Ihr Logo. Was ist ein Audit? Audit. Auditnachweise. Auditkriterien

Transkript

1 Grundlagen Was ist ein Audit? Audit systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind Auditnachweise Aufzeichnungen, Tatsachenfeststellungen oder andere Informationen, die für die Auditkriterien zutreffen und verifizierbar sind Auditkriterien Satz von Politiken, Verfahren oder Anforderungen, der als Referenz herangezogen wird Checkliste Folie 1/01

2 Grundlagen Auditarten (1) Qualitätsaudits Systemaudit Prozessaudit Produktaudit Dienstleistungsaudit Struktur Funktion Produkte Prozessbeherrschung Produktelemente Produktelemente Dienstleistungen Folie 1/02

3 Grundlagen Auditarten (2) Qualitätsaudit internes Audit Audit externes Audit Audit First First Party Party Audit Audit Second Party Party Audit Audit Third Third Party Party Audit Audit Folie 1/03

4 Grundlagen Wichtige Begriffe Auditor Person mit der Qualifikation, ein Audit durchzuführen Auditprogramm Satz von einem oder mehreren Audits, die für einen spezifischen Zeitraum geplant werden und auf einen spezifischen Zweck gerichtet sind Programm Audit 1 Audit 2 Audit 3 Audit 4 Audit 5 Auditplan Beschreibung der Tätigkeiten und Regelungen vor Ort für ein Audit Audit Zeitplan Orte Personen Folie 1/04

5 Grundlagen Der Zweck von Audits Erfüllungsumfang der Vorschriften und Anweisungen Systemaudit Systemaudit Systemaudit vermiedene Fehlerhäufung vermiedene Fehlerhäufung vermiedene Fehlerhäufung Zeit Folie 1/05

6 Grundlagen Das Auditteam Das Auditteam besteht aus: mindestens 1 Auditleiter angemessener Anzahl Auditoren Auditpl Die Größe des Teams ergibt sich aus folgenden Randbedingungen: Dauer des Audits Umfang des Audits Kriterien des Audits Anforderungen des Auftragnehmers Vermeidung von Interessenkonflikten Kooperationsbereitschaft Sprache und Kultur Folie 1/06

7 Qualifikationskriterien für Auditoren Schulbildung und grundlegende Voraussetzungen Ausbildung höher als Grund- oder Elementarschule nicht akademisch Nachweis über Kenntnisse und Fertigkeiten zur Ausführung und Lenkung von Audits Fähigkeit, Vorstellungen und Gedanken mündlich und schriftlich auszudrücken Folie 2/01

8 Qualifikationskriterien für Auditoren Schulung und Erfahrung Schulung umfangreiche Schulung Kenntnisse und Verständnis der Norm Methoden der Bewertung Planung, Organisation, Kommunikation, Führung Fortbildung Praktische Erfahrung mind. 4 Jahre Praxis Erfahrung mit Auditprozess mind. 4 Audits, mind. 20 Tage aktuelle Erfahrung mit Audits Persönlichkeit aufgeschlossen nötige Reife gesundes Urteilsvermögen analytische Fähigkeiten Fähigkeit, komplexe Vorgänge zu erfassen Einfühlungsvermögen Fähigkeit, Stresssituationen zu bewältigen Fähigkeit, auch unter Druck konsequent zu bleiben Folie 2/02

9 Auditvorbereitung Auditablauf Auditplanung und -vorbereitung Einführungsgespräch Vorgabedokumente Nachweisdokumente Auditdurchführung Auditbericht Abschlussgespräch Folie 3/01

10 Auditvorbereitung Vorbereitung der Audits Auditziel definieren, z.b.: Erlangung eines Zertifikats Überprüfung des Managementsystems dahingehend, ob die Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Anforderungen sichergestellt ist Überprüfung der Zielerreichung Identifikation von Verbesserungspotenzialen Durchführbarkeit prüfen Auditteam zusammenstellen Kontakt herstellen Sicherheitsvorschriften beachten Dokumente sichten Auditplan erstellen Folie 3/02

11 Auditvorbereitung Inhalte eines Auditplans Auditziele Auditkriterien und alle hierzu relevanten Dokumente Auditumfang (betroffene Organisationseinheiten, Prozesse etc.) Termine, Dauer und Orte der Audittätigkeiten vor Ort Termine, Dauer und Orte von Besprechungen mit dem Management der auditierten Organisation Rollen und Verantwortlichkeiten der Auditteammitglieder und der Mitarbeiter der auditierten Organisation Vertreter der zu auditierenden Organisation Ressourcen zur Durchführung des Audits (z.b. Kommunikationsmittel wie Internetanschluss für die Notebooks der Auditoren, Overheadprojektoren für Präsentationen etc.) Arbeits- und Berichtssprache des Audits Themen des Auditberichts, Format und Aufbau, vorgesehenes Datum der Fertigstellung und der Verteilung Anreise, Unterbringung etc. Regelung der Vertraulichkeit Folie 3/03

12 Auditvorbereitung Auditzeitplan (Beispiel) Zeit Tätigkeit Ort Erforderliche Teilnehmer 9. Juni Einführungsgespräch Werk 1 (Nürnberg) Auditierung des Bereichs Entwicklung (Lüftungstechnik und Abluftreinigung) Werk 1 (Nürnberg) Ltr QM und StV QM QB Eink QB Entw QB Fert Lüft QB Fert Abl Ltr QM oder StV QM QB Entw Auditierung des Bereichs Einkauf (Lüftungstechnik und Abluftreinigung) Werk 1 (Nürnberg) Ltr QM oder StV QM QB Eink Auditierung der Fertigung Lüftertechnik Werk 1 (Nürnberg) Ltr QM oder StV QM QB Fert Lüft Zwischengespräch Werk 1 (Nürnberg) Ltr QM und StV QM Folie 3/04

13 Auditvorbereitung Vorbereitung durch die zu auditierenden Bereiche Information an alle Mitarbeiter Vorprüfung der Dokumentation und Nachweise Bezugsdokumente und Nachweise verfügbar halten strikte Einhaltung der geplanten Termine für ungestörten ruhigen Ablauf sorgen Folie 3/05

14 Die vollständige Schulungsunterlage finden Sie in der QM-Datenbank. Folie