Protokoll der außerordentlichen Mitgliederversammlung des Fördervereins der Holzhausenschule e.v. am Dienstag, 26. November 2013 Beginn: 20:10 Uhr, Ende: 22:15 Uhr Ort: Schulbibliothek der Holzhausenschule, Bremer Straße 25, 60323 Frankfurt am Main Anwesend: 23 Mitglieder (darunter 3 neue Mitglieder, siehe separate Anwesenheitsliste) Felicitas v. Au, Vorsitzende des Fördervereins, eröffnet die Sitzung zur ordentlichen Mitgliederversammlung, zu der frist- und formgerecht eingeladen wurde, und begrüßt alle anwesenden Mitglieder. Kirsten Neynaber wird zur Schriftführerin bestellt. Die Mitgliederversammlung ist ohne Rücksicht auf die Zahl der anwesenden Mitglieder beschlussfähig. Die Mitgliederversammlung entscheidet mit einfacher Mehrheit ( 14 der Satzung). Eine Abänderung der Satzung bedarf einer Mehrheit von drei Vierteln der erschienenen Mitglieder. Für die Tagesordnung sind folgende Punkte vorgesehen: 1. Bericht des Vorstandes 2. Ausschluss von Mitgliedern 3. Neuwahl des Vorstandes 4. Neuwahl des Beirates 5. Auslagerung mancher Vereinstätigkeiten an einen externen Dienstleister, sofern nötig 6. Bericht über Nachmittagskurse und FUN RUN 7. Bericht über Betreuungsangebot 8. Projekte/Anschaffungen, Anträge und Zuschüsse seit Jahresbeginn 2013 9. Planung II. Schulhalbjahr 2013/2014 a. Nachmittagskurse b. Jahrbuch c. Schnuppertag d. Lesetage e. Sonstiges 10. Sonstiges 11. Nächste MV - geplant Mai / Juni 2014 Die Tagesordnung war mit Einberufung der Mitgliederversammlung angekündigt.
TOP 1 Bericht des Vorstandes Aktuell hat der Verein rund 290 Mitglieder, die individuell mind. einen jährlichen Mitgliedsbeitrag von 30 Euro zahlen, manche bis zu 200 Euro. Für die Betreuung von rund 20 Kindern am Nachmittag sind 6 fest angestellte Betreuer verantwortlich, die sich zwischen 14:00 und 17:00 Uhr um die Erledigung der Schulhausaufgaben kümmern, aber auch Spiele und Kreatives anbieten. Das AG-Nachmittagsangebot und alle damit zusammenhängenden administrativen und organisatorischen Aufgaben und Abläufe werden dankenswerterweise, komplett ehrenamtlich von Nicola Scott organisiert. Darüber hinaus zeichnet der Förderverein für zahlreiche Projekte und Anschaffungen finanziell sowie zum Teil organisatorisch verantwortlich von der Finanzierung eines Adventskranzes, ergänzendes Schulmaterial oder Pausenspiele über das Jahrbuch bis hin zu den Lesetagen. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit der Schulleitung. Im September fand der alljährliche Fun-Run statt, der vornehmlich zur Finanzierung der AGs dient. Das Bibliotheksteam hat das Zählen der eingenommenen Gelder übernommen Besten Dank dafür. Insgesamt sind rund 4.500 Euro zusammengekommen. Top 2 Ausschluss von Mitgliedern Der Vorstand möchte Vereinsmitglieder ausschließen, die nicht mehr ermittelbar und/oder mit ihrem Mitgliedsbeitrag säumig sind, um weiteren Verwaltungsaufwand sowie Kosten (Mahnverfahren, Bankrücklastgebühren) zu minimieren. Das laut Satzung vorgeschriebene Verfahren wird über den Beirat eingeleitet. Top 3 Neuwahl des Vorstandes In Vorbereitung der Neuwahl des Vorstandes und des Beirates, stellen sich die aktuellen Mitglieder des Vorstandes und Beirates (soweit anwesend) vor und beschreiben ihr Aufgabenbereich. Die Satzung wird in den entsprechenden Punkten ergänzend verlesen. Ihr gem. müssen mindestens 9 Mitglieder für den Beirat und 3 Mitglieder für den Vorstand (Vorstand, Stellvertreter, Schatzmeister) alle zwei Jahre gewählt werden. Felicitas von Au, Vorsitzende des Fördervereins beschreibt die vielfältigen Aufgaben ihres Amtes. Die/der Vorsitzende des Fördervereins hat eine steuernde Funktion. Sie/er übernimmt im Wesentlichen die Kommunikation mit Schulleitung, den Betreuern der FV- Nachmittagsbetreuung, der AG-Koordinatorin sowie den (potentiellen) Mitgliedern. Weiterhin ist die FV- sowie der Teil des FVs auf der Schul-Homepage zu aktualisieren, Anfragen an den Verein zu bearbeiten, finanzielle Kalkulationen zu machen, Mitgliedsbeitritte sowie
-Kündigungen zu verarbeiten, Werbung für den FV auf den Elternabenden der Erstklässler zu machen u.v.m. Außerdem berichtet der Vorstand regelmäßig über die Tätigkeiten des Vereins während der SEB-Sitzungen. Matthias Arold, 2. Vorsitzender, beschreibt sein Aufgabengebiet. Er übernimmt vor allem eine organisatorisch koordinierende Rolle vor Ort an der Holzhausenschule. Hierzu zählen insbesondere die Unterstützung bei Events (Schnuppertage, Eltern-Café, Fun-Run etc.), der Gestaltung der Aushänge, der Materialien im FV-Schrank, des Bestandes der T-Shirts. Weiterhin übernimmt er kommunikative Aufgaben wie z. B. den Tätigkeitsbericht auf SEB-Sitzungen. Dies alles geschieht in enger Abstimmung mit dem gesamten Vorstand. Andrea von Pannwitz, Schatzmeisterin des FVs, beschreibt ihr Aufgabengebiet. Als Schatzmeisterin ist sie für alle Zahlungen sowie die buchhalterischen und steuerlichen Aufgaben des Vereins verantwortlich. Sie übernimmt u. a. den Zahlungsverkehr, dazu gehören die Überweisung von Gehältern und Projektgeldern sowie die Einzüge von Mitgliedsbeitrag und Betreuungsentgelt, den Jahresabschluss, die notwendigen Steuererklärungen KÖSt, USt etc. Alle finanziellen Entscheidungen werden in enger Abstimmung mit den anderen Vorstandsmitgliedern getroffen. Wegen der Komplexität des Amtes wird sie auf der Zahlungsseite von einem FV-Mitglied, Silke Peters, seit Anfang 2013 unterstützt. Frau Peters kümmert sie sich u. a. um die Einzüge der Mitgliedsbeiträge und des Betreuungsentgeltes, das Begleichen von Rechnungen sowie die Kontrolle der Zahlungseingänge und -ausgänge auf dem FV-Konto. Dies möchte sie auch weiterhin übernehmen. Aufgrund der Größe des FVs mit AGs, Betreuung, Mitarbeitern u.v.m. ist für das Amt des Schatzmeisters unbedingt buchhalterisches und steuerliches Fachwissen notwendig. Daher ist, sofern sich für den neu zu wählenden Schatzmeister keine Person vom Fach finden lässt, eine Auslagerung des buchhalterischen, steuerlichen Teils der Schatzmeister-Aufgaben notwendig. Bevor neugewählt wird, wird der bestehende Vorstand entlastet. Camilla v. Braunschweig beantragt die Entlastung des Vorstandes. Diese wird mit 17 Ja-Stimmen bestätigt. Es gibt 3 Enthaltungen von Au, von Pannwitz und Arold. Zur Vorstandswahl stellen sich Felicitas von Au für den Posten der Vorstandsvorsitzende, Ines Haag für das Amt der stellvertretenden Vorsitzenden und Dr. Maik-Henrik Teichmann für das Amt des Schatzmeisters. Alle drei Kandidaten werden mit 17 Ja-Stimmen und 3 Enthaltungen (von Au, Haag und Dr. Teichmann) gewählt. Den ehemaligen Vorstandsmitgliedern Andrea von Pannwitz und Matthias Arold wird herzlich gedankt für ihr besonders intensives, ehrenamtliches Engagement, ohne das der FV heute nicht mehr bestehen würde.
TOP 4 Neuwahl des Beirates Die bisherigen Mitglieder des Beirates werden verlesen. Auch für Ihre Unterstützung bedankt sich der Vorstand ausdrücklich. Während der Mitgliederversammlung sind drei anwesende Noch-nicht-Mitglieder dem Verein ordnungsgemäß beigetreten Fischer, Blümm und Bühring-Uhle Diese sowie 10 weitere anwesende Alt-Mitglieder stellen sich zur Wahl des Beirates. Mit 23 Ja-Stimmen, ohne Enthaltungen und Gegenstimmen wird der Beirat wie folgt gewählt. Christina Blümm / Cafés Camilla von Braunschweig / Bücherei, AG-Listen Andrea Breidenstein / Lesetage, Fun-Run Antje Bühring-Uhle / Projekte, Verschiedenes Lysette Fischer / Cafés Inga Guthe / Projekte, Verschiedenes Barbara von Joest / Lesetage Luba Pastukhova / Fundraising Ulrich Reyher / Beratung im Sinne der Holzhausenschule Burkhard Schwetje / Projekte, Verschiedenes Nicola Scott / AGs Verena Seiler / Cafés Karla Strubert-Kolb / Projekte, Verschiedenes TOP 5 Auslagerung mancher Vereinstätigkeiten an einen externen Dienstleister, sofern nötig Es wird nochmals die eingangs behandelte Thematik Schatzmeister mit buchhalterischem und steuerrechtlichem Fachwissen aufgegriffen. Da der neu gewählte Schatzmeister, Dr. Maik-Henrik Teichmann, kein Steuerberater oder ähnliches ist, wird die Auslagerung von Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Jahresabschluss und Steuererklärung notwendig. Frau von Pannwitz skizziert kurz die einzeln anfallenden Kostenblöcke inkl. Kostengrobschätzung, die in Zukunft an ein externes Steuerbüro ausgelagert werden. Gehälter: EUR 17,50 pro Mitarbeiter (6) und Monat = EUR 105,00 /Monat Buchhaltung (gut vorbereitet): EUR 100 150/Monat Jahresabschluss: EUR 600 (pro Jahr) Steuererklärungen: Umsatzsteuer EUR 150,00 (pro Jahr) Körperschaftsteuer EUR 300 (alle 3 Jahre) Total p.a. von rd. EUR 3.450,00 zzgl. Kosten für die Körperschaftsteuererklärung alle 3 Jahre
Top 6 Bericht über Nachmittagskurse und FUN RUN Frau Scott, die die Nachmittagskurse des FV organisiert und koordiniert berichtet. Im laufenden Schulhalbjahr bietet der FV 30 Nachmittagskurse an, für die es 243 Anmeldungen gab. Das Einschreibeprozedere wurde über die letzten Jahre ständig optimiert. Einschreibetermin an einem Samstag, nicht mehr unter der Woche morgens Kursbegrenzung auf 2 Kurse pro Kind Max. Anmeldung des eigenen und eines weiteren Kindes U.a. FUN RUN siehe relevante Punkte unter TOP 1 TOP 6 Bericht über Betreuungsangebot Siehe relevante Punkte unter TOP 1 TOP 8 Projekte/Anschaffungen, Anträge und Zuschüsse seit Jahresbeginn 2013 Zuschuss Projektwoche Zirkus Oskani Reyher 750,00 2013 Lesetage* Reyher 1.300,00 2013 Bücherei Quiz 168,27 2013 Stapelbare Bänke 1.650,00 2013 Ohrwurm Konzert Konetchy 350,00 2013 Jahrbuch Reyher 2013 Kinderbuch Hunde für Bibliothek Ludwig-Küster 9,95 2013 Hula Hoop Reifen, 15x Reyher 91,50 2013 Wurm-/Wurzelbeobachtungskasten Schreiber 25,49 2013 Rechenzug Thurm-Gebhardt 130,00 2013 Zahlenkarten Thurm-Gebhardt 41,00 2013 Musikschrank Konetchy 903,21 2013 Rhythmusinstrumente Konetchy 217,59 2013 Rhythmik-Set, 5x Konetchy 351,05 2013 Yoga Matten 2013 Weihnachtsbaum Reyher 130,00 2013 Weihnachtsbaumständer Reyher 2013 6.118,06
TOP 9 Planung II. Schulhalbjahr 2013/2014 Nachmittagskurse Im 2. Schulhalbjahr 2013/14 wird es zwischen 25 und 28 AGs geben. Das Programm wird bereits von Frau Scott erarbeitet. Herr Reyher bittet, dass die Kursplanung in enger Abstimmung mit der Schulleitung geschieht, da aufgrund des zahlreichen Angebotes des Fördervereins und des breiten nachmittäglichen Schulangebotes die Raumkapazität an ihre Grenzen stößt. Vielleicht wird das PMB-Angebot bis 14.30 Uhr ausgeweitet, die Hausaufgabenbetreuung inklusive, die dann von Lehrern ausgeführt wird. Entsprechend wären vielleicht weniger AGs nötig, da Eltern die verlängerte PMB als Betreuungsform nutzen können. Analog wäre der Anfang der AGs auf 14:30 Uhr zu verschieben. Hierzu wird Herr Reyher Frau Scott informieren. Frau Scott erwähnt außerdem, dass der Förderverein immer gerne Vorschläge entgegennimmt, wie das AG-Einschreibungsprozedere weiterhin optimiert werden kann. Der nächste Einschreibungstermin für die AGs des 2. Schulhalbjahres ist Samstag, der 1. Februar 2014. Die Kurse des ersten Schulhalbjahres enden zum 31. Januar. Jahrbuch Seit einigen Jahren wird das Jahrbuch von einem kleinen Redaktionsteam geleistet; Bernadette Gotthardt (Grafik), Kirsten Morrigl-Neynaber (Texte), Sonja Höpfner (Texte) und Felicitas von Au (Texte und Anzeigen). Der Vorstand dankt diesem Team sehr, insbesondere Frau Gotthard, da sie bereits seit zwei Jahren kein Kind mehr an der HHS hat. Nach mehrmaligem Aufruf haben sich nun zwei weitere Personen gemeldet, das Jahrbuchteam zu unterstützen. Darunter ist ein Grafiker, der die Gestaltung des nächsten Jahrbuchs in Kooperation mit Bernadette Gotthardt übernehmen würde. Das Redaktionsteam wird sich Anfang 2014 zum ersten Mal treffen und die nächste Ausgabe besprechen. Schnuppertage Die Schnuppertage für die kommenden Erstklässler sind am Dienstag, dem 8. April 2014, und am Donnerstag, dem 10. April 2014 (Eingangsklasse). Ein Eltern-Café wird für den 8. April 2014 organisiert. Lesetage Die nächsten Lesetage finden vom 26. bis zum 28. Mai 2014 statt. Das Organisationsteam rund um Barbara von Joest befindet sich mitten in der Planung. Autoren werden bereits angefragt. Die Kostenkalkulation ist in Arbeit. Sobald diese steht wird der FV informiert, der eine eventuelle Finanzierungslücke übernehmen wird. Eine Teilfinanzierung wird über die Marschner Stiftung angestrebt.
Sonstiges Das Schulfest ist für den 18. Juli 2014 geplant. Eine Bühne soll es wieder wie vor zwei Jahren geben. Damals wurden ihre Kosten vermittelt von einer Mutter zum Teil von der Deutschen Bank übernommen, den Rest übernahm der FV. Eine ähnliche Finanzierung für 2014 wird angestrebt. Geplant sind Vorführungen aus den AGs u.a. Auch das Jahrbuch 2013/14 soll spätestens zu diesem Tag fertig und verkauft werden. Top 10 Nächste MV geplant für Mai / Juni 2014 unter der Leitung des neu gewählten Vorstandes Felicitas von Au, Ines Haag und Dr. Maik-Henrich Teichmann. Kirsten Neynaber Protokollführerin Felicitas von Au Vorstand des Fördervereins der Holzhausenschule e.v.