstellung von DTAUS-Dateien 3.2.7 Mitgliedszahlungen Jedem Mitglied der Vereinsdatenbank kann ein oder mehrere Zahlungsaufträge zugewiesen werden (siehe Abb. 3.2.8). Das Fenster gliedert sich in folgende Teilbereiche: Anzeige der Mitglieder: Im linken Fenster stehen alle Mitglieder des Vereins, bei denen eine Finanzadresse eingetragen wurde. Zur Zuweisung von Zahlungsaufträgen auf ein Mitglied wählen Sie im linken Fenster das betreffenden Mitglied und klicken anschließend auf die Schaltfläche Laden.
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 24 Abbildung 20: Mitgliedszahlungen Hat nicht / Hat: Die rechten beiden Fenster zeigen an, welcher Zahlungsauftrag dem Mitlied zugewiesen ist (Hat) und welcher nicht (Hat nicht). Um einen Zahlungsauftrag in das andere Fenster zu verschieben, wählen Sie den gewünschten Auftrag und klicken Sie auf die entsprechende Pfeil-Schaltfläche. 3.2.8 Mitgliedsrollen Jedem Mitglied der Vereinsdatenbank kann eine oder mehrere Rollen und somit Zugriffsrechte auf die Funktionen der Datenbank zugewiesen werden. (siehe Abb. 3.2.8). Die Zuweisung der Rollenrechte zu einer Rolle wird in Kapitel 3.2.9 erläutert. In Kapitel 3.2.10 erfahren Sie, wie Rollen definiert werden. Abbildung 21: Mitgliedsrollen Das Fenster gliedert sich in folgende Teilbereiche: Anzeige der Mitglieder: Im linken Fenster stehen alle Mitglieder des Vereins. Zur Zuweisung von Rollen auf ein Mitglied wählen Sie im lin-
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 25 ken Fenster das betreffenden Mitglied und klicken anschließend auf die Schaltfläche Laden. Hat nicht / Hat: Die rechten beiden Fenster zeigen an, welche Benutzerrolle dem Mitlied zugewiesen ist (Hat) und welche nicht (Hat nicht). Um eine Rolle in das andere Fenster zu verschieben, wählen Sie die gewünschte Benutzerrolle und klicken Sie auf die entsprechende Pfeil- Schaltfläche. 3.2.9 Rollenrechte Die Rollenrechte definieren, welche Zugriffsrechte auf die einzelnen Funktionen für definierte Rollen gesetzt sind (siehe Abb. 22). In Kapitel 3.2.10 erfahren Sie, wie neue Benutzerrollen definiert werden. Abbildung 22: Rollenrechte Das Fenster gliedert sich in folgende Teilbereiche: Anzeige der Rollen: Im linken Fenster stehen alle Benutzerrollen des Vereins. Zur Auswahl einer Rollen wählen Sie die betreffende Benutzerrolle und klicken anschließend auf die Schaltfläche Laden. Hat nicht / Hat: Die rechten beiden Fenster zeigen an, welche Rechte der Rolle zugewiesen sind (Hat) und welche nicht (Hat nicht). Um eine Berechtigung in das andere Fenster zu verschieben, wählen Sie die gewünschte Berechtigung und klicken Sie auf die entsprechende Pfeil- Schaltfläche. Eine Beschreibung der Berechtigungen finden sie weiter unten.
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 26 Vorgangsrechte: Die Vorgangsrechte definieren die zulässigen Aktionen in der Datenbank für die Benutzerberechtigungen. Um ein Vorgangsrecht einer Berechtigung zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die gewünschten zulässigen Aktionen 2. Wählen Sie im Fenster Hat eine Berechtigung 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Setzen Eine Beschreibung der Vorgangsrechte finden sie weiter unten. Es können folgende Berechtigungen zugewiesen werden: Aktuelle Person - Basisdaten: Personendaten (Name, Adresse, Login, Passwort) Aktuelle Person - Merkmale: Personenmermale Aktuelle Person - Zahlungsadresse: Finanzdaten des Mitglieds (Name, Adresse, Kontonummer, Bankleitzahl) Aktueller Verein - Basisdaten: Name, Kürzel und Adressdaten des Vereins Aktueller Verein - Buchung: DTAUS-Dateien mit Buchungen erstellen Aktueller Verein - Links: Linkliste erstellen und verwalten Aktueller Verein - Layout: Farben, in denen Seiten für den Verein angezeigt werden Aktueller Verein - Merkmale: Definition der Merkmale für Mitglieder Aktueller Verein - Memo Memos eintragen und verwalten Aktueller Verein - News: News eintragen und verwalten Aktueller Verein - Newsletter: Newsletter generieren Aktueller Verein - Personen: Personen registrieren Aktueller Verein - Personen - Merkmale: Zuweisen von Merkmalen für Mitglieder
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 27 Aktueller Verein - Personen - Zahlungsadresse: Finanzdaten der Mitglieder Aktueller Verein - Personen - Zahlungsauftrag: Zuordnung von Zahlungsaufträgen an Mitglieder Aktueller Verein - Personen - Rollen: Zuweisen und Löschen von Rollen für die Mitglieder Aktueller Verein - Rollen: Definition von Mitgliederrollen Aktueller Verein - Rollen - Vorgänge: Vorgänge für Berechtigungen definieren Aktueller Verein - Termine: Termine eintragen und verwalten Aktueller Verein - Zahlungsadresse: Finanzdaten des Vereins (Kontonummer, Bankleitzahl) Aktueller Verein - Zahlungsauftrag: Zahlungsaufträge eintragen Es können folgende Operationen auf der Datenbank durchgeführt werden Select: Auswählen / Anzeigen bestehender Datensätze Insert: Einfügen neuer Datensätze Update: Ändern bestehender Datensätze Delete: Löschen von Datensätzen 3.2.10 Rollen Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, neue Rollen für die Mitglieder des Vereins zu definieren (siehe Abb. 23). Die Definition von Rollenrechten und Zuweisung der Rollen auf einzelne Mitglieder wurde in den beiden letzten Kapiteln beschrieben. Das Fenster gliedert sich in folgende Teilbereiche: Anzeige der Rollen: Im linken Fenster stehen alle Benutzerrollen des Vereins. Zur Auswahl einer Rolle wählen Sie die betreffende Benutzerrolle und klicken Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine neue Rolle zu definieren. Zur Bearbeitung von eingetragenen Rollen wählen Sie im linken Fenster die betreffende Rollen und klicken anschließend auf die Schaltfläche Laden. Nach der Bearbeitung speichern Sie den geänderten Eintrag über
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 28 Abbildung 23: Rollen die Schaltfläche Ändern. Wenn Sie eine Rolle löschen wollen, wählen Sie diesen aus der Liste und klicken anschließend auf die Schaltfläche Löschen. Name: Titel der Rolle Beschreibung 3.2.11 Verein Jeder Verein hat die Möglichlichkeit, das Layout der Vereinsverwaltung an die Vereinsfarben anzupassen. Zudem können die Basisdaten des Vereins konfiguriert und Benutzermerkmale definiert werden. (siehe Abb. 24). Das Fenster gliedert sich in folgende Teilbereiche: Vereinsdaten: Im oberen Fenster können die Vereinsdaten editiert werden:. Kürzel: Das Kürzel muss von den Mitgliedern bei der Anmeldung eingegeben werden. Name: Der Name ist in jedem Fenster der Vereinsverwaltung oben sichtbar. Adressdaten Newsletteranhang: Der Anhang wird am Ende eines Newsletters angefügt. Merkmalkonfiguration: Die Merkmale können bei der Eingabe von Mitgliedsdaten von jedem Mitglied ausgewählt werden. Jedes Merkmal wird als Auswahlliste dargestellt. Der Name bildet den Titel einer Auswahlliste, die einzelnen Punkte der Auswahl müssen mit Strichpunkten getrennt eingetragen werden.
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 29 Abbildung 24: Verein
Dokumentation zur Vereinsverwaltung 30 Layout: Hier werden die Farben für das Layout des Vereins eingestellt.