Prozessorientierte Ablage

Prozessorientierte Ablage

Wolf Steinbrecher Martina Müll-Schnurr Prozessorientierte Ablage Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur 3., überarbeitete Auflage

Wolf Steinbrecher Rastatt, Deutschland Martina Müll-Schnurr Nußloch, Deutschland ISBN 978-3-8349-4581-5 DOI 10.1007/978-3-8349-4582-2 ISBN 978-3-8349-4582-2 (ebook) Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. Springer Gabler Springer Fachmedien Wiesbaden 2007, 2010, 2014 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Lektorat: Juliane Wagner Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Springer Gabler ist eine Marke von Springer DE. Springer DE ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media. www.springer-gabler.de

Vorwort Fünf Jahre sind seit der letzten Auflage vergangen für Themen aus dem Organisations- und IT-Bereich ist das beinahe eine Generation. Insbesondere die Teile, die sich mit Anwendungsprogrammen wie Outlook oder mit DMS/ECM-Software beschäftigen, bedurften dringend der Überarbeitung. Es folgte die Thematik Projektmanagementmethoden der DMS- Einführung. Dann wollten wir die Objektorientierte Ablage genauer darstellen. Am Ende haben wir fast die Hälfte des Buches neu geschrieben. Die vergangenen fünf Jahre waren aber auch eine Periode großer Bestätigung. Wir haben die Grundkonzeption unseres Ansatzes, nämlich das Dokumentenmanagement als Teamproblem zu begreifen (und nicht als individuelles), in vielen neuen Projekten mit unseren Kunden anwenden, weiterentwickeln und vertiefen können. Und diese Grundkonzeption hat sich bewährt. Der Gedanke der prozessorientierten Ablage hat sich in rasanter Weise verbreitet. Andere Beraterkollegen haben ihn aufgegriffen, für ihre Belange angepasst und sind in einen lebendigen Austausch mit uns getreten. Softwareunternehmen haben mit uns zusammen ihre Produkte prozessorientiert gestaltet. Und, ganz charakteristisch, unser Konzept ist durch die zunehmenden Erfahrungen einfacher geworden. Die gigantischen Reibungsverluste, die die herrschende Ablage nach Organigramm die Siloablage in den Unternehmen verursacht, haben einen Grad an Unerträglichkeit erreicht, der unsere Ansätze ganz einfach und logisch erscheinen lässt. Aber ihre konkrete Anwendung auf die eigene Organisation bleibt trotzdem eine komplexe Herausforderung. Die Anstrengung lohnt sich aber. Ist diese Hürde nämlich einmal bewältigt, erfährt die praktische Arbeit der Anwender einen Schub an Effizienz und Sicherheit. Wir sehen unseren Ansatz als ein Open-Source-Projekt und stellen Ihnen deshalb auf unserer Webseite www.commonsensesteam.de verschiedene Tools und aktualisierte bzw. weiterführende Informationen zur Verfügung. Darüber hinaus sind wir an Austausch interessiert und bieten unsren Lesern jede Unterstützung an, die wir im Rahmen der Möglichkeiten leisten können. Karlsruhe und Nußloch, im August 2014 Wolf Steinbrecher Martina Müll-Schnur

6 Vorwort Vorwort zur 1. Auflage Die Zeiten, in denen die Ablage Sache des Azubi war, sind in Deutschland endgültig vorbei. Sind sie das wirklich? Nach wie vor wird das Thema Ablagestruktur in deutschen Unternehmen mit einer gewissen Geringschätzung behandelt. Erst in den letzten Jahren ist hier ein leichter Stimmungswandel festzustellen. Dazu hat sicher die Verbreitung von Qualitätsmanagement beigetragen, vor allem in der prozessorientierten Fassung der DIN EN ISO 9001:2000. Zum ersten Mal wurde ein strenger Maßstab an die Lenkung von Dokumenten angelegt und deutlich gemacht, dass zur Beherrschung von Prozessen auch ein durchdachtes und in der Unternehmenskultur verankertes Dokumentenmanagement gehört. Allerdings beschränkten sich die expliziten Forderungen der DIN 9001:2000 noch auf die für das Qualitätsmanagementsystem erforderlichen Dokumente (Abschnitt 5.5.6). Daraus resultierten in vielen Unternehmen Insellösungen für die QM-Dokumentationen, während der große Rest der normalen Schriftstücke nach althergebrachter Weise das heißt ohne unternehmensweit definierte Struktur verwaltet wurde. Die im Dezember 2002 veröffentlichte Norm DIN ISO 15489 Schriftgutverwaltung setzte auch dieser künstlichen Trennung ein Ende. Sie bezog sich von vornherein auf die Gesamtheit der Dokumente einer Organisation, unabhängig von ihrem konkreten Gegenstand und von ihrer Form in Papier, auf elektronischen Massenträgern, als Mikrofiche, Bild oder Tonträger. Und sie machte unmissverständlich klar, dass Schriftgutverwaltung eine Führungsaufgabe ist und die Festlegung der entsprechenden Grundsätze, Regeln und Zielvorgaben zur Kernverantwortung des Managements gehört. Eine praxisbezogene Handreichung zur Umsetzung der DIN 15489 in Organisationen fehlte aber bislang. Der mit der Norm veröffentlichte Fachbericht ISO/TE 15489-2 blieb bei wichtigen Fragen wie zum Beispiel der Erarbeitung eines spezifischen Aktenplans für ein konkretes Unternehmen eher summarisch. Diese Lücke will der vorliegende Leitfaden schließen. Dabei wird besonderes Gewicht auf die Strukturfragen der Ablage gelegt. Themen wie Aufbewahrungsmethoden, Aussonderung von Schriftgut etc., die im DIN-Fachbericht ausführlich dargestellt sind, werden hingegen meist nur gestreift. Grundlage des Leitfadens ist die jahrelange Beratungs- und Seminartätigkeit der Autoren. Deshalb kommen auch praktische Ratschläge zur Büroorganisation, die außerhalb des engen Rahmen der DIN 15489 liegen, nicht zu kurz. Unser besonderer Dank gilt den von uns beratenen Unternehmen, in denen wir die Erfahrungen sammeln durften, die wir jetzt einem größeren Interessentenkreis zugänglich machen. Rastatt und Nußloch, im Mai 2007 Wolf Steinbrecher Martina Müll-Schnurr

Inhaltsverzeichnis Vorwort... 5 Vorwort zur 1. Auflage... 6 Einleitung... 11 Teil A: Grundlagen des Dokumentenmanagements... 19 1. Ziele und Vorschriften der Dokumentenablage... 21 1.1 Welche Ziele verfolgen wir?... 21 1.2 Die Wertigkeitsstufen... 24 1.3 Aufbewahrungsfristen... 25 1.4 Wo muss aufbewahrt werden?... 27 1.5 In welcher Form muss aufbewahrt werden?... 28 1.6 Was bedeutet GDPdU?... 29 1.7 Ordnungsgemäße Archivierung von E-Mail-Kommunikation... 30 1.8 Grundlegende Anforderungen der DIN 15489-1... 31 2. Fachbegriffe der Ordnungstheorie... 33 2.1 Was ist eigentlich Unordnung?... 33 2.2 Merkmale und ihre Ausprägungen... 34 2.3 Anordnung von Objekten mit zwei Merkmalen... 36 2.4 Anordnung von Objekten mit drei und mehr Merkmalen... 39 2.5 Von der mehrdimensionalen Ordnung zur Klassifikation... 41 2.6 Klassifikation als dynamisches System... 44 3. Merkmale von Dokumenten... 47 3.1 Definition der Merkmale... 47 3.2 Das problematische Merkmal Gegenstand... 49 3.3 Dokumententräger und der Medienbruch... 53 4. Prozessorientierte Ablage... 55 4.1 Vorgangsbezogene Ablage... 55 4.2 Bündelung der Vorgänge nach Prozessen... 60 4.3 Prozessorientiertes Ablagesystem (PAS)... 66 4.4 Vorgangsdokumente, Prozessdokumente, Wissensdokumente... 68 4.5 Prozessnahe Wissensdokumente ( Informationspools )... 72

8 Inhaltsverzeichnis 5. Andere Ablagesysteme... 75 5.1 Ablagesysteme auf dem Markt... 75 5.2 Für sehr kleine Büros: die Schlagwortablage... 75 5.3 Standard-Aktenpläne nach Merkmal Gegenstand... 76 5.4 Die amerikanische Ablagestruktur... 78 5.5 Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems... 80 Teil B: Der organisationsspezifische Ordnerplan... 83 6. Musterordnerplan... 85 6.1 Beispiel für einen Ordnerplan... 85 6.2 Prozessorientierung im Ordnerplan... 93 6.3 Den Ordnerplan an Ihre Bedürfnisse anpassen... 94 6.4 Den Ordnerplan mit einem Schlagwortverzeichnis erschließen... 95 7. Kernprozesse ordnen... 97 7.1 Aufgabenstellung im Bereich der Kernprozesse... 97 7.2 Ordnung der Vorgangsdokumente in den Kernprozessen... 97 7.3 Modifikation durch ERP- bzw. durch CRM-Software... 107 7.4 Ganzheitliche Prozesse vs. Prozessketten... 109 7.5 Einzelprojekte vs. Massenprozesse... 115 7.6 Sonderfall: Auf Vorgangsordner verzichten... 119 7.7 Eine Alternative: Die objektbezogene Ablage... 120 7.8 Pflege und Ablage der Prozessdokumente... 122 7.9 Zuordnung von Informationspools... 128 7.10 Überblick über die Varianten von Kernprozessen... 129 7.11 Kernprozesse aus Abteilungssicht... 131 8. Unterstützungsprozesse ordnen... 135 8.1 Eine Ordnerliste Ihrer Organisation... 135 8.2 Eine erste Anpassung des Musterordnerplans... 139 8.3 Ergänzung Ihres spezifischen Ordnerplans... 140 8.4 Ordnerplan für die Assistenz... 141 8.5 Einbeziehung der Papierdokumente und der E-Mails... 143 8.6 Ergänzung: Wie tief gliedern wir den Ordnerplan?... 144 9. Strategische Prozesse ordnen... 149 9.1 Schwach strukturierte Prozesse... 149 9.2 Gremiensitzungen und gekreuzte Prozesse... 154 9.3 Weitere Beispiele für Wechselwirkungen von Prozessen... 157 10. Projektablage... 161 10.1 Projekte... 161 10.2 Grundbegriffe der Projektablage... 162 10.3 Ablage für sog. Ad-hoc-Projekte... 164

Inhaltsverzeichnis 9 10.4 Andere Projektarten als die Ad-hoc-Projekte... 170 10.5 Verzahnte Vorgänge: Projekte und Prozesse... 171 11. Wissensdokumente... 175 11.1 Aufgaben des Wissensmanagements... 175 11.2 Thema ist das einzelne Dokument... 175 11.3 Wann lohnt sich der Aufwand? Aktive und passive Wissensdokumente... 176 11.4 Was ist ein Wissensdokument? Widerspruch zwischen Intuition und formaler Definition... 178 11.5 Arten von Wissensdokumenten... 178 11.6 Wissensdokumente zur Prozess- und Strukturorganisation... 180 11.7 Objektbezogene Wissensdokumente mit Einfachklassifikation... 181 11.8 Objektbezogene Wissensdokumente mit Mehrfachklassifikationen... 182 11.9 Wissensarchive... 184 11.10 Wissenstechnik 1: Volltextrecherche mit Indexierung... 186 11.11 Wissenstechnik 2: Verschlagwortung... 188 11.12 Wissenstechnik 3: Semantische Suche... 189 11.13 Wissenstechnik 4: Semantic Wikis... 191 12. Physikalische Dateiformate: Besonderheiten von elektronischer Ablage und Papierablage... 193 12.1 Hybridablage... 193 12.2 Wann ist der Übergang zur digitalen Akte zwingend angesagt?... 194 12.3 Export des Ordnerplans nach Windows... 195 12.4 Zugriffsrechte: Teamablage statt Silo-Ordner... 198 12.5 Namensregeln für elektronische Dokumente... 201 12.6 Legen Sie ein elektronisches Zwischenarchiv an... 204 12.7 Teilakten in der Papierablage... 205 Teil C: Ordnung am Arbeitsplatz... 209 13. Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz... 211 13.1 Was bedeutet Transparenz?... 211 13.2 Ordnung im eigenen Office... 212 13.3 Ordnung im E-Mail-Posteingang... 221 13.4 Das Prinzip der Einmaligkeit... 226 14. Termine verwalten... 227 14.1 Die Wiedervorlage... 227 14.2 Aufgaben planen... 230 15. Aufgeräumt im Team... 237 15.1 Ordnung im Büro spart Kosten... 237 15.2 Ordnung in vier Schritten F A S S... 237 15.3 Reduzieren Sie die E-Mail-Flut... 239

10 Inhaltsverzeichnis 16. Hilfsmittel für die Teamordnung... 241 16.1 Checklisten... 241 16.2 Das Office-Handbuch... 242 16.3 Vereinbaren Sie Regeln zu Handakten... 243 Teil D: Ein Reorganisationsprojekt erfolgreich durchführen... 245 17. Ein Reorganisations-Projekt planen... 247 17.1 Versichern Sie sich der Unterstützung Ihrer Führung!... 247 17.2 Ihrem Projekt eine Struktur geben... 248 17.3 Eine Projektstruktur nach PRINCE2... 248 17.4 Das Nutzennetz als Basistechnik zur Erstellung eines Business Case... 250 17.5 Das 8-Phasen-Schema zur Ablage-Reorganisation... 252 17.6 Das Stichtagspinzip der Umstellung... 252 17.7 Agiles Projektmanagement mit Scrum... 253 18. Das Team ablagefähig machen... 255 18.1 Ablage als dynamischer Prozess... 255 18.2 Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation... 255 19. Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation... 259 19.1 Überhöhte Schätzungen des Suchaufwandes... 259 19.2 Eine empirische Untersuchung zum Suchaufwand... 260 19.3 Der entscheidende Kostenfaktor in der Realität: Interne E-Mails... 261 19.4 Zieldimensionen der prozessorientierten Ablage... 263 20. Eine Dokumentenmanagement-Software einführen... 265 20.1 Wider die Software-Illusion... 265 20.2 Anforderung 1: Prozessorientierung... 266 20.3 Anforderung 2: DMS Drei-D... 267 20.4 Anforderung 3: ein vorgangsorientiertes DMS mit teamorientierter Berechtigungsstruktur... 272 20.5 Meist überschätzt: Workflows... 273 20.6 Anforderung 4: Activity-Management muss im DMS abgebildet werden... 278 20.7 Erstellen Sie ein Lastenheft... 281 20.8 Eine aktuelle Marktübersicht über DMS-Produkte... 281 Teil E: Anhang... 283 Das Acht-Phasen-Schema der Ablagereorganisation... 285 Ein Auditbogen für die Selbstbewertung der eigenen Dokumentenmanagement-Qualität... 295 Glossar... 297 Literatur... 305 Die Autoren... 309 Schlagwortverzeichnis... 311