Inhalt 1. APH-Menu auf BHT-8000 anwenden... 2 1.1 Alte Inventardaten auf Denso löschen... 2 1.2 Inventar mit Denso erfassen... 2 2. Inventardaten von Denso ins APH übertragen... 4 2.1 Inventardaten von BHT-8000 empfangen... 4 3. Inventardaten Auswerten... 7 3.1 Inventarjournal drucken... 7 3.2 Inventarjournal löschen... 7 3.3 Lagerwertliste drucken... 8 1/11
1. APH-Menu auf BHT-8000 anwenden Alte Inventardaten auf Denso löschen Bevor Sie mit dem Inventar beginnen, löschen Sie bitte die alten Daten auf dem Denso via Display Menu 7. Datei-Infos > 3. Inventar > Löschen Datei 1. JA. Inventar mit Denso erfassen Zum Erfassen der Inventardaten gehen Sie wie folgt vor: Im Denso-Menü wählen Sie 5 Lagerbestand, um das Inventarmenu zu starten. A. Erfassen Sie den Aufbewahrungsort (01-XY) via Code. Die Bezeichnung des Aufbewahrungsortes muss nicht zwingend mit der Realität übereinstimmen. Wichtig ist jedoch, dass Sie für den selben Aufbewahrungsort im Lager auf dem Denso nicht mehrere unterschiedliche Orte benutzen beim Scannen. B. EAN Artikel? Das Programm fragt nach einem Artikel. Lesen Sie den EAN-Code mittels der M1, M3 oder M4 Taste ein. Wenn der Artikel gefunden wird, zeigt das Programm dessen Bezeichnung an und geht weiter zu Punkt C. Wenn der Artikel nicht gefunden werden kann, zeigt das Programm die Meldung NICHT GEFUNDEN an und geht weiter zu Punkt C. Es gibt 2 Arten von nichtgefundenen Artikeln: 1. Artikelreferenz wurde nicht auf Denso geladen, Artikel existiert aber in der Lagerdatei. In dem Falle kann der Artikel trotz der Fehlermeldung normal erfasst werden. Er wird nach der Übertragung im Densolog korrekt und mit der Bezeichnung angezeigt. 2. Artikelreferenz wurde nicht auf Denso geladen und der Artikel existiert auch nicht in der Lagerdatei. In dem Falle wird eine Leere Zeile ins Densolog übertragen, welche nicht ausgewertet werden kann. Passieren kann nichts, der Vorgang hat keine negativen Konsequenzen. C. MGE(P)? Das Programm fragt nach der Lagermenge in Form von ganzen Packungen. Erfassen Sie die entsprechende Menge. Bestätigen Sie mit ENTER. (Nullmengen können als Null oder leer erfasst werden) MGE(S)? Das Programm fragt nach der Bestellmenge in Stück. Erfassen Sie die entsprechende Menge. Bestätigen Sie mit ENTER. (Nullmengen können als Null oder leer erfasst werden) Das Programm kehrt zu Punkt B zurück. Sie können einen weiteren Artikel einlesen oder mit ENTER zum Hauptmenü zurückkehren. 2/11
Anmerkung: Sie können die Inventarmenge in ganzen Packungen plus angebrochenen Packungen (Stück) erfassen oder Sie können auch die gesamte Lagermenge in Stück eingeben. Falls Sie eine Menge falsch erfasst haben, können Sie den Artikel nochmals einlesen und die Menge neu eingeben. Es wird immer die zuletzt erfasste Menge ins Lager übernommen. Wenn Sie prüfen möchten, wie viele Inventarzeilen insgesamt erfasst wurden, wählen Sie im Hauptmenü den Punkt 7 Datei-Infos. Drücken Sie danach die 9 (!), um die Datei-Info zu verlassen. Drücken Sie keinesfalls die 1, da die erfassten Inventardaten sonst komplett gelöscht werden. 3/11
2. Inventardaten von Denso ins APH übertragen Inventardaten von BHT-8000 empfangen Um die Inventardaten vom BHT-8000 einlesen zu können, gehen Sie im APH ins Programm 1.3.2.8 Inventar: Klicken Sie auf den Button Eingabe der Inventardaten: Klicken Sie auf den Button Eingabe der Inventardaten: Wählen Sie die Option Inventardaten von Denso importieren und bestätigen Sie mit OK: Klicken Sie im Übertragungsfenster auf Ausführen: Bereiten Sie den Denso für die Datenübertragung vor (Densomenu 9.1.3). Klicken Sie auf Ausführen. Nach erfolgreicher Übertragung erscheint folgendes Fenster, welches Sie bitte mit OK bestätigen: 4/11
Achtung Fehlerquelle: Beim Inventar mit dem Denso kann man ja nur Artikel erfassen, welche physisch auch vorhanden sind. Es kann aber durchaus der Fall sein, dass im APH noch Lagermengen vorhanden sind von Artikeln, die physisch nicht mehr am Lager sind, also irrtümlich eine Lagermenge >0 haben. Um zu prüfen, ob das Inventar wirklich auf allen Artikeln durchgeführt wurde, können Sie eine ASCII-Datei der Lagerartikel erstellen in Prog. 1.4.3.8. Exportieren Sie dabei den Pharmacode, die Bezeichnung, die Lagermenge und das Datum der letzten Inventur. es für den Fall, dass im APH noch Artikel mit Lagermengen vorhanden sind, die aber physisch nicht mehr an Lager sind und somit beim Zählen nicht angetroffen wurden. Di 5/11
Die Denso Logdatei zeigt alle erfassten Artikel mit den entsprechenden Inventarmengen an. Wenn ein Artikel pro Aufbewahrungsort mehrmals erfasst wurde, so wird nur die zuletzt erfasste Menge ins Lager übernommen. Diese zuletzt erfasste Artikelzeile ist jeweils farbig dargestellt. Zeilen, welche auf Grund der Doppelerfassung nicht übernommen werden, sind in grauer Schrift aufgelistet. Bei Artikeln, deren Menge Sie nicht ins Lager übertragen möchten, entfernen Sie bitte das Häkchen in der Spalte Auswahl. Klicken Sie auf OK um die Lagermengen zu aktualisieren: Bestätigen Sie das Nachführen der Lagermengen mit Ausführen: 6/11
3. Inventardaten Auswerten Inventarjournal drucken Das Journal zeigt die Artikel auf, bei denen die neu erfasste Lagermenge von der früheren abweicht. Die Abweichungen können zu einem frei wählbaren Preistyp ausgewertet werden. Inventarjournal löschen Löschen von alten Inventardaten während einer bestimmten Periode. 7/11
Lagerwertliste drucken Vorausgesetzt, dass die Lagermengen stimmen, kann hier der Wert des Warenlagers berechnet werden. Wichtig: Der Lagerwert kann jeweils nur für den aktuellen Tag und nicht für ein älteres Datum berechnet werden!!! Es empfiehlt sich darum, am letzten Arbeitstag des Monats provisorisch eine ASCII-Datei der Lagerartikel zu erstellen, aus welcher sich der Lagerwert auch nachträglich berechnen lässt. So können ältere Lagerwerte gespeichert bleiben. Eine Anleitung dazu finden Sie im Handbuchteil 1.4.3.8 ASCII-Datei der Lagerartikel. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 8/11
Erklärungen zu den einzelnen Punkten: 1. Mit F5 Artikeltyp auswählen, falls dieser nicht schon standardmässig vordefiniert ist. 2. Via F5 kann eine Artikelgruppe gewählt werden. 3. Zuerst Lieferant Nr.1 oder Nr.2 links vom Doppelpunkt bestimmen. Dann rechts vom Doppelpunkt Lieferanten manuell eingeben oder mit F5 und Enter suchen und einfügen. (Blank = Alle Lieferanten) 4. Mindestlagerwert (Total pro Artikels), ab dem ausgedruckt werden soll. 5. Via F5 den Preistyp wählen, mit dem die Artikel bewertet werden sollen. 6. Lagerwert nur KSD-Lager, sonst (wird nicht mehr verwendet). 7. = inklusive Betäubungsmittel = nur Betäubungsmittel 8. = inklusive nichtbewerteter Artikel = ohne nichtbewertete Artikel (Ob ein Artikel als bewertet oder nicht bewertet gilt, wird in den Lagerdaten definiert.) Ab hier muss zwingend je eine Angabe ausgewählt werden! 9. Ausgabe Anzeige der Liste nur auf Bildschirm oder Ausdruck. Bei der Option Drucker werden Sie mit obiger Anzeige konfrontiert. Es bieten folgende Möglichkeiten: sich Werden die beiden linken Kästchen leer gelassen, so werden bei Artikeln mit Eigenpackungen nur die Originalartikel gedruckt. Der Lagerwert beinhaltet nur den Originalartikel die Eigenpackungen werden nicht mitgerechnet. Steht das Häkchen bei Eigenverpackte Artikel drucken so werden die Originalartikel und deren Eigenverpackungen mit den jeweiligen Teilwerten einzeln gedruckt. Wenn das Häkchen bei Original/Eigenverpackung kumulieren gesetzt wird, so druckt es nur den Originalartikel, welcher aber auch gleich den Wert und die Mengen der Eigenpackungen mit einschliesst. Es ist nicht möglich bei Eigenverpackte Artikel drucken, und Original/Eigenverp. kumulieren gleichzeitig ein Häkchen zu machen! Wenn Sie zusätzlich ein Häkchen setzen bei Artikel mit Menge Null drucken, werden auch die Artikel mit momentaner Lagermenge Null ausgedruckt. 9/11
10. Bezeichnung Interne oder externe Bezeichnung auf Liste wählen. 11. Lager Wählen Sie, ob nur Lagerartikel (S), nicht Lagerartikel (N) oder alle Artikel auf der Liste gezeigt werden sollen. 12. Artikel-ID Gewünschten Code bezw. Nummer wählen. 13. Sortierung Anschliessend geben Sie ein Kriterium ein, nach dem die Liste sortiert werden soll. Wenn Sie nichts auswählen, sortiert es standardmässig nach der internen Bezeichnung. Zur Sortierung drücken Sie F5 und es erscheint folgendes Fenster: Erfassen Sie unter Sortierkriterium 1 das gewünschte Kürzel, welches Sie direkt aus der Definition am Bildschirm entnehmen können. Unter den Sortierkriterien 2-4 ist es möglich nach Unterkriterien zu sortieren. Zum Beispiel zuerst nach Kostenart und innerhalb der Kostenart nach Aufbewahrungsort1 und innerhalb dessen nach EDV1. Nachdem Sie die gewünschte Sortierung selektiert haben klicken Sie auf OK. Wenn Sie die Liste danach ausgeben wollen, müssen Sie noch mit Ausführen bestätigen. 10/11
Wenn Sie als Sortierkriterium den Index Therapeuticus gewählt haben, müssen Sie sich zwischen den Untergliederungstiefen 1-4 entscheiden: 1 = Keine Abstufung 2 = Abstufung zwischen 01.00 / 02.00 / 03.00 /... 3 = Abstufung zwischen 01.01.1 / 01.01.2 / 01.01.3 /... 4 = Abstufung zwischen 01.01.1.01 / 01.01.1.02 /... Falls Sie sich die Liste am Bildschirm anzeigen lassen, sieht dies folgendermassen aus: Wenn Sie nun noch das Total in CHF und das Total der Artikel (Anzahl) wissen möchten, so klicken Sie auf Total errechnen. 11/11