Dokumenten-Nr.: 07110702 Verfahrensanweisung Gültig ab: Zentralstelle der Länder für Gesundheitsschutz bei Arzneimiteln und Medizinprodukten 1/5 Titel: Site Master File (SMF) Geltungsbereich: Inspektorat Schlüsselwörter: Firmenbeschreibung; Inspektionsvorbereitung Querverweise: 071102 Änderungsgrund: redaktionelle Überarbeitung nach Erprobungsphase Erstellt durch: EFG 01 / EFG 02 1.1. Datum: 25.07.2000 Fachlich geprüft durch: Dr. Jürgen Koglin/ EFG 01 Datum: 25.07.2000 Formell geprüft: Dr. Albert Vogt Datum: 19.01.2001 Beschlossen durch: Humanarzneimittelbereich: Datum: 23.02.2001 Prof. Dr. Werner Fresenius / Vorsitzender AG AAMP Tierarzneimittelbereich: Datum: 09.05.2001 Genehmigt durch: Dr. Heinrich Bottermann / Vorsitzender AG AfAM <Oberste Landesbehörde> Datum: In Kraft gesetzt durch: <N.N.> <Behörde/ Stelle> Datum: <N.N. Leiter der Organisationseinheit>
Site Master File 2/5 1 Zweck Diese Verfahrensanweisung regelt Inhalt und Form des Site Master File (SMF, Firmenbeschreibung) für die Vorbereitung einer GMP-Inspektion. 2 Definitionen und Abkürzungen siehe Glossar und Abkürzungsverzeichnis 3 Verfahren 3.1 Allgemeines Der SMF ist wichtiger Teil des Qualitätssicherungssystems eines Unternehmens ( 1a PharmBetrVO). Mit den Unterlagen eines SMF unterstützen die Unternehmen die Behörden bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Die Betriebe und Einrichtungen sind nach 66 AMG (Duldungs- und Mitwirkungspflicht) verpflichtet, Fragen zu beantworten und Auskünfte zu erteilen. 3.2 Anforderung eines SMF Zur Vorbereitung von Inspektionen wird durch die zuständige Behörde ein aktualisiertes SMF einschließlich der Erläuterung etwaiger Änderungen von dem zu inspizierenden Unternehmen angefordert. Die Prüfung des SMF ist ein wesentlicher Bestandteil der Vorbereitung einer Inspektion. 3.3 Prüfung von Form und Inhalt des SMF Die Form des SMF soll dem als Anlage I beigefügten Dokument der PIC (PH 4/93, April 1993) entsprechen und der Inhalt die von der PIC vorgegebenen Hinweise für die Erstellung (Explanatory notes for industrie on the preparation of a site master file to be part of the information requested under Article 2 of the Pharmaceutical Inspection Convention) berücksichtigen. Für besondere Betriebsarten können entsprechend angepasste und mit der Behörde abgestimmte Firmenbeschreibungen akzeptiert werden. 4 Anlagen Anlage I PIC Site Master File
Site Master File 3/5 Anlage I: Formblatt: PIC Site Master File Erstellung von Informationen für die nach GMP erforderlichen QS-Maßnahmen, Audits, Selbstinspektionen und Inspektionen der zuständigen Behörden Firmenbeschreibung GMP - Site Master File MUSTER (Dokument PH 4/93, April 1993) 1. Allgemeine Informationen 1.1 Kurze Informationen über die Firma (einschließlich Name und Adresse), Verbindung zu anderen Betriebsstätten und insbesondere alle für das Verständnis der Herstellungsvorgänge relevanten Informationen. 1.2 Pharmazeutische Herstellungstätigkeiten gemäß der von der nationalen Behörde erteilten Erlaubnis. 1.3 Sonstige in der Betriebsstätte vorgenommene Herstellungstätigkeiten. 1.4 Name und Anschrift des Betriebes, einschließlich Telefon-, Telefax- und Rund um die Uhr-Telefonnummern. 1.5 Art der tatsächlich hergestellten Produkte und Informationen, mit welchen hochtoxischen und gefährlichen Stoffen im Betrieb umgegangen wird, unter Angabe ihrer Herstellungsweise (in bestimmten Anlagen oder bei Kampagnebetrieb). 1.6 Kurze Beschreibung des Betriebes (Größe, Standort und unmittelbare Umgebung sowie andere Herstellungstätigkeiten in der Betriebsstätte). 1.7 Zahl der in Produktion, Qualitätskontrolle, Lagerhaltung und Vertrieb Beschäftigten. 1.8 Inanspruchnahme wissenschaftlicher, analytischer oder sonstiger technischer Unterstützung von Außenstehenden bei der Herstellung oder Prüfung bzw. Qualitätskontrolle (Analyse); gegebenenfalls siehe Einzelheiten im Kapitel 7. 1.9 Kurze Beschreibung des Qualitätssicherungssystems des für die Herstellung verantwortlichen Unternehmens. 2. Personal 2.1 Organisationsschema, welches die Vorkehrungen zur Qualitätssicherung einschließlich der Produktion und der Qualitätskontrolle zeigt. 2.2 Qualifikation, Erfahrung und Verantwortungsbereich des Personals in Schlüsselstellungen.
Site Master File 4/5 2.3 Übersicht über die Vorkehrungen für die Grundausbildung und die innerbetriebliche Schulung sowie Aufzeichnungen darüber. 2.4 Anforderungen an die Gesundheit des in der Produktion beschäftigten Personals. 2.5 Anforderungen an die Personalhygiene einschließlich Kleidung. Räumlichkeiten und Ausrüstung Räumlichkeiten 3.1 Plan und Beschreibung der Herstellungsbereiche unter Angabe der Größenverhältnisse (Baupläne oder technische Zeichnungen sind nicht unbedingt erforderlich). 3.2 Bauausführung und Fertigstellung. 3.3 Kurze Beschreibung der raumlufttechnischen Anlagen. 3.4 Sonderbereiche für den Umgang mit hochtoxischen, gefährlichen und empfindlichen Materialien. 3.5 Kurzbeschreibung der Wassersysteme; schematische Darstellungen der Rohrverläufe einschließlich ihrer Reinigung sind erwünscht. 3.6 Beschreibung der geplanten präventiven Wartungsprogramme und Dokumentation. Ausrüstung 3.7 Kurze Beschreibung der wesentlichen Ausrüstung für die Produktion und die Qualitätskontrolle. Eine Liste der Ausrüstungsgegenstände ist nicht erforderlich. 3.8 Beschreibung der geplanten präventiven Wartungsprogamme und Dokumentation. 3.9 Qualifizierung, Validierung und Kalibrierung, einschließlich des Aufzeichnungssystems; Vorkehrungen für die Validierung von Computersystemen. 3.10 Betriebshygiene, Verfügbarkeit schriftlicher Spezifikationen und Verfahrensweisen für die Reinigung der Herstellungsräume und der Ausrüstung. 4. Dokumentation 4.1 Vorkehrungen zur Erstellung, Aktualisierung und Verteilung der Dokumentation. 4.2 Weitere, mit der Produktqualität zusammenhängende Dokumentation, die nicht an anderer Stelle genannt ist (z.b. mikrobiologische Kontrollen von Luft und Wasser). 5. Produktion 5.1 Kurze Beschreibung der Produktionsabläufe, nach Möglichkeit unter Verwendung von schematischen Arbeits- und Ablaufplänen mit Angabe der wichtigen Parameter. 5.2 Vorkehrungen für den Umgang mit Ausgangsstoffen, Verpackungsmaterial, Bulkware und Fertigprodukten, einschließlich Probenahme, Quarantäne, Freigabe und Lagerhal-
Site Master File 5/5 tung. 5.3 Vorkehrungen für den Umgang mit zurückgewiesenen Materialien und Produkten. 5.4 Kurze Beschreibung der allgemeinen Verfahren zur Prozeßvalidierung. 6. Qualitätskontrolle 6.1 Beschreibung des Qualitätskontrollsystems und der Tätigkeiten der Qualitätskontrollabteilung. Verfahren zur Freigabe der Fertigprodukte. 7. Herstellung und Analyse im Lohnauftrag 7.1 Beschreibung der Art und Weise, wie die Übereinstimmung mit GMP beurteilt wird. 8. Vertrieb, Beanstandungen und Rückrufe von Produkten 8.1 Vorkehrungen und Aufzeichnungssystem für den Vertrieb. 8.2 Vorkehrungen mit Beanstandungen und Produktrückrufen. 9. Selbstinspektion 9.1 Kurze Beschreibung des Selbstinspektionssystems (siehe auch Absatz 1.9.4). Allgemeine Bemerkungen